Evaluatie aanbestedingsbeleid. Gemeente Echt-Susteren. Eindrapportage

Transcriptie

1 Evaluatie aanbestedingsbeleid Gemeente Echt-Susteren Eindrapportage Rekenkamercommissie Echt-Susteren Echt, 9 augustus 2007

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Inleiding Doelstelling en onderzoeksvragen Leeswijzer Normenkader voor het aanbestedingsbeleid Inleiding Aanbestedingsbeleid Organisatie van de aanbestedingen Uitvoering van de aanbestedingen Gebruik van het normenkader Onderzoeksaanpak Algemene opzet Verzameling van de feiten De selectie van de inkoopdossiers Feitenverzameling afzonderlijke dossiers Conclusies & Aanbevelingen Rechtmatigheid Rechtmatigheid van het beleid Conclusie Aanbevelingen Rechtmatigheid van de organisatie Conclusie Aanbevelingen Rechtmatigheid van de uitvoering Conclusie Aanbevelingen Resumé rechtmatigheid Doelmatigheid Doelmatigheid van het beleid Conclusie Aanbevelingen Doelmatigheid van de organisatie Conclusie Aanbevelingen Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

3 5.3 Doelmatigheid van de uitvoering Conclusie Aanbevelingen Resumé doelmatigheid Doeltreffendheid Doeltreffendheid van het beleid Conclusie Aanbevelingen Doeltreffendheid van de organisatie Conclusie Aanbevelingen Doeltreffendheid van de uitvoering Conclusie Aanbevelingen Resumé doeltreffendheid Totaalbeeld Feitenrelaas Rechtmatigheid Rechtmatigheid van het beleid Rechtmatigheid van de organisatie Rechtmatigheid van de uitvoering Doelmatigheid Doelmatigheid van het beleid Beleidsformulering Doelstellingen Doelstellingen zijn SMART Evaluatie van het beleid Bijstelling van het beleid Plan van aanpak om het beleid te realiseren Doelmatigheid van de organisatie Functiebeschrijvingen Procesbeschrijvingen Processtappen Normen Standaarddocumenten Dossier opbouw Leveranciersbeoordeling Evaluatie van de organisatie rondom inkopen en aanbestedingen Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

4 9.3. Doelmatigheid van de uitvoering Bekendheid met het proces Conformiteit aan het proces Standaarddocumenten Dossiervorming Leveranciersbeoordelingen Doeltreffendheid Doeltreffendheid van het beleid Doeltreffendheid van de organisatie Doeltreffendheid van de uitvoering Bijlagen Bijlage I: Het normenkader Bijlage II: Bestudeerde documenten Bijlage III: Selectie van de budgethouders Bijlage IV: Dossieronderzoek Bijlage V: Kwantitatieve gegevens Bijlage VI: Aanbevelingen Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

5 1. Inleiding 1.1. Inleiding De rekenkamercommissie van de gemeente Echt-Susteren heeft in 2006 na afronding van haar eerste onderzoek de raadsfracties verzocht suggesties te doen voor een volgend onderzoek. De aangedragen onderwerpen zijn getoetst aan de criteria welke de rekenkamercommissie stelt aan een te onderzoeken onderwerp. Op basis van deze toetsing heeft de rekenkamercommissie in januari 2007 besloten het aanbestedingsbeleid van de gemeente Echt-Susteren te onderzoeken Doelstelling en onderzoeksvragen De rekenkamercommissie heeft tijdens de projectvoorbereiding de volgende doelstelling en onderzoeksvragen geformuleerd: De doelstelling van het onderzoek luidt: Het onderzoeken van de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de rechtmatigheid m.b.t. de uitvoering van het aanbestedingsbeleid in de periode Onderzoeksvragen: De doelstelling valt uiteen in de volgende deelvragen: a) Wat is het gemeentelijk beleid met betrekking tot aanbestedingen in de onderzoeksperiode? Is dit tijdens de periode nog gewijzigd? b) Welke doelen kent het aanbestedingsbeleid op het gebied van doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid? c) Hoeveel aanbestedingen zijn er geweest in de onderzoeksperiode, gegeven de reikwijdte van het onderzoek, onder te verdelen in categorieën diensten, leveringen en werken? d) Met betrekking tot doeltreffendheid: - Zijn de beleidsmatige uitgangspunten van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid gerealiseerd? - Leidt uitvoering van het beleid tot de beoogde resultaten? e) Met betrekking tot doelmatigheid: - Welke uitspraak kan gedaan worden omtrent een eventueel behaald kostenvoordeel door het gemeentelijk aanbestedingsbeleid? - Is het beleid doelmatig georganiseerd? - Wordt het beleid doelmatig uitgevoerd? f) Met betrekking tot rechtmatigheid: wordt de relevante regelgeving (intern beleid en extern, bijvoorbeeld Europese richtlijnen) op een juiste wijze (rechtmatigheid) toegepast? g) Welke conclusies en aanbevelingen zijn er te trekken c.q. te geven met betrekking tot de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid? Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

6 De rekenkamercommissie van de gemeente Echt-Susteren heeft na het vaststellen van de planning, doelstelling en onderzoeksvragen aan de AdviesGroep Diemen & van Gestel de opdracht gegeven het Aanbestedingsbeleid van de gemeente Echt-Susteren te onderzoeken. De wijze van onderzoek is in hoofdstuk 3 beschreven Leeswijzer Deze eindrapportage over het aanbestedingsbeleid van de gemeente Echt-Susteren is als volgt opgebouwd. In hoofdstuk 2 geven wij aan aan de hand waarvan de rekenkamercommissie het aanbestedingsbeleid van de gemeente Echt-Susteren heeft beoordeeld. Dit is het zogenaamde referentiekader of normenkader. Dit normenkader is opgesteld na bestudering van documentatie met betrekking tot het beleid en het proces van aanbestedingen bij de gemeente Echt-Susteren en de algemeen gangbare principes van inkoop zoals deze zijn uitgewerkt in de NEN-EN-ISO 9001/2000 paragraaf 7.4. In hoofdstuk 3 is de onderzoeksopzet uitgewerkt. In dit hoofdstuk is aangegeven op welke wijze de gegevens zijn verzameld. In hoofdstuk 4, 5 en 6 worden de conclusies en aanbevelingen weergegeven. Hoofdstuk 4 behandelt de conclusies m.b.t. de rechtmatigheid I, Hoofdstuk 5 behandelt de conclusies m.b.t. de doelmatigheid II en, Hoofdstuk 6 behandelt de conclusies m.b.t. de doeltreffendheid III. In hoofdstuk 7 wordt een samenvatting van de conclusies gegeven. In hoofdstuk 8, 9 en 10 komen we tot het feitenrelaas. Hoofdstuk 7 behandelt de feiten m.b.t. de rechtmatigheid, Hoofdstuk 8 behandelt de feiten m.b.t. de doelmatigheid en, Hoofdstuk 9 behandelt de feiten m.b.t. de doeltreffendheid. In deze hoofdstukken zijn de feiten weergegeven, waarbij we steeds een onderscheid maken tussen het beleid, de organisatie en de uitvoering van de aanbesteding. I De mate waarin voldaan wordt aan wet en regelgeving II De mate waarin er efficiënt met input is omgegaan om een zo maximaal mogelijk resultaat te behalen III De mate waarin beoogde doelstellingen behaald worden. Wij hanteren hier de bedrijfskundige definities van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, omdat het aanbestedingsproces een bedrijfsmatig proces is. In de bestuurskundige terminologie spreekt men bij doeltreffendheid over in welke mate de beoogde effecten zijn gerealiseerd. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

