CE-index. CQ Index Gehandicaptenzorg Verstandelijke Gehandicaptenzorg. Werkinstructie coördinatoren van zorginstellingen

Transcriptie

1 CE-index CQ Index Gehandicaptenzorg Verstandelijke Gehandicaptenzorg Werkinstructie coördinatoren van zorginstellingen Versie d5.0 Januari 2011

2

3 CQ Index Gehandicaptenzorg Verstandelijke Gehandicaptenzorg Werkinstructie coördinatoren

4 Projectnummer: ITS, Radboud Universiteit Nijmegen Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van het ITS van de Radboud Universiteit Nijmegen. No part of this book/publication may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher. iv Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari 2011

5 Inhoud 1 Inleiding Achtergrond Meetbureaus Vragenlijsten Interviewers 4 2 Voorbereiding van de raadpleging 5 3 Cliëntenraadpleging Fase 1: Informeren over het onderzoek Fase 2: Populatiebestand en steekproeftrekking cliënten Populatiebestand Steekproef trekken en achtergrondbestand Trekken van de steekproef Ontdubbelen van de achtergrondbestanden Achtergrond- en respondentenbestand ambulante cliënten Fase 3: Informeren ouders/cliëntvertegenwoordigers (alleen wonen en dagbesteding) Fase 4: Achtergrond- en respondentenbestand en inclusie van cliënten (alleen wonen en dagbesteding) Fase 5: Planning Fase 5a: Plannen van de gesprekken (alleen wonen en dagbesteding) Fase 5b: Drukken en verzenden van de vragenlijsten bij mondelinge interviews (wonen en dagbesteding) Fase 5c: Drukken en verzenden van de vragenlijsten bij schriftelijke raadpleging (ambulant) Fase 6: Faciliteren veldwerk bij mondelinge interviews (wonen en dagbesteding) Fase 7: Evaluatie Fase 8: Invoeren van vragenlijsten en rapportage 21 4 Ouders/cliëntvertegenwoordigersraadpleging Fase 1: Informeren over het onderzoek Fase 2: Populatiebestand en steekproeftrekking ouders/cliëntvertegenwoordigers Fase 3: Achtergrondbestand en respondentenbestand Fase 4: Drukken en verzending vragenlijsten Fase 5: Invoeren van vragenlijsten en rapportage 26 Bijlage 27 Bijlage 1 Werkzaamheden per fase cliëntenraadpleging 29 Bijlage 2 Voorbeeldbrieven 31 Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari 2011 v

6 vi Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari 2011

7 1 Inleiding Het uitvoeringsprotocol CQ Index Gehandicaptenzorg voor de Verstandelijke Gehandicaptenzorg bestaat uit een werkinstructie voor de meetbureaus en een werkinstructie voor coördinatoren van de zorginstelling. Binnen elke werkinstructie wordt daarnaast een onderscheid gemaakt tussen de cliëntenraadpleging en de ouders/cliëntvertegenwoordigersraadpleging. Deze werkinstructie is bestemd voor de coördinator van een instelling voor verstandelijk gehandicapten. 1.1 Achtergrond In het Visiedocument Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg van de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN, 2007) zijn zorginhoudelijke en cliëntgebonden indicatoren opgesteld om de kwaliteit van de gehandicaptenzorg te kunnen meten. Het instrument waarmee de cliëntervaringen worden gemeten (tijdens de pilotfase CE-index genoemd, inmiddels is de naam CQ Index Gehandicaptenzorg) is ontwikkeld door het ITS, Radboud Universiteit Nijmegen. Dit instrument is in twee pilots binnen diverse zorginstellingen getest en naar aanleiding daarvan aangepast. Ook het instrument waarmee de ervaringen van ouders/cliëntvertegenwoordigers wordt gemeten is ontwikkeld door het ITS, Radboud Universiteit Nijmegen. De zorgorganisaties binnen de gehandicaptenzorg zijn verplicht eens per twee/drie jaar (dit verschilt per zorgkantoor) een (cliënten)raadpleging uit te voeren. Met de resultaten van de raadpleging wordt in verschillende informatiebehoeften voorzien. De uitkomsten kunnen voor de zorginstellingen waardevolle informatie opleveren voor het eigen kwaliteitsbeleid. De zorginstelling kan zich ook vergelijken met andere instellingen omdat het instrument op landelijke schaal wordt toegepast. Tevens komt informatie van alle zorginstellingen ter beschikking van consumenten waardoor zij een meer gefundeerde keuze voor een bepaalde zorginstelling kunnen maken en kan de zorginstelling de informatie gebruiken voor verantwoording aan partijen zoals de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) en het Zorgkantoor. Deze werkinstructie is enkel van toepassing op het meten van cliëntervaringen en ouders/cliëntvertegenwoordigerservaringen binnen de verstandelijke gehandicaptenzorg. De beschreven richtlijnen zijn vrij gedetailleerd. Omdat ook vergelijking tussen zorginstellingen mogelijk moet zijn is het namelijk van belang dat de metingen zoveel mogelijk op dezelfde, gestandaardiseerde, manier uitgevoerd worden. Ook als verschillende meetbureaus de metingen verrichten. 1.2 Meetbureaus De werkinstructie is geschreven voor de coördinator van een instelling voor verstandelijk gehandicapten waar een cliëntenraadpleging en/of ouder/cliëntvertegenwoordigersraadpleging met de CQI VG gaat plaatsvinden. De zorginstelling is de opdrachtgever. Meetbureaus die worden Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari

8 ingehuurd door de zorginstelling en de CQI VG gaan uitvoeren moeten geaccrediteerd zijn voor scopes A, B en D. Het is ook mogelijk dat de CQI VG wordt uitgevoerd door een combinatie van meetbureaus (bijvoorbeeld door een meetbureau met scope A en B in samenwerking met een meetbureau met scope D). 1.3 Vragenlijsten Het instrument voor de verstandelijk beperkte cliënten bestaat uit drie vragenlijsten: één over 24-uurszorg/wonen, één over dagbesteding en één over ambulante zorg. De vragenlijsten voor cliënten wonen en dagbesteding worden in een mondeling gesprek met de cliënt afgenomen door een (onafhankelijke) interviewer. Ter ondersteuning is hiervoor door Bureau Beeldwerk van Stichting De Driestroom beeldmateriaal ontwikkeld. De vragenlijst voor ambulante cliënten wordt schriftelijk afgenomen en kent geen beeldmateriaal. Alleen cliënten met een lichte verstandelijke beperking worden bevraagd (mondeling dan wel schriftelijk). Het meetinstrument is alleen bedoeld voor volwassen cliënten en is niet geschikt voor matige, ernstig of zeer ernstig verstandelijk beperkte cliënten of (sterk) gedragsgestoorde cliënten (SGLVG/SGEVG). Voor ouders/cliëntvertegenwoordigers van verstandelijk beperkte cliënten zijn twee vragenlijsten opgesteld: één over 24-uurszorg/wonen en één over dagbesteding. De vragenlijsten voor ouders/cliëntvertegenwoordigers worden schriftelijk afgenomen. Er is voor ouders/cliëntvertegenwoordigers geen lijst over ambulante zorg. Uit de pilot bleek dat instellingen vaak geen contact hebben met en/of adres hebben van ouders/cliëntvertegenwoordigers van ambulante cliënten. De vragenlijst voor ouders/cliëntvertegenwoordigers is alleen bedoeld voor ouders/cliëntvertegenwoordigers van volwassen cliënten. Er zijn geen beperkingen wat betreft de zwaarte van de beperking. Dus ouders/cliëntvertegenwoordigers van alle volwassen cliënten kunnen met dit instrument bevraagd worden. Het kan voorkomen dat uw zorginstelling bijvoorbeeld wel 24-uurszorg verleent en dagbestedingslocaties heeft, maar geen ambulante zorg biedt. De raadpleging heeft dan alleen betrekking op de zorg die uw instelling verleent. Een cliënt of ouder/cliëntvertegenwoordiger wordt in de raadpleging slechts eenmaal bevraagd. Ook wanneer de cliënt meer dan één type zorg ontvangt van de zorginstelling. Hierover volgt in paragraaf en 4.2 meer. Organisatorische Eenheid, Informatie Eenheid en locaties Per zorginstelling wordt een representatief aantal cliënten bevraagd. Dit houdt in dat grotere zorginstellingen meer cliënten dienen te bevragen dan kleinere zorginstellingen. Om te bepalen hoeveel cliënten de zorginstelling dient te bevragen wordt de structuur van Organisatorische Eenheden (OE s) gebruikt. Per OE wordt één zorgtype (wonen, dagbesteding of ambulant) uitgevraagd. Organisatorische Eenheden bestaan uit maximaal 500 cliënten (die 18 jaar of ouder en licht verstandelijk beperkt zijn). Hoe u en de zorginstelling het concern kunnen inrichten en kunnen bepalen hoeveel cliënten bevraagd dienen te worden leest u in het aparte document over de concerninrichting. 2 Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari 2011

9 Elke OE bestaat uit Informatie Eenheden (IE s; zie figuur 1). Deze Informatie Eenheden worden ook ingezet voor de Zorg Inhoudelijke (ZI) meting. De IE s bestaan uit een aantal locaties, of soms uit 1 locatie die verdeeld is over meerdere IE s (bij een zeer grote locatie). Als een IE bestaat uit voldoende cliënten (die volwassen en licht verstandelijk beperkt zijn) kan de IE overgenomen worden als OE. In andere gevallen zullen IE s moeten worden gekoppeld zodat OE s van een voldoende omvang worden bereikt. Alle IE s moeten vertegenwoordigd zijn in de aangemaakte OE s. Figuur 1 De meetbureaus dienen in de database die ze aanleggen, aan te geven bij welke locatie, IE en OE een cliënt hoort. Hierdoor is terugkoppeling naar de zorginstelling op IE-niveau mogelijk. Dit kan echter alleen als de IE of locatie uit voldoende cliënten bestaat. Wanneer minder dan 15 cliënten in de steekproef zitten kan het voorkomen dat vanwege uitval het minimumaantal van 10 cliënten niet worden bereikt. In verband met de privacy van de cliënten wordt dan afgeraden uitvraag te doen. De instellingen dienen in hun populatie- en achtergrond/respondentenbestand aan te geven bij welke OE, IE en locatie een cliënt hoort. Op de vragenlijsten dagbesteding en wonen zijn daarnaast op het voorblad deze termen toegevoegd. Aantallen Hieronder zijn de aantallen interviews en het aantal te verzenden vragenlijsten weergegeven per organisatorische eenheid. De organisatorische eenheden voor de cliëntenraadpleging dienen uit minimaal 150 cliënten (en maximaal 500 cliënten) met een lichte verstandelijke handicap te bestaan. Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari

10 Cliëntenraadpleging: Per organisatorische eenheid dienen er minimaal 45 afgeronde interviews met cliënten 24- uurszorg/wonen (conform de inclusiecriteria) worden afgenomen. Per organisatorische eenheid dienen er minimaal 45 afgeronde interviews met cliënten met dagbesteding (conform de inclusiecriteria) worden afgenomen. Per organisatorische eenheid dienen er minimaal 150 ambulante cliënten (conform de inclusiecriteria) aangeschreven te worden. Ouder/cliëntvertegenwoordigersraadpleging: Per organisatorische eenheid dienen er minimaal 150 ouders/cliëntvertegenwoordigers van volwassen cliënten 24-uurszorg/wonen aangeschreven te worden. Per organisatorische eenheid dienen er minimaal 150 ouders/cliëntvertegenwoordigers van volwassen cliënten met dagbesteding aangeschreven te worden. Als het een kleine zorginstelling betreft en de organisatorische eenheid uit minder dan 150 cliënten bestaat is het de bedoeling dat zoveel mogelijk cliënten worden bevraagd. Onderwerpen vragenlijsten De vragenlijsten bestaan uit vragen over diverse thema s als: zorgafspraken, zelfbepaling, belangen, lichamelijk welzijn, psychisch welbevinden, persoonlijke ontwikkeling, sociale relaties, participatie, materieel welzijn, veiligheid, kwaliteit van medewerkers en samenhang in de zorg. De thema s zijn bepaald door het kwaliteitskader van de VGN en niet alle thema s zijn van toepassing bij elk zorgtype. Elke vragenlijst heeft een open vraag naar verbetermogelijkheden of andere opmerkingen. Ook worden enkele persoonsgegevens van de cliënt en/of ouder/cliëntvertegenwoordiger gevraagd. De vragenlijsten die mondeling worden afgenomen (cliënten wonen en dagbesteding) eindigen met een aantal evaluatievragen die de interviewer invult. 1.4 Interviewers De vragenlijsten voor cliënten wonen en dagbesteding worden mondeling afgenomen. Er dienen ervaren, getrainde interviewers te worden ingezet, die goed voorbereid zijn, over goede interviewvaardigheden beschikken en die affiniteit en ervaring hebben met de doelgroep. De interviewers moeten onafhankelijk zijn en door een meetbureau getraind zijn in het afnemen van vragenlijsten. De interviewers dienen bij voorkeur ook de extra training (gehouden in oktober en december 2010) te hebben gevolgd. Deze training is gericht op het werken met het beeldmateriaal bij de afname van de interviews met cliënten (wonen en dagbesteding). Voor deze training is een meetprotocol opgesteld die de interviewer heeft ontvangen. Voor het interviewen dient de interviewer deze nogmaals door te nemen. Elke interviewer dient van een meetbureau een unieke code te krijgen. Deze code wordt door de interviewer op het voorblad van de vragenlijst vermeld. 4 Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari 2011

