Inleiding Stuurcyclus Energiemanagement Methodiek voor de emissie inventaris

Transcriptie

1

2 1. Inleiding 3 2. Stuurcyclus Energiemanagement Stuurcyclus Verantwoordelijkheden Documentatiesysteem 5 3. Methodiek voor de emissie inventaris Verantwoordelijkheden voor de ontwikkeling van de emissie-inventaris Trainingen Organisatorische grenzen Operationele grenzen Berekeningsmethodes Projecten met gunningsvoordeel Een review van de toepassing van de berekeningsmethodes Meetinstrumenten Ontwikkeling en onderhoud aan een robuust data-collectiesysteem Regelmatige nauwkeurigheidscontroles Periodieke interne audits en technische reviews Directiebeoordeling Documentatie en archief 11 2/11

3 In dit kwaliteitsmanagement plan staat de stuurcyclus beschreven inclusief de verantwoordelijkheden. De stuurcyclus is weergegeven in de vorm van een Plan-Do-Check-Act cyclus. Een kwaliteitsmanagement plan voor de emissie inventaris vindt u in hoofdstuk 3. Hier wordt een omschrijving van de methodiek voor het bepalen van de emissie-inventaris gegeven. De uitvoering van deze methodiek is te vinden in het document over de emissie inventaris en de periodieke voortgangsrapportages. 3/11

4 2.1 Stuurcyclus Binnen de stuurcyclus van het energiemanagementsysteem wordt de Deming-circle gevolgd om continue verbetering te borgen. In de fases van de cyclus zullen de volgende activiteiten worden uitgevoerd: Plan Beleidsdoelstellingen vastleggen, keuze maken voor CO 2 - reductiemaatregelen en deelname aan initiatieven Plan Do Uitvoeren van de plannen die gemaakt zijn in de vorige fase Act Do Check Act Controleren of de plannen op de juiste manier zijn uitgevoerd. Emissie inventaris opstellen en periodieke rapportage schrijven Documenten actualiseren waar nodig. Check Figuur 1: Stuurcyclus De energiemanager is er verantwoordelijk voor dat de stuurcyclus periodiek doorlopen wordt, en dat alle documenten up-to-date worden gehouden. Een activiteitenbeschrijving van de verschillende fases in de stuurcyclus staat in het onderstaande overzicht. Per fase zijn er één of meerdere te leveren producten. Activiteit Check Organisatorische grenzen controleren Operationele grenzen controleren Kwantificeringsmethode controleren Emissie inventaris opstellen Trends beschrijven voor emissie inventaris Voortgang reductiemaatregelen controleren Effectiviteit communicatie controleren Act Energie audit verslag actualiseren Communicatieplan actualiseren Op te leveren document Emissie inventaris Periodieke rapportage Energie audit verslag Communicatieplan 4/11

5 Activiteit Kwaliteitsmanagement plan actualiseren Op te leveren document Kwaliteitsmanagement plan Plan Directiebeoordeling uitvoeren Energie managementprogramma opstellen of bijstellen Reductiemaatregelen Initiatieven Eventueel: Goedkeuren communicatieplan Eventueel: Goedkeuren kwaliteitsmanagement plan Do Uitvoeren acties Verslag directiebeoordeling Energie managementprogramma 2.2 Verantwoordelijkheden Document Inhoud Verantwoordelijke Periodiek actualiseren per Kwaliteitsmanagement plan Stuurcyclus, procedures voor opstellen Afdeling OCC jaar emissie inventaris, Energie audit verslag Inventarisatie energieverbruikers, mogelijke Afdeling OCC Jaar reductiemaatregelen, initiatieven Emissie inventaris Energiestromen, CO 2 footprint Afdeling OCC & Afdeling Control Half jaar Communicatie plan Stakeholderanalyse, communicatie doelen, - planning en middelen Afdeling Communicatie Periodieke rapportage Beschrijving trends, voortgang en analyse. Afdeling OCC & Afdeling Control Energiemanagement programma Interne audit Directiebeoordeling (verslag of notulen) Reductiemaatregelen, verantwoordelijken hiervoor, deelname aan initiatieven Controle van de emissie-inventaris opgesteld is volgende de procedures zoals beschreven in het Kwaliteitsmanagementplan Directiebeoordeling met als input: de periodieke rapportage, de interne audit en de energie audit, en als output: eventueel bijstellen van het energie-management programma en kwaliteitsmanagementplan Directie Afdeling OCC Directie Jaar Half jaar Jaar Jaar Jaar 2.3 Documentatiesysteem Alle bedrijven die onder VolkerWessels Telecom vallen zijn in het bezit van een ISO 9001 en/of een ISO certificering. Binnen deze bedrijven zullen alle betrokken documenten volgens dit systeem gedocumenteerd en gearchiveerd worden. 5/11

