Nr /15 Middelburg, 20 mei Aan de Provinciale Staten van Zeeland

Transcriptie

1 Delegatie bevoegdheden van PS aan GS Delegatie bevoegdheden van PS aan GS Commissie: algemeen bestuur Nr. KJB-402 Vergadering 20 juni 1997 Agenda nr Gedeputeerde met de verdediging belast: D.J.P. Bruinooge Nr /15 Middelburg, 20 mei 1997 Aan de Provinciale Staten van Zeeland Verschillende malen hebben provinciale staten aangedrongen om te komen tot verdergaande mandatering en delegatie van hun bevoegdheden (vergadering van provinciale staten van 10 november 1995 en 28 juni 1996). Op 1 januari 1998 zal naar alle waarschijnlijkheid de derde tranche van de Algemene Wet bestuursrecht (Awb) in werking treden. Eén van de regelingen daarin gaat over mandatering en delegatie. Om de Zeeuwse regelingen op het gebied van mandatering en delegatie in een inventarisatie te plaatsen en om deze regelingen op 1 januari 1998 aangepast te hebben aan de regelingen van de derde tranche Awb, is door het directieteam een werkgroep mandatering ingesteld, onder leiding van de heer Bruinooge. Voor alle duidelijkheid, onder mandaat verstaat de wetgever de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (provinciale staten, gedeputeerde staten) besluiten te nemen. De mandaatverlening betekent dat de ontvanger van het mandaat wordt toegerust met een bevoegdheid in die zin, dat de ontvanger gemachtigd wordt namens de mandaatgever besluiten te nemen. Dat de bevoegdheid door de ontvanger in naam van de mandaatgever wordt uitgeoefend is het kenmerk van mandaat. Er vindt geen verschuiving van bevoegdheid van een bestuursorgaan naar een ander orgaan plaats. Mandaatverlening doorbreekt dan ook niet de bestaande verantwoordingsplichten. Onder delegatie verstaat de wetgever het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander, die deze bevoegdheid onder eigen verantwoordelijkheid en op eigen naam gaat uitoefenen. Bij delegatie vindt dus een verschuiving van bevoegdheid van het ene orgaan naar het andere plaats. Delegatie is pas geoorloofd als dit uit wettelijke voorschriften kan worden afgeleid. De invoering van de derde tranche Awb brengt met zich mee dat delegatie aan ondergeschikten verboden wordt. Dit betekent onder meer dat het voor een delegerend bestuursorgaan als provinciale staten na invoering van de derde tranche Awb verboden is te delegeren aan ondergeschikten, zoals de ambtenaren (ambtelijke ondergeschiktheid). Aan ambtenaren kan wel mandaat worden verleend. De algemene conclusie van de Werkgroep mandatering is dat er in de provincie Zeeland niet veel veranderd hoeft te worden op het gebied van mandatering bij de aanpassing van de Zeeuwse regelingen aan de derde tranche Awb.

