voorstelling van partner in professionele automatiseringsoplossingen Software voor : Document Management Workflow Management

Transcriptie

1 partner in professionele automatiseringsoplossingen voorstelling van Software voor : Document Management Ambachtstraat Oudenaarde Tel: +32.(0)55/ Fax: +32.(0)55/ Workflow Management Customer Relationship Management info@cac.be

2 Inhoud 1. Over C&C... pag 2 2. Document Management... pag 3 3. Workflow Management... pag 4 4. Customer Relationship Management... pag 5 5. Mogelijkheden van DIAS 6.1 Archiveren van documenten... pag Zoekmogelijkheden... pag Werken met sjablonen... pag Versiebeheer... pag Workflow... pag Voortgangsbewaking...pag Adressenbeheer...pag Agendabeheer...pag Mailingbeheer...pag DIAS out of the office...pag Database en document beveiliging...pag Koppeling met 6.1 Microsoft Office...pag Microsoft Outlook / Lotus Notes...pag ERP-software...pag De telefooncentrale...pag De faxmodem...pag Systeemvereisten...pag Waarom kiezen voor DIAS...pag Onze aanpak...pag 17 P. 1

3 1. Over C&C Sinds 1987 bestaat onze kernactiviteit uit het ontwikkelen van zowel standaard als op maat gemaakte automatiseringsapplicaties. Onze gebruiksvriendelijke softwaresystemen zorgen voor een opmerkelijke vereenvoudiging van het administratief en commercieel beheer van uw onderneming. Al onze oplossingen voorzien in de behoeften van moderne ondernemingen en staan garant voor een aanzienlijke kostenbesparing en een verbetering van de efficiëntie. U kan eveneens rekenen op onze expertise en know-how wat betreft de aankoop van aangepaste hardware-systemen voor uw onderneming. Ons hardware team heeft reeds heel wat projecten (klein en groot) succesvol gerealiseerd. Vandaag blijven zij de nieuwste ontwikkelingen en trends op de voet volgen, zodat wij u ook in de toekomst de beste oplossingen kunnen aanbieden. We beseffen dat het succes van onze onderneming valt of staat met de tevredenheid van onze klanten. We streven er dan ook naar om met al onze klanten een lange-termijn samenwerking uit te bouwen. C&C wil een betrouwbare partner zijn die ondernemingen stimuleert in hun groei door het aanbied0en van strategische ICT-oplossingen. Om dit te realiseren onderhouden we eveneens sterke partnerships met prominente leveranciers zoals Progress, IBM, Kofax, HP, Fujitsu, Kodak en Canon. wij streven naar 100% klantentevredenheid professionele omkadering en ondersteuning jarenlange expertise en know-how onze kwaliteit aan een betaalbare prijs KLANTEN open communicatie centraal partnerships met prominente leveranciers gemotiveerd team professionals In deze informatiebrochure stellen wij u graag onze oplossing voor Document, Workflow en Contact Management voor, DIAS (Digital Information and Archiving System). Als u het essentieel vindt dat een document managementsysteem zich kan aanpassen aan de verschillende informatiebehoeften binnen uw organisatie, is DIAS als modelgebaseerd en flexibel raamwerk uw logische keuze. Heel wat bedrijven uit diverse sectoren hebben de stap reeds gezet. Laat ons u overtuigen van de uitzonderlijke toegevoegde waarde die DIAS voor uw onderneming kan betekenen! Germain Coghe Gedelegeerd Bestuurder P. 2

