Provinciale Staten VOORBLAD

Transcriptie

1 Provinciale Staten VOORBLAD Onderwerp SIS-nummer Revitalisatie provinciale huisvesting PS Agendering (advies Griffie) Commissie AFW 11 januari 2012 Provinciale Staten Behandelwijze X Kaderstellen Controleren Adviseren PS (door commissie) Vaststellen (door PS) Overleg-/ beslispunten Context keuze voor het scenario revitalisering GS informeren met deze notitie Provinciale Staten over hun voornemens aangaande de provinciale huisvesting. GS beogen met deze notitie tevens te voldoen aan hun plicht Provinciale Staten vooraf te informeren over het voornemen tot het aangaan van overeenkomsten met een contractswaarde van meer dan 1 miljoen ten behoeve van de revitalisatie van de provinciale huisvesting (zie PS voor de regels die Provinciale Staten hierover hebben gesteld). Van een dergelijk voornemen is op dit moment nog geen sprake, maar dat zou in de loop van 2012 wel het geval kunnen zijn. Gedurende het proces van revitalisatie zullen GS periodiek rapporteren over de voortgang. Opmerkingen Griffie Openbare samenvatting van GS De urgentie van kostenbesparing en de technische veroudering van het gebouw Rijnstate maken investeren in het vitaliseren van de provinciale huisvesting op korte termijn noodzakelijk. Het college wil deze noodzakelijke investering, in de lijn van het coalitieakkoord en het Tópbedrijf, ook aanwenden voor het realiseren van een aantal van onze ambities. Naast kostenbesparing door het verlagen van de werkplekratio van 1,25 naar 0,9, wil het college een flexibele werkomgeving die past bij modern werkgeverschap, die kan differentiëren in het aanbod van de werkplek afhankelijk van de aard van het werk en huisvesting die kan `meeademen' (groeien en krimpen) met de ambities waar we voor staan. Ook hechten het college aan goede ruimtelijke kwaliteit en duurzaamheid van de vernieuwde huisvesting. Daarbij heeft het college gekozen voor het huisvestingsscenario van Revitalisatie. Dat betekent dat we Markstate en Prinsenhof A verkopen, Prinsenhof B slopen en Rijnstate totaal reviseren. Ook komt er een aanbouw aan Rijnstate en wordt ook op de tweede, derde en vierde verdieping van het Huis der Provincie een flexibele werkomgeving gecreëerd. Revitalisatie heeft als belangrijk voordeel dat het sneller is te realiseren dan nieuwbouw en dus beter aansluit bij de urgentie van kostenbesparing. Samen met het maatschappelijk gegeven dat er veel

2 kantoorgebouwen leeg staan, maakt hergebruik van bestaande gebouwen maatschappelijk beter aanvaardbaar. Ook dit is voor het college een belangrijk aspect. Meer informatie dhr. G.A.H. Tijink tel. (026) GS-besluit: /Ontvangen door Griffie: /Geplaatst op SIS:

3 STATENNOTITIE Aan de leden van Provinciale Staten HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Revitalisatie provinciale huisvesting HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Beknopte samenvatting Statennotitie: Onze provincie heeft op dit moment te maken een heroriëntatie van taken. Deze gaat samen met rijkskortingen op algemene uitkering van ruim 80 miljoen per jaar. Als gevolg daarvan zal het aantal, rondom de markt in Arnhem, te huisvesten medewerkers 1 van 1400 in 2010, afnemen naar circa 1000 in De huidige gebouwenportefeuille sluit niet aan bij de lagere aantal huisvestingsbehoefte. Daarnaast is een deel van die gebouwen ernstig verouderd. Uitstellen van investeren in revitalisatie veroorzaakt een structurele verhoging van 2,0 miljoen van de huidige exploitatielasten van 4,4 miljoen. Ook moeten in dat geval, vanwege technische veroudering en wettelijke verplichtingen op gebied van arbeidsomstandigheden en brandveiligheid, op korte termijn investeringen ter hoogte van 6,2 miljoen worden gedaan in het gebouw Rijnstate. De urgentie van kostenbesparing en de technische veroudering van het gebouw Rijnstate maken investeren in het revitaliseren van de provinciale huisvesting op korte termijn noodzakelijk. Wij willen deze, in onze ogen noodzakelijke investering, in de lijn van het coalitieakkoord en het Tópbedrijf, ook benutten voor het realiseren van een aantal van onze ambities. Naast kostenbesparing door het verlagen van de werkplekratio van 1,25 naar 0,9 willen wij een flexibele werkomgeving die past