CO 2 Data Management Systeem

Transcriptie

1 CO 2 Data Management Systeem ICT staat voor groen! 2016 ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 1

2 Historie Versie Datum Auteur Omschrijving Frits Wuts Initiële versie Frits Wuts Kleine aanpassingen m.b.t. het algemeen maken van dit document Frits Wuts Definitieve versie Frits Wuts Aanpassing m.b.t. organisatie wijziging; units i.p.v. Verticals Frits Wuts Aanzet tot HLS Frits Wuts Update na review KAM manager ref Omschrijving [1] CO2_Energie_Meetplan.doc QA werkproces m.b.t. CO 2 reductie [2] I2QMS ISO Kwaliteitsmanagement system van ICT [3] CO2_FP_Energie Auditverslag_2012.doc Energie-auditverslag en Reductieplan [4] Rollen en taken CO2_Energie_Meetplan.doc [5] CO2_communicatieplan Communicatieplan [6] CO2_Reductieplan Reductie maatregelen [7] CO2_S3_Ketenanalyse Scope 3 keten analyses [8] CO2_Keten_initiatief Keten initiatieven waarbij ICT Initiatiefnemer is. [9] CO2_Footprint Footprint desbetreffende jaar 2016 ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 2

3 Inhoudsopgave 1 Onderwerp en toepassingsgebied Normatieve verwijzingen Termen en definities Context van de organisatie Inzicht organisatie Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen Energie Beleid Betrokkenheid Beleid Rollen en verantwoordelijkheden Doelstelling en planning Energieaspecten Energieverbruik ICT (scope 1 en 2) Energieverbruik in de keten (scope 3) Energie reductie voorstellen Monitoren en beoordelen Ondersteuning Middelen Competentie en training Bewustzijn Communicatie Informatie Uitvoering Planning Scope 1 en 2 Doelstellingen Scope 3 Doelstellingen Sector initiatief (initiatief nemer) Borging van het Data Management plan Monitoren, meten, analyseren en evalueren Interne audits Externe audits Management review Verbetering Stuurcyclus CO 2-Prestatieladder Dataverzameling Autorisatie Appendix A Energy management process ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 3

4 1 Onderwerp en toepassingsgebied Dit document geeft inzicht in het kwaliteitsmanagement plan (eis 4.A.2) en energiemanagement programma (eis 3.B.2) van ICT. Kwaliteitsmanagement plan Het kwaliteitsmanagement plan zorgt ervoor dat de emissie-inventaris op een zo accuraat mogelijke wijze kan worden gerapporteerd met als resultaat dat men continue en systematisch streeft naar verbetering van de data die als input wordt gebruikt voor het opstellen en uitwerken van de emissie - inventaris. Daartoe heeft ICT het energiemanagement programma ingericht, waarin onder andere procedures zijn vast gesteld ten aanzien van het vaststellen en handhaven van de emissie -informatie. Doel van het energiemanagement programma is zorgen voor consistentie met het beoogde gebruik van de emissie-inventaris en waarborgen van de emissie-inventaris. Energiemanagement programma Deze rapportage is opgesteld volgens de Europese Norm ISO [6]. In deze norm worden richtlijnen beschreven om een energiemanagement programma op te stellen. Deze norm heeft als doel organisaties een ondersteunend document te bieden bij het opstellen van systemen en processen om tot energie reductie te komen. De norm ISO is gebaseerd op de Deming Cyclus. Een algemeen bekend model voor continue verbetering van een organisatie. De Deming Cyclus (ook wel PDCA cyclus genoem d) bevat de volgende herhalende stappen: Plan, Do, Check, Act. (zie figuur 1). Plan: De verandering vooruit plannen, proberen om te voorspellen en analyseren wat de resultaten zullen zijn. Do: Het plan uitvoeren in kleine stapjes onder gecontroleerde omstandigheden Check: Bestuderen of het verwachtte doel behaald is. Act: Evalueren van het resultaat en actie nemen om het gevolgde traject te standaardiseren of te verbeteren. Figuur 1 Energy Management model 2016 ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 4

