OplegvelRaadsvoorstel tot het vaststellen van de financiele eindafwikkeling

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Dienst Algemene en Publiekszaken Raadsnummer O6.RZ842.OOI Inboeknummer o6bstoobbs Beslisdatum B%W aq oktober 2006 Dossiernummer 6qB SSq OplegvelRaadsvoorstel tot het vaststellen van de financiele eindafwikkeling project nieuwbouw Dynamo 1 Samenvatting Met de opening op 14 oktober 2005 is het multifunctionele nieuwbouwpand voor stedelijk jongerenwerk door Loket W/Dynamo in gebruik genomen. Na afhandeling van de onderhoudstermijnen, kan nu de eindafwikkeling van het project plaatsvinden. 2 Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: Financieel overzicht, d.d. 15 april Voorjaarsnota , april 2005, blz. 10 en blz. 82. De bijlagen liggen ter inzage in de leeskamer

2 gemeente Eindhoven Dienst Algemene en Publiekszaken Raadsnummer o 6. Rz8q.z. ooz Inboeknummer o6bstoobbs Beslisdatum B&W a4 oktober 2006 Dossiernummer 6qs SS4 Raadsvoorstel tot het uaststellen uan de financiele eindafwikkeling nieuwbouw Dynamo 1 Inleiding Voor de realisatie van de nieuwbouw Dynamo is een taakstellend budget beschikbaar gesteld van C 14,909 miljoen. Het project is volledig door de gemeente gefinancierd. Het nieuwe opvallende gebouw is ontworpen door Diederren, Dirrix, Van Wylick architecten. De architectuur van de gevels is strak en speels tegelijk. Achter deze gevels gaat een enorm multifunctioneel gebouw schuil met een groot aantal ruimten en een vloeroppervlakte van m2. In de gevel aan het Catharinaplein is een urban window verwerkt. Naast een atrium (de grote ontmoetingsruimte) zijn er een concertzaal voor ca. 300 bezoekers, een volwaardige gymzaal, een fitnessruimte, educatieruimte, diverse projectruimtes en kantoren gerealiseerd. Middels dit dossier vindt de eind-afwikkeling van het nieuwbouwproject plaats en de eindverantwoording aan het bestuur, zowel financieel als inhoudelijk. 2 Wat willen we bereiken Realiseren van een nieuw gebouw voor Dynamo, dat voldoet aan het Programma van Eisen en dat binnen het investeringsbudget wordt gebouwd en dat kan worden geexploiteerd binnen de daarvoor in de gemeentebegroting opgenomen (extra) middelen. De exploitatie van het gebouw is in handen van de gebruiker Loket W, die voor het gebruik van het gebouw huur betaald aan DAPZ/vastgoed. Mede door het managen op de GOKIT-aspecten (Geld, Organisatie, Kwaliteit, Informatie, Tijd) staat er een kwalitatief goed gebouw, ruimschoots gerealiseerd binnen het door de raad beschikbaar gestelde budget, conform het Programma van Eisen, naar volle tevredenheid van de gebruiker (Loket W) en de eigenaar (gemeente), en binnen de geplande herziene periode (in verband met latere start). 3 Wat gaan we daarvoor doen Op 4 februari 2003 is gestart met de sloop. De sloop heeft 3,5 maand geduurd. Na besluitvorming heeft de (Europese) aanbesteding (niet openbare procedure met voorafgaande selectie conform richtlijn 93/37/EEG d.d. 14 juni 1993 inclusief 97/52/Eeg met toepassing van het UAR-EG 1991) per perceel plaatsgevonden en zijn de percelen gegund op basis van vastgestelde procedures. De