4 2. Document Management Hoeveel kostbare tijd gaat in uw bedrijf verloren met het opzoeken van documenten? Onderzoek heeft aangetoond dat in administraties gemiddeld 500 uren per persoon per jaar verloren gaan, enkel en alleen voor het opzoeken van documenten. De papierberg blijft - ondanks het paperless office tijdperk - alsmaar sneller groeien. Orders en facturen raken zoek, documenten worden niet altijd in de juiste map bewaard of misschien zelfs per ongeluk vertikaal geklasseerd. Ook het toenemend gebruik van digitale documentformaten maakt het er niet makkelijker op. Vandaag worden digitale documenten vaak bewaard in ingewikkelde mappenstructuren. Dit bemoeilijkt natuurlijk het snel en efficiënt opzoeken en terugvinden van documenten. Heel wat ondernemingen hebben dan ook nood aan een gebruiksvriendelijk documentbeheersysteem waarin zowel papieren als digitale documenten gearchiveerd kunnen worden. PAPIER werkstation intranet internet PDA mobile device printer fax DIGITAAL CD-ROM DVD Het woord document kan heel ruim geïnterpreteerd worden. Digitale documenten kunnen zowel s, ERPdocumenten, telefoongesprekken, foto s, multimedia als documenten aangemaakt in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, etc. zijn. Het principe van ons document management systeem is heel eenvoudig: de documenten die digitaal beschikbaar zijn worden zonder omwegen in DIAS gearchiveerd. Papieren documenten (facturen, leveringsnota s, artikels uit tijdschriften, uitnodigingen, etc.) worden eerst met een professionele scanner gedigitaliseerd, waarna de DIAS beheerder enkele data aan het document kan toekennen. Nadien kunnen medewerkers het document heel snel terugvinden aan de hand van de verschillende zoekmodules. P. 3

5 3. Workflow Management Vindt u ook dat belangrijke documenten zoals offertes te lang binnen uw onderneming circuleren? Wilt u documenten naar verschillende personen kunnen versturen zonder daarvoor extra kopies te moeten nemen? Als uw antwoord ja is, dan zal de workflow module van DIAS u zeker aanspreken. De workflow module werd ontwikkeld om uw bedrijfsprocessen op een eenvoudige manier volledig of gedeeltelijk te automatiseren. Op die manier krijgt u een beter inzicht in de bedrijfsprocessen en zal u sneller de knelpunten kunnen detecteren en oplossen. Met een eenvoudige muisklik kan u een document, eventueel met opmerkingen of vragen, doorsturen naar één of meerdere medewerkers. Voor frequent terugkerende documenten kan u distributielijsten aanmaken. Zo wordt een verkooporder bijvoorbeeld rechtstreeks naar het verkoopteam en de boekhouding doorgestuurd. Met de workflow module van DIAS is het altijd duidelijk... WAT er moet gebeuren... WANNEER het moet gebeuren... en WIE de opdracht moet uitvoeren. P. 4

6 4. Customer Relationship Management Hoe kan u vandaag een concurrentievoordeel ontwikkelen in een verzadigde markt? Productinnovaties worden steeds moeilijker, want uw concurrenten houden al uw bewegingen nauwlettend in het oog. Omdat het maken van een echt superieur product bijna ondenkbaar geworden is, focussen heel wat ondernemingen (ook in de non-profit sector) zich op het service aspect. Iedere onderneming is vandaag in zekere mate dienstverlenend : afhalen en leveren van goederen, installeren en onderhouden van goederen, aanbieden van ondersteuning, etc. Het tevreden houden van uw bestaande klanten kost immers veel minder middelen en energie dan het aantrekken van nieuwe klanten. Customer Relationship Management staat synoniem voor het actief gebruiken van alle informatie die gekend is over uw klanten. Met DIAS beheert u niet alleen informatie over uw klanten, ook gegevens van leveranciers, partners, medewerkers, etc. kunnen in de database opgenomen worden. Met de CRM-module van DIAS kan u uw relatiebeheer aanzienlijk verbeteren en een grotere klantentrouw ontwikkelen om zo uiteindelijk uw omzet te verhogen. Met de verzamelde informatie kan u immers sneller, efficiënter en gerichter uw contacten benaderen met aandacht voor hun individuele behoeften. De CRM-module van DIAS is eveneens uiterst geschikt voor uw mailingbeheer. Na het bepalen van uw strategische doelgroep, maakt DIAS een selectie van ondernemingen of contactpersonen die aan uw criteria beantwoorden. Aan de hand van deze selectie kan u snel en eenvoudig gepersonaliseerde , brief of fax-mailings versturen. Om uw CRM-software succesvol te laten renderen, hebt u in eerste instantie betrouwbare gegevens nodig. Het opbouwen van een database met klanteninformatie vraagt tijd, maar u zal heel snel merken dat deze gegevens een aanzienlijke waarde vertegenwoordigen. Beschikt u reeds over contactgegevens, dan kunnen deze snel en volledig in DIAS geïmporteerd worden. Ken uw klanten Iedere klant vertegenwoordigt een enorme hoeveelheid interessante en nuttige informatie waarmee hij persoonlijk kan benaderd worden. Het uitgebreide adressenbeheer is slechts één van de mogelijkheden in DIAS om uw relatiebeheer te optimaliseren. P. 5

