BESCHRIJVING ROLSTOELEN STANDAARD

Transcriptie

1 BESCHRIJVING ROLSTOELEN STANDAARD Naam afdeling of projectteam: Relatiebeheer Datum laatste wijziging: December 2010 Initialen laatste auteur: Versie: 1.0

2 INHOUDSOPGAVE 1 Algemeen Bestandsopmaak Bestandsnaam Recordtype Hoofdrecord (verplicht) Sluitrecord (verplicht) Cliënt stam record Cliënt aanvullend record rolstoel indicatie record...10 Classificatie: openbaar pagina 2 van 10

3 1 Algemeen Dit document bevat een beschrijving over de aanlevering van de rolstoelen. Er staat wat het formaat van aanleveren moet zijn om de gegevens van de rolstoelen bij het CAK aan te leveren.. De gegevens die benodigd zijn voor de verwerking voor de tegemoetkoming voor de Wtcg zijn de naw gegevens van de klant, en de rolstoelindicaties. Het digitaal aanleveren houdt in dat u in een bestand alle gegevens van alle klanten kan zetten en dit in een keer bij het CAK kunt aanleveren. U kunt alleen de gegevens in een bestand aanleveren bij het CAK als u dit formaat aanhoudt. Andere gegevens dan rolstoelgegevens zullen de gegevens op een andere manier aan het CAK moeten worden doorgegeven. Nb. Het is raadzaam om voor de eerste aanlevering via een bestand contact op te nemen met het CAK. Zij kunnen met u de aan te leveren gegevens bekijken en beoordelen.. 2 Bestandsopmaak De WZA-code is het unieke nummer van de gemeente. Deze WZA-code wordt door het CAK uitgegeven. Het bestandsnummer is nodig om de aangeleverde bestanden uniek te kunnen identificeren per gemeente. Het bestandsnummer moet door de gemeente zelf worden gegenereerd. Het bestandsnummer heeft als eerste 4 posities de eeuw en het jaartal (EEJJ) en als laatste 3 posities een volgnummer. Dit volgnummer moet per nieuw bestand een uniek nummer binnen dat jaar zijn. Een bestand heeft altijd één hoofdrecord, één of meerdere cliëntrecords en / of voorzieningen records en één sluitrecord. - Het hoofdrecord is altijd het eerste record in het bestand en mag maar éénmaal voorkomen in het bestand. - Het sluitrecord is altijd het laatste record in het bestand en mag maar éénmaal voorkomen in het bestand. - De cliëntgegevens van één cliënt mogen niet zijn verdeeld over meerdere bestanden. Dit houdt in dat de 10 en 12 records van een en dezelfde cliënt in hetzelfde bestand moeten staan. In het bestand moeten de cliëntenrecords worden aangeleverd in volgorde van recordtype (10,12, 50)_. Let op: Een cliënt hoeft maar een keer te worden aangeleverd (mits deze geaccepteerd is). Alle Voorzieningen records van de cliënt kunnen in het vervolg zonder meeleveren van cliënt stam record en cliënt aanvullend record worden aangeleverd. 2.1 Bestandsnaam De bestandsnaam heeft de volgende indeling: Indicatie dat het om de aanlevering van rolstoelen gaat: 'R' WZA-code Laatste 5 posities van bestandsnummer, zijnde het jaartal JJ en het volgnummer waarbij tussen het jaartal en volgnummer een punt komt te staan (bijvoorbeeld R ). Om technische reden is niet het volledige bestandsnummer in de bestandsnaam opgenomen, de eeuw (EE) is weggelaten). Classificatie: openbaar pagina 3 van 10