7 2. Normenkader voor het aanbestedingsbeleid 2.1. Inleiding Het normenkader voor het onderzoek naar het aanbestedingsbeleid is opgesteld na bestudering van beleidsdocumenten, procedures, aanbestedingsnormen en formulieren van de gemeente Echt-Susteren. Daarnaast is vooral de inkoopparagraaf van de NEN-EN-ISO 9001/2000 als referentiekader voor een doelmatig inkoopbeleid gehanteerd. Er zijn in de voorbereidingsfase 5 interviews gehouden, met de gemeentesecretaris, de inkoopcoördinator en 3 verschillende (sub)budgethouders. Om het aanbestedingsbeleid goed te kunnen evalueren voeren we een toets uit op doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. Het normenkader wordt hieronder toegelicht en is weergegeven in bijlage I Aanbestedingsbeleid Om aanbestedingen in een gemeente goed uit te voeren dient er een beleid te zijn, oftewel een Aanbestedingsbeleid. Een goed aanbestedingsbeleid beoogt doelen (de doeltreffendheid van het beleid), de beleidscyclus wordt volledig uitgevoerd (doelmatigheid van het beleid) en voldoet aan de wet en regelgeving, zowel nationaal als Europees (rechtmatigheid van het beleid). Voor het aanbestedingsbeleid kunnen dus doeltreffendheid-, doelmatigheid-, en rechtmatigheidnormen worden geformuleerd Organisatie van de aanbestedingen Een tweede aspect van aanbestedingen is de organisatie. Is de organisatie rondom de aanbestedingen goed georganiseerd? Omdat er nogal wat wordt uitbesteed door een gemeente, mag verwacht worden dat er een goede organisatie is ingericht, die doeltreffend, doelmatig en rechtmatig is. Het gaat er hierbij om dat de beoogde resultaten van het beleid goed inzichtelijk worden gemaakt (doeltreffendheid van de organisatie). De processen voor aanbestedingen dienen goed ingericht te zijn, waardoor deze efficiënt kunnen verlopen (doelmatigheid van de organisatie). Tenslotte dient beoordeeld te kunnen worden of het aanbestedingsbeleid rechtmatig verloopt. Met andere woorden: er moet gecontroleerd worden middels een procedure of alles volgens de rechtmatigheidregels verloopt (rechtmatigheid van de organisatie). Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

8 2.4. Uitvoering van de aanbestedingen De normen die gesteld zijn aan het aanbestedingsproces dienen te worden gehaald binnen de uitvoering. Als alle normen gehaald worden dan kan gesteld worden dat de uitvoering doeltreffend is. Of de uitvoering efficiënt verloopt wordt bepaald door te controleren in welke mate alle efficiënt ingerichte procedures worden gevolgd. Wanneer er een efficiënte inrichting van de organisatie bestaat, dan is een doelmatige uitvoering een uitvoering volgens de inrichting. De uitvoering dient verder plaats te vinden binnen de nationale en Europese wetten en regels Gebruik van het normenkader Zoals in bijlage 1 wordt weergegeven bestaat de matrix van het normenkader uit 9 gebieden. Ieder gebied wordt zowel bij de conclusies & aanbevelingen als in het feitenrelaas behandeld. Bij aanvang van een nieuw hoofdstuk of een subparagraaf zal aangegeven worden op welk vlak van de matrix het stuk betrekking heeft. Dit wordt aangegeven aan de hand van onderstaande miniatuurversie van het normenkader, waarin het vlak waar het betreffende hoofdstuk betrekking op heeft gekleurd is. Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

9 3. Onderzoeksaanpak 3.1. Algemene opzet Het onderzoek heeft bestaan uit een combinatie van documentenreviews, interviews en dossieronderzoek. Alle informatie vermeld in deze rapportage is gebaseerd op documentatie of informatie uit gesprekken. Van ieder interview is een verslag opgemaakt, welke ter accordering toegezonden is aan de geïnterviewde persoon. Van de informatie uit de inkoopdossiers zijn factsheets gemaakt, welke ter aanvulling naar de betreffende budgethouders zijn gestuurd. Vervolgens zijn deze aanvullingen verwerkt. Een overzicht met bestudeerde documentatie is weergegeven in bijlage II. Het feitenrelaas is aangeboden aan de ambtelijke organisatie van de gemeente Echt- Susteren. Deze heeft hierdoor de mogelijkheid gekregen om eventuele onjuistheden of onvolledigheden in de feiten aan te wijzen. De opmerkingen zijn door de rekenkamercommissie beoordeeld en eventueel verwerkt. Na deze zogenaamde technische reactie is het rapport inclusief conclusies en aanbevelingen aangeboden aan de college voor een bestuurlijke reactie en vervolgens aan de raad Verzameling van de feiten Voor het verzamelen van informatie m.b.t. de normen uit de kolom van het normenkader met betrekking tot beleid hebben de onderzoekers zich gericht tot verschillende beleidsdocumenten en raadstukken. Het ging er hierbij om het beleid en de beleidscyclus helder te krijgen. Wanneer enkele zaken niet helder werden uit de stukken, zijn aanvullende vragen gesteld aan enkele sleutelfiguren, zoals de inkoopcoördinator en de gemeentesecretaris. Voor de kolom uit het normenkader met betrekking tot de organisatie hebben de onderzoekers zich voornamelijk gericht op verschillende proceduredocumenten, instructies en sjablonen van documenten. Ook hierbij zijn er interviews gehouden ter aanvulling op de documentatie. Voor de kolom uit het normenkader met betrekking tot de uitvoering zijn inkoopdossiers doorgenomen en hebben interviews plaatsgevonden met 7 budgethouders. Een van budgethouders wilde niet geïnterviewd worden zonder dat zijn leidinggevende hierbij aanwezig was. De leidinggevende was echter niet beschikbaar op de dag waarop de interviews gehouden werden. Vanwege efficiëntieredenen is ervoor gekozen de vragen per te stellen aan deze budgethouder, welke vervolgens deze vragen ook direct en volledig heeft beantwoord. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