3 aanbestedingsstukken zijn op 2 september 2003 uitgegeven. Aanbesteding van de bouwpercelen van Dynamo heeft plaatsgevonden op 15 oktober De percelen zijn gegund aan BAM (bouwkundig), GTI (werktuigbouwkundig) en lmtech (Elektrotechniek). Op 5 januari 2004 is gestart met de uitvoering van de bouw. De start was 3 maanden later dan gepland omdat de aanbesteding en uitwerking extra voorbereidingstijd hebben gevergd. De start verliep met hindernissen (door rioolgebreken is de bouwput 2 keer vol water gelopen). Het bouwen in het centrum van de stad vergt daarnaast logistiek aandacht; door weinig opslagruimte, diverse bouwkranen en intensief plaatselijk verkeer. Hiertoe heeft de nodige improvisatie plaats moeten vinden. Bij de bouw van Dynamo werden diverse disciplines samengebracht (bar, gymzaal, concertruimte) die de nodige extra inspanningen vereisten. Met andere woorden het betrof hier een project, dat met hoogstaande architectonische vormgeving op een unieke locatie gerealiseerd moest worden en waarbij diverse onvoorziene omstandigheden zich voor deden. Dit betekent dat bouwkundig inventiviteit en flexibiliteit gevraagd werd van de bouwers, de gebruiker en de projectorganisatie. Dit heeft daarom grote inzet van zowel de interne als de externe bouwprojectleiders en begeleiders gevergd. Op 1 december 2004 was het hoogste punt bereikt. De eerste oplevering heeft conform de herziene planning (in verband met latere start bouw) plaatsgevonden op 30 mei 2005 (bouwtijd 1 jaar en 5 maanden). De opleverpunten zijn vastgelegd in opnamerapporten. Deze opname punten zijn eind juni afgerond. Daarna is het beheer (en dus de sleutel) overgedragen aan Loket W/Dynamo. Na de eerste oplevering volgde er een periode van inrichting en proefdraaien. Daarna kon Dynamo na de vakantieperiode (begin september) in het nieuwe pand met haar activiteiten starten. Levering van diverse onderhoudsinstructies, garantieverklaringen, revisie tekeningen, gebruiksvoorschriften en dergelijke heeft in de periode na de 1" oplevering plaatsgevonden. Op 14 oktober 2005 heeft de formele opening onder grote belangstelling en enthousiasme voor het nieuwe opvallende multifunctionele gebouw plaatsgevonden. De tweede oplevering (en betaling van de laatste termijnen) heeft in december 2005 plaatsgevonden. Begin 2006 zijn een aantal praktische problemen aangepakt alsmede extra werkzaamheden ten behoeve van het realiseren van het ITS symbool. Alle werkzaamheden voor het verkrijgen van een ITS symbool zijn inmiddels afgerond. Door BTB en PGE zijn er diverse keuringen in verband met het ITS symbool uitgevoerd, echter de eindkeuring moet nog plaatsvinden. De projectleiding/projectadministratie was volledig in handen van de dienst Algemene en Publiekszaken. Mede door de adequate projectorganisatie, een goede afstemming (bouwers/gebruiker/dienst Maatschappelijke

4 Ontwikkeling/dienst Algemene en Publiekszaken) en een harmonieus proces is de bouw gedegen en royaal binnen de normen afgewerkt. Risico s genoemd in het raadsbesluit. Alle risico s genoemd bij vaststelling van het definitief ontwerp zijn afdoende en adequaat afgehandeld. Het gaat hier voornamelijk om het doorlopen van procedures, bodemverontreiniging en grondonderzoek. Alleen de verkoop van het pand Ten Hagestraat dient nog plaats te vinden. Gezien de strategische locatie en interessante maatschappelijke initiatieven is de veiling opgeschort om nadere beleidsopties te kunnen verkennen. 4 Wat kost het Investeri ngskostenbegroti ng. In 1997 is een startkrediet beschikbaar gesteld voor onder andere het vooronderzoek van ,ÃćâĆňâĂİ en op 4 februari 2002 is de raad akkoord gegaan met het voorlopig ontwerp nieuwbouw Dynamo. Met de belastingdienst zijn afspraken gemaakt betreffende de btw-positie van Dynamo. Het resultaat van de moeizame onderhandelingen met de belastingdienst is dat Dynamo na nieuwbouw voor 52,5 </o als btw-plichtig wordt aangemerkt, hetgeen een geprognosticeerd voordeel oplevert van ca ,ÃćâĆňâĂİ. Op 10 juni 2003 zijn wij akkoord gegaan met de totale kostenbegroting van C ,ÃćâĆňâĂİ. In dit budget zijn de grondkosten, aanvullende kosten in verband met het pand Ten Hagestraat 13, fietsenstalling, tijdelijke huisvesting en de gedeeltelijke btwverrekening meegenomen. Tevens zijn wij op 12 augustus 2003 akkoord gegaan om aanvullend ten behoeve van extra invalide voorzieningen ,ÃćâĆňâĂİ beschikbaar te stellen. De totale directiebegroting kwam hiermee uit op ,ÃćâĆňâĂİ inclusief de geprognosticeerde btw kosten. Deze kosten worden gedekt uit een kredieten van C ,ÃćâĆňâĂİ, een bijdrage uit de Reserve Specifieke Infrastructurele Werken (RSIW) van < ,ÃćâĆňâĂİ en de renteontvangsten op het reserve va n ,ÃćâĆňâĂİ. Uitgaven. De uitgaven zijn na de aanbestedingsprocedure herschikt naar een herziene begroting. Hierbij was ook reeds een aanbestedingsvoordeel vastgesteld van ,ÃćâĆňâĂİ. Mede door de adequate projectorganisatie, een goede afstemming en een harmonieus proces is de bouw gedegen en royaal binnen de normen afgewerkt. Ten behoeve van de afhandeling van diverse openstaande risico s is< ,-gereserveerd in de onderhoudsvoorziening. Totaal zijn er aldus ,ÃćâĆňâĂİ aan kosten gerealiseerd, hetgeen een voordeel oplevert ten opzichte van de begroting van in totaal afgerond ,ÃćâĆňâĂİ (inclusief de nog te realiseren opbrengst voor de vooralsnog uitgestelde veiling van Ten Hagestraat 13).