bij modern werkgeverschap, die kan differentiëren in het aanbod van de werkplek afhankelijk van de aard van het werk en huisvesting die kan meeademen (groeien en krimpen) met de ambities waar we voor staan. Ook hechten wij aan goede ruimtelijke kwaliteit en duurzaamheid van de vernieuwde huisvesting. Er zijn vier huisvestingsscenario s doorgerekend; de minimale lijn, renovatie, nieuwbouw en revitalisatie. Voor de kostenberekening zijn wij uitgegaan van de jaarlijkse exploitatielasten, daarnaast is gekeken naar de realiseerbaarheid van de overige ambities. Gelet op de hoge jaarlijkse exploitatielasten vallen de minimale lijn en renovatie af. De verschillen tussen nieuwbouw en revitalisatie zijn, qua kosten en realiseerbaarheid van onze ambities, niet groot. Revitalisatie heeft als bijkomend voordeel dat het sneller is te realiseren dan nieuwbouw en dus beter aansluit bij de urgentie. Samen met het gegeven dat er veel kantoorgebouwen leeg staan, is hergebruik van bestaande gebouwen maatschappelijk beter aanvaardbaar. Ook dit is voor ons een belangrijk aspect. Daarom kiezen wij voor het huisvestingsscenario revitalisatie. Voor de realisatie is een investering nodig van 34,8 miljoen. De jaarlasten uit deze investering kunnen worden opgevangen binnen de bestaande budgetten voor de exploitatielasten. Met deze notitie willen wij u informeren over onze voornemens. = = = = = 1 Met te huisvesten medewerkers worden bedoeld: fulltime en parttime medewerkers, ingehuurde krachten, stagiaires en dergelijke. code: doc Inlichtingen bij dhr. G.A.H. Tijink, tel. (026) adres: post@gelderland.nl

4 Aan de leden van Provinciale Staten 1 Inleiding en leeswijzer In 2008 lag er een nieuwbouwplan met een investering van 74,1 miljoen euro. Destijds heeft u ingestemd om nieuwbouw met kantoorinnovatie voor de provinciale huisvesting verder uit te werken (PS ). Daarvoor is destijds het programma Toekomstbestendige huisvesting gestart dat in nauwe samenwerking met partners rondom de markt werd uitgewerkt. Naast kantoorinnovatie betrof het een omvangrijke nieuwbouw (inclusief parkeergarage en andere functies als wonen en winkels), in relatie tot de stedenbouwkundige vraagstukken van dit gebied rondom de markt. In januari 2010 is het programma Toekomstbestendige Huisvesting stopgezet in verband met de bezuinigingen waartoe u heeft besloten als gevolg van de rijkskortingen op de algemene uitkering. Wij kiezen nu voor een goedkopere oplossing. Met de genoemde bezuinigingen is de context van de onze provincie significant gewijzigd. Wij hebben te maken met een krimpende organisatie. Ook de andere overheden rondom de markt hebben hun ambities significant bijgesteld. De provincie ziet zich ondertussen gesteld voor: 1 Heroriëntatie van de provinciale taken zoals deze is herbevestigd in het coalitieakkoord Uitdagend Gelderland ; deze heroriëntatie gaat samen met rijkskorting op de algemene uitkeringen van ruim 80 miljoen per jaar en een daling van de huisvestingsbehoefte van ca te huisvesten medewerkers in 2010 naar ongeveer 1000 in Verouderde gebouwen en een traditioneel huisvestingsconcept. Hierdoor kan de provincie niet voldoen aan huidige eisen op het gebied van kosten per werkplek; Het Nieuwe Werken, duurzaamheid en kwaliteit. Kortom; de eisen van modern werkgeverschap waar het Tópbedrijf ook voor staat. De urgentie van de structurele kostenbesparing en de slechte technische staat (waardoor structurele lasten juist zullen stijgen) van het gebouw Rijnstate maken investeringen op de korte termijn voor de revitalisering van de provinciale huisvesting rondom de markt in Arnhem noodzakelijk. Van dit initiatief zijn de partijen die destijds betrokken waren bij het programma Toekomstbestendige Huisvesting op ambtelijk niveau op de hoogte gesteld. Het gaat hierbij om de gemeente Arnhem, de Rijksgebouwendienst, het Gelders Archief en Justitie. Wij willen de, in onze ogen noodzakelijke investering in de lijn van het coalitieakkoord en het Tópbedrijf, ook benutten voor het realiseren van een aantal van onze ambities. Naast kostenbesparing door het verlagen van de werkplekratio van 1,25 naar 0,9 willen wij een flexibele werkomgeving waarin activiteitgerelateerd kan worden gewerkt. Ook hechten wij aan goede