EnergieRijk Den Haag 2.0. Plan van aanpak. Rijksvastgoedbedrijf Gemeente Den Haag

Transcriptie

1 EnergieRijk Den Haag 2.0 Plan van aanpak Rijksvastgoedbedrijf Gemeente Den Haag

2 EnergieRijk Den Haag 2.0 Plan van Aanpak Fase I Van kennis naar kansen 3

3 Rijks vast goed bedrijf 4 PVA EnergieRijk Den Haag 2.0 Wij, Gemeente Den Haag, Directoraat Generaal Overheidsorganisatie en Rijksvastgoedbedrijf onderschrijven de doelstellingen, aanpak en planning zoals beschreven in dit Plan van Aanpak. De realisatie van ERDH 2.0 vereist van ons een integrale benadering, leiderschap en de blijvende wil ook als het lastig wordt het samen te doen. Wij spreken af de gezamenlijke ambitie met oog en respect voor elkaars belangen en posities te realiseren. Ondertekening drs Koen de Snoo Plv Gemeentesecretaris Gemeente Den Haag drs Eva Klein Schiphorst Directeur Transacties & Projecten RVB mr drs André Weimar Directeur FHIR Directoraat Generaal Overheidsorganisatie Maart 2017 PVA EnergieRijk Den Haag 2.0 5

4 Inleiding Sinds 2012 werken de Gemeente Den Haag, het Rijksvastgoedbedrijf en het Directoraat Generaal Overheidsorganisatie samen in het project EnergieRijk Den Haag (ERDH 2.0) met als doel een verdere verduurzaming van de energievoorziening van een groot aantal overheidsgebouwen in het centrumgebied van Den Haag. Eind 2015 werd duidelijk dat de ambities zoals vertaald naar de beoogde aanbesteding voor ERDH gegeven de ambitieuze parallelle eisen niet realistisch waren in combinatie met het uitgangspunt van prijsneutraliteit. Tegen deze achtergrond werd begin 2016 besloten de lopende aanbesteding van ERDH te stoppen. Omdat het voor zowel Den Haag als het Rijksvastgoedbedrijf evident was dat niets doen inzake de energietransitie geen optie was, werd aansluitend gezamenlijk gewerkt aan het omzetten van de oorspronkelijke doelstellingen van ERDH 2.0 naar een nieuwe ambitie en aanpak. Hierbij konden veel van de eerder opgedane inzichten worden hergebruikt en mede daarom gaat het initiatief nu verder onder de noemer ERDH PVA EnergieRijk Den Haag 2.0 PVA EnergieRijk Den Haag 2.0 7

5 Achtergrond Stand van Zaken ERDH 2.0 Op 16 september 2016 heeft de ministerraad definitief besloten het Klimaatakkoord van Parijs goed te keuren en na ratificatie door het In goed overleg tussen Den Haag, RVB en DGOO is vanaf april 2016 gewerkt aan de herdefiniëring van de gezamenlijke ambities en de daarbij Europees Parlement werd deze afspraak voor Nederland juridisch bindend. Gelet op de afspraken in het Klimaatakkoord en de overige behorende vraagstelling. Deze ambitie + vraagstelling is verwoord in het document Adviesopdracht ERDH 2.0 definitief (bijlage III) en werd regelgeving is het evident dat overheid en markt in de komende jaren voor aanvullende en complexe opgaven worden gesteld. In dat eind 2016 goedgekeurd door de Stuurgroep ERDH 2.0. Aansluitend zijn de adviesopdracht, de aanbestedingsleidraad en overige relevante licht werd in het Energieakkoord afgesproken dat de vastgoedsector behoefte heeft aan een verlaging van de financieringskosten en documenten op 8/12/2016 op TenderNed geplaatst. Om de beste gegadigde uit de markt te halen is als aanbestedingsvorm gekozen voor een verruiming van de toegang tot financiering voor energieprestatie-bevorderende investeringen. Mede ook tegen die achtergrpond heeft Openbare Europese Aanbesteding. Het Rijksvastgoedbedrijf treedt namens het samenwerkingsverband op als opdrachtgever naar de markt. het kabinet recent besloten tot de instelling van Invest.NL een miljardenfonds om duurzaamheid te versnellen. De adviesopdracht behelst kort samengevat de vraag welke maatregelen wij wanneer, waarom en tegen welke kosten moeten treffen, Rijk