Aanbestedingsdocument voor de. openbare Europese aanbesteding. Duurzame relatiegeschenken. Rijksuniversiteit Groningen. Groningen

Transcriptie

1 voor de openbare Europese aanbesteding Duurzame relatiegeschenken Afdeling Inkoopmanagement Publicatienummer: Rijksuniversiteit Groningen Groningen Copyright 2013 Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de rechthebbende c.q. door de rechthebbende gemachtigden, niets uit deze uitgave worden vermenigvuldigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, kopie of anderszins hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking.

2 INHOUDSOPGAVE 1. Begripsbepalingen Algemene begrippen Specifieke begrippen onderhavige aanbesteding 5 2. Rijksuniversiteit Groningen Aanbestedende dienst Algemene beschrijving Rijksuniversiteit Groningen 6 3. Omschrijving van de opdracht Inleiding Aanleiding voor en doel van de opdracht Omschrijving van de opdracht Overeenkomst 9 4. Aanbestedingsprocedure Algemeen Planning Contactpersoon voor de aanbesteding Communicatie en informatie Indienen offerte Voorwaarden Beoordelingsprocedure Gunning Formele eisen Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Algemene gegevens Uitsluitingsgronden Financiële en economische draagkracht Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid Geschiktheidseisen: beroepsbevoegdheid Beroep op een derde/derden t.b.v. geschiktheidseisen o.g.v. artikel 2.92 lid 1 en 2.94 lid 1 AW Programma van Eisen Beschrijving gunningscriterium Subcriterium Prijs (G1) Subcriterium Wensen duurzaamheid (G2) 23 Rijksuniversiteit Groningen 2

3 8.3 Subcriterium Kwaliteit aangeboden artikelen (G3) Subcriterium Prijsstelling overige artikelen (G4) Beoordeling gunningscriterium Subcriterium Prijs (G1) Subcriterium Wensen duurzaamheid (G2) Subcriterium Kwaliteit aangeboden artikelen (G3.1, G3.2) Subcriterium Prijsstelling overige artikelen (G4) Beoordeling economisch meest voordelige inschrijving Verificatiefase 29 Rijksuniversiteit Groningen 3

4 1. Begripsbepalingen 1.1 Algemene begrippen Aanbestedende dienst Aanbestedingsdocument Aanbestedingsprocedure Aanbestedingswebsite Aanbestedingswet 2012 (AW 2012) Aankondiging Contactpersoon Eigen verklaring (EV) Geschiktheidseisen Gunning Gunningscriterium Inschrijver Nota van inlichtingen Offerte Opdracht Opdrachtgever Opdrachtnemer Overeenkomst De Rijksuniversiteit Groningen (RUG). Het document inclusief bijlagen die door of namens de RUG is opgesteld ten behoeve van de aanbestedingsprocedure. De procedure die de RUG volgt om tot een (raam)overeenkomst te komen en welke loopt van het moment van publicatie van de opdracht tot en met de definitieve gunning van de opdracht. Deze aanbesteding zal geheel digitaal online plaatsvinden gebruik makende van het Negometrix platform ( De wet houdende de regels omtrent aanbestedingen, d.d. 1 november 2012, Stb. jaargang 2012, nr De bekendmaking van de opdracht. Persoon die namens de RUG als aanspreekpunt fungeert voor de inschrijvers. De verklaring door middel waarvan een inschrijver aangeeft te voldoen aan het in deze verklaring gestelde omtrent uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, technische specificaties, uitvoeringsvoorwaarden en selectievoorwaarden. Opsomming van de eisen die de RUG ten aanzien van de inschrijver heeft geformuleerd. Toewijzen van een opdracht aan één of meer inschrijvers. Het criterium op basis waarvan bepaald wordt aan welke inschrijver(s) de opdracht wordt toegewezen. Degene die een offerte indient op basis van het aanbestedingsdocument. Vraag en antwoordmodule (aanbestedingswebsite) waarin de RUG de gestelde vragen openbaar maakt en voorziet van beantwoording. Deze maakt integraal onderdeel uit van het aanbestedingsdocument. De door inschrijver gedane inschrijving die gebaseerd is op het aanbestedingsdocument. Hetgeen wat onderwerp is van deze aanbesteding en de overeenkomst die gesloten zal worden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De verstrekker van de opdracht, in deze betreft het de Rijksuniversiteit Groningen. De inschrijver aan wie door opdrachtgever de opdracht in het kader van deze aanbesteding is gegund. Een meerzijdige rechtshandeling waarbij opdrachtgever jegens opdrachtnemer een verbintenis aangaat. Rijksuniversiteit Groningen 4

5 Programma van eisen Raamovereenkomst Samenwerkingsverband Uitsluitingsgronden Formele eisen Opsomming van de eisen die de RUG ten aanzien van de opdracht heeft geformuleerd. Een meerzijdige rechtshandeling waarbij opdrachtgever jegens opdrachtnemer een verbintenis aangaat. Hierbij worden alleen de randvoorwaarden vastgelegd. Twee of meer ondernemingen die gezamenlijk een offerte uitbrengen. Omstandigheden die betrekking hebben op integriteitstoetsing en de uitsluiting van deelneming aan de aanbesteding in het algemeen tot gevolg kunnen hebben. Opsomming van de eisen die de RUG ten aanzien van de indiening van de inschrijving heeft geformuleerd. 1.2 Specifieke begrippen onderhavige aanbesteding Vermeld hier specifieke begrippen voor de onderhavige aanbesteding Standaard assortiment Specials Monster Het assortiment relatiegeschenken dat via de Universiteitswinkel en via de website/portal RUG wordt verkocht. Alle relatiegeschenken buiten het standaard assortiment, bestaande uit catalogusartikelen en custom made artikelen. Voorbeeldartikel Rijksuniversiteit Groningen 5

