provinsje fryslân provincie fryslân b

Transcriptie

1 provinsje fryslân provincie fryslân b postbus hm leeuwarden tweebaksmarkt 52 telefoon: (058) telefax: (058) t Provinciale Staten van Fryslân provinciefryslan.frl Leeuwarden, 20 december 2016 Verzonden, 22DEC2016 Ons kenmerk : Afdeling : Kennis en Ekonomy Behandeld door Uw kenmerk S. Akkerman /(06) of s.s.akkerman@fryslan.frl Bijlage(n) : 1 Onderwerp : Derde kwartaalrapportage 2016 Stichting Merk Fryslân Geachte Statenleden, De Stichting Merk Fryslân verricht vanaf 1 oktober 2014 de marketing van Fryslân. Bijgevoegd treft u, conform motie 1022, ter kennisneming de kwartaalrapportage van Stich ting Merk Fryslân over de periode juli tot en met september Het eerder uitgesproken vertrouwen in Merk Fryslân wordt bevestigd in de door ons waarge nomen de prestaties van de nieuwe directeur en zijn team, de output die is geleverd en de transparantie die in onze richting wordt getoond ten aanzien van de voortgang en afwijkin gen. Onze belangrijkste bevindingen zijn als volgt. De nieuwe visuele identiteit is nog niet uitontwikkeld. We hebben van Merk Fryslân de verze kering gekregen dat die voor 1januari 2017 gereed is. De optimalisatie van friesland.nl is nog niet klaar omdat Merk, de provincie en KH2018 een gezamenlijk plan gemaakt hebben; naar aanleiding daarvan is de planning aangepast. De optimalisatie zal in Q klaar zijn en zal duurder worden dan begroot; er is inmiddels dekking gevonden bij de samenwerkende partijen. De rapportage tot en met het derde kwartaal laat zien dat er weloverwogen omgegaan wordt met ontstane afwijkingen in de prestatie en de gewenste inzet van onze middelen. In die zin zien wij met de kennis van nu geen onoverkomelijke knelpunten of onaanvaardbare risico s. - 1 / 2 - Ons kenmerk:

2 provinsje fryslân provincie fryslân b Van de zijde van de Stichting Merk Fryslân hebben wij geen voorstel gekregen om de afwij kingen van de lopende subsidiebeschikking tussentijds bij te stellen en vast te leggen. Wij zullen in overleg gaan met de Stichting om na te gaan of er urgente redenen zijn om dat als- -[ nog te doen of om het jaarverslag 2016 en de daarbij horende eindafrekening van boekjaar om af te wachten. Gedeputeerde Staten Fryslân, J.M. 0 Berg, secretaris -2/2- Ons kenmerk:

3 - overzicht - financiële Provincie Fryslân t.a.v. de heer Akkerman Postbus HM Leeuwarden Leeuwarden, 31 oktober 2016 Betreft: rapportage 3 kwartaal 2016 FROV$Nb.JI r*v8lan Doc. rr,: Cass. nr: lngek.: 3 1 kjts 1111h iennsg. aangenornentel. afgedaan rysiân Stichting Merk Frysiân Marketing Friesland en Wadden Heliconweg AT Leeuwarden The Netherlancls Info@rnerkfrystan.nl merkfryslanni Geachte heer Akkerman, Bij deze brief treft u de kwartaalrapportage aan van Merk Fryslân over het derde kwartaal van De bijgesloten documenten zijn: wijzigingen ten opzichte van productplan 2016 (intern gebruik); - inhoudelijke rapportage met hierin de ontwikkelingen en stand van zaken; rapportage. Als hierover nog vragen zijn, vernemen wij het graag.