2 Uit de werkgroep kwamen de volgende punten naar voren met betrekking tot delegatie: Directie I & V * Overdracht wegen Het betreft hier de overdracht van het beheer en onderhoud van wegen tussen de verschillende wegbeheerders (provincie, gemeenten, waterschappen). Grote overdrachten worden, nu het project herverdeling wegbeheer is afgerond, niet meer verwacht. Wel worden een aantal kleine overdrachten in het kader van Duurzaam veilig West Zeeuwsch-Vlaanderen verwacht, als gevolg van wijzigingen van de komgrenzen. Er is hierbij geen sprake van politieke gevoeligheid. De betrokkenen wegbeheerders/overheden zijn het eens voordat een voorstel wordt opgesteld. De (zware) procesgang naar de staten is hierbij dan ook niet noodzakelijk. Eventueel voorkomende politiek gevoelige overdrachten lopen alsnog via provinciale staten. Artikel 152 Provinciewet staat deze delegatie van provinciale staten naar gedeputeerde staten toe. * Onttrekking aan openbaar verkeer De Wegenwet bepaalt dat dit voor provinciale- en waterschapswegen door provinciale staten wordt vastgesteld. Opgemerkt wordt dat de politieke gevoeligheid niet aanwezig is en de betrekkelijk zware procesgang naar de staten in deze dan ook niet noodzakelijk is. Op grond van artikel 152 Provinciewet is delegatie aan gedeputeerde staten mogelijk. FEZ VOORSTEL AANPASSING SPELREGELS BEGROTINGSUITVOERING Oorspronkelijke begroting 1. Autorisatie door provinciale staten vindt in beginsel bij de hoofdfuncties plaats op het niveau van de productgroepen en wel per post. De post overheadkosten dient daarbij als gegeven te worden aanvaard. Gekozen is voor autorisatie op het niveau van de productgroep als samenhangend geheel van producten. Autorisatie vindt plaats per post, d.w.z. voor iedere productgroep wordt krediet verleend per onderdeel van de exploitatielasten en exploitatiebaten (programmakosten, directe personeelskosten, overheadkosten, bijdragen van derden, doeluitkeringen en bijdragen uit reserves). De afzonderlijke posten per product en de wijzigingen daarin blijven wel zichtbaar. Deze methodiek is vergelijkbaar met de wijze van autoriseren van de traditionele begroting, waarin onderscheid wordt gemaakt tussen de totaalbedragen per functie of subfunctie, waarop autorisatie plaatsvindt, en de uitsplitsingen in de toelichting. 2. Autorisatie van de overheadkosten vindt op dezelfde wijze plaats op grond van de productgroepen in de bijlage. Bij de presentatie van de overheadkosten op de gele pagina s is zoveel mogelijk dezelfde werkwijze gevolgd als bij de directe kosten. Het inzicht in de overheadkosten wordt daardoor aanmerkelijk verbeterd in vergelijking met de huidige begroting. 3. Bij het vaststellen van de begroting door provinciale staten vindt bij een voorgenomen

3 Delegatie bevoegdheden van PS aan GS gewijzigde inzet van personeel ten opzichte van de primitieve begroting een bijstelling van de directe personeelskosten per productgroep plaats. De aanpassingen worden bij begrotingswijziging vooraf ter vaststelling voorgelegd aan provinciale staten. De ramingen van de directe personeelskosten in de primitieve begroting vindt plaats op basis van planningsgegevens die ruim voor de aanvang van het dienstjaar moeten worden aangeleverd. Om de begroting als planningsinstrument meer waarde te geven is het juist de ramingen op het moment van vaststelling van de begroting door uw staten te actualiseren bij substantile wijzigingen. Verschuivingen in de loop van het jaar 4. Verschuivingen van programmakosten tussen productgroepen tot een bedrag van niet meer dan ƒ worden bij begrotingswijziging achteraf voorgelegd aan provinciale staten. Verschuivingen van meer dan ƒ worden bij begrotingswijziging vooraf ter vaststelling voorgelegd aan provinciale staten. Deze verschuivingen hebben een beleidsmatig karakter en dienen derhalve bij een bepaalde omvang vooraf de instemming van uw staten te hebben. Voor de mandatering aan ons college wordt hierbij dezelfde regel gehanteerd als bij verhogingen/verlagingen (zie hierna). 5. Verschuivingen van programmakosten tussen productgroepen die betrekking hebben op de Provinciale Stoombootdiensten en beheersmatig van karakter zijn, worden bij begrotingswijziging achteraf voorgelegd aan provinciale staten. In de productbegroting worden bij de PSD twee productgroepen onderscheiden, namelijk de veerdienst Vlissingen-Breskens en de veerdienst Kruiningen- Perkpolder. Om een efficiënte bedrijfsvoering mogelijk te maken is het noodzakelijk om slagvaardig te kunnen schuiven tussen de twee lijnen niet alleen in personele, maar ook in materiële kosten (bijv. verschuiving onderhoudskosten, inzet boten). Verschuivingen die beleidsmatig van karakter zijn, dienen wel vooraf aan uw staten te worden voorgelegd. 6. Verschuivingen van de directe personeelskosten tussen productgroepen die beheersmatig van karakter zijn, worden via de bestuursrapportages ter kennis gebracht van de staten(commissies). Deze verschuivingen worden in een begrotingswijziging opgenomen. Bijgestelde werkplanningen kunnen leiden tot verschuivingen tussen productgroepen. Wanneer dergelijke verschuivingen niet beleidsmatig van karakter zijn, kan worden volstaan met het informeren van de staten(commissies) via de bestuursrapportages en begrotingswijzigingen achteraf. 7. Verschuivingen van programmakosten tussen producten binnen één productgroep worden via begrotingswijziging achteraf voorgelegd aan provinciale staten. Hoewel autorisatie door uw staten plaatsvindt op het niveau van de productgroep, worden de verschuivingen binnen de productgroep wel ter informatie voorgelegd aan uw staten. 8. Verschuivingen binnen één productgroep tussen programmakosten en directe personeelskosten worden bij begrotingswijziging vooraf ter vaststelling voorgelegd aan provinciale staten. Alleen verschuivingen