6 2. Rijksuniversiteit Groningen 2.1 Aanbestedende dienst Naam: Rijksuniversiteit Groningen College van Bestuur Adres: Postbus AB Groningen Nederland 2.2 Algemene beschrijving Rijksuniversiteit Groningen De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) is dé universiteit in het noorden van het land. De RUG is een decentraal georiënteerde organisatie en gevestigd in diverse gebouwen verspreid over de stad Groningen. De RUG bestaat uit tien faculteiten, de Bibliotheek van de RUG, het Kernfysisch Versneller Instituut Center for Advanced Radiation Technology (KVI-CART) en een aantal ondersteunende diensten, georganiseerd in het Bureau van de Universiteit, het Centrum voor Informatietechnologie (CIT) en het Facilitair Bedrijf (FB). Bij de RUG werken ruim professionals in de wetenschappelijke en in ondersteunende sfeer vanuit vele verschillende vakgebieden met één gezamenlijk doel: het leveren van kwalitatief hoogstaand onderwijs en onderzoek. De RUG is internationaal georiënteerd, honoreert verschillen in ambities en talenten en werkt actief samen met het bedrijfsleven, overheden en burgers. Bij de RUG staan ruim studenten ingeschreven. Landelijk gezien heeft de RUG hiermee een marktaandeel van ongeveer 11%. Als klassieke universiteit is de RUG een belangrijk kenniscentrum en staat midden in de wereld. De RUG gaat samenwerkingsrelaties aan op basis van gelijkwaardigheid en openheid. Binnen het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) bijvoorbeeld verricht de voormalige Faculteit der Medische Wetenschappen samen met het UMCG veel medisch wetenschappelijk onderzoek. De studenten geneeskunde volgen een flink deel van hun opleiding in het UMCG. De RUG werkt nauw samen met de Hanzehogeschool Groningen op het terrein van studentvoorzieningen. Met de gemeente Groningen wordt op verschillende planologische terreinen samengewerkt. Strategie In 2010 is het nieuwe strategieplan opgesteld. Hierin worden door de RUG accenten gelegd op aspecten zoals profilering, ambities, onderwijs en onderzoek, studenten, internationalisering, interactie met de regio, wetenschappelijke staf en de toewijzing van middelen. Ontwikkelingen die eveneens een grote rol blijven spelen bij de bepaling van het beleid zijn de kennissamenleving, de afnemende rol van de Rijksoverheid, de toenemende (internationale) mobiliteit van studenten en medewerkers en het toenemend belang van kwaliteitszorg en verantwoording. Heldere positionering en een noordelijk onderscheidend vermogen zijn hierbij van groot belang. Onderwijs De RUG wil investeren in topkwaliteit, honoreren van verschil in talent en ambitie en het stimuleren van grensoverschrijdend onderwijs en onderzoek. De RUG behoort op enkele vakgebieden tot de internationale top van wetenschappelijk onderzoek. Deze positie wil de RUG nadrukkelijk versterken. De RUG creëert een stimulerende werkomgeving voor toponderzoekers en topdocenten die in vrijheid en onafhankelijkheid hun vak kunnen beoefenen. De RUG streeft naar een permanente kwaliteitsverbetering bij onderwijs en onderzoek. Om haar internationale ambities waar te kunnen maken investeert de RUG extra in onderzoekers die hun grenzen verleggen en werft zij een substantieel deel van haar studenten in het buitenland. Rijksuniversiteit Groningen 6

7 Onderzoek Goed onderwijs staat of valt ook met vooruitstrevend onderzoek. Onderzoek vindt plaats naar nieuwe technieken, behandelingen of samples in de eigen laboratoria. Medewerkers van de RUG voeren dit onderzoek voortdurend uit zowel op eigen initiatief als op verzoek van marktpartijen. Dit kunnen bedrijven zijn, maar ook charitatieve instellingen en overheidsinstellingen. Net als alle andere medewerkers van de RUG hebben ook de onderzoekers die ene doelstelling: een bijdrage leveren aan kwalitatief hoogstaand onderzoek. Duurzaamheid De RUG heeft zich ten doel gesteld in alle facetten een goed voorbeeld voor duurzaamheid te zijn: duurzame huisvesting, duurzaam beheer, duurzame bedrijfsvoering en onderzoek en onderwijs gericht op duurzame ontwikkeling. De RUG voert actief beleid op het gebied van duurzaam ondernemen en verwacht van inschrijvers eenzelfde opstelling. In het inkoop- en aanbestedingsproces wordt rekening gehouden met maatschappelijke gevolgen. Het gaat hierbij om de sociale, milieugerelateerde en economische gevolgen, ook wel bekend als de drie P s: People, Planet, Profit. De regels op het gebied van duurzaam inkopen zijn vastgesteld in het inkoopbeleid maatschappelijk verantwoord inkopen van de RUG. Organisatieontwikkelingen Bij de RUG wordt voortdurend gewerkt aan verbetering van de organisatie van onderwijs en nieuwe onderwijsvormen (onder meer de graduate schools). Bij de vormgeving van de nieuwe organisatie staat centraal dat het onderwijsproces wordt georganiseerd rondom onderwijs- en onderzoekcategorieën. Voor meer informatie over de organisatie van de RUG zie Rijksuniversiteit Groningen 7

8 3. Omschrijving van de opdracht 3.1 Inleiding Dit aanbestedingsdocument bevat informatie die potentiële inschrijvers nodig hebben om een idee te kunnen krijgen van de inhoud van de opdracht en om zodoende te kunnen besluiten al dan niet een offerte in te dienen. Daarnaast bevat het aanbestedingsdocument de benodigde informatie met betrekking tot de selectiefase en de gunningsfase en worden potentiële inschrijvers door middel van dit aanbestedingsdocument nader geïnformeerd over de procedure die de RUG zal volgen om tot een raamovereenkomst te komen met één inschrijver die de uitvoering van de opdracht op zich zal nemen. Deze openbare Europese aanbestedingsprocedure heeft betrekking op levering van duurzame relatiegeschenken en wordt uitgevoerd conform de AW Deze aanbesteding zal geheel digitaal online plaatsvinden gebruik makende van het Negometrix platform ( 3.2 Aanleiding voor en doel van de opdracht De RUG, opdrachtgever in deze, heeft momenteel een raamovereenkomst voor de levering van relatiegeschenken. Deze raamovereenkomst is afgelopen en verlengd totdat de nieuwe overeenkomst kan ingaan. De RUG is voornemens om een nieuwe raamovereenkomst te sluiten voor de levering van duurzame relatiegeschenken, die voldoet aan de gestelde eisen in dit aanbestedingsdocument. De RUG is op zoek naar één partner die zich medeverantwoordelijk voelt voor de tevredenheid van de afnemers van relatiegeschenken, kan meedenken/adviseren over een aansprekend assortiment voor de doelgroep en over een stimulering van de verkoop van duurzame relatiegeschenken. 3.3 Omschrijving van de opdracht Doelgroepen Binnen de RUG worden verschillende relatiegeschenken verstrekt. Dit zijn artikelen voor promotionele doeleinden (zoals op open dagen of bij wervingsacties) of artikelen voor RUG merchandising/verkoop via de Universiteitswinkel. De belangrijkste doelgroepen zijn (aspirant) studenten, alumni, medewerkers (indirect voor externen) en (buitenlandse) gasten/toeristen. Scope Tot de scope van deze opdracht behoren kwalitatief goede en duurzame relatiegeschenken bedrukt met logo of andere bewerking in RUG huisstijl. Deze duurzame relatiegeschenken zijn onder te verdelen in de volgende categorieën: Textiel Bijvoorbeeld polo s, T-shirts, sweaters. Gadgets Bijvoorbeeld mokken, tasjes, keycords Schrijfmateriaal Bijvoorbeeld pennen Specials/custom made opdrachten Bijvoorbeeld mini academiegebouw, EHBO setje met RUG logo, weggever open dag. De RUG werkt met een standaard assortiment relatiegeschenken dat via de Universiteitswinkel en via de website/portal wordt verkocht. Studenten spelen een belangrijke rol bij de bepaling van de samenstelling van het standaard assortiment. Specials betreffen alle relatiegeschenken buiten het standaard assortiment, bestaande uit catalogusartikelen en custom made artikelen. Dit zijn artikelen voor speciale gelegenheden en evenementen, waarbij het mogelijk moet zijn een vrije keuze te maken uit een ruim duurzaam assortiment. Rijksuniversiteit Groningen 8

