Instrumenten voor duurzame inzetbaarheid

Transcriptie

1 Instrumenten voor duurzame inzetbaarheid Op vrijdag 20 januari 2017 is de tweede bijeenkomst geweest van het project Samen Sterk voor Duurzame Inzetbaarheid Infra bedrijven in de regio Noord-Holland Noord bij SPG. Het centrale thema van deze bijeenkomst was de inzet van instrumenten voor duurzame inzetbaarheid. De samenvatting van deze bijeenkomst vindt u hieronder met links naar aanvullende informatie. Instrumenten Implementeren van duurzame inzetbaarheid is geen verzorgde reis, maar een trektocht waarvan het eindpunt vooraf niet altijd voorspeld kan worden. Iedere organisatie kent zijn eigen dynamiek maar organisaties doorlopen vaak wel dezelfde fasen. De inzet van hulpmiddelen varieert en wordt en worden soms meerdere keren ingezet. De gepresenteerde instrumenten zijn ontwikkeld om organisaties te ondersteunen bij het implementeren van duurzame inzetbaarheid. De instrumenten zijn flexibel inzetbaar; op ieder gewenst moment en zo vaak als men dat wil. Ze geven op gestructureerde wijze zicht op de effectiviteit, het implementatieproces en leerprocessen van duurzaam inzetbaarheidsbeleid. De inzet van instrumenten is geen doel op zich, je moet dit zien als ondersteuning aan het proces wat je als organisatie zal gaan lopen. De instrumenten die je in kunt zetten bij de verschillende implementatiefasen van duurzame inzetbaarheid in de diverse fasen van implementatie: 1. Inzicht: Oriëntatiescan, KOBA-DI 2. Planning: Bedrijfsscan, Middelenscan 3. Aan de slag: DIX (duurzame inzetbaarheid index), de verkorte DIX, de leiderschapsscan, GRIP 4. Resultaten en Borging: Persoonlijke portalen (Johan en GRIP) en managementportaal Fase 1 Inzicht Om met duurzame inzetbaarheid aan de gang te gaan binnen een organisatie is inzicht nodig waar de behoefte ligt van de organisatie. Aangezien niet alles gelijktijdig opgepakt kan worden moet er een prioriteit aangegeven worden. Instrumenten die gebruikt kunnen worden om dit inzicht te krijgen zijn o.a. Oriëntatiescan KOBA-DI tool Oriëntatiescan Zonder visie en focus is het lastig een koers te bepalen als het gaat om Duurzame Inzetbaarheid. Het maken van keuzes en het zoeken naar aansluiting op lopende processen en ontwikkelingen leidt tot grotere successen. De oriëntatiescan helpt hierbij. De oriëntatiescan bestaat uit een checklist met 3 modules die onafhankelijk van elkaar kunnen worden ingezet: 1. Ambities van de organisatie Waar liggen onze prioriteiten? Gericht op de balanced scorecard: Kostenbeheersing (financieel) Interne processen Leren en innoveren Imago en klantwaardering Visie op werkgeverschap 2. De context; interne & externe ontwikkelingen Welke ontwikkelingen komen er op de organisatie af? Zowel interne ontwikkelingen als externe ontwikkelingen. Geeft urgentie aan van duurzame inzetbaarheid 3. De huidige inzetbaarheid van het personeel Hoe staat het met de inzetbaarheid van onze medewerkers? Urgentie en richting om aan te werken De lijst kan online worden ingevuld maar is ook als print beschikbaar 1 / 9