4 binnen één productgroep tussen kosten uitzendbureaus en directe personeelskosten worden bij begrotingswijziging achteraf voorgelegd aan provinciale staten. Uitgangspunt is dat ons college niet vrijelijk kan schuiven tussen programmakosten en personeelskosten, maar dat daarvoor instemming van uw staten noodzakelijk is. Wel lijkt het ons gerechtvaardigd dat ons college kan schuiven tussen personeelskosten en kosten uitzend bureaus, die tot programmakosten behoren. Een dergelijke verschuiving kan uiteraard niet leiden tot een formatiewijziging. 9. Bij verschuivingen waarbij sprake is van nieuwe subsidies nemen provinciale staten een afzonderlijk besluit. Voor subsidieverlening dient een besluit van uw staten de basis te vormen. Bij de herziening van de Algemene Subsidieverordening zal worden bezien in hoeverre het mogelijk en gewenst is subsidieverlening tot bepaalde bedragen aan ons college te delegeren. Budgettair neutrale wijzigingen 10. Volledig door inkomsten van derden gedekte uitgaven worden bij begrotingswijziging achteraf voorgelegd aan provinciale staten. Verhogingen of verlagingen van de directe personeelskosten als gevolg van formatiewijziging door taakuitbreidingen of -inkrimpin gen worden, ook als deze budgettair neutraal zijn, bij afzonderlijk statenvoorstel ter vaststelling voorgelegd aan provinciale staten. Wanneer sprake is van nieuwe subsidies die gedekt worden door verhoging van inkomsten, nemen provinciale staten een afzonderlijk besluit. Gekozen is voor het uitgangspunt dat budgettair neutrale wijzigingen in de lasten alleen vooraf goedkeuring behoeven als deze leiden tot wijzigingen in de formatie of tot nieuwe subsidieverlening. Het gaat hier bijvoorbeeld om (verhogingen van) doeluitkeringen van het rijk of bijdragen van anderen. 11. Overige budgettair neutrale wijzigingen van de formatie worden niet aan provinciale staten voorgelegd. Deze wijzigingen zullen tot uitdrukking komen in de bestuursrap portages en de bijlagen bij de rekening. Over wijzigingen in de formatie die geen financiële gevolgen hebben, wordt achteraf gerapporteerd in de bestuursrapportages en de rekening. Hierbij kan worden gedacht aan wijzigingen in de opbouw van de formatie, waarbij het aantal fte s verandert bij gelijkblijvende loonkosten. 12. De kredieten die van het vorig begrotingsjaar overeenkomstig de vastgestelde criteria worden overgeboekt, worden bij begrotingswijziging achteraf voorgelegd aan provinciale staten. Deze regel sluit aan bij de eerdere Afspraken begrotingsuitvoering. Verhogingen/verlagingen 13. Verhogingen of verlagingen van posten, waarbij de onttrekking aan de post voor onvoorziene uitgaven lager of gelijk is aan ƒ worden bij begrotingswijziging achteraf voorgelegd aan provinciale staten. In de Spelregels begrotingsuitvoering, vastgesteld in de vergadering van uw staten van 20 december 1996, is een bedrag bepaald van ƒ De commissie werkwijze staten adviseert dit bedrag te verhogen tot ƒ Verhogingen of verlagingen van posten, waarbij de onttrekking aan de post voor onvoorziene uitgaven hoger is dan ƒ , maar niet meer dan ƒ