5 Dekking. De totaal gerealiseerde inkomsten bedragen E ,ÃćâĆňâĂİ meer dan begroot en komen uit op ,ÃćâĆňâĂİ. Dit voordeel wordt met name veroorzaakt door de extra rente inkomsten ten opzichte van de begroting van in totaal afgerond ,ÃćâĆňâĂİ. Stand reserve nieuwbouw bedraagt per 1 januari ,59. In 2004 en 2005 zijn de kapitaallasten gedekt uit de reserve. De kredietruimte is volledig benut. Resultaatbepaling. Door de scherpe aanbesteding en het strakke projectmanagement komt het voordeel uit op ongeveer E ,ÃćâĆň. Het voordeel op de inkomsten bedraagt ,ÃćâĆňâĂİ. Het totale projectresultaat komt hiermee uit op E ,ÃćâĆňâĂİ (inclusief de nog te realiseren opbrengst voor de vooralsnog uitgestelde veiling van Ten Hagestraat 13). Resultaatbestemming. Aangezien de onderhouds- en investeringsplanning in het komende jaar wordt opgesteld en de structureel opgenomen onderhoudskosten in de begroting waarschijnlijk ontoereikend zijn, wordt voorgesteld om additioneel E ,ÃćâĆňâĂİ te storten in de nog op te richten onderhoudsvoorziening Dynamo. Conform vigerend beleid is dit 1,5 /o van de investering over 2 jaar (2007 en 2008). Voorgesteld wordt om dit bedrag te storten uit de gereserveerde onderhoudsmiddelen grote projecten. Reeds eerder is gemeld dat er een fors financieel probleem (een eerste berekening komt uit op E 8,5 miljoen) bij de onderhoudsvoorzieningen gebouwen te verwachten is. In afwachting van een gedetailleerde planning is een voorlopig aanbestedingsresultaat van 6 4 miljoen op twee van de grote bouwprojecten voorlopig gereserveerd in de saldireserve specifiek (zie blz. 10 en blz. 82 Voorjaarsnota ). Er dient nog een dossier in roulatie gebracht te worden waarin nadere voorstellen zijn opgenomen voor herschikking van de beschikbare onderhoudsmiddelen. Ten behoeve van de realisering van de bovengenoemde E 4 miljoen, wordt nu 6 3,8 miljoen voordeel van Dynamo gerealiseerd. De overige middelen zullen middels de eindafwikkeling van de nieuwbouw Effenaar worden gerealiseerd. De begrotingstechnische verwerking vindt plaats na de administratieve overdracht van het vastgoed van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling aan de dienst Algemene en Publiekszaken. Exploitatie na nieuwbouw. In de begroting van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling was een structureel bedrag van ,ÃćâĆňâĂİ gereserveerd voor het opvangen van de hogere exploitatie-

6 lasten. Naar aanleiding van het Ondernemingsplan zijn wij op 23 augustus 2005 akkoord gegaan om ten behoeve van het huurderdeel van de gebouwgebonden kosten jaarlijks een bedrag van ,ÃćâĆňâĂİ ter beschikking te stellen (met ingang van 1 juni 2005 ten behoeve van gebruiksverzekering/ inrichting/schoonmaak) middels subsidie aan Loket W/Dynamo. De overige middelen ad ,ÃćâĆňâĂİ dienen ter dekking van de eigenaarlasten (opstal verzekering/eigenaarsbelasting/eigenaarsonderhoud) en worden bij de administratieve overdracht van het vastgoed overgeheveld van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling naar de dienst Algemene en Publiekszaken. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, Th. Stevens, loco-secretaris.