2 Hoe te gebruiken? Te gebruiken bij verkennende gesprekken met bedrijven. In te zetten als een leidraad voor een interview met MT/HR maar ook als discussiehulpmiddel tijdens een inspiratiebijeenkomst met sleutelfiguren binnen bedrijven of een startbijeenkomst met een projectgroep. Een branche kan de scan breed uitzetten onder bedrijven en krijgt hiermee stuurinformatie op groepsniveau voor cao s en branchebeleid. Het gebruik van de online-versie wordt aangeraden! De scan is ontwikkeld op basis van het model van Simon Sinek waarbij waarom, hoe en wat centraal staan. Hierin komen steeds de thema s gezondheid, kennis en vaardigheden, motivatie en betrokkenheid en werk-privé-balans terug als belangrijke pijlers van Duurzame Inzetbaarheid. KOBA-DI Tool De KOBA-DI Tool is de Kosten Baten Tool Duurzame Inzetbaarheid (KOBA-DI), ontwikkeld door het Nationaal Platform Duurzame Inzetbaarheid en TNO. De tool geeft inzicht in wat duurzame inzetbaarheid een bedrijf oplevert en neemt de kans toe dat er meer en doeltreffender in de duurzame inzetbaarheid van werknemers wordt geïnvesteerd. De tool bestaat uit de inventarisatie van de huidige situatie, de doelstellingen en het sectorgemiddelde voor algemene gezondheid, vakkennis, motivatie en werk/privé balans. Daarnaast geeft de tool aan wat het effect is van maatregelen op het gebied van cultuur&leiderschap, dialoog en arbeidsvoorwaarden. Figuur 1 KOBO-DI Tool Hoe te gebruiken? Met deze tool kunnen (HR)adviseurs, in gesprek met interne of externe klanten, tot verantwoorde investeringsbeslissingen komen als het gaat om maatregelen voor duurzame inzetbaarheid. De tool maakt gebruik van unieke referentiedata over duurzame inzetbaarheid afkomstig uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA) en de Werkgeversenquête Arbeid (WEA), die TNO samen met het CBS beheert. De tool wordt regelmatig geactualiseerd met deze data. Uitgangspunt in de gesprekken die worden ondersteund met de KOBA-DI tool is dat in elke organisatie veel mensen rondlopen met een goede gezondheid, een stevige motivatie, veel actuele kennis en vaardigheden en een goede werk-privé balans. Die mensen moeten in staat worden geacht optimale arbeidsprestaties te leveren, nu en ook in de toekomst. Zij zijn duurzaam inzetbaar en op dit moment zeer waarschijnlijk ook optimaal productief. Meestal lopen er in een organisatie ook mensen rond met een minder goede gezondheid, een minder stevige motivatie, mogelijk wat verouderde kennis en vaardigheden of een verstoorde werk-privébalans. Deze mensen zijn minder inzetbaar en dat wordt wellicht de komende jaren ook erger. Zij zijn niet duurzaam inzetbaar en kwetsbaar en dat heeft nadelige gevolgen voor hun productiviteit op dit moment, maar ook op de langere termijn. Bij een verminderde productiviteit krijgt u minder waar voor uw geld (de loonkosten). Er is dan sprake van verspilling. 2 / 9

3 Met duurzaam inzetbaarheidsbeleid kunt u een reductie van die verspilling realiseren. Voor hetzelfde geld heeft u dan productievere mensen. Om een goede indruk te krijgen van welke verspillingsreductie er eigenlijk mogelijk is bij gericht duurzame inzetbaarheidsbeleid kunt u de KOBA-DI tool gebruiken. U kunt dan inzichtelijk maken wat investeren in duurzame inzetbaarheid kan opleveren om zo betere keuzes te maken. Fase 2 Planning Bij de planning inventariseren we wat aanwezig is en wat ontbreekt. Daarnaast inventariseren we het draagvlak voor de verschillende onderwerpen bij de stakeholders binnen de organisatie. Bedrijfsscan De bedrijfsscan helpt om zicht te krijgen op de standpunten en percepties van verschillende partijen binnen de organisatie. Een eerste stap naar meer consensus. De scan wordt uitgevraagd bij de verschillende stakeholders binnen de organisatie (management, ondernemingsraad of een andere personeelsvertegenwoordiging, personeelszaken, leidinggevenden etc.). De bedrijfsscan brengt in kaart in hoeverre bepaalde aspecten op orde zijn volgens de verschillende stakeholders. Zie figuur 2. De checklist bestaat uit 10 modules: 1. Visie en strategie 2. Bestaand beleid duurzame inzetbaarheid 3. Middelen 4. Rol van leidinggevenden 5. Eigen verantwoordelijkheid 6. Planning 7. Monitoring 8. HR & PO 9. Communicatie en participatie 10. Cultuur Figuur 2 Bedrijfsscan 3 / 9

