Jaarverslag De-Atleet. Werken aan fundament en werving!

Transcriptie

1 Jaarverslag De-Atleet Werken aan fundament en werving!

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Jaarverslag Voorwoord... 3 Verslag Bestuur... 4 Verslag Ledenraad... 4 Belangrijkste ontwikkelingen... 5 Wedstrijden... 5 Project De-Hardloper... 5 Ontwikkeling ledentallen... 5 Sportieve prestaties... 6 Activiteiten en evenementen... 7 Samenvatting Knelpunten 2014, verbeterpunten Bezetting kaderfuncties... 8 Financieel verslag Voorwoord van de Penningmeester Balans Activa Passiva Toelichting op de balans Resultaat Opbrengsten Kosten Verslag kascommissie De-Atleet Begroting Opbrengsten Kosten Bijlagen Status: Concept 2 ALV d.d. 30 maart 2015

3 Jaarverslag 2014 Voorwoord Als speerpunten voor de vereniging golden voor 2014: ledenwerving, de ontwikkeling van taken en functies, het op orde brengen van de financiële funding en daar waar mogelijk het uitbreiden van activiteiten. De vereniging is niet in ledental gegroeid, er zijn jeugdleden gestopt, veelal door studie of gezondheidsredenen of andere sportkeuzes. Wel zijn we gegroeid in inzet van meer kaderleden en ook door de opstart van De-Hardloper hebben we een nieuwe doelgroep weten te bereiken. Ook is hard gewerkt aan de opzet van een atletiek clinic programma voor scholen. We zijn alle trainers, vrijwilligers, ouders en atleten dankbaar voor hun betrokkenheid. Ik ga uit van een zeer sportief Leon Graven (Interim) Voorzitter Status: Concept 3 ALV d.d. 30 maart 2015

4 Verslag Bestuur De ontwikkeling van het aantal leden blijft nog steeds achter bij de verwachtingen. De-Atleet moet groeien om goede kwalitatieve trainingen te kunnen blijven aanbieden. We zullen hoe dan ook en met z n allen méér werk moeten maken van werving. In 2015 willen we verder bouwen aan het creëren van betrokkenheid en daar waar het kan, onze activiteiten gaan uitbreiden. Ook wordt er gekeken naar samenwerking met andere verenigingen en organisaties. Huidige samenstelling van het bestuur: Voorzitter: Leon Graven (interim) Secretaris: Carry Megens Penningmeester: Leon Graven Schema aan- en af- treden bestuursleden.* Voorzitter: 2014 Penningmeester: 2015 Secretaris: 2016 * Het tijdstip is de jaarlijkse ALV waarin het bestuur verslag doet over het voorgaande jaar. Namens het bestuur, Carry Megens Verslag Ledenraad Aan de Ledenraad nemen nu deel: Yannick Willems, Brent Cloosterman, Jitse Spierings en Jos Cornelissen. Jos Cornelissen coördinator Ledenraad Status: Concept 4 ALV d.d. 30 maart 2015

5 Wedstrijden Belangrijkste ontwikkelingen De-Atleet heeft deel kunnen nemen aan de landelijke competitie met 1 team bij de junioren jongens B. Verder deden een aantal atleten mee aan het NK Indoor in februari en aan diverse wedstrijden. Project De-Hardloper Eind september van het verslagjaar zijn we begonnen met een recreatieve hardloop groep onder de naam De-Hardloper. We onderscheiden ons door ons niet alleen te richten op enkel conditieopbouw. Binnen de fysiologie kennen we 5 grondmotorische eigenschappen. Naast uithoudingsvermogen kennen we kracht, snelheid, lenigheid en coördinatie. In de maanden voor september is dit concept uitgewerkt in een projectplan. Dit plan is door de Atletiekunie gehonoreerd met een startsubsidie van euro. Ontwikkeling ledentallen Junioren D Meisjes 2 0 Junioren D Jongens 0 0 Junioren C Meisjes 3 4 Junioren C Jongens 2 1 Junioren B Meisjes 1 0 Junioren B Jongens 8 1 Junioren A Meisjes 4 1 Junioren A Jongens 2 6 Senioren Vrouwen 0 0 Senioren Mannen 1 2 Hardlopers Vrouwen 0 3 Hardlopers Mannen 0 5 Kader Vrouwen 0 0 Kader Mannen 6 3 Gasten Meisjes 2 4 Gasten Jongens Status: Concept 5 ALV d.d. 30 maart 2015

6 Sportieve prestatie We hebben in 2014 met een juniorenteam jongens B deelgenomen aan de competitie. NK indoor, Janne Schilperoort werd 3 e met 4m73 bij verspringen Op de ALV in November 2014 hebben alle atleten die een clubrecord hebben gevestigd daarvoor een oorkonde ontvnagen. Clubkampioenschappen zijn gehouden in het eerste weekend van oktober Er werd een speedvijfkamp gehouden met 60m. sprint, kogel, ver, speer en een afsluitende 800m. Er zijn een paar clubrecords verbeterd, er zijn mooie punten gescoord en de prijzen (chocoladecijfers 1, 2 en 3) uitgereikt in het clubhuis. Het was een zeer geslaagde atletiekmorgen De uitslagen zijn online te bekijken op 1. Floyd van Dijk 2. Jitse Spierings 3. Yannick Willems 1. Zillah Cornellisen 2. Janne Schilperoort 3. Rinke Spierings Status: Concept 6 ALV d.d. 30 maart 2015

