Notulen van de 97e Algemene Ledenvergadering PVC, gehouden op het Sportpark Marco van Basten op 11 oktober 2012.

Transcriptie

1 Notulen van de 97e Algemene Ledenvergadering PVC, gehouden op het Sportpark Marco van Basten op 11 oktober ) Opening door de voorzitter. De voorzitter heet alle aanwezigen welkom op deze vergadering en vraagt de presentielijst te tekenen. Een bijzonder welkom voor Jan van Schaik. Tevens vraagt hij of er op- of aanmerkingen of aanvullingen zijn op de agenda. Als inleiding vertelt Michel: - Het was een behoorlijk zwaar jaar, maar we zijn wel op weg naar een 100 jarig bestaan. - Helaas zijn door omstandigheden Henk en Marianne van ooijen gestopt. - Dit is het 5 de jaar als voorzitter voor Michel, die tevens een periode ad interim jeugdvoorzitter is geweest. - Inmiddels zijn Fons Dingelstad en Gina Jongma gestart als jeugdvoorzitters. - Er zijn 6 seniorenteams op zondag en er is 45+ senioren team. Op zaterdag speelt sinds kort 1 senioren team. Momenteel zijn er 24 jeugdteams. Ook zijn er 7 zaalteams. - Er zullen een aantal besprekingen worden gehouden om de statuten en huishoudelijke regelementen te herzien, aangezien deze voor het laatst gewijzigd zijn in ) Ingekomen stukken en mededelingen. Afmeldingen: Nico en Joke Franchimont, Cees van Gent, Jos Ewald, Michel den Daas, Sandra Barbé, ick Venenturf, Kas van der Linden. Mededelingen: n.v.t. Ingekomen stukken: n.v.t. 3) Verslag algemene ledenvergadering 10 oktober 2011, eerder gepubliceerd op de website. Op- of aanmerkingen: n.v.t. Hierbij worden de notulen goedgekeurd. 4) Jaarverslag secretaris Jan van Schaik merkt op dat het jaarverslag een aantal verslagen in één zijn. Hij mist mededelingen inzake overleg m.b.t. de nieuwe structuur, waar toch veel tijd in wordt gestoken. Michel vertelt dat er is besloten in de toekomst weer aparte verslagen te maken voor de diverse afdelingen. M.b.t. de jeugdtoernooien merkt Henk op dat er een aantal teams wegblijven op toernooien, bijv. omdat het te ver weg zou zijn of data niet goed worden vastgelegd. Dit geldt ook voor teams van PVC-voetbal. Gina merkt op uit dat het een kwestie is van blijven herinneren sturen aan betrokken verenigingen en communicatie. Dit lost niet alles, maar wel een deel. Michel bedankt de secretaris voor het gemaakte verslag. 5) Financieel verslag boekjaar 1 juli juni (Het verslag wordt uitgereikt tijdens de vergadering). De jaarcijfers van PVC-voetbal van afgelopen seizoen. Hans legt uit dat de boekhouding eenvoudig van opzet is en al lange tijd op deze manier goed voldoet. De boekhouding inzake de kantine verloopt via de Stichting. Blz. 1: het exploitatieoverzicht van afgelopen jaar. De linker kolom geeft de werkelijke cijfers aan, de 2 e kolom de begroting, de 3 e kolom de verschillen in realisatie en begroting, de 4 e kolom de realisatie van vorig seizoen.