ruimtelijke kwaliteit en duurzaamheid van de vernieuwde huisvesting. In het coalitieakkoord Uitdagend Gelderland is aangegeven dat een andere houding wordt gevraagd van de provincie. Huisvesting is een belangrijke beïnvloedingsfactor voor houding en gedrag van mensen in een organisatie. Een flexibele en professionele werkomgeving bevordert en faciliteert gewenst gedrag. Het programma Revitalisering Huisvesting Tópbedrijf (VHT), dat momenteel wordt opgezet, gaat daarom uit van een goede balans tussen houding en gedrag (Behaviour), informatie- en communicatie technologie (Bites) en Huisvesting (Bricks). Het is hiermee een belangrijke pijler van het Tópbedrijf. Leeswijzer Op basis van de maatschappelijke context waarbinnen onze provincie opereert, gerelateerd aan de eisen aan vastgoed met betrekking tot kosten, Het Nieuwe Werken, kwaliteit en duurzaamheid én aan de hand van het coalitieakkoord Uitdagend Gelderland, en het Tópbedrijf, dat op 26 september 2011 aan u is gepresenteerd, hebben wij de uitgangspunten voor de provinciale organisatie beschreven in hoofdstuk 2. 2

5 Deze uitgangspunten zijn leidend voor de uitgangspunten van de huisvesting en de daaruit voortvloeiende keuze voor het huisvestingsscenario wordt beschreven in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de mogelijke (financiële) risico s die deze investering met zich meebrengt en de maatregelen om deze te minimaliseren. Het vervolgtraject is opgenomen in hoofdstuk 5. 2 Maatschappelijke context en uitgangspunten voor de provinciale organisatie De maatschappelijke context bepaalt in belangrijke mate ons handelen en onze bewegingsruimte en vormt daarom de basis voor de uitgangspunten voor de provinciale organisatie in relatie tot de vernieuwde huisvesting. 2.1 Kostenreductie en kwaliteitsverbetering in de vastgoedmarkt Context: In economisch moeilijke tijden, wanneer organisaties te maken hebben met krimpende budgetten, is het vaak nodig kosten te reduceren. Huisvesting is een aandachtsgebied waar een substantieel deel van de kosten gemaakt wordt en waar het mogelijk is om een besparing te realiseren. Een bezuinigingsmaatregel die op dit moment veel wordt toegepast is het reduceren van het vloeroppervlak. Vaak ingegeven vanuit de maatschappelijke tendens om medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk te laten werken, stoten veel organisaties een gedeelte van hun vastgoed af. Deze reductie is mogelijk doordat medewerkers minder op kantoor aanwezig zijn en dat door nieuwe huisvestingconcepten kantoren effectiever kunnen worden ingericht. Dit kan ook bij onze provincie bijdragen aan de bezuinigingsdoelstellingen. Bij heroriëntatie op huisvesting wordt steeds vaker gekozen voor het grondig opknappen van bestaande gebouwen in plaats van nieuwbouw. Belangrijke reden hiervoor is de snel toenemende leegstand waardoor de waarde van de achterblijvende gebouwen niet verzilverd kan worden. De lifecyclebenadering van vastgoed houdt in dat bij de ontwikkeling van een gebouw optimaal rekening wordt gehouden met alle aspecten van ontwikkeling en gebruik van het gebouw gedurende de gehele technische levensduur. Dit betekent dat vanaf het begin een integraal team bezig is met de ontwikkeling waardoor veel voordelen behaald worden. Uitgangspunt voor de provincie: De provincie wil een doelmatige besteding van de provinciale middelen, rekening houdend met de bezuinigingsdoelstellingen uit het coalitieakkoord. Uitgangspunten zijn: verminderen van het vloeroppervlak, gebruik maken van de bestaande gebouwen en het toepassen van de lifecyclebenadering. De jaarlasten uit deze investering kunnen worden opgevangen binnen de bestaande budgetten voor de exploitatielasten. 2.2 Het Nieuwe Werken en flexibele inzet van menskracht Context: Het Nieuwe Werken is een maatschappelijke ontwikkeling die zich steeds breder verspreid onder werkend Nederland. De ontwikkelingen van de technologie, de digitale revolutie, maken het mogelijk dat wij onze werkzaamheden kunnen uitvoeren in een virtuele werkomgeving waardoor het niet noodzakelijk is op kantoor aanwezig te zijn om te kunnen werken. Het communiceren en werken via een online netwerk wordt steeds toegankelijker en eenvoudiger. Een nieuwe manier van werken wordt geïntroduceerd waarbij organisaties hun medewerkers de mogelijkheid bieden om te kunnen werken waar en wanneer zij willen, of dit nu op kantoor, thuis of onderweg is. 3