7 6. Mogelijkheden van DIAS 6.1 Archiveren van documenten Binnenkomende post zoals facturen, uitnodigingen, bestellingen, offerteaanvragen, etc. worden gedigitaliseerd met een professionele scanner of een digitaal kopieertoestel. Deze scanners beschikken over een automatische documentdoorvoer en kunnen meerdere pagina s in enkele seconden tijd verwerken. U kan daarnaast ook kiezen om enkel of dubbelzijdig te scannen, scheve pagina s recht te trekken en zwarte randen te verwijderen. Op die manier verkrijgt u een hoogwaardige kopie van uw origineel document en dit in zwart-wit of kleur. Bovendien zorgt een krachtige OCR (optical character recognition) voor de herkenning van de tekstuele inhoud van de gescande documenten. Het gescande document kan in vele grafische bestandsformaten (waaronder TIFF, BMP, JPG en PDF) opgeslagen worden. Tot slot worden de gescande documenten naar een elektronische mailbox gestuurd, waar de beheerder ze kan sorteren, linken en versturen. 1 In het eerste scherm wordt de beheerder gevraagd enkele kenmerken toe te kennen aan de batch (= reeks van gescande documenten ). In de keuzemenu s kan u o.a. het passende documenttype aanduiden. (De inhoud van deze keuzelijsten wordt aangepast aan uw specifieke organisatie.) 1 2 In het DIAS scansysteem krijgt de beheerder vervolgens een overzicht van alle gescande pagina s. U kan manueel of aan de hand van barcodes de gescande pagina s opdelen in verschillende documenten vooraleer deze naar DIAS verstuurd worden. 2 P. 6

8 3 3 In DIAS krijgt u een overzicht van alle gescande batchen die nog niet verwerkt zijn. 4 4 Door te dubbelklikken op de batch kan u het gescande document bekijken. 5 5 Vooraleer het document definitief gearchiveerd wordt, krijgt u de kans om nog enkele data aan het document toe te kennen. U kan één van de vooraf gedefinieerde documenttypes kiezen en / of extra informatie aan het document toekennen. 6 Tot slot krijgt u ook nog de kans om het document naar één of meerdere personen door te sturen. Voor frequent gebruikte documenten zoals leveringsbons, kan dit aan de hand van een vaste distributielijst. 6 P. 7

9 6.2 Zoekmogelijkheden Met uitgebreide zoekfuncties vindt u in DIAS heel snel de documenten die u nodig hebt terug aan de hand van eenvoudige of gecombineerde zoekopdrachten. Documenttype Adres Sub-adres Zoekvelden Gekoppelde object ZOEKCRITERIA Document identificatie Status Creatiedatum Eigenaar ZOEKCRITERIA Documentafhankelijke velden, bij facturen kunnen dit bijvoorbeeld: bedrag, dagboek, valuta, etc. zijn. Met DIAS vindt u in een handomdraai de documenten die u zoekt en dit op een eenvoudige en efficiënte manier. 6.3 Werken met sjablonen Alle modeldocumenten die u momenteel gebruikt, kunnen in DIAS opgenomen worden als sjabloon (bijvoorbeeld standaard offertes, contracten, aanvraagformulieren, etc.). Op die manier kan u heel snel een nieuw exemplaar van deze documenten genereren. U kan in de sjablonen ook verwijzingen maken naar gegevens uit DIAS (bijv. adres, naam, gemeente, etc.) De gegevens uit DIAS zullen nadien automatisch aan de desbetreffende velden gekoppeld worden. P. 8

