Deze examenopgave bestaat uit 7 pagina s, inclusief het voorblad. Dit examen bestaat uit 11 vragen.

Transcriptie

1 SPD Bedrijfsadministratie Examenopgave ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS WOENSDAG 9 MAART UUR Belangrijke informatie Deze examenopgave bestaat uit 7 pagina s, inclusief het voorblad. Dit examen bestaat uit 11 vragen. Dit examen bestaat uit de volgende documenten: examenopgaven Controleer of alle pagina's aanwezig zijn. Het aantal te behalen punten is 100. Geef niet meer antwoorden dan er worden gevraagd. Als er bijvoorbeeld drie redenen worden gevraagd en u geeft er meer dan drie, dan worden alleen de eerste drie door u genoemde redenen Lever beider exemplaren van het examenpapier in. Lever ook het kladpapier na afloop van het examen in bij de toezichthouder. Dit wordt vernietigd en niet meegenomen in de beoordeling. Schrijf zo duidelijk mogelijk. Motiveer altijd uw antwoord, ook als dat niet expliciet wordt gevraagd. Schrijf met een blauw- of zwartschrijvende pen. De toegestane hulpmiddelen bij dit examen zijn: Woordenboek Niet-programmeerbare rekenmachine SPD Bedrijfsadministratie Accounting Information Systems Woensdag 9 maart 2015 B / 8

2 sd 2015 NGO-ENS B / 8

3 Casus Office Share BV Ken emigreert na de Tweede Wereldoorlog naar de Verenigde Staten en is jarenlang succesvol actief op de onroerendgoedmarkt in de Verenigde Staten. Op 75-jarige leeftijd verhuist Ken terug naar Nederland. Hij geniet van zijn laatste levensjaren waarin een intensief contact ontstaat met zijn kleinzoon Tom. Ken overlijdt in 2005 waarbij hij een erfenis van tientallen miljoenen nalaat aan zijn kleinzoon Tom. Tom heeft zich, op advies van zijn grootvader, verdiept in de zakelijke verhuur in Nederland en besluit in 2008 onder de naam Office Share BV te starten met de verhuur van kantoorruimten in bedrijfsverzamelgebouwen. Anno 2015 is de onderneming van Tom uitgegroeid tot een activiteit met tien kantoorpanden met elk een minimum bruto-oppervlakte van m 2. De activiteiten van Office Share BV zijn in 2012 uitgebreid met de verkoop van kantoorartikelen aan huurders van de bedrijfsverzamelgebouwen. De organisatie is als volgt gestructureerd: Directie (Tom). Hoofdkantoor: - Secretariaat en Inkoop kantoorartikelen (twee medewerkers). - Verhuur (afdelingshoofd en vier medewerkers). - Technische dienst (afdelingshoofd en acht medewerkers). - Administratie en Personeelszaken (afdelingshoofd en drie medewerkers). - Gebouwbeheer (afdelingshoofd verantwoordelijk voor twintig medewerkers van de bedrijfsverzamelgebouwen). - Automatisering (twee medewerkers). Voor elk bedrijfsverzamelgebouw: - Eén beheerder. - Eén receptionist die tevens het beheer en de verkoop van kantoorartikelen verzorgt. Het Secretariaat en de afdeling Automatisering worden rechtstreeks door Tom aangestuurd, de overige afdelingen door de afdelingshoofden. Verhuur Office Share BV is specialist in de verhuur van bedrijfsverzamelgebouwen. De verhuur vindt plaats in drie varianten: 1. verhuur van gemeubileerde kantoorruimten inclusief centrale ruimten en sanitaire voorzieningen; 2. uitbreiding variant 1: met gebruik van receptie en secretariële diensten; 3. uitbreiding variant 2: met mogelijkheid tot gebruikmaking van IT-structuur zoals hardware, zakelijke software, ip-telefonie en support. De basisuitgangspunten voor verhuur zijn: huur per maand; een goed bureau; een goede bureaustoel; een afsluitbare kastruimte; SPD Bedrijfsadministratie Accounting Information Systems Woensdag 9 maart / 7