6 VolkerWessels Telecom zelf is niet ISO 9001 of gecertificeerd. Binnen het hoofdconcern zal de documentatie en archivering gebeuren volgens de documentatiestructuur van de KAM afdeling. Alle documenten worden opgeslagen op de locatie: V:\VWT-HK\F&O\94011CSR 6/11

7 Dit deel van het Kwaliteitsmanagementplan beschrijft de informatiemanagementprocedures die gevolgd worden om periodiek tot een emissie-inventaris (CO 2 -footprint) te komen. Om de kwaliteit van de CO 2 -footprint periodiek te waarborgen zijn de procedures opgesteld met inachtneming van de principes uit de ISO : Relevantie: De bronnen, gegevens en methodes voor de CO 2 -footprint passen bij de behoeften van VolkerWessels Telecom. Compleetheid: De CO 2 -footprint omvat alle relevante GHG emissies en GHG opnames. Consistentie: Er kunnen zinvolle vergelijkingen gemaakt worden tussen GHG-gerelateerde informatie. Nauwkeurigheid: Subjectiviteit en onzekerheden worden, zover als praktisch haalbaar, gereduceerd. Transparantie: Er wordt voldoende en geschikte informatie bijgevoegd, zodat gebruikers beslissingen kunnen maken met redelijke zekerheid. De emissie-inventaris (CO 2 -footprint) wordt periodiek opgesteld met als doel om inzicht te creëren in het energieverbruik en de CO 2 -uitstoot met voldoende sturingsmogelijkheden om deze te verminderen. Het continue sturen op het energieverbruik en CO 2 -reductie is onderdeel van het energiemanagement dat is opgesteld in het kader van de CO 2 - prestatieladder. De rol van de emissie-inventaris binnen de totale stuurcyclus is te vinden in hoofdstuk 2. Dit document beschrijft de manier waarop binnen het opstellen van de emissie-inventaris rekening wordt gehouden met: Het routinematige en consistent uitvoeren van controles om de betrouwbaarheid en compleetheid van de data te garanderen. Het identificeren en adresseren van fouten en omissies. Het documenteren en archiveren van relevante rapportages, waaronder informatiemanagement activiteiten. Na afloop van elk inventarisatiejaar vindt er een review plaats van het Kwaliteitsmanagementplan om te bekijken of deze nog actueel is. Tijdens deze review is ook aandacht voor mogelijkheden om de informatiemanagementprocessen verder te verbeteren. 3.1 Verantwoordelijkheden voor de ontwikkeling van de emissie-inventaris. De verantwoordelijkheden voor de ontwikkeling van de emissie-inventaris staat beschreven in 2.1 Stuurcyclus en 2.2 Verantwoordelijken. 7/11

8 3.2 Trainingen Binnen de organisatie worden voor de verschillende verantwoordelijkheden en activiteiten met betrekking tot uitvoering en monitoring, zoals beschreven in 2.1 en 2.2, uitgevoerd worden door vakspecialisten. De afdelingen die de verschillende taken uit zullen voeren zijn: Huisvesting Lease coördinatie KAM Control P&O De betrokken medewerkers hebben vanuit hun vakkennis voldoende kennis deze taken uit te voeren. Waar nodig zullen zij vakinhoudelijke trainingen volgen om up-to-date te blijven van de verschillende ontwikkelingen binnen hun vakgebied. Waar op het gebied van emissie-inventaris en andere CO 2 -Prestatieladdergerelateerde zaken kennis en kunde ontbreekt, worden experts van De Groene Draad van Morgen en Primum ingehuurd. Deze experts bieden inhoudelijke ondersteuning en leiden 3.3 Organisatorische grenzen De organisatorische grenzen van VolkerWessels Telecom worden bepaald op basis van Operational Control conform de IFRS regels. Hieronder vallen: Aangesloten B.V. s binnen de organisatie Combinaties waarbij VolkerWessels Telecom een deelneming van > 50% heeft Na afloop van elke inventarisatie wordt een Periodieke rapportage opgesteld. Hierin wordt periodiek besproken of de organisatorische grenzen zijn aangepast. 3.4 Operationele grenzen Bij het bepalen van de operationele grenzen wordt onderscheid gemaakt tussen Scope 1, 2 & 3 categorieën. Deze indeling is oorspronkelijk afkomstig uit het GHG-protocol A Corporate Accounting and Reporting Standard. De SKAO rekent business air travel en personal cars for business travel tot Scope 2. Omdat deze Periodieke rapportage onderdeel is de invoering van de CO 2 -prestatieladder worden de Scope 1 & 2 categorieën volgens de SKAO aangehouden. 8/11

