Nr. Controledoelstellingen. Risico Beheersmaatregelen 1 Bevindingen Conclusie

Transcriptie

1 Ketenmonitoring en sturing Verwerken relatiegegevens (nieuwe) ketenpartners 1 Juistheid de gegevens niet volledig, juist, tijdig en/of rechtmatig 2 worden vastgelegd. Inputmanagement Verwerking fysieke berichten 2 Juistheid de berichten niet juist, volledig en/of tijdig worden aangeboden aan de verwerkende afdeling. Verwerking en webformulieren 3 Juistheid de berichten niet juist, volledig en/of tijdig worden geïndexeerd (G) Voor rekeningnummers is middels de 11-proef een controle ingericht. (P) Nieuwe ketenpartners of wijzigingen van gegevens van bestaande ketenpartners worden conform de werkinstructies afgehandeld. (R) In de maandrapportage wordt gerapporteerd over aantallen en KPI s. (P) Het verwerken van berichten (o.a. indexeren) gebeurt conform werkinstructie. (R) In de maandrapportage wordt gerapporteerd over aantallen en KPI s. 1 M(anagementrichtlijnen (referentie)), G(eautomatiseerd), R(apportages/ Monitoring), P(rocedureel/ Handmatig) 2 Bij dit risico wordt ook rechtmatigheid genoemd door het CAK. Wij hebben dit niet als beheersdoelstelling beoordeeld in het kader van deze TPM. Voor de volledigheid en ter informatie is dit risico wel als zodanig opgenomen in de AO/IC-matrix.

2 aan de verwerkende afdeling. Bulkverwerking data Verwerking bestanden ketenpartners 4 Juistheid de registratie niet volledig, juist, tijdig en/of rechtmatig 3 plaatsvindt. Voorbehoud: Het CAK heeft inzake gegevens gebruikersverantwoordelijkheid. (P) Het verwerken van berichten (o.a. indexeren) gebeurt conform werkinstructie. (M) De gegevens zijn vastgelegd in standaarden. Voor toegang van externen tot portalen zijn algemene voorwaarden van toepassing. (G) Aanlevering, opvraging (o.a. bij GBA) of wijziging van gegevens leidt geautomatiseerd tot een uiting (kennisgeving, beschikking of factuur). (R) De verwerking wordt vastgelegd in logfiles. Er is een wekelijkse rapportage (Stavaza). Er vindt monitoring plaats van de aanlevering. Middels de Wmo monitor wordt de gemeente in de gelegenheid gesteld zelf te monitoren. 3 Bij dit risico wordt ook rechtmatigheid genoemd door het CAK. Wij hebben dit niet als beheersdoelstelling beoordeeld in het kader van deze TPM. Voor de volledigheid en ter informatie is dit risico wel als zodanig opgenomen in de AO/IC-matrix.

3 Aanmaken bulkbestanden kennisgeving 5 Juistheid de kennisgeving niet volledig, juist, tijdig wordt aangemaakt en/of verzonden. (P) De verwerking van bestanden geschiedt volgens planning. Uitval wordt teruggekoppeld. (M) Het CAK dient te voldoen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). In de overeenkomst met externe partner zijn afspraken vastgelegd m.b.t. de tijdigheid en de lay-out van het printen en verzenden van de kennisgeving. (G) Aanbieding aan externe partner vindt plaats via een beveiligde portal. (R) De externe partner stuurt verwerkingsverslagen. In de verwerkingsapplicatie worden logfiles vastgelegd van het draaien van de jobs. In het draaiboek worden ook de aantallen en ter post data vastgelegd.

4 Opvragen inkomensgegevens 6 Validiteit Juistheid de uitwisseling niet juist, volledig en tijdig geschiedt. Voorbehoud: Het CAK heeft inzake gegevens gebruikersverantwoordelijkheid. Verwerking inkomensgegevens 7 Validiteit Juistheid de verwerking niet (P) Het draaien van de jobs geschiedt conform planning. Op het handmatig verzendklaar maken van de bestanden wordt collegiale controle toegepast. Inhoudelijke toets door het CAK voor verzending via protocol voorcontrole. (M) Het CAK conformeert zich aan het Belastingconvenant. (G) Uitwisseling gaat via Porta. (R) De jobverwerking t.b.v. de aanvraagbestanden wordt vastgelegd in logfiles. Het verwerken van de bestanden wordt vastgelegd in het plannings- en realisatie document. (P) Conform planning worden bestanden aangeboden. (M) Het CAK conformeert zich aan het Belastingconvenant.