9 Tot de scope van de opdracht behoort tevens: Advisering en meedenken over een aansprekend assortiment voor de doelgroep en over een stimulering van de verkoop van duurzame relatiegeschenken. Voorraadbeheer van artikelen uit het standaard assortiment voor rekening en risico van inschrijver, waarbij door de RUG per drie maanden een prognose wordt afgegeven (zie paragraaf 7.2 Programma van Eisen). In het prijzenblad wordt een vaste prijs uitgevraagd voor een aantal artikelen, dit betreffen de hardlopers. De kwaliteit van een aantal van de aangeboden artikelen wordt beoordeeld (zie subcriterium G3 in hoofdstuk 8 en hoofdstuk 9). De totale opdrachtwaarde bestaat voor ongeveer 50% uit de artikelen uit het prijzenblad en de overige 50% betreffen overige artikelen ten behoeve van het standaard assortiment en specials. Voor deze artikelen worden gedurende de looptijd van de overeenkomst redelijke, marktconforme prijzen door de RUG betaald. Buiten de scope van deze opdracht vallen de volgende onderdelen: Eindejaarsgeschenken Wijnen Drukwerk: schrijfblokken en congresmap Duurzaamheid Het huidige assortiment relatiegeschenken is niet duurzaam. De RUG wil binnen de nieuwe overeenkomst uitsluitend duurzame relatiegeschenken verstrekken/ verkopen om hiermee een bijdrage te leveren aan verduurzaming van de supply chain voor relatiegeschenken en om hiermee de zichtbaarheid van de ambities van de RUG op het gebied van duurzaamheid te vergroten. Om dit te realiseren heeft de Green Office van de RUG minimale eisen opgesteld, waaraan de aan de RUG te leveren relatiegeschenken moeten voldoen (bijlage 1). Universiteitswinkel De verkoop van RUG relatiegeschenken vindt plaats vanuit de Universiteitswinkel aan de Oude Kijk in t Jatstraat in Groningen. Mogelijk dat de Universiteitswinkel onderdeel wordt van een algemeen informatiepunt, als doorverwijspunt voor studenten en/of andere belangstellenden die iets over de RUG willen weten. Daarnaast worden verschillende activiteiten vanuit dit algemene informatiepunt verricht, zoals print dienstverlening, loopbaanadvies/begeleiding vanuit Next en de verkoop van duurzame relatiegeschenken. Er worden servicepunten ten behoeve van print dienstverlening op de onderstaande locaties geopend waar mogelijk ook de relatiegeschenken verkocht gaan worden. Zernike-campus, gebouw Duisenberg, Nettelbosje 2 Zernike-campus, gebouw Bernoulliborg, Nijenborgh 9 Binnenstad, Harmoniecomplex, Oude Kijk in t Jatstraat 26 Binnenstad, GMW-gebouw, Grote Rozenstraat 3 Indeling in percelen De opdracht voor de levering van relatiegeschenken wordt niet opgedeeld in percelen. 3.4 Overeenkomst De RUG wenst een raamovereenkomst te sluiten met één inschrijver voor de levering van duurzame relatiegeschenken. De raamovereenkomst gaat in op 11 april 2016 en eindigt van rechtswege op 30 september 2020 met twee opties tot verlenging van elk één jaar. Wanneer de RUG van een optie tot verlenging gebruik wenst te maken zal zij dit minimaal drie maanden voorafgaand aan het moment waarop de raamovereenkomst van rechtswege eindigt dan wel waarop een optie tot verlenging eindigt, op schriftelijke wijze kenbaar maken. Rijksuniversiteit Groningen 9

10 4. Aanbestedingsprocedure 4.1 Algemeen De RUG volgt voor deze Europese aanbesteding een openbare procedure conform de AW Dat wil zeggen dat er een aanbestedingsprocedure wordt gevolgd voor het sluiten van een raamovereenkomst die bestaat uit één ronde waarin inschrijver een offerte uitbrengt zonder dat voorselectie van inschrijvers plaatsvindt. Voor een openbare procedure geldt dat iedere geïnteresseerde een offerte mag indienen en mag meedingen naar gunning van de opdracht. De inschrijvers dienen zich te realiseren dat hun aanbod eenmalig en definitief is met de offerte die wordt ingediend. De openbare procedure biedt geen ruimte voor het voeren van onderhandelingsgesprekken. De gunning zal plaatsvinden aan de economisch meest voordelige inschrijving. 4.2 Planning De planning voor deze openbare Europese aanbesteding is opgenomen op de aanbestedingswebsite. De genoemde data zijn streefdata, derhalve is deze planning slechts indicatief. Aan de data in de planning kunnen geen rechten ontleend worden. 4.3 Contactpersoon voor de aanbesteding Deze aanbesteding wordt verzorgd door: Facilitair Bedrijf RUG Postadres Postbus AW Groningen Nederland Bezoekadres Facilitair Bedrijf RUG Blauwborgje AC Groningen Contactpersoon: S.A. Koop Communicatie verloopt uitsluitend via de aanbestedingswebsite (met uitzondering van de levering van monsters). Het is tijdens de aanbestedingsprocedure, op straffe van uitsluiting, niet toegestaan andere functionarissen van de RUG rechtstreeks te benaderen over deze aanbesteding. 4.4 Communicatie en informatie Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke aspecten en aspecten rond de aanbestedingsprocedure dienen te allen tijde schriftelijk in de Nederlandse taal, uitsluitend middels de vraag en antwoordmodule op de aanbestedingswebsite plaats te vinden. Vragen naar aanleiding van dit aanbestedingsdocument dienen uiterlijk op de datum zoals vermeld in de planning via de vraag en antwoordmodule van de aanbestedingswebsite gesteld te zijn. De vragen met de bijbehorende antwoorden zullen uiterlijk op de datum, zoals vermeld in de planning genoemde Rijksuniversiteit Groningen 10