10 3.3. De selectie van de inkoopdossiers Om tot een goede aselecte keuze van te onderzoeken inkopen te komen is er vanuit de financiële administratie van de gemeente Echt-Susteren een lijst uitgedraaid van alle betalingen over de 4 jaargangen van het onderzoek. Deze lijst is gesorteerd per budgethouder. Door de onderzoekers is een keuze van 9 budgethouders uit 73 IV budgethouders gemaakt, welke in principe ieder 2 projecten per jaar, door de onderzoekers aangewezen, (dus 8 dossiers in totaliteit) zouden moeten aanleveren. De geselecteerde budgethouders dienden wel in de gehele onderzoeksperiode in functie te zijn geweest, zodat er per budgethouder ook 8 dossiers te onderzoeken zijn. In bijlage III is aangegeven waarom bepaalde budgethouders zijn geselecteerd en andere budgethouders zijn afgevallen. Door op deze wijze te werken komen eventuele leemten in dossiervorming, organisatorische knelpunten en de inkoopprocesgang scherper boven tafel. Hiermee is voorkomen dat alleen de betere inkopen geanalyseerd werden, omdat bijvoorbeeld de dossiers daarvan aanwezig waren. Een nadere uitleg van dit proces is gegeven in bijlage IV Feitenverzameling afzonderlijke dossiers Van iedere van de 9 budgethouders is door de onderzoekers gezocht naar 2 inkopen/aanbestedingen per jaar. Niet iedere budgethouder had ieder jaar 2 geschikte inkopen/aanbestedingen uitgevoerd, waardoor er geen 72 (9 maal 8) inkopen voor onderzoek in aanmerking zijn gekomen, maar 63. Er is gezocht naar een zo groot mogelijke spreiding van categorieën van aanbestedingen en financiële omvang. De dossiers van de 63 potentieel te onderzoeken inkopen zijn opgevraagd bij de budgethouders. Van de 63 te onderzoeken inkopen bleken er 11 inkopen niet te onderzoeken, omdat de budgethouders niet te achterhalen waren (zie bijlage IV), in totaal zijn er daarom 52 inkopen onderzocht. Het bleek daarnaast dat de budgethouders 12 dossiers niet konden achterhalen, omdat zij deze bijvoorbeeld niet meer in het centrale archief terug konden vinden of omdat er überhaupt geen dossier was. Uiteindelijk zijn er dus maar 40 dossiers van de 63 geselecteerde inkopen daadwerkelijk onderzocht, wegens gebrekkige dossiervorming of niet goed geregistreerde budgethouders bij de financiële administratie. De rekenkamercommissie acht dit op zichzelf al een eigenstandig punt van zorg en geeft het College in overweging na te gaan in hoeverre deze slechte score zich beperkt tot het terrein van het inkoop- en aanbestedingenbeleid. De diverse inkopen zijn middels een standaard methodiek geanalyseerd. Per dossier is dit in een Access factsheet vastgelegd. IV In bijlage V is een samenvatting van alle kwantitatieve gegevens uit de rapportage weergegeven. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

11 De budgethouders zijn daarna geïnterviewd, waarna de ontbrekende informatie per project aangevuld is in de factsheets op basis van nageleverde schriftelijke informatie. Ieder budgethouder is tevens bevraagd over het inkoopproces en heeft zijn/haar eigen inkoopprocedure toegelicht. Dit is in een gespreksverslag vastgelegd, welke ter accordering is voorgelegd aan de budgethouder. Wanneer in de rapportage gesproken wordt over de budgethouders wordt verwezen naar de 8 geïnterviewde budgethouders. Tenslotte is alle informatie geanalyseerd en verwerkt in de feitenrapportage. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

12 Conclusies & Aanbevelingen Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

13 4. Rechtmatigheid Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid 4.1 Rechtmatigheid van het beleid Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid Norm: Het aanbestedingsbeleid is conform landelijke en Europese wetgeving opgesteld Conclusie Het aanbestedingsbeleid is conform landelijke en Europese wetgeving opgesteld, omdat in de nota verwezen wordt naar landelijke en Europese wetgeving. Inhoudelijk wordt in de nota niet ingegaan op de landelijke en Europese wetgeving en de betekenis hiervan voor inkopen en aanbestedingen in de gemeente Echt-Susteren. Het overzicht met de drempelbedragen wordt iedere twee jaar bijgewerkt en komt overeen met landelijke en Europese wetgeving Aanbevelingen V Aanbeveling 1: Neem de belangrijkste lijnen met betrekking tot landelijke en Europese wetgeving voor de gemeente Echt-Susteren op in de aanbestedingsnota en werk de aanbestedingsnota bij wanneer er veranderingen in wetgeving plaatsvinden. Hierdoor hoeven de budgethouders niet allemaal zelf op de hoogte te blijven van de veranderende wetgeving. V In bijlage VI zijn alle aanbevelingen nogmaals weergegeven. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

14 4.2 Rechtmatigheid van de organisatie Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid Norm: Er is een structuur voor het toetsen van de rechtmatigheid van de aanbestedingen aanwezig Conclusie Er is een structuur aanwezig om de rechtmatigheid van de aanbestedingen te waarborgen. De inkoopcoördinator toetst alle inkopen boven een bepaald bedrag op rechtmatigheid Aanbevelingen Geen aanbevelingen. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