5 tijdig geschiedt. (G) Na uitval van inkomensgegevens wordt het inkomen opnieuw opgevraagd. (R) Het verwerken van de bestanden wordt vastgelegd in logfiles en in het plannings- en realisatie document. (P) De verwerking van bestanden geschiedt volgens planning. Aanmaken bulkbestand beschikking 8 Juistheid de beschikkingen niet tijdig worden aangemaakt en/of verzonden. (M) In de overeenkomst met externe partner zijn afspraken vastgelegd m.b.t. de tijdigheid en de lay-out van het printen en verzenden van de beschikkingen. (G) Door middel van het draaien van een job worden beschikkingen aangemaakt. De beschikkingen worden d.m.v. een beveiligde portal aan de externe partner verstuurd. De externe partner verstuurt de beschikking aan de klant.

6 Aanmaken bulkbestand facturen 9 Juistheid de facturen niet juist, volledig en/of tijdig worden aangemaakt en/of verzonden. (R) De externe partner stuurt verwerkingsverslagen. In de verwerkingsapplicatie worden logfiles vastgelegd van het draaien van de jobs (dit is inclusief de job die de eigen bijdrage berekent). In het draaiboek worden ook de aantallen en ter post data vastgelegd. In een uitvalrapportage van de uitval wordt de reden niet gefactureerd weergegeven. (P) Het draaien van de jobs geschiedt conform planning. Op het handmatig verzendklaar maken van de bestanden wordt collegiale controle toegepast. Inhoudelijke toets door het CAK voor verzending via protocol voorcontrole. (M) In de overeenkomst met externe partner zijn afspraken vastgelegd m.b.t. de tijdigheid en de lay-out van het printen en verzenden van de facturen.

7 Vastleggen klantgegevens Handmatig muteren van klantgegevens 10 Validiteit Juistheid de mutaties niet juist, volledig en/of tijdig worden verwerkt. Voorbehoud: Het CAK heeft inzake gegevens gebruikersverantwoordelijkheid. (G) De facturen worden d.m.v. een beveiligde portal aan de externe partner verstuurd. (R) De externe partner stuurt verwerkingsverslagen. In de verwerkingsapplicatie worden logfiles vastgelegd van het draaien van de jobs. In het draaiboek worden ook de aantallen en ter post data vastgelegd. (P) Het draaien van de jobs geschiedt conform planning. Inhoudelijke toets door het CAK voor verzending via protocol voorcontrole. (G) Controle 11-proef is ingericht (validiteit). (R) D.m.v. de wekelijkse Stand van zaken (Stavaza) rapportage wordt de tijdigheid en volledigheid van de verwerking van de verzoeken gemonitord. (P) Door collegiale controle wordt de juistheid, volledigheid en tijdigheid gecontroleerd.

8 Vastleggen zorggegevens Vastleggen zorggegevens 11 Juistheid de verwerking van de melding niet volledig, juist en/of tijdig wordt doorgevoerd. Voorbehoud: Het CAK heeft inzake gegevens gebruikersverantwoordelijkheid. Vastleggen inkomensgegevens Handmatig invoeren inkomensgegevens 12 Juistheid de registratie van het verzamelinkomen niet volledig/juist en/of tijdig plaatsvindt. Voorbehoud: Het CAK heeft inzake gegevens gebruikersverantwoordelijkheid. (M) moet voldoen aan de Wet Dwangsom. (G) Geautomatiseerde wijziging van gegevens leidt tot gewijzigde uitingen. (R) Een cumulatieve Excellijst voorziet in monitoring van de volledigheid en tijdigheid (Wet dwangsomlijst). (P) Door collegiale controle wordt de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de verwerking gecontroleerd. (R) D.m.v. de wekelijkse Stand van zaken (Stavaza) rapportage wordt de tijdigheid en volledigheid van de verwerking gemonitord. (P) Door collegiale controle wordt de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de mutaties gecontroleerd.