11 2 Voorbereiding van de raadpleging Wanneer u een meetbureau inhuurt voor het uivoeren van de raadpleging dient in een vroeg stadium overleg plaats te vinden met het meetbureau over de organisatie en uitvoering van de raadpleging. Het overleg dient in ieder geval over de volgende zaken te gaan (indien zowel cliënten als ouders/cliëntvertegenwoordigers worden bevraagd): De planning en periode van onderzoek. Uitwisseling gegevens (reserve)coördinator van de instelling en het meetbureau. Aantal te interviewen cliënten; en/of. Aantal aan te schrijven cliënten (bij onderzoek onder ambulante cliënten) en ouders/vertegenwoordigers. De benadering en informatie voor vertegenwoordigers (brieven). De benadering en informatie van cliënten (brieven, folders, mondelinge toelichting). Trekken van de steekproef (uitgevoerd door de coördinator van de zorginstelling). Aanleveren van het respondentenbestand (inclusief adressen van ouders/cliëntvertegenwoordigers van cliënten wonen en dagbesteding). Aanleveren van de planning (bij mondelinge interviews). De raadpleging wordt samen met het meetbureau goed doorgesproken. De coördinator van de zorginstelling dient vooraf goed op de hoogte te zijn van de werkzaamheden die hij/zij moet gaan uitvoeren. Het is van belang dat er voldoende tijd zit tussen dit eerste overleg en de daadwerkelijke afname van de vragenlijsten. Die tijd kan uw zorginstelling goed gebruiken om medewerkers van de instelling en cliënten op de hoogte te brengen van het onderzoek. Uit de pilot is gebleken dat wanneer partijen goed op de hoogte zijn van het onderzoek dit leidt tot een eenvoudigere uitvoering van de raadpleging. De doorlooptijd van het onderzoek is minimaal drie maanden. Echter de ervaring leert dat een periode van vier of vijf maanden meer geschikt is. Vooral de fase van informeren van partijen, het opleveren van de bestanden (inclusief het beoordelen van de cliënten) en het maken van een planning (bij mondelinge interviews) nemen redelijk wat tijd in beslag. Reken voor elk onderdeel ongeveer een maand (voor een deel kunnen werkzaamheden tegelijk worden uitgevoerd). Zeker als uw zorginstelling een grote organisatie met veel verschillende locaties is, is het verstandig vier maanden uit te trekken voor het onderzoek. Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari

12 6 Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari 2011

13 3 Cliëntenraadpleging De zorginstelling stelt een coördinator en een reserve-coördinator aan. De coördinator is het aanspreekpunt voor het meetbureau en is verantwoordelijk voor het voorbereiden en faciliteren van de interviews. De reserve-coördinator neemt de taken waar bij afwezigheid van de coördinator. De coördinator kan werkzaamheden uitbesteden aan andere medewerkers van de zorginstelling, maar blijft verantwoordelijk voor de correcte uitvoering. Hieronder wordt per fase van de cliëntenraadpleging toegelicht wat de taken van de coördinator van de zorginstelling zijn. In de werkinstructie voor het meetbureau worden dezelfde fasen onderscheiden. De instructies zijn gebaseerd op de ervaringen die zijn opgedaan tijdens de pilot. Wat vragen wij van de coördinator Binnen de instelling is de coördinator het aanspreekpunt voor het meetbureau. Dit brengt enkele taken en verantwoordelijkheden met zich mee. Uit de pilot blijkt dat de bijbehorende tijdsinvestering gemiddeld bijna 17 dagen is (besteed door de coördinatoren en andere medewerkers van de instelling), maar dat de tijdsbesteding afhankelijk is van de grootte van de raadpleging en de omvang van de instelling (zie ook Kosten CE-index voor instellingen ). Deze dagen zijn verspreid over de maanden waarin het onderzoek plaatsvindt, maar vooral het informeren van alle betrokkenen, het beoordelen van de inclusiecriteria en het maken van een planning kost de meeste tijd. U overlegt met het meetbureau wanneer de gesprekken met de cliënten gevoerd worden. In de volgende hoofdstukken wordt beschreven wat we precies van de coördinator vragen. U dient bijvoorbeeld de betrokken partijen te informeren, een steekproef te trekken wanneer uw organisatie veel cliënten heeft, toestemming van curatoren te vragen en de logistiek rondom de vraaggesprekken te regelen. Al het (informatie)materiaal dat u hiervoor nodig heeft wordt aangeleverd door het meetbureau. Om alles voor u zo overzichtelijk mogelijk te houden vindt u in bijlage 1 een planning voor alle activiteiten. Op de planningstool zijn per fase alle werkzaamheden opgenomen. Wij stellen voor deze op een geschikte plek op te hangen zodat op elk moment duidelijk is wat er is gedaan en wat er nog moet gebeuren. Achterin deze werkinstructie vindt u ook de voorbeeldbrieven. 3.1 Fase 1: Informeren over het onderzoek Er zijn verschillende groepen die geïnformeerd dienen te worden over het onderzoek. Hieronder wordt beschreven wie deze groepen zijn en op welke manier zij benaderd kunnen worden. Voor het informeren is informatiemateriaal ontwikkeld. Deze wordt door het meetbureau verstrekt. U stemt met het meetbureau af of zij een rol spelen in deze eerste fase. Het blijft de verantwoordelijkheid van de coördinator dat alle partijen goed geïnformeerd worden. Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari

14 Directie informeren Ten eerste moet de directie uitvoerig geïnformeerd worden over het onderzoek. Ondanks dat ze hebben ingestemd met het onderzoek zal de kennis over het onderzoek waarschijnlijk nog beperkt zijn. Een manier waarop dit kan is tijdens het management-overleg, waar de directie bijeen is, een korte toelichting te geven op het onderzoek en de werkzaamheden voor de instelling. Folders over het onderzoek ( informatiefolder medewerkers ) kunnen uitgedeeld worden. Cliëntenraad informeren Ook de cliëntenraad dient geïnformeerd te worden over het onderzoek. Dit kan bijvoorbeeld tijdens een vergadering waarin de cliëntenraad bijeen komt. U kunt de folders over het onderzoek (zowel de informatiefolder medewerkers als de informatiefolder cliënten ) laten rondgaan. Medewerkers informeren Ook heel belangrijk is dat de medewerkers geïnformeerd worden. Dit heeft alleen betrekking op medewerkers van organisatorische eenheden (OE s) die betrokken worden bij het onderzoek. Overige medewerkers kunnen ook geïnformeerd worden over het onderzoek, maar dit hoeft niet. Het informeren van de medewerkers kan door een toelichting op het onderzoek te geven in het team- of groepsoverleg. Folders over het onderzoek ( informatiefolder medewerkers ) kunnen dan uitgedeeld worden. Wanneer deze mogelijkheid niet geschikt is kunnen de medewerkers geïnformeerd worden door het sturen van een mail. Ook kan de coördinator een bezoek brengen aan de locatie waar de ondersteuning wordt aangeboden (afhankelijk van het zorgtype). Het is handig om per OE een contactpersoon aan te stellen waarmee de coördinator kan overleggen. Dit is ook praktisch met het oog op de overige fasen van het veldwerk. De medewerkers kunnen daarnaast de taak hebben de cliënten te informeren en om medewerking te vragen. Hierover wordt meer toegelicht in paragraaf 3.5.1, het plannen van de gesprekken. Uiteraard dienen ook de ouders van de cliënten geïnformeerd te worden. Omdat bij grote instellingen niet alle cliënten benaderd worden voor het onderzoek, volgt hierover meer in fase 3 (paragraaf 3.3), het informeren van de ouders/cliëntvertegenwoordigers. Mocht de gehele instelling meedoen aan het onderzoek dan kan ook een algemene informatieronde voor ouders gehouden worden. Wellicht heeft uw instelling een nieuwsbrief (of iets vergelijkbaars) waarin aandacht kan worden geschonken aan het onderzoek. Zowel ouders als cliënten moeten voorafgaand aan het onderzoek geïnformeerd worden dat het onderzoek plaatsvindt en dat gegevens van henzelf of hun kind kunnen worden gebruikt. Vooraf moeten cliënten en hun ouder(s)/cliëntvertegenwoordiger(s) bezwaar aan kunnen tekenen tegen gebruik van hun gegevens. Daarnaast kan de cliënt of ouder(s)/cliëntvertegenwoordiger(s) op elk ander moment tijdens de dataverzameling aangeven niet mee te willen/kunnen doen aan het onderzoek. 8 Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari 2011

