Algemene ledenvergadering SVV oktober 2015 in de Kantine aanvang uur

Transcriptie

1 Algemene ledenvergadering SVV oktober 2015 in de Kantine aanvang uur Met kennisgeving afwezig: 1. Opening Jos opent de vergadering Henk Broens, Gerard de Jonge, Jan Sibon, Johan Oldekamp 2. Mededelingen vanuit het bestuur en ingekomen stukken - Brief Jan Sibon ontvangen waarin Jan betrokkenheid laat gelden. Hij draagt de vereniging een warm hart toe, maar heeft enkele kritische noten. Hij vraagt zich af waarom het wedstrijdbord (aankondigingsbord) bij tankstation Kruit nog steeds niet terug is geplaatst. Daarnaast heeft hij een ergernis over het tentdoek naast de kantine t.h.v. de kleedkamers en met name de wijze waarop het er nu bij hangt. Tot slot geeft hij het advies mee dat de vereniging zuinig moet zijn op haar vrijwilligers en in deze ook in hun waarde worden gelaten - Afgelopen vrijdag brief Jan Pat dat hij sponsoring per direct stopt. Na jaren goede samenwerking toch uit elkaar zijn gegaan vanwege verschil van mening. Bestuur betreurt besluit. 3. Notulen algemene ledenvergadering 6 okt Er zijn geen op- of aanmerkingen en de notulen zijn daarmee vastgesteld. 4. Jaarverslag financiële zaken seizoen Resultaten: De post diverse lasten is in vergelijk met andere jaren zeer hoog, maar dit wordt veroorzaakt door het phishing-incident. Dit bedrag is hieronder geplaatst. Jos geeft aan dat ondanks het formele verlies op papier er een zeer goed jaar is gedraaid. De financiële gevolgen van het phishing-incident zijn in een jaar tijd bijna goed gemaakt, ze hebben de resultaten echter gedrukt. Het financieel goede jaar is met name te danken aan de zeer goede kantine inkomsten. Er zijn weinig wedstrijden verplaatst, waardoor er weinig wedstrijden op doordeweekse dagen gespeeld hoefde te worden. - Begroting: Met de huidige begroting wordt uitgegaan van een kleine winst. Er zijn enkele kosten hoger ingeschaald in de begroting, zoals huisvesting. Deze post is hoger i.v.m. de op handen zijnde privatisering van de kleedaccommodaties en de te verwachten kosten t.b.v. de kantine. Sponsorinkomsten worden op gehouden en blijft hiermee uitdaging voor sponsorcommissie. Vraag Albert Vrielink: Waarom zijn de wedstrijdkosten zo hoog zijn begroot? Antwoord Jeanet: Er is voor gekozen om aan het begin van het seizoen de wedstrijdmaterialen aan te schaffen i.p.v. einde van het seizoen. Op basis van de huidige inkopen is al duidelijk geworden dat de kosten hoger dan voorheen zullen zijn.

2 - Balans: De balans levert niet veel bijzonderheden op. Er is het afgelopen jaar geen gebruik gemaakt van de voorzieningen. De spaarrekening is wel afgenomen, mede door phishing-incident, maar de financiële schade is beperkt gebleven. Vraag Nico Klingenberg: Waarom is de post debiteuren zo hoog? Antwoord Jeanet: Pas op 25 juni jl. zijn de facturen voor de sponsoring gemaakt en deze waren op 1 juli (peildatum) nog niet of nauwelijks voldaan. De begroting is daarmee vastgesteld 5. Verslag kascontrolecommissie en benoeming leden kascontrolecommissie Erik Scherpen: Hij heeft samen met Bert Hobelmande kascontrole uitgevoerd. Zij hebben geen onvolkomendheden en/of vreemde zaken gevonden. Er wordt door de kascontrolecommissie dechargé verleend. Albert Vrielink neemt komend jaar met Bert Hobelman plaats in de kascontrolecommissie. Jan Kuipers is volgend jaar reserve. 6. Vaststelling begroting en vaststelling contributie Voor komend seizoen is enkel indexering doorgevoerd, geen verdere verhoging. De contributie is daarmee vastgesteld. 7. Jaarverslag overige portefeuilles: - Secretariaat - Ledenaantal Sinds 2009 is er een stijgende lijn waar te nemen in het ledenaantal, hetgeen een goed teken is. Aantal donateurs per saldo gelijk gebleven. De verdeling cq. verhouding van de leden (spelend-niet spelen / man-vrouw etc.) blijft in vergelijk met andere jaren nagenoeg gelijk.