5 2 Normatieve verwijzingen De volgende documenten, of delen ervan, waarnaar in dit document normatief wordt verwezen, zijn onmisbaar voor de toepassing ervan: ISO 9001:2015 Kwaliteitsmanagementsystemen Grondbeginselen en verklarende woordenlijst. ISO Specifications with guidance at the organization level for quantification and reporting of greenhouse gas emissions and removals. NEN EN Energy management systemen ISO 5001 Energy management system standaard 2016 ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 5

6 3 Termen en definities Voor toepassing van dit document gelden de termen en definities gegeven in - ISO 9001: GHG protocol - CO2 Prestatieladder versie 3.0 van het handboek van SKAO 2016 ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 6

7 4 Context van de organisatie 4.1 Inzicht organisatie ICT Automatisering Nederland B.V. (verder te noemen ICT) biedt hoogwaardige technologische oplossingen op het gebied van informatie en communicatie technologie in diverse functionele toepassingsgebieden, met name de units Automotive & Mobility, Transport & Logistics, Energy, Water & Infrastructure, Healthcare, Manufacturing, Food, Chemicals & Pharma, High Technology. Het bedrijf is actief in heel Nederland. ICT Groep HR Director CFO Management Assistant PR and Communication Manager Marketing Communication Advisor Unit High Technology COO ICT Improve 100% belang Intraffic 50 % belang LogicNets Inc 20 % belang Unit Transport & Logistics RDS IT Support Strypes BG 100% Unit Automotive & Mobility ICT Poland Unit Water & Infrastructue Humiq Engineering Unit Food, Chemie &Pharma Unit Healthcare Unit Machinebouw Unit High Tech Unit Energy Figuur 2 Organigram ICT Groep 2016 ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 7

8 De oplossingen die ICT haar klanten biedt, liggen op het terrein van detachering van ervaren en hoogopgeleide werknemers, realiseren van systeemoplossingen op projectbasis en het bieden van services voor het in stand houden van ICT systemen. 4.2 Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen ICT let in de bedrijfsvoering op duurzaam gebruik van zowel energie als materialen. Afval wordt gescheiden ingezameld en gebruiksgoederen worden waar mogelijk gerecycled. Mobiliteit is voor ICT zeer belangrijk. ICT is gestart met een inventarisatie om elektrisch rijden binnen de organisatie verder gestalte te geven. Zo is een ontwerp gerealiseerd voor de backoffice infrastructuur om de exploitatie van elektrisch rijden mogelijk te maken. Verder is een aanzet gegeven via een stakeholder analyse de wensen en eisen van de stakeholders in kaart te brengen ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 8

9 5 Energie Beleid 5.1 Betrokkenheid Passage start uit de ICT verklaring van Duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het klimaatbeleid wordt in het kader van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen opgenomen als centraal onderdeel in de bedrijfsvoering van ICT Automatisering (ICT). Dat is niet zonder reden, want duurzaam ondernemen waaronder klimaatbeleid /CO2 reductie - is de toekomst. In onze gedragscode (Code of Conduct) hebben we over duurzaamheid de volgende passage opgenomen: Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een vanzelfsprekend onderdeel van de organisatie. ICT wenst integer en transparant te werken, waarbij het verantwoordelijkheid toont voor aandeelhouders, medewerkers, de omgeving en het milieu. Passage einde uit de ICT verklaring van Duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen 5.2 Beleid Periodiek, minimaal eenmaal per jaar vindt herziening of herbevestiging plaats van deze verklaring. Registratie hiervan vindt plaats in het verslag van de directiebeoordeling. De verklaring is besproken in het MT-overleg. Verspreiding vindt plaats middels de binnen de organisatie gangbare, communicatiestructuren. Externe communicatie vindt plaats via de websites van ICT. 5.3 Rollen en verantwoordelijkheden Voor een beschrijving van de verantwoordelijke personen, rollen, taken en bevoegdheden zie verder [4] 2016 ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 9