9 Beschikken Invoeren uurtarieven ZzV/WMO 13 Validiteit Juistheid de uurtarieven niet tijdig worden ingevoerd en dat ze niet valide zijn. Voorbehoud: Het CAK heeft inzake gegevens gebruikersverantwoordelijkheid. Controleren van ingelezen parameters Zzv/WMO 14 Validiteit Juistheid de parameters niet tijdig worden ingevoerd en dat ze niet valide zijn. (M) De uurtarieven worden vastgesteld door de bevoegde instanties. Validiteit en juistheid van uurtarieven worden getoetst. Gemeenten ontvangen terugkoppeling over ingestelde waarden. (G) Aanlevering door gemeenten vindt plaats middels Extranet. (R) Er vindt monitoring plaats of alle gemeenten gegevens hebben aangeleverd. (P) De aangeleverde uurtarieven ZzV worden ingevoerd conform protocol en met het meerogenprincipe. (M) De parameters worden vastgesteld door bevoegde instanties. Getoetst wordt op validiteit en juistheid van parameters.

10 Voorbehoud: Het CAK heeft inzake gegevens gebruikersverantwoordelijkheid. Berekening van de eigen bijdrage 15 Juistheid de berekening van de eigen bijdrage niet juist en/of volledig is. Het gaat hier om de berekening an sich, niet om de parameters of de job. (G) De maxima van het Besluit Wmo zijn als bestaanbaarheidscontrole ingevoerd in het systeem. Gegevens die hieraan niet voldoen kunnen niet opgeslagen worden. (P) De invoer van de parameters geschiedt conform protocol. (M) De berekening van de eigen bijdrage wordt bepaald door VWS. (G) De berekening van de eigen bijdrage is vastgelegd in de applicatie. (R) Rapportage aan gemeenten indien sprake is van een netto PGB. (P) Bij eventuele wijzigingen of bij invoer van nieuwe parameters wordt de juistheid van de berekening getest.

11 Berekening eigen bijdrage tweede parameterset 16 Juistheid Een aantal gemeenten hanteren voor de Wmo afwijkende parameters. Zij hebben het CAK verzocht om de berekening a.d.h.v. de door hun vastgestelde parameters uit te voeren. Het risico bestaat dat de berekening van de EB niet juist en/of volledig plaatsvindt. (M) Er is een overeenkomst met elke gemeente die een afwijkende parameterset voor H&V heeft en die de eigen bijdrage door het CAK wil laten berekenen. (P) Verwerking geschiedt volgens werkinstructie. Door middel van collegiale controle wordt de juistheid en volledigheid gecontroleerd. Voorbehoud: Het CAK heeft inzake gegevens gebruikersverantwoordelijkheid. Hard opvoeren eigen bijdrage 17 Juistheid de eigen bijdrage niet tijdig wordt ingevoerd. (M) N.a.v. het bezwaar/beroep van de klant wordt de eigen bijdrage bepaald. Vervolgens wordt de eigen bijdrage in de verwerkingsapplicatie ingevoerd. (R) Er is een rapportage waarin alle handmatige gewijzigde eigen bijdrages staan.

12 In- en uitgaand betalingsverkeer Automatische verwerking bankafschriften 18 Juistheid de verwerking niet tijdig gebeurt. Automatische verwerking incasso- en betalingsbatches 19 Juistheid de verwerking niet tijdig gebeurt. Handmatige verwerking bankafschriften 20 Juistheid de verwerking niet tijdig gebeurt. (P) Er vindt een collegiale controle op de handmatige mutaties plaats. (G) In OF is geregeld dat een bankafschrift volledig verwerkt dient te worden. (R) De verwerking wordt vastgelegd in logfiles. (M) De autorisaties voor het goedkeuren van batches zijn geregeld in het bevoegdhedenschema. (G) Voor restitutie van bedragen wordt saldering toegepast. (R) De verwerking wordt vastgelegd in logfiles. (P) Het draaien van batches gebeurt conform jaarplanning. Voordat restituties worden betaald vindt een controle conform werkinstructie. (R) Middels maandafsluiting wordt gemonitord of de handmatige verwerking tijdig is geschied.