11 data, geanonimiseerd gepubliceerd worden op de aanbestedingswebsite. De belangstellenden (diegene die zich aangemeld hebben voor deze aanbesteding op de aanbestedingswebsite) krijgen hier een notificatie van. De nota van inlichtingen maakt deel uit van het aanbestedingsdocument. 4.5 Indienen offerte Uw inschrijving dient uitsluitend online ingevuld en ingediend te worden op de aanbestedingswebsite binnen de gestelde termijn zoals vermeld in de planning. Inschrijvingen die niet binnen de gestelde termijn zijn ingediend dan wel onvolledig zijn kunnen worden uitgesloten van verdere deelname. Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het juist en volledig indienen van zijn of haar inschrijving. In geval van twijfel over het juist indienen van uw inschrijving adviseert de RUG contact op te nemen met de servicedesk van Negometrix. Telefoon: De opening van de inschrijvingen is niet openbaar. 4.6 Voorwaarden Door het indienen van een offerte gaat inschrijver akkoord met alle in dit aanbestedingsdocument opgenomen voorwaarden. Terugtrekking Een inschrijver kan zich enkel terugtrekken uit de procedure tot de datum en het tijdstip welke gelden als uiterste termijn voor het indienen van de offerte. Na de uiterste termijn voor het indienen van de offerte kan een inschrijver zich niet meer terugtrekken. Zijn offerte staat vast gedurende de gestanddoeningstermijn. Samenwerkingsverband (combinaties) In het kader van deze aanbesteding is een samenwerkingsverband toegestaan. Inschrijvers kunnen zelfstandig of als samenwerkingsverband inschrijven. Indien er gekozen wordt voor een samenwerkingsverband is het niet noodzakelijk dat zij bij gelegenheid van inschrijving of gunning een rechtsvorm aannemen. Ieder lid van het samenwerkingsverband wordt echter hoofdelijk aansprakelijk gehouden voor de volledige en juiste uitvoering van de gehele raamovereenkomst. Onderaanneming Inschrijvers kunnen een deel van de werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht door één of meerdere onderaannemers laten uitvoeren. De aansprakelijkheid berust in dat geval volledig bij de hoofdaannemer. Slechts de hoofdaannemer is contractspartij van de RUG. Eenmalige inschrijving Een onderneming mag slechts eenmalig inschrijven op deze aanbesteding, onverschillig of dit is als zelfstandige inschrijver, als samenwerkingsverband of als onderaannemer. Wanneer blijkt dat een onderneming zich hieraan niet houdt volgt uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. Concern Dit uitgangspunt van eenmalige inschrijving geldt in concernrelaties niet onverkort. Van een concern mogen slechts meerdere ondernemingen zich inschrijven als inschrijver (zelfstandig, in combinatie of als onderaannemer) indien zij - op verzoek van de RUG - kunnen aantonen dat zij ieder de offerte onafhankelijk van de andere inschrijvers (waaronder de inschrijvers die deel uitmaken van hetzelfde concern) hebben opgesteld en de vertrouwelijkheid hierbij in acht hebben genomen. Kan dit niet door één van de betreffende inschrijvers worden aangetoond, dan leidt dit tot uitsluiting van alle tot het betreffende concern behorende inschrijvers. Rijksuniversiteit Groningen 11

12 Varianten In het kader van deze aanbesteding zijn varianten niet toegestaan. Intellectueel eigendom aanbestedingsdocument Behoudens uitzonderingen door de wet of door regelgeving bepaald mag zonder schriftelijke toestemming van de RUG niets uit dit aanbestedingsdocument worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt (anders dan voor het doel van deze aanbesteding) door middel van druk, microfilm, fotokopie of anderszins. Daarnaast is het nadrukkelijk niet toegestaan veranderingen aan te brengen in dit aanbestedingsdocument. Voorbehoud voor gunning De RUG is niet verplicht de opdracht in het kader van deze aanbesteding te gunnen. Een besluit om niet te gunnen wordt slechts bij hoge uitzondering genomen. Inschrijvers hebben alsdan geen recht op vergoeding van kosten gemaakt in het kader van of schade ontstaan ten gevolge van de onderhavige aanbesteding. Kostenvergoeding Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Uitzondering betreft de kosten voor het aanleveren van monsters (voorbeeldartikelen). Het staat inschrijvers vrij om de kosten in rekening te brengen aan de RUG. De RUG wordt te allen tijde eigenaar van de monsters. Inschrijver dient de monsters met de factuur te sturen naar: RUG Facilitair Bedrijf T.a.v. Susan Koop Afdeling Inkoopmanagement Blauwborgje AC Groningen Alle artikelen dienen bij aflevering te zijn voorzien van naam inschrijver. Deze naam dient gemakkelijk verwijderd te kunnen worden i.v.m. een anonieme beoordeling Inkoopvoorwaarden Voor al onze inkopen en aanbestedingen van werken, leveringen en diensten geldt dat koop- en leveringsvoorwaarden, betalings- en andere voorwaarden van uw onderneming nadrukkelijk van de hand worden gewezen. In plaats daarvan gelden de algemene inkoopvoorwaarden RUG, zie bijlage 4. Eventuele afwijkingen of aanvullingen op deze inkoopvoorwaarden zijn opgenomen in de conceptovereenkomst. Deze conceptovereenkomst is te vinden in bijlage 3. Mocht u van mening zijn dat (een) gesteld(e) artikel(en) disproportioneel is (zijn) dient u dit tijdens indienen vragen nota van inlichtingen kenbaar te maken met vermelding van argumentatie en/of tekstvoorstellen. De RUG zal door middel van de (laatste) nota van inlichtingen aangeven of er sprake is van wijzigingen op de algemene inkoopvoorwaarden RUG. Eventuele wijzigingen op deze inkoopvoorwaarden worden na definitieve gunning opgenomen in de te sluiten raamovereenkomst. Vertrouwelijkheid Het aanbestedingsdocument dient volstrekt vertrouwelijk te blijven en mag slechts aan medewerkers en (eventuele) adviseurs worden getoond die voor het indienen van de offerte daarvan kennis moeten nemen. De RUG en zijn adviseurs zullen de ingediende offerte met dezelfde vertrouwelijkheid behandelen. Deze zullen, behoudens wettelijke bepalingen, uitsluitend worden getoond aan medewerkers die direct bij de aanbesteding zijn betrokken. Tegenstrijdigheden Rijksuniversiteit Groningen 12