15 4.3 Rechtmatigheid van de uitvoering Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid Norm: Aanbestedingen vinden conform gemeentelijke, landelijke en Europese wetgeving plaats Conclusie 34 van de 41 VI op rechtmatigheid onderzochte inkopen zijn rechtmatig verlopen. 5 inkopen bleken niet conform de gemeentelijke en/of Europese wetgeving uitgevoerd te zijn. Bij 17 van de 40 onderzochte dossiers was door middel van een paraaf aantoonbaar dat de inkoopcoördinator betrokken is geweest bij de inkoop. Bij deze 17 inkopen heeft aantoonbaar een rechtmatigheidstoets door de inkoopcoördinator plaatsgevonden. Bij 23 inkopen was het niet aantoonbaar dat de inkoopcoördinator betrokken is geweest bij de inkoop Aanbevelingen Aanbeveling 2: Maak een sluitende procedure zodat inkopen rechtmatig verlopen. Controleer regelmatig of alle inkopen aantoonbaar volgens procedure verlopen en de rechtmatigheidsnormen aantoonbaar gehanteerd worden. Neem zichtbare maatregelen om de problemen op te lossen, communiceer deze nadrukkelijk met de betrokken medewerkers en maak naleving tot een expliciete aantoonbare doelstelling in de aansturing van de organisatie. VI Er zijn 40 inkoopdossiers onderzocht. Tijdens een interview bleek dat een inkoop waarvan geen dossier aanwezig was onrechtmatig verlopen te zijn. Deze inkoop is ook opgenomen in het onderzoek naar rechtmatigheid. Hierdoor zijn er 41 inkopen op rechtmatigheid onderzocht. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

16 4.4. Resumé rechtmatigheid Uit bovenstaande blijkt dat binnen de gemeente Echt-Susteren het beleid en de organisatie van de aanbestedingen rechtmatig is. De gemeente Echt-Susteren heeft echter wel problemen met de rechtmatigheid van de uitvoering. Alle inkopen dienen rechtmatig te verlopen. Tijdens het onderzoek bleek dat dit in 5 van de 41 op rechtmatigheid onderzochte inkopen niet het geval is. Bovendien was bij 23 inkopen niet aantoonbaar dat de inkoopcoördinator hierbij betrokken was. De rekenkamercommissie vindt dit een zeer zorgwekkende score die tot aanzienlijke risico s kan leiden voor de gemeente. Er is per direct actie noodzakelijk om er voor te zorgen dat dit in de nabije toekomst niet opnieuw kan gebeuren. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

17 5. Doelmatigheid Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid 5.1 Doelmatigheid van het beleid Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid Norm: De gemeenteraad formuleert een beleid ten aanzien van aanbestedingen. Norm: De gemeenteraad formuleert doelstellingen ten aanzien van het aanbestedingsbeleid. Norm: De doelstellingen voor het aanbestedingsbeleid zijn SMART geformuleerd. Norm: Het gemeentelijk aanbestedingsbeleid wordt jaarlijks geëvalueerd. Norm: Er vindt jaarlijks een evaluatie van de resultaten en eventuele bijstelling van de doelstellingen plaats. Norm: Er is een plan van aanpak voor het bereiken van de doelstellingen aanwezig Conclusie Er is een aanbestedingsbeleid binnen de gemeente Echt-Susteren. Dit beleid stamt uit 2000 en is van de gemeente Echt in 2003 overgenomen door de gemeente Echt- Susteren. Het is daarna niet meer bijgewerkt. Hoewel dit niet per definitie aangeeft dat het beleid niet goed of niet volledig zou zijn, is het naar de mening van de rekenkamercommissie wel de vraag of er in de tijdsperiode tussen nu en 2003 bewust is besloten tot geen nieuw beleid of dat dit de gemeente overkomen is door het verstrijken van de tijd en het prioriteren van andere aandachtsgebieden. De commissie heeft dit niet kunnen achterhalen. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

18 Er vinden geen beleidsevaluaties plaats waarbij de beleidsuitgangspunten tegen het licht worden gehouden of nieuwe ontwikkelingen of nieuwe wet- en regelgeving worden verwerkt. Als gevolg hiervan vinden er ook geen bijstellingen plaats. (Inkoopscans zijn geen echte beleidsevaluaties, maar meer evaluaties op de organisatie van inkoop.) Een permanente kwaliteitstoets en dito borging in de bedrijfsvoering is daarmee niet aan de orde. De rekenkamercommissie betreurt dit. In de beleidsnota staan enkele algemene doelstellingen/uitgangspunten opgenomen. Daarnaast zijn er nog drie concretere doelstellingen geformuleerd. De algemene doelstellingen zijn vooral beleidsintenties en zijn niet SMART-geformuleerd VII. De drie concretere doelstellingen zijn in redelijke mate SMART-geformuleerd. Er zijn geen plannen aanwezig om de gestelde doelstellingen te bereiken. De rekenkamercommissie vindt dit een opmerkelijke en tevens zorgwekkende constatering; wat is de waarde van doelstellingen als er geen gerichte plannen worden gemaakt om deze te realiseren? Er wordt niet aantoonbaar gevolgd of de doelstellingen gerealiseerd zijn en als gevolg hiervan vinden er geen aanpassingen van de doelstellingen of activiteiten plaats. Dit past naar de mening van de rekenkamercommissie bepaalt niet bij een professionele wijze van organisatiebesturing Aanbevelingen Aanbeveling 3: Evalueer en stel het aanbestedingsbeleid periodiek bij. Denk hierbij aan het verwerken van nieuwe inzichten en ontwikkelingen op het gebied van inkoop en wet- en regelgeving. Aanbeveling 4: Evalueer de doelstellingen uit het aanbestedingsbeleid en bepaal welke doelstellingen er gelden voor de komende periode. Aanbeveling 5: Formuleer de doelstellingen zo SMART mogelijk. Aanbeveling 6: Stel een plan van aanpak op om de doelstellingen te realiseren en volg periodiek de voortgang van deze realisatie. Maak realisatie van de doelstellingen tot expliciet punt van verantwoording en besturing in de managementen bestuursrapportages. VII SMART = Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