3 - Secretariaat - Communicatie Over zaken v.w.b. communicatie verloopt momenteel goed. De site is altijd actueel. De webmaster (Richard Arkes) verricht uitstekend werk hierin, waarvoor het bestuur hem complimenteert. Uiteraard is Richard afhankelijk van de inbreng van de leden hierin. Vraag Erik Scherpen: Is de periodieke (maandelijkse) Reporter komen te vervallen? Antwoord Alberto: Ja, hier is het afgelopen seizoen mee gestopt, omdat het aantal afnemers niet in verhouding stond tot de tijd en het werk wat hierin zat. - Technische commissie sr.-jr. Doelstellingen van afgelopen jaar helaas niet gehaald. Het vinden van (bege)leiding bij alle jeugdteams blijft elk jaar een lastig onderdeel, zo ook het afgelopen jaar. Vraag Gerrit Kerkdijk: De doelstelling is om voor alle teams individuele trainer te krijgen, maar dit is voor het komende seizoen (nog) niet gelukt. Volgens Gerrit is dit wel van belang om een goede doorstroming van jeugd naar de senioren te behouden. Antwoord Harrie: Klopt, zijn hier ook druk mee bezig. Jos geeft aan dat het krijgen van vrijwilligers(trainers) lastig verhaal is en blijft. Trainers worden gefaciliteerd door aanbieden trainerscursus. De vereniging probeert het klimaat voor trainers zo gunstig mogelijk te maken. Stelregel is dat gediplomeerde trainers betaald worden. Er is geen specifiek vastgesteld budget voor de jeugd. Er wordt gewoon gekeken per situatie naar de mogelijkheden. Afgelopen jaar zijn er aantal coördinatoren bijgekomen, onder andere voor de C/D en meiden. Voor komend seizoen is er nieuwe structuur en de samenstelling van de TC verander.tc bestaat nu uit Harrie Kocks, Marc Anbergen en Andre Pat. Daarnaast is met ingang van dit seizoen samen met Jan Kuipers 7x7 opgestart en dit is een groot succes. Vraag Albert Vrielink: Ik mis doelstelling komend seizoen? Antwoord Harrie: Doelstelling voor het eerste is het behalen van een periodetitel. Voor tweede is de doelstelling handhaving. Het zesde elftal is onlangs uit de competitie gehaald, maar de spelers zijn verdeeld over de diverse teams. Vraag Erik Scherpen: Plezier is (één van de) belangrijkste doelstelling van de jeugd, maar hoe zit dat met de A1? Die moeten zorgen voor doorstroming naar de senioren en daarin zou afspraak zijn gemaakt dat A1 ook prestatief zal zijn. Antwoord Harrie: Uiteraard wordt van A1 verwacht dat zij prestaties leveren, maar plezier daarbij blijft een belangrijke factor. Besef is er dat A1 doorstroming is naar senioren. - Algemene zaken (accommodatie) Dinsdagmorgenploeg (DMP) staat volgens Jos terecht bovenaan. Het werk wat zij verrichten is héél belangrijk en moet ook gekoesterd worden. Vraag Toon Scherpen: Wordt de laurier rondom andere velden door gemeente gedaan? Antwoord Jos: Nee, zal door vereniging zelf gedaan moeten worden. Gemeente3 heeft al aangegeven dit niet te zullen doen. Vraag Harrie Kramer: Wordt bij andere verenigingen het groenonderhoud ook door vereniging gedaan worden? Antwoord Jos: Hebben wij geen zicht op.