13 Het aanbestedingsdocument is met zorg vastgesteld. Mocht een inschrijver desondanks onduidelijkheden/onvolkomenheden/tegenstrijdigheden/disproportionaliteit tegenkomen, dan dient de RUG hiervan, via de in paragraaf 4.3 genoemde contactpersoon, middels de berichtenmodule op de aanbestedingswebsite, op de hoogte te worden gesteld. Indien naderhand blijkt dat er sprake is van onduidelijkheden/onvolkomenheden/tegenstrijdigheden/disproportionaliteit die niet door inschrijver zijn opgemerkt, terwijl dit redelijkerwijs wel mogelijk was geweest, zijn deze voor risico van de inschrijver. Na het verstrijken van de uiterste termijn waarbinnen de inschrijvingen moeten zijn ingediend, kunnen de inschrijvers (dus) geen bezwaar meer maken tegen eventuele onduidelijkheden/ onvolkomenheden/tegenstrijdigheden/disproportionaliteit in de aanbestedingsdocumenten, de gevolgde aanbestedingsprocedure en/of de keuze(s) die de RUG in dat kader heeft gemaakt (Grossmann-arrest). Het aanbestedingsdocument wordt in PDF file aangeboden. Tevens worden de bijlagen die door inschrijver moeten worden ingevuld en ingediend in een Word of Excel file aangeboden. Op het moment dat er tegenstrijdigheden zijn over de tekst is de PDF file leidend. Informatie-inwinning Inschrijvers kunnen bij Postbus 51 ( dan wel bij informatie verkrijgen over verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland. Gelijkwaardigheid Daar waar in dit aanbestedingsdocument een merk-, type- of fabricaatnaam staat vermeld, dient daarbij de toevoeging of gelijkwaardig gelezen te worden. Nederlandse taal De Nederlandse taal dient in deze aanbestedingsprocedure in woord en geschrift de voertaal te zijn. 4.7 Beoordelingsprocedure De beoordelingsprocedure bestaat uit vijf stappen. Indien niet of niet-volledig aan de betreffende stap van de beoordelingsprocedure wordt voldaan of indien de gewenste gegevens niet volledig en/of tijdig zijn verstrekt, volgt uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. Onderstaand wordt in het kort de inhoud van de stappen uitgelegd. 1. Formele eisen De offertes worden allereerst gecontroleerd op de formele eisen als gesteld in hoofdstuk 5 van dit aanbestedingsdocument. 2. Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Van de inschrijvers die een offerte indienen die voldoet aan de formele eisen, wordt op grond van artikel 2.84 en 2.85 AW 2012, de EV overeenkomstig de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen zoals gesteld in hoofdstuk 6 van dit aanbestedingsdocument alsmede hetgeen hierover is opgenomen in de EV zelf gecontroleerd. 3. Programma van eisen Van de inschrijvers die een offerte indienen die voldoet aan de formele eisen en uitsluitingsgronden en geschikheidseisen, wordt de offerte beoordeeld op het onvoorwaardelijk voldoen aan het programma van eisen als gesteld in hoofdstuk 7 van dit aanbestedingsdocument. Aan alle eisen, zoals gesteld in het programma van eisen, dient te worden voldaan en deze dienen te zijn inbegrepen bij de geoffreerde prijs. 4. Gunningscriterium De inschrijvers die een offerte indienen die voldoet aan de formele eisen, uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen en die onvoorwaardelijk voldoet aan het programma van eisen, worden afzonderlijk beoordeeld op het gunningscriterium de economisch meest voordelige inschrijving. Dit gunningscriterium bestaat uit de subcriteria: Rijksuniversiteit Groningen 13

14 G1 Prijs G2 Wensen duurzaamheid G3 Kwaliteit artikelen G4 Prijsstelling overige artikelen Let op: Inschrijver dient voor alle aangeboden artikelen tezamen voor G4.1 kwaliteit artikelen standaard assortiment een gemiddelde te hebben gescoord van een 5,5 of hoger voor de kwalitatieve beoordeling van de artikelen. Een inschrijver die een gemiddelde lager dan een 5,5 scoort komt niet meer voor gunning in aanmerking. Inschrijver is daarmee uitgesloten van verdere deelname van deze aanbestedingsprocedure. De subcriteria staan beschreven in hoofdstuk 8. De methodiek van de beoordeling van bovengenoemde subcriteria staat beschreven in hoofdstuk Bewijsstukken Eigen verklaring Van de inschrijver, die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan, worden de bewijstukken die behoren bij de eigen verklaring (EV) gevraagd. Deze bewijsstukken zullen beoordeeld worden. Indien niet of niet-volledig aan de in de EV opgenomen uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen wordt voldaan of indien de gewenste gegevens niet volledig en/of tijdig zijn verstrekt, volgt uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. Indien dit het geval is, zal de beoordelingsprocedure hervat worden bij stap 4 (Gunningscriterium). Wanneer de aangeleverde bewijsstukken akkoord zijn bevonden, wordt overgegaan tot het uitspreken van het voornemen tot (voorlopige) gunning van de opdracht aan inschrijver. 6. Definitieve gunning Wanneer er geen bezwaren tegen de voorlopige gunning zijn ontvangen gedurende de Alcateltermijn (zie hiertoe paragraaf 4.8 van het aanbestedingsdocument) kan er worden overgegaan tot definitieve gunning van de opdracht. 4.8 Gunning De RUG kan de voorlopige gunning uitspreken aan de inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. Alle inschrijvers worden gelijktijdig geïnformeerd over de uitslag van de aanbestedingsprocedure. Zij zullen hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld. Een inschrijver die het niet eens is met de besluitvorming inzake deze aanbesteding dient middels een concept-dagvaarding voor een voorlopige voorziening bezwaar te maken. Dit bezwaar moet schriftelijk en binnen 20 dagen (standstill periode) na dagtekening van het voornemen tot gunnen bij de RUG bekend zijn. De RUG spreekt na deze 20 dagen een definitieve gunning uit aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving, mits er geen bezwaar is aangetekend of deze, na onderzoek, ongegrond zijn bevonden. In geval een inschrijver bezwaar wil maken, dient de dagvaarding betekend te worden aan de Rijksuniversiteit Groningen, Broerstraat 5 (9712 CP) te Groningen. Precieze aanduiding van de termijn(en) voor het instellen van een beroep: Afgewezen inschrijvers dienen binnen 20 kalenderdagen na dagtekening van de voorlopige gunningbeslissing een kort geding aanhangig te maken bij de bevoegde rechter te Groningen. Indien niet binnen deze termijn van 20 kalenderdagen een (concept) kort geding dagvaarding correct is betekend, zal de RUG overgaan tot definitieve gunning van de opdracht. Indien afgewezen inschrijvers niet, niet tijdig of niet correct een kort geding aanhangig maken, dan worden zij geacht uitdrukkelijk afstand te hebben gedaan van hun recht om de voorlopige gunningbeslissing door de rechter te laten toetsen en zijn zij niet-ontvankelijk in hun vorderingen Rijksuniversiteit Groningen 14

15 indien zij alsnog een procedure aanhangig maken. Indien er op de voorgeschreven wijze een kort geding aanhangig wordt gemaakt, dan zal de RUG de uitkomst van dat kort geding afwachten alvorens zij tot definitieve gunning overgaat. De RUG behoudt zich verder het recht voor om een eventueel hoger beroep af te wachten alvorens zij tot definitieve gunning overgaat. Indien er gedurende de standstill periode van 20 dagen volgend op de voorlopige gunning een kort geding aanhangig wordt gemaakt, dan eindigt de termijn van gestanddoening 14 kalenderdagen na dagtekening van het in die zaak te wijzen (schriftelijke) vonnis, indien althans de hierboven genoemde gestanddoeningstermijn anders ongebruikt zou verstrijken. Indien er hoger beroep wordt ingesteld en de RUG besluit dit af te wachten alvorens tot definitieve gunning over te gaan, dan dienen de inschrijvers de gestanddoeningstermijn in voorkomend geval te verlengen tot 14 kalenderdagen na het in die zaak te wijzen arrest. Rijksuniversiteit Groningen 15