19 5.2 Doelmatigheid van de organisatie Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid Norm: Er zijn proces- en of functiebeschrijvingen aanwezig waarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn opgenomen. Norm: In de procesbeschrijvingen voor het aanbestedingsbeleid VIII zijn processtappen met bijbehorende normen opgenomen. Norm: De normen welke opgenomen zijn in de procesbeschrijvingen voor het aanbestedingsbeleid zijn SMART geformuleerd. Norm: Er zijn gestandaardiseerde documenten aanwezig voor ieder document dat standaard geproduceerd dient te worden tijdens een aanbesteding. Norm: Er is een beschrijving voor de uniforme opmaak van dossiers aanwezig. Norm: Er is een procesbeschrijving voor het uniform houden van leveranciersbeoordelingen aanwezig. Norm: Het aanbestedingsproces wordt periodiek geëvalueerd op het gebied van doelmatigheid en wordt indien nodig bijgesteld Conclusie Er is geen functieomschrijving voor de inkoopcoördinator aanwezig. Bovendien zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de budgethouders m.b.t. inkoop niet uitgewerkt in de functiebeschrijving van de budgethouders. Op functietechnisch gebied is sprake van veel onduidelijkheid en dan daardoor bovendien sprake zijn van vrij spel. Dit kan de medewerkers in lastige posities brengen, iets wat een gemeente als goed werkgever niet zou moeten willen in de opvatting van de rekenkamercommissie. Het inkoopproces is in algemene termen beschreven in de aanbestedingsnota. Hierbij zijn 6 stappen geïdentificeerd, welke op hoofdlijnen uitgewerkt zijn. Er zijn geen normen bepaald voor de verschillende processtappen. Er is een checklist voor het uitvoeren van inkopen en aanbestedingen en een handreiking voor het opstellen van een offerteaanvraag aanwezig. Er zijn verschillende sjablonen ontwikkeld door de inkoopcoördinator, welke gebruikt kunnen worden gedurende het inkoopproces. VIII Het proces van aanbesteding loopt vanaf het moment dat er een behoefte wordt vastgesteld tot en met het moment dat een opdracht aan een leverancier gegund is. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

20 Er zijn geen algemene richtlijnen voor een uniforme opmaak van inkoopdossiers binnen de gemeente Echt-Susteren aanwezig. Er zijn geen algemene richtlijnen of instructies voor het houden van leveranciersbeoordelingen aanwezig binnen de gemeente Echt-Susteren. Er is ook geen overzicht met voorkeursleveranciers aangetroffen. Er hebben evaluaties van de organisatie rond het aanbestedingsproces plaatsgevonden. Enkele voorstellen uit deze evaluaties zijn opgepakt, het merendeel niet Aanbevelingen Aanbeveling 7: Stel een functieomschrijving voor de inkoopcoördinator op, waarin duidelijk taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden vastgelegd. Aanbeveling 8: Leg de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de budgethouders / inkopers betreffende de inkoop vast, mede in relatie tot de inkoopcoördinator. Aanbeveling 9: Het inkoopproces is in 2007 beschreven. Controleer of deze procesbeschrijving voldoende borging geeft van het inkoopproces. Implementeer de inkoopprocedure en controleer of de procedure gevolgd wordt door de uitvoerenden. Aanbeveling 10: Maak standaardhulpmiddelen aan zoals sjablonen, voorschriften voor dossieropbouw, checklisten voor leveranciersbeoordeling, checklist voor ingangscontrole, model voor goedgekeurde leveranciers, etc.. Aanbeveling 11: Evalueer de organisatie rond het aanbestedingsproces periodiek en ga gestructureerd en planmatig aan de slag met de bevindingen. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

21 5.3 Doelmatigheid van de uitvoering Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid Norm: De procesbeschrijvingen voor het aanbestedingsbeleid zijn bij iedere inkoper bekend. Norm: Iedere inkoper houdt zich aan de procesbeschrijvingen voor het aanbestedingsbeleid. Norm: De gestandaardiseerde documenten voor het proces van aanbesteding worden door alle inkopers gebruikt. Norm: Er worden per project dossiers bijgehouden waarin de kritische processtappen aantoonbaar zijn. Norm: Dossiers worden op een uniforme wijze bijgehouden. Norm: Er worden leveranciersbeoordelingen gehouden. Norm: Leveranciersbeoordelingen worden op een uniforme wijze uitgevoerd Conclusie Budgethouders gebruiken alle het overzicht met drempelbedragen als houvast bij het doen van inkopen. Een van de budgethouders gebruikt de checklist voor het doen van inkopen en aanbestedingen en is bekend met de sjablonen die door de inkoopcoördinator ontwikkeld zijn, de overige budgethouders zijn niet bekend met de sjablonen. Budgethouders zijn niet bekend met de beschrijving van het inkoopproces in de inkoopnota. De inkoopcoördinator wordt regelmatig niet aantoonbaar betrokken bij het inkoopproces. De rekenkamercommissie vindt dit een haast verbluffend feitenrelaas. Samengevat is er een situatie van beperkte spelregels, die slechts bij een (zeer) beperkte groep bekend zijn van diegenen die er mee moeten werken. En zij die er mee moeten werken passeren links en rechts de inkoopcoördinator, waardoor het totaalbeeld ontbreekt en er niet of nauwelijks sturing, laat staan verantwoording, plaatsvindt. Van alle dossiers is 65% niet compleet en 12 dossiers van de 52 dossiers waren niet vindbaar. De budgethouders buiten de afdeling Openbare Werken stellen op hun eigen wijze de dossiers samen. De afdeling Openbare Werken maakt haar dossiers volgens een vaste structuur die door de afdeling is bepaald op. Daarnaast is de afdeling Openbare Werken de enige afdeling waar men structureel Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

22 leveranciersbeoordelingen houdt en men een overzicht met voorkeursleveranciers heeft opgesteld voor aannemers. Op andere afdelingen zijn deze overzichten niet aanwezig. Het behoeft geen nader betoog dat de rekenkamercommissie dit als een gemis ervaart. De rekenkamercommissie beveelt de raad aan het college te verzoeken om alle budgethouders eenduidig te laten werken en dit te controleren en te evalueren Aanbevelingen Aanbeveling 12: Zorg dat alle budgethouders / inkopers bekend zijn met de structuren/processen en de normen binnen die processen, en dat op het correct toepassen hiervan periodiek een controle plaatsvindt. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

