Document: Programma van Eisen. Programma: Aanbesteding belastingsysteem Project: Vervanging belasingsysteem Opdrachtgever: Gemeente Hoorn

Transcriptie

1 1 Algemeen 1.1 Het is mogelijk het belastingsysteem gelijktijdig te gebruiken door minimaal vijftigtal active gebruikers, ook tijdens muteerwerkzaamheden. 1.2 Het belastingsysteem is voor de gebruiker volledig Nederlandstalig. De leveranciers draagt zorg dat de applicatie te allen tijde blijft voldoen aan geldende (nationale- en internationale) wetgeving, regelgeving, 1.3 standaarden (koppelingen) en afspraken. 1.4 Het gebruik van diakritische tekens in het belastingsysteem is mogelijk. 1.5 Het belastingsysteem hanteert de EURO als betaaleenheid. 1.6 Het belastingsysteem is workflow-enabled. Binnen het belastingsysteem kunnen alle wettelijke heffingstechnieken en heffingswijzen naast elkaar gebruikt worden. (Tijdstipheffingen, 1.7 tijdvakbelastingen, bij wege van aanslag, voldoening op aangifte, navordering, heffing en heffing op andere wijze. Gegevens kunnen in integraal worden opgevraagd, o.a. op basis van de volgende zoekmogelijkheden: naam, adres, BSN, RSIN 1.8 (registratienummer NHR), subjectnummer. 1.9 Het informatiesysteem moet controle op de juistheid en volledigheid van de ingevoerde gegevens mogelijk maken Het belastingsysteem bevat een standenregister Gebruikershandleidingen en helpfuncties dienen online beschikbaar te zijn geduurdende de tijd van contract Planning van regelmatig terugkerende verwerkingen dient als functie te worden ondersteund Het belastingsysteem moet aantallen aan kunnen die gelden voor een gemeente van minimaal tot inwoners. 2 Processen 2.1 Beheer objecten en subjecten Grondslag In de belastingobjectenadministratie kunnen belastingobjecten worden geadministreerd in relatie tot een adres alsmede tot een persoon (bijv: houder van een hond) Het systeem bevat een module of aparte modulen waarin precario-achtige objecten, de belastingplicht en de grondslag in kunnen worden beheerd. Onder precario-achtigen moet worden verstaan; objecten die gebruikt worden precariobelasting, reclamebelasting, marktgelden, haven- en liggelden Aan elk precario-achtig object kan minimaal één digitale foto of document (bijvoorbeeld PDF) worden gekoppeld Alle reguliere grondslagen en maatstaven zijn binnen het systeem beschikbaar en definieerbaar Bij invoeren van een nieuwe belastingplichtige worden de belastingplichtadministratie automatisch aangepast. M.a.w. de vorige belastingplichtige wordt dan direct beëindigd Het is mogelijk om bij een WOZ-object de verplichte en de facultatieve vrijstellingen te registreren en te muteren Het is mogelijk een vrij te stellen belastingobject (verplicht en facultatief) te registreren en te muteren Het is mogelijk om bij een WOZ-object de van toepassing zijnde grondslagen van verschillende belastingsoorten te registreren en te muteren Het is mogelijk op simpele wijze een (leges)nota (handmatig) in te voeren WOZ-administratie Het belastingsysteem bevat een WOZ -module waarin een WOZ-objectenadministratie, belanghebbendenadministratie, grondslagadministratie kan worden bijgehouden. Het belastingsysteem bevat gegevens die nodig zijn voor een WOZ-administratie conform de specificaties van het Sectormodel WOZ en en het Gegevenswoordenboek WOZ, Catalogus procesgegevens WOZ Het is mogelijk om alle relevante objectgegevens te registreren, te muteren en te raadplegen in de WOZ-administratie. Waaronder de gegevens van StUF-WOZ, StUF-TAX, wettelijk verplichte af te nemen gegevens uit de BAG en het Kadaster.

