Werkwijze en te nemen stappen 15 dingen voor ambtenaren

Transcriptie

1 Werkwijze en te nemen stappen 15 dingen voor ambtenaren De wereld verandert, mensen veranderen, het web verandert, de overheid verandert en wat doet de ambtenaar? Door de komst van web 2.0 communiceren organisaties anders met hun klanten dan 10 jaar geleden. Het klantencontact is niet langer eenrichtingsverkeer, maar vaker proactief en toegespitst op de vraag van de klant. Wie in een overheidsinstelling werkt, heeft te maken met burgers die op andere manieren met elkaar en met de overheid communiceren. Ze nemen op andere manieren kennis en informatie tot zich, informatie die steeds sneller beschikbaar komt en constant verandert. Daarnaast komen er nieuwe manieren van samenwerken beschikbaar, nieuwe tools, die het eenvoudiger maken om effectiever met collega s binnen en buiten de overheidsinstelling samen te werken en te delen. Wie bij de overheid werkt zal mee moeten veranderen en kennis hebben van deze elementaire veranderingen. De ambtenaar moet zich bewust worden van de nieuwe mogelijkheden om met de burger in contact te treden en de dienstverlening aan te passen op de plaatsen waar de burger zicht bevindt. De beste manier om te leren over al die ontwikkelingen op het web, is door het zelf te ervaren en te doen. Laat ambtenaren zelf ondervinden wat het is om actief te zijn in sociale netwerken en laat hen dan een oordeel vormen. Over 15 dingen Voor ambtenaren De bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland bieden ambtenaren de cursus 15 dingen aan. In dit online leerprogramma maken ambtenaren spelenderwijs kennis met alle facetten en toepassingen van web 2.0. Het programma 15 dingen is afgeleid van de cursus 23 Dingen die inmiddels door vrijwel de gehele bibliotheeksector is doorlopen. Via leren ambtenaren welke programma s en toepassingen burgers en steeds meer collega s gebruiken om zich een weg te banen door het huidige informatiedoolhof. Ze worden hierbij bovendien voortdurend uitgedaagd om na te denken hoe ze de opgedane kennis en ervaringen kunnen gebruiken in hun dagelijkse werk en in hun communicatie met burgers. Met dit online leerprogramma willen de bibliotheken ambtenaren de mogelijkheid bieden aansluiting te vinden bij de (belevings-)wereld van steeds groter worden groep burgers. Met 15 dingen krijgen ambtenaren een uitgelezen middel in handen om deze kloof met burgers te dichten. Bovendien kan men met de opgedane kennis beter inspelen op de veranderingen in de overheidspraktijk. Om aan te kunnen haken bij de mogelijkheden van web 2.0 is het belangrijk dat ambtenaren eerst de meest gebruikte toepassingen kennen en begrijpen. De cursus is te volgen in teamverband. De overheidsinstelling krijgt dan een eigen besloten website ( waarin de 15 dingen gefaseerd worden gepubliceerd. De bibliotheek levert feedback en helpt bij alle mogelijke vragen of problemen waar ambtenaren tegenaan mochten lopen.

2 Doelgroep De cursus 15 dingen is bedoeld voor ambtenaren en leidinggevenden op scholen in het Primair Onderwijs. Primair is 15 dingen voor ambtenaren bedoeld om binnen het overheidsinstellingen koudwatervrees voor webtoepassingen weg te nemen en volgens het principe leren, spelen en werken kennis op te doen rondom internetvaardigheden. Eventueel kan op basis hiervan worden gekeken hoe een dergelijk traject daadwerkelijk in lessen kan worden omgezet. De focus voor de deelnemers aan het dingentraject richt zich op drie vragen: hoe kunnen we web 2.0 toepassingen inzetten bij de verbetering van de dienstverlening richting de burger? wat kunnen we er mee doen in ons team? Hoe kan ik de tools privé inzetten? Tijdsbesteding per ding per deelnemer: gemiddeld 3 uur, afhankelijk van de kennis, vaardigheden en houding. Waarom de bibliotheek? De overheid en de bibliotheek hebben een gelijkaardig doel: burgers optimaal informeren en hen activeren tot participeren. Contactinformatie ProBiblio Edo Postma, epostma@probiblio.nl, , Babette Egges, begges@probiblio.nl, ,