23 5.4. Resumé doelmatigheid Het aanbestedingsbeleid wordt niet periodiek geëvalueerd. Daarnaast staat er inhoudelijk niet in vermeld wat de belangrijkste punten voor de gemeente Echt- Susteren op het gebied van inkoop zijn. In de aanbestedingsnota wordt dus aangenomen dat de verschillende inkopers zelf op de hoogte blijven van veranderingen in landelijke en Europese wetgeving. Hierdoor hebben medewerkers binnen de gemeente Echt-Susteren geen houvast aan de aanbestedingsnota en wordt deze ook niet gebruikt. Het overzicht met drempelbedragen biedt wel houvast aan budgethouders. Er kan geconcludeerd worden dat het beleid ondoelmatig is. De organisatie van de aanbestedingen is ook ondoelmatig. Er is geen structuur voor het proces van aanbesteding. Hierdoor doet iedere budgethouder wat hij/zij zelf denkt dat het beste is. Het resultaat is dat iedereen op zijn eigen wijze werkt, de budgethouders veel zaken niet uitvoeren die in een efficiënte organisatie wel dienen te gebeuren zoals het goed bijhouden van dossiers, er niet van best-practises geleerd wordt en er geen algemeen overzicht is. Als de organisatie ondoelmatig is, dan is de uitvoering ook ondoelmatig. Er is namelijk geen kader. Een door feiten gedragen schokkend beeld naar de mening van de rekenkamercommissie, een beeld dat tot nadrukkelijke actie zal moeten leiden. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

24 6. Doeltreffendheid Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid 6.1 Doeltreffendheid van het beleid Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid Norm: De beoogde doelen van het aanbestedingsbeleid zijn gerealiseerd Conclusie De algemene doelstellingen/uitgangspunten, zoals geformuleerd in het aanbestedingsbeleid, zijn niet aantoonbaar gehaald gedurende de onderzoeksperiode. Er wordt niet structureel gerapporteerd over het behalen van deze doelstellingen. De geïnterviewde budgethouders zijn niet op de hoogte van de door de raad unaniem aangenomen motie om 25% van de gunningen aan het midden- en kleinbedrijf in de gemeente Echt-Susteren te gunnen. Een op zichzelf opmerkelijke constatering Aanbevelingen Aanbeveling 13: Wanneer de doelstellingen opnieuw vastgesteld zijn en SMART geformuleerd zijn (aanbevelingen 4 en 5) kan geëvalueerd worden of zij gerealiseerd worden. Evalueer periodiek de resultaten met betrekking tot de doelstellingen en rapporteer hierover. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

25 Aanbeveling 14: De motie 25% van alle gunningen aan het midden en kleinbedrijf in de gemeente Echt-Susteren te gunnen is in deze vorm niet uitvoerbaar, doordat het percentage van 25% gunning niet werkbaar is. Door aanpassingen wordt deze motie wel uitvoerbaar. Pas de motie aan: - wanneer prijs en kwaliteit van verschillende aanbieders gelijks is, dient er voorrang gegeven te worden aan aanbieders binnen de gemeente Echt- Susteren. Prijs en kwaliteit worden eerst vergeleken, wanneer dit gelijk is wordt altijd voorrang gegeven aan een lokale aanbieder. - Laat waar mogelijk lokale aanbieders meedingen bij onderhandse aanbestedingen (het streven hierbij is bijvoorbeeld gemiddeld bij 50% van alle onderhandse aanbestedingen lokale aanbieders aan te schrijven); Hoeveel gunningen er dan daadwerkelijk aan lokale aanbieders gegund worden is door de gemeente Echt-Susteren dus niet beïnvloedbaar, waardoor het percentage van 25% gunning geen betekenis heeft. Aanbeveling 15: Zorg dat alle hiervoor relevante personen op de hoogte zijn van de doelstellingen. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

26 6.2 Doeltreffendheid van de organisatie Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid Norm: Er is een overzicht van alle aanbestedingen en de behaalde resultaten aanwezig Conclusie Er is binnen de gemeente Echt-Susteren geen overzicht van alle aanbestedingen en de behaalde resultaten beschikbaar. De inkoopcoördinator houdt een overzicht van alle inkopen waarover hij geadviseerd heeft bij, maar dit overzicht geeft niet alle aanbestedingen weer. Daarmee wordt de coördinatierol ernstig beperkt in zijn effectiviteit: wat valt er namelijk te coördineren als niet bekend is wat het totaalbeeld is, waar risico s zitten en waar inefficiënties kunnen worden weggenomen? De concrete doelstellingen zoals geformuleerd in het aanbestedingsbeleid worden niet structureel geëvalueerd. In een nota voor het MT wordt vermeld dat de jaarlijkse besparing van ,-- in 2004 en 2005 gehaald is; het is echter niet te achterhalen waarop dit is gebaseerd IX. De doelstelling m.b.t. het terugbrengen van het aantal budgethouders is niet gerealiseerd. Tijdens het interview met de inkoopcoördinator is gemeld dat er vooruitgang wordt gemaakt m.b.t. de doelstelling om het aantal leveranciers terug te brengen. Uit gegevens van de nog niet gepubliceerde inkoopscan over 2006 blijkt dat het aantal leveranciers terug is gebracht tot Aanbevelingen Aanbeveling 16: Zorg dat er een volledig overzicht is van alle inkopen en de resultaten van deze inkopen, zodat er beter gestuurd kan worden. IX De gemeente Echt-Susteren heeft in de technische reactie laten weten dat deze doelstelling gehaald is doordat er een grote structurele besparing op het leerlingenvervoer schoolbezoek heeft plaatsgevonden. Een besparing op een enkel item zegt echter weinig over een integrale besparing op inkoop. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

27 Aanbeveling 17: Evalueer de doelstellingen periodiek en rapporteer over de resultaten met betrekking tot deze doelstellingen. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

28 6.3 Doeltreffendheid van de uitvoering Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid Norm: De normen die opgenomen zijn in de procesbeschrijvingen zijn gehaald Conclusie De doeltreffendheid van de uitvoering van de inkopen is niet aantoonbaar, daar er geen procesnormen zijn opgesteld. Door de niet volledig uitgewerkte inkooporganisatie is het moeilijk toezicht te houden op en aansturing te geven aan de verschillende budgethouders Aanbevelingen Aanbeveling 18: Stel normen vast voor de verschillende processtappen in het inkoopproces. Wanneer deze normen vaststaan kan beter een oordeel gegeven worden over de doeltreffendheid van de uitvoering van de inkopen. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