en gemeenten hebben de opdracht om projecten aan te jagen teneinde de energievoorziening in maatschappelijk vastgoed verder welke besluiten daarbij horen en hoe die transitie er in de praktijk uitziet, zodat we de doelstelling een doelmatige fossielvrije ener- te verduurzamen en hebben tevens een voorbeeldfunctie. Met het samenwerkingsverband ERDH 2.0 komen Den Haag, DGOO en het gievoorziening in 2040 op een zo slim mogelijke manier bereiken. Het advies kent een gelaagde opbouw, een onderzoeksdeel en een Rijksvastgoedbedrijf afspraken uit het Energieakkoord na en nemen zij hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. voorstel tot implementatie. Kritieke succesfactoren van het advies zijn de kwaliteit van de onderbouwing voor de te nemen keuzes en de praktische uitvoerbaarheid van het geadviseerde in de context van Den Haag en het Rijksvastgoedbedrijf. Doelstelling ERDH 2.0 Volgens het Klimaat- en Energieakkoord moet al het (Rijks)vastgoed uiterlijk 2050 beschikken over een klimaatneutrale energievoorzie- De planning van de aanbesteding van de adviesopdracht zelf ziet er als volgt uit: ning. Gemeente Den Haag, DGOO en het Rijksvastgoedbedrijf willen iets vooruit lopen op deze voor iedere eigenaar geldende doelstel- Plenaire Inlichtingenbijeenkomst, 12 januari 2017 ling en hebben besloten de belangrijkste overheidsgebouwen in het centrumgebied van Den Haag al vanaf 2040 te voorzien van een Publicatie Nota van Inlichtingen, 3 februari 2017 doelmatige en fossielvrije energievoorziening. Daarmee geven de gemeente Den Haag en het Rijksvastgoedbedrijf het goede voorbeeld Sluitingsdatum indienen inschrijving, 15 februari 2017 aan andere eigenaren en pakken zij de rol van launching customer. Mededeling voorlopige gunningbeslissing, 13 maart 2017 Begin april 2017 opdrachtverstrekking en start adviestraject In het meest optimistische scenario kan de fysieke energietransitie van de Haagse voorraad per 1 januari 2019 starten. Dan resteert een 1 oktober 2017 definitief advies + implementatieplan. krappe 21 jaar voor het doorvoeren van omvangrijke en ingewikkelde infrastructurele, energie-conceptuele, installatietechnische en energiebesparende maatregelen etc., rekening houdend met een complexe context en vele stakeholders. Gelet op de relatief korte tijd Activiteiten Plan van Aanpak ERDH 2.0, Fase I die voor deze omvangrijke opgave resteert, vraagt dit om een concrete en actiegerichte aanpak voor de komende fase(n). Dit plan van aanpak ERDH 2.0 Fase I schetst de marsroute voor ERDH 2.0 vanaf februari 2017 tot 31 december Ruim voordat Fase II de aanbestedingsfase van de realisatie van het lopende adviestraject begint zal een plan van aanpak voor die fase die QI 2018 van Dit plan van aanpak beschrijft de marsroute voor de eerste fase van ERDH 2.0. start gaat - worden opgesteld. De belangrijkste doelen en resultaten die in deze fase I worden gerealiseerd zijn: 1. Selecteren en gunnen adviesopdracht ERDH 2.0; 2. Begeleiden opdrachtnemer tijdens adviesopdracht; 3. Voorsorteren op en voorbereiden van - mogelijke aanbestedingsvormen Fase II; 4. Uitvoeren van een impactanalyse op organisaties Den Haag/RVB en directe omgeving van het project; 5. Opstellen actoren/krachtenveldanalyse van de omgeving van het project; 6. Voorbereiden en agenderen besluitvormingsmomenten bij DH/RVB; 7. Voorbereiden marktbijeenkomst(en) i.s.m. de Bouwcampus ten behoeve van consortiumvorming voor fase II en fase III; 8. Inrichten risicomanagement + uitvoeren risicoanalyse fase I; 9. Doorontwikkelen governance/inrichting projectorganisatie Fase I e.v.; 10. Uitbreiden gebouwenscope voor fase II (o.a. Specialties, Nationale Politie, Provincie Zuid Holland etc.) incl. opstellen/aanpassen intentieovereenkomsten voor deelname; 11. Opstellen communicatieplan Fase I en verder; 12. Aanpassen bestaande samenwerkingsovereenkomst RVB/DH/DGOO; 13. Opstellen PvA Fase II; 14. Opstellen aanbestedingsstukken, selectie en gunningcriteria fase II. Bovenstaande veertien activiteiten zijn in bijlage IV nader uitgewerkt in de zg. actie A4-en. 8 PVA EnergieRijk Den Haag 2.0 PVA EnergieRijk Den Haag 2.0 9