2 In de belanghebbende administratie kunnen persoonsgegevens (uit o.a. het GBA en GBA-V) geautomatiseerd alsmede handmatig worden gekoppeld. Het belastingsysteem bevat functionaliteit om WOZ-object, subject en grondslag op eenvoudige en eenduidige wijze te beheren en historie hiervan vast te leggen Het belastingsysteem registreert waardebeschikkingen en kent elke beschikking een uniek kenmerk toe Vanuit de WOZ-administratie moet het mogelijk zijn massaal of individueel een taxatieverslag te genereren Met het systeem kunnen alle soorten waardebeschikkingen worden genomen. Zo ook dus nevenbeschikkingen als duplicaatbeschikkingen. 2.3 Heffen Zoeken belastbare feiten en opleggen aanslag Het belastingsysteem bevat een heffingmodule waarin de volgende administraties en hun historie in kunnen worden bijgehouden: 1. een belastingobjectenadministratie 2. een belastingplichtadministratie een grondslag-administratie Het belastingsysteem kan voor alle gemeentelijke belastingen aanslagen en nota s vervaardigen en vastleggen Het belastingsysteem kan voorlopige en definitieve aanslagen vervaardigen en vastleggen Het belastingsysteem kan bij elkaar behorende voorlopige en definitieve aanslagen met elkaar verrekenen Het belasting systeem kan verschillende belastingsoorten op één biljet samenvoegen op een gecombineerde aanslag Het belastingsysteem kan geautomatiseerd één of enkele aanslagen versneld vervaardigen. Het belastingsysteem kan in voorkomende gevallen BTW in rekening te brengen, en de BTW percentages zijn met een in- en einddatum instelbaar Het belastingsysteem biedt mogelijkheden aanslagen te blokkeren en/of tegen te houden. Met dien verstande dat het mogelijk moet zijn om te deblokkeren ten einde alsnog een aanslag te verzenden (De)blokkeren van aanslagen moet kunnen op object-, subject- en grondslagniveau Het belastingsysteem moet duplicaat aanslagbiljetten dan wel vervangende aanslagen kunnen vervaardigen Het belastingsysteem kan proefkohieren draaien. Bij vaststellen of wijziging van het tijdvak, belastingplicht en tariefsoort kan het systeem het juiste aanslagbedrag vaststellen en/of herberekenen in een bulk via een batchproces of per mutatie via de bezwaarmodule of via een functionaliteit van geautomatiseerde herberekening van aanslagen. In geval van verschillende tarieven per tijdvak (dag, week, maand, kwartaal en jaar) berekent het systeem voor de belangplichtige op de meest voordelige wijze het aanslagbedrag. Het belastingsysteem kan een grondslag relateren aan een bepaalde tariefklasse en zodoende het juiste tarief gebruiken voor de berekening van het aanslagbedrag De WOZ- of OZB-waarde kan als grondslag worden gehanteerd voor andere heffingen dan de OZB. 2.4 Bewaar en beroep In het belastingsyteem kan een verzoek-, bezwaar-, en beroepschriften ten behoeve van alle heffingen, nota s, verminderings- en waardebeschikkingen naar aard en soort worden geregistreerd. Het systeem kan automatisch fatale termijnen signaleren. (Denk aan uitspraaktermijn, datum indienen stukken, verlopen van een reactietermijn, e.d.) Het registreren van bezwaarschriften moet onder gedefinieerde condities op aanslagregelniveau, de aanslagregeling of het invorderingsproces kunnen (af)stoppen.