6 Vanuit een integrale benadering bij het ontwikkelen van het nieuwe concept moeten verschillende aspecten worden bekeken: aansturen van het management op resultaten, opnieuw inrichten van werkprocessen, gedrag en houding van medewerkers, optimaal ondersteunende technologie en de verschillende werkplekken binnen een kantoor. Het nieuwe huisvestingconcept is een belangrijk onderdeel van Het Nieuwe Werken - de werkplek voor de mens in het Tópbedrijf. De werkplek is niet meer de werkplek van vroeger: de vaste werkplek zal, afhankelijk van het soort activiteit dat medewerkers uitvoeren, verdwijnen. De werkplek verandert in activiteitgerelateerde werkplekken, stiltekamers, belwerkplekken, vergaderruimten, projectruimten, loungecorners en ontmoetingplaatsen. De werkplek ondersteunt de medewerker bij het uitvoeren van verschillende soorten werkzaamheden. Zo realiseert de provincie steeds meer resultaten in tijdelijke werkverbanden zoals programma s en projecten, gedekt door incidentele middelen via de Meerjarige Investeringreserve Gelderland. Niet in de minste plaats willen wij onze beleidsambities ondersteunen met de inzet van 725 mln extra incidentele middelen in deze bestuursperiode. Conform de veranderingen die op dit moment zijn te voorzien (o.a. RUD's, realisatie bezuinigingen) gaan wij uit van een dalende huisvestingsbehoefte van ongeveer 1400 te huisvesten medewerkers in 2010 naar ongeveer 1000 in De context waarin wij werken is lastig voorspelbaar. Naast relatief groeiende inzet van incidentele middelen is er op langere termijn sprake van een steeds krapper wordende arbeidsmarkt. Traditioneel is de overheid in zo n situatie in het nadeel als het gaat om het aantrekken van nieuwe mensen. Maximale flexibiliteit van inzet van huidige menskracht in loondienst en inzet van een flexibele schil van inhuur, tijdelijke contracten e.d. zullen van groot belang zijn om blijvend onze ambities te realiseren. Het nieuwe huisvestingsconcept zal, kan en moet dus uitgaan van een bepaalde ruimere bandbreedte ten aanzien van het aantal te creëren werkplekken. De huisvesting moet kunnen meeademen. Dat kan door het verlagen van de werkplekratio van 0,9 naar 0,7 als er meer medewerkers moeten worden gehuisvest. Bij een daling van het aantal te huisvesten medewerkers kan het aantal werkplekken bijvoorbeeld worden teruggebracht door de huisvesting zo te ontwerpen dat verhuur van een deel van de gebouwen eenvoudig mogelijk is. Door de bezuinigingen is tot 2014 het aantrekken van nieuwe medewerkers niet of nauwelijks aan de orde. Modern werkgeverschap - ook in huisvesting - is een belangrijke voorwaarde om na 2014 aantrekkelijk te zijn voor nieuwe medewerkers. Uitgangspunt voor de provincie: De provincie wil een goed en modern werkgever zijn. Daarom zullen wij de ontwikkelingen op het vlak van Het Nieuwe Werken op de voet volgen. In het Tópbedrijf zijn onze ambities verder verwoord. Het houdt een wezenlijk andere manier van werken in: flexibiliteit, mobiliteit en nieuwe communicatievormen zoals sociale media zijn belangrijke elementen. Dit maakt Het Nieuwe Werken, maar met name ook het kunnen differentiëren in het aanbod van een werkplek in relatie tot het werk wat gedaan moet worden, tot een belangrijk uitgangspunt voor de eisen die gesteld worden aan de huisvesting. Ook uit voorbeelden bij andere (overheids-)organisaties is gebleken dat huisvesting een belangrijke hefboomwerking heeft in deze ontwikkeling. 2.3 Duurzaam vastgoed Context: Aanpassing van de gebouwen is tevens een grote kans als het gaat om duurzaamheid en energiebesparing. In de gebouwde omgeving wordt ongeveer een derde van onze energie verbruikt. De energie-efficiëntie van bestaande kantoorgebouwen kan sterk verbeterd worden. Overheden hebben daarin een belangrijke voorbeeldfunctie. Dat is ook wat Europese regelgeving van ons vraagt. In 2020 moeten nieuwe gebouwen energieneutraal zijn. Voor overheden wordt dat al vanaf 2018 gevraagd. 4