6 Doel Fase I Het belangrijkste doel van fase I is dat het adviestraject wordt afgerond met een gedragen en uitvoerbaar implementatieplan en dat Start aanbesteding advies daadwerkelijk wordt gestart met de aanbesteding van dit plan. Het implementatieplan schetst de marsroute zowel qua aanpak als Definitieve gunning en start adviestraject inhoud hoe RVB/Den Haag het ERDH 2.0 doel kunnen bereiken Definitief advies Start aanbesteding selectie consortia Maar dit is zeker niet het enige effect dat wordt beoogd. De route naar een doelmatige en fossielvrije energievoorziening in Den Haag is Start dialooggesprekken met consortia immers geen gebaand pad. De ontwikkelingen in technologie, politiek, wet- en regelgeving volgen elkaar snel op en het is vrijwel zeker Start energietransitie Haagse gebouwen dat bestaande kaders in de komende periode (indringend) zullen wijzigen. Een transitie en dus ook de energietransitie - impliceert dat het systeem fundamenteel gaat veranderen, maar zonder dat we weten hoe het exact wordt en dat is spannend. Het gaat om nieuwe businessmodellen, experimenteren met nieuwe vormen van samenwerking en technologie, durven te falen, maar bovenal gewoon doen! Gegeven deze werkelijkheid veronderstellen we dat in alle fasen dus ook gedurende de transitie - keuzes (moeten) worden gemaakt die door de tijd kunnen worden ingehaald. Dit besef is van belang voor de aansturing van het project waarbij tegelijkertijd een realistische nadruk op no regret maatregelen wordt nagestreefd. Maar dit inzicht moet vooral niet leiden tot de verleiding van een focus Q Q op risicobeheersing. Deze systeemtransitie vraagt om leiderschap van alle betrokken partijen. Fase I de periode tot 31/12/ moet dus ook als bijvangst hebben dat het samenwerkingsverband en de interactie met (zoveel mogelijk) stakeholders op deze onzekerheid gedurende het hele project is voorbereid, zie ook hierna. Afbakening Fase I ERDH 2.0 heeft de primaire verantwoordelijkheid voor de aangewezen Rijkskantoren en gemeentelijke objecten; Overgang naar Fase II en (politieke) besluitvorming Het is op dit moment niet goed mogelijk te voorspellen hoe de uitkomst van het adviestraject er op 1 oktober 2017 uitziet. Maar om het advies straks daadwerkelijk te kunnen uitvoeren, moet nu al rekening worden gehouden met een geleidelijke maar steeds grotere impact van de energietransitie op het takenpakket van de organisaties van Den Haag en RVB. Immers, als uitkomst is het zeer wel denkbaar dat wordt voorgesteld dat een samenwerkingsverband van marktpartijen de werkzaamheden rond energie- en klimaat in en rond Voor andere overheidsgebouwen zoals de Specialties, de Hoge Colleges van Staat, Nationale Politie, Provincie etc. geldt dat in overleg tussen deze partijen en DH/RVB kan worden bepaald of deze kunnen participeren; Relatie met andere projecten/programma s (Kantoorvol Energie, Energiesprong, Programma Groene technologie etc.) wordt waar nodig onderhouden. Deze initiatieven maken geen deel uit van de scope van ERDH 2.0; PM de geselecteerde gebouwen voor een langere periode moet overnemen. Geld Een dergelijke ontwikkeling heeft onvermijdelijk impact op onze organisaties. Bestaande taken vervallen mogelijk en er komen wellicht In afwijking tot de eerdere afspraken daarover in de SOK van 