10 6 Doelstelling en planning De reductiedoelstellingen worden geformuleerd voor een minimaal drie jaarlijkse periode. De vastgestelde doelstellingen zijn opgenomen in [6]. In hetzelfde document zijn ook de maatregelen genoemd die genomen worden om de doelstellingen te halen en welke afdelingen verantwoordelijk zijn voor de realisatie van deze maatregelen. Dit overzicht van te nemen maatregelen en verantwoordelijke wordt in het jaarplan genoemd en besproken. Management ICT beslist over de te nemen maatregelen en geven hun committent hieraan. 6.1 Energieaspecten De eerste stap is het inzichtelijk maken van het energieverbruik van de organi satie en de keten waarin de organisatie actief is. Op basis van dit inzicht kan er gekeken worden op welke aspecten er winst valt te behalen in de reductie van CO 2-emissie en energieverbruik Energieverbruik ICT (scope 1 en 2) Twee keer per jaar (elke 6 maanden) brengt ICT haar energieverbruik in beeld. De uitvoering van deze inventarisatie vindt plaats conform ISO [1], het GHG protocol voor scope 1 en 2 en de eventuele vereisten vanuit de CO 2-Prestatieladder. Tevens wordt gecontroleerd of de Boundary nog actueel is. Binnen ICT is de CO 2-Manager verantwoordelijk voor het uitvoeren van de inventarisatie. Voor de inventarisatie wordt gebruik gemaakt van een tool (CO2 manager). In dit tool zijn de conversiefactoren opgenomen zoals die zijn aangeleverd door SKAO. De onderbouwing van de gegevens in dit tool worden verzameld en in het archief systeem van ICT ondergebracht. Nadat de inventarisatie voor de betreffende periode is uitgevoerd, voert de CO 2-Manager een kwaliteitscontrole uit op de data. Hij / zij kijkt o.a. of de organisatiegrenzen juist zijn, de gegevens onder de juiste scope zijn verwerkt en of de juiste conversiefactoren die door SKAO zijn voorgeschreven zijn gebruikt Energieverbruik in de keten (scope 3) Scope 3 emissies betreffen emissies welke als gevolg van activiteiten van ICT worden uitgestoten, maar welke niet direct door ICT worden gecontroleerd. Voor het een zo volledig mogelijk beeld krijgen van deze scope 3 emissies gaat deze inventarisatie zo veel mogelijk in op de verschillende asp ecten in de waardeketen bron-productie-transport-gebruiker-afval.op basis van de Scope 3 Emissie worden keuzes gemaakt welke projecten hiervoor in aanmerking komen Energie reductie voorstellen Iedereen binnen ICT kan ideeën voor energie / CO 2-reductie aandragen. Deze energie / CO 2-reductie voorstellen worden geregistreerd in een voorstellen register die wordt beheerd door de CO 2-Manager. 6.2 Monitoren en beoordelen Twee keer per jaar wordt de voortgang ten opzichte van de reductiedoelstellingen en het jaarp lan bepaald. De CO2-manager rapporteert de resultaten aan de directie. Deze rapportage omvat minimaal: - Een overzicht van het energieverbruik en de CO2-emissies per scope - Een vergelijking van het energieverbruik ten opzichte van het referentiejaar - Een analyse van opvallende toenamen/afnamen van het verbruik en/of CO2-emissie - De voortgang van en de prognose voor het behalen van de gestelde reductiedoelstellingen en eventuele aanbevelingen voor preventie of corrigerende maatregelen - De status van eerdere preventie of corrigerende maatregelen - Algemene ontwikkelingen. Op basis van deze rapportage beslist de directie of bijsturing van de doelstellingen en/of aanpassing van het jaarplan noodzakelijk is ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 10