29 6.4. Resumé doeltreffendheid Zowel het beleid, de organisatie als de uitvoering is niet doeltreffend. De doelstellingen zijn niet SMART-geformuleerd, worden niet aantoonbaar gehaald en er wordt niet structureel bijgehouden wat de stand van zaken met betrekking tot het realiseren van de doelstellingen is. Daarmee wordt naar de mening van de rekenkamercommissie ook de vraag opgeworpen in hoeverre er in het verleden politiek-bestuurlijke aandacht is geweest voor dit beleidsproces. Daar waar wel plannen gemaakt worden en doelen worden geformuleerd, maar vervolgens op zeer beperkte wijze met de nadruk op zeer de uitvoering wordt gestuurd, bijgesteld en gecommuniceerd, is er sprake van tot op zekere hoogte schijn politiek. Een positief dan wel negatief oordeel over effectief besturen kan niet gegeven worden en de controlerende rol van de gemeenteraad kan maar beperkt worden ingevuld. Hier ligt naar de mening van de commissie een taak voor zowel College als de raad zelf. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

30 7. Totaalbeeld Wanneer we de bevindingen in de matrix van het normenkader weergeven komen we tot de volgende tabel: Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid Enkel op het gebied van rechtmatigheid van het beleid en rechtmatigheid van de organisatie scoort de gemeente Echt-Susteren voldoende. Op de overige gebieden ontbreekt er veel, vooral de uitvoering en de organisatie laten te wensen over. De problemen op het gebied van de uitvoering worden echter voornamelijk veroorzaakt door een tekort aan interne structuur en organisatie. Ook de aandacht van (top)management en College in aansturende zin laat te wensen over, in die zin dat behaalde resultaten alleen worden vergeleken met expliciete doelen en er alleen bij afwijking bijstelling plaatsvindt en mensen op hun rolinvulling worden aangesproken (in positieve en negatieve zin overigens). Naar de mening van de rekenkamercommissie is er sprake van een uiterst problematische en daarmee risicovolle situatie, waarvoor het nodig is dat per direct gericht wordt ingegrepen. De aard van de ingrepen laat de commissie graag over aan het debat in de lijn ambtelijke top College en College raad. De commissie volstaat met het definiëren van de risico s die naar haar mening bestaan ten aanzien van de op feiten gebaseerde aantoonbare huidige situatie: 1. Geconstateerd is dat er grote problemen zijn op het gebied van de rechtmatigheid. Dit kan ertoe leiden dat in de toekomst het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring in gevaar komt, aangezien deze wettelijk verplicht rechtmatigheid als expliciet oordeelscriterium heeft. X 2. De medewerkers van de gemeente Echt-Susteren hebben te weinig hulpmiddelen om zich te kunnen verantwoorden, doordat er vrijwel geen structuren zijn waarbinnen zij dienen werken. Er zijn te weinig richtlijnen. Hierdoor ontstaat het risico dat mensen wel een verantwoordelijkheid dragen maar niet de mogelijkheid hebben om deze te kunnen besturen. Subjectiviteit, X De rekenkamercommissie heeft niet onderzocht in hoeverre bij de accountantsverklaringen over de jaren die binnen de reikwijdte van het onderzoek vallen rechtmatigheid in het inkoopproces een expliciet punt van controle is geweest. Gelet op de omvang en ernst van de aangetoonde feiten geeft de commissie de raad in overweging dit punt onder de aandacht te brengen bij de accountant, die zij immers op grond van de Gemeentewet zelf benoemen. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

31 willekeur en persoonsafhankelijke beslissingen, hoe goed bedoeld of onbewust ook, brengen mensen in hun vakmatige professionaliteit in risicovolle omstandigheden. Het zou getuigen van goed werkgeverschap om dit adequaat te organiseren 3. Het onderzoek heeft aangetoond dat er sprake is van gebreken in termen van rechtmatigheid. Dat heeft het risico in zich dat partijen die bij een aanbesteding buiten de boot vielen op procedurele gronden hun gelijk zouden kunnen halen. Dit procesrisico wordt versterkt door het feit dat de gebrekkige dossiervorming de gemeente parten speelt. 4. Tijdens het onderzoek is gebleken dat medewerkers door het gebrek aan structuren en richtlijnen hun werk op het gebied van inkoop niet goed kunnen verantwoorden. Dit kan ook in andere organisatieonderdelen voorkomen. De ervaring van (leden van) de rekenkamercommissie is dat een dergelijk patroon op een specifiek taakgebied in dit geval inkoop en aanbestedingen vaak niet alleen staat binnen de organisatie ergo dat dit exemplarisch kan zijn (met de nadruk op kan) voor andere vakgebieden Samengevat bestaan er dus risico s in termen van het verkrijgen van een goedkeurende accountantverklaring (rechtmatigheid), risico s vanuit een optiek van goed werkgeverschap, risico s in termen van procesvoering en het mogelijk bredere bereik van de geconstateerde problematiek dan inkoop en aanbestedingen. De commissie geeft de gemeenteraad dringend in overweging om per direct maatregelen voor te laten stellen door het College om de risico s op de korte en lange termijn structureel in de bedrijfsvoering te managen en minimaliseren. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

32 Feitenrelaas Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

33 8. Rechtmatigheid Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid 8.1. Rechtmatigheid van het beleid Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid In het aanbestedingsbeleid wordt verwezen naar landelijke en Europese wetgeving. Het beleid van de gemeente Echt-Susteren is echter niet meer bijgewerkt na juli De drempelbedragen XI worden wel up-to-date gehouden door de inkoopcoördinator. De drempelbedragen die gehanteerd worden door de gemeente Echt-Susteren zijn conform de landelijke en Europese wet- en regelgeving uitgewerkt en bijgehouden. XI Er worden drempelbedragen gehanteerd voor de verschillende categorieën van inkoop, waardoor de manier van aanbesteding wordt vastgelegd; onderhandse aanbesteding, meervoudig onderhands, openbaar of Europees. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

34 8.2. Rechtmatigheid van de organisatie Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid Er is een structuur aanwezig om de rechtmatigheid van de aanbestedingen te toetsen. Alle aanbestedingen die meervoudig, openbaar of Europees aanbesteed moeten worden, dienen langs de inkoopcoördinator te lopen, welke aangeeft of de inkoop rechtmatig is verlopen door een paraaf onder het collegevoorstel te zetten. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