15 Samenvatting van de activiteiten Informeren directie. Informeren van de cliëntenraad. Informeren medewerkers. Aanstellen van contactpersoon binnen elke organisatorische eenheid waarvan cliënten meedoen aan het onderzoek. 3.2 Fase 2: Populatiebestand en steekproeftrekking cliënten Voor het onderzoek worden gesprekken gevoerd met (of schriftelijke vragenlijsten verstuurd naar) een beperkt aantal cliënten. Om te kunnen bepalen of deze een goede afspiegeling zijn van de totale populatie cliënten is ook (beperkte) informatie nodig over de populatie. U maakt daarom enkele bestanden (populatie- en achtergrond/respondentenbestand) van elk zorgtype waarmee u deelneemt aan de raadpleging. Hieronder leest u hoe u dat doet. Het uitgangspunt is het cliëntenbestand van uw zorginstelling. Dit bestand bestaat uit alle cliënten die zorg binnen de VG ontvangen. De bestanden die u maakt zijn selecties uit dit cliëntenbestand. In paragraaf wordt uitgelegd hoe u bepaalt welke cliënten tot de populatie (en populatiebestand) behoren en welke gegevens van de populatie u moet aanleveren aan het meetbureau. In paragraaf wordt uiteengezet hoe u een steekproef trekt. Als u geen steekproef hoeft te trekken (zie paragraaf 3.2.2) dan kunt u paragraaf overslaan. In paragraaf en verder leest u vervolgens welke gegevens u moet aanleveren in het achtergrondbestand. Wanneer u een steekproef moet trekken bestaat het achtergrondbestand uit gegevens van de cliënten die tot de steekproef behoren en anders uit alle volwassen cliënten uit de populatie. Cliënten uit het achtergrondbestand wonen of dagbesteding kunnen nog afvallen als ze niet voldoen aan het inclusiecriterium. De cliënten die overblijven, vormen het respondentenbestand. Voor het bepalen van het aantal cliënten dat geïnterviewd of aangeschreven dienen te worden kunt u het document over de concerninrichting lezen. Onderstaande beschrijvingen gaan uit van één organisatorische eenheid per zorgtype Populatiebestand Hieronder wordt in een aantal stappen beschreven hoe u het populatiebestand per zorgtype maakt. Stap 0: Totale registratiebestand Het startpunt is het totale cliëntenbestand met alle VG-cliënten van uw instelling. Zorg dat dit bestand bijgewerkt en actueel is. Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari

16 Stap 1: Selecteer de cliënten van 18 jaar en ouder De CQI VG is alleen geschikt voor volwassen cliënten. Wanneer uw instelling ook zorg verleent aan cliënten die jonger dan 18 jaar zijn moeten de gegevens van deze cliënten worden verwijderd uit het bestand. Stap 2: Excluderen van gedragsgestoorde cliënten en cliënten met een matige, ernstig of zeer ernstige verstandelijke beperking De CQI VG is niet geschikt voor cliënten met een gedragsstoornis (SGL/EVG) of cliënten met een matige, ernstige of zeer ernstige verstandelijke beperking. Deze cliënten verwijdert u uit de bestanden. Stap 3: Excluderen van cliënten waarvoor bezwaar is gemaakt Cliënten waarvan de ouder(s)/cliëntvertegenwoordiger(s) bezwaar hebben gemaakt tegen deelname aan het onderzoek, worden uitgesloten. Stap 4: Verdeel de cliënten naar zorgtype (wonen, dagbesteding en ambulante zorg) Daarna moet het bestand worden opgedeeld in bestanden per zorgtype. Dit zijn er maximaal drie, maar als uw instelling bijvoorbeeld wel 24-uurszorg en dagbesteding, maar geen ambulante zorg verleent deelt u het bestand op in twee subbestanden: één voor de 24-uurszorg en één voor dagbesteding. Het is mogelijk dat een cliënt meer dan één zorgtype (bijvoorbeeld 24- uurszorg én dagbesteding) ontvangt van uw instelling. Deze cliënt moet dan opgenomen zijn in beide bestanden. Hierbij is leidend welke zorg de cliënt daadwerkelijk ontvangt en niet waarvoor de cliënt geïndiceerd is. Stap 5: Selecteer de cliënten die hebben deelgenomen aan VSO-ZMLK/speciaal onderwijs Indien de instelling dit geregistreerd heeft, worden voor de zorgtypes wonen en dagbesteding cliënten geselecteerd die tenminste twee jaar hebben deelgenomen (hoeft niet te zijn afgerond) aan VSO-ZMLK onderwijs of ander speciaal onderwijs (exclusief ZMOK onderwijs). Als dit niet geregistreerd is binnen de instelling, worden cliënten in fase 4 individueel op hun ontwikkelingsniveau beoordeeld (paragraaf 3.4). De populatiebestanden voor de cliëntenraadpleging zijn nu opgesteld. Er is een populatiebestand voor wonen, dagbesteding en ambulante zorg. De populatiebestanden bestaan uit onderstaande gegevens: uniek cliëntnummer; geslacht; geboortedatum of geboortejaar; zorgtype; (optioneel: afdelingscode of ander onderscheid. Dit is van belang als de zorginstelling terugkoppeling van resultaten wenst op een lager niveau). Het meetbureau noteert in de meetverantwoording enkele gegevens over de populatiebestanden. Als u per zorgtype meerdere Organisatorische Eenheden onderscheidt deelt u de bestanden naar OE in. Onderstaande instructies gelden per OE. 10 Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari 2011