2 De contributie is iets achter gebleven, net als de boetes. Vorige seizoenen was er nog geen sprake van inschrijfgeld, dat is m.i.v. het seizoen ingevoerd. We ontvangen nog wel subsidie van de gemeente. Afgelopen seizoen zijn er geen sponsorbedragen ontvangen. De opbrengst voor reclameborden bedraagt ruim ,=. De kosten vallen mee, een aantal posten zijn net iets lager uitgevallen. Ook de opgelegde boetes zijn iets minder. Wel is de post verzorging en training wat hoger dat begroot. De post materialen is wel binnen de begroting gebleven. Er is weinig gebruikt van de gereserveerde post voor de jeugd. De bijdrage van de Stichting is een stuk minder vanwege foutieve kwartaalhantering in het verleden. Uiteindelijk is er een positief saldo van 6.000,=. Er wordt gevraagd de post materialen meer transparant te maken, aangezien deze post vrij hoog is. Hans zal in de toekomst een uitsplitsing bijvoegen. De balans: jaarlijks is er een reservering voor het jubileum in 2012, te weten 3.000,= per jaar. Er waren 2 leningen bij de Stichting, waarvan er inmiddels 1 is afgelost. De laatste lening wordt afgelost met per jaar, er resteert een bedrag van ,=. Michel legt uit dat m.i.v. dit seizoen inschrijfgeld gevraagd wordt, zodat leden serieus inschrijven en niet zo snel afhaken. egine merkt op dat het niet zo zou moeten zijn dat als mensen toch na bijv. 3 maanden afhaken, zonder aanwijsbare reden, zij een deel van het contributiegeld terug krijgen. 6) Mondeling verslag kascontrolecommissie en verkiezing kascontrolecommissie. Ben leest het verslag voor. (Zie onderstaand verslag). Voorstel decharge voor het gevoerde beleid. BEZETTING KASCONTOLE KOMMISSIE Jan Hoogendoorn 1 2 Hans Schevers 1 Ben van Straten Jan Loerakker Jos Ewald 1 2 Gert Tiemens Frans Vermeent Jacqueline Oortwijn Thea Schoonheim Frans Vermeent = eserve 1 = eerste jaar 2 = tweede jaar 3 = derde jaar Vervolgens worden de kascommissieleden herkozen. Frans Vermeent meldt zich aan als reserve. 6.b.Vaststellen contributie. Er ligt een besluit de contributie 2,5 % te verhogen per seizoen, zo ook dit seizoen

3 Op de vraag waarom de contributie verhoogd wordt terwijl er een positief saldo is zegt Michel dat i.v.m. de inflatie dit een noodzaak is, zodat niet ineens de contributie met 10 of 15% verhoogd moet worden. Jan van Schaikt vraagt in overweging te nemen een gebaar te maken om verhoging een jaar over te slaan indien de begroting positief uitpakt. Deze tip zeker worden overwogen. Michel somt op verzoekt de bedragen op per groepering. Seizoen: CONTIBUTIE BEDAGEN Opmerking Senioren A - Junioren B - Junioren C - Junioren D - Junioren E - Pupillen F - Pupillen Zaalvoetbal Combi Veld / Zaal Niet spelende Leden G-Voetbal Bedrag per 8 oktober 2009 bevroren op 40 Bedrag per 8 oktober 2009 bevroren op 80 7) Bestuursverkiezing. Aftredend zijn: Secretaris, Ad Hopman (statutair herkiesbaar); Penningmeester, Hans van Mens (statutair herkiesbaar). Kandidaten voor een bestuursfunctie kunnen zich tot 5 dagen voor de vergadering opgeven bij de secretaris. Hun kandidaatstelling dient vergezeld te gaan van en ondertekende bereidverklaring en tenminste 5 handtekeningen van stemgerechtigde leden. De voorzitter geeft uitleg van de gang van zaken. BEZETTING BESTUU Functie Naam Voorzitter Michel Marree A St-H St-H St-h St-h Secretaris Ad Hopman A St-H St-h St-h Penningmeester Hans van Mens St-H St-H St-h St-h Wedstr. Secr. Sen. ene Sloof H H H h h Jeugdvoorzitter Jan Stellingwerff A* 14 17