7 De meeste energie wordt gebruikt in bestaande gebouwen. Voor bestaande gebouwen wordt daarom een vergelijkbare inspanning gevraagd. In de voorstellen voor een nieuwe Europese energie-efficiëntierichtlijn staat dat jaarlijks 3% van de overheidsgebouwen energiezuinig gerenoveerd moet worden en dat overheden energie-efficiënt hun gebouwen, diensten en producten moeten inkopen. Uitgangspunt voor de provincie: Het is onze ambitie om met het prioritaire programma Energietransitie een belangrijke bijdrage te leveren aan de energietransitie in Gelderland en de EMTsector. Het revitaliseren van onze huisvesting is een reële kans voor het toepassen van innovatieve, duurzame, energieneutrale oplossingen. Investeringen daarin betalen zich terug in een fors lagere energierekening en exploitatielasten, maar het kan ook, met inachtneming van de regels voor (Europese) aanbestedingen, een impuls betekenen voor Gelderse EMT-sector. 2.4 Kwaliteit en uitstraling Context: Huisvesting is een belangrijk visitekaartje. Idealiter is de uitstraling van een gebouw een weerslag van de organisatie die het huisvest. Ruimtelijke kwaliteit is een belangrijk issue in de directe omgeving van de provinciale gebouwen rondom de markt in Arnhem. Stedenbouwkundig gezien gaat het om een gebied met de functie kantoren en dienstverlening. Uit voorgaande onderzoeken is gebleken dat het gevoel van sociale veiligheid niet groot is. De stedenbouwkundige kwaliteit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de gemeente Arnhem, de Rijksgebouwendienst (eigenaar van de buurtgebouwen), Justitie, het Gelders Archief (gebruikers van deze gebouwen) en de provincie. Uitgangspunt voor de provincie: Een andere samenleving vraagt om een andere houding van de provincie. De provincie wil meer ruimte bieden aan de samenleving (coalitieakkoord Uitdagend Gelderland ). De provincie wil open, uitdagend én uitnodigend zijn voor de burgers en de partijen waarmee zij samenwerkt en een nieuw elan uitstralen. Deze nieuwe houding willen wij laten terugkomen in de uitstraling en vormgeving van de vernieuwde huisvesting. De provinciale huisvesting is een visitekaartje van de provinciale organisatie. De provincie wil de kansen benutten die de vernieuwing van de huisvesting geeft om, binnen de financiële en politieke kaders, een bijdrage te leveren aan de stedenbouwkundige kwaliteit. De stedenbouwkundige aspecten van de vernieuwde huisvesting zullen zorgvuldig worden afgestemd met de gemeente Arnhem, de Rijksgebouwendienst, het Gelders Archief en Justitie. 3 Keuze voor het huisvestingsscenario 3.1 Uitgangspunten voor de provinciale huisvesting De hiervoor genoemde uitgangspunten voor de provinciale organisatie zijn vertaald naar eisen, ambities en randvoorwaarden voor de provinciale huisvesting. Daarbij is onder andere gebruikgemaakt van onderzoeken en resultaten van het programma Toekomstbestendige huisvesting zoals deze in het Statenvoorstel PS Kantoorinnovatie en huisvesting zijn weergegeven. A Eisen - Onderhoud: voldoen aan de moderne eisen betreffende techniek en veiligheid. Door slim gebruik van materialen willen wij de onderhoudskosten minimaliseren. - Functionele werkomgeving: een efficiënte en flexibel in te richten werkomgeving. - Duurzaamheid: Wij willen de toekomstige huisvesting energieneutraal maken (van een energielabel E naar een energielabel A++; dat is het groenste energielabel). 5

8 - Flexibiliteit: wij willen een flexibele huisvesting die kan meeademen met een steeds veranderende organisatie. B C Ambities - Een aantrekkelijke en herkenbare huisvesting realiseren met een uitstraling die past bij de provincie. - Een bijdrage leveren aan de stedelijke kwaliteit en sociale veiligheid van het gebied waar de provincie is gevestigd. Randvoorwaarde - Bij de uitwerking van deze eisen is de financiële doelmatigheid een randvoorwaarde. Hierbij gaat het om de rentabiliteit van de investeringen, teruggerekend naar de integrale exploitatielasten en passend binnen de bestaande budgetten voor exploitatie. Deze eisen, ambities en randvoorwaarden vormen de uitgangspunten voor ons besluitvormingsproces van het huisvestingsscenario. 