4 3 Recordtype Elk record heeft een recordtype. De volgende recordtypen worden door de H&V standaard ondersteund: Hoofdrecord (01) Verplicht per bestand; Cliënt stamrecord (10) Verplicht, altijd in combinatie met 12-record; Cliënt aanvullend record (12) Verplicht, altijd in combinatie met 10-record; Rolstoel Indicatie (50) Verplicht; Sluitrecord (90) Verplicht per bestand. Elk recordtype heeft een vaste record lengte van 130 posities. Elk verplicht veld moet een waarde hebben (ongelijk spatie of 0). Als er staat dat een vast aantal tekens gebruikt moet worden, dan mag geen ander aantal in het veld gebruikt worden. De tabellen bevatten de volgende kolommen: Veld; Deze geeft de omschrijving van het gevraagde. Vorm; Deze geeft de lengte aan en of iets Numeriek of alfanumeriek is: N = Numeriek, kan alleen cijfers bevatten. Indien niet alle posities gebruikt worden moeten er voorloopnullen geplaatst worden. A = Alfanumeriek, kan alle ondersteunde lettertekens bevatten. V/O; Geeft aan of het veld Verplicht of Optioneel is: Indien optioneel en numeriek, dan dient het veld volledig uit spaties te bestaan als deze niet met een numerieke waarde wordt gevuld. Toelichting: Uitleg van het formaat van het veld. Classificatie: openbaar pagina 4 van 10

5 3.1 Hoofdrecord (verplicht) Veld Vorm V/O Toelichting Recordtype 2N V = 01 WZA-code 6N V WZA-code (is de code van de gemeente) Bestandsnummer 7N V JJJJ+ volgnummer <999> Verwerkingsdatum 8N V JJJJMMDD Systeemomgeving 1A V P = Productie T = Test Versienummer 2N V 30 (Versienummer van de gebruikte interface) Filler 104A O Voorbeeld van een hoofdrecord: P spaties De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Uitleg hoofdrecord: Het recordtype geeft aan dat hier gaat om het hoofdrecord. Wza-code: De WZA-code code die aan u is toegewezen door het CAK. Deze WZA-code bestaat uit 6 posities. De WZA-code in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan de WZA-code in het hoofdrecord; Bestandsnummer: Het bestandsnummer hoeft alleen niet uniek te zijn als het bestand op basis van technische fouten volledig is afgekeurd en ook zo aan de gemeente is teruggekoppeld. Het jaartal in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan het jaartal in het bestandsnummer in het hoofdrecord; Het bestandsnummer moet uniek zijn per gemeente en altijd opvolgend t.o.v. het vorige bestand. Het volgnummer in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan het volgnummer in het bestandsnummer in het hoofdrecord; Verwerkingsdatum mag geen datum in de toekomst zijn; Het versienummer moet een versie zijn welke op het moment van verwerken ondersteund wordt door de CAK applicatie wat in dit geval versie 30 is. Classificatie: openbaar pagina 5 van 10

6 3.2 Sluitrecord (verplicht) Veld Vorm V/O Toelichting Recordtype 2N V = 90 Aantal records 7N V Geeft het aantal records in het bestand Aantal uren 12N V Hier dienen alleen nullen te staan. Filler 109A O Voorbeeld van een sluitrecord: spaties De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Uitleg sluitrecord: Het recordtype geeft aan dat hier gaat om het sluitrecord gaat. Het totaal aantal records in het bestand (exclusief het hoofdrecord en het sluitrecord) moet gelijk zijn aan het opgegeven aantal records in het sluitrecord; Het totaal aantal uren moet gevuld worden met nullen. Dit omdat deze normaal gebruikt wordt voor andere bestanden. Let op: Indien fouten zijn gevonden in het hoofdrecord of in het sluitrecord dan wordt het bestand niet verwerkt en wordt dit retour gezonden. Deze fouten dienen gecorrigeerd te worden waarna het gecorrigeerde bestand opnieuw aan het CAK aangeboden moet worden. Omdat het bestand niet bij het CAK verwerkt is, mag het gecorrigeerde bestand hetzelfde volgnummer hebben als het afgekeurde bestand. Classificatie: openbaar pagina 6 van 10