13 Handmatige verwerking restitutie 21 Juistheid de verwerking niet tijdig gebeurt. Factureren Overzetten financiële gegevens naar financiële software 22 Juistheid het overhalen van gegevens niet tijdig, juist en/of volledig gebeurt. Debiteurenbeheer Overzetten financiële gegevens tussen financiële software 23 Juistheid het overhalen van gegevens niet tijdig, juist en/of volledig (P) Conform werkinstructie wordt gecontroleerd of een bankafschrift volledig is verwerkt. (M) Functiescheiding tussen besluitvorming en uitbetaling. (R) Opgenomen in maandrapportage. Review op collegiale controle. (P) Verwerking geschiedt conform werkinstructie. Een collegiale controle is ingericht. (G) De overzetting geschiedt op basis van een job d.m.v. een interface tussen de systemen. (R) De overzetting wordt vastgelegd in een logfile. (P) De op de logfile vermelde uitval wordt verwerkt conform werkinstructie. (G) Het overzetten van gegevens geschiedt dagelijks geautomatiseerd.

14 gebeurt. Aanmaken en verzenden aanmaningen 24 Juistheid de job niet juist, volledig, en/of tijdig wordt gedraaid. Vastleggen en bewaken betalingsregeling 25 Juistheid de betaalregeling niet tijdig wordt vastgelegd en bewaakt. (R) Het draaien van de job wordt vastgelegd in logfiles. (M) Bij uitblijvende betaling geschiedt overdracht aan extern incassobureau conform overeenkomst/ werkinstructie. (G) Aanmaanproces ingeregeld in MaxCredible. (R) Het draaien van de job wordt vastgelegd in logfiles. Over de voortgang van het incassotraject wordt maandelijks gerapporteerd. (P) Het draaien van de job gebeurt conform planning. (G) Bevestigingsbrieven worden automatisch aangemaakt na vastlegging. In de brief is vermeld dat betaalregeling wordt beëindigd bij niet nakomen. (R) Dagelijkse rapportage omtrent status van issues.

15 Vastleggen en bewaken aanmaanblokkade 26 Juistheid de vastlegging en bewaking niet juist, volledig en/of tijdig is. Afboeken vordering 27 Juistheid de afboeking niet juist, volledig en/of tijdig is. (P) Vastlegging en bewaking geschiedt volgens werkinstructie. Door collegiale controle wordt de juistheid, volledigheid en tijdigheid gecontroleerd. (G) Aanmaanproces ingeregeld in MaxCredible. (R) Dagelijkse rapportage omtrent status van issues. (P) Vastlegging en bewaking geschiedt conform werkinstructie. Door collegiale controle wordt de juistheid, volledigheid en tijdigheid gecontroleerd. (M) Het afboeken is vastgelegd in een door CVZ bekrachtigd protocol. (G) Het afboeken voor een aantal afboekredenen geschiedt geautomatiseerd.

16 Financiële administratie regelingen Uitvoeren en verwerken van financiële mutaties 28 Juistheid de financiële verantwoording niet tijdig geschiedt. Verzorgen van afdrachten aan opdrachtgevers 29 Juistheid de afdracht niet juist, volledig en/of tijdig is. (R) Over afboekingen wordt maandelijks gerapporteerd. In logfiles wordt gerapporteerd over geautomatiseerde afboekingen. (P) De terugkoppeling van extern incassobureau wordt verwerkt. Collegiale controle op handmatige afboeking. Automatisch afboeken geschiedt conform planning. (P) Het beperkte aantal memoriaalboekingen geschiedt conform werkinstructie. (G) Het bepalen van het bedrag geschiedt geautomatiseerd. (R) Het draaien van de job wordt vastgelegd in logfiles.

17 Afsluiten van de periode 30 Juistheid Analyseren gegevens 31 Juistheid Functioneel beheer Beheren autorisaties 32 Juistheid personele wijzigingen niet worden verwerkt. (P) De afdracht van ontvangen eigen bijdragen aan gemeenten geschiedt conform werkinstructie. De tijdigheid wordt vastgelegd in het plannings- en realisatie document. (R) De maand- en jaarafsluiting wordt gerapporteerd aan afdelingsmanager en Corporate Control. (P) Het beperkte aantal memoriaalboekingen geschiedt conform werkinstructie. (R) De maand- en jaarafsluiting wordt gerapporteerd aan afdelingsmanager en Corporate Control. (P) Periodiek worden lijsten met actuele autorisaties gecontroleerd conform werkinstructie.