4

5 :rysiân Voortgangsrapportages per kwartaal Merk Fryslân Voortgang geplande activiteiten 1. Marketing en promotie toerisme Fryslân 1.1 Visuele identiteit regiomarketing Q (Voortgang) Verwachting eind 2016 (Product Toelichting Risico s/beheersmaatregel Risico in aanpak of middelen? Risico zit in geld. Voor 2016 is er een relatief klein budget begroot voor de visuele identiteit. De realisatie van de visuele identiteit ligt niet volledig op schema. Er is een creatief bureau aangesteld om een nieuwe visuele identiteit te ontwikkelen. Resultaat is dat de visuele identiteit in 04 opgeleverd wordt. Beheersmaatregel: We gaan geld allokeren binnen andere productgroepen en dit gaat ten koste van andere producten. 1.2 Themacampagnes 1.3 Productontwikkeling voor acties 1.4 Optimalisatie website friesland.nl Kwantitatieve resultaten In Q3 zijn de bezoekersaantallen voor de Engelse en Duitse website achtergebleven. De Engelse en Duitse doelgroep blijft een aandachtspunt, omdat de Engelse en Duitse websites niet optimaal zijn. In Q4 gaan we inzetten op het verkrijgen van de bezoekersaantallen die als doelstelling zijn opgenomen, maar het volledig behalen Verdere toelichting risico en beheersmaatregel zijn te vinden bij nieuwe activiteiten, onderdeel 1.1 Er is geen risico aan verbonden. Verdere toelichting voor andere aanpak / beheersmaatregel is te vinden bij nieuwe activiteiten, onderdeel 1.2. Het risico zit in de middelen voor Engelse en Duitse bezoekers. De Engelse en Duitse website is niet optimaal. Hier gaan we in 2016 geen tijd en geld meer investeren. Dit wordt in 2017, wanneer het nieuwe platform online is, opgepakt. Voor wat betreft het budget heeft dit geen invloed.

6 Wadden :rysiân 1.4 Optimalisatie website friesland.nl Kwalitatieve resultaten 1.5 Online campagnes 1.6 Beursactiviteiten 1.7 PR en pers 1.8 Kenniscentrum 2. Marketing en promotie toerisme JzVerwachting eind 2016 hiervan is twijfelachtig. In 2017 wordt dit rechtgetrokken. De realisatie van de optimalisatie van friesland.nl ligt niet volledig op schema voor wat betreft de doelen voor Enkele van de in het productplan genoemde onderdelen komen voor 2016 te vervallen, omdat ze in het nieuwe platform dat begin 2017 worden opgeleverd worden meegenomen. De planning voor wat betreft het nieuw te bouwen online platform (met provincie Fryslân en CH2018) loopt op schema. Verwachting is dat het nieuwe platform in Q1 van 2017 wordt opgeleverd. Het nieuw te bouwen online platform is ondergebracht bij het Hospitalityprogramma. [Zie onderdeel 1.2 Toelichting Risico s/aanpak Verdere toelichting risico en andere aanpak / beheersmaatregel zijn te vinden bij nieuwe activiteiten, onderdeel 1.4. Toelichting is te vinden bij onderdeel Brandstrategie Wadden 2.2 Marketingvisie voor Wadden 3. Marketingactiviteiten : zakelijk toerisme en non Q recreatieve domeinen 3.1 Visuele identiteit zakelijke markt Verwachting eind 2016 Toelichting Risico s/aanpak De realisatie van de visuele identiteit ligt niet volledig Risico zit in geld. Voor 2016 is er een relatief op schema. In 2015 had de visuele identiteit reeds klein budget begroot voor de visuele gerealiseerd moeten zijn, in 2016 zouden identiteit. huisstijimiddelen ontwikkeld moeten worden. Er is een creatief bureau aangesteld om een nieuwe visuele