3.2 Uitgangspunten voor de calculaties In tabel 1 zijn de uitgangspunten weergegeven die ten grondslag liggen aan de calculaties in latere hoofdstukken. Tabel 1. Uitgangspunten voor de calculaties Revitalisatie Huisvesting Tópbedrijf Aspect Uitgangspunt VHT Peildatum Eind 2014 Werkplek per fte 0,9 Aantal fte Afschrijvingstermijn nieuwbouw 40 jaar Afschrijvingstermijn renovatie 20 jaar Rentepercentage 4% per jaar Inflatiepercentage 2% per jaar m 2 vvo (1) per werkplek Huis der Provincie 15,7 m 2 m 2 vvo per werkplek Nieuwbouw (excl. facilitaire ruimte en vergaderplekken). 11,6 m 2 Verwachte mediane huur per m 2 vvo kantoorruimte Arnhem centrum ,-- (prijspeil 2011) Percentage leegstand verhuurd 50% Vloeroppervlakte (m 2 vvo ex. kelders) verschillende gebouwen: Huis der Provincie Marktstate Rijnstate Prinsenhof A Prinsenhof B m m m m m 2 Aanpassing in het Huis der Provincie Etage 2,3 en 4 Financiële omgang met af te stoten panden Afboeken activa bij verkoop 1 Verhuurbaar vloer oppervlakte 6

9 3.3 Huisvestingsscenario s In het Statenvoorstel PS Kantoorinnovatie en huisvesting zijn drie scenario s uitgewerkt: de Minimale Lijn, Renovatie en Nieuwbouw. Daar is een vierde in dit voorstel aan toegevoegd: revitalisatie. Minimale lijn: Dit gaat uit van het handhaven van de huidige huisvesting en kantoorconcept. De staat van onderhoud van de huidige huisvesting vereist investeringen wanneer de gebouwen nog langer operationeel moeten blijven. Hierbij is op korte termijn vooral onderhoud aan het gebouw Rijnstate urgent. Het parkeren blijft in dit scenario onveranderd op het parkeerterrein en in de garage Prinsenhof C. Een deel van de gebouwen wordt verhuurd. Renovatie: De panden Rijnstate, Marktstate en Prinsenhof B worden ingrijpend gerenoveerd en voor toepassing van een innovatief kantoorconcept geschikt gemaakt. Een deel van de gebouwen wordt verhuurd. De tweede, derde en vierde verdieping van het Huis der Provincie worden eveneens geschikt gemaakt voor toepassing van een innovatief kantoorconcept. Prinsenhof A zal verkocht worden. Het parkeren blijft op het huidige parkeerterrein en in de garage. Nieuwbouw: De tweede, derde en vierde verdieping van het Huis der Provincie worden aangepast voor toepassing van het nieuwe kantoorconcept en Marktstate en Prinsenhof A worden verkocht. Rijnstate en Prinsenhof B zullen gesloopt worden om ruimte te maken voor een nieuw kantoorgebouw van m² VVO en ruim 600 werkplekken. In tegenstelling tot het eerdere nieuwbouwplan betreft het geen stedenbouwkundige ontwikkeling maar alleen het realiseren van een nieuw kantoor voor de provincie. Revitalisatie: Marktstate en Prinsenhof A worden verkocht. Prinsenhof B zal gesloopt worden om ruimte te maken voor parkeergelegenheid. Rijnstate wordt grondig gerenoveerd en geschikt gemaakt voor toepassing van een innovatief kantoorconcept. De tweede, derde en vierde verdieping van het Huis der Provincie worden daar eveneens geschikt voor gemaakt. De ruimte die daarnaast nog benodigd is wordt door een uitbreiding aan Rijnstate gerealiseerd. Hiermee wordt tevens een verbinding gerealiseerd tussen Rijnstate en het Huis der Provincie en ontstaat er als het ware één provinciaal gebouw. 3.4 Selectie Deze vier scenario s zijn doorgerekend op basis van de calculatieuitgangspunten uit hoofdstuk 3.2 en getoetst aan de eisen, ambities en randvoorwaarden zoals beschreven in hoofdstuk 3.1. De resultaten hiervan zijn weergegeven in tabel 2.. Tabel 2: Toets aan eisen, ambities en randvoorwaarden Minimale Renovatie Nieuwbouw Revitalisatie lijn Onderhoud +/ Eisen Functionele werkomgeving - +/- + + Duurzaamheid - +/- + + Aantrekkelijke werkomgeving - +/- + + Ambities Stedelijke kwaliteit - +/- + + Flexibiliteit - +/- + + Randvoorwaarden Financiële doelmatigheid Totaal - +/

10 De scenario s de Minimale lijn en Renovatie vallen af vanwege de te hoge jaarlijkse exploitatielasten waarmee niet aan de randvoorwaarde van financiële doelmatigheid wordt voldaan. Een keuze tussen Nieuwbouw en Revitalisatie blijft over. Kijkend naar de score op de uitgangspunten ontlopen beide scenario s elkaar niet veel. De exploitatielasten van het nieuwbouwscenario vallen iets lager uit maar voor beide scenario s geldt dat een forse kostenbesparing wordt gerealiseerd. Ook zijn de overige ambities, kwaliteit, duurzaamheid en Het Nieuwe Werken, goed te realiseren in beide scenario s. Revitalisatie heeft als bijkomend voordeel dat het sneller is te realiseren dan nieuwbouw en dat het passend is bij de urgentie van stijgende lasten, terwijl er juist bespaard moet worden bij het kunnen realiseren van een moderne huisvesting. Samen met het maatschappelijk gegeven dat er veel kantoorgebouwen leeg staan, is hergebruik van bestaande gebouwen maatschappelijk beter aanvaardbaar. Dit zijn voor ons belangrijke aspecten en daarom is de keuze uiteindelijk op revitalisatie gevallen. 