5 Delegatie bevoegdheden van PS aan GS worden vooraf bij begrotingswijziging ter vaststelling voorgelegd aan provinciale staten. In de Spelregels begrotingsuitvoering, vastgesteld in de vergadering van uw staten van 20 december 1996, is een bedrag bepaald van ƒ De commissie werkwijze staten adviseert dit bedrag te verhogen tot ƒ Verhogingen of verlagingen van posten, waarbij de onttrekking aan de post voor onvoorziene uitgaven hoger is dan ƒ worden bij afzonderlijk voorstel ter vaststelling voorgelegd aan provinciale staten. Deze regel sluit aan bij de eerdere Afspraken begrotingsuitvoering. SPELREGELS BESCHIKKING OVER RESERVES EN VOORZIENINGEN Huidige procedure In oktober 1992 hebben provinciale staten spelregels vastgesteld ten aanzien van de beschikkingen over de reserves en fondsen. Hierbij werd besloten de verschillende procedures te harmoniseren en in principe de volgende werkwijze aan te houden: gedeputeerde staten kunnen uitgaven doen ten laste van de reserves en fondsen tot en met ƒ na instemming van de functionele statencommissie, met dien verstande dat bij uitgaven tot en met ƒ alleen een begrotingswijziging achteraf voldoende is; gedeputeerde staten kunnen uitgaven doen ten laste van de reserves en fondsen van ƒ tot en met ƒ na instemming van de functionele statencommissie en de statencommissie algemeen bestuur; Voor uitgaven ten laste van reserves en fondsen hoger dan ƒ en voor bijdragen buitenom de gestelde criteria worden afzonderlijke voorstellen voorgelegd aan provinciale staten. Uitgangspunt is dat een bijdrage in principe ten laste komt van één reserve of fonds; Voorstellen worden zo spoedig mogelijk verwerkt in een begrotingswijziging; Indien één of meer commissies niet kunnen instemmen met de voorgestelde uitgaven, hebben gedeputeerde staten de keuze tussen het voorstel voorleggen aan provinciale staten of het voorstel terugtrekken. Voor een aantal reserves en fondsen wordt een afwijkende procedure aangehouden. Herziening procedure Bij het bezien van de mogelijkheden van delegatie en mandatering door provinciale staten is ook de bovenstaande werkwijze nog eens tegen het licht gehouden. Daarbij is rekening gehouden met de afstemming met de nieuwe spelregels begrotingsuitvoering. De werkwijze bij reserves en fondsen lijkt in het algemeen naar tevredenheid te functioneren en een evenwichtige taakverdeling tussen gedeputeerde staten, statencommissie en provinciale staten mogelijk te maken. Aanpassing van de procedure is wel te overwegen ten aanzien van de inschakeling van de commissie algemeen bestuur. Gelet op de onderdelen van provinciale zorg die aan de commissie algemeen bestuur zijn toebedeeld (planning en coördinatie, financieel beleid) stellen wij voor de grens voor