7 Fryslân 3.2 Optimalisatie website meetinfriesland.com kwantitatieve resultaten 3.2 Optimalisatie website meetinfriesland.com kwalitatieve resultaten 3.3 Beursactiviteiten zakeliik toerisme 3.4 Internationale sitevisits en handelsmissies/reizen identiteit te ontwikkelen, Resultaat is dat de visuele identiteit in 04 opgeleverd wordt. De website Meetinfriesland.nl wordt opgeleverd in oktober (0,4). Inclusief Engelstalige versie. De doelstelling van 250 aanbieders en 100 aanvragen is niet realiseerbaar, noch gewenst. Het is de rol van Merk Fryslân om te verleiden en aan te zetten tot boeken. Het boekingsproces vindt plaats bij de ondernemer (zie salesfunnel BasisActivatiemarketing). Deze rol is ook de gewenste rol wat de ondernemers betreft. De optimalisatie van meetinfriesland,com voor wat betreft de kwalitatieve resultaten ligt niet volledig op schema, maar wordt in Q4 opgeleverd. De handelsmissies zijn gerealiseerd. Er zijn 3 site visits opgezet door Merk Fryslân en alle werkzaamheden zijn uitgevoerd. Hier is ook budget aan besteed vanuit de Organisatie. Er heeft maar één van de sitevisits Beheersmaatregel: We gaan geld allokeren binnen andere productgroepen en dit gaat ten koste van andere producten. Verdere toelichting risico en beheersmaatregel zijn te vinden bij nieuwe activiteiten, onderdeel 1.1. Het risico zit in de aanpak. Er is nog geen visuele identiteit waarmee een nieuwe website gemaakt kan worden. Doordat de huidige website niet functioneert, is er een risico voor wat betreft het behalen van de 250 aanvragen. Beheersmaatregel is dat er in Q3 voor een tijdelijke website gekozen wordt met een tijdelijke huisstijl. Een andere beheersmaatregel is dat de doelstelling voor de 100 aanvragen niet meer geldt voor dit jaar, zodat de basis goed neergezet kan worden, Het niet behalen van de aanvragen heeft geen invloed op het budget. Verdere toelichting risico en beheersmaatregel zijn te vinden bij nieuwe activiteiten, onderdeel 3.2. Het organiseren van site visits is een eeuwige strijd tussen kwaliteit en kwantiteit. Door het ontbreken van kwaliteit in voorgaande site visits ziin ondernemers huiverig om mee te

8 :rys1ân 3.5 Online campagnes 3.6 Optimaliseren relatiebeheer en acquisitie 3.7 Schrijven van bidbooken 3.8 Productontwikkeling zakelijke markt 3.9 Visuele identiteit non-recreatieve domeinen doorgang kunnen vinden, omdat er te weinig aanmeldingen waren (<10 kwalitatief goede boekers). De andere twee worden nu opnieuw georganiseerd in het nieuwe programma Merk Frysln was op schema voor wat betreft de uitvoering van de werkzaamheden, maar de resultaten zijn helaas achtergebleven waardoor niet alle doelstellingen behaald worden in Alle werkzaamheden op het gebied van online campagnes zijn uitgevoerd en hebben voor een groot deel de doelstelling behaald. Het aantal volgers op Twitter (doelstelling van 1.000) wordt niet behaald in De doelstelling voor Twitter is niet realiseerbaar, omdat we in willen zetten op de kwaliteit van de volgers en niet op de kwantiteit. De invloed van Twitter op het budget van Merk Fryslân is nihil. De realisatie van de visuele identiteit ligt niet volledig op schema. In 2015 had de visuele identiteit reeds gerealiseerd moeten zijn, in 2016 zouden huisstijlmiddelen ontwikkeld moeten worden. Er is een tief bureau aangesteld om een nieuwe visuele identiteit te ontwikkelen. Resultaat is dat de visuele identiteit in 0.4 opgeleverd wordt. werken. Er is echter wel volume nodig om een bezoek door te laten gaan. Dit jaar zijn er veel mensen enthousiast gemaakt die weer benaderd kunnen worden voor een bezoek in het nieuwe jaar. Met goede timing en een duidelijk acquisitieplan moeten 2 site visits te realiseren zijn. Er is online campagne gevoerd t.b.v. beursdeelname en site visits, nieuws gedeeld rondom de congresmogelijkheden van Friesland en in Q4 wordt aandacht besteed aan de nieuwe website van zakelijk toerisme. Door de vertraging met de website verwachten wij een doelstelling in het productplan niet te behalen. Om die reden willen wij de doelstelling van de volgers op Twitter laten vervallen. Risico zit in geld. Voor 2016 is er een relatief klein budget begroot voor de visuele identiteit. Beheersmaatregel: We gaan geld allokeren binnen andere productgroepen en dit gaat ten koste van andere producten.