3.5 Financiën Eenmalige kosten In tabel 3 staat een overzicht van de geschatte eenmalige kosten voor het revitaliseren van de huisvesting. Tabel 3: Eenmalige kosten revitalisering Investering in panden Kosten Huis der Provincie (aanpassen verdieping 2,3 en 4) 5.2 Rijnstate (complete renovatie) 14.7 Nieuwbouw (aanbouw Rijnstate) 14.7 Terreininrichting 0,2 Totaal investering 34.8 Prinsenhof B (sloop) 0,1 Eenmalige kosten tijdelijke huisvesting 2.2 Totale investering + kosten 37.1 Voor revitalisatie moet een totale investering worden gedaan van 34,8 miljoen. Over dit bedrag zijn de kapitaalslasten berekend. De eventuele opbrengsten uit de verkoop van de gebouwen Markstate en Prinsenhof A worden pas ingeboekt nadat de renovatie van Rijnstate en de aanbouw en de aanpassing van de 2 de, 3 de en 4 de verdieping van het Huis der Provincie gereed zijn. De hoogte van deze opbrengsten laat zich niet goed voorspellen in de huidige markt. Verkoop boven de boekwaarde, 7,7 miljoen per 1 januari 2015, is echter wel aannemelijk zodat te zijner tijd 0,6 miljoen aan kapitaallasten vrijvalt. Overigens worden deze gebouwen tijdens de bouwperiode zo veel mogelijk gebruikt voor de tijdelijke huisvesting van de huidige werknemers die in Rijnstate en het Huis der Provincie zijn gevestigd zodat de kosten zo minimaal mogelijk blijven. Huur van extra ruimte zal desondanks niet te vermijden zijn. De kosten voor deze tijdelijke huisvesting worden gedekt door besparing op de onderhoudskosten tijdens de bouwperiode en uit de dotatie groot onderhoud gebouw Rijnstate. 8

11 Daarnaast zijn er nog voorbereidingskosten die voorafgaand aan het bouwen moeten worden gemaakt. Te denken valt aan kosten voor onderzoek, procedurekosten en het opstellen van een programma van eisen. Ook hier wordt gebruikgemaakt van de dotatie groot onderhoud gebouw Rijnstate. Exploitatielasten In tabel 4 is een raming van de materiële exploitatielasten weergegeven. Tabel 4: Geraamde materiële exploitatielasten RAMING EXPLOITATIELASTEN (in mln. ) Nieuw Huidig Jaarlijkse annuïteit 2,2 Huidige kapitaalslasten 0,2 1,2 Overige exploitatielasten 1 1,5 3,2 Jaarlijkse exploitatielasten 3,9 4,4 1 De overige exploitatielasten betreft een raming van de kosten voor belastingen, verzekeringen, (groot-)onderhoud, energie, beheer, beveiliging, schoonmaak en verhuizingen. De jaarlijkse annuïteit is opgebouwd uit gedifferentieerde kapitaalslasten voor de totale investering. De overige exploitatielasten zijn gebaseerd op landelijke kentallen en ervaringscijfers voor kosten per m 2 vrij verhuurbaar oppervlak. Daarvan zal jaarlijks een deel worden gereserveerd voor groot onderhoud. Naar verwachting zal deze dotatie circa 0,4 miljoen per jaar bedragen. Daarbij is rekening gehouden met het monumentale karakter van het Huis der Provincie. Een belangrijke kanttekening hierbij is dat de uiteindelijke dotatie voor groot onderhoud wordt bepaald door het definitieve ontwerp. De huidige exploitatielasten bedragen 4,4 miljoen per jaar. Daarvan is 1,2 miljoen voor kapitaalslasten (het gebouw Marktstate, het bedrijfsrestaurant en de hal van Rijnstate) en 3,2 miljoen voor overige exploitatielasten, waaronder de dotatie voor groot onderhoud van 1,8 miljoen. Van de resterende 1,4 miljoen is ongeveer de helft nodig voor energiekosten. Uit tabel 4 blijkt dat de raming voor de overige exploitatielasten 1,5 miljoen is. Dat is 1,7 miljoen lager dan de 3,2 miljoen die er nu voor nodig is. Dit verschil kan worden verklaard door vermindering van de kosten voor (groot) onderhoud en een forse verlaging (circa 0,5 miljoen) in de energiekosten. Uit het vorenstaande mag duidelijk zijn dat de revitalisatie kan plaatsvinden binnen de bestaande budgetten met behoud van ongeveer 0,5 miljoen om te kunnen inspelen op toekomstige ontwikkelingen. Het vraagt van ons wel een herschikking van de huidige budgetten. 