6 inschakeling van de commissie bij voorstellen waarbij zij niet de functionele commissie is, op te trekken tot een bedrag van ƒ ,=. De commissie werkwijze staten kan zich in deze aanpassing van de procedure vinden. Nieuwe comptabiliteitsvoorschriften In de nieuwe comptabiliteitsvoorschriften wordt een onderscheid gemaakt tussen de algemene reserve, bestemmingsreserves en voorzieningen. Het begrip fonds komt in de nieuwe voorschriften niet meer voor. Reserves zijn vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die bedrijfseconomisch gezien vrij zijn te besteden. Zodra het bestuur aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven of wanneer een reserve gebonden is door voorwaarden gesteld door een geldgever (bijv. een rijksbijdrage) is er sprake van een bestemmingsreserve. De reserves zonder een dergelijk oormerk vormen samen de algemene reserve. De egalisatiereserves worden gerekend tot de bestemmingsreserves. Voorzieningen kunnen worden gevormd als er sprake is van een redelijkerwijs te kwantificeren financiële verplichting of financieel risico. Tegen de achtergrond van de nieuwe comptabiliteitsvoorschriften wordt voorgesteld de naamgeving van de reserves en fondsen met ingang van 1997 als volgt te wijzigen. de volgende voorzieningen worden onderscheiden: het monumentenfonds, onderdeel wandtapijten (voortaan: voorziening wandtapijten), reserve restwaarde veerboot (voortaan: voorziening restwaarde veerboot), reserve kapitaallasten oude boekwaarden (voortaan voorziening kapitaallasten oude boekwaarden) en reserve wachtgelden PSD (voortaan: voorziening wachtgelden PSD); de volgende egalisatiereserves te onderscheiden: egalisatiereserve wegen, reservefonds Kanaal door Walcheren (voortaan: egalisatiereserve Kanaal door Walcheren), egalisatiereserve PSD en vervangings- en onderhoudsfonds (voortaan: egalisatiereserve vervanging en onderhoud); ook bij de overige fondsen wordt de term fonds vervangen door reserve. Nieuwe spelregels Ten aanzien van de reserves en voorzieningen worden de volgende spelregels gehanteerd: A. Algemene reserve Beschikking over de algemene reserve: procedure volgens verhogingen in spelregels begrotingsuitvoering;

7 Delegatie bevoegdheden van PS aan GS B. Bestemmingsreserves, waarbij de criteria voor besteding door provinciale staten zijn vastgelegd gedeputeerde staten kunnen uitgaven doen ten laste van de reserves tot en met ƒ , waarbij de uitgaven achteraf in een begrotingswijziging worden verwerkt; gedeputeerde staten kunnen uitgaven doen ten laste van de reserves van ƒ tot en met ƒ na instemming van de functionele statencommissie; gedeputeerde staten kunnen uitgaven doen ten laste van de reserves van ƒ tot en met ƒ na instemming van de functionele statencommissie en de statencommissie algemeen bestuur; Voor uitgaven ten laste van reserves hoger dan ƒ en voor bijdragen buitenom de gestelde criteria worden afzonderlijke voorstellen voorgelegd aan provinciale staten. Uitgangspunt is dat een bijdrage in principe ten laste komt van één reserve; Voorstellen worden zo spoedig mogelijk verwerkt in een begrotingswijziging; Indien één of meer commissies niet kunnen instemmen met de voorgestelde uitgaven, hebben gedeputeerde staten de keuze tussen het voorstel voorleggen aan provinciale staten of het voorstel terugtrekken. Voor zover bij bestemmingsreserves nog geen heldere criteria zijn geformuleerd, dient dit alsnog plaats te vinden voordat bovenstaande procedure kan worden toegepast. C. Overige reserves Beschikking over bestemmingsreserves zonder vastgelegde criteria: procedure volgens verhogingen in spelregels begrotingsuitvoering; Onder deze reserves vallen: huisvestingsreserve algemeen reserve Westerschelde-oeververbinding reserve vervanging boot Branta Beschikking over egalisatiereserves: verhogingen volgens spelregels begrotingsuitvoering; Onder deze reserves vallen: egalisatiereserve vervanging en onderhoud egalisatiereserve wegen egalisatiereserve Zeelandbrug egalisatiereserve waterbeheer egalisatiereserve Kanaal door Walcheren egalisatiereserve PSD Beschikking over reserves gelden derden: begrotingswijziging achteraf; Onder deze reserves vallen: reserve Wet op de bejaardenoorden reserve stads- en dorpsvernieuwing

