DIAS DIGITAL INFORMATION AND ARCHIVING SYSTEM

Transcriptie

1 DIAS DIGITAL INFORMATION AND ARCHIVING SYSTEM WAAROM ZOU U DIGITAAL ARCHIVEREN? Ruimtebesparing Fysieke opslag van documenten kost jaarlijks veel ruimte en dus ook veel geld. Kostenbesparing Uw medewerkers verliezen geen kostbare tijd met het opzoeken van documenten. Bovendien hoeft u met een document management systeem nooit extra kopieën te nemen. Iedereen kan het opgeslagen document van op zijn / haar werkplek raadplegen. Optimale serviceverlening U kan altijd direct antwoord geven op vragen van klanten en collega s want alle mogelijke informatie is in uw digitale archief opgeslagen en dus onmiddellijk toegankelijk. Snelle verspreiding Met de workflow module kan u de digitale documenten heel snel doorsturen naar uw collega s. U kan de documenten ook zonder extra papierverspilling mailen of digitaal faxen. Optimale beschikbaarheid Uw archief kan wereldwijd beschikbaar gesteld worden. Met onze mobiele oplossingen hebt u alle informatie ter beschikking bij uw bezoek aan klanten of leveranciers. Beveiliging De documenten kunnen op verschillende niveaus beveiligd word. De locatie van uw documenten is bovendien alleen gekend door en beschikbaar via het systeem. Veiligheid Beeld u in wat een ramp het zou zijn mocht uw archief uitbranden. Van een digitaal archief kan u eenvoudig een backup nemen en die op een andere locatie bewaren. Wist u dat Van alle informatie nog 90% op papier staat 7,5% van alle papieren documenten permanent verloren geraken Een verkeerd opgeslagen document ongeveer 120 euro kost Een document gemiddeld 19 keer gekopieerd wordt Een 4-laden archiefkast euro kost om te vullen en nogmaals euro per jaar om te beheren

2 DE MODULES Het DIAS platform is modulair opgebouwd. Dit stelt u in staat een selectie te maken uit de verschillende modules en opties, afgestemd op uw specifieke bedrijfsbehoeften. Natuurlijk kan u, met het oog op de toekomst, uw systeem later altijd uitbreiden met bijkomende modules. Scanning OCR Uitgebreide zoekfuncties Versiebeheer Barcodeherkenning Telefoonkoppeling integratie Documentbeveiliging DOCUMENT MANAGEMENT In heel wat bedrijven is een archief een - verplicht - noodzakelijk kwaad. Het vergt niet alleen heel wat tijd en ruimte, het is meestal ook onbegonnen werk om een document terug te vinden in één van de honderden of duizenden dossiers. Met het digitaal archiveringssysteem DIAS kan u uw oude, dode archief nieuw leven inblazen. Alle documenttypes kunnen - al dan niet mits scanning - in DIAS opgeslagen worden. Zo kan u van op uw werkplek het volledige dossier van een klant, prospect of leverancier onmiddellijk raadplegen. U ziet in een oogwenk welke afspraken uw collega s reeds gemaakt hebben of welke stappen reeds ondernomen werden. 1 Voortgangsbewaking Goedkeuren en ondertekenen Serieel / parallel Manueel / automatisch Instellen van deadlines WORKFLOW MANAGEMENT Naast statische informatie kan u met DIAS ook uw actieve documentenstroom beheren. Met de Workflow module beperkt u het tijdverlies voor het overdragen van papieren documenten tot het absolute minimum. Bovendien verdwijnt het risico dat documenten ergens onopgemerkt blijven liggen of verloren gaan. Het gebruik van de DIAS workflow module zal resulteren in: kortere doorlooptijden minder fouten in de uitvoering beter inzicht in de documentstromen uniforme en transparantere procedures In heel wat ondernemingen blijven belangrijke documenten zoals offertes of orders soms wekenlang circuleren. Met DIAS kunt u dit voorkomen door deadlines te definiëren en de voortgang van deze documenten te bewaken. 2 Adresbeheer Agendabeheer Mailingbeheer Afwezigheidsbeheer Dossierbeheer CONTACT MANAGEMENT (CRM) Vandaag is iedere onderneming in zeker mate dienstverlenend : afhalen en leveren van goederen, installeren en onderhouden van toestellen, aanbieden van ondersteuning, etc. Het tevreden houden van uw bestaande klanten kost immers veel minder middelen en energie dan het aantrekken van nieuwe klanten. Met de Contact Management module van DIAS kan u alle informatie over klanten, leveranciers, partners, medewerkers, etc. centraal beheren. Zo kan u uw contacten sneller, efficiënter en gerichter benaderen met aandacht voor hun individuele behoeften. 3 2