3 Na afhandeling van een bezwaar dan wel beroep moet de aanslagregeling of de invordering automatisch worden gedeblokkeerd zodat de heffings- en invorderingprocessen weer aanvang kunnen nemen Er kunnen verschillende soorten ontvangstbevestiging worden beheerd en verstuurd. 2.5 Innen Invorderingen- en debiteurenadministrat ie Het systeem berekend na vervallen termijn(en) de kosten en invorderingsrente op de wijze zoals in de wet is beschreven Het systeem kan betalingen op aanslagregelniveau verwerken. Door (parameter)instellingen is het mogelijk de volgorde van een of meerdere betalingen op aanslagregelniveau zelf in te richten. Bijvoorbeeld; dat bij een automatische incasso eerst de afvalstoffenheffing wordt betaald, daarna de OZB en daarna de hondenbelasting Het systeem geeft weer op welke wijze is betaald. De (dwang)invordering wordt na registratie van een betalingsregeling geblokkeerd voor de aanslagen waarvoor een betalingsregeling is afgesproken Na beëindiging van de betalingsregeling moet in het systeem in te stellen zijn na hoeveel dagen de (dwang)invordering moet worden hervat. De zgn. uitval betalingen worden apart geparkeerd, zodat op een later moment de betaling daarvanuit kan worden gekoppeld of terugbetaling eenvoudig kan plaatsvinden Indien een "uitval" betaling niet kan worden achterhaald moet via een batch automatisch een informatiebrief kunnen worden verzonden. Indien de betaling is geboekt op een verkeerde aanslag (vordering) dan kan het binnen het systeem worden overgeboekt naar de juiste aanslag (vordering). Bij de verwerking van de betalingen zal het systeem rekening houden met het feit dat eerst de kosten en eventuele rente moeten worden afgeboekt en daarna (pas) de oudste belastingaanslag. Het is mogelijk om binnen het systeem teveel betaalde en terug te geven bedragen te verrekenen met nog openstaande aanslagen waarvan de laatste betaaltermijn verstreken is Het systeem moet de functionaliteit hebben om een kosteloze herinnering bij te late betaling aan te kunnen maken Verrekeningen zijn in de invorderingsadministratie herkenbaar. Het belastingsysteem zorgt voor een automatische verantwoording, middels journaalposten, van de belastinggeldstroom, per betaalmiddel, per belastingsoort, per belastingjaar, per boekjaar, per periode en per opdrachtgever. Kosten en rente moeten automatisch worden gecorrigeerd in geval van verminderingen van de aanslagen, evenals wanneer betaling plaatsvindt voor de datum aanmaning en voor de betekening van het dwangbevel. In het belastingsysteem is het mogelijk verminderingen in de debiteurenadministratie zowel geautomatiseerd als handmatig te verwerken Het systeem kan aanmaningen, verschillende soorten dwangbevelen, laatste waarschuwingen bij te late betaling vervaardigen? Op laatste waarschuwingen, aanmaningen en de verschillende soorten dwangbevelen kunnen naar eigen wens de volgende zaken worden afgedrukt: 1. naam, adres en woonplaats, BSN. 2. gegevens van de aanslagregel 3. een dagtekening 4. het aanslagnummer de laatste vervaldag van de onderhavige aanslag 6. het aanslagbedrag

4 7. de gedane betalingen 8. de openstaande schuld 9. de kosten van de onderhavige aanmaning of dwangbevel 10. het totaal verschuldigde bedrag Van de verrekening dient automatisch een kennisgeving voor de klant te worden aangemaakt. 2.6 Betalingsregelingen In het belastingsysteem kan een betalingsregeling van een of meerdere openstaande aanslagen worden geregistreerd Een betalingsregeling kan systeemtechnisch worden getroffen op basis van het aantal termijnen of van een termijnbedrag Het belastingsysteem rekent indien is gekozen is voor het aantal termijnen zelfstandig het termijnbedrag per gekozen periode Het systeem boekt gelden af bij een betalingsregeling volgens de geldende regelgeving en afboekingsregels Het systeem bewaakt geautomatiseerd de betalingstermijnen Het systeem kan betalingsregelingen geautomatiseerd intrekken en beschikkingen van intrekking in bulk aanmaken indien niet tijdig is betaald Bij een betalingsregeling moet het mogelijk zijn een automatische incasso toe te passen Betalen in één of meer termijnen is per belastingmiddel en/of aanslagsoort mogelijk. Eisen automatische 2.7 incasso Het belastingsysteem moet automatische incasso ondersteunen Een automatische incasso moet voor 1 of meerdere termijnen kunnen worden toegepast Een automatische incasso moet op elk moment in te voeren kunnen zijn. Een automatische incasso moet via een batchproces automatisch herinneringen kunnen aanmaken als één incassotermijn niet is betaald (een keer een storno). Een automatische incasso moet via een batchproces automatisch beeindigingen kunnen aanmaken als twee incassotermijn niet zijn betaald (twee keer een storno) Na beeindiging van de automatische incasso moet in het systeem in te stellen zijn na hoeveel dagen de (dwang)invordering moet worden hervat. 