10 6.3 Versiebeheer Met het versiebeheer van DIAS kan u verschillende versies van een document creëren en bewaren. DIAS biedt u zelfs de mogelijkheid om verschillende versies te vergelijken zodat u in een oogopslag kan zien wat er gewijzigd werd. Het versiebeheer kan zowel manueel als automatisch gebeuren. Als een document regelmatig gewijzigd wordt, kiest u best voor het automatisch versiebeheer. Het originele document wordt dan telkens vervangen door het meest recente exemplaar. Met het manuele versiebeheer behoudt u steeds het originele en ongewijzigde exemplaar van uw document. U kan nog steeds veranderingen aanbrengen, maar deze worden in een nieuw document bewaard als revisie. U gebruikt nooit meer verouderde documenten dankzij het versiebeheer van DIAS. 6.5 Workflow De workflow in DIAS is volledig vergelijkbaar met de papieren documentstroom die in uw onderneming circuleert. Wanneer een gebruiker een document in zijn workflow ontvangt, kan hij het document openen, inzien, andere documenten aan koppelen, goedkeuren, handtekenen en eventueel van commentaar voorzien. Eens het document door de gebruiker behandeld werd, verdwijnt het document uit zijn workflow. Door deze elektronische workflow beperkt u het tijdverlies voor het overdragen van papieren document tot het absolute minimum. Bovendien verdwijnt het risico dat documenten ergens ongemerkt blijven liggen of verloren gaan. Indien bepaalde documenttypes frequent voorkomen en steeds naar dezelfde personen moeten verstuurd worden, kunnen standaardflows aangemaakt worden. Deze flows worden automatisch toegekend bij het scannen van de documenten. Als gebruiker hoeft u hiervoor dus zelf niets te doen. Anderzijds kan u kiezen voor het toekennen van een manuele flow. Dan bepaalt u per document naar welke personen het verstuurd moet worden. De workflow kan zowel serieel als parallel gestuurd worden: PARALLEL SERIEEL P. 9

11 Bij een manuele flow duidt u in dit scherm aan welke personen of groepen het document moeten ontvangen. Wanneer één of meerdere personen het document moeten goedkeuren kan u dit hier eveneens instellen. Dit scherm geeft een overzicht van alle nog te behandelen documenten. Het spreekt voor zich dat dit venster steeds zo weinig mogelijk documenten zou moeten bevatten. De documenten moeten immers zo snel mogelijk verwerkt worden. In het onderste venster krijgt u een overzicht van de verschillende flowstappen. 6.4 Voortgangsbewaking U kan in DIAS eveneens gebruik maken van deadlines. Dit is de uiterste datum waarop het document behandeld moet worden. Indien het document een deadline heeft, kan u de maximumdatum zien op het tabblad flow informatie bij het openen van het document. Indien de behandelingsdatum ná de datum van vandaag valt, wordt deze in het zwart weergegeven. Indien de behandelingsdatum reeds vestreken is, wordt deze in het rood getoond. Als gebruiker kan u de deadline niet beïnvloeden, de administrator kan dit wel. U kan dus eventueel wel een verlenging van de maximumdatum aanvragen. De deadlines worden door het systeem bijgehouden en kunnen nadien opgevraagd worden. P. 10

12 6.6 Adressenbeheer In ons competitieve ondernemersklimaat is het een absolute must om klanten persoonlijk en gericht te benaderen. Het DIAS adressenbeheer is één van de beschikbare CRM-tools waarmee u deze klantvriendelijke aanpak kan realiseren. In het DIAS adresboek kan u alle bedrijfsinformatie, contactpersoongegevens en acties van klanten, prospecten, leveranciers, personeel, etc. centraal beheren. De mogelijkheden van het adressenbeheer zijn zeer uitgebreid, zo kan u bijvoorbeeld alle documenten gerelateerd aan één bepaalde firma of contactpersoon oproepen, u kan bepaalde contactpersonen onderling met elkaar verbinden, u kan de organisatiestructuur van een onderneming raadplegen, etc. Naast de gebruikelijke contactinformatie kan u in het detailvenster ook heel wat andere praktische informatie terugvinden: taal, geslacht, website, functie, agenda met afgelopen en toekomstige ontmoetingen of gesprekken, verlofperiodes, mailings die reeds naar deze contactpersoon verstuurd werden, etc. Het fundamentele principe van het DIAS adressenbeheer is: één adres, één record. Als een bedrijf zowel klant als leverancier is, komt dit adres slechts één keer in uw adressenbestand voor. Op die manier vermijdt u dat gegevens in verschillende databases moeten gewijzigd worden. Beschikt u reeds over adresgegevens in andere applicaties zoals uw boekhoudpakket of een adressenbestand, dan kunnen deze in DIAS geïmporteerd worden. De verschillende adrestypes en details kunnen in functie van uw onderneming aangepast worden. P. 11