7 Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 24 oktober 2006; besluit: 1 de eindverantwoording van de nieuwbouw Dynamo definitief vast te stellen; 2 het totale voordeel te bepalen op 6 3,8 miljoen en dit positieve saldo conform eerder besluit te storten in het saldireserve specifiek ten behoeve van de onderhoudsvoorzieningen gebouwen gemeentebreed; 3 voor het eigenaarsonderhoud van Dynamo een onderhoudsvoorziening in te stellen; 4 in afwachting van de definitieve onderhouds- en investeringsplanning voor het eigenaarsgedeelte een initiele storting van C ,ÃćâĆňâĂİ in de onderhoudsvoorziening Dynamo te doen ten laste van de hiervoor in de saldireserve specifiek gereserveerde onderhoudsmiddelen; 5 de begrotingstechnische verwerking laten plaatsvinden na administratieve overdracht van het vastgoed van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling aan de dienst Algemene en publiekszaken. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 19 december A. Sakkers, voorzitter. J. Verheugt, griffier. bba/ej

8

9 gemeente Eindhoven Griffie gemeenteraad Commissiesecretariaat &6. RI Aan de leden van de raad van de gemeente Eindhoven. Commissie advies Betreft cie MMVP: Raadsvoorstel inzake de eindafwikkeling van het project nieuwbouw Dynamo. De commissie Mobiliteit, Milieu, Vastgoed en Participatie heeft in haar vergadering van 14 november 2006 beraadslaagd over het bovengenoemde onderwerp. De commissie heeft a Is volgt geadviseerd: PvdA: akkoord; CDA: akkoord; SP: stemvoorbehoud (met een positieve grondhouding): vraagt om in een nadere toelichting ook uitgebreid de inhoudelijke afwikkeling te beschrijven/voldoet het gebouw aan het programma van eisen; VVD: akkoord; GroenLinks: akkoord; leefbaar eindhoven akkoord; OuderenAppel: stemvoorbehoud, wenst de relatie tot het aangekondigde VIA-voorstel te bezien; D66: akkoord; De Stadspartij: akkoord; Lijst Pim Fortuyn: akkoord; ChristenUnie: akkoord. De secretaris van de commissie, M. Honing Bijlage(n) : 0

10 gemeente Eindhoven Dienst Algemene en Publiekszaken Raadsnummer O6. RZ842. OOQ Inboeknummer o6bstoa6sy Beslisdatum B%W ta december 2006 Dossiernummer 6.Sopt Nadere toelichting bij raadsvoorstel Betreft nadere toelichting bij raadsvoorstel eindafwikkeling project nieuwbouw Dynamo. Gehandicapten toegankelijkheid (ITS). Op 12 augustus 2003 zijn wij akkoord gegaan om ,ÃćâĆňâĂİ extra beschikbaar te stellen voor het treffen van voorzieningen voor gehandicapten bij de bouw van Dynamo. Uw raad is hierover geinformeerd middels een raadsinformatiebrief. Bij de realisatie van de bouw zijn alle voorzieningen voor gehandicapten gerealiseerd. Op dit moment worden de laatste handelingen verricht voor de dovenlussen in de concertzaal. De aangevraagde keuring is nog in behandeling bij de Nederlandse vereniging voor Slechthorende (NVVS). De planning is dat er nog dit jaar een eindkeuring plaatsvindt door BTB. Na goedkeuring kan dan het ITS-symbool verstrekt worden aan het gebouw van Dynamo. Inhoudelijke afwikkeling met andere woorden voldoet het gebouw aan het definitief Ontwerp. Na het Plan van aanpak en de haalbaarheidsstudie is een Programma van eisen (PvE) opgesteld. Op basis van het PvE is een voorlopig ontwerp (VO) opgesteld. Het VO is omgevormd tot Definitief Ontwerp (DO). Tot en met het DO heeft er politieke goedkeuring plaatsgevonden en is de raad volledig geinformeerd. Op basis van het DO is de uitvoering ter hand genomen. De uitvoering is dus een uitwerking van het DO. Naar aanleiding van het DO volgt een besteksbeschrijving en dit bestek is aanbesteed. Na dit beleid heeft gunning van het project plaatsgevonden en heeft de verdere uitvoering plaatsgevonden (inclusief het meer en minderwerk). Het project is conform het bestek uitgewerkt, hetgeen dus betekent dat het ook volgens het Definitief ontwerp (politiek besluit) is uitgevoerd. Daarnaast heeft de huidige gebruiker (Dynamo) geparticipeerd in de stuurgroep, zodat de eventuele eisen van de gebruiker afdoende in het gebouw zijn opgenomen. De gebruikers en bezoekers zijn zeer tevreden over het gebouw.

11 Raadsnummer O6.RZ84Z.OOg Tevens is het college/raad via een tussentijdse verantwoording van de vier bouwprojecten geinformeerd over de voortgang. Het proces en de projectinvulling betekent dat het Definitief Ontwerp volledig is uitgevoerd. Ter inzage gelegde stukken Nieuwbouw Dynamo. Voorlopig ontwerp Verslag ontwerpteamvergadering 23, d.d. 10 januari Tekening DDvW/LAE Burgemeester en wethouders van Eindhoven, W. Krzeszewski wnd. secretaris EB