DigitAalter. Een project voor administratieve vereenvoudiging. Luc Jolie Gemeentesecretaris Aalter Secretaris OCMW Aalter 20 december 2007

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "DigitAalter. Een project voor administratieve vereenvoudiging. Luc Jolie Gemeentesecretaris Aalter Secretaris OCMW Aalter 20 december 2007"

Daniël de Ruiter
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 DigitAalter Een project voor administratieve vereenvoudiging Luc Jolie Gemeentesecretaris Aalter Secretaris OCMW Aalter 20 december 2007

2 I. AALTER

3 Ligging midden de steden Gent Brugge Deinze - Eeklo rechtstreekse aansluiting op de E40 lokale verbindingen via de primaire wegen N44 (de Knokkeweg) en de N37 (de Tieltsesteenweg) verkeersknooppunt rotonde Aalter IC/IR-lijn Gent-Oostende Kanaal Gent-Brugge-Oostende

4 Oppervlakte: ha Inwoners: Belgen: Andere EU-burgers: 143 Niet EU-burgers: 175

5 6 woonkernen Aalter-centrum Aalter-Brug Bellem Lotenhulle Poeke Sint-Maria-Aalter

6 Industrie en tewerkstelling Industrieterreinen Lakeland en Langevoorde, meer dan 160 ha Bekaert Campina Toekomst: Woestijne Ruim arbeidsplaatsen Actieve bevolking: ca (75% inwoners jaar) ca. 25% zelfstandigen

7 Gemeentelijke diensten 229 personeelsleden 168 VE (alle diensten, behalve brandweer, politie,..) 3 regiediensten Wonen en Werken Burger, Welzijn en Vrije Tijd Interne en Financiële Zaken 12 diensten Milieu en Stedenbouw Logistiek Bevolking & Informatie Cultuur Kinderopvang Drugpreventie Jeugd Sport Bibliotheek Academie Financiële Zaken Interne Zaken

8 II. AALTER = ISO de aanleiding

9 Mijlpalen 1998 Gemeenteraadsbeslissing Voorbereiding behalen certificaat Gesteund door Consultingbureau Incoman Aanstellen extern auditbureau door marktraadpleging 2000 juni 2000 certificatieaudit ISO 9002:1994 april 2001, februari en oktober 2002: 3 nacontroles 2002 een kwaliteitsmedewerker wordt in dienst genomen

10 ISO 9002:1994 model voor kwaliteitsborging bij vervaardigen, installeren en nazorg afspraken waarmaken continue verbetering Dit certificaat was geldig van juni 2000 tot 1 juli 2003

11 1. Registratie van procedures (20 procedures- 123 procedureactiviteiten) 2. Samenstellen van een instructiehandboek (518 instructies) Weergave van de dagelijkse werking van de gemeentelijke diensten elk diensthoofd elke medewerker zijn taak niet-afdelingsoverschrijdend actuele manier van werken vastleggen

12 3. Ontwikkelen van een geregistreerd documentenbeheer DS-formulieren 379 eigen documenten 32 belastingen-, retributie- en premiereglementen 34 adressenlijsten 4. Activeren van het kwaliteitsbeleid kwaliteitsdoelstellingen (verbeterprojecten) maandelijkse kwaliteitsvergaderingen niet-conformiteitsrapporten (afwijking die niet conform is aan de procedures en instructies) interne audits externe audits (nacontroles)

13 II. AALTER = ISO de keuze

14 De gemeentelijke dienstverlening in Aalter, een avontuur De heer Janssens heeft een probleem. Hij wil in Aalter een bedrijfje vestigen, maar weet niet goed hoe er aan te beginnen en of het wel fiscaal interessant is om zijn bedrijf in deze gemeente te vestigen. De heer Janssens brengt dus een bezoek aan de gemeentelijke administratie. Hij biedt zich aan bij de centrale balie en krijgt daar te horen dat hij voor zijn eerste vraag bij de dienst Stedenbouw terecht kan op de eerste verdieping links en voor zijn tweede vraag bij de dienst Financiën op het einde van de gang links (en dan nog eens links). De heer Janssens beklimt de trappen en bekomt een antwoord op de vraag hoe bekom ik een..bij de dienst Bevolking. Met een volgeladen boekentas stapt de heer Janssens in zijn blitse wagen. Hij had natuurlijk nog graag geweten hoe het nu zat met de fiscale druk op personen en bedrijven in de gemeente. Hij vraagt zich echter vertwijfeld af of hij een antwoord kan krijgen bij de dienst Bevolking, de dienst Logistiek, de dienst Financiën, de dienst op de gelijkvloerse, eerste of tweede verdieping [1] [1] december 2002

15 Overgang van ISO 9002 naar ISO 9001:2000: producten /diensten leveren die voldoen aan de eisen van de klant de van toepassing zijnde wet- en regelgeving met het oog op continue verbetering door consistent handelen, de klanttevredenheid verhogen én derden aantonen dat de organisatie daartoe in staat is juni 2003 certificatieaudit ISO 9001:2000 april 2004, februari en oktober 2005: 3 nacontroles Certificaat was geldig van juni 2003 tot 1 juli 2006

16 Normvereisten ISO 9001: Kwaliteitsmanagementsysteem 2. Directieverantwoordelijkheid 3. Management van middelen 4. Realisatie van het product 5. Meting, analyse en verbetering

17 WAAROM ISO? geen instrument van evaluatie geen doel op zich project (geen theorie meer motivatie) FILOSOFIE draagvlak door alle personeelsleden efficiënt & effectief werken; klantgericht.