17 3.2.2 Steekproef trekken en achtergrondbestand Per Organisatorische Eenheid trekt u een steekproef om het achtergrondbestand (per OE) te maken. In paragraaf leest u hoe u dat doet. Het trekken van de steekproef is de verantwoordelijkheid van de coördinator. Indien gewenst, kan het meetbureau hierbij ondersteunen. Indien de populatiebestanden wonen of dagbesteding uit meer dan 150 cliënten bestaat dient er een steekproef getrokken te worden. De steekproef bestaat uit 150 cliënten. De cliënten uit de steekproef vormen het achtergrondbestand wonen en/of dagbesteding. Het trekken van een steekproef heeft als voordeel dat u niet van alle cliënten van een bepaald zorgtype hoeft te bepalen of zij voldoen aan het inclusiecriterium. Dit hoeft namelijk alleen te gebeuren bij de 150 cliënten die opgenomen zijn in de steekproef. Er dient per zorgtype 45 interviews te worden gerealiseerd met cliënten die voldoen aan het inclusiecriterium. Mocht u inschatten dat binnen uw instelling een groter of kleiner percentage van de cliënten zal voldoen aan het inclusiecriterium dan kunt u de omvang van de steekproef hierop aanpassen. Indien het populatiebestand ambulante zorg, na deze selectie uit meer dan 150 cliënten bestaat dient er een steekproef getrokken te worden. De steekproef bestaat uit 150 cliënten. De cliënten uit deze steekproef vormen het achtergrondbestand ambulante zorg. Voor deze cliënten hoeft niet te worden nagegaan of zij voldoen aan het inclusiecriterium. Alle cliënten uit deze steekproef ontvangen een schriftelijke vragenlijst. Indien een populatiebestand uit minder dan 150 cliënten bestaat hoeft er geen steekproef getrokken te worden en behoren alle cliënten van dit zorgtype tot het achtergrondbestand. U probeert dan zoveel mogelijk cliënten uit deze groep te laten interviewen of aan te schrijven (als 45 of 150 cliënten niet haalbaar (b)lijkt). Wanneer na de selectie weinig cliënten over blijven dient u er zich van bewust te zijn dat wanneer minder dan 10 cliënten geïnterviewd kunnen worden (of minder dan 10 schriftelijke vragenlijsten retour komen) het meetbureau de resultaten niet mag terugrapporteren. Dit geldt voor het OE, IE en locatieniveau Trekken van de steekproef De omvang van de steekproef voor wonen en dagbesteding is 150 cliënten. Per organisatorische eenheid is het doel minimaal 45 cliënten te interviewen. De steekproef is groter dan het aantal cliënten dat we uiteindelijk willen interviewen. De reden hiervoor is dat we verwachten dat een groep cliënten uiteindelijk niet bevraagd zal of kan worden. De omvang van de steekproef voor ambulante zorg is 150 cliënten. Zoals hierboven beschreven krijgen al deze cliënten een vragenlijst thuis gestuurd. Het trekken van de steekproef is essentieel voor het vervolg van het onderzoek. Daarom is begeleiding hierbij vanuit het meetbureau mogelijk. U stemt met het meetbureau af of begeleiding noodzakelijk/gewenst is. Uit de pilot bleek dat coördinatoren hier doorgaans geen problemen mee hebben. Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari

18 Het selecteren van de cliënten voor de steekproef dient geheel willekeurig (aselect) te geschieden. Hiervoor sorteert u het bestand op cliëntnummer. U kiest bijvoorbeeld elke tweede cliënt uit het cliëntenbestand (per zorgtype). Vervolgens selecteert u steeds de cliënt die s posities verder staat. Het getal s berekent u met een simpele formule. U deelt dan het totaal aantal cliënten door 150. Dit getal rondt u af naar beneden: s = naar beneden afgerond totaal aantal cliënten 150 Voorbeeld: stel dat een OE voor 24-uurszorg/wonen uit het maximale aantal van 500 cliënten bestaat. U sorteert deze cliënten op cliëntnummer. Vervolgens berekent u het getal s. In dit geval is dat afgerond (500/150) = afgerond(3,3) =3. U selecteert uit het populatiebestand de tweede cliënt, vervolgens de vijfde, achtste, elfde enz. U zult uiteindelijk iets meer dan 150 cliënten overhouden. U kunt ook een functie in het administratieprogramma voor het random selecteren van de groep gebruiken. In Excel werkt deze procedure als volgt: maak een extra kolom aan in het selectiebestand genaamd selectie en vul de cellen in deze kolom met de functie =ASELECT. ER verschijnen nu getallen tussen 0 en 1 in de cellen. Sorteer het bestand van groot naar klein op basis van de kolom selectie. Selecteer de eerste 150 cliënten in het bestand Ontdubbelen van de achtergrondbestanden Het kan voorkomen dat een cliënt in meerdere achtergrondbestanden voorkomt omdat een cliënt meerdere typen zorg (bijvoorbeeld wonen en dagbesteding) ontvangt van de zorginstelling. De achtergrondbestanden dienen door de zorginstelling ontdaan te worden van dubbelingen. Het belangrijkst hierbij is dat de beoogde aantallen (mondelinge interviews of retour gekomen vragenlijsten) behaald worden. Wanneer de zorginstelling bijvoorbeeld inschat dat bij wonen meer cliënten niet aan het inclusiecriterium zullen voldoen dan bij dagbesteding dan worden cliënten die zowel in het achtergrondbestand wonen en dagbesteding voorkomen verwijderd bij dagbesteding en behouden bij wonen Achtergrond- en respondentenbestand ambulante cliënten Het trekken van de steekproef resulteert in het achtergrondbestand voor de ambulante cliënten. Het achtergrondbestand bestaat uit de volgende gegevens: uniek cliëntnummer; geslacht; geboortedatum; zorgtype; (optioneel: afdelingscode of ander onderscheid). Het meetbureau controleert de representativiteit van de steekproef en de resultaten worden genoteerd in de Meetverantwoording. 12 Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari 2011

19 Daarna wordt het respondentenbestand voor het ambulante zorgtype opgesteld. Het respondentenbestand bestaat enkel uit cliënten die zijn geselecteerd in de steekproef en bevat de communicatiegegevens die nodig zijn in de dataverzameling (zie hiervoor ook de werkinstructie van CKZ). In principe geldt dus voor de ambulante zorg dat het achtergrond- en respondentenbestand dezelfde cliënten bevat. Het respondentenbestand voor de ambulante cliënten bestaat uit de volgende gegevens: uniek cliëntnummer; achternaam cliënt; tussenvoegsels; voorletters; geslacht (o.a. voor aanschrijftitel); straat; huisnummer; postcode; plaats; buitenland (indien van toepassing); OE-code van de zorginstelling (optioneel: afdelingscode of ander onderscheid). U stuurt het achtergrond- en respondentenbestand voor de ambulante zorg naar het meetbureau. De ouders van de cliënten uit het achtergrondbestand van wonen en dagbesteding worden geïnformeerd (paragraaf 3.3) en voor deze cliënten wordt nagegaan of ze voldoen aan het inclusiecriterium (paragraaf 3.4). Deze gegevens dienen opgenomen te worden in het achtergrondbestanden van deze zorgtypes. De achtergrond- en respondentenbestanden van wonen en dagbesteding komen daarom pas later aan bod. Samenvatting van de activiteiten Cliënten van 18 jaar en ouder selecteren. Alleen LVG cliënten behoren tot de doelgroep; de overige cliënten verwijdert u uit het bestand. Per zorgtype (ambulant, dagbesteding en 24-uurszorg) waarmee u deelneemt aan de raadpleging maakt u een bestand van alle cliënten die 18 jaar of ouder zijn. Het kan voorkomen dat cliënten in meerdere bestanden voorkomen. Indien na deze selectie het populatiebestand uit meer dan 150 cliënten bestaat dient een steekproef getrokken te worden (achtergrondbestanden). Ontdubbelen van de achtergrondbestanden. Het achtergrond- en respondentenbestand van de ambulante cliënten verstuurt u naar het meetbureau. 3.3 Fase 3: Informeren ouders/cliëntvertegenwoordigers (alleen wonen en dagbesteding) Deze fase is alleen van toepassing als er interviews worden gehouden met cliënten wonen/24- uurszorg of dagbesteding. Ambulante cliënten krijgen een schriftelijke vragenlijst en van deze cliënten worden geen ouders/cliëntvertegenwoordigers geïnformeerd. Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari

20 Nu bekend is welke cliënten in de steekproef zijn opgenomen (dit zijn de cliënten uit het achtergrondbestand wonen en dagbesteding), worden de ouders/cliëntvertegenwoordigers van deze cliënten benaderd. Dit heeft meerdere doelen. Ten eerste willen we de ouders/cliëntvertegenwoordigers informeren over het onderzoek en aangeven dat het mogelijk is dat hun kind/de cliënt benaderd wordt voor deelname aan het onderzoek ( informatiebrief ). Tevens dienen de ouders/cliëntvertegenwoordigers van cliënten die onder curatele staan expliciet om toestemming te worden gevraagd voor de benadering van de cliënt ( toestemmingsbrief ). Cliëntvragenlijst De ouders/cliëntvertegenwoordigers van de cliënten uit het achtergrondbestand worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het onderzoek binnen de instelling. Dit is de taak van de instelling. Een voorbeeld van de zogenaamde informatiebrief is bijgevoegd in bijlage 2. Ouders/cliëntvertegenwoordigers kunnen aangeven wanneer ze niet willen dat de cliënt deelneemt aan het onderzoek. De ouders/cliëntvertegenwoordigers van cliënten die onder curatele staan worden daarnaast expliciet om toestemming gevraagd. Hiervoor is het van belang dat de coördinator weet of de cliënt onder curatele staat. Een voorbeeld van de toestemmingsbrief is ook bijgevoegd in bijlage 2. Als de ouders/cliëntvertegenwoordigers niet willen dat de cliënt deelneemt aan het onderzoek kunnen zij dit schriftelijk (bijvoorbeeld door middel van een antwoordkaart) of telefonisch bij de coördinator aangeven. De coördinator houdt dit bij en registreert vervolgens in het achtergrondbestand welke cliënten niet benaderd mogen worden. Voorbeelden van de twee soorten brieven (informeren of toestemming vragen) zijn bijgevoegd in bijlage 2. U kunt de brief aanpassen aan de stijl waarin uw instelling gewoonlijk communiceert met de ouders. De brieven worden verstuurd op briefpapier van de instelling en dienen ondertekend te zijn door de directeur of voorzitter van de raad van bestuur van de instelling. Wanneer expliciet om toestemming wordt gevraagd (dus bij cliënten die onder curatele staan) voegt u een retourenvelop bij. De ouders/cliëntvertegenwoordigers kunnen deze gebruiken als ze bezwaar hebben dat hun kind/de cliënt meedoet aan het onderzoek. De coördinator dient goed op te letten dat de ouders/cliëntvertegenwoordigers de juiste brief krijgen. Alleen aan de ouders/verzorgers van cliënten die onder curatele staan hoeft expliciet toestemming te worden gevraagd. De ouders/verzorgers dienen binnen twee weken te reageren. U houdt in het achtergrondbestand bij wanneer ouders/cliëntvertegenwoordigers bezwaar hebben gemaakt tegen deelname van de cliënt aan het onderzoek. De cliënt wordt dan niet benaderd voor een interview. 14 Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari 2011

21 Samenvatting van de activiteiten Brieven naar ouders/cliëntvertegenwoordigers van cliënten wonen en dagbesteding versturen. Onderscheid tussen informatiebrief en toestemmingbrief. Bijhouden en registreren in het achtergrondbestand welke ouders/cliëntvertegenwoordigers niet willen dat hun kind/de cliënt benaderd wordt voor het onderzoek. 3.4 Fase 4: Achtergrond- en respondentenbestand en inclusie van cliënten (alleen wonen en dagbesteding) Deze fase is alleen van toepassing als er interviews worden gehouden met cliënten wonen/24- uurszorg of dagbesteding. Ambulante cliënten krijgen een schriftelijke vragenlijst en van deze cliënten hoeft niet te worden nagegaan of zij voldoen aan het inclusiecriterium. Nadat het achtergrondbestand van cliënten is opgesteld en de ouders/cliëntvertegenwoordigers van cliënten die onder curatele staan aangeschreven zijn, dient te worden bepaald of de cliënt in het achtergrondbestand benaderd kan worden voor een interview. De cliënten zijn in fase 2 beoordeeld aan de hand van het volgende inclusiecriterium: Cliënt heeft twee jaar deelgenomen aan VSO-ZMLK onderwijs of heeft vergelijkbaar onderwijs gevolgd. Dit onderwijs hoeft niet te zijn afgerond. Het kan voorkomen dat dit binnen de zorginstelling niet bekend is voor de cliënt. Dan maakt de zorginstelling een inschatting of de cliënt kan deelnemen aan het onderzoek. Richtlijnen hierbij zijn: De cliënt heeft een IQ tussen de 35 en 90 (of hoger). De cliënt heeft een ontwikkelingsniveau van tenminste een vierjarige. De cliënt moet ook in staat zijn tot communicatie. Omdat de afname van de vragenlijst wordt ondersteund met beeldmateriaal hoeft dit niet per se mondelinge communicatie te zijn. Als u niet kunt beoordelen of de cliënt voldoet aan het inclusiecriterium dan kunt u dit uitbesteden aan de gedragskundige, de groepsleiding of verzorgenden. Deze fase kan plaatsvinden terwijl op de reactie van de ouders/cliëntvertegenwoordigers op de brief wordt gewacht. Voor de cliënten die, op basis van het inclusiecriterium, niet mee kunnen doen aan het onderzoek geeft de coördinator in het achtergrondbestand aan wat hiervan de reden is. Het trekken van de steekproef en het vervolgens informeren van de ouders en nagaan van het inclusiecriterium resulteert in de achtergrondbestanden voor wonen en dagbesteding. Deze bestanden bestaan enkel uit cliënten die in de steekproef voorkomen en bevat de gegevens die nodig zijn voor de controle op representativiteit en voor de responsanalyse. De achtergrondbestanden wonen en dagbesteding bestaan uit de volgende gegevens: uniek cliëntnummer; geslacht; geboortedatum; zorgtype; Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari

22 bezwaar tegen deelname (van ouders of curator); 2 jaar VSO-ZMLK onderwijs gevolgd (of IQ, of ontwikkelingsniveau); (optioneel: afdelingscode of ander onderscheid). Het meetbureau controleert de representativiteit van de steekproef en de resultaten worden genoteerd in de Meetverantwoording. Daarna wordt het respondentenbestand opgesteld. Het respondentenbestand bestaat enkel uit cliënten uit de steekproef die daadwerkelijk geïnterviewd kunnen worden (die dus voldoen aan het inclusiecriterium en waarbij de curator geen bezwaar heeft gemaakt tegen deelname). Het respondentenbestand bevat de communicatiegegevens die nodig zijn in de dataverzameling (zie hiervoor de werkinstructie van CKZ): uniek cliëntnummer; achternaam cliënt; tussenvoegsels; voorletters; geslacht (o.a. voor aanschrijftitel); type zorgvorm; locatie; adresgegevens locatie; gegevens contactpersoon. Samenvatting van de activiteiten Nagaan (of na laten gaan) of de cliënten uit de achtergrondbestanden wonen en dagbesteding voldoen aan het inclusiecriterium. Registreren in de achtergrondbestanden of de cliënten voldoen aan het inclusiecriterium. Respondentenbestanden voor wonen en dagbesteding opstellen. Achtergrondbestanden en respondentenbestanden wonen en dagbesteding naar het meetbureau versturen. 3.5 Fase 5: Planning In onderstaande paragrafen wordt uiteengezet hoe het plannen van de gesprekken en de schriftelijke raadpleging is vormgegeven. Plannen van de gesprekken is alleen van toepassing als er interviews worden gehouden met cliënten wonen/24-uurszorg of dagbesteding. Ambulante cliënten krijgen een schriftelijke vragenlijst. Paragraaf en hebben daarom alleen betrekking op de cliëntenraadpleging bij wonen en dagbesteding en paragraaf heeft alleen betrekking op de cliëntenraadpleging bij ambulante cliënten. 16 Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari 2011

23 3.5.1 Fase 5a: Plannen van de gesprekken (alleen wonen en dagbesteding) Plannen van de gesprekken De cliënten in het pilotbestand die aan het inclusiecriterium voldoen en waarvoor geen bezwaar is gemaakt tegen deelname worden vervolgens benaderd voor het maken van een afspraak voor een gesprek. Er worden minimaal 45 gesprekken per zorgtype (wonen en dagbesteding) gepland. Samen met de contactpersoon van het meetbureau is bepaald in welke periode er geïnterviewd wordt en hoeveel interviewers er beschikbaar zijn. Wanneer meer dan 45 cliënten benaderd kunnen worden, kiest u willekeurig welke cliënt benaderd wordt voor het maken van een afspraak. De overige cliënten belanden op de reservelijst. De cliënten op de reservelijst worden in eerste instantie niet benaderd voor een gesprek. Wanneer er cliënten afvallen omdat zij bijvoorbeeld niet mee willen doen aan het onderzoek of wanneer bij het interviewen al geplande gesprekken uitvallen of niet doorgaan worden de cliënten van de reservelijst ingezet. De verantwoordelijkheid voor het plannen van de gesprekken ligt bij de coördinator, maar hij/zij kan deze taak uitbesteden aan bijvoorbeeld de begeleiders van de cliënten. Informeren van cliënten Wanneer cliënten worden benaderd voor een gesprek worden zij door de instelling geïnformeerd over het onderzoek. De coördinator (of begeleider) kan hierbij gebruik maken van de informatiefolder voor cliënten. Deze wordt door het meetbureau aan de instelling verstrekt. Daarnaast moet aan de cliënt gevraagd worden of zij een gesprek willen voeren over de zorg die zij ontvangen. Cliënten kunnen angstig worden van het woord onderzoek (zoals een medisch onderzoek). De termen interview of vraaggesprek kunnen daarom beter gebruikt worden. Als de cliënt geen bezwaar heeft tegen het interview dan kan hij/zij worden ingepland voor deelname. Dit gaat uiteraard in overleg met de cliënt. Wil de cliënt niet meewerken aan het onderzoek dan wordt dit geregistreerd in het respondentenbestand. Inplannen van de gesprekken Het concrete inplannen van de gesprekken is de verantwoordelijkheid van de coördinator. Samen met het meetbureau is bepaald wanneer de gesprekken plaatsvinden. Het meetbureau zal voor het inplannen van de gesprekken een apart formulier aanleveren in bijvoorbeeld Excel. Hierop kan de coördinator goed bijhouden wanneer de gesprekken gepland zijn. Bij het inplannen dient met het volgende rekening te worden gehouden: Probeer zoveel mogelijk afspraken op één dag te maken, zodat de interviewer zo min mogelijk dagen op de instelling hoeft te zijn en de belasting voor de instelling zo laag mogelijk is. Plan de interviews zodanig dat er ook ondersteuning bij kan zijn als dat nodig is. Voorbeelden van ondersteuning zijn een medewerker (die als tolk optreedt), of audiovisuele hulpmiddelen. Plan de afspraken zoveel mogelijk overdag. Plan de afspraken met de cliënten dagbesteding op de locatie en op de tijden van de dagbesteding. Zorg voor een rustige ruimte binnen de dagbesteding. Plan de afspraken met de cliënten die 24-uurszorg ontvangen thuis op de woonvorm. Mocht dat niet overdag kunnen dan zoveel mogelijk aan het begin van de avond. Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari

24 Houd rekening met voldoende reistijd tussen afspraken als de cliënten op meerdere locaties wonen of werken. Als de cliënt het op prijs stelt, bestaat er een mogelijkheid voor het bijwonen van het interview door een begeleider, dit mag echter niet de persoonlijke begeleider van de cliënt zijn. Ook een verwante van de cliënt kan het gesprek bijwonen. Het maximum aantal interviews per dag wordt samen met het meetbureau bepaald. Een gesprek duurt, inclusief evaluatie, maximaal 45 minuten. Let bij het invullen van de planning op de volgende punten: Zorg dat het voor de interviewer duidelijk is waar hij de interviews kan houden. Zowel het adres als de locatie en de ruimte voor interviews moet doorgegeven worden aan de interviewer. Zorg dat deze ruimte ook daadwerkelijk beschikbaar is op de dagen dat de interviews staan gepland. Zorg dat de adressen van de geselecteerde cliënten juist en duidelijk zijn. Als een cliënt op het terrein van de instelling woont, geef dan duidelijk aan welke locatie en waar dit is (voeg eventueel een plattegrond bij). Zorg dat de interviewer weet welke beperkingen invloed kunnen hebben op het interviewen van de cliënt en zorg dat de benodigde hulpmiddelen aanwezig zijn. Geef op het formulier aan hoe binnen de instelling het zorgplan, de (persoonlijk) begeleider en de cliëntenraad worden genoemd. Tevens geeft u de naam van de klachtenfunctionaris en de vertrouwenspersoon door. Dit is van belang om spraakverwarring tussen de cliënt en de interviewer te voorkomen waardoor vragen niet (correct) worden ingevuld. U ontvangt voordat er geïnterviewd wordt een exemplaar van de vragenlijst. Wanneer er instellingsspecifieke woorden zijn voor bepaalde zaken kunt u deze aangeven op het formulier voor het inplannen van de interviews. Ook dit bevordert het gesprek tussen de cliënt en de interviewer. Op elke dag dat er geïnterviewd wordt dient de (reserve)coördinator beschikbaar en bereikbaar te zijn voor de interviewer. De gegevens van de (reserve)coördinator moeten daarom worden opgenomen op het formulier. Het is handig als de interviewer ook de namen en telefoonnummers heeft van contactpersonen op de locaties waar hij/zij gaat interviewen. Op de planning moeten in ieder geval de volgende gegevens weergegeven zijn: datum en tijd interview; locatie interview (naam woongroep/dagbestedingscentrum, straatnaam, huisnummer, postcode, plaatsnaam); cliëntnummer; naam van de cliënt (cliënt heeft ingestemd met interview); zorgtype (dagbesteding of wonen); overige hulpmiddelen/bijzonderheden; (voor)naam persoonlijk begeleider van de cliënt; contactgegevens van de (reserve)coördinator van de zorginstelling. U stuurt de formulieren met daarop de gemaakte afspraken naar het meetbureau. 18 Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari 2011