8 D. Voorzieningen Beschikking over voorzieningen: begrotingswijziging; Onder voorzieningen vallen: voorziening wandtapijten voorziening restwaarde veerboot voorziening kapitaallasten oude boekwaarden voorziening wachtgelden PSD RMW Bij de vaststelling door provinciale staten van de Evaluatienota Natuur- en Landschapszorg in december 1988 is besloten om verzoeken om provinciaal aankoopsubsidie voor te leggen aan de commissies algemeen bestuur en ruimtelijke ordening uit de staten. Dit heeft een lange procedurele weg tot gevolg voordat het subsidie toegekend en betaalbaar gesteld kan worden. (subcommissie aankoop natuurterreinen, gedeputeerde staten, commissies ruimtelijke ordening en algemeen bestuur, gedeputeerde staten [mandaatsbesluit]). De betrokken natuurbeschermingsorganisaties, Stichting Het Zeeuwse Landschap en de Vereniging tot Behoud van Natuurmonumenten, hebben in de subcommissie aankoop natuurterreinen verzocht om te bezien of deze lange procedure bekort kan worden. Naar onze mening is er inderdaad reden om over te gaan tot een efficiëntere besluitvorming. Wij constateren dat het provinciaal aankoopbeleid na vaststelling van de Nota Veiligstelling Natuurgebieden, de vrijwel voltooide begrenzingenplannen van het Natuurbeleidsplan en de eind 1995 door de staten vastgestelde nieuwe Invloedssferenkaart, thans bestuurlijk strak ingekaderd is. Sinds 1991 is er steeds vaker sprake van verzoeken om aankoopsubsidie, die geheel aan de criteria voldoen en daardoor de commissies ruimtelijke ordening en algemeen bestuur als hamerstukken afgedaan worden. Teneinde efficiënter en sneller te kunnen werken stellen wij voor het college van gedeputeerde staten subsidieverzoeken voor aankoop van natuurterreinen door particuliere natuurbeschermingsorganisaties te laten afdoen (dus zonder tussenkomst van de commissies ruimtelijke ordening en algemeen bestuur), voorzover deze binnen de genoemde beleidskaders en beschikbare budgetten passen. Wij stellen u voor te besluiten overeenkomstig bijgevoegd ontwerp-besluit. Gedeputeerde Staten van Zeeland, DRS. W.T. VAN GELDER, voorzitter MR. J.A. LANDER, griffier

9 Delegatie bevoegdheden van PS aan GS Ontwerp-besluit: De Staten der provincie Zeeland, gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van 20 mei 1997, nr /15; b e s l u i t e n : 1. Bij niet politiek gevoelige overdrachten, de overdracht van het beheer en onderhoud van wegen tussen de provincie, gemeenten en waterschappen en het onttrekken van provinciale wegen aan het openbaar verkeer te delegeren aan gedeputeerde staten. 2. De spelregels begrotingsuitvoering overeenkomstig het voorstel vast te stellen. 3. De spelregels beschikking over reserves en voorzieningen overeenkomstig het voorstel vast te stellen. 4. De naamgeving van de reserves en fondsen overeenkomstig het voorstel te wijzigen. 5. De procedure subsidieverlening ten laste van begrotingspost (aankoop natuurterreinen) en het Natuurbeschermingsfonds in de kosten van verwerving van natuurterreinen met ingang van heden als volgt te vereenvoudigen: Bovenbedoelde subsidies kunnen in het vervolg door gedeputeerde staten verleend worden, indien passend binnen het thans vastgestelde provinciale beleid inzake aankoop van natuurterreinen en voorzover passend binnen de daarvoor beschikbare budgetten. 6. Gedeputeerde staten bevoegd te verklaren aan de subsidieverlening zo nodig nadere voorwaarden te verbinden.

10 T_onderwerp:Delegatie bevoegdheden van PS aan GS / KJB 402 T_datum : T_doctype: Statenvoorstellen