4 Hoe te gebruiken? De scan is te gebruiken bij gesprekken met bedrijven die al een keuze voor duurzame inzetbaarheid gemaakt hebben en is inzetbaar als discussiehulpmiddel tijdens een werksessie met sleutelfiguren omdat zo inzicht wordt verkregen in de overeenkomsten en verschillen tussen de deelnemers. Op basis hiervan kan dan een actieplan gemaakt worden. De scan is ontwikkeld door TNO en kan gebruikt worden door partners van de NPDI. Middelenscan Organisaties doen vaak al meer dan ze denken. Het is goed het aanbod eens onder de loep te nemen voordat nieuwe zaken worden ontwikkeld. Soms blijkt dat diensten of producten niet of nauwelijks worden gebruikt of dat het aanbod onvoldoende bekend is. Door de middelenscan op meerdere lagen en door verschillende medewerkers in de organisatie te laten invullen krijg je een goed zicht op wat er al is en wat er mogelijk nog ontbreekt. Aangeraden wordt daarom om naast de middelenscan ook de behoeften van diverse medewerkers te peilen. Hiervoor bestaat er een aparte medewerkersmodule. Met de middelenscan inventariseer je welke producten en diensten er binnen de organisatie beschikbaar zijn op de belangrijkste thema s van DI: 1. Beleid 2. Gezondheidsbevordering 3. Loopbaanbegeleiding 4. Arbeidsomstandigheden 5. Arbeidsvoorwaarden Hoe te gebruiken? De scan kan het best aan het begin van een traject worden ingezet. Het ontwikkelen van nieuwe middelen of het communiceren erover kan dan onderdeel uitmaken van het actieplan dan je als organisatie gaat maken. Fase 3 Aan de slag Verschillende scans op diverse thema s om te ondersteunen bij het werken aan duurzame inzetbaarheid zowel scans voor medewerkers als voor leidinggevenden. DIX (duurzame inzetbaarheid index) Duurzame inzetbaarheid is een breed begrip. Met de DIX krijgen medewerkers zicht op de verschillende onderwerpen die van belang zijn om inzetbaar te blijven en hoe ze er zelf voor staan. Door het inzetten van de DIX krijg je als organisatie inzicht op groepsniveau. De vragenlijst is een hulpmiddel om effecten van interventies te evalueren wanneer de meting periodiek herhaald wordt. Op deze manier geven de data stuurinformatie. De DIX gaat in op de volgende onderdelen: Gezondheid en energie Motivatie en betrokkenheid Vakkennis en vaardigheden Balans werk-privé Huidig en toekomstig functioneren Daarnaast kunnen aanvullende modules worden ingezet: Gezond leven (leefstijl) Loopbaan en ontwikkeling Arbeidsomstandigheden Arbeidsvoorwaarden 65 vragen die inzicht geven in de huidige inzetbaarheid van medewerkers en de verwachte uitdagingen in de toekomst. Medewerkers krijgen direct na het invullen persoonlijke feedback en een rapport van hun resultaat. 4 / 9

5 Hoe te gebruiken? Zet de DIX in op het moment dat er een duidelijke visie en strategie is binnen de organisatie. Een vragenlijst vraagt om follow-up en die moet vooraf goed geborgd en bekend zijn. Zorg dat leidinggevenden weten hoe ze in gesprek kunnen gaan over de resultaten van de DIX en dat er voldoende mogelijkheden zijn om met duurzame inzetbaarheid aan de slag te gaan. Motiveer mensen om de scan in te vullen door zelf het voorbeeld te geven en zoek ambassadeurs. Het kan goed zijn om bij de introductie van de DIX een workshop te organiseren. Dit kan zowel voor de gehele organisatie als voor een afdeling of team. Mini DIX (Mini-scan Duurzame Inzetbaarheid) De korte versie van de DIX is bedoeld om relevante onderwerpen op het gebied van duurzame inzetbaarheid bespreekbaar te maken. Werknemers kunnen laagdrempelig kennis maken met duurzame inzetbaarheid en het bedrijf krijgt zicht op de belangrijkste thema s. De Mini DIX is geen meetinstrument om duurzame inzetbaarheid te monitoren. Figuur 3 Individuele en groepsuitkomst MINI-DIX (bron NPDI) 5 / 9

6 Leidinggevende scan Onderzoek van TNO laat zien dat direct leidinggevenden een cruciale rol spelen bij de verduurzaming van de inzetbaarheid van medewerkers. Vooral waar het gaat om scholingsdeelname, maar ook bij andere ontwikkelstappen, zoals leren op het werk of loopbaanbegeleiding en behoud van gezondheid. De sleutelrol bij inzetbaarheid moet voor de meeste leidinggevenden gecombineerd worden met de verantwoordelijkheid voor het proces en de productiviteit van medewerkers. Het voeren van een goed gesprek met medewerkers is niet altijd iets vanzelfsprekend voor leidinggevenden. Door het inzetten van de leidinggevendenscan ontwikkeld door TNO voor het NPDI kunnen leidinggevenden ondersteund worden in hun rol. Met deze scan wordt gekeken naar de belangrijkste vaardigheden, kennis en ondersteuning die leidinggevenden hebben in het uitvoeren van hun rol. De scan is een eerste stap naar bewustwording en laat bovendien zien welke zaken goed gaan en waar nog aan gewerkt moet worden. Op groepsniveau geeft de scan de organisatie stuurinformatie om de leidinggevenden goed te kunnen faciliteren. De scan screent op de volgende onderdelen: Competenties Voorwaarden voor goed leiderschap Weten waar de organisatie naartoe gaat en waarom er aandacht is voor duurzame inzetbaarheid Weten wat duurzame inzetbaarheid is, hoe je risico s kunt herkennen en welke middelen je kunt inzetten Steun van de organisatie en collega s Tijd en ruimte voor begeleiding Figuur 4 Leidinggevende scan Bron NPDI 6 / 9

