Bijlage 7.1: Overzicht te digitaliseren archieven

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Bijlage 7.1: Overzicht te digitaliseren archieven"

Paula Simons
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Bijlage 7.1: Overzicht te digitaliseren archieven Algemeen. Bij het aanleveren van de digitale documenten na scanning moet de structuur van de dossiers bewaard blijven. In een mappenstructuur krijgt dus iedere tabstrook zijn eigen map. Voorbeeld bouwvergunningen: Dossiermap: Haagdoornstraat 2 t/m 4 o Map Besluit o Map Tekeningen In de map besluit, komt het gescande besluit. In de map tekeningen komen diverse bestanden per gescande tekening. Voorbeeld clientendossiers SOZA Dossiermap: Aa, A.J.M van der Clientendossier. Clientnummer: Geb. datum: o Map WMO Map GBA Gescand document. Map Algemeen Gescand document. Map Voorziening etc. Gescand document. o Map PW/IOAW/IOAZ: Map GBA-uitdraai en identiteitsbewijs Map Voorschotten Map Aanvragen Map Aanvraag levensonderhoud etc. o Gescande documenten vanuit deze tab. Map Re-integratie Map minimabeleid etc. We zijn ons ervan bewust dat niet alle dossiers de opgegeven tabstrokenstructuur volgen. Mocht de structuur van een dossier niet helemaal duidelijk zijn, het is het belangrijkst dat elke tabstrook binnen het dossier een eigen map krijgt. Naamgeving documenten in de mappenstruc tuur. Als er alleen a4 documenten onder de tabstrook zitten, zal het digitale document dezelfde naam hebben als de map en de tabstrook. Mochten er naast normale documenten ook nog kaarten onder de tabstrook zitten, dan krijgen de documenten dezelfde naam als de map en de tabstrook. De kaarten worden benoemd zoals aangegeven op de kaart zelf.

2 1. Bouwdossiers Uit Excelbestand (per letter 1 exceloverzicht): Straatnaam huisnr onderwerp nummer doosnr Haagdoornstraat 2 t/m 4 Bouw dubbele woning 1953/ Haagdoornstraat 2 Uitbreiden woning en garage BA Haagdoornstraat 2 Uitbreiden woning RI Haagdoornstraat 3 t/m 7 Bouw 30 woningen 1953/ Aantal meters: 393 (er gaan nog enkele meters af wegens opschonen, maar er komen ook weer meters bij omdat men nog aan het afvoeren is) Bestanden: 2 tabstroken: Doos 1 t/m 1008 zitten nu nog verzameldossiers in. We zijn nu bezig met het uit elkaar halen van deze dossiers, naar bouwverg unning en op te schonen. De structuur wordt dan: Besluit: hier zitten voornamelijk A4 documenten achter: het besluit, het advies, de aanvraag eventueel met bestekken en de statische berekeningen. Tekeningen: bouwtekeningen van A4 tot A0 Na 1008 zitten er enkele tientallen dozen met bouwvergunning per vergunning maar niet onderverdeeld met tabstroken. Daarna zijn we gaan werken met een onderverdeling per bouwvergunning: A Besluiten B Verzoeken om bouwplaninfo D Toetsen E Leges en correspondentie F Handhaving J Overige (er werden eerst nog ande re tabstroken gebruikt zoals C Aanvraag bouwvergunning, deze kunnen nog in enkele bouwdossiers voorkomen). Deze bouwvergunningen worden niet meer geschoond dus moeten gescand worden zoals het is. 2. Cliëntdossiers van SOZA en Vraagwijzer (lopende zaken) Aantal meters: 186 (neemt toe met nieuwe cliënten en neemt weer af met oude cliënten die opgenomen worden in semi-statisch archief) Bestanden: diverse tabstroken, gele hoofdtabstrook, chamois subtabstroken, met hierachter A4 documenten: Uit Excelbestand WMO:

3 W Dossiernr Classificatie Dossier Omschrijving W WMO Aa, A.J.M van der Clientendossier Clientnummer: Geb. datum: W Aa, J.H.J van der Clientendossier Clientnummer: Geb. datum: W Aa, O.C van der Clientendossier Clientnummer: Geb. datum: W Aa, W.G van der Clientnummer: Geb. datum: W Aalbers, H.T Clientendossier Clientnummer: 54 Geb. datum: Uit Excelbestand SOZA: W Dossiernr Classificatie Dossier Omschrijving W Aarts, CEJ - Clientnummer: Geb.datum: Looptijd van 2013 t/m W Ahamady, MA- Clientnummer: Geb.datum: Looptijd van 2015 t/m W Al Khabazy, SGE- Clientnummer: Geb.datum: Looptijd van 2012 t/m W Arts, HW - Clientnummer: Geb.datum: , looptijd van 2013 t/m W Cornelis, CM- Clientnummer: Geb.datum: Looptijd van 2015 t/m

