Plan van aanpak. Q. Jong A Tai. Datum: 28 april 2015 Opdrachtgever:

Transcriptie

1 Plan van aanpak Naam: Q. Jong A Tai Projectnaam: NBA-Update Datum: 28 april 2015 Opdrachtgever: NBA 1

2 INHOUDSOPGAVE 1. Achtergronden De organisatie: Aanleiding voor dit project: Projectopdracht Projectnaam: Opdrachtgever: Opdrachtnemer: Projectopdracht Doelstelling Projectactiviteiten Voorbereiding: Tussentraject: Realisatie: Nazorg: Projectgrenzen Projectdata: Budget Randvoorwaarden: Kwaliteit Technische kwaliteitseisen/middelen Software Apparatuur Wens klant Ruimte en faciliteiten Projectleden Redactie Webdesign Marketing Kwaliteitscontrole Intern Extern Aanleggen Betrekken Projectorganisatie Projectteam QQD B.V Adviseurs QQD B.V. (Extern) Opdrachtgevers Planning Begroting Inkomsten Uitgaven Risico s Interne risico s Externe risico s

3 1. Achtergronden 1.1 De organisatie: Er wordt voornamelijk in ons bedrijf (gevestigd in Almere) aan dit project gewerkt. Iedere afdeling die aan het project meewerkt doet alles op het kantoor. Alleen de CEO is in sommige gevallen niet aanwezig op kantoor, omdat hij ook naar bestaande en potentiële klanten toemoet om nieuwe projecten binnen te halen. Dit gebeurd voornamelijk in amsterdam en omgeving. De CEO zal voornamlijk dus onderweg, thuis en op kantoor zijn werkzaamheden verrichten. Aan dit project werken de web, marketing en redactie afdeling. De CEO (Quentin Jong A Tai) werkt aan het finciële plaatje en heeft het eindoordeel over alles wat geproduceerd gaat worden Aanleiding voor dit project: We hebben onze eerste echte grote & internationale klus binnen gekregen, het is onze make or brake situation. Wij als bedrijf kunnen hiermee gaan groeien, en misschien zelfs gaan concurreren met grote bedrijven. Ons voornaamste wordt dan om een topproduct neer te zetten. 2. Projectopdracht 2.1 Projectnaam: De naam voor het project, en tevens het eindresultaat gaat NBA-Update heten. De keuze van de naam is door ons bedrijf QQD B.V. bedacht. Wij hebben gekozen voor deze naam, omdat dit in één keer twee belangrijkste punten weergeeft die naar voren moesten komen: Waarover de website gaat en dat kon je zien dat het laatste nieuws erop staat. NBA is de naam waarover het gaat. De update staat voor het laatste rondom de NBA. Wij mochten van onze opdrachtgever onze eigen visie erop los laten, zodat er een frisse blik kon komen met het eindresultaat. 2.2 Opdrachtgever: De opdrachtgever voor dit project is de NBA (National Basketball Association). De NBA is één van de grootste sport leagues in Amerika en Canada. Elk jaar trekt dit miljoenen kijkers op TV & in de stadions. NBA is opgericht in Hun vraag is ons bedrijf is om een website te bouwen waar je het laatste nieuws kan vinden, over de NBA. D NBA wilt graag een nieuwe website die een nieuwe blik moeten werpen op de kijkers die het volgen via internet. 3