9 Als onderdeel van het energiemanagementsysteem wordt een Energie Audit verslag actueel gehouden dat de energiegebruikers binnen de organisatie beschrijft en een overzicht geeft van de emissiebronnen. Als er binnen de organisatie door veranderde organisatiegrenzen of de aankoop van nieuwe kapitale goederen sprake is van nieuwe emissiestromen dan worden het Energie Audit verslag en de emissie-inventaris aangepast. 3.5 Berekeningsmethodes De berekeningsmethode en de bijbehorende conversiefactoren zijn gebaseerd op Handboek CO2-Prestatieladder 2.2 van zoals uitgegeven door de SKAO. De scope-indeling is tevens aangehouden zoals beschreven door de SKAO. De toegepaste procedures voldoen aan ISO Deze procedures zijn verwerkt in de CO 2 -monitoringssoftware, ontwikkeld door CO 2 -management. De actuele berekeningsmethode wordt periodiek beschreven in de Periodieke Rapportage. 9/11

10 3.6 Projecten met gunningsvoordeel Binnen projecten met gunningsvoordeel worden de CO 2 -emissies door middel van een checklist gealloceerd en berekend; Welke energiestromen zijn binnen het project aanwezig? Hoe groot zijn de energiestromen binnen het project? Welke maatregelen zijn binnen VolkerWessels Telecom getroffen om de CO 2 -uitstoot te verlagen? Welke maatregelen worden binnen het project toegepast? 3.7 Een review van de toepassing van de berekeningsmethodes De emissie-inventaris wordt binnen de organisatie opgesteld door één persoon. Daardoor bestaat er geen risico dat er binnen verschillende onderdelen van de organisatie verschillende berekeningsmethodes worden gehanteerd. Daarnaast houdt CO 2 -management de berekenmethode binnen de CO 2 -monitoringssoftware continue up-to-date. 3.8 Meetinstrumenten Voor het bepalen van de grootte van de energiestromen wordt de volgende volgorde in meetmethodiek aangehouden 1. Eigen metingen 2. Facturen van leveranciers 3. Onderbouwde berekeningen 3.9 Ontwikkeling en onderhoud aan een robuust data-collectiesysteem In 2.1 Stuurcyclus en 2.2 Verantwoordelijken staat beschreven wie verantwoordelijk is voor de verantwoordelijkheden behorend bij het data-collectiesysteem. De ontwikkeling en het onderhoud van het achterliggende systeem ligt in handen van CO 2 -management. Het systeem is daarbij dusdanig ontwikkeld dat wanneer de energiemanager niet beschikbaar is, deze taak relatief eenvoudig overgenomen kan worden door een andere werknemer Regelmatige nauwkeurigheidscontroles De uitgevoerde nauwkeurigheidscontroles Eigen controles door de Afdeling Control Interne audits door de Afdeling OCC Trendvergelijking en verklaring Periodieke controle door externe experts In het geval fouten of omissies worden ontdekt, worden deze aangepast en gecheckt op de verschillende rapportage locaties. Belangrijke correcties worden vastgelegd in het logboek binnen de CO 2 -monitoringssoftware en de periodieke rapportage. 10/11

11 3.11 Periodieke interne audits en technische reviews Minimaal eenmaal per jaar wordt een uitgebreide interne audit uitgevoerd. Buiten de periodieke checks door de Afdeling Control en de Afdeling OCC, wordt een externe partij ingehuurd die een interne audit houdt op het gehele systeem van de CO 2 -Prestatieladder. Enkele onderwerpen die in deze audits gecheckt worden zijn; Correctheid en compleetheid brongegevens Correctheid en compleetheid documentatie Mutaties organisatie Trends en ontwikkelingen Voortgang doelstellingen en maatregelen 3.12 Directiebeoordeling Periodiek zullen zaken rondom het CO 2 -beleid van VolkerWessels Telecom besproken worden in de directievergadering. Verder worden in het kader van de CO 2 -monitoring en voortgang van VolkerWessels jaarlijks de doelstellingen, maatregelen en monitoringsdata ter goedkeuring voorgelegd aan zowel de financieel als de algemeen directeur van VolkerWessels Telecom Documentatie en archief De documentatie en archivering van verbruiksgegevens gaat volgens de systematiek zoals beschreven in 2.3. Voor de opslag en archivering is een speciale map gereserveerd binnen het systeem van VolkerWessels Telecom. De opslag van monitoringsdata en bijbehorende brongegevens wordt bovendien gedaan binnen de CO 2 -monitoringssoftware van CO 2 Management. 11/11