23/9/2014 spreken partijen nu af om onderlinge administratieve lasten en nieuwe taken bijv. contractmanagement bij. Voordat ERDH 2.0 kan worden doorgezet naar fase II de (voor)selectie van de (combi- bureaucratie tot een minimum te beperken. Dit betekent dat er in principe niet langer wederzijdse verrekeningen zullen plaatsvinden. natie van) partijen die de energietransitie daadwerkelijk gaan uitvoeren is het noodzakelijk de consequenties van de uitkomsten van Partijen brengen vanuit de eigen organisatie in 2017 en verder uren/capaciteit in op basis van de raming in bijlage II. Jaarlijks wordt deze het adviestraject voor onze organisaties goed te overzien en zorgvuldig te wegen. capaciteitraming opnieuw ter accordering aan de stuurgroep voorgelegd. Over incidentele extra uitgaven kunnen in de stuurgroep afwijkende afspraken worden gemaakt. De externe kosten voor het adviestraject Fase I worden grotendeels door het Rijksvastgoedbedrijf In dat verband zal het projectteam een impactanalyse opstellen waarin zoveel mogelijk inzichtelijk wordt gemaakt wat de impact van gefinancierd vanuit het Programma Groene Technologieën. De Gemeente Den Haag draagt proportioneel bij aan de financiering van het de voorkeursvariant op de organisaties van RVB en Den Haag vermoedelijk zal zijn. Het spreekt voor zich dat ingrijpende consequenties adviestraject. van ERDH 2.0 het mandaat van de stuurgroep te boven gaan. Parallel aan het opstellen van de impactanalyse zal in overleg met de stuurgroep - worden onderzocht wat, door wie en wanneer moet worden besloten om de voortgang in het project te houden. Risico s Uitvoeren van een risicoanalyse en het inrichten van een risicodossier is één van de acties van dit plan. Tijdlijn De tijdlijn hierna schetst de doorkijk van ERDH 2.0 vanaf de start van de aanbesteding van de adviesopdracht - Fase I - tot q met de start van de Energietransitie van de Haagse voorraad, Fase III. 10 PVA EnergieRijk Den Haag 2.0 PVA EnergieRijk Den Haag

7 Projectorganisatie & Governance Samenstelling projectteam Het meerderheidsbelang van het RVB ten aanzien van het aantal ingebrachte objecten was voor de eerdere stuurgroep ERDH reden om Frans Deeleman Projectdirecteur ERDH (RVB) te besluiten de aanbesteding door het RVB te laten uitvoeren. En hoewel de ambities van Den Haag en RVB overeenkomen zijn er in de Henry Terlouw Coördinator/projectleider Den Haag uitvoering natuurlijk ook verschillen in werkwijzen en prioriteiten van betrokken organisaties, dit is een blijvend punt van aandacht. In Emmely de Kruijff Duurzaamheidadviseur de uitgevoerde Gateway(s) werd in dat verband nog ter overweging gegeven een extern boegbeeld voor het project aan te trekken. Eén Hedwig Tummers Inkoopadviseur van de activiteiten van dit PvA is dan ook gericht op het doorontwikkelen van de huidige projectorganisatie & governance. Dit is ook van Suzanne Holthausen Projectjurist belang in het licht van eventuele participatie van andere partijen zoals Binnenhofcomplex, Nationale Politie, Provincie Zuid Holland etc. Frans van Suylekom Coördinator/projectleider DGOO en de inbreng van andere competenties in - en tijdens - de lopende aanbesteding. Eén van de activiteiten van de plan van aanpak leidt Piet Glas Categoriemanager Energie Rijksoverheid tot een voorstel in die lijn en zal in een komende stuurgroepbijeenkomst worden ingebracht. Attie Dijkstra Coördinator Duurzaamheid RVB Marielle Dijkers Agendalid Strategie In dat voorstel wordt ook ingegaan op de speciale positie van DGOO dat vanuit zijn kaderstellende rol wel kennis van rijksbeleid aanle- Mark-Jan Kreijkes Assetmanager Specialties vert en eventuele kaders kan wijzigen, maar geen fysieke gebouwen voor de energietransitie