7 Hoe te gebruiken? De leidinggevendenscan wordt ingezet als onderdeel van een workshop of training en kan daarnaast ingezet worden voor een functioneringsgesprek met een leidinggevende. De scan is ontwikkelend door TNO waarbij op basis van literatuur en gesprekken een profiel is opgesteld voor leidinggevenden die duurzame inzetbaarheid bevorderen. Het profiel gaat vooral in op competenties en is op basis van onderzoek naar het stimuleren van leren en ontwikkelen aangevuld met randvoorwaarden richting, ruimte en ruggensteun. Achten leidinggevenden zichzelf in staat om het team te sturen op duurzame inzetbaarheid? Gekeken naar competenties en randvoorwaarden: Competenties Motiveren Feedback geven Versterken onderlinge relaties Mee laten doen Richting geven Voorbeeldgedrag Opvolging geven Randvoorwaarden Visie op personeel Kennis over duurzame inzetbaarheid Koers organisatie Steun vanuit organisatie Beschikbare middelen GRIP Met GRIP kan organisaties ondersteund worden bij het investeren in mensen en menselijk kapitaal, in goed personeelsbeleid en in een werkomgeving waarin mensen zich gewaardeerd en waardevol voelen. De waarde van werken zit niet alleen in het resultaat maar juist in het werken zelf. Werk moet voldoening geven en kunnen bijdragen aan persoonlijke ambities waarbij de startwaarden (kennis, vaardigheden en goede werkcondities) net zo belangrijk zijn als de eindwaarden (output, resultaat, targets). Met een terugtredende overheid zullen werknemers steeds meer moeten beseffen dat er ook voor hunzelf een 'schone taak' ligt om 'gezond aan het werk' te blijven. Bewustwording en daar constant aandacht aan willen blijven geven is het startpunt. Met GRIP als ondersteuning kan aan deze zienswijze verder handen en voeten gegeven worden. GRIP is: Laagdrempelig Vergroot inzichten en gaat uit van de eigen regie Is maatwerk Heeft een onderzoekskant: meetbaar Wordt gecombineerd met (online) coaching 360 feedback: betrekken anderen/leidinggevenden 7 / 9

8 Figuur 5 Grip als startmeting Bron: Grip Grip biedt deelnemers een gepersonaliseerd ontwikkelpad dat is geselecteerd uit een uitgebreid aanbod van meer dan 50 modules, afkomstig uit 12 ontwikkelgebieden. Figuur 6 Ontwikkelgebieden GRIP 8 / 9

9 Elke module in GRIP bestaat uit - Weten. Algemene informatie - Verdieping. Uitgebreide achtergrondinformatie in de GRIP-wiki - Meten. Een scan of registratiemogelijkheid - Inspiratie. Quotes, filmpjes of ervaringen van anderen om de deelnemer te inspireren tot actie - Actie. Oefeningen en opdrachten waarmee de deelnemer nieuwe manieren van denken en handelen ontwikkelt - Evaluatie. Een korte scan waarmee de resultaten en ervaringen binnen de module worden gemeten Fase 4 Resultaten en Borging Via een portaal kunnen evaluaties van programma s en effectmetingen worden ingezet om te onderzoeken wat een traject heeft opgeleverd, welke verbeteringen er zijn geweest en te leren wat de succesfactoren en aandachtspunten zijn voor de volgende keer. Hiervoor kunnen persoonlijke portalen onderscheiden worden zoals Johan en GRIP en een managementportaal. Johan is een persoonlijk online portaal waar medewerkers zelfstandig en ondersteund door een coach kunnen werken aan hun duurzame inzetbaarheid. Vanuit het idee over gedragsverandering moeten medewerkers zichzelf kunnen toetsen (scans), aangezet worden tot actie (actieplannen) en hulpmiddelen krijgen om aan duurzame inzetbaarheid te werken (menukaart, dialoog/steun). Dit alles wordt door Johan gefaciliteerd. Johan is persoonlijk en niet toegankelijk voor anderen mits de medewerker anderen het recht geeft om mee te kijken. Hierdoor wordt een veilige omgeving gecreëerd waar de medewerker doelen kan stellen die hij of zij wil. Ook kan de organisatie Johan gebruiken om met de medewerkers te communiceren over de middelen die geboden worden vanuit de organisatie of vanuit de cao (mogelijkheden voor loopbaanbegeleiding, leefstijlinterventies, etc.). Johan is eenvoudig op maat in te richten ter ondersteuning van begeleidingstrajecten, programma s of zelfmanagement. 9 / 9