7 Activiteiten en evenementen 1 augustus 2014 als afsluiting zomerseizoen een speedmeerkampje: 5 onderdelen binnen 1.5 uur. September 2014 Diverse introductieavonden opstarten van De-Hardloper. 5 Oktober Clubkampioenschap 17 Oktober: Werp- en mentale clinic met Frans de Laat Op de extra ALV 14 November 2014 is de evenementencommissie weer opgericht: Kick Hofstra (Voorzitter), Jitse Spierings en Brent Cloosterman. Samenvatting Knelpunten 2014, verbeterpunten 2015 Ledenwerving en uitbreiding activiteiten daar waar mogelijk. Financiële funding nog verder op orde krijgen Het aantrekken van meer vrijwilligers om alles wat op papier staat ook uit te kunnen voeren. Er zal meer gedaan moeten worden om de betrokkenheid verder uit te bouwen waardoor de gezamenlijke richting helder wordt en mensen zelfstandig zaken kunnen, willen en gaan oppakken. Sociale evenementen organiseren. Extra bestuursleden Status: Concept 7 ALV d.d. 30 maart 2015

8 Bezetting kaderfuncties Bestuur in 2014 Voorzitter: Leon Graven ad-interim en Penningmeester: Leon Graven Secretaris: Carry Megens Overige vaste functies in 2014 Ledenadministratie: John de Bruin Ploegleiders: Patrick Putman, Michel de Bruijn, Leon Graven, Roos Awater Atletenraad: Yannick Willems, Brent Cloosterman, Jitse Spierings en Jos Cornelissen Evenementencommissie: Kick Hofman (Voorzitter), Jitse Spierings en Brent Cloosterman Website: Michel de Bruijn, Carry Megens Administratie clubrecords: Michel de Bruijn Sponsoring: Heleen Brinkman Trainers: Leon Graven, Patrick Putman, Carry Megens, John de Bruijn Status: Concept 8 ALV d.d. 30 maart 2015

9 Financieel verslag 2014 Status: Concept 9 ALV d.d. 30 maart 2015

10 Voorwoord van de Penningmeester We sluiten de boeken voor het tweede jaar. In tegenstelling tot het voorgaande jaar kunnen we nu ons resultaat vergelijken met de begroting zoals aan het begin van het jaar door de ledenvergadering vastgesteld. We hebben dit jaar een positief resultaat behaald van 555 euro. Wel dient direct gemeld te worden dat we tegen het einde van het boekjaar een subsidie hebben mogen ontvangen van de Atletiekunie. Een deel van deze subsidie is nog niet besteed en wordt vermeld onder niet uit de balans blijkende verplichtingen. Namens het bestuur, Leon Graven Penningmeester Status: Concept 10 ALV d.d. 30 maart 2015

11 Balans Activa Bank Voorraad Kleding Nog te ontvangen bedragen Nog te ontvangen contributie Passiva Rekening courant Bestuur Eigenvermogen Resultaat Nog te betalen kosten Voorruit ontvangen bedragen Status: Concept 11 ALV d.d. 30 maart 2015

12 Toelichting op de balans Het banksaldo bestaat uit één rekening-courant en één bedrijfsspaarrekening bij de Rabobank. De voorraad kleding is gewaardeerd tegen inkoopprijs en bestaat uit topjes, T-shirts en truien. De nog te ontvangen contributie bestaat uit een zevental kleine nota s van zes personen. Drie van deze nota s zijn op het moment van schrijven al voldaan. Vooralsnog gaan we bij de 4 nog openstaande nota s uit van onachtzaamheid. De rekening courant bestuur is een bevoorschotting door een bestuurslid. De 1.300, - euro waren nodig om de voorraad kleding en het negatieve resultaat van 2013 te financieren. Het bedrag op nog te ontvangen bedragen houdt verband met een foutje in een afrekening omtrent het kamp in januari. Het bedrag is inmiddels geheel ontvangen. De nog te betalen kosten bestaan uit wervingskosten (345), facilitaire kosten (694,-), kosten voor sponsorborden (165), bankkosten (33) en licentiekosten voor de groep hardlopers (74) Niet uit de balans blijkende verplichtingen In mei van het boekjaar 2013 heeft de vereniging voor 3.000,- aan materialen ontvangen van De Trainer Sportmaterialen. Tegelijkertijd staat hier een sponsorverplichting tegenover ter waarde van hetzelfde bedrag aan De Trainer sportmaterialen. Deze verplichting is echter pas in 2014 geëffectueerd met een sponsorcontract. Dit contract heeft een looptijd van 5 jaar. Verder is de subsidie die is ontvangen voor project De-Hardloper nog niet volledig besteed. Dit resulteert, in een verplichting van 205 euro welke in 2015 als kosten is begroot binnen de post Activiteiten en werving Verder zijn er geen verplichtingen welke niet op de balans zijn opgenomen. Status: Concept 12 ALV d.d. 30 maart 2015