16 5. Formele eisen Voor de onderstaande formele eisen geldt dat, indien niet of niet-volledig aan de formele eisen wordt voldaan of indien de gewenste gegevens niet (volledig) zijn verstrekt, uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure volgt. Het betreft de volgende formele eisen: - de inschrijving dient vóór de gestelde sluitingstermijn digitaal online ingediend te zijn via de aanbestedingswebsite; - de inschrijving dient ingeleverd te worden inclusief alle gevraagde bijlagen/verklaringen en stukken die overlegd dienen te worden en volgens de vereiste structuur; - alle gevraagde bijlagen/verklaringen en stukken die overlegd dienen te worden moeten ieder afzonderlijk volledig ingevuld zijn; - de gestanddoeningstermijn (geldigheid inschrijving) van de inschrijving, inclusief bijlagen, dient minimaal 120 dagen gerekend vanaf de sluitingsdatum van het indienen van de inschrijving te zijn; - de inschrijving dient rechtsgeldig ondertekend te zijn, zie hiertoe ook hoofdstuk 6, paragraaf 6.5, onderdeel A; - het is inschrijvers niet toegestaan om een inschrijving onder voorwaarden in te dienen, dit wil zeggen dat er geen mitsen en maren aan de inschrijving kleven; - door het indienen van de inschrijving gaat inschrijver akkoord met de aanbestedingsprocedure zoals omschreven in dit aanbestedingsdocument. Rijksuniversiteit Groningen 16

17 6. Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen In deze openbare Europese aanbestedingsprocedure wordt gebruik gemaakt van de EV voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten zoals bedoeld in artikel 2.84 en 2.85 AW De door de inschrijver in te vullen EV is opgenomen als een separate bijlage (PDF file) op de aanbestedingswebsite. De ondertekende EV maakt deel uit van de offerte. De inschrijver behoeft met betrekking tot de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen zoals omschreven in dit hoofdstuk bij het indienen van de offerte in eerste instantie alleen de volledig ingevulde en door een vertegenwoordigingsbevoegde ondertekende EV in te dienen op de aanbestedingswebsite. Alle formele bewijsstukken zoals genoemd bij de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen in dit hoofdstuk en behorende bij de EV dienen pas na een schriftelijk verzoek daartoe uiterlijk binnen vijf kalenderdagen, gerekend vanaf de dag na verzending van het schriftelijke verzoek bij de RUG te zijn ingediend via de aanbestedingswebsite. Indien inschrijver niet aan een uitsluitingsgrond en/of geschiktheidseis kan voldoen, kan inschrijver bij punt 7.1 van de EV verklaren waarom zij van mening is dat het niet voldoen aan een uitsluitingsgrond en/of geschiktheidseis niet zou mogen leiden tot uitsluiting van inschrijver van de aanbestedingsprocedure. Hiertoe dient een grondige en goed onderbouwde reden te worden aangevoerd die de RUG in overweging kan nemen. Bij punt 9 van de EV dient de EV rechtsgeldig ondertekend te worden. De rechtsgeldige ondertekening dient herleidbaar te zijn uit het uittreksel van het handels- en beroepsregister zoals benoemd in paragraaf 6.5 onderdeel A van dit aanbestedingsdocument en punt 5.3 uit de EV. 6.1 Algemene gegevens A Bedrijfsgegevens De inschrijver dient bij punt 1.1 tot en met 1.4 van de EV de bedrijfs- en contactgegevens van de inschrijver in te vullen. De RUG zal het contact met inschrijvers tijdens de aanbestedingsprocedure laten verlopen via een door de inschrijver aangewezen contactpersoon. Deze contactpersoon dient gedurende de gehele procedure als enig aanspreekpunt te gelden. Indien door omstandigheden de contactpersoon gewijzigd wordt, dient dit tijdig door inschrijvers schriftelijk aan de contactpersoon van de RUG gemeld te worden. B Samenwerkingsverband o.g.v. art 2.92 lid 2 en 2.94 lid 2 AW 2012 Bij een samenwerkingsverband gaat het om meerdere ondernemingen die gezamenlijk inschrijven op een opdracht. Onder punt 1.5 van de EV dienen de ondernemingen te worden genoemd die deel uitmaken van het samenwerkingsverband. De deelnemer(s) uit het samenwerkingsverband dienen ieder afzonderlijk de EV in te dienen. De onderneming dient, indien hij bij punt 1.5 van de EV heeft aangegeven dat wordt ingeschreven in een samenwerkingsverband, bij punt 8.1 van de EV aan te geven voor welke geschiktheidseisen een beroep op zijn onderneming wordt gedaan. Ten behoeve van de communicatie met de RUG dient een samenwerkingsverband een penvoerder aan te wijzen en weer te geven in punt 1.6 van de EV. Deze penvoerder dient volledige beslissingsbevoegdheid te hebben en gemachtigd te zijn om namens het samenwerkingsverband op te treden. De penvoerder zorgt voor een overzichtelijke weergave in de offerte en geeft duidelijk aan welk document van welke onderneming afkomstig is. Rijksuniversiteit Groningen 17

18 Hetgeen wat in dit hoofdstuk geldt voor inschrijver geldt in het geval van een samenwerkingsverband voor alle (afzonderlijke) deelnemers van het samenwerkingsverband Uitsluitingsgronden 6.2 Uitsluitingsgronden A Verplichte uitsluitingsgronden boven de Europese aanbestedingsdrempel o.g.v. artikel 2.86 AW 2012 Inschrijver verklaart dat de omstandigheden zoals genoemd in punt 2 van de EV niet aan de orde zijn. Indien de RUG vaststelt dat een dergelijke omstandigheid wel aan de orde is, leidt dit tot uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. In artikel 2.89 lid 2 van de AW 2012 staat weergegeven welke bewijsmiddelen na een schriftelijk verzoek van de RUG moeten worden overlegd. B Facultatieve uitsluitingsgronden boven de Europese aanbestedingsdrempel o.g.v. artikel 2.87 AW 2012 Inschrijver verklaart dat de door de RUG aangekruiste omstandigheden zoals genoemd in punt 3 van de EV niet aan de orde zijn dan wel aan zijn verplichtingen heeft voldaan. Facultatieve uitsluitingsgronden in punt 3 van de EV die niet zijn aangekruist door de RUG zijn niet van toepassing op de onderhavige aanbesteding. Indien de RUG vaststelt dat de aangekruiste omstandighe(i)d(en) zoals genoemd in punt 3 van de EV aan de orde is/zijn dan wel dat de inschrijver niet aan zijn verplichting(en) heeft voldaan, kan dit leiden tot uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. In artikel 2.89 leden 1 t/m 3 van de AW 2012 staat hier weergegeven welke bewijsmiddelen na een schriftelijk verzoek van de RUG moeten worden overlegd. C Facultatieve uitsluitingsgronden onder de Europese aanbestedingsdrempel In punt 4 van de EV staan de facultatieve uitsluitingsgronden voor aanbestedingsprocedures voor onder de Europese drempel weergegeven. Deze zijn niet van toepassing op onderhavige aanbesteding. Geschiktheidseisen 6.3 Financiële en economische draagkracht D Bewijs van verzekering Bedrijfsaansprakelijkheid In het kader van punt 5.1 uit de EV heeft inschrijver een geldige en adequate bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering op het moment dat de opdracht definitief gegund wordt voor de gehele looptijd van de raamovereenkomst tussen inschrijver en de RUG. De bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dient een minimale dekking van per gebeurtenis en per jaar te omvatten. Indien inschrijver niet in het bezit is van de gevraagde bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dan dient inschrijver een ondertekend document te kunnen overleggen waarin wordt verklaard dat, indien de opdracht aan inschrijver wordt gegund, inschrijver op het moment van de definitieve gunningsbeslissing een bewijs van een geldige en adequate bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met minimale dekking van per gebeurtenis en per jaar kan overleggen. Inschrijver dient na een schriftelijk verzoek van de RUG: - (een kopie van) een geldig verzekeringsbewijs tegen bedrijfsaansprakelijkheid met vermelding van het verzekerde of gereserveerde bedrag, of Rijksuniversiteit Groningen 18

19 - een verklaring waaruit blijkt dat inschrijver over de gevraagde bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering beschikt op het moment van definitieve gunning te overleggen. Indien een concern verzekeringsbewijs wordt overlegd, dient duidelijk te zijn dat inschrijver is meeverzekerd 6.4 Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid E Referentie opdrachten kerncompetenties o.g.v. artikel 2.93 lid 3 AW 2012 In het kader van punt 5.2 uit de EV dient inschrijver aan de volgende kerncompetenties te voldoen: kerncompetentie 1: Herhaaldelijk leveren van duurzame relatiegeschenken; kerncompetentie 2: Leveren van relatiegeschenken aan jongeren (in de leeftijd van 16 tot 30 jaar); kerncompetentie 3: Geven van adviezen, ten aanzien van assortiment en marketingactiviteiten, ten behoeve van stimulering verkoop duurzame relatiegeschenken; kerncompetentie 4: Verzorgen van voorraadbeheer. Hiertoe dient na een schriftelijk verzoek van de RUG per genoemde kerncompetentie 1 referentie te worden aangeleverd in bijlage C2 die in overeenstemming is met hetgeen hieronder is vermeld. In verband met objectiviteit mogen opdrachten uitgevoerd bij de RUG niet als referentie worden opgevoerd. Alle referenties moeten zijn uitgevoerd bij een Nederlandse opdrachtgever of bij een in Nederland gevestigde opdrachtgever; Eén referentie moet betrekking hebben op een instelling in de non-profitsector; Alle referenties dienen te zijn gestart, (deels) zijn uitgevoerd of afgerond in de periode september 2011 en december 2015; De referenties voor kerncompetentie 2,3 en 4 dienen een minimale opdrachtwaarde te hebben van per jaar; Minimaal één referentie heeft tenminste een looptijd van minimaal drie aaneengesloten jaren; Minimaal één referentie dient betrekking te hebben op een lopende overeenkomst op het moment van indiening van de offerte; Alle referenties dienen te zijn voorzien van een tevredenheidsverklaring van de betreffende opdrachtgever die achter ieder referentieformulier dient te worden gevoegd; Het is toegestaan om één referent te gebruiken voor 2, 3 of 4 kerncompetenties tezamen. Indien meerdere kerncompetenties van toepassing zijn bij één en dezelfde referent, kan hiervoor volstaan worden met één formulier, waarbij de desbetreffende kerncompetenties aangevinkt dienen te zijn en de kerncompetenties terug dienen te komen in de beschrijving van de referent. Hierbij dient uiteraard wel voldaan te worden aan alle gestelde voorwaarden met betrekking tot de referentie. F Onderaanneming o.g.v. artikel 2.79 en 2.93 lid 1 sub j AW 2012 Indien inschrijver in het kader van punt 5.2 uit de EV voor de uitvoering van de opdracht gebruik zal maken van onderaanneming dient vermeld te worden van welke onderaannemer(s) gebruik gemaakt zal worden. Tevens moet worden aangegeven welke onderdelen van de opdracht in onderaanneming zullen worden uitgevoerd. Hiertoe dient bijlage C3 te worden ingevuld en na een schriftelijk verzoek van de RUG te worden ingediend. De EV hoeft niet door de onderaannemer(s) zelf te worden ingevuld. G Code of conduct EPPA o.g.v. artikel 2.96 AW 2012 Ten aanzien van punt 5.2 uit de EV dient inschrijver te beschikken over: Rijksuniversiteit Groningen 19

20 - Lidmaatschap van brancheorganisatie platform promotional products (PPP) en dient de code of conduct van de Europese overkoepelende organisatie van brancheverenigingen voor promotionele producten (EPPA) te hebben ondertekend. Na een schriftelijk verzoek van de RUG dient inschrijver te overleggen: - Door inschrijver ondertekende code of conduct. H Milieumaatregelen o.g.v. artikel 2.93 lid 1 sub g en 2.97 AW 2012 Ten aanzien van punt 5.2 uit de EV dient inschrijver maatregelen te treffen (of te hebben getroffen) om de milieubelasting van de bedrijfsprocessen die verband houden met de uitvoering van de overeenkomst te beheersen en te verminderen. De maatregelen dienen maximaal drie maanden na ingangsdatum van de overeenkomst te zijn getroffen. Na een schriftelijk verzoek van de RUG dient inschrijver de te treffen of getroffen maatregelen te beschrijven (minimaal drie maatregelen). 6.5 Geschiktheidseisen: beroepsbevoegdheid A Uittreksel handels- en beroepsregister o.g.v. artikel 2.98 lid 1 AW 2012 Ten aanzien van punt 5.3 uit de EV dient na een schriftelijk verzoek van de RUG een recent (dat wil zeggen met datum van maximaal zes (6) maanden voor de datum van publicatie van de opdracht) bewijs van inschrijving in het handels- of beroepsregister van de lidstaat waar de inschrijver is gevestigd conform artikel 2.98 lid 1 AW 2012 aan te leveren. Het inschrijvingsnummer op het hierboven bedoelde bewijs van inschrijving in het handels- of beroepsregister dient overeen te komen met het inschrijvingsnummer dat bij punt 1.3 van de EV is ingevuld. Om te voorkomen dat uw uittreksel als niet geldig wordt aangemerkt dan wel dat aanvullende inlichtingen moeten worden opgevraagd, verzoekt de RUG u rekening te houden met de volgende zaken: er dient een uittreksel (of een kopie daarvan) ingeleverd te worden dat ondertekend is door een medewerker van de Kamer van Koophandel. Uittreksels afkomstig van internet (zonder autorisatie) zijn niet rechtsgeldig (u kunt dat zelf controleren omdat onderaan het uittreksel is vermeld dat het uittreksel niet rechtsgeldig is); degene die de offerte rechtsgeldig ondertekent, dient genoemd te worden: bij de bestuurders; bij de gevolmachtigden; als een gevolmachtigde met een beperkte bevoegdheid. Hierbij dient een toelichting op deze beperkte volmacht, in welke vorm deze beperking ook is, bijgevoegd te worden; in een dossier bij het inschrijvingsnummer. Indien dit het geval is, dient een kopie van het betreffende dossier te worden meegestuurd; wanneer degene die de offerte ondertekent wordt aangewezen in de statuten die bij de Kamer van Koophandel zijn gedeponeerd, dienen deze statuten te worden meegestuurd. voor de bevoegdheid om de offerte te ondertekenen mag een volmacht worden afgegeven door een persoon die in het uittreksel van de Kamer van Koophandel staat vermeld als rechtsgeldige ondertekenaar. Te allen tijde dient de rechtmatigheid van de ondertekening uit de aan de offerte toegevoegde documenten hieromtrent te blijken. De procuratie eis dient in overeenstemming te zijn met de geoffreerde prijs. Bedrijfsstructuur Ter verduidelijking van het uittreksel uit het handels- en beroepsregister dient inschrijver na een schriftelijk verzoek van de RUG een duidelijke omschrijving van de bedrijfs- en rechtsvorm alsmede Rijksuniversiteit Groningen 20