25 3.5.2 Fase 5b: Drukken en verzenden van de vragenlijsten bij mondelinge interviews (wonen en dagbesteding) Het meetbureau verzorgt het drukken van de vragenlijsten. Het meetbureau stuurt de juiste vragenlijsten naar de juiste interviewer. Elke vragenlijst is per mondeling geïnterviewde cliënt uniek. U levert de volgende gegevens aan het meetbureau (zie ook paragraaf 3.5.1): term persoonlijke begeleider; term voor zorgplan; term cliëntenraad; naam klachtenfunctionaris; naam vertrouwenspersoon (voor eventuele nazorg); overige instellingsspecifieke termen. U bekijkt de vragenlijsten en geeft het door aan het meetbureau als er nog andere instellingsspecifieke termen zijn die handig zijn voor de interviewer om te weten Fase 5c: Drukken en verzenden van de vragenlijsten bij schriftelijke raadpleging (ambulant) Het meetbureau drukt de ambulante vragenlijsten en verstuurt de vragenlijsten namens de instelling naar de cliënten. De vragenlijst dient te worden begeleid door een brief van de zorginstelling, waarin zij de cliënt verzoekt om deelname. Deze brief is gedrukt op briefpapier van de instelling en ondertekend door de instelling. Op de begeleidende brief is ook het respondentnummer vermeldt. Een voorbeeld van deze brief vindt u in de bijlage. Ook dient een retourenvelop bijgevoegd te worden en alles wordt in een envelop van de zorginstelling verstuurd. Na het versturen van de vragenlijst wordt na 3 weken door het meetbureau een reminder verstuurd. De cliënten die de vragenlijst hebben ingevuld ontvangen een bedankbriefje. Dit wordt ook verstuurd door het meetbureau. Samenvatting van de activiteiten Wonen en dagbesteding Cliënten informeren en toestemming vragen voor deelname, Afspraken maken met cliënten, Registreren in het respondentenbestand wanneer cliënten niet willen deelnemen. Informatie over datum, tijd en locatie van de afspraken registreren op aangeleverde planningsformulieren. Formulieren over de planning van de interviews overdragen aan het meetbureau. Ambulant Begeleidende brief en enveloppen aan meetbureau overhandigen Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari

26 3.6 Fase 6: Faciliteren veldwerk bij mondelinge interviews (wonen en dagbesteding) Deze fase is alleen van toepassing als er interviews worden gehouden met cliënten wonen/24- uurszorg of dagbesteding. Ambulante cliënten krijgen een schriftelijke vragenlijst. Wanneer de gesprekken met de cliënten zijn gepland houdt het meetbureau het verloop van het veldwerk bij. Het is mogelijk dat cliënten alsnog besluiten niet mee te willen doen aan het onderzoek of niet komen opdagen voor het gesprek. Om dit te voorkomen is de medewerking van de coördinator nodig, maar zeker ook van de begeleiders. Op de dag van interview moeten zowel de medewerkers als de betreffende cliënten weten dat er die dag geïnterviewd wordt. De coördinator dient ervoor te zorgen dat de interviewer wordt ontvangen, bij voorkeur door de coördinator of reserve-coördinator, of anders door de begeleider binnen de locaties waar geïnterviewd wordt. Zij kunnen de interviewer helpen door: Aan te geven waar de interviews worden afgenomen. Eventueel zorgen voor een plattegrond van de instelling als de interviewer op meerdere locaties moet zijn. De veiligheid van de interviewers te waarborgen (ook de privacy valt hieronder). Er moet een veilige ruimte zijn waar het interview kan worden afgenomen, zonder dat er telkens mensen binnenvallen. De interviewer dient niet alléén in een gebouw te zijn zonder dat er verdere begeleiding is. De interviewer mag ook niet de verantwoordelijkheid krijgen voor het afsluiten van het gebouw. Interviewen in de avonden moet goed geregeld worden. Zorgen dat de interviewer op de hoogte is gesteld als cliënten zich hebben afgemeld of ziek zijn. Te stimuleren dat de cliënten op tijd bij de interviewer zijn. Zorgen dat, wanneer nodig, ondersteuning aanwezig is bij de interviews. Mogelijke ondersteuning is een ouder/verwant of medewerker (die als tolk optreedt), audiovisuele hulpmiddelen of andere hulpmiddelen die de cliënt nodig heeft om aan het interview te kunnen deelnemen. Als er een medewerker bij het interview is, mag dit niet de persoonlijke begeleider zijn. Zorgen voor nazorg voor de cliënten. Na afloop van het interview kan de cliënt behoefte hebben om nog even na te praten over het interview. Zorg dat er ruimte is voor nazorg voor de cliënten na afloop van het interview. Aan het begin van het interview zal de interviewer nog enkele vragen stellen aan de cliënt. Hiermee kan worden bepaald of het gesprek daadwerkelijk zinvol is. Het kan voorkomen dat cliënten waarmee een afspraak is gemaakt niet deelnemen aan het onderzoek. De cliënt kan bijvoorbeeld niet op komen dagen. Wanneer dit het geval is meldt de interviewer of het meetbureau dit aan de coördinator. De coördinator maakt dan een nieuwe afspraak met de cliënt. De coördinator volgt dan nogmaals de procedure vanaf paragraaf 3.5. Wanneer een cliënt voor de tweede keer niet komt opdagen wordt er een afspraak gemaakt met een cliënt van de reservelijst. Ook wanneer de cliënten niet door de screening aan het begin van het interview komen dient een cliënt op de reservelijst benaderd te worden voor een gesprek. De interviewer geeft ook dit aan bij de coördinator. De coördinator benadert vervolgens een cliënt van de reservelijst (zie paragraaf 3.5.1). 20 Werkinstructie coördinatoren, versie d5.0, januari 2011