13 6.8 Agendabeheer Met de agendamodule in DIAS kan u afspraken, vergaderingen en taken op een eenvoudige manier plannen. Naast de gebruikelijke opties krijgt u hier de mogelijkheid om documenten uit het DIAS archief aan uw agendaregistratie te koppelen. U kan eveneens alle taken en afspraken die u in de agendamodule van DIAS gepland heeft, exporteren naar Microsoft Outlook. 6.9 Mailingbeheer Een belangrijk en relatief goedkoop middel voor one-to-one marketing is het gebruik van mailings. U kan een mailing gebruiken om uw bedrijfsactiviteiten te presenteren, om een productontwikkeling aan te kondigen, om mensen uit te nodigen voor een beursdeelname of bedrijfsbezoek, etc. Dit kan zowel via een gepersonaliseerde brief, als fax. In het adressenbeheer kan u aan de hand van verschillende criteria zoals locatie, sector, aantal werknemers, omzet, etc. uw doelgroep selecteren. Deze selecties kan u gemakkelijk en snel exporteren naar Microsoft Excel, Word en Outlook. P. 12

14 6.10 DIAS out of the office Voor mensen die vaak op de baan zijn of in het buitenland werken, ontwikkelden we drie mobiele toepassingen. Met deze applicaties kan u wereldwijd gebruik maken van de uitgebreide mogelijkheden van DIAS. 1 Browser applicatie: Wanneer u over een internetaansluiting beschikt, kan u met de browser applicatie waar ook ter wereld alle functionaliteiten van DIAS gebruiken. Deze applicatie is uiterst geschikt voor bezoeken of zakenreizen, wanneer u zeker bent over een internetaansluiting te kunnen beschikken. Daarnaast kan de browser applicatie ook gebruikt worden om thuiswerken in uw onderneming te stimuleren. 2 DIAS StandAlone: de StandAlone versie van DIAS werd ontwikkeld om uw gegevens onafhankelijk van de centrale database te beheren. U kan de gegevens lokaal gebruiken en wijzigen op o.a. een portable computer. Eenmaal op kantoor kunnen uw lokale data gesynchroniseerd worden met de centrale database. De DIAS StandAlone versie kan gebruikt worden wanneer u bijvoorbeeld naar het buitenland moet en het volledige dossier of archief wenst mee te nemen, zonder dat u hiervoor een internetaansluiting nodig heeft of heel wat extra bagage moet meenemen. 3 DIAS.PDA: de PDA-versie van DIAS werd ontwikkeld om de activiteiten van uw mobiel verkoop of serviceteam te ondersteunen. Zij kunnen met een PDA (Personal Digital Assistant) de gegevens voor hun activiteiten lokaal beheren. Thuis of op kantoor kunnen de gegevens gesynchroniseerd worden met de centrale database Database and document beveiliging Om van DIAS gebruik te kunnen maken, moet u in eerste instantie over een gebruikersnaam en een paswoord beschikken. Daarnaast krijgt u bij de configuratie van DIAS een aantal mogelijkheden om uw documenten te beveiligen. Zo kan u iedere gebruiker of groep van gebruikers een aantal rechten toekennen. U kan eveneens per documenttype toegangsrechten bepalen. Tot slot krijgt u wanneer u een document opneemt in het archief nog de mogelijkheid om af te wijken van de standaard ingestelde beveiligingsbepalingen. Deze bepalingen kunnen eveneens ingesteld worden op adresniveau. Wanneer een gebruiker over de nodige rechten beschikt, kan hij een lokale kopie van het document gebruiken. Hij zal echter nooit zien waar het originele document opgeslagen is. De locatie van uw documenten is alleen gekend door en beschikbaar via DIAS. P. 13