11 7 Ondersteuning 7.1 Middelen De middelen die gebruikt worden om ondersteuning te bieden aan het bijhouden en meten van het energieverbruik wordt aangeleverd door de afdeling inkoop. Denk hierbij de tooling voor meten van de CO2 emissie, planning/activiteiten tool etc. Tevens budget en uren. 7.2 Competentie en training Voor wat betreft competentie en training wordt verwezen naar ISO 9001 punt 7.2 Denk hierbij aan gebruik van b.v. specifieke tooling ed. Specifieke procedures en handleidingen in het gebruik van deze tooling is beschikbaar binnen I2QMS. ICT zorgt er voor dat de medewerkers die werkzaamheden uitvoeren voor het CO2 data management systeem de juiste competenties hebben. Denk hierbij aan gebruik van b.v. specifieke tooling ed. Specifieke procedures en handleidingen in het gebruik van deze tooling is beschikbaa r binnen I2QMS. 7.3 Bewustzijn Het bewust zijn/wording van al onze medewerkers wordt gestimuleerd door middel van diverse mailingen, wedstrijden, thema s etc. 7.4 Communicatie Met betrekking tot communicatie is er een communicatieplan wat jaarlijks wordt geüpdatet. Zie hiervoor ref [5] 7.5 Informatie Met betrekking tot gedocumenteerde informatie moet voldaan worden aan de richtlijnen van SKAO, handboek versie 3.0. Voor wat betreft documentatie, archivering en versie beheer wordt verwezen naar ISO 9001 punt ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 11

12 8 Uitvoering In de volgende paragrafen worden de diverse doelstelling uitgelicht m.b.t. scope 1, 2 en 3. Verder ook de zaken m.b.t. de keten waarin ICT opereert. 8.1 Planning De planning voor het uitvoeren van de diverse stappen zijn te vinden in het communicatieplan van ICT [5] 8.2 Scope 1 en 2 Doelstellingen Met betrekking tot scope 1 en 2 staan de verbeterpunten in de footprint van ICT. De reductie doelstellingen die vanuit ICT worden genomen zijn te vinden in het Energie Audit verslag [3] en Reductieplan [6] van het lopende jaar. 8.3 Scope 3 Doelstellingen Met betrekking tot scope 3 emissies zijn de diverse doelstellingen gedefinieerd in de bijbehorende Keteninitiatief documenten [7]. Rapportage vanuit deze keteninitiatieven komt van de verantwoordelijk account manager. 8.4 Sector initiatief (initiatief nemer) Met betrekking tot de gedefinieerde sector initiatieven waarbij ICT de initiatiefnemer is zijn de doelstellingen gedefinieerd in het bijbehorende document [8]. Rapportage vanuit deze sector initiatieven komt van de verantwoordelijk Project Manager of Business Unit Manager ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 12