9 3.10 Productontwikkeling non-recreatieve domeinen 3.11 Studenten denktank 4. Gastvrijheid Q Verwachting eind Door verandering in planning, visie en strategie wordt de studenten denktank niet meer opgezet. Wel blijft Merk Fryslân samenwerken met studentenorgariisaties en studenten, maar niet met een denktank van studenten. Vanuit Merk Fryslân is voor een andere invulling gekozen van de studenten denktank. De invulling is nu geweest dat studenten via workshops en opdrachten worden betrokken in het meedenken met Merk Fryslân. Van de vier opdrachten die als doelstellingen zijn opgenomen, verwachten wij twee te kunnen opleveren waardoor de realisatie van de doelstellingen in 2016 twijfelachtig is. Toelichting 4.1 Advies en plan van aanpak gastheerschap en informatievoorziening 4.2 Congres gastvrijheid Verdere toelichting risico en beheersmaatregel zijn te vinden bij nieuwe activiteiten, onderdeel 1.1. Risico s/aanpak Het congres vindt plaats in december. 5. CH2018 Toelichting Risico s/aanpak 5.1 Detachering medewerker bij CH Bijdragen aan CH2018

10 :rysiâfl Legenda bij Q3 Betekenis kleur Werkzaamheden zijn op fwerkzaamheden volledig op schema Werkzaamheden op schema zijn zijn niet niet Legenda bij Betekenis kleur verwachting 2016 Product wordt gerealiseerd Realisatie product twijfelachtig Product wordt niet gerealiseerd

11 NIEUWE ACTIVITEIT/PRODUCT Q (WAT IS DE PLANNING?) Q (WAT IS DE GEWENSTE PLANNING?) 1.4 OPTIMALISATIE FRIESLAND.NL De planning was dat de optimalisatie van friesland.nl aan het einde van 2016 Doorlopend project in 2017 (I.S.M. ANDERE PARTIJEN EEN ONLINE afgerond zou zijn. De delen die in het productplan staan, zijn bijna allemaal PLATFORM OPRICHTEN) opgeleverd dit jaar. Eén onderdeel is in verband met het nieuwe plan komen te vervallen en dat is de verdere integratie van de koepeldatabase. :rysiân Nieuwe activiteiten/producten in de komende kwartalen 1.1 VISUELE IDENTITEIT De huisstijl die in 2015 ontwikkeld is, lag niet goed bij de regio s en past ook niet Oplevering van nieuwe visuele in de nieuwe strategie. Er is een creatief bureau aangesteld dat een nieuwe identiteit visuele identiteit gaat ontwikkelen. Dit zal meer gaan kosten dan in het huidige productplan begroot is. Het risico hierdoor is dat er een financiële puzzel op te lossen is. Ons voorstel voor een beheersmaatregel is om het benodigde bedrag te compenseren met andere onderdelen binnen het budget dat voor het overkoepelende onderdeel begroot is. Gevolg hiervan is dat enkele activiteiten in mindere mate uitgevoerd worden, 1.2 THEMACAMPAGNES In het productplan staat vermeld dat wij in 2016 twee beurzen bezocht moeten Doorlopend project hebben. Om de samenwerking met de regionale toeristische organisaties te verbeteren, vertrouwen te winnen en meer feeling met de doelgroepen te krijgen, hebben we besloten een extra beurs toe te voegen in Q1, namelijk de Fiets- en Wandelbeurs in Utrecht. Dit zien wij als een extra themacampagne. Beheersmaatregel is dat er een themacampagne minder uitgevoerd zal worden. Merk Frysln, provincie Frysiân en CH2O1S hebben gezamenlijk project gestart voor een nieuw te bouwen online platform met bijbehorende database. Inmiddels zijn er goede stappen ondernomen (webbouwer gekozen, projectleider aangesteld) en de verwachting is dat het eerste deel in Q1 van 2017 wordt