3 ACTIES per organisatie De stappen Eerste gesprek met bibliotheek en ProBiblio Samen met docenten van ProBiblio neemt de bibliotheek de mogelijkheden van het dingentraject door. Daarvoor wordt onderliggend document als leidraad genomen. Bespreekpunten: - Mogelijkheden tot aanpassing traject en aanbod - Welke prijs gaat de bibliotheek rekenen - Zelf doen of uitbesteden - Rolverdeling ProBiblio/ - Extra wensen Afweging vooraf voor de bibliotheek: - hebben de eigen mensen voldoende kennis van de materie en hebben zij een open mind voor de behandelde toepassingen. Zie ook het document: functieprofiel 23dingen begeleider. Intake en afstemming en eindafnemer (intake en afstemming in twee afzonderlijke gesprekken) De bibliotheek doet de intake met de eindafnemer, al dan niet in aanwezigheid van ProBiblio. Bespreekpunten: - Wensen/vraag eindafnemer - Situatie bij de afnemer w.b.t. kennis, vaardigheden, organisatie en locatie. - Wat levert de cursus op voor de afnemer - Waarom is de bibliotheek de geschikte aanbieder - Welke personen zouden kunnen deelnemen en wat is hun functie en leerbehoefte - Mogelijke rolverdeling /Overheidsinstelling ProBiblio Offerte sturen op basis van de gemaakte afspraken Offerte accepteren/aanpassen Afstemmingsgesprek Bespreekpunten: - Welke dingen en in welke volgorde - Welke bijeenkomsten - Tijdsplanning - Zijn er binnen de organisatie mensen die wat verder zijn qua kennis en vaardigheden? Zo ja, neemt de afnemer de lokale begeleiding op zich of wordt dit uitbesteed aan de bibliotheek - Hoe promoten richting directie en ambtenaren - Inschrijfprocedure (vrijwillig of verplicht) - Welke tijd wordt de deelnemers ter beschikking gesteld?

4 (bij tijdsbesteding van een gemiddelde van 3 uur per ding, kan voorgesteld worden de helft in werktijd en de andere helft in privétijd te laten uitvoeren) - Uitreiking certificaten - Afspraken over uitloopprocedure - Tussentijds terugkoppelen over deelnemers die zijn gestopt. Wat voor afspraken geleden hier? Wie spreekt achterblijvers aan? Worden zij voor de helft berekend? - Afspraken over vorm evaluatie en terugkoppeling - Zorgt de overheidsinstelling voor een beloning? Offerte sturen op basis van de gemaakte afspraken met ProBiblio en overheidsinstelling Overheidsinstelling Offerte accepteren/aanpassen ProBiblio of overheidsinstelling Aanmaken 15dingenblog, oefeningen inplannen, rooster in Google-agenda, aanmeldformulier maken (invullen bij ding 3). Overheidsinstelling of bibliotheek wijst interne begeleiders aan. Overheidsinstelling Start inschrijving Eerste begeleidersessie Overleg en werkafspraken - Aanpak uitleggen - Rol interne begeleider duidelijk maken wat wordt er van hen verwacht De intern begeleider is: - meer dan gemiddeld ervaren op de computer en op het web - bereik- en benaderbaar - in staat (op weg) te helpen - in staat de materie snel op te nemen - in staat mensen te motiveren! Taken intern begeleider: - Helpen bij het aanmaken van accounts en praktische zaken - Monitoren van de Voortgang van de deelnemers - Reageren op de weblogs in hun deelgroep - Aanzetten tot nadenken over inzet web 2.0. tools - Administreren op Google Docs van: de eigen Voortgang en de Voortgang van de deelnemers in hun subgroep - Cursustraject en oefeningen uitleggen - Evt. afspraken maken over bijspijkeruurtjes in de overheidsinstelling Voor diegenen die meer begeleiding of steun nodig hebben Bevestiging en info naar cursisten