4 alle schoonmaak wordt geregeld; elektra, verwarming en water is inclusief; de ruimte wordt door Office Share BV beheerd; bedrijfslogo op de deur. De te verhuren units zijn beschikbaar in standaardafmetingen van 50 m 2. De huurder kan kiezen voor het huren van één of meerdere units. De units zijn afgescheiden door verplaatsbare systeemwanden waardoor de units vergroot kunnen worden tot ruimtes van 100 m 2. Indien een klant meerdere units huurt, dan ontvangt hij een korting van 10% op de huurtarieven van variant 1. De huurder ontvangt een digitale sleutel (magneettag) waarmee toegang tot de centrale ruimtes van het gebouw en toegang tot de gehuurde unit gecodeerd plaatsvindt. De deur gaat automatisch open zodra de digitale sleutel zich binnen een afstand van 50 cm van de deur bevindt. Erg gemakkelijk als je je handen vol hebt, zo stelt Tom. Iedere huurder krijgt een eigen omgeving op de website met daarin de gegevens van het object, de digitale versie van de huurovereenkomst en de facturen voor de huur. Opzegging van de huur vindt via de website plaats. De verhuurtarieven zijn als volgt: Basistarief variant 1: 100,- per m 2, exclusief btw; Toeslag variant 2: 100,- per maand per gehuurde unit van 50 m 2, exclusief btw; Toeslag variant 3: 50,- per maand per werkplek, exclusief btw. De verhuur is belast met 21% btw. Indien de huurder geen belaste prestaties verricht, dan wordt een toeslag van 5% op de huurtermijnen exclusief btw berekend als compensatie in plaats van 21% btw. Een aanvraag voor verhuur kan via de website, via en telefonisch. Het Secretariaat neemt in eerste aanleg de huuraanvragen aan, legt de aanvragen vast en stuurt deze digitaal door naar de afdeling Verhuur. Daarnaast draagt het Secretariaat zorg voor het opmaken en verzenden van de verhuurfacturen. De afdeling Verhuur zorgt voor bezichtigingen, stelt de huurovereenkomsten op en overlegt met huurders over een gewenste uitbreiding of inkrimping van de huurovereenkomst. Het toezicht op het gebruik van het gehuurde volgens de verhuurovereenkomst, wordt door een gebouwbeheerder verzorgd. De gebouwbeheerder rapporteert periodiek aan het hoofd van de afdeling Verhuur over bijzonderheden. Verkoop kantoorartikelen Naast de verhuur exploiteert Office Share BV in elk van haar bedrijfsverzamelgebouwen een verkoopruimte met kantoorartikelen. Het assortiment betreft alle gangbare schrijfwaren, ordners, printertoners, printerpapier en enveloppen. De verkoopruimte betreft een afgesloten magazijn met een afhaalbalie. De huurders van het bedrijfsverzamelgebouw plaatsen bestellingen via een SPD Bedrijfsadministratie Accounting Information Systems Woensdag 9 maart / 7

5 speciaal daarvoor ingerichte webapplicatie. De bestelde artikelen kunnen de volgende dag afgehaald worden in de verkoopruimte. De afgehaalde artikelen worden aan het eind van elke maand op de huurnota in rekening gebracht. De verkooprijs bedraagt 140% van de inkoopprijs. Inkoop kantoorartikelen Tom wil kwaliteit leveren in zijn diensten en daarom koopt Office Share BV het assortiment kantoorartikelen bij gerenommeerde groothandels in. Alle door Office Share BV bestelde artikelen worden binnen één werkdag afgeleverd bij de bedrijfsverzamelgebouwen. Office Share BV maakt hiervoor gebruik van een sneltransportbedrijf. De inkoopfacturen worden bij binnenkomst gescand door het Secretariaat en worden vervolgens digitaal doorgestuurd naar de afdeling Administratie. Organisatie De verhuuractiviteiten worden centraal georganiseerd vanuit het hoofdkantoor in Utrecht. Ook vindt hier de centrale inkoop van kantoorartikelen plaats. De bedrijfsprocessen zijn in hoge mate geautomatiseerd, waarbij de afdelingsprocessen gekoppeld zijn in een ERP-systeem. Vraag 1 Vraag 2 Vraag 3 Vraag 4 Welke typologieën zijn te onderkennen in de bedrijfsactiviteiten van Office Share BV? (3 punten) Noem drie aanknopingspunten voor de opbrengstverantwoording van de verhuuractiviteiten zoals beschreven onder variant 1. (9 punten) Beschrijf op welke drie onderdelen de geschetste organisatiestructuur tekortschiet in het kader van de controletechnische functiescheiding. (19 punten) Beschrijf in hoofdlijnen de administratieve verwerking van de inkopen van de kantoorartikelen. Deel uw beschrijving in naar de fasen van het inkoopproces en geef daarbij aan welke functionaris de door u beschreven administratieve handelingen verricht. SPD Bedrijfsadministratie Accounting Information Systems Woensdag 9 maart / 7