3.6 Planning op hoofdlijnen Het streven is om de vernieuwde huisvesting begin 2015 gereed te hebben. Dit vraagt om een ambitieuze planning. Gestart wordt met het programma van eisen. De praktijk leert dat zorgvuldigheid in deze fase zich later terugbetaalt; een half jaar is daar zeker voor nodig. Een aantal zaken kan parallel aan het opstellen van een programma van eisen gestart worden. Te denken valt aan de onderzoeken die nodig zijn voor de verschillende procedures voor vergunningverlening en bestemmingsplannen. Door een integrale aanpak van het aanbestedingsproces hopen wij ook een versnelling van het proces te kunnen realiseren. Voor de totale bouwfase zal een periode van twee jaar nodig zijn. 9

12 Tabel 5: Planning vernieuwde huisvesting Programma van eisen Onderzoeken Ontwerp Bestemmingsplan Tijdelijke huisvesting Bestek Aanbesteding Bouwfase 4 Risico s en maatregelen 4.1 Onzekerheden in uitgangspunten De hiervoor gepresenteerde kosten zijn uitkomsten uit een dynamisch rekenmodel, welke verschillende risico s in zich draagt: - De geraamde investerings- en exploitatielasten zijn gebaseerd op genormeerde kengetallen. Deze kengetallen kunnen gelet op de veranderende marktomstandigheden aan verandering onderhevig zijn. - Maatregel: Deze kengetallen zijn op advies van WD Bouwkostenadvies bv gehanteerd met een stijgingsmarge van 3-5%. - Maatregel: Om de bouw- en onderhoudskosten onder controle te houden, zal een integraal aanbestedingsproces plaatsvinden. - Maatregel: Er is in de investeringslasten een post onvoorzien opgenomen van 8%. - Andere risico s die zich kunnen voordoen zijn bijvoorbeeld terugtrekking/faillissement van de opdrachtnemer, vertragingen en meerwerk-claims waardoor de bouwkosten hoger uitvallen dan geraamd. - Maatregel: Tijdens het aanbestedingsproces de solvabiliteit van de opdrachtnemer(s) in het programma van eisen meenemen. - Maatregel: In het Programma van Eisen zo scherp mogelijk vastleggen wat van de verschillende partijen wordt verwacht. 4.2 Consequenties van uitstel of afstel VHT De urgentie van de kostenbesparing en de slechte technische staat van het gebouw Rijnstate maken een investering voor revitalisering van de provinciale huisvesting op korte termijn noodzakelijk: - Voor het flexibel kunnen werken en het flexibel kunnen inzetten en aantrekken van menskracht is het nieuwe kantoorconcept zelfs één van de voorwaarden voor succes. Het uitstellen van revitalisatie bemoeilijkt het realiseren van de doelstellingen die met Tópbedrijf beoogd worden. - Daarnaast is een deel van de gebouwen ernstig verouderd. Uitstellen van investeren in revitalisatie veroorzaakt een structurele verhoging van 2,0 miljoen van de huidige exploitatielasten van 4,4 miljoen. Ook moet de provincie in dat geval, vanwege technische veroudering en wettelijke verplichtingen op gebied van arbeidsomstandigheden en brandveiligheid, op korte termijn investeringen ter hoogte van 6,2 miljoen doen in Rijnstate. 5 Verdere procesgang Aan de Ondernemingsraad (OR) is advies gevraagd over deze belangrijke investering en de OR zal intensief worden betrokken bij deze ingrijpende verandering de komende jaren. 10

13 Uw Staten hebben regels vastgesteld met betrekking tot de betrokkenheid van Provinciale Staten bij privaatrechtelijke handelingen, rechtsgedingen en civiele verdediging (PS d.d. 26 januari 2005). Volgens deze regels dienen wij uw Staten tevoren inlichtingen te verschaffen over het aangaan van een overeenkomst indien deze een contractswaarde heeft van meer dan 1 miljoen. Weliswaar is in deze fase nog geen sprake van het aangaan van contracten van > 1 miljoen, maar dat zou in de loop van komend jaar wel het geval kunnen zijn. Deze notitie beoogt dan ook mede u te informeren over die mogelijkheid teneinde daarmee te voldoen aan de uwerzijds vastgestelde regels. Wij zullen uw Staten periodiek informeren over de voortgang van de revitalisatie van de provinciale huisvesting. Wij geven u in overweging om kennis te nemen van de inhoud van deze notitie. Arnhem, 29 november zaaknr Gedeputeerde Staten van Gelderland C.G.A. Cornielje - Commissaris van de Koningin drs. P.P.L. van Kalmthout - secretaris = = = = = 11