13 Resultaat Opbrengsten Basis Contributie Contributie Extra Trainingen Contributie Gasten Contributie Hardlopers Grote Clubactie Subsidie Sponsoring Kosten Trainerskosten Baanhuur Kantine kosten Inschrijven Wedstrijden Bankkosten Activiteiten en werving Overige kosten Resultaat Status: Concept 13 ALV d.d. 30 maart 2015

14 Verslag kascommissie De-Atleet 2013 was het jaar van opstart van De-Atleet en het initieel opzetten van de financiële- en ledenadministratie kenmerkte zich door een verdere verbreding en verdieping van activiteiten, waaronder het project De-Hardloper en meer aandacht voor ledenwerving. Daarnaast is de financiële- en ledenadministratie geconsolideerd en op onderdelen verbeterd. Ondergetekenden hebben, samen met Brent Kloosterman, aankomend kascommissie-lid, op 23 maart 2015 onder toelichting van Leon Graven, penningmeester, de kascontrole verricht over het boekjaar Uitgaande van het financieel verslag 2014, met daar in opgenomen het resultaat over 2014 en de balans per 31 december 2014, is de achterliggende financiële documentatie beoordeeld. Onze bevindingen zijn als volgt: 1. De financiële administratie is naar eer en geweten opgezet en gevoerd; 2. Wij hebben het door de penningmeester opgestelde financieel verslag over 2014, de financiële administratie en de hieraan gerelateerde ledenadministratie met bijbehorende contributie-afdracht steekproefsgewijs onderzocht. Het geheel vormt een voldoende nauwkeurige samenvatting van de financiële mutaties in 2014 op de rekeningen van De- Atleet. 3. In het verslag van de kascommissie 2013 werd de volgende aanbeveling gedaan: Om contante betalingen transparant in de boekhouding op te kunnen nemen is het gebruik van kwitanties óf het versturen van een (digitale) ontvangstbevestiging richting de betalende wenselijk. Hieraan is in het boekjaar 2014 invulling gegeven. Het expliciet maken van de contante betalingen heeft geleidt tot een betere en meer inzichtelijke financiële administratie. Net als in 2013 houdt de kascommissie vast aan de volgende aanbevelingen: 1. Om de controleerbaarheid door de kascommissie en de overdraagbaarheid van de boekhouding op termijn te optimaliseren, de aansluiting op de ledenadministratie te vereenvoudigen én een eventuele achterwachtfunctie in de toekomst eenvoudiger in te vullen, is het gebruik van een eenvoudig boekhoudprogramma ter vervanging van de huidige vormgeving in Excel, wenselijk. Hierover is tijdens de kascommissiecontrole gesproken en geconcludeerd dat een nieuwe ervaren penningmeester, de financiële administratie in huidige vorm, na inhoudelijke overdracht en toelichting, wel kan overnemen. Status: Concept 14 ALV d.d. 30 maart 2015

15 De kascommissie spreekt haar waardering uit voor het goede en vele werk van het Bestuur wat ertoe bijgedragen heeft dat De-Atleet met een positief resultaat over 2014, als voorlopig voldoende gezond kan worden beschouwd. Kanttekening hierbij is dat een eenmalige subsidiebijdrage in het kader van het project De-Hardloper hier voor een belangrijk deel aan heeft bijgedragen. Het Bestuur is zich hiervan terdege bewust en beziet voor 2015 in hoeverre de kosten voor De-Atleet meer in evenwicht gebracht kunnen worden met de opbrengsten. Conclusie: We hebben de rekening en financiële verantwoording van het Bestuur over het verenigingsjaar 2014 onderzocht. De kascommissie heeft in het gecontroleerde geen onregelmatigheden geconstateerd. We zijn van mening dat deze stukken een getrouw beeld geven van a) het financieel handelen van, en beheer door, het Bestuur en b) de financiële positie van de vereniging. We adviseren de Algemene Leden Vergadering dan ook het Bestuur decharge te verlenen over de cijfers van het boekjaar Met vriendelijke groet, Patrick Putman Paul Spierings Status: Concept 15 ALV d.d. 30 maart 2015

16 Begroting Opbrengsten Basis Contributie Contributie Extra Trainingen Contributie Gasten Contributie Hardlopers Grote Clubactie Sponsoring Kosten Baanhuur Trainerkosten Kantine kosten Inschrijven Wedstrijden Bankkosten Activiteiten Werving Resultaat Status: Concept 16 ALV d.d. 30 maart 2015

17 Bijlagen Status: Concept 17 ALV d.d. 30 maart 2015