18 DOOR MIDDEL VAN duidelijke omschrijving processen procedures; overlegen communicatieproces; klachtenbehandelingsysteem; verbeteracties en verbeterprojecten juli 2006 hercertificatieaudit maart en december 2007 en september 2008 : 3 nacontroles Certificaat is geldig van 1 juli 2006 tot 1 juli 2009

19 III. Aanpak

20 Infrastructureel tot 2003: gelijkvloers Auditorium 1. Infrastructureel - Huisvesting Financien Politie onthaal Balie Balie BKO Ingang Bevolking

21 Tot 2003: 1ste verdieping Balie Stedenbouw Logistiek Balie

22 Vanaf 2004: frontdesk Auditorium Burger, Welzijn & Vrije Tijd Balie Kopieen uitleendienst Balie Wonen & Werken Ingang

24 Organisatorisch Els D e W ulf 31 Overleg- en communicatieproces Huidige werking Gemeenteraad Adviesorganen voorjaar algemene klantenbevraging algemene personeelsbevraging doorlichting informatica STAF College Projectteams Managementte am Procesmatig denken Intern overleg per regiedienst oprichting regiediensten managementteam Intern overleg per dienst / cel Kwaliteitsdenkgroep D e w e rk v loer

25 Directie Veiligheid Middelen Controle - Procesmodel MT Kwaliteit/ Milieu Financiën Processen Eigen beleid Gemeente Aalter Wettelijk verplichte opdrachten Gemeente Aalter tevredenheid Klantenverwachtingen STURENDE PROCESSEN KLANTGERICHTE PROCESSEN ONDERSTEUNENDE PROCESSEN klanten- Personeel IT Wetgeving Patrimonium Onderhoud

26 Instructies Praktijkvoorbeel d Per proces: team Per proces: proceseigenaar Documenten Wetgeving Weergave stappenplan Grijs: frontdesk Meetpunt

27 Tekortkomingen worden vastgesteld door middel van: klantenbevragingen algemeen doelgericht niet-conformiteitsrapporten klanten intern meetpunten in de processen interne audits procesaudit per dienst Continue verbetering wordt gerealiseerd door verbeteracties en verbeterprojecten, uitgewerkt door de kanalen, vastgelegd in het overlegen communicatieproces.

28 Communicatief ISO wordt E-gov Kick-off 21 april 2006 Frontdesk Frontoffices Backoffices Telefonie DIGITAalter 52 verschillende softwarepakketten Microsoft Cipal andere

29 Aalter. vroeger????? Back Office

30 Aalter. de inwoner centraal

31 Aalter, straks? Front Office ISO 9001:2000 Back Office

32 ISO 9001.? Front Office ISO 9001:2000 Back Office

33 Lokale toepassingen Citizen, Organizations Front Desk Portal Process Automation/ Workflow Orchestrator Webservices Process-extraction extraction Protos ISO9001:2000 Back Office

34 MS Digital Cities Toerisme Bedrijven Internet CEVI Portal Integration Platform Burgers Remmicom

35 Citizen/ Organizations Front Office Burgers Bedrijven Toerisme Internet Portaal Proces Automatisering / Workflow Orchestrator Webservices Proces-extractie extractie Protos ISO Back Office

38 Klachtenbehandeling

40 Inzagerecht

41 Meldingskaarten

42 1. Verder afwerken DigitAalter (meerjarenplan) 2. Art. 100 Nieuw Gemeentedecreet. Uitvoering. 3. Project Streekplatform+ Meetjesland: Interne controlesysteem 4. Competentiemanagement 5. Nieuw organogram - rechtspositieregeling 6. Administratieve vereenvoudiging (project Eenvoudige gemeente) 7. Politici: bepalen strategische nota 8. Invoering systeem Balaced Scorecard

43 IV. Evaluatie

44 + Interne actie Motivatie TQM levend / Vaststellen tekorten / verbeteracties Sfeer Juiste analyse

45 - Interne actie / gedragen? Technologie Kosten / kennis / steun Tempo / resultaten

46 Gemeentebestuur Aalter Europalaan Aalter Tel: Fax:

Vergelijkbare documenten

Shopt IT CCSP goes on!

Shopt IT CCSP goes on! Uw CRM OSLO compliant 30 april 2015 10.40 11.30 uur V-ICT-OR Vlaamse ICT Organisatie CCSP agenda 10.40 CCSP - Johan van der Waal 10.55 Aalter - Els De Wulf 11.10 Samenvatting 11.20