6 Vraag 5 (12 punten) Beschrijf drie risico s van de verkoop van de kantoorartikelen en noem bij elk van de risico s een preventieve en een repressieve maatregel van interne beheersing. Neem daarvoor onderstaande indeling over op uw examenpapier. Risico Preventieve beheersingsmaatregel Repressieve beheersingsmaatregel De verhuuractiviteiten worden met 21% btw gefactureerd. Indien er geen sprake is van belaste activiteiten van de huurder, dan wordt de verhuur vrij van btw gefactureerd en in plaats van de btw een toeslag berekend van 5%. Hierdoor ontstaat een verschuivingsgevaar tussen facturen met 21%- btw- en facturen met 5%-btw-compensatie. Vraag 6 Noem twee mogelijke gevolgen van dit verschuivingsgevaar. De inrichting van de verhuuractiviteiten is sterk beïnvloed door de strategische keuze van Tom. In de business balanced scorecard kunnen de uitkomsten van deze strategische keuzes zichtbaar worden gemaakt. Vraag 7 (8 punten) Noem voor elk van de invalshoeken van de business balanced scorecard een met de verhuuractiviteiten samenhangende strategische keuze (KSF) en geef daarbij een prestatie-indicator (PI). In de begroting worden onder meer de normen voor de bedrijfsactiviteiten vastgesteld. Vraag 8 Noem vier casespecifieke informatie-elementen die Tom nodig heeft voor de strategische meerjarenbegroting van de verhuuractiviteiten. De verhuur van een kantoorruimte hangt samen met een aantal uit te voeren werkzaamheden. Deze werkzaamheden kunnen als geheel worden samengevat in een procesbeschrijving van de verhuur, waarbij drie varianten in de beschrijving worden betrokken. SPD Bedrijfsadministratie Accounting Information Systems Woensdag 9 maart / 7

7 Vraag 9 (28 punten) Beschrijf het proces van de verhuuractiviteiten. Betrek in uw beschrijving: a. de aanvraag van een potentiële huurder; b. de huurovereenkomst; c. de ingang van de verhuur; d. het einde van de verhuur. De normen voor de verhuuractiviteiten komen in de strategische en tactische begroting tot stand. Een van deze normen is cruciaal voor de interne beheersing van de opbrengstverantwoording. Vraag 10 Leg uit welke essentiële repressieve controle zal moeten plaatsvinden met betrekking tot de bedoelde norm voor de verhuuractiviteiten en geef daarbij aan hoe deze controle plaatsvindt. Het opmaken en versturen van de facturen wordt verzorgd door het Secretariaat. De verhuurmodule van de ERP-software verstrekt hiervoor de nodige informatie. De afdeling Administratie draagt zorg voor de financiële verwerking. Het hoofd van de afdeling Administratie draagt zorg voor de interne controles en analyses en rapporteert aan de directie. Vraag 11 (5 punten) Noem vijf verbandscontroles die het hoofd Administratie zal leggen met betrekking tot het factuurproces van de bedrijfsactiviteiten. Einde examen SPD Bedrijfsadministratie Accounting Information Systems Woensdag 9 maart / 7