3 GEBRUIKSVRIENDELIJK Wanneer je een meerwaarde wil bieden aan je klanten en prospects, moet je beschikken over een efficiënt opvolgingssysteem van de gevoerde besprekingen, telefoongesprekken en afspraken. De dag dat je alles in één kaft bijhield is definitief verleden tijd. Door het gebruik van DIAS zijn wij in staat om, vanaf om het even welke locatie, de historiek van onze klanten te raadplegen. Op deze manier kunnen we snel en efficiënt inspelen op vragen omdat we kunnen terugvallen op vroegere besprekingen en afspraken. Kristof Vermeire, Andress Consulting Het verwerken, opslaan en zoeken van afgetekende leveringsbonnen is véél goedkoper en sneller dan de vroegere verwerking op papier. De behandeling en het opzoeken van deze documenten kostte vroeger veel tijd en moeite. Dat bracht een hoge operationele kost met zich mee. Door het inzetten van DIAS hebben we veel sneller toegang tot onze documentenstroom en gebeurt de verwerking veel sneller. Zo kunnen we onze klanten direct van dienst zijn! Dirk Saelens, Flanders Color Het inscannen van technische documenten was een eerste stap in de optimalisatie van onze interne en externe werking. Captatie van telefoongesprekken met onze klanten en de integratie van deze informatie in de flow naar onze vertegenwoordigers maakte het mogelijk om de klantentevredenheid opmerkelijk te bevorderen. Onze planning en efficiëntie zijn met DIAS de afgelopen jaren aanzienlijk verbeterd en dit heeft zich vertaald in een aanzienlijke omzetgroei met hetzelfde personeelsbestand. Ken Van Leeuwe, Welda DIAS is volledig opgebouwd uit gebruiksvriendelijke schermen waarin u vlot kan navigeren. Duidelijke pictogrammen zorgen voor een optimaal gebruiksgemak. Er blijft bovendien heel wat ruimte voor bedrijfsspecifieke aanpassingen. Zo geniet u van alle voordelen van een standaard concept in een op-maat-gemaakt systeem. VEILIG Wellicht moet niet iedereen binnen uw onderneming zicht hebben op de facturen of offertes. In DIAS werden tal van mogelijkheden geïntegreerd om uw documenten maximaal te beveiligen. U kan beveiligingen definiëren per gebruiker of groep van gebruikers, per documenttype of per afzonderlijk document. Bovendien is de locatie van uw documenten alleen gekend door het systeem. Wanneer de gebruiker over de nodige rechten beschikt, krijgt hij een lokale kopie van het document, hij zal nooit zien waar het originele document opgeslagen is. MOBIEL Voor mensen die vaak op de baan zijn of in het buitenland werken, ontwikkelde C&C drie mobiele toepassingen van DIAS (browser applicatie - DIAS StandAlone - DIAS.PDA). Met deze applicaties kunt u wereldwijd gebruik maken van de uitgebreide mogelijkheden van DIAS. Zo kan u bijvoorbeeld het volledige dossier van een klant (of zelfs het volledige bedrijfsarchief) meenemen naar het buitenland. 3

4 ONZE AANPAK Omdat de integratie van DIAS niet enkel te maken heeft met technische installatie, maar ook een zekere leertijd en gewoontevorming van de gebruikers vraagt, kiezen wij voor een projectgerichte aanpak. In een eerste fase maken wij samen met u een uitgebreide analyse van uw huidige organisatiestructuur en behoeften. Nadat we deze in kaart gebracht hebben, ontvangt u een implementatievoorstel. C&C is ISO-gecertifieerd. Voor de opmaak van het implementatieplan kan u dus gebruik maken van de BEA subsidies. Tijdens het volledige implementatietraject wordt door C&C een projectcoördinator aangesteld. Dit wordt uw centraal aanspreekpunt voor vragen of bemerkingen. Na de integratie van onze oplossingen is het noodzakelijk om voldoende aandacht te schenken aan opleiding voor de gebruikers. Zo zal uw gemaakte investering 100% renderen. Tot slot kan u steeds een beroep doen op ondersteuning van onze service engineers of onze telefonische en online helpdesk. behoefteanalyse solution design integratie & opleiding support & helpdesk PROJECT MANAGEMENT BEA SUBSIDIES Computers and Communications N.V. profileert zich als een echte partner die met haar klanten meedenkt over hoe informatisering de ontwikkeling van uw bedrijfsactiviteiten kan ondersteunen. Het leveren van hoogstaande kwaliteit en het streven naar continue verbetering zijn waarden die wij hierbij zeer hoog in het vaandel dragen. In 2004 behaalde onze onderneming dan ook met glans het ISO 9001:2000 certificaat voor dienstverlening. Onze klanten kunnen hierdoor genieten van de BEA subsidies (Budget voor Economisch Advies) die door de Vlaamse overheid worden uitgereikt. C&C is gecertificeerd voor de pijler advies en voor de pijler opleiding. Meer informatie kunt u terugvinden op: 4

5 ENKELE REFERENTIES Accountantsteam Algist Bruggeman AMDI Andress Consulting Deceuninck-Deforce De Kinder NV Distrilog DHL Special Services DHL Correct Express Eurofreez Flanders Color H&W Jan Yperman Ziekenhuis Katho Mondiale MSH (Medical Scientific Huart) Reynaers Aluminium Vastiau - Godeau Welda ACCOUNTANCY EN FINANCIËLE DIENSTVERLENING VOEDINGSINDUSTRIE SELECTIE & REKRUTERING BOUWBESLAG TRANSPORT SNELTRANSPORT & KOERIERDIENSTEN SNELTRANSPORT & KOERIERDIENSTEN DIEPVRIESPRODUCTEN VERFPRODUCTEN DISTRIBUTIE MEDISCH MATERIAAL ZIEKENHUIS, AFDELING HEELKUNDE ONDERWIJS VERKOOP MACHINES & ONDERDELEN DISTRIBUTIE MEDISCH MATERIAAL NON-FERRO METALEN MEUBELINDUSTRIE MEER INFORMATIE Wij organiseren op regelmatige tijdstippen interessante seminaries rond Document Management, Workflow Management en Contactbeheer. Raadpleeg de volledige kalender van events op onze webiste: of Ook voor meer algemene informatie kunt u op datzelfde webadres terecht. Hebt u nog vragen, aarzel dan zeker niet om contact op te nemen. Wij organiseren voor u graag een gepersonaliseerde demonstratie. Vriendelijke groeten, Sales team C&C N.V. sales@cac.be / Tel: 055/