35 8.3. Rechtmatigheid van de uitvoering Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid Van de 52 geselecteerde inkopen zijn 40 dossiers aangeleverd en onderzocht. Van de 40 aangeleverde dossiers zijn 4 inkopen niet conform gemeentelijke, landelijke en/of Europese wet- en regelgeving uitgevoerd, dit is 15%. Daarnaast is de rechtmatigheid van één inkoop beoordeeld zonder aanwezigheid van het dossier. Uit het bedrag van de inkoop bleek dat het een openbare aanbesteding diende te zijn, uit het interview bleek dat dit niet het geval was. Het betrof hier: 1 openbare aanbesteding; 4 enkelvoudig onderhandse aanbestedingen waarbij motivatie vereist is; In de situatie van de openbare aanbesteding is met goedkeuring van het bestuur de opdracht via een enkelvoudig onderhandse aanbesteding gegund aan een bedrijf waarvan de gemeente vond dat aan dit bedrijf nog iets verschuldigd was. Hiervan was geen dossier aanwezig. Bij de vier enkelvoudig onderhandse aanbestedingen waarbij motivatie vereist is, ontbrak bij iedere inkoop de motivatie. Daarnaast is bij een enkelvoudig onderhandse aanbesteding gekozen voor een meervoudig onderhandse aanbesteding. Er was geen raming gemaakt van de kosten, waardoor men geen scherp beeld had van de kosten en daarom voor een meervoudig onderhandse aanbesteding koos. Het is toegestaan voor een zwaardere aanbestedingsvorm te kiezen en deze aanbesteding is dus niet onrechtmatig. Het is echter niet wenselijk voor een zwaardere aanbestedingsvorm te kiezen, daar er gezien de hoogte van het bedrag van de inkoop relatief te veel tijd en moeite gepaard gaat met een zwaardere aanbestedingsvorm. 5 inkopen zijn dus niet rechtmatig verlopen, indien we deze langs de verplichte vorm van aanbesteding leggen. 36 van de 41 op rechtmatigheid beoordeelde inkopen zijn wel rechtmatig verlopen. Volgens het aanbestedingbeleid dienen alle meervoudige, openbare of Europese aanbestedingen door de inkoopcoördinator te worden voorzien van een paraaf onder Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

36 het collegevoorstel. Bij 17 van de 40 aangeleverde dossiers was aantoonbaar dat er een paraaf door de inkoopcoördinator gezet is XII. Echter, 26 van de 40 aangeleverde dossiers waren niet volledig. Hierdoor is het niet altijd mogelijk geweest te achterhalen of voor deze inkopen een paraaf van de inkoopcoördinator aanwezig is geweest. Er is niet fijnmazig ingegaan op andere rechtmatigheidsaspecten van de verschillende inkopen. Deze werden ook niet expliciet geëist door de gemeente Echt- Susteren in het inkoopbeleid (alleen verwezen naar de landelijke en Europese wet- en regelgeving). Het gaat bijvoorbeeld om de wachttijden voor het uitbrengen van offertes bij openbare of Europese aanbesteding. Het is onmogelijk om aan de hand van dossieronderzoek te toetsen of aan alle wet- en regelgeving is voldaan, mede gezien de beperkte tijd van onderzoek en niet altijd volledige dossiers. XII Bij al deze dossiers diende een paraaf door de inkoopcoördinator gezet te worden. Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

37 9. Doelmatigheid Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid 9.1. Doelmatigheid van het beleid Normenkader Beleid Organisatie Uitvoering Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid Beleidsformulering In 2003 is er een aanbestedingnota voor de gemeente Echt-Susteren aangenomen door de Raad ( ), welke in 2000 door de gemeente Echt is opgesteld. In deze aanbestedingnota staan formuleringen die niet uitgewerkt zijn. Ook staan hierin voorstellen die door de Raad zijn aangenomen, echter deze voorstellen hebben geen vervolg gekregen. Vervolgens zijn er wederom voorstellen gedaan aan de Raad die aangenomen zijn, echter deze voorstellen zijn verder niet in de aanbestedingsnota verwerkt, maar als documenten toegevoegd. De kern van het gemeentelijk aanbestedingbeleid is dat de gemeente op nondiscriminaire, transparante en objectieve wijze haar inkopen doet. In het collegebesluit tot het vaststellen van het aanbestedingsbeleid van 2003 zijn algemene doelstellingen / uitgangspunten voor het aanbestedingsbeleid geformuleerd: het naleven van de relevante (Europese) wet- en regelgeving; het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid; het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden; het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbestedingen; Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus

38 het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit in casu het stimuleren van opdrachtnemers tot het aanbieden van de economisch voordeligste aanbieding; het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau Doelstellingen Er zijn naast de algemene doelstellingen de volgende concrete doelstellingen geformuleerd: Het aantal budgethouders dient teruggebracht te worden van 87 tot plusminus 15-30, (Integraal inkoopbeleid gemeente Echt, vastgesteld door Raad Echt- Susteren op ); De gemeente Echt-Susteren streeft naar een minimaal beheerbaar aantal leveranciers per inkooppakket. De gemeente streeft ernaar het aantal leveranciers op 1 januari 2004 terug te hebben gebracht tot 1400 en per 1 januari 2007 tot een maximum van 900, (Integraal inkoopbeleid gemeente Echt, vastgesteld door Raad Echt-Susteren op ); Het college heeft in 2004 vastgesteld dat jaarlijks ,-- op inkoop en aanbestedingen bespaard zou moeten worden (Notitie MT m.b.t. het inkoopbeleid, ) Doelstellingen zijn SMART XIII In de beleidsformulering komen we vooral beleidsintenties tegen en kunnen we niet spreken over SMART-doelstellingen. Deze doelstellingen zijn dan ook niet goed te toetsen/evalueren. De doelstelling m.b.t. het terugdringen van het aantal budgethouders is ook niet helemaal SMART omdat niet gesteld is binnen welke termijn dit zou moeten plaatsvinden. Het tweede deel van de doelstelling m.b.t. het terugdringen van het aantal leveranciers is SMART geformuleerd. De derde doelstelling is te weinig specifiek. Wat wordt hier bedoeld? , -- minder inkopen per jaar? Of ,-- onder de raming? Echter, indien de manier van raming niet wordt bepaald dan zegt dit ook weinig Evaluatie van het beleid De laatste keer dat het aanbestedingsbeleid in zijn geheel een update heeft gekregen was in juli Als gevolg hiervan is het aanbestedingsbeleid verouderd. Er wordt bijvoorbeeld met PPS en Design & Construct constructies gewerkt, maar deze zijn XIII SMART, wil zeggen: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden Eindrapportage Aanbestedingsbeleid versie 9 augustus