Aanbestedingsdocument voor de. openbare Europese aanbesteding. Chemicaliën en laboratoriumbenodigdheden. Rijksuniversiteit Groningen

Transcriptie

1 Aanbestedingsdocument voor de openbare Europese aanbesteding Chemicaliën en laboratoriumbenodigdheden Publicatienummer Perceel 1: RUG Standaard laboratorium chemicaliën Publicatienummer Perceel 2: RUG Oplosmiddelen technische kwaliteit Publicatienummer Perceel 3: RUG Standaard laboratorium verbruiksartikelen Publicatienummer Perceel 4: RUG Standaard laboratorium glaswerk Afdeling Inkoopmanagement Rijksuniversiteit Groningen Groningen, 28 mei 2015 Copyright 2013 Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de rechthebbende c.q. door de rechthebbende gemachtigden, niets uit deze uitgave worden vermenigvuldigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, kopie of anderszins hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking.

2 INHOUDSOPGAVE 1 Begripsbepalingen Algemene begrippen Specifieke begrippen onderhavige aanbesteding 4 2 Rijksuniversiteit Groningen Aanbestedende dienst Algemene beschrijving Rijksuniversiteit Groningen 5 3 Omschrijving van de opdracht Inleiding Aanleiding voor en uitgangspunten van de opdracht Omschrijving van de opdracht Overeenkomst 8 4 Aanbestedingsprocedure Algemeen Planning Contactpersoon voor de aanbesteding Communicatie en informatie Indienen offerte Voorwaarden Beoordelingsprocedure Gunning 15 5 Formele eisen 16

3 1 Begripsbepalingen 1.1 Algemene begrippen Aanbestedende dienst Aanbestedingsdocument Aanbestedingsprocedure Aanbestedingswet 2012 (AW 2012) Aankondiging Contactpersoon Eigen verklaring (EV) Geschiktheidseisen Gunning Gunningscriterium Inschrijver Nota van inlichtingen Offerte Opdracht Opdrachtgever Opdrachtnemer Overeenkomst Programma van eisen Raamovereenkomst Samenwerkingsverband Uitsluitingsgronden Formele eisen DDP De Rijksuniversiteit Groningen (RUG). Het document inclusief bijlagen die door of namens de RUG is opgesteld ten behoeve van de aanbestedingsprocedure. De procedure die de RUG volgt om tot een (raam)overeenkomst te komen en welke loopt van het moment van publicatie van de opdracht tot en met de definitieve gunning van de opdracht. De wet houdende de regels omtrent aanbestedingen, d.d. 1 november 2012, Stb. jaargang 2012, nr De bekendmaking van de opdracht. Persoon die namens de RUG als aanspreekpunt fungeert voor de inschrijvers. De verklaring door middel waarvan een inschrijver aangeeft te voldoen aan het in deze verklaring gestelde omtrent uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, technische specificaties, uitvoeringsvoorwaarden en selectievoorwaarden. Opsomming van de eisen die de RUG ten aanzien van de inschrijver heeft geformuleerd. Toewijzen van een opdracht aan één of meer inschrijvers. Het criterium op basis waarvan bepaald wordt aan welke inschrijver(s) de opdracht wordt toegewezen. Degene die een offerte indient op basis van het aanbestedingsdocument. Document waarin de RUG de gestelde vragen openbaar maakt en voorziet van beantwoording. Deze maakt integraal onderdeel uit van het aanbestedingsdocument. De door inschrijver gedane inschrijving die gebaseerd is op het aanbestedingsdocument. Hetgeen wat onderwerp is van deze aanbesteding en de overeenkomst die gesloten zal worden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De verstrekker van de opdracht, in deze betreft het de Rijksuniversiteit Groningen. De inschrijver aan wie door opdrachtgever de opdracht in het kader van deze aanbesteding is gegund. Een meerzijdige rechtshandeling waarbij opdrachtgever jegens opdrachtnemer een verbintenis aangaat. Opsomming van de eisen die de RUG ten aanzien van de opdracht heeft geformuleerd. Een meerzijdige rechtshandeling waarbij opdrachtgever jegens opdrachtnemer een verbintenis aangaat. Hierbij worden alleen de randvoorwaarden vastgelegd. Twee of meer ondernemingen die gezamenlijk een offerte uitbrengen. Omstandigheden die betrekking hebben op integriteitstoetsing en de uitsluiting van deelneming aan de aanbesteding in het algemeen tot gevolg kunnen hebben. Opsomming van de eisen die de RUG ten aanzien van de indiening van de inschrijving heeft geformuleerd. Afkorting: Delivered Duty Paid zoals beschreven in de Incoterms Opdrachtnemer draagt het risico en alle kosten, inclusief rechten, belastingen en overige heffingen verbonden aan het aldaar leveren van de (ingeklaarde) Producten.

4 1.2 Specifieke begrippen onderhavige aanbesteding GHS etikettering MSDS Monster Kernassortiment Origineel product Alternatief product Laboratoriumbenodigdheden Merkloos product Het Globally Harmonised System van de Verenigde Naties (VN-GHS) is in 2002 door de VN vastgesteld. Het VN-GHS beschrijft criteria voor de indeling en etikettering van chemische stoffen en mengsels op basis van hun gevaareigenschappen. Een Material Safety Data Sheet, afgekort MSDS, is een veiligheidsinformatieblad. Dit is een gestructureerd document met informatie over de risico's van een gevaarlijke stof of preparaat, en aanbevelingen voor het veilig gebruik ervan op het werk. Een fractie van een substantie of een proefmodel welke de mogelijkheid biedt het geheel in te schatten, het betreft hier een goed zonder handelswaarde of met een onbeduidende waarde. Het gedeelte van het totale assortiment Chemicaliën, verbruiksartikelen en glaswerk van de RUG welke het meest gebruikt worden of op voorraad liggen en die normaal te leveren zijn. Het betreft in de aanbesteding zowel de originele producten (zoals de RUG deze nu geleverd krijgt) als de aangeboden alternatieve producten. Het product dat de RUG nu afneemt. Een product dat minimaal over dezelfde technische eigenschappen beschikt als het originele product. Laboratoriumverbruiksartikelen en glaswerk. Product waarvan de merknaam niet relevant is of de merknaam ontbreekt.

5 2 Rijksuniversiteit Groningen 2.1 Aanbestedende dienst Naam: Rijksuniversiteit Groningen College van Bestuur Adres: Postbus AB Groningen Nederland 2.2 Algemene beschrijving Rijksuniversiteit Groningen De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) is dé universiteit in het noorden van het land. De RUG is een decentraal georiënteerde organisatie en gevestigd in diverse gebouwen verspreid over de stad Groningen. De RUG bestaat uit tien faculteiten, de Bibliotheek van de RUG, het Kernfysisch Versneller Instituut (KVI-CART) en een aantal ondersteunende diensten, georganiseerd in het Bureau van de Universiteit, het Centrum voor Informatietechnologie (CIT) en het Facilitair Bedrijf (FB). Bij de RUG werken ruim professionals in de wetenschappelijke en in ondersteunende sfeer vanuit vele verschillende vakgebieden met één gezamenlijk doel: het leveren van kwalitatief hoogstaand onderwijs en onderzoek. De RUG is internationaal georiënteerd, honoreert verschillen in ambities en talenten en werkt actief samen met het bedrijfsleven, overheden en burgers. Bij de RUG staan ruim studenten ingeschreven. Landelijk gezien heeft de RUG hiermee een marktaandeel van ongeveer 11%. Als klassieke universiteit is de RUG een belangrijk kenniscentrum en staat midden in de wereld. De RUG gaat samenwerkingsrelaties aan op basis van gelijkwaardigheid en openheid. Binnen het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) bijvoorbeeld verricht de voormalige Faculteit der Medische Wetenschappen samen met het UMCG veel medisch wetenschappelijk onderzoek. De studenten geneeskunde volgen een flink deel van hun opleiding in het UMCG. De RUG werkt nauw samen met de Hanzehogeschool Groningen op het terrein van studentvoorzieningen. Met de gemeente Groningen wordt op verschillende planologische terreinen samengewerkt. Strategie In 2010 is het nieuwe strategieplan opgesteld. Hierin worden door de RUG accenten gelegd op aspecten zoals profilering, ambities, onderwijs en onderzoek, studenten, internationalisering, interactie met de regio, wetenschappelijke staf en de toewijzing van middelen. Ontwikkelingen die eveneens een grote rol blijven spelen bij de bepaling van het beleid zijn de kennissamenleving, de afnemende rol van de rijksoverheid, de toenemende (internationale) mobiliteit van studenten en medewerkers en het toenemend belang van kwaliteitszorg en verantwoording. Heldere positionering en een noordelijk onderscheidend vermogen zijn hierbij van groot belang. Onderwijs De RUG wil investeren in topkwaliteit, honoreren van verschil in talent en ambitie en het stimuleren van grensoverschrijdend onderwijs en onderzoek. De RUG behoort op enkele vakgebieden tot de internationale top van wetenschappelijk onderzoek. Deze positie wil de RUG nadrukkelijk versterken. De RUG creëert een stimulerende werkomgeving voor toponderzoekers en topdocenten die in vrijheid en onafhankelijkheid hun vak kunnen beoefenen. De RUG streeft naar een permanente kwaliteitsverbetering bij onderwijs en onderzoek. Om haar internationale ambities waar te kunnen maken investeert de RUG extra in onderzoekers die hun grenzen verleggen en werft zij een substantieel deel van haar studenten in het buitenland. Onderzoek Goed onderwijs staat of valt ook met vooruitstrevend onderzoek. Onderzoek vindt plaats naar nieuwe technieken, behandelingen of samples in de eigen laboratoria. Medewerkers van de RUG voeren dit

6 onderzoek voortdurend uit zowel op eigen initiatief als op verzoek van marktpartijen. Dit kunnen bedrijven zijn, maar ook charitatieve instellingen en overheidsinstellingen. Net als alle andere medewerkers van de RUG hebben ook de onderzoekers die ene doelstelling: een bijdrage leveren aan kwalitatief hoogstaand onderzoek. Organisatieontwikkelingen Bij de RUG wordt voortdurend gewerkt aan verbetering van de organisatie van onderwijs en nieuwe onderwijsvormen (ondermeer de graduate schools). Bij de vormgeving van de nieuwe organisatie staat centraal dat het onderwijsproces wordt georganiseerd rondom onderwijs- en onderzoekcategorieën. FWN De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen voorziet in een hoge kwaliteit van onderwijs en onderzoek. Zij verzorgt 13 bacheloropleidingen en 30 masteropleidingen voor meer dan studenten en verricht zowel fundamenteel als toegepast onderzoek. Bij de faculteit zijn ongeveer medewerkers werkzaam. In het bijzonder wordt in dit hoofdstuk de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen genoemd omdat deze faculteit vrijwel de enige afnemer is van chemicaliën en laboratoriumbenodigdheden binnen de RUG. Voor meer informatie over de organisatie van de RUG zie

7 3 Omschrijving van de opdracht 3.1 Inleiding Dit aanbestedingsdocument bevat informatie die potentiële inschrijvers nodig hebben om een idee te kunnen krijgen van de inhoud van de opdracht en om zodoende te kunnen besluiten al dan niet een offerte in te dienen. Daarnaast bevat het aanbestedingsdocument de benodigde informatie met betrekking tot de selectiefase en de gunningsfase en worden potentiële inschrijvers door middel van dit aanbestedingsdocument nader geïnformeerd over de procedure die de RUG zal volgen om tot een raamovereenkomst te komen met de inschrijvers die de uitvoering van de opdracht op zich zullen nemen. Deze openbare Europese aanbestedingsprocedure heeft betrekking op chemicaliën en laboratoriumbenodigdheden en wordt uitgevoerd conform de AW Naast dit aanbestedingsdocument zijn de volgende documenten als losse bijlagen toegevoegd: - Algemene inkoopvoorwaarden RUG - Concept Raamovereenkomst - EV (pdf file) - Prijsinvulformulier kernassortiment (Excel file en pdf file) - Technische specificaties merkloze artikelen 3.2 Aanleiding voor en uitgangspunten van de opdracht De chemicaliën en de laboratoriumbenodigdheden worden gekocht bij een groot aantal (ongeveer 100) verschillende leveranciers. Met een aantal leveranciers zijn prijsafspraken gemaakt. De RUG wil een raamovereenkomst afsluiten met één of meerdere leveranciers voor de levering van chemicaliën en laboratoriumbenodigdheden met als streven eenduidigheid te creëren in prijzen en de logistiek omtrent de levering. Binnen de RUG worden chemicaliën en laboratoriumbenodigdheden overwegend gebruikt voor onderzoek en onderwijsdoeleinden binnen de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen (hierna te noemen FWN). 3.3 Omschrijving van de opdracht De scope van de Europese aanbesteding wordt als volgt vormgegeven; Standaard laboratorium chemicaliën welke het meest gebruikt worden of op voorraad liggen en die normaal te leveren zijn. Standaard laboratoriumbenodigdheden welke het meest gebruikt worden of op voorraad liggen en die normaal te leveren zijn. Voor bepaalde producten worden alternatieven uitgevraagd. De alternatieven dienen minimaal over dezelfde technische eigenschappen te beschikken als het originele Product. De standaardproducten zoals die zijn omschreven vertegenwoordigen een omzet van ongeveer ,- per jaar. Aan deze omzet kunnen geen rechten ontleend worden. Chemicaliën en laboratoriumbenodigdheden welke zelden of sporadisch worden afgenomen vallen buiten deze aanbesteding en zullen in een latere separate aanbesteding op de markt worden gebracht. Doelen Op de eerste plaats heeft deze aanbesteding tot doel hoogwaardig wetenschappelijk onderzoek en onderwijs te ondersteunen. Verder dienen de volgende doelen bereikt te worden door het aanbesteden van het inkooppakket chemicaliën en laboratoriumbenodigdheden: - Rechtmatig inkopen; - Reduceren van het aantal leveranciers; - Reduceren van het aantal facturen; - Creëren van uniformiteit in productprijzen; - Meer inzicht in de uitgaven en de bestellingen;

8 - Aantoonbaar lagere exploitatiekosten; - Realiseren van inkoopvoordeel door het bundelen van inkoopvolume. Percelen Deze Europese aanbesteding is opgedeeld in percelen. De perceelindeling is gedaan op basis van vergelijkbare producten: Perceel 1: Standaard laboratorium chemicaliën Perceel 2: Oplosmiddelen technische kwaliteit Perceel 3: Standaard laboratorium verbruiksartikelen Perceel 4: Standaard laboratorium glaswerk Perceel 5: Gedeutreerde oplosmiddelen* *) Op basis van de percelenregeling (artikel 2.18 Aanbestedingswet 2012) wordt perceel 5 'Gedeutreerde oplossingsmiddelen" separaat aan deze aanbestedingsprocedure onderhands aanbesteed en gegund. Het is toegestaan om op meerdere percelen in te schrijven. 3.4 Overeenkomst De RUG wil een raamovereenkomst sluiten met één (1) inschrijver per perceel voor de periode van twee (2) jaar, met twee (2) opties tot verlenging van elk één (1) jaar. De raamovereenkomst zal ingaan op 1 februari 2016 en eindigt van rechtswege op 31 januari Wanneer de RUG van een optie tot verlenging gebruik wenst te maken zal zij dit minimaal drie (3) maanden voorafgaand aan het moment waarop de raamovereenkomst van rechtswege eindigt dan wel waarop een optie tot verlenging eindigt, op schriftelijke wijze, kenbaar maken. In een separate bijlage is een conceptovereenkomst opgenomen. Mocht u van mening zijn dat (een) gesteld(e) artikel(en) disproportioneel is (zijn) dient u dit tijdens Indienen vragen nota van inlichtingen (zie planning hoofdstuk 4.2) kenbaar te maken conform de procedure zoals beschreven in paragraaf 4.4 voor het indienen van vragen. De RUG zal door middel van de (laatste) nota van inlichtingen aangeven of er sprake is van wijzigingen in de concept overeenkomst die daarna definitief is.

9 4 Aanbestedingsprocedure 4.1 Algemeen De RUG volgt voor deze Europese aanbesteding een openbare procedure conform de AW Dat wil zeggen dat er een aanbestedingsprocedure wordt gevolgd voor het sluiten van een raamovereenkomst die bestaat uit één ronde waarin inschrijver een offerte uitbrengt zonder dat voorselectie van inschrijvers plaatsvindt. Voor een openbare procedure geldt dat iedere geïnteresseerde een offerte mag indienen en mag meedingen naar gunning van de opdracht. De inschrijvers dienen zich te realiseren dat hun aanbod eenmalig en definitief is met de offerte die wordt ingediend. De openbare procedure biedt geen ruimte voor het voeren van onderhandelingsgesprekken. De gunning zal plaatsvinden aan de economisch meest voordelige inschrijving. 4.2 Planning De planning voor deze openbare Europese aanbesteding is als volgt. Publicatie aanbestedingsdocument Indienen vragen nota van inlichtingen voor uur Publiceren nota van inlichtingen Uiterlijk Indienen offertes voor uur Bekendmaken voornemen tot gunnen Opvragen bewijsstukken EV Definitieve gunning Ingangsdatum raamovereenkomst De genoemde data zijn streefdata, derhalve is deze planning slechts indicatief. Aan de bovenstaande data kunnen geen rechten ontleend worden. 4.3 Contactpersoon voor de aanbesteding Deze aanbesteding wordt verzorgd door: Facilitair Bedrijf RUG Postadres Postbus AW Groningen Nederland Bezoekadres Facilitair Bedrijf RUG Blauwborgje AC Groningen Contactpersoon: Mevr. J.H. Bout inkoop@rug.nl Communicatie verloopt uitsluitend via de aanbestedingswebsite. Het is tijdens de aanbestedingsprocedure, op straffe van uitsluiting, niet toegestaan andere functionarissen van de RUG rechtstreeks te benaderen over deze aanbesteding.

10 4.4 Communicatie en informatie Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot de aanbesteding dan wel de aanbestedingsprocedure dienen te allen tijde schriftelijk in de Nederlandse taal, uitsluitend per via Negometrix te worden gesteld aan de in paragraaf 4.3 genoemde contactpersoon. Per vraag dient te worden aangegeven op welk document en op welk hoofdstuk / paragraaf / bijlage de vraag betrekking heeft. Omwille van een vlotte en gerichte beantwoording dient u de vraag- en antwoordmodule van Negometrix hiervoor te gebruiken. Vragen naar aanleiding van dit aanbestedingsdocument dienen uiterlijk op de datum zoals vermeld in de in paragraaf 4.2 genoemde planning gesteld te zijn. Alle vragen die na sluiting van deze termijn zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen. De vragen met de bijbehorende antwoorden zullen uiterlijk op de datum zoals vermeld in de in paragraaf 4.2 genoemde planning geanonimiseerd gepubliceerd worden op in de vorm van een nota van inlichtingen. De belangstellenden (diegenen die het aanbestedingsdocument gedownload hebben) krijgen automatisch bericht dat nieuwe documenten zijn geplaatst op de elektronische omgeving. De belangstellenden kunnen de documenten downloaden. De nota van inlichtingen maakt deel uit van het aanbestedingsdocument. 4.5 Indienen offerte De offerte dient uiterlijk op de datum zoals vermeld in de in paragraaf 4.2 genoemde planning digitaal ingediend te worden via Negometrix. Per post en/of per fax ingediende offertes worden niet geaccepteerd. Hiervan kan worden afgeweken door de RUG in het geval van het opvragen van de bewijstukken die behoren bij de EV van dit aanbestedingsdocument. In een dergelijk geval zal de RUG dit schriftelijk mededelen aan de inschrijver(s). Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen van de offerte(s). Het risico van vertraging tijdens de (digitale) verzending of anderszins is geheel voor rekening van de inschrijver. Offertes die ingediend worden na de bovengenoemde datum en het tijdstip worden niet in behandeling genomen. In geval van twijfel over het op de juiste wijze indienen van uw inschrijving adviseert de RUG contact op te nemen met de servicedesk van Negometrix. Telefoon: servicedesk@negometrix.com De opening van de offertes is niet openbaar. 4.6 Voorwaarden Door het indienen van een offerte gaat inschrijver akkoord met alle in dit aanbestedingsdocument opgenomen voorwaarden. Terugtrekking Een inschrijver kan zich enkel terugtrekken uit de procedure tot de datum en het tijdstip welke gelden als uiterste termijn voor het indienen van de offerte. Na de uiterste termijn voor het indienen van de offerte kan een inschrijver zich niet meer terugtrekken. Zijn offerte staat vast gedurende de gestanddoeningstermijn. Samenwerkingsverband (combinaties) In het kader van deze aanbesteding is een samenwerkingsverband toegestaan. Inschrijvers kunnen zelfstandig of als samenwerkingsverband inschrijven. Indien er gekozen wordt voor een samenwerkingsverband is het niet noodzakelijk dat zij bij gelegenheid van inschrijving of gunning een rechtsvorm aannemen. Ieder lid van het samenwerkingsverband wordt echter hoofdelijk aansprakelijk gehouden voor de volledige en juiste uitvoering van de gehele raamovereenkomst. Onderaanneming

11 Inschrijvers kunnen een deel van de werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht door één of meerdere onderaannemers laten uitvoeren. De aansprakelijkheid berust in dat geval volledig bij de hoofdaannemer. Slechts de hoofdaannemer is contractspartij van de RUG. Eenmalige inschrijving Een onderneming mag slechts eenmalig inschrijven op deze aanbesteding, onverschillig of dit is als zelfstandige inschrijver, als samenwerkingsverband of als onderaannemer. Wanneer blijkt dat een onderneming zich hieraan niet houdt, volgt uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. Concern Dit uitgangspunt van eenmalige inschrijving geldt in concernrelaties niet onverkort. Van een concern mogen slechts meerdere ondernemingen zich inschrijven als inschrijver (zelfstandig, in combinatie of als onderaannemer) indien zij op verzoek van de RUG - kunnen aantonen dat zij ieder de offerte onafhankelijk van de andere inschrijvers (waaronder de inschrijvers die deel uitmaken van hetzelfde concern) hebben opgesteld en de vertrouwelijkheid hierbij in acht hebben genomen. Kan dit niet door één van de betreffende inschrijvers worden aangetoond, leidt dit tot uitsluiting van alle tot het betreffende concern behorende inschrijvers. Varianten In het kader van deze aanbesteding zijn varianten niet toegestaan. Inschrijven op percelen Het is toegestaan om op meerdere percelen in te schrijven. Intellectueel eigendom aanbestedingsdocument Behoudens uitzonderingen door de wet of door regelgeving bepaald mag zonder schriftelijke toestemming van de RUG niets uit dit aanbestedingsdocument worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt (anders dan voor het doel van deze aanbesteding) door middel van druk, microfilm, fotokopie of anderszins. Daarnaast is het nadrukkelijk niet toegestaan veranderingen aan te brengen in dit aanbestedingsdocument. Voorbehoud voor gunning De RUG is niet verplicht de opdracht in het kader van deze aanbesteding te gunnen. Een besluit om niet te gunnen wordt slechts bij hoge uitzondering genomen. Inschrijvers hebben alsdan geen recht op vergoeding van kosten gemaakt in het kader van of schade ontstaan ten gevolge van de onderhavige aanbesteding. Kostenvergoeding Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Inkoopvoorwaarden Voor al onze inkopen en aanbestedingen van werken, leveringen en diensten geldt dat koop- en leveringsvoorwaarden, betalings- en andere voorwaarden van uw onderneming nadrukkelijk van de hand worden gewezen. In plaats daarvan gelden de algemene inkoopvoorwaarden RUG, zie separate bijlage. Eventuele afwijkingen of aanvullingen op deze inkoopvoorwaarden zijn opgenomen in de conceptovereenkomst. Deze conceptovereenkomst is te vinden in de separaat toegevoegde bijlage. Mocht u van mening zijn dat (een) gesteld(e) artikel(en) disproportioneel is (zijn) dient u dit tijdens indienen vragen nota van inlichtingen (zie paragraaf 4.2) kenbaar te maken middels de vraag en antwoord module van Negometrix (zie paragraaf 4.4). De RUG zal door middel van de (laatste) nota van inlichtingen aangeven of er sprake is van wijzigingen op de algemene inkoopvoorwaarden RUG. Eventuele wijzigingen op deze inkoopvoorwaarden worden na definitieve gunning opgenomen in de te sluiten raamovereenkomst. Vertrouwelijkheid Het aanbestedingsdocument dient volstrekt vertrouwelijk te blijven en mag slechts aan medewerkers en (eventuele) adviseurs worden getoond die voor het indienen van de offerte daarvan kennis moeten nemen.

12 De RUG en zijn adviseurs zullen de ingediende offerte met dezelfde vertrouwelijkheid behandelen. Deze zullen, behoudens wettelijke bepalingen, uitsluitend worden getoond aan medewerkers die direct bij de aanbesteding zijn betrokken. Tegenstrijdigheden Het aanbestedingsdocument is met zorg vastgesteld. Mocht een inschrijver desondanks onduidelijkheden/ onvolkomenheden/tegenstrijdigheden/disproportionaliteit tegenkomen, dan dient de RUG hiervan, via de in paragraaf 4.3 genoemde contactpersoon, schriftelijk op de hoogte te worden gesteld. Indien naderhand blijkt dat er sprake is van onduidelijkheden/ onvolkomenheden/tegenstrijdigheden/disproportionaliteit die niet door inschrijver zijn opgemerkt, terwijl dit redelijkerwijs wel mogelijk was geweest, zijn deze voor risico van de inschrijver. Na het verstrijken van de uiterste termijn waarbinnen de inschrijvingen moeten zijn ingediend, kunnen de inschrijvers (dus) geen bezwaar meer maken tegen eventuele onduidelijkheden/ onvolkomenheden/tegenstrijdigheden/disproportionaliteit in de aanbestedingsdocumenten, de gevolgde aanbestedingsprocedure en/of de keuze(s) die de RUG in dat kader heeft gemaakt (Grossmann-arrest). Het aanbestedingsdocument wordt in PDF file aangeboden. Tevens worden de bijlagen die door inschrijver moeten worden ingevuld en ingediend in een Word of Excel file aangeboden. Op het moment dat er tegenstrijdigheden zijn over de tekst is de PDF file leidend. Bij tegenstrijdigheden met betrekking tot de ingediende offerte is de digitaal ingediende offerte in Negometrix, van de inschrijver, leidend. Informatie-inwinning Inschrijvers kunnen bij Postbus 51 ( dan wel bij informatie verkrijgen over verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland. Gelijkwaardigheid Daar waar in dit aanbestedingsdocument een merk-, type-, of fabricaatnaam staat vermeld, dient daarbij de toevoeging "of gelijkwaardig" gelezen te worden. Nederlandse taal De Nederlandse taal dient in deze aanbestedingsprocedure in woord en geschrift de voertaal te zijn. 4.7 Beoordelingsprocedure De beoordelingsprocedure bestaat uit vijf stappen. Indien niet of niet-volledig aan de betreffende stap van de beoordelingsprocedure wordt voldaan of indien de gewenste gegevens niet volledig en/of tijdig zijn verstrekt, volgt uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. Onderstaand wordt in het kort de inhoud van de stappen uitgelegd. 1. Formele eisen De offertes worden allereerst gecontroleerd op de formele eisen als gesteld in hoofdstuk 5 van dit aanbestedingsdocument. 2. Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Van de inschrijvers die een offerte indienen die voldoet aan de formele eisen, wordt op grond van artikel 2.84 en 2.85 AW 2012, de EV overeenkomstig de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen zoals gesteld in hoofdstuk 6 van dit aanbestedingsdocument alsmede hetgeen hierover is opgenomen in de EV zelf gecontroleerd; 3. Programma van eisen Van de inschrijvers die een offerte indienen die voldoet aan de formele eisen en uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, wordt de offerte beoordeeld op het onvoorwaardelijk voldoen aan het programma van eisen als gesteld in hoofdstuk 7 van dit aanbestedingsdocument. Aan alle eisen, zoals gesteld in het programma van eisen, dient te worden voldaan en deze dienen te zijn inbegrepen bij de geoffreerde prijs.

13 4. Gunningscriterium Van de inschrijvers die een offerte indienen die voldoet aan de formele eisen, uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen en die onvoorwaardelijk voldoet aan het programma van eisen worden afzonderlijk beoordeeld op het gunningscriterium de economisch meest voordelige inschrijving. Dit gunningscriterium bestaat uit de subcriteria met bijbehorende weging zoals vermeld in onderstaande tabellen. Perceel 1 Standaard laboratorium chemicaliën Nr Subcriteria Weging (punten) Nr Onderdelen Weging (punten) G1 Prijs 800 G1.1 Vaste prijs originele 600 producten kernassortiment G1.2 Vaste prijs alternatieve 200 producten kernassortiment Totaal G1 800 G2 Plan van aanpak 150 G2.1 Bestellen en leveren 30 G2.2 Leveringsbetrouwbaarheid 80 G2.3 Terughalen van producten 30 G2.4 Klachtenprocedure 10 Totaal G2 150 G3 Projectplan 50 G3.1 Planning 20 G3.2 Omschakeling magazijn 30 Totaal G3 50 Totaal 1000 Perceel 2 Oplosmiddelen technische kwaliteit Nr Subcriteria Weging (punten) Nr Onderdelen Weging (punten) G1 Prijs 800 G1.1 Vaste prijs producten 800 kernassortiment Totaal G1 800 G2 Plan van aanpak 150 G2.1 Bestellen en leveren 30 G2.2 Leveringsbetrouwbaarheid 80 G2.3 Terughalen van producten 30 G2.4 Klachtenprocedure 10 Totaal G2 150 G3 Projectplan 50 G3.1 Planning 20 G3.2 Omschakeling magazijn 30 Totaal G3 50 Totaal 1000

14 Perceel 3 Standaard laboratorium verbruiksartikelen Nr Subcriteria Weging (punten) Nr Onderdelen Weging (punten) G1 Prijs 800 G1.1 Vaste prijs originele 600 producten kernassortiment G1.2 Vaste prijs alternatieve 200 producten kernassortiment Totaal G1 800 G2 Plan van aanpak 150 G2.1 Bestellen en leveren 30 G2.2 Leveringsbetrouwbaarheid 80 G2.3 Terughalen van producten 30 G2.4 Klachtenprocedure 10 Totaal G2 150 G3 Projectplan 50 G3.1 Planning 20 G3.2 Omschakeling magazijn 30 Totaal G3 50 Totaal 1000 Perceel 4 Standaard laboratorium glaswerk Nr Subcriteria Weging (punten) Nr Onderdelen Weging (punten) G1 Prijs 800 G1.1 Vaste prijs originele 600 producten kernassortiment G1.2 Vaste prijs alternatieve 200 producten kernassortiment Totaal G1 800 G2 Plan van aanpak 150 G2.1 Bestellen en leveren 30 G2.2 Leveringsbetrouwbaarheid 80 G2.3 Terughalen van producten 30 G2.4 Klachtenprocedure 10 Totaal G2 150 G3 Projectplan 50 G3.1 Planning 20 G3.2 Omschakeling magazijn 30 Totaal G3 50 Totaal 1000 De subcriteria G1, G2 en G3 staan beschreven in hoofdstuk 8. De methodiek voor de beoordeling van bovengenoemde subcriteria staat beschreven in hoofdstuk 9. Aan de inschrijver met de hoogste totaalscore op het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving kan de voorlopig gunning van de opdracht worden uitgesproken. In het geval twee of meer inschrijvers een gelijk aantal punten behalen, zal de score die op het eerste criterium, G1 Prijs (als vermeld in bovenstaande tabel), is behaald de doorslag geven. Is daar ook een gelijke score behaald, dan geldt het tweede criterium, G2 Plan van aanpak, als doorslaggevend, enz. Dit geldt voor alle vier de percelen. 5. Bewijsstukken EV Aan de inschrijver(s), die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan, wordt het voornemen tot (voorlopige) gunning van de opdracht uit gesproken. Tevens worden de bewijstukken die behoren bij de EV gevraagd. Deze bewijsstukken zullen beoordeeld worden. Indien niet of niet-volledig aan de in de EV opgenomen uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen wordt voldaan of indien de gewenste gegevens niet volledig en/of tijdig zijn verstrekt, volgt uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. Indien dit het geval is, zal de beoordelingsprocedure hervat worden bij stap 4 (Gunningscriterium).

15 6. Definitieve gunning Wanneer er geen bezwaren tegen de voorlopige gunning zijn ontvangen gedurende de Alcateltermijn (zie hiertoe paragraaf 4.8 van het aanbestedingsdocument) kan er worden overgegaan tot definitieve gunning van de opdracht. 4.8 Gunning De RUG kan de voorlopige gunning uitspreken aan de inschrijver(s) die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. Alle inschrijvers worden gelijktijdig geïnformeerd over de uitslag van de aanbestedingsprocedure. Zij zullen hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld. Een inschrijver die het niet eens is met de besluitvorming inzake deze aanbesteding dient middels een concept-dagvaarding voor een voorlopige voorziening bezwaar te maken. Dit bezwaar moet schriftelijk en binnen 20 dagen (standstill periode) na dagtekening van het voornemen tot gunnen bij de RUG bekend zijn. De RUG spreekt na deze 20 dagen een definitieve gunning uit aan de inschrijver(s) met de economisch meest voordelige inschrijving, mits er geen bezwaar is aangetekend of deze, na onderzoek, ongegrond zijn bevonden. In geval een inschrijver bezwaar wil maken, dient de dagvaarding betekend te worden aan de Rijksuniversiteit Groningen, Broerstraat 5 (9712 CP) te Groningen. Precieze aanduiding van de termijn(en) voor het instellen van een beroep: Afgewezen inschrijvers dienen binnen 20 kalenderdagen na dagtekening van de voorlopige gunningbeslissing een kort geding aanhangig te maken bij de bevoegde rechter te Groningen. Indien niet binnen deze termijn van 20 kalenderdagen een (concept) kort geding dagvaarding correct is betekend, zal de RUG overgaan tot definitieve gunning van de opdracht. Indien afgewezen inschrijvers niet, niet tijdig of niet correct een kort geding aanhangig maken, dan worden zij geacht uitdrukkelijk afstand te hebben gedaan van hun recht om de voorlopige gunningbeslissing door de rechter te laten toetsen en zijn zij niet-ontvankelijk in hun vorderingen indien zij alsnog een procedure aanhangig maken. Indien er op de voorgeschreven wijze een kort geding aanhangig wordt gemaakt, dan zal de RUG de uitkomst van dat kort geding afwachten alvorens zij tot definitieve gunning overgaat. De RUG behoudt zich verder het recht voor om een eventueel hoger beroep af te wachten alvorens zij tot definitieve gunning overgaat. Indien er gedurende de standstill periode van 20 dagen volgend op de voorlopige gunning een kort geding aanhangig wordt gemaakt, dan eindigt de termijn van gestanddoening 14 kalenderdagen na dagtekening van het in die zaak te wijzen (schriftelijke) vonnis, indien althans de hierboven genoemde gestanddoeningstermijn anders ongebruikt zou verstrijken. Indien er hoger beroep wordt ingesteld en de RUG besluit dit af te wachten alvorens tot definitieve gunning over te gaan, dan dienen de inschrijvers de gestanddoeningstermijn in voorkomend geval te verlengen tot 14 kalenderdagen na het in die zaak te wijzen arrest.

16 5 Formele eisen Voor de onderstaande formele eisen geldt dat, indien niet of niet-volledig aan de formele eisen wordt voldaan of indien de gewenste gegevens niet (volledig) zijn verstrekt, uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure volgt. Deze formele eisen zijn van toepassing voor alle vier de percelen. Het betreft de volgende formele eisen: - de offerte dient vóór de gestelde sluitingstermijn op de aangegeven wijze te worden ingediend; - de offerte dient ingeleverd te worden inclusief alle gevraagde bijlagen/verklaringen en stukken die overlegd dienen te worden en volgens de vereiste structuur; - alle gevraagde bijlagen /verklaringen en stukken die overlegd dienen te worden moeten ieder afzonderlijk volledig ingevuld zijn; - de gestanddoeningstermijn (geldigheid offerte) van de offerte, inclusief bijlagen, dient minimaal 120 dagen gerekend vanaf de sluitingsdatum van het indienen van de offerte te zijn. - Daar waar gevraagd dient ondertekening rechtsgeldig te zijn, zie hiertoe ook hoofdstuk 6, paragraaf 6.5, onderdeel A; - het is inschrijvers niet toegestaan om een offerte onder voorwaarden in te dienen, dit wil zeggen dat er geen mitsen en maren aan de offerte kleven. - door het indienen van de offerte gaat inschrijver akkoord met de aanbestedingsprocedure zoals omschreven in dit aanbestedingsdocument.