4 Activiteitencommissie stelt momenteel niet veel voor. Afgelopen jaar afgesproken om samen te werken. Hierin zal ook planning voor gemaakt moeten worden. Er wordt wel e.e.a. georganiseerd, maar de communicatie hierin blijft nog onvoldoende. Back 2 School Sports en Glazen Huis zijn goed bezig met organiseren van activiteiten. Zo staan Extreme Cold Run en Zeepvoetbal alweer op de planning. Afgelopen seizoen i.s.m. Loopgroep Schoonebeek is een loopbaan aangelegd rondom het trainingsveld. Harrie Kramer hierin voortrekkersrol gehad, waarvoor vereniging hem zeer erkentelijk. Met de loopbaan is een win-winsituatie gecreëerd voor beide verenigingen. LED-verlichting trainigsveld(en): Bestuur is hier wel in bepaalde mate mee bezig, maar betreft een (zeer) kostbare aangelegenheid, waar goede voorbereiding voor vereist is. Verwachting is niet dat komende jaren dit al daadwerkelijk vorm zal krijgen. Vraag Toon Scherpen: Er is iemand bij ons die met behulp van laser de belijning verzorgt en of bekend is wat hiervan de kosten zijn in verhouding tot het laten doen door eigen leden? Dit gebeurt bij andere vereniging namelijk wel en deze persoon doet dat voor meerdere verenigingen. Antwoord Jos/Jeanet: Kosten zijn volgens Jeanet ca. 60,- per keer/per veld. Jos geeft aan dat het momenteel nog steeds in eigen beheer kan, omdat er vrijwilligers voor beschikbaar zijn. Mochten deze niet meer beschikbaar zijn, dan zal het lijnentrekken wellicht door derden gedaan moeten worden. Toon geeft aan dat men de doelen na activiteiten, zoals trainingen, weer terug moeten plaatsen, want in maaiseizoen wordt er door de gemeente gewoon omheen gemaaid. Volgens hem is dit o.a. een aandachtspunt voor de leiders. 8. Notitie vrijwilligersplan Het ingebrachte vrijwilligersplan moet een methode worden om vereniging draaiende te houden. Nico Klingenberg heeft enkele maanden geleden opzet van dit plan ingestuurd naar bestuur om naar te kijken. Heeft aantal uitgangspunten: je MAG lid worden van SVV 04; je hebt dan RECHT op het spelen van wedstrijden; maar je hebt de PLICHT om bij te dragen in de organisatie van SVV 04 Doel is om iemand aan te kunnen stellen die e.e.a. aan zaken gaat coördineren, denk hierbij aan ordedienst, schoonmaak, halfjaarlijks klusdag etc. Het gaat erom dat men soms 1 á 2 keer per jaar een taak zou willen verrichten voor de vereniging. Bestuur is van mening dat dit niet teveel gevraagd is, omdat men als spelend lid ook gefaciliteerd wordt in bijv. kleding/tenue, dus tegenprestatie mag ook verwacht worden. Vraag Erik Slomp: Is dit plan enkel voor de spelende leden of ook voor ouders van jeugdspelers? Antwoord Jos: Plan is enkel van toepassing op spelende leden. Ouders worden bij aanmelding van hun kind al gevraagd om een vrijwilligerstaak in te vullen, maar wordt lang niet altijd ingevuld. Jos vindt het wel een goede suggestie om ouders hier nogmaals naar te vragen.

5 Wim Wesseling: Op site HODO gezien dat zij een bel-avond hebben georganiseerd. Hieruit zouden 54 nieuwe vrijwilligers gevonden. Jos geeft aan dat er inderdaad diverse initiatieven georganiseerd kunnen worden. Vraag Jan Kuipers: Denken we hiermee het probleem bij de jeugd ook op te kunnen lossen qua ontbreken leiders etc.? Jan mist dit enigszins in dit plan. Antwoord Jos: Hierop is nog geen duidelijk antwoord op te geven, maar wellicht dat (selectie)spelers nog iets kunnen betekenen voor jeugd. Jos geeft wel aan dat er al een aanzienlijk aantal (selectie)spelers diverse taken verrichten voor de jeugd. Ronald Schepers brengt hierop in dat het aanstellen van trainers in principe taak voor de TC moet blijven en niet zozeer in dit plan opgenomen moet worden. Volgens hem is het probleem bij de jeugd ook te wijten aan het ontbreken van een stuk bewustwording bij ouders etc. Het plan wordt door de leden aangenomen. Het bestuur zal dit verder gaan uitzetten en uitwerken. Wellicht dat op korte termijn een werkgroep zal worden opgericht. 9. Stand van zaken privatisering kleedaccommodatie Door samenwerking met andere verenigingen in de gemeente is er ca. 1,5 jaar tijd gewonnen in deze situatie. Groep van 4 gemachtigden hebben periodiek overleg met gemeente Emmen. Er volgt op korte termijn ook een 0-meting in opdracht van gemeente. Verwachting is dat de gemeente bij ons niks gaat doen. Zullen aantal zaken proberen uit te onderhandelen, zoals bijv. ketels in kleedkamers. In de kleedkamers dient licht en natte gedeelte aangepast te worden, zoals bewegingssensoren en drukknoppen in douche. Komend seizoen zal in kaart gebracht worden wat dit allemaal moet gaan kosten. 10. Bestuursverkiezing: - penningmeester: aftredend en niet herkiesbaar : Jeanet Jalving Het bestuur kandideert voor penningmeester: Henk Schuurhuis Er zijn geen tegenkandidaten aangemeld. De leden gaan akkoord met de aanstelling van Henk Schuurhuis als penningmeester en de overdracht wordt daarmee vastgesteld. 11. Huldiging jubilarissen : 25 jaar lid: Herman Hans, Jan-Jaap Dorgelo, Gerard de Jonge, Robert Kuipers, HielkeJan Meppelink, Gerwin Wesselink, Gerlof Engberts, Patrick Bos, Erwin Steffens, Gerrit Hulleman, Michel oost 40 jaar lid: Richard Ridderman, Henk Broens, Joop Scherpen en Leo Heijnen 50 jaar lid: Jan Kuipers, Ruud Lubbers 12. Rondvraag Harrie Kramer: Er ligt hondenpoep op het veld. Hoe kunnen we het regelen dat de hekken dicht gaan, zodat dit verleden tijd is? Bestuur zal hiermee aan de slag gaan. 13. Sluiting