4 De contactpersoon voor dit project is: Peter Kleijn, projectleider van het project: Plus. Als extra ondersteuner heb ik Fred Voss toegewezen gekregen, hij gaat mij helpen met de marketing achter de website. En helpt het met bepaalde elementen waar nodig is. 2.3 Opdrachtnemer: Dit project is aangenomen door het QQD B.V. (Quentin s Quality Design). Een bedrijf dat zich voornamelijk richt op projecten die met web te maken hebben, we zijn goed startend bedrijf die hard aan de weg timmert. We zijn werken ook met Game en AV projecten, mits deze worden aangeboden worden aan ons bedrijf. De leiding van voor dit project wordt overgelaten aan Quentin Jong A Tai; productiemanager, CEO en contactpersoon van QQD B.V.. Dit is het grootste project wat tot nu toe binnen is gekomen in ons bedrijf, ook wel onze make or brake situation. Als dit project een succes kan het ons naambekendheid geven, mocht falen zijn we de gebeten hond. Vandaar de CEO de leiding heeft over het hele project. 2.4 Projectopdracht De opdracht die wij hebben gekregen van de NBA & NHL is om nieuwe websites te bouwen voor de NBA & NHL, waar het laatste nieuws te vinden is over beide sporten. We kregen maar één eis van ze mee: we willen dat de websites een frisse blik werpen op beide sporten. Voor de rest hebben we bedrijf totale inbreng in wat wij willen doen ermee. 2.5 Doelstelling De doelstelling die ik zet voor dit project is om de eis die aan ons gesteld is, om dat goed in ons product te verwerken. Natuurlijk willen wij als bedrijf een goed eindproduct afleveren voor deze klanten. Hiervoor zullen wij als bedrijf wat meer tijd in dit project steken dan andere project die al lopen. Dit zou voor ons als bedrijf de grootste kans zijn om onszelf naamsbekendheid te geven. 3. Projectactiviteiten 3.1 Voorbereiding: - Concept bedenken - Projectvoorstel schrijven - Management samenvatting schrijven - Plan van aanpak maken - Planning maken (Strokenplanning, Scrum en Trello) - Concept presentatie 4

5 3.2 Tussentraject: - SWOT-Analyse maken - Onderzoek naar de doelgroep - Concurrentie-Analyse maken - Begroting uitgaven (verwachting) - Begroting inkomen (verwachting) - Marktonderzoek - Marketingplan - Flowchart - Tussenpresentaties - Vergaderingen voortgang - Webadres (domeinnaam) 3.3 Realisatie: - Logo maken - Website - Vergadering houden 3.4 Nazorg: - Zorgen voor materiaal - Afsluitende vergadering - Presentatie aan de klant - Na zitten met klant en medewerkers - Urenverantwoording - Nacalculatie - Evaluatie 5

6 4. Projectgrenzen 4.1 Projectdata: Start project: vrijdag 17 april 2015 Inleveren projectvoorstel: donderdag 16 april 2015 Tussenpresentatie: vrijdag 22 april 2015 Plan van Aanpak: vrijdag 22 april 2015 Presentatie klant: donderdag 25 juni 2015 Eind project: donderdag 25 juni Budget Door de opdrachtgever is er geen budget vastgesteld. We zijn vrij in het uitgeven van geld, om deze website tot een goed geheel te brengen. 4.3 Randvoorwaarden: Er zal een voorstel gedaan worden door ons voor de leraren dat bestaat uit een plan van aanpak met daarin alle opdrachten die uitgevoerd moeten worden voor dit project. De opdracht zullen telkens woorden aangepast totdat de klant tevreden is met het eindresultaat. 5 Kwaliteit 5.1 Technische kwaliteitseisen/middelen Onze technische kwaliteitseisen/middelen zijn opgedeeld 3 groepen: - Software (software die we gebruiken om mee te werken) - Apparatuur (de apparatuur die wij nodig voor het realiseren van het product) - Wens klant (de richtlijnen die de klant heeft aangegeven erin te verwerken) 6

7 5.1.1 Software Adobe pakket: Microsoft Office: Website builder: Computer software: Apparatuur - Photoshop wordt gebruikt om foto s aan te passen, indien dit nodig is. Photoshop zal ook gebruikt worden voor het maken van voorbeeld websites en moodboards. Dit om de sfeer te bepalen die we uitstralen met de website - After Effects wordt gebruikt om effecten in foto s en video s erbij in plakken. Dit kan een totaal andere sfeer geven aan de foto of video. Hiermee zullen we een bepaalde sfeer kunnen creeën voor de website. - Première Pro wordt gebruikt voor het maken films. We kunnen gebruiken maken filmjes die te maken hebben met de sport zelf, en/of uit de competetie komen. Hiermee kunnen we ook beeldmateriaal gebruiken om een bijvoorbeeld een reclamespotje te maken. - InDesign wordt gebruikt om een huisstijl te verwerken in de verslagen die wij gaan opleveren aan de klant. Oftwel alles wat opgeleverd aan de klant wordt voorzien van een huisstijl. - Microsoft Word wordt gebruikt om verslagen te maken die uiteindelijk worden opgeveleverd worden aan de klant. Dit om de informatie te verstrekken die we hebben gebruikt, en de keuzes die we hebben gemaakt met redenatie. Dit allemaal samengesteld in verslagen. - Microsoft Excel wordt gebruikt om een stroken planning te maken, en een urenregistