4.A.2 en 3.B.2 Kwaliteitsmanagement plan en Energiemanagement programma. 8 mei 20122

Transcriptie

1 4.A.2 en 3.B.2 Kwaliteitsmanagement plan en Energiemanagement programma 8 mei 20122

2

3 4.A.2 en 3.B.2 Kwaliteitsmanagement plan en Energiemanagement programma

4

5 Verantwoording Titel 4.A.2 en 3.B.2 Kwaliteitsmanagement plan en Energiemanagement programma Opdrachtgever Stuurgroep CO 2 -prestatieladder Projectleider Manja Buijen Auteur(s) Manja Buijen Projectnummer Aantal pagina's 17 (exclusief bijlagen) Datum 8 mei 2012 Handtekening Colofon Tauw bv Handelskade 11 Postbus AC Deventer T F Dit document is eigendom van de opdrachtgever en mag door hem worden gebruikt voor het doel waarvoor het is vervaardigd met inachtneming van de rechten die voortvloeien uit de wetgeving op het gebied van het intellectuele eigendom. De auteursrechten van dit document blijven berusten bij Tauw. Kwaliteit en verbetering van product en proces hebben bij Tauw hoge prioriteit. Tauw hanteert daartoe een managementsysteem dat is gecertificeerd dan wel geaccrediteerd volgens: - NEN-EN-ISO 9001 Kwaliteitsmanagementprogramma Tauw 5\17

6 6\17 Kwaliteitsmanagementprogramma Tauw-versie 1-

7 Inhoud Verantwoording en colofon Inleiding Energiebeleid CO 2 -Prestatieladder Organisatie van de carbon footprint Uitvoering Energieaspecten Energieverbruik Tauw (scope 1 en 2) Energieverbruik in de keten (scope 3) Energie reductiekansen Referentiejaar Doelstelling Monitoren en beoordelen Borging van het kwaliteitsmanagement plan en het energiemanagement programma Interne audits Externe audits Management review Feedback C.2 Stuurcyclus CO 2 -Prestatieladde Stuurcyclus Kwaliteitsmanagementprogramma Tauw 7\17

8 8\17 Kwaliteitsmanagementprogramma Tauw

9 1 Inleiding Deze rapportage geeft inzicht in het kwaliteitsmanagement plan (eis 4.A.2) en energiemanagement programma (eis 3.B.2) van Tauw. Kwaliteitsmanagement plan Het kwaliteitsmanagement plan gaat in op het borgen van de kwaliteit van de Carbon Footprint en Scope 3 emissies. Gebaseerd op hoofdstuk 6 van de NEN-EN De generieke doelstelling van het kwaliteitsmanagement plan is te komen tot een continue verbetering van de energie-effiency en vermindering van de CO 2 -uitstoot van de bedrijfsvoering. Dit is ook als zodanig verwoordt in de Verklaring Duurzaamheid van de directie (zie SharePoint). Daarnaast geeft het kwaliteitsmanagement plan inzicht in de procedures, het meten en rapporteren voor de Carbon Footprint. Met de introductie van een kwaliteitsmanagement plan wordt geborgd dat een volledige, betrouwbare en actuele consolidatie van de energieprestaties van Tauw kan plaatsvinden. Hiermee wordt inzicht verschaft in de energieprestaties van de totale bedrijfsvoering in Nederland en de totale CO 2 emissies als gevolg ervan. Door middel van het kwaliteitsmanagement plan beoogt Tauw de kwaliteit van de data te borgen in de organisatie en de prestaties continue te verbeteren. Energiemanagement programma Deze rapportage betreft het Energiemanagement programma van Tauw, gebaseerd op de NEN- EN Energiemanagement systemen. De NEN-EN dient als richtlijn voor het opzetten van het Energiemanagement programma. De generieke doelstelling van het energiemanagement systeem is te komen tot een continue verbetering van de energie-effiëncy en vermindering van de CO 2 -uitstoot van de bedrijfsvoering. Dit is ook als zodanig verwoordt in de Verklaring Duurzaamheid van de directie. Dit document staat op SharePoint. Met de introductie van een energiemanagement systeem wordt geborgd dat een volledige, betrouwbare en actuele consolidatie van de energieprestaties van Tauw kan plaatsvinden. Hiermee wordt inzicht verschaft in de energieprestaties van de totale bedrijfsvoering in Nederland en de totale CO 2 -emissies als gevolg ervan. Continue evaluatie van de activiteiten en geconstateerde afwijkingen om verbeteringen te realiseren, behoort tot de kern van het kwaliteitsmanagement plan en het energiemanagement programma en is dan ook opgesteld volgens de plan-do-check-act cyclus vanuit de NEN-EN (zie figuur 1.1). Dit rapport maakt onderdeel uit van het integrale kwaliteitssysteem van Tauw. Dat digitaal toegankelijk is voor alle werknemers van Tauw. Kwaliteitsmanagementprogramma Tauw 9\17

10 Figuur 1.1 Kwaliteitmanagementsysteem 10\17 Kwaliteitsmanagementprogramma Tauw

11 2 Energiebeleid Tauw levert denkkracht. Denkkracht voor duurzame omgevingskwaliteit. Daarmee willen we zeggen dat we alles wat we om ons heen zien mooier, schoner, veiliger en duurzamer willen maken. Denkkracht dus, voor veilige wegen, mooie landschappen, sterke dijken en schone bodems. Dat doen we in opdracht van overheden en bedrijven, maar vooral vanuit een innerlijke gedrevenheid. De innerlijke gedrevenheid komt terug in onze interne visie op duurzaamheid. Deze richt zich vooral op de eigen huisvesting, de bedrijfsprocessen en maatschappelijke betrokkenheid. Deze visie is vastgelegd in de Verklaring Duurzaamheid. Deze verklaring is terug te vinden op SharePoint. In deze verklaring is opgenomen dat Tauw sinds januari 2010 klimaat neutraal werkt. Dit wil zeggen dat Tauw actief stuurt op de reductie van CO 2 -uitstoot en de onvermijdbare uitstoot van CO 2 volledig compenseert. Deze compensatie gebeurt over de gehele bedrijfsvoering van Tauw en omvat alle vormen van CO 2 -uitstoot CO 2 -Prestatieladder Het kwaliteitsmanagement plan en het energiemanagement programma van Tauw zijn verder uitgewerkt conform de vereisten van de CO 2 -Prestatieladder. De energiedoelstellingen en - taakstellingen die opgenomen zijn hebben betrekking op de activiteiten van Tauw zoals gedocumenteerd in het boundary document. Dit document staat op SharePoint en wordt jaarlijks herzien. 2.2 Organisatie van de carbon footprint In 2009 is Tauw begonnen om de CO 2 -emissies structureel aan te pakken. Dit heeft geleid tot het opzetten van een stuurgroep en het invoeren van een CO 2 -reductiesysteem in het kader van het duurzaamheidbeleid en de CO 2 -Prestatieladder. Hiervoor zijn verantwoordelijkheden benoemd binnen de verschillende stafdiensten van Tauw (Facilities, IT, Personeel & Organisatie, Quality and HSE en Marketing and Communication) onder eindverantwoording van de directie. De stuurgroep bestaat uit het hoofd Human Resources en wordt ondersteunt door een projectteam. Namens de directie realiseert de stuurgroep de invoering van CO 2 -prestatieladder. Het Afdelingshoofd Facilities is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het jaarplan, de monitoring van de emissiegegevens en de rapportage hierover aan de stuurgroep en de directie. De afdeling Facilities is ondermeer verantwoordelijk voor de inkoop van energie, papier, afvalverwerking et cetera, het wagenpark en de gebouwen binnen Tauw en vervult daarmee een centrale rol bij het realiseren van de CO 2 -reductie. Kwaliteitsmanagementprogramma Tauw 11\17

12 De IT-afdeling is verantwoordelijk voor de mogelijkheden van CO 2 -reductie door de inzet van IT-techniek. Dit betreft zowel het energiezuiniger maken van de IT-systemen als het ondersteunen met IT-technologie van andere werkwijzen waardoor CO 2 -reductie wordt gerealiseerd (bijvoorbeeld thuiswerken). De afdeling Quality and HSE is verantwoordelijk voor het borgen van het Kwaliteitsmanagement plan in het bestaande kwaliteitsysteem. De afdeling Human Resources is verantwoordelijk voor de mogelijkheden van CO 2 -reductie met betrekking tot woon / werk verkeer van de medewerkers, inzet van privé voertuigen voor dienstreizen en andere manieren van werken zoals, bijvoorbeeld thuiswerken. Communicatie De afdeling Marketing and Communication is verantwoordelijk voor de communicatie over het CO 2 -reductiesysteem, onze doelstellingen en de voortgang die Tauw realiseert. 12\17 Kwaliteitsmanagementprogramma Tauw

13 3 Uitvoering 3.1 Energieaspecten De eerste stap is het inzichtelijk maken van het energieverbruik van de organisatie en de keten waarin de organisatie actief is. Op basis van dit inzicht kan er gekeken worden op welke aspecten er winst valt te behalen in de reductie van CO 2 -uitstoot Energieverbruik Tauw (scope 1 en 2) Eén keer per jaar (elke 12 maanden) brengt Tauw haar energieverbruik in beeld. De uitvoering van deze inventarisatie vindt plaats conform ISO , het GHG protocol voor scope 1 en 2 en de eventuele vereisten vanuit de CO 2 -Prestatieladder. Tevens wordt gecontroleerd of de boundary nog actueel is. Binnen Tauw is de projectcoördinator CO 2 -Prestatieladder verantwoordelijk voor het uitvoeren van de inventarisatie. Voor de inventarisatie wordt gebruik gemaakt van een datasheet. In de datasheet zijn de conversiefactoren opgenomen zoals die zijn aangeleverd door SKAO. De onderbouwing van de gegevens in de datasheet worden verzameld in een aparte map op SharePoint. Nadat de inventarisatie voor de betreffende periode is uitgevoerd, voert de projectcoördinator CO 2 -Prestatieladder een kwaliteitscontrole uit op de data. Hij / zij kijkt of de organisatiegrenzen juist zijn, de gegevens onder de juiste scope zijn verwerkt en of de juiste conversiefactoren die door SKAO zijn voorgeschreven zijn gebruikt Energieverbruik in de keten (scope 3) Scope 3 emissies betreffen emissies welke als gevolg van activiteiten van Tauw worden uitgestoten, maar welke niet direct door Tauw worden gecontroleerd. Voor het een zo volledig mogelijk beeld krijgen van deze scope 3 emissies gaat deze inventarisatie zo veel mogelijk in op de verschillende aspecten in de waardeketen bron-productie-transport-gebruiker-afval. Het gaat hierbij om de volgende onderdelen: Zakelijk verkeer via openbaar vervoer Woon-werkverkeer Afvalverwerking Papierverbruik Elektriciteitsverbruik op locaties van klanten Elektriciteits- en gasverbruik van thuiswerkende medewerkers Energieverbruik van toeleveranciers ten behoeve van het primaire proces Overige verbruiksgoederen Facility management Kwaliteitsmanagementprogramma Tauw 13\17

14 3.1.3 Energie reductiekansen Iedereen binnen Tauw kan ideeën voor energie / CO 2 -reductie aandragen via SharePoint. Daarnaast wordt één keer per jaar een workshop gegeven om de mogelijkheden te inventariseren. Deze energie / CO 2 -reductie kansen worden geregistreerd in een kansenregister die wordt beheerd door de projectcoördinator CO 2 -Prestatieladder. Het kansenregister is voor iedere medewerker toegankelijk via SharePoint Referentiejaar De eerste inventarisatie van het totale energieverbruik en de CO 2 -emissie is opgesteld in Vanaf 2010 is de inventarisatie uitgevoerd voor een compleet jaar. Deze inventarisatie wordt gebruikt als referentiejaar. De CO 2 -emissie-inventarisatie is uitgevoerd conform het gestelde in onderhavig document. De betrouwbaarheid wordt gecontroleerd door een interne audit en zal extern geverifieerd worden door Kiwa. Vanuit de registreerde kansen wordt gekeken welke onderdelen in aanmerking komen voor het formuleren van doelstellingen. De directie stelt uiteindelijk de doelstellingen vast. 3.2 Doelstelling De reductiedoelstellingen worden geformuleerd voor een drie jaarlijkse periode. De vastgestelde doelstellingen zijn opgenomen in een document op SharePoint. In hetzelfde document zijn ook de maatregelen genoemd die genomen worden om de doelstellingen te halen en welke afdelingen verantwoordelijk zijn voor de realisatie van de maatregelen. Dit overzicht van te nemen maatregelen en verantwoordelijke afdelingen wordt het jaarplan genoemd. 3.3 Monitoren en beoordelen Twee keer per jaar wordt de voortgang ten opzichte van de reductiedoelstellingen en het jaarplan bepaald. Het afdelingshoofd Facilities rapporteert de resultaten aan de directie, stuurgroep en projectcoördinator. Deze rapportage omvat minimaal: Een overzicht van het energieverbruik en de CO 2 -emissies per scope Een vergelijking van het energieverbruik ten opzichte van het referentiejaar Een analyse van opvallende toenamen / afnamen van het verbruik en/of CO 2 -emissie De voortgang van en de prognose voor het behalen van de gestelde reductiedoelstellingen en eventuele aanbevelingen voor preventie of corrigerende maatregelen De status van eerdere preventie of corrigerende maatregelen Algemene ontwikkelingen. Op basis van deze rapportage beslist de directie of bijsturing van de doelstellingen en / of aanpassing van het jaarplan noodzakelijk is. 14\17 Kwaliteitsmanagementprogramma Tauw

15 4 Borging van het kwaliteitsmanagement plan en het energiemanagement programma Tauw beschikt over een kwaliteitmanagement systeem op basis van ISO De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de afdeling Quality and HSE. Het kwaliteitsmanagement plan en het energiemanagement programma zijn geïntegreerd in dit bestaande kwaliteitssysteem. Beide onderdelen worden hierdoor meegenomen in het systeem van interne en externe audits en de jaarlijkse directiebeoordeling. 4.1 Interne audits Periodiek worden interne audits uitgevoerd. De interne audit is gericht om te toetsen of het energiebeleid van Tauw effectief en doelmatig is geïmplementeerd. Daarnaast heeft het als doel de kwaliteit van de carbon footprint te verhogen en een betrouwbaar beeld te krijgen van de voortgang op de reductiedoelstellingen van Tauw. De interne audit richt zich op de manier waarop de gegevens zijn verzameld en verwerkt. De interne auditor stelt een audit rapport op met daarin de bevindingen van de interne audit. De auditor besteedt verhoogde aandacht aan de volgende items: Of de CO 2 -emissie inventarisatie kan worden geverifieerd met tenminste een beperkte mate van zekerheid Of de CO 2 -emissie inventarisatie voldoet aan de eisen van de vigerende ISO Of de juiste gegevens gebruikt zijn bij het opstellen van de carbon footprint (steekproefsgewijs worden facturen en gebruikte gegevens met elkaar vergeleken) Aan welk niveau van de CO 2 -Prestatieladder wordt voldaan De volledige audit-checklijst staat in document online. Aanbevelingen uit de audits worden meegenomen in het jaarplan ter verbetering van het systeem. 4.2 Externe audits De CO 2 -emissie-inventarisatie van het referentiejaar zal extern geverifieerd worden waarbij vastgesteld dient te worden dat de CO 2 -emissie-inventarisatie met tenminste een beperkte mate van zekerheid geverifieerd kan worden. Deze externe verificatie zal periodiek worden herhaald conform de voorschiften van de CO 2 -Prestatieladder. Daarnaast zal door een andere externe auditor jaarlijks onderzocht worden of Tauw voldoet aan de eisen van de CO 2 -Prestatieladder voor het niveau waarvoor Tauw is gecertificeerd. Kwaliteitsmanagementprogramma Tauw 15\17

16 4.3 Management review Jaarlijks wordt door de directie het kwaliteitmanagement systeem beoordeeld op geschiktheid, passendheid en doeltreffendheid. Hier komt vervolgens ook een rapportage van dat dienst doet als kwaliteitsregistratie. De output van het management review is een jaarplan met daarin vermelde doelstellingen en / of verbeteringen voor het nieuwe jaar. 4.4 Feedback Aan de hand van de input uit de vorige fases en het evaluatierapport van het management review kunnen doelstellingen, indien nodig, worden bijgesteld en kunnen er vervolgacties worden uitgezet om de verbeteringen te realiseren. Dit is nodig om de continue verbetering van het geïmplementeerde kwaliteitsmanagement systeem te bevorderen. De terugkoppeling van uitkomsten wordt zowel schriftelijke als mondeling naar betrokkenen verzorgd. Zij dragen zorg voor het nemen van corrigerende / preventieve maatregelen binnen hun eigen organisatieonderdeel. 16\17 Kwaliteitsmanagementprogramma Tauw

17 5 2.C.2 Stuurcyclus CO 2 -Prestatieladde Eis 2.C.2 maakt integraal onderdeel uit van dit rapport. De aparte notitie (kenmerk: N BUJ-evp-V01-NL) komt hiermee te vervallen. 5.1 Stuurcyclus Gedurende het jaar wordt de CO 2 -emissieinventaris bijgehouden door de administratieve medewerkers onder leiding van de verantwoordelijke (afdelingshoofd Facilities). Voor specifieke namen en verantwoordelijkheden voor het verzamelen van gegevens zie 1.A.3 / 2.A.2. Deze emissie-inventaris dient als input voor de jaarlijks op te stellen carbon footprint. De carbon footprint biedt vervolgens de basis voor het initiëren van initiatieven ten behoeve van de CO 2 - reductie. Ook bijsturing van reeds gestarte projecten voor CO 2 -reductie vindt op basis van de carbon footprint plaats. Dit vindt zoveel mogelijk plaats in januari / februari van het nieuwe jaar. Het CO 2 - team doet enkele voorstellen voor initiatieven ten behoeve van de CO 2 -reductie. Zij winnen advies in bij interne medewerkers die ook actief zijn op het gebied van CO 2. Vervolgens worden deze voorstellen in managementteam besproken en door de directie vastgelegd. Daarnaast krijgt de carbon footprint jaarlijks een update. Daarmee wordt ook jaarlijks geanalyseerd of er nog wijzigingen zijn in de energiestromen c.q. energieaspecten. Zie ook 1.A.1 op SharePoint. De initiatieven dienen SMART-geformuleerd te zijn en worden vastgelegd in het jaarplan van dat desbetreffende jaar. De actieverantwoordelijken gaan gedurende het jaar aan de slag met desbetreffende initiatieven en rapporteren elk kwartaal aan de projectcoördinator over de voortgang. Uiteindelijk moet een en ander leiden tot minder energieverbruik en daarmee CO 2 - reductie. Het kwaliteitsmanagement plan en het energie managementprogramma maakt integraal onderdeel uit van het kwaliteitssysteem. Resultaten, maatregelen en uitstoot worden door de afdeling Marketing and Communication (afdelingshoofd Marketing and Communication) zowel intern- als extern gecommuniceerd. Eén en ander conform het daarvoor opstelde communicatieplan (eis 3.C.2). Kwaliteitsmanagementprogramma Tauw 17\17