7 3.3 Cliënt stam record Veld Vorm V/O Toelichting Recordtype 2N V = 10 Jaartal 4N V JJJJ ingangsdatum Weeknummer 2N V Weeknummer 1 t/m 52 ingangsdatum Cliëntnummer 10N V Uniek per gemeente Persoonstype 1N V 1 = Cliënt Achternaam 30A V Conform GBA Voorvoegsels 8A O Conform GBA Voorletter 5A V Conform GBA Geboortedatum 8N V JJJJMMDD BSN 9N V Moet voldoen aan de 11 proef Filler 51A O Dit recordtype moet in combinatie met het 12-record worden aangeleverd. Voorbeeld van een cliënt stam record: Dam van E spaties De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Uitleg cliënt stamrecord: Het recordtype geeft aan dat hier gaat om het cliënt stam record. Het jaartal van de ingangsdatum is het jaar vanaf wanneer de cliënt een rolstoel ontvangt. Het jaartal mag niet in de toekomst liggen. Het weeknummer van de ingangsdatum is de week vanaf wanneer de cliënt een rolstoel ontvangt. Het weeknummer kan 1 tot en met 52 zijn (in sommige zorgjaren kan dit ook 53 zijn). Het cliëntnummer moet uniek zijn binnen uw gemeente en mag nog niet zijn gebruikt voor een andere cliënt binnen uw gemeente. Het persoonstype geeft aan dat het hier om een cliënt gaat. De achternaam van de cliënt die de rolstoel ontvangt. De achternaam is de naam zoals deze binnen de GBA gehanteerd wordt. De voorvoegsels en voorletters van de cliënt die de rolstoel ontvangt. De geboortedatum moet een geldige datum bevatten. Het BSN is een verplichte waarde en moet bestaan uit 9 cijfers. Deze moet voldoen aan de elfproef. Classificatie: openbaar pagina 7 van 10

8 3.4 Cliënt aanvullend record Veld Vorm V/O Toelichting Recordtype 2N V = 12 Jaartal ingangsdatum 4N V JJJJ Weeknummer 2N V Weeknummer (1 t/m 52) ingangsdatum Cliëntnummer 10N V Uniek per Gemeente Persoonstype 1N V 1 = Cliënt Geslacht 1A O M = Man V = Vrouw Postcode 6A V 4 cijfers en 2 letters Huisnummer 5N V Numeriek Huisnummertoevoeging 4A O Alfanumeriek. Verplicht als er een huisnummertoevoeging aanwezig is op het huisadres van de cliënt Burgerlijke staat 1N O keuze uit 0 t/m 4 Type Regeling 1N V 3 = Rolstoel In AWBZ 1A O Hoofdletter N = Nee Hoofdletter J = Ja Niet gevuld is gelijk aan nee. Inkomen opvraag 1A O Hoofdletter N = Nee geen toestemming opvraag inkomen Hoofdletter J = Toestemming opvraag inkomen Niet ingevuld is gelijk aan ja Automatische incasso 1A O Hoofdletter N = Acceptgiro Hoofdletter J = Automatische incasso Niet ingevuld is gelijk nee Bank-/ Gironummer 10N O Telefoonnummer 10N O Overlijdensdatum 8N O JJJJMMDD Filler 62A O Dit recordtype moet in combinatie met het 10-record worden aangeleverd. Voorbeeld van een cliënt aanvullend record: M 2717DS N B N spaties De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Uitleg cliënt aanvullend record: Het recordtype geeft aan dat hier gaat om het cliënt aanvullend record. Het jaartal van de ingangsdatum is het jaar vanaf wanneer de cliënt een rolstoelontvangt. Het jaartal mag niet in de toekomst liggen. Het weeknummer van de ingangsdatum is de week vanaf wanneer de cliënt een rolstoel ontvangt. Het weeknummer kan 1 tot en met 52 (is soms ook week 53) zijn. Het cliëntnummer moet uniek zijn binnen uw gemeente en mag nog niet zijn gebruikt voor een andere cliënt binnen uw gemeente. Het persoonstype geeft aan dat het hier om een cliënt gaat. Het geslacht geeft aan of het gaat om een man of een vrouw. De postcode in combinatie met huisnummer moet bestaan in de postcodetabel van TNTpost. De burgerlijke staat kan worden gevuld met de statussen: Classificatie: openbaar pagina 8 van 10