15 6. Koppelingen met Microsoft Office In Microsoft Office applicaties zoals MS Word of MS Excel kan u gebruik maken van de speciale DIAS werkbalk. Deze laat u toe om zonder omwegen documenten te archiveren, gegevens van een contactpersoon of artikel-informatie aan een document toe te voegen, gebruik te maken van een standaardsjabloon, etc. 6.2 Microsoft Outlook / Lotus Notes Ook voor Microsoft Outlook en Lotus Notes ontwikkelden we een handige DIAS werkbalk. Zo kan u bijvoorbeeld heel snel een gearchiveerd document als bijlage in uw meesturen. Wanneer u een verstuurt, vraagt het systeem automatisch of deze gearchiveerd moet worden. Inkomende s en / of bijlagen kan u eveneens heel snel opnemen in het archief, u kan ze zelfs onmiddellijk flowen voor de nodige follow-up. Wenst u alle verkeer te archiveren dan kiest u voor de standaard archiveringsoptie. Alle inkomende en / of uitgaande berichten worden dan automatisch in DIAS opgenomen. 6.3 ERP-software Uw ERP of boekhoudsoftware kan gekoppeld worden aan onze DIAS applicatie. Op die manier kan u facturen, verkooporders, etc. archiveren zonder hiervoor een extra kopie te moeten nemen. De spoelgegevens die gegeneerd worden tijdens het afdrukken van uw documenten worden onmiddellijk in DIAS geïmporteerd. De data worden geconverteerd zodat u nadien in DIAS het document kan opzoeken, bekijken en indien nodig nogmaals afdrukken. Gebruikt u momenteel nog andere applicaties? Ons team van analisten en programmeurs gaat voor u graag na of data integratie met DIAS mogelijk is. P. 14

16 6.4 De telefooncentrale Communicatie met klanten, prospecten, leveranciers, etc. gebeurt via heel wat verschillende kanalen. Een aanzienlijk deel van deze communicatie gebeurt mondeling tijdens vergaderingen, ontmoetingen of telefoongesprekken. Als u een 100% volledig archief wilt, is het noodzakelijk dat de verbale communicatie eveneens geregistreerd wordt. De TAPI uitbreiding in DIAS zorgt voor twee extra functionaliteiten: u kan enerzijds correspondenten opbellen vanuit het adressenbeheer en daarnaast kan u binnenkomende en uitgaande oproepen automatisch opvolgen. Met de TAPI-uitbreiding kan u bijvoorbeeld heel snel zien wie met welke klant contact heeft gehad en wat tijdens dit gesprek afgesproken werd. TAPI is een service ontwikkeld door Microsoft. U contacteert best de leverancier van uw telefooncentrale om na te gaan of uw telefooncentrale TAPI ondersteunt. 6.5 De faxmodem Ondanks het toenemend gebruik van , blijft ook het faxtoestel prominent aanwezig in heel wat administraties. Ook hiervoor bestaat er vandaag al een ruim aanbod aan digitale oplossingen. Met faxsoftware kan u heel snel en gebruiksvriendelijk uw faxberichten versturen en ontvangen. Binnenkomende faxen worden rechtstreeks in DIAS opgenomen. In het onderstaande venster krijgt u een overzicht van alle binnengekomen faxen. In enkele seconden tijd kan de systeembeheerder de faxberichten archiveren in DIAS en flowen naar verschillende medewerkers. P. 15

17 7. Systeem vereisten Clients Windows client Web Client Browser Client / HTML Client PDA Client Stand-alone client Besturingssystemen Servers Windows 2000 / Windows 2003 IBM-AIX HP-UX LINUX Clients Win 2K Win XP Mobile Devices: Pocket PC / Windows CE Applicaties Iris Navision HL7 - protocol Office 2K / Office XP / Office 2003 LISA ERP... P. 16

18 Uw flexibele partner in totaal-automatisering Ambachtstraat 8 B Oudenaarde BELGIË Tel: +32(0)55/ Fax: +32(0)55/ info@cac.be