21 van de organisatiestructuur inclusief organogram te geven. Uitsluitend een verwijzing naar het uittreksel van het handels- of beroepsregister volstaat in deze niet. Ten aanzien van het bewijs van inschrijving in het handels- en beroepsregister en de beschrijving van de bedrijfsstructuur dient na een schriftelijk verzoek van de RUG de hierboven gevraagde bewijsstukken te worden overlegd. 6.6 Beroep op een derde/derden t.b.v. geschiktheidseisen o.g.v. artikel 2.92 lid 1 en 2.94 lid 1 AW 2012 Inschrijver kan zich ten bewijze van het voldoen aan de geschiktheidseisen beroepen op middelen van een derde/derden om zo gezamenlijk met een derde/derden te voldoen aan de gestelde eisen hierover. De inschrijver dient hiertoe bij punt 8.2 van de EV aan te geven voor welke geschiktheidseisen hij een beroep doet op een derde/derden. Onder beroep op een derde/derden bij punt 8 van de EV dient ook verstaan te worden een beroep op de ervaring of financiële draagkracht van een gelieerde onderneming (dochter-, zuster of moedervennootschap). De RUG verwacht dat inschrijver te allen tijde zal voldoen aan de contractsverplichtingen, ook indien mocht blijken dat hij niet kan beschikken over de genoemde middelen van een derde/derden zoals dit in punt 8.2 van de ingediende EV is aangegeven. De bescheiden die de inschrijver na een schriftelijk verzoek van de RUG moet overleggen ten behoeve van de beoordeling van de geschiktheidseisen ten aanzien van financiële en economische draagkracht, technische- of beroepsbekwaamheid en beroepsbevoegdheid dienen ook door de derde/derden waarop een beroep wordt gedaan voor de betreffende eisen/punten benoemd in punt 8.2 van de EV te worden ingediend om na te gaan of er daadwerkelijk een beroep kan worden gedaan op de genoemde middelen van de derde/derden. Derden waarop door de inschrijver een beroep wordt gedaan, hoeven de EV zelf niet in te vullen. Rijksuniversiteit Groningen 21

22 7. Programma van Eisen Het programma van eisen is voortgekomen uit de opdrachtomschrijving zoals in paragraaf 3.3 staat vermeld. Het programma van eisen en bijlage 1 eisen en wensen duurzaamheid zijn als separate documenten opgenomen op de aanbestedingswebsite. Inschrijver dient onvoorwaardelijk te voldoen aan dit programma van eisen. Op de aanbestedingswebsite dient u aan te geven of u akkoord gaat met de eisen. Indien de inschrijver ook niet met behulp van een derde/derden de eisen kan voldoen, kan de inschrijver bij punt 7.1 van de EV verklaren waarom zij van mening is dat het niet voldoen aan deze eisen niet zou mogen leiden tot uitsluiting van de inschrijver van de aanbestedingsprocedure. Hiertoe dient een grondige en goed onderbouwde reden te worden aangevoerd die de RUG in overweging kan nemen. Rijksuniversiteit Groningen 22

23 8. Beschrijving gunningscriterium Slechts van inschrijvers die een offerte hebben ingediend die voldoet aan de formele eisen, de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen en die onvoorwaardelijk voldoet aan het programma van eisen wordt het gunningscriterium beoordeeld. Het gunningscriterium is de economisch meest voordelige inschrijving en bestaat uit de volgende subcriteria, welke in onderstaande paragrafen staan beschreven, te weten: G1 Prijs G2 Wensen Duurzaamheid G3 Kwaliteit artikelen G4 Prijsstelling overige artikelen De subcriteria worden beoordeeld op basis van de methode zoals beschreven in hoofdstuk 9 Beoordeling subcriteria. Zaken waar in de beschrijving van de subcriteria naar wordt verwezen middels (niet limitatief) bijlagen, websites al dan niet middels QR-codes, rapporten, films, enz. worden niet beoordeeld. Om er voor te zorgen dat objectieve beoordeling plaatsvindt, dient inschrijver de beantwoording en monsters geanonimiseerd aan te leveren. Dit betekent dat er in de beantwoording/monsters geen naam / logo of overige kenmerken van de inschrijver vermeld mag worden, waaruit de beoordelingscommissie kan afleiden van welke inschrijver deze afkomstig is. 8.1 Subcriterium Prijs (G1) Onderdeel van de beoordeling is de ingediende Prijs, subcriterium G1, voor de opdracht. De aangeboden prijzen worden beoordeeld op basis van de methode zoals beschreven in hoofdstuk 9 Beoordeling subcriteria. Op de aanbestedingswebsite is een prijzenblad (beveiligd excel sheet met uitzondering van de velden die dienen te worden ingevuld) gevoegd. Dit prijzenblad dient door inschrijver te worden ingevuld overeenkomstig de eisen die aan de Prijs zijn gesteld in het programma van eisen en toegevoegd te worden op de aanbestedingswebsite. In het prijzenblad dient een prijs per artikel en opdruk (één dan wel twee aparte opdrukken) te worden afgegeven voor de artikelen: capuchon sweater dames/heren, capuchon sweater unisex, capuchon sweater met rits dames/heren, t-shirt dames/heren, polo dames/heren, houten pen en een plastic pen. De artikelen met één opdruk betreffen artikelen voor in het standaard assortiment van de Universiteitswinkel en de artikelen met twee opdrukken betreffen specials. De aan te bieden artikelen dienen te voldoen aan de eisen zoals gesteld in het programma van eisen (inclusief bijlage 1) en de omschrijving in kolom D van het prijzenblad. Keuze voor model, kleur, plek opdruk en bijvoorbeeld eventuele duurzaamheidsuitingen ten aanzien van de artikelen in het prijzenblad kan inschrijver naar eigen inzicht bepalen. Het textiel dient in zes verschillende hoofdkleuren te kunnen worden aangeleverd, waaronder in ieder geval de kleur rood (bij benadering) PMS 186. Textiel dient aan te sluiten bij doelgroepen: studenten, personeel, alumni, (buitenlandse) gasten. 75% van deze doelgroep wordt vertegenwoordigd door studenten. Schrijfmateriaal (pennen) dient aan te sluiten bij de doelgroepen: studenten, personeel, alumni, (buitenlandse) gasten. De afname door deze groepen is evenredig verdeeld. 8.2 Subcriterium Wensen duurzaamheid (G2) Dit subcriterium beoogt nader inzicht in welke mate extra inspanningen geleverd kunnen worden op het gebied van duurzaamheid in relatie tot de artikelen zoals genoemd in G1, G3.1 en G3.2. Rijksuniversiteit Groningen 23