4 BEZETTING BESTUU Functie Naam Jeugdvoorzitter Fons A Jeugdvoorzitter Gina A Wedstr. Secr. Zaal Jacqueline Oortwijn H H H h h Bestuurafgevaardigde Bert van der Werve A H h h Legenda A = Aangetreden A* = Aangetreden als a.i. t/m uiterlijk h = Herkiesbaar Af = Aftredend H = Herkozen St = Volgens de statuten 8) Vaststellen van de begroting seizoen (Begroting wordt uitgereikt tijdens de vergadering) De begroting van het huidige seizoen geeft weinig verassingen, aldus Hans. We komen uit op een negatief resultaat. Wat opvalt is de post sponsoring. Deze is niet begroot vanwege onduidelijkheid. De kledingsponsor geeft af en toe kleding, maar hoeveel is niet duidelijk. Gevraagd is een factuur hiervoor te maken en deze is op 2.000,= gesteld. emco vraagt waarom er zo weinig inkomsten zijn via sponsoring. Hans probeert hiervoor een verklaring te geven, o.a. dat het moeilijk is in een grote stad. Sponsoren proberen aan te trekken heeft weinig opgeleverd. Er is wel een sponsorcommissie opgesteld, deze is kort geleden gestart. Een voorstel is een tegenprestatie te bieden voor sponsoring. Het lijkt of er weinig actie is ondernomen door de sponsorcommissie. Het bestuur wordt gevraagd hier meer aandacht aan te geven. Uitgaven: de post training/verzorging is fors verhoogd. Desgevraagd wordt door Hans aan deze post uitleg gegeven. Het negatief resultaat is 1.100,=. Hans merkt nogmaals op dat de jeugd meer aanspraak kan maken op een bedrag dat hiervoor begroot is. Jan Stellingwerf geeft voor een deel uitleg aan de post materialen. 9) Jubileumcommissie 100 jarig bestaan 15 juni 2015 Hans vertelt dat er al enige tijd is een jubileum commissie is. Deze is in maart bij elkaar geweest en hiervan is een verslag. +/- 13 personen zitten in deze commissie, maar dat is nog niet genoeg. Een tweede bijeenkomst plannen is nog niet gelukt. In november wordt in elk geval een tweede bijeenkomst gepland. Er worden nog mensen gevraagd die deel willen nemen aan de commissie, bij voorkeur ook leden/ ouders verbonden aan de jeugd. De feestelijkheden/ activiteiten zullen over 9 dagen verdeeld worden, met afsluiting in het tweede weekend met een oud- en nieuw viering. Wel moet bij het plannen van de datum rekening gehouden worden met de amadan. Er wordt ook over nagedacht om een deel, bijv. opbouw ed. uit te besteden. Hiervoor wil emco wel worden ingeschakeld. Jan van Schaik merkt op de er een boegbeeld zou moeten zijn en vertelt aansluitend een stukje geschiedenis m.b.t. het 50-jarig bestaan. 10) ondvraag. Karel: vraagt naar verzorging voor de zaterdag. Hij geeft aan dat Thea Schoonheim zich hiervoor aan wil melden, zij is er bijna elke zaterdag. Jeugdleden komen nu ook bij Karel op vrijdagavond. Frans: is benieuwd naar de jaarcijfers van de Stichting, bijv. de post voorzieningen groot onderhoud en of die in de bestuursvergaderingen aan de orde zijn geweest. Deze worden ook niet 14 17

5 gepubliceerd op de website. Michel is ook niet bekend met de cijfers. Er is wel een eerste aanzet gemaakt met de herstructurering. Michel gaat hier wel achteraan. Maarten: onderhoud en vervuiling om en op het veld. Trainers weten niet wie hier toezicht op houdt en wie hierover aangesproken kan worden. Michel legt uit dat wij (spelers, leden, bezoekers) zelf verantwoordelijk zijn voor onderhoud van het veld. Er is een team (45+) dat in de toekomst, op vrijdagavond, de prullenbakken zal legen in de containers. Het onderhoud van de doelen en belijning ligt bij PVC zelf. Jan: een verklaring van gedrag: is dat geregeld bij PVC?. Volgens Michel kan dit aangevraagd worden bij de gemeente. Jan merkt ook op dat er nu wel op zaterdag ruimte is voor seniorenteams, terwijl er geen ruimte was voor meisjesvoetbal. Hans legt uit dat dit komt door de benodigde kleedruimte. Tevens vraagt Jan naar de U-pas regeling en of dit goed werkt. Hans bevestigt dit. emco: mist in de vergadering speerpunten voor het komend seizoen, met name: wat zijn de doelen van het bestuur? Michel beantwoordt de vraag met de opmerking dat er wel ambities zijn, maar dat de doelen door tegenslag niet gehaald kunnen worden. Michel zegt erg blij te zijn met het nieuwe jeugdbestuur, waardoor ambities wel gehaald kunnen worden. Door het aantrekken van een betere trainer hoopt de vereniging uit de 5 de klasse te komen. Fons geeft aan de jeugdafdeling nog zorgelijk te vinden. Hier moet meer stabiliteit en continuïteit in komen. 11) Sluiting. De voorzitter bedankt een ieder voor zijn/haar aanwezigheid en sluit de vergadering.