12 1.4 OPTIMALISATIE FRIESLAND.NL De Engelse en Duitse versie van de website is kwalitatief niet goed genoeg om Doorlopend project KWANTITATIEVE RESULTATEN online campagnes op uit te laten komen. In het traject voor de nieuwe website wordt dit meegenomen om te verbeteren. :rysiân opgeleverd. Het online platform is inmiddels ondergebracht bij het Hospitalityprogramma. Het risico is dat wij de doelstelling voor wat betreft de bezoekersaantallen van Engelse en Duitse bezoekers niet gaan halen, In Q4 gaan we volop inzetten op het behalen van de doelstellingen, maar de realisatie van de doelstellingen is twijfelachtig. 3.2 OPTIMALISATIE WEBSITE Inmiddels is de nieuwe website voor meetinfriesland.com opgeleverd, maar door Oplevering nieuwe website MEETINFRIESLAND.COM het niet functioneren van de website in de rest van het jaar is de doelstelling van zakelijk 100 aanvragen niet haalbaar. Het risico is dat de doelstelling van 100 aanvragen voor zakelijk niet behaald gaat worden. Om die reden willen wij als beheersmaatregel voorstellen dat de doelstelling voor de 100 aanvragen komt te vervallen.

13 Onronlng ) Genealkenod (8) Vpltingem (t) Biadpt nog te teden )E) , Nog te beotedon ,198 :rysiân Tussentijdse financiële conceptrapportage over de periode van 1januari 2016 t-m 30 september 2016 Onlnannn,ob,id.e Proo.nn,e Marktbijdragn 1l Oijdroge lente,, t.2o Clto,.l Traue1er, , Offf018 lnkoopkte r Marketing ee promotie lennon, fret6n Ma,knto,g en promotie t rome Wadden 245,000 97, M4,het.ng eakekjk 0000erne en non,flnneat.00fi domenien 191,000 26, Otorijheid Ct , Caltoral Tr000Nen, , , , lndi,#nte konten: PfftofleClSbO,t8fl Hullves,n,skovteo Kantoonkosten , Aotekn018fl 10. 8, Venknopkoeten Algemene kn!en , )011 lotrnlt een geprngnohi,eerde manktbi)dnage voor Deze ma,ktbi,drage is nog nier gerealiseerd. 11e bijdrage is 000rtien In Onkosten van zakelijk Inentme en nngrenrnatleve domoinno. 9) In algemene kosten Wijken al doordat de W*rvingtkOÇttn van de nieuwe dlretfleoi volledig ton laste komt van SIF. welke niet in de oorrpnonkelljke begroting was opgenomen. In totale kosten hiervoor ti,n (27640 welke reeds betaald tiln. Legendal Ovnnbestndlng

14 -... Leeu provinsje fryslân provincie fryslân.1,,. ;....,. ûntfangbefêiging ontvangstbevestiging t:.t.k)cdnl.x de Jo poststik fan (datum) 1 ; Uw poststuk van (datum) J: Krigen om (tiid) :: / r Gekregen om (tijd) D..) L.L (. ra.ppcr,,.a k.r ïrvi resepsjonist Provînsje FrysI Naam receptionist d- ONWANBEJ Ôfhannelingsaksje resepsjonist k OKT. 29 Afhandeingsactie receptionist