inbrengt.hoewel de huidige aanbesteding Marusha Boekhoudt Projectsecretaris/ondersteuner is gericht op een adviestraject en daarmee een ander karakter dan het eerdere ERDH heeft gekregen, is de governance waarmee de Sanne Liefrink Senior communicatieadviseur Stuurgroep ERDH eerder instemde op basis van praktische overwegingen in de huidige situatie overwegend voortgezet, hierna een korte Ron Adelaar Projectcontroller toelichting op de rol van de stuurgroep en projectteam. Shanti Ramdhani Projectcontroller Stuurgroep ERDH 2.0 In de figuur hieronder wordt de actuele projectorganisatie weergegeven. De stuurgroep beslist over zaken van strategische aard waaronder de gunning, aspecten die voortvloeien uit de praktische samenwerking tussen de Gemeente Den Haag en het Rijksvastgoedbedrijf en de (afwijking) van projectkaders inclusief budgetten. De stuurgroep komt bijeen op momenten waarop belangrijke keuzes moeten worden gemaakt en zoveel vaker als nodig. Voorlopig worden voor Fase I Duurzaamheidskaders Rijks/Gemeente DGOO Wet en regelgeving + beleidskader de volgende data aangehouden: Begin maart 2017, o.a. t.b.v. gunningbeslissing Eind juni 2017, o.a. over keuze uitwerking voorkeursvariant naar implementatieplan Begin oktober 2017, o.a. over besluitvorming omtrent het implementatieplan. Wethouder Duurzaamheid Minister voor Wonen, Werken en Rijksdienst Stuurgroep ERDH Samenstelling Stuurgroep ERDH Eva Klein Schiphorst directeur Transacties & Projecten RVB (voorzitter); Koen de Snoo plv. Gemeentesecretaris Gemeente Den Haag; André Weimar directeur FHIR tot Fase II (DGOBR) Frans Deeleman projectdirecteur RVB ERDH. Communicatie Projectgroep Risicomanagement o.a. werkgroep financiën Projectteam De projectdirecteur is verantwoordelijk voor dagelijkse projectvoering en het realiseren van de projectdoelstellingen waaronder het initiëren, voorbereiden, bewaken van en rapporteren over de voortgang van het project, het voorbereiden van stukken ter besluitvorming in de Stuurgroep, de voorbereiding van Bestuurlijk Overleg binnen en tussen Rijk en Gemeente etc. De projectdirecteur heeft een projectteam ter beschikking. Het projectteam neemt binnen de kaders van dit plan richtinggevende besluiten over het ingezette advies- o.a. werkgroep techniek o.a. werkgroep organisatie o.a. werkgroep etc. traject en de voorbereidingen voor Fase II. Het projectteam heeft regulier (wekelijks) overleg en wordt op verzoek ondersteund door een risicomanager en een communicatieadviseur. Naar behoefte kunnen door het projectteam werkgroepen worden ingesteld die het projectteam op thema s als techniek, financiën, beleid etc. ondersteunen. Het projectteam wordt voorgezeten door een projectdirecteur vanuit het RVB. 12 PVA EnergieRijk Den Haag 2.0 PVA EnergieRijk Den Haag

8 Taakverdeling betrokken partijen In onderstaand overzicht zijn de 14 activiteiten van Fase I voor 2017 uitgezet per kwartaal. Het Rijksvastgoedbedrijf is eindverantwoordelijk voor de voortgang en realisatie van project ERDH 2.0. Het Rijksvastgoedbedrijf handelt daarbij mede namens - en in afstemming met - de Gemeente Den Haag en DGOO en zorgt voor opdrachtverstrekking aan en betaling Kwartaalplanning Fase I ERDH ev van - de geselecteerde gegadigde(n) voor het adviestraject Fase I. Net als Den Haag is het RVB aanspreekbaar op inbreng van de (gegevens van) geselecteerde panden van het RVB, de noodzakelijke voorbereidingen t.b.v. de aansluiting van de geselecteerde panden etc. etc. De Gemeente Den Haag draagt zorg voor het inbrengen van deskundigheid en behartigen van de belangen van de verschillende 4. Uitvoeren van een impactanalyse op organisaties Den Haag/RVB voor ERDH 2.0 door actieve communicatie binnen de