5 en overheidsinstelling Startbijeenkomst - Uitgebreide toelichting op web 2.0, mediawijsheid en de dingen (Voorbeelden tonen om beeld te krijgen van waar het over gaat) - Uitleg over werkwijze cursus en belang van weblog als werkboek en volgen via RSS - Kennismaking begeleiders en cursisten - Afspraken over publicatiedata, tussenevaluatie en slotbijeenkomst - Werktijd voor ding 1 t/m 3 Als cursisten de bijeenkomst verlaten is hun blog in basis klaar en hebben ze een RSSreader geopend. of ProBiblio Uitvoering - Begeleiding van de begeleiders - Reageren op blogs alle cursisten - Nieuwe berichten en tips op het 15dingenblog - Reageren op reacties van de deelnemers op het hoofdblog - Voortgang monitoren en tussentijds terugkoppelen met de begeleiders en de opdrachtgever Tussenbijeenkomsten (optioneel) Met lokale begeleiders - Terugkijken op wat voorbij is gekomen en wat iedereen heeft gedaan - Hoe gaat het, wat vind je van de dingen tot nu toe - Wat zijn de problemen, hoe lossen we dit op - Vooruitkijken op wat komen gaat. - Afspraak maken over de wijze waarop de tussenbijeenkomst vormgegeven gaat worden. Tussenbijeenkomsten (optioneel) Met deelnemers - Terugkijken op wat voorbij is gekomen en wat iedereen heeft gedaan - Hoe gaat het, wat vind je van de dingen tot nu toe - Wat zijn de problemen, hoe lossen we dit op - Extra uitleg waar nodig met betrekking tot de dingen waar men op vastloopt - Werkmoment achter pc s met fysieke begeleiding - Stimuleren om door te zetten of ProBiblio Afspraak maken over de inhoud van de eindbijeenkomst Eindbijeenkomst - Terugkijken op wat voorbij is gekomen en wat iedereen heeft gedaan

6 - Wat waren de toppers en floppers, quick-wins en wensen voor de toekomst - Hoe ga je web 2.0 inpassen in de praktijk, kunnen we dingen samen doen - Wat vond je van de opzet en inhoud van de cursus - Waar zou de bibliotheek bij kunnen blijven ondersteunen - Uitreiking certificaten - Zorgt de overheidsinstelling nog voor een beloning? of ProBiblio Evaluatieformulier laten invullen en uitkomsten uitwerken. Evaluatie tussen ProBiblio en de bibliotheek - Aan de hand van de ingevulde vragenlijst en persoonlijke indruk wordt met de bibliotheek het verloop van het traject besproken - Waar kan ProBiblio de bibliotheek verder mee ondersteunen - Evaluatie met opdrachtgever (overheidsinstelling) - Aan de hand van de ingevulde vragenlijst en persoonlijke indruk wordt met de opdrachtgever het verloop van het traject besproken - Waar kan de bibliotheek de afnemer verder mee ondersteunen - Is er behoefte aan een vervolg of aan een nieuw traject voor andere deelnemers? De 15 Dingen voor ambtenaren De dingen die aan bod gaan komen tijdens deze digitale ontdekkingsreis: 1. Lees dit weblog en ontdek waar deze cursus over gaat. 2. Wat is web2.0 en wat betekent het voor jou? 3. Wat zijn weblogs en hoe maak je je eigen weblog aan. 4. Op de hoogte blijven via RSS en Netvibes. 5. Online foto s delen met Flickr. 6. Sociale netwerken en wat er in te doen is. 7. Podcasts beluisteren en filmpjes bekijken. 8. Ontdek wiki s en hoe de gemeente ze kan gebruiken. 9. Efficiënt samenwerken met online kantoortoepassingen. 10. Online favorieten delen met Delicious. 11. E-overheid 12. Digitale diensten en personalisatie. 13. Klantcontactcenter (KCC). 14. Burgerparticipatie en e-participatie. 15. Evalueer wat je hebt geleerd.