2.8 Kwijtschelding In het belastingsysteem kan een kwijtscheldingsverzoek worden geregistreerd Het belastingsysteem kan na registratie van een kwijtscheldingsverzoek de invordering, naar keuze eigen keuze, blokkeren Het systeem moet met meerdere kwijtscheldingsnormen en normbedragen per jaar kunnen werken Het systeem moet uitspraken (beschikkingen) inclusief berekeningen kunnen aanmaken. In geval van gedeeltelijke kwijtschelding en in geval van restitutie kan respectievelijk een actueel betalingsoverzicht of indien nodig een verrekeningsbrief voor de belastingschuldige worden aangemaakt De verwerking van de uitspraken en de daarop betrekking hebbende financiële mutaties worden rechtstreeks in de debiteurenadministratie verwerkt Het systeem moet geautomatiseerde kwijtschelding ondersteunen en een bestand van het Inlichtingenbureau kunnen inlezen. Voor de aanslagen waarvoor geautomatiseerde kwijtschelding is verleend, moet op de aanslag kunnen worden vermeld dat de aanslag is kwijtgescholden. In het belastingsysteem kunnen o.a. inkomens- en uitgavengegevens worden geregistreerd en gemuteerd, waarna het systeem de betalingscapaciteit berekend Na de uitspraak moet de automatisch stopgezette invordering worden gedeblokkeerd Beroepschriften moeten kunnen worden geregistreerd waarbij de bovengestelde eisen eveneens van toepassing zijn. 2.9 Dwanginvordering

5 Het belastingsysteem kan verschillende dwangbevelen en hernieuwde bevelen (waaronder per post) kunnen aanmaken, ongeacht de belastingsoort. Naast de N.A.W.-gegevens, kan tevens de geboortedatum (bij natuurlijke personen), het BSN, het RSIN, het aanslagnummer, het aanslagbedrag, de reeds gedane betalingen, en het openstaande belastingbedrag op het dwangbevel worden afgedrukt. Bij het aanmaken van een dwangbevel moeten de kosten worden berekend en kunnen worden afgedrukt op het dwangbevel. Ook de aanmaningskosten moeten kunnen worden afgedrukt, ook als deze zijn betaald. Bij het aanmaken van een dwangbevel berekent het systeem het weer te geven bedrag aan verschuldigde invorderingsrente tot de datum van aanmaak van het dwangbevel De verschuldigde rente kan worden afgedrukt op het dwangbevel. Bij aanmaken van de dwangbevelen dient het systeem bedragen van een zelf te bepalen minimum aanslag bedrag (bijv: minder dan 10,-) automatisch op oninbaar te zetten Dwangbevelen moeten op grond van verschillende selecties kunnen worden opgestart, b.v. op postcode, op hoogte aanslagbedrag, belastingsoort, per kohier, per opdrachtgever. Het belastingsysteem moet beslagopdrachten geautomatiseerd kunnen aanmaken, waarbij alle openstaande aanslagen worden afgedrukt met vermelding van de data van de verschillende invorderingstatussen en blokkeringscodes Op een beslagopdracht kunnen de n.a.w. gegevens, de geboortedatum, BSN, RSIN, bank/gironummer worden afgedrukt. (verzamelen). Het belastingsysteem kan een loonvordering voor alle openstaande aanslagen met een uitgevaardigd dwangbevel (in tweevoud) en een brief aan de belastingschuldige geautomatiseerd aanmaken Het belastingsysteem kan laatste waarschuwingen en/of aankondigingen van beslag in bulk als per stuk aanmaken Betalingverwerking Het systeem kan handmatig kasbetalingen verwerken Het systeem kan geautomatiseerde betalingen (CAMT053) verwerken Het systeem kan kasafdrachten van de deurwaarder verwerken Het systeem journaliseert betalingen. Het systeem kan betalingen verwerken op basis van de volgende betalingskenmerken: Rekeningnummer, N.A.W, eigen betalingskenmerk, kenmerk OLA, aanslagnummer, debiteurennummer, subjectnummer, betalingsregelingnummer. Retour gekomen 2.11 stukken Een onbestelbaar retour gekomen stuk (aanslag, waarschuwing, aanmaning en/of per post verzonden dwangbevel) kan na onderzoek en correctie opnieuw worden aangemaakt en verzonden, eventueel met nieuwe dagtekening en vervaldatum Het invorderingsproces wordt automatisch stilgelegd op basis van de registratie van het onbestelbaar gekomen stuk. Bij de belastingplichtige wat in onderzoek is moet een tijdelijke signalering geplaatst kunnen worden zodat andere stukken (aanslagen) voor dezelfde persoon niet weer naar een verkeerd adres worden verzonden Na correctie van de gegevens van de klant moeten alle blokkades en signaleringen kunnen worden opgeheven De invorderingskosten worden na verzending van een vervangende aanslag automatisch gecorrigeerd. 5 Rapportage/ export Het belastingsysteem kan op eenvoudige wijze door de applicatiebeheerder/gebruiker te definiëren overzichten en tellingen genereren. Aggregatie van de tellingen naar de niveaus van de totale dienst, afdeling, team en functionaris moet tot de mogelijkheden behoren. (management rapportage) 5.1 Per functionaris moet een telling kunnen worden gemaakt van de in het systeem verrichte handelingen naar soort productie. Het belastingsysteem sluit aan op rapportage tools die bij de gemeente in gebruik zijn, Cognos en Microsoft BI, en hiervoor zijn standaard rapportage 5.2 beschikbaar (Cognos package en/of database views voor Microsoft BI).