13 9 Borging van het Data Management plan ICT beschikt over een gecertificeerd kwaliteitsmanagement systeem op basis van ISO [4]. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de KAM manager van ICT. Het kwaliteitsmanagement plan en het energiemanagement programma zijn geïntegreerd in dit bestaande kwaliteitssysteem. Beide onderdelen worden hierdoor meegenomen in het systeem van interne en externe audits en de jaarlijkse directiebeoordeling. 9.1 Monitoren, meten, analyseren en evalueren Interne en externe reviews worden uitgevoerd om de kwaliteit van dit management systeem te bepalen. Resultaten, opmerkingen en verbeteringen worden in een management review besproken en corrigerende acties worden daarop bepaald. 9.2 Interne audits Periodiek worden interne audits uitgevoerd volgens het interne audit proces (ISO 9001). De interne audit is gericht om te toetsen of het energiebeleid van ICT effectief en doelmatig is geïmplementeerd. Daarnaast heeft het als doel de kwaliteit van de carbon footprint te verhogen en een betrouwbaar beeld te krijgen van de voortgang op de reductiedoelstellingen van ICT. De interne audit richt zich op de manier waarop de gegevens zijn verzameld en verwerkt. De interne auditor stelt een audit rapport op met daarin de bevindingen van de interne audit. De auditor besteedt verhoogde aandacht aan de volgende items: - Of de CO2-emissie inventarisatie kan worden geverifieerd met tenminste een beperkte mate van zekerheid - Of de CO2-emissie inventarisatie voldoet aan de eisen van ISO Of de juiste gegevens gebruikt zijn bij het opstellen van de carbon footprint (steekproefsgewijs worden facturen en gebruikte gegevens met elkaar vergeleken) - Aan welk niveau van de CO2-Prestatieladder wordt voldaan De volledige audit-checklijst (A, B, C, D facetten) is beschikbaar bij de QA afdeling van ICT. Aanbevelingen uit de audits worden meegenomen in het jaarplan ter verbetering van het systeem. Zie verder ISO 9001 P 6.14 Verbeteringen 9.3 Externe audits De CO2-emissie-inventarisatie van het referentiejaar zal extern geverifieerd worden waarbij vastgesteld dient te worden dat de CO2-emissie-inventarisatie met tenminste een beperkte mate van zekerheid geverifieerd kan worden. Deze externe verificatie zal periodiek worden herhaald conform de voorschriften van de CO2-Prestatieladder. Daarnaast zal door een andere externe auditor jaarlijks onderzocht worden of ICT voldoet aan de eisen van de CO2-Prestatieladder voor het niveau waarvoor ICT is gecertificeerd. 9.4 Management review Jaarlijks wordt door de directie het kwaliteitsmanagement systeem beoordeeld op geschiktheid, passendheid en doeltreffendheid. Hier komt vervolgens ook een rapportage van dat dienst doet als kwaliteitsregistratie. De output van het management review is een jaarplan met daarin vermelde doelstellingen en / of verbeteringen voor het komende jaar ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 13

14 10 Verbetering Aan de hand van de input uit de vorige fases en het evaluatierapport van het management review kunnen doelstellingen, indien nodig, worden bijgesteld en kunnen er vervolgacties worden uitgezet om de verbeteringen te realiseren. Dit is nodig om de continue verbetering van het geïmplementeerde datamanagement systeem te bevorderen. De terugkoppeling van uitkomsten wordt zowel schriftelijke als mondeling naar betrokkenen verzorgd. Zij dragen zorg voor het nemen van corrigerende / preventieve maatregelen binnen hun eigen Unit. Zie verder ISO 9001 punt Stuurcyclus CO 2-Prestatieladder Gedurende het jaar wordt de scope 1 en 2 CO2-emissieinventaris bijgehouden onder verantwoordelijkheid van de Facility Manager. Voor specifieke namen en verantwoordelijkheden voor het verzamelen van gegevens zie [3]. Deze emissie-inventaris dient als input voor de jaarlijks op te stellen Carbon Footprint [9]. De Carbon Footprint biedt vervolgens de basis voor het initiëren van initiatieven ten behoeve van de CO2-reductie. Ook bijsturing van reeds gestarte projecten voor CO2- reductie vindt op basis van de Carbon Footprint plaats. De CO2- manager doet enkele voorstellen voor initiatieven ten behoeve van de CO2-reductie. Hij wint advies in bij interne medewerkers die mogelijk ook actief zijn op het gebied van CO2. Vervolgens worden deze voorstellen in het MT besproken en door de directie vastgelegd. Daarnaast krijgt de Carbon Footprint jaarlijks een update. Daarmee wordt ook jaarlijks geanalyseerd of er nog wijzigingen zijn in de energiestromen c.q. energieaspecten. De initiatieven dienen SMART-geformuleerd te zijn en worden vastgelegd in het jaarplan van dat desbetreffende jaar. De actieverantwoordelijken gaan gedurende het jaar aan de slag met desbetreffende initiatieven en rapporteren elk kwartaal aan de CO2- manager over de voortgang. Uiteindelijk moet een en ander leiden tot minder energieverbruik en daarmee CO2-reductie. Het kwaliteitsmanagement plan en het energie managementprogramma maakt integraal onderdeel uit van het kwaliteitssysteem. Resultaten, maatregelen en uitstoot worden door de afdeling Marketing and Communications zowel intern- als extern gecommuniceerd. Eén en ander conform het daarvoor opstelde communicatieplan. Boundaries (jaarlijks) Keteninitiatieven (jaarlijks) CO2-footprint (1/2 jaarlijks) Monitoring (kwartaal) Reductiemaatrregelen (jaarlijks) Figuur 3 Overzicht stuurcyclus 2016 ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 14