4 WMO: Vooraan GBA-uitdraai en identiteitsbewijs Algemeen Voorziening (naam van voorziening) Korte mededeling Terugvordering PGB PW/IOAW/IOAZ: Vooraan GBA-uitdraai en identiteitsbewijs Voorschotten Aanvragen PW/IOAW/Z/BBZz: Aanvraag levensonderhoud Onderzoek uitkering/fraudesignaal Re-integratie Intake of aanvraag traject Minimabeleid Aanvraag bijzonder bijstand Debiteuren Onderzoek terugvordering Invordering Schuldhulpverlening Aanvraag SHV Overdracht Plangroep Budgetbegeleiding Inkomen Vaste lasten/uitgaven Schulden Voortgangsonderzoek Beëindigingsonderzoek Bbz: Vooraan GBA-uitdraai en identiteitsbewijs Besluit bijstandsverlening zelfstandigen (Bbz): Aanvraag Bbz (LO of krediet) BBZ onderzoek Beëindigingsonderzoek Minimabeleid Onderhoudsplicht: Debiteuren Onderzoek OHP Bezwaar en beroep:

5 Bezwaar/beroep Beslissing bezwaar (of beroep) 3. Milieudossiers Dozen staan op alfabetische volgorde op V en H, voor vervoer wordt hier nog een lijst van gemaakt. Aantal meters: 27 (kan nog een metertje bijkomen van afdeling) Bestanden: bestaat uit 2 dossiers: de milieuvergunning (V) en de handhaving (H), de dossiers kunnen tekeningen bevatten op A0: Milieuvergunning met tabs: Aanvraag Onderzoeken behorende bij de aanvraag Brandveiligheidsadvies Ontwerp-beschikking Kennisgevingen Bedenkingen Beschikking Kennisgevingen Meldingen Handhaving met tabs: Inspectie Certificaten Klachten 4. Diverse kleine deelarchieven Drank- en Horecavergunning:

6 W Dossiernr Classificatie Dossier Omschrijving W Drank& horecavergunning Brink 27 te Wijchen; Wijkcentrum de Brink 2012 t/m W Drank& horecavergunning Torenstraat 12A te Balgoij; 't Koffiepuntje 2012 t/m W Drank- en Horecavergunning Lieve Sophie, Spoorstraat 22a Wijchen 2015 t/m W 8732 Drank- en Horecavergunning 't Heufke 18 Batenburg; Tennisvereniging 't Heufke t/m Aantal meters: 2,5 Hypotheekdossiers ambtenaren Moet nog worden ingevoerd in IRS (nu dus geen excellijst) Aantal meters: 1,5 Oude bestemmingsplannen (nodig voor onderzoek) Aantal meters: 5 Bestanden: A4 maar ook A3 en A0 Ingebruikgevingen: Opgelet deze komen te vervallen omdat de afdeling zelf al alle contracten heeft gedigitaliseerd! Aantal meters: Verhuur: Opgelet deze komen te vervallen omdat de afdeling zelf al alle contracten heeft gedigitaliseerd! Aantal meters: Archeologie: Moet nog worden ingevoerd in IRS (nu dus geen excellijst) Het excelbestand zal dezelfde opbouw hebben zoals het voorbeeld bij het drank- en horeca archief. Aantal meters: 4

7 Opmerkingen: A0 kaarten en A3 kaarten dienen altijd per kaart als een los bestand gescand te worden. Hierdoor vallen er dus meerdere digitale bestanden onder een tabstrook. Naam, versie en datum van de kaart voor de naamgeving dienen van de kaart zelf afgehaald te worden. Gesloten enveloppen dienen gesloten te blijven en kunnen dus niet gescand worden (het betreft hier geheime bedrijfsdocumenten, deze kunnen o.a. in milieudossiers zitten) DVD/CD s kunnen verwijderd en terug gestuurd worden, graag met informatie uit welk dossier de DVD s/cd s afkomstig zijn. (informatie is natuurlijk al digitaal) Ingebonden documenten kunnen bij de rand worden afgesneden (plastic kaften svp verwijderen), spiralen mogen verwijderd worden

8 Metagegevens De volgende metagegevens zijn voor de Gemeente Wijchen van belang i.v.m. het importeren van de digitale archieven. Buitenkant dossier Dossiernummer Dossiernaam (inclusief jaaraanduiding) Classificatiecode Plaatsaanduiding (doosnr s van milieu- en bouwdossiers) Inhoud dossier Gegevens op tabstrook (1 string) Technische metadata De digitale bestanden moeten de volgende technische metadata bevatten. Datum opname Model scanner Type scanner Kleurruimte Sampling rate (ppi, pixels per inc h) Lengte en breedte in pixels Bitdiepte Kleurprofiel

Vergelijkbare documenten

Schoning, digitalisering en overbrenging van de bouwdossiers

Schoning, digitalisering en overbrenging van de bouwdossiers Schoning Algemeen Schoning vindt plaats voorafgaand aan de digitalisering en de overbrenging naar het Noord- Hollands Archief (NHA). Reden voor