6 5.3 Geautomatiseerd genereren van alle gevraagde rapportages van de waarderingskamer met flexibel in te geven criteria zoals periodes, objectsoorten etc. Het is mogelijk correspondentie en lijsten te vervaardigen door een koppeling tussen het systeem en de in Hoorn standaard in gebruik zijnde applicaties van 5.4 MS-Office (Word, Excel en Access). 5.5 Het belastingsysteem kan printopdrachten versturen naar de in de windows omgeving gepresenteerde printers. 5.6 Op alle correspondentie moet afhankelijk van het soort proces alle relevante gegevens uit het belastingsysteem kunnen worden vermeld. 6 Opslag en archivering Het belastingsysteem heeft geen eigen documentopslag. Het centrale(, zaakgerichte) DMS is de opslagplek en de bron voor het beheer, gebruik en mutatie 6.1 van documenten. Koppelingen en 7 standaarden Het belastingsysteem maakt gebruik van de Active Directory voor identificatie, authenticatie en authorisatie. 7.3 Het belastingsysteem gebruikt voor gegevensuitwisseling minimaal StUF 3.10 Het belastingsysteem kan een exportbestand genereren van kohieren van o.a. aanslagen, herinneringen, aanmaningen, dwangbevelen en 7.4 waarschuwingen voor bulkverwerking bij een externe print/mailservicebedrijven. Het exportbestand bevat alle benodigde variabelen die nodig zijn om op een uitgaand poststuk te vermelden zodat altijd aan alle wettelijke 7.5 eisen kan worden voldaan. 7 Het belastingsysteem biedt ook de mogelijkheid kohieren in huis te printen en/of af te drukken. Inschrijver zorgt voor een volledige beschrijving en hun betekenins van gebruikte variabelen in het exportbestand en draagt zorg dat het 7.6 document actueel blijft. Programmatuur kan, in geval een bezwaar tegen de WOZ-waarde, het genomen besluit op bezwaar en beroep conform de wettelijke vereisten 7.7 uitleveren aan de wettelijke afnemers. Ontwikkeling en 8 onderhoud 8.1 Er is sprake van versiebeheer van het belastingsysteem. 9 Beheer Het systeem moet naar eigen wens kunnen worden ingericht en via parameters moeten, in ieder geval, de volgende instellingen kunnen worden gedefinieerd: Parameter bevatten onder andere minimum en maximumwaarden (o.a. in bedrag en/of percentage) 9.1 Parameters moeten instelbaar zijn per functionaliteit, per kohier en per belastingmiddel 9.2 Besluitcodes op uitspraken van bezwaarschriften kunnen zelfstandig kunnen worden beheerd. Bouwstenen en standaardbrieven kunnen worden onderhouden en beheerd ten behoeve van de uitgaande correspondentie. 9.3 Van het belastingsysteem is een datamodel beschikbaar. 10 Beveiliging 10.1 Het belastingsysteem legt elke mutatie vast ten behoeve van audit-trails Het systeem heeft een autorisatiemodule waar gebruikers op gebruikersniveau (rol)en per functionaris per scherm, functie of module kunnen 10.2 worden geautoriseerd. De veiligstelling (back-up) van de vastgelegde informatie is minimaal per dag, per week en per maand te reconstrueren. Reconstructie van de informatie moet op basis van de back-up regeling altijd mogelijk zijn. Bedoeld wordt dat bij verstoringen dan wel onjuiste verwerkingen op de computer de vorige situatie kan 10.3 worden teruggehaald