15 In tabel 1 wordt per werkproces in de stuurcyclus een overzicht gegeven van de uit te voeren stappen. In het ISO m.b.t. de CO 2-ladder ( CO2_Energie_Meetplan.doc) zijn de stappen, bijbehorende activiteiten, verantwoordelijken, uitvoerders en hulpmiddelen verder uitgewerkt ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 15

16 In tabel 1 wordt per werkproces in de stuurcyclus een overzicht gegeven van de uit te voeren stappen. In het ISO m.b.t. de CO 2-ladder ( CO2_Energie_Meetplan.doc) zijn de stappen, bijbehorende activiteiten, verantwoordelijken, uitvoerders en hulpmiddelen verder uitgewerkt. 1 Boundaries 2 CO2-footprint bepalen 3 Reductie maatregelen 4 Monitoring en bijstelling reductiemaatregelen 5 Monitoring keteninitiatieven Jaarlijks ½ jaarlijks jaarlijks Kwartaal Jaarlijks A Updaten boundary document: assessment van organisatorische en operationele boundary Verzamelen data Uitvoeren energiescan Bewaken reductiemaatregelen Inventariseren keten emissies B Updaten emissiefactoren Keuze reductiemaatregelen en doelstellingen Vaststellen afwijkingen en inventariseren mogelijkheden bijstelling Keuze scope 3 categorieën C Berekenen footprint Besluiten reductiemaatregelen en doesltellingen Besluiten tot bijstelling Bijwerken inventarisatie partners en keteninitiatieven D Rapporteren footprint Rapporteren reductiemaatregelen en doelstellingen Kwantificeren bijdragen E Uitzetten verbetermaatregelen Communicatie intern en extern Besluiten deelname keteninitiatieven F Communicatie intern en extern Monitoring voortgang keteninitiatieven G Tabel 1 met de diverse stappen Communicatie 10.2 Dataverzameling Alle verzamelde data wordt in een CO2 Management tool bijgehouden en gearchiveerd. Standaard rapportages en Excel sheets kunnen vanuit dit tool opgevraagd worden. Alle andere documenten worden gearchiveerd in het jaar van toepassing ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 16

17 11 Autorisatie paraaf datum Frits Wuts CO2 Manager ICT Automatisering Carla Stuifzand Marketing Manager ICT Automatisering Roy Jansen COO ICT Automatisering CCO ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 17

18 Appendix A Energy management process Energymanagement proces (CO2 Prestatieladder) Input Process-steps Sub-Steps Output Accountable Start What belongs to scope of CO2 ladder COO GHG, ISO14064,ISO Boundary Determine boundary Boundary document CO2 manager CO2 prestatieladder Kam goals Inventory Fuel consumption Gas consumption etc. Relevant parts scope 3 CO2 manager CO2 Protocols Collect data Completeness,logica,qu ality,law, transparency of data Procedures 1031N 1936N Monitoring and footprint Keys on reduction targets. Draft CO2 footprint Footprint CO2 manager Ladder Checklists A-E CO2 reduction measures Intervention measures Evaluation, consumption, internal audit Energy actionplan CO2 manager Archiving Check on completeness, enter data in CO2management tool CO2 dossier, CO2management CO2 manager Communication Intern: Newsletter, yammer, mailing, progres reports Extern: Internet, SKAO, progres reports CO2 Reduction targets Public relations COO/Marketing PDCA CO2 ladder process Plan-Do-Check-Act twice a year 2016 ICT - Alle rechten voorbehouden - pagina 18