9 0 = onbekend 1 = alleenstaand 2 = gehuwd 3 = gescheiden 4 = weduwe / weduwnaar In het veld type regeling moet worden aangegeven dat de cliënt moet worden geregistreerd als type regeling 1 Wmo cliënt (Bruto PGB s, Hulpmiddelen, Voorzieningen). In het veld AWBZ moet een hoofdletter J worden ingevuld als de cliënt is opgenomen in een Intramurale Zorginstelling en daar de maximale eigen bijdrage betaald. In het veld Inkomen opvraag moet worden aangegeven of de cliënt wel of geen bezwaar heeft tegen het opvragen van zijn inkomen bij de Belastingdienst. In geval het inkomen niet opgevraagd mag worden, wordt de kostprijs aan de cliënt in rekening gebracht. Het veld Automatische Incasso mag worden voorzien van een spatie omdat de toestemming hiervoor alleen mag worden gegeven door de cliënt. Als de automatische incasso met J wordt aangeleverd, wordt deze genegeerd. Het telefoonnummer moet bestaan uit tien cijfers, waarvan het eerste cijfer gelijk is aan nul. Het betreft vaste mobiele nummers. Standaard voor aanleveren is alle cijfers aan elkaar, zonder streepjes ( of ) Als het bank-/gironummer is ingevuld (ongelijk aan nul of spatie) dan betreft het een postgironummer als het nummer uit niet meer dan zeven significante posities bestaat. Het is een banknummer bij meer dan zeven significante posities. In dit laatste geval moet het nummer voldoen aan de elfproef. Het veld Overlijdensdatum moet worden voorzien van spaties aangezien de overlijdensdatum door de GBA wordt aangeleverd. Een eventuele waarde in dit veld wordt genegeerd. Classificatie: openbaar pagina 9 van 10

10 3.5 rolstoel indicatie record Veld Vorm V/O Toelichting Record Type 2N V = 50 Actiecode 1N V 1 = initieel record 2 = correctierecord WZA-code 6N V Unieke code van de Gemeente BSN N (9) V Het Burger Service Nummer; het uniek identificerende gegeven van de persoon. Rolstoel indicatie N (2) V Aanduiding die aangeeft dat aan de persoon een rolstoel is verstrekt. (dit betekent voor de Wtcg dat de persoon in een lage tegemoetkomingscategorie valt) Mogelijke waarde is: 01 = persoon heeft een rolstoel Datum vanaf 8N V De vanaf datum voor een afgegeven indicatie Formaat: JJJJMMDD Datum t/m 8N O De t/m datum voor een afgegeven indicatie Formaat: JJJJMMDD Indicatie doorlopend 1A O Hoofdletter N = Nee Hoofdletter J = Ja Niet gevuld is gelijk aan nee. Filler 93A O Spaties Voorbeeld van een cliënt aanvullend record: 50I1I680001I I I IN 93 spaties I De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Het record type: Het rolstoel indicatie record start met 50. Actiecode: Met de actiecode 1 Initieel record wordt een initieel record aangeleverd. Met actiecode 2 wordt een correctierecord aangeleverd. Hiermee kunt u rolstoel indicatie met de combinatie WZA code, cliëntnummer en rolstoel ID corrigeren. WZA-code: Door het CAK wordt aan iedere gemeente een unieke code (WZA-code) toegekend. De WZA-code moet worden gebruikt bij het aanleveren van de rolstoelen. De WZA-code is een verplicht numeriek veld. De WZA-code bestaat uit maximaal 6 posities. De combinatie van de WZA-code en het cliëntnummer is uniek en mag slechts eenmalig worden aangeleverd. BSN: Het Burger service nummer van de cliënt Rolstoel indicatie: De indicatie dat de cliënt een rolstoel heeft, dit kan alleen de waarde 01 bevatten. Datum vanaf: een indicatie wordt afgegeven vanaf een bepaalde datum. Datum vanaf is een verplicht numeriek veld, bestaat uit 8 karakters en moet als volgt worden opgebouwd: JJJJMMDD (bijvoorbeeld ). Datum t/m: een indicatie wordt afgegeven t/m een bepaalde datum. Datum t/m is een optioneel numeriek veld, bestaat uit 8 karakters en moet als volgt worden opgebouwd: JJJJMMDD (bijvoorbeeld ). Indicatie doorlopend: Het is mogelijk om een indicatie af te geven zonder einddatum. Als de waarde van dit veld J is, dan moet het veld Datum t/m leeg gelaten worden. Als de waarde van dit veld N of leeg is, is het veld Datum t/m verplicht. Classificatie: openbaar pagina 10 van 10