Gemeente, het intern rapporteren over de voortgang van ERDH 2.0, het waar 5. Voorbereiden en agenderen besluitvormingsmomenten bij DH/RVB Q Opstellen actoren/krachtenveldanalyse van de omgeving van het project assisteren bij de aanvraag van eventuele vergunningen, de inzet van projectmedewerkers vanwege de Gemeente in (onderdelen) van 7. Voorbereiden marktbijeenkomst(en) i.s.m. de Bouwcampus ten behoeve van consortiumvorming voor fase II en fase III de projectorganisatie en het voorbereiden en organiseren van besluitvorming binnen de Gemeente; 8. Inrichten risicomanagement + uitvoeren risicoanalyse fase I DGOO draagt ook zorg voor behartigen van de projectbelangen binnen de verschillende beleidsgremia binnen het Rijk. Q4 2. Begeleiden opdrachtnemer tijdens adviesopdracht van de Gemeente, de noodzakelijke voorbereidingen t.b.v. de aansluiting van de geselecteerde panden, het vergroten van draagvlak de verbinding tussen ERDH 2.0 en andere lopende beleidsinitiatieven binnen het Rijk en tussen het Rijk en andere overheidsorganisaties.. Q3 1. Selecteren en gunnen adviesopdracht ERDH Voorsorteren op en voorbereiden van - mogelijke aanbestedingsvormen; DGOO is verantwoordelijk voor het duurzaamheidsbeleid rondom de bedrijfsvoering van het Rijk. DGOO is o.a. verantwoordelijk op Q onderdelen en belanghebbenden binnen de Gemeente Den Haag, de beschikbaarheid van de (gegevens van) geselecteerde panden nodig organiseren van nodige (technische/juridische/financiële /organisatorische/inkoop) expertise vanuit de Gemeente, initiëren en Q1 9. Doorontwikkelen governance/inrichting projectorganisatie Fase I e.v. 10. Uitbreiden gebouwenscope voor fase II (o.a. Specialties, Nationale Politie, Provincie Zuid Holland etc.) incl. opstellen/aanpassen intentieovereenkomsten voor deelname 11. Opstellen communicatieplan Fase I en verder Bovenstaande taakverdeling is niet limitatief maar schetst de contouren van de samenwerking. Gemeente Den Haag, Rijksvastgoedbedrijf en DGOO stemmen de aanpak in de praktijk met elkaar af vanuit het besef van een goed partnerschap. Hierbij staan gemeenschap- 12. Aanpassen bestaande samenwerkingsovereenkomst RVB/DH/DGOO 13. Opstellen PvA Fase II; 14. Opstellen aanbestedingsstukken, selectie en gunningcriteria fase II pelijke belangen en ambities centraal. In bijlage I een nadere verdeling van de taken binnen de projectorganisatie. Planning Informatie & Communicatie De (ambitieuze) planning is om begin 2018 te starten met de aanbesteding van het adviesresultaat zodat begin q de dialoogge- De projectleiding informeert de stuurgroep met een nader af te stemmen frequentie over de voortgang van deze fase. De projectleiding sprekken met potentiële consortia/gegadigden kunnen starten. Het beoogde resultaat van deze aanbesteding - Fase II - is om de ener- heeft naar behoefte contact met de voorzitter van de stuurgroep om de dagelijkse voortgang te bespreken. De communicatieaanpak gietransitie q daadwerkelijk te kunnen starten. Eerder beginnen lijkt niet realistisch, (veel) later is niet wenselijk en partijen zullen wordt toegelicht in het actieplan Communicatie in bijlage IV van dit plan. alles op alles moeten zetten om deze planning te halen. Kwaliteit Het product van deze fase is een richtinggevend advies + implementatievoorstel op basis waarvan de voorbereiding van de aanbesteding kort na oplevering van het eindadvies kan worden gestart. Het product voldoet daarmee tenminste aan de volgende kwaliteitseisen, zie daartoe ook de selectie en gunningcriteria: Zorgvuldige afweging en onderbouwing; Praktische uitvoerbaarheid en realistisch. 14 PVA EnergieRijk Den Haag 2.0 PVA EnergieRijk Den Haag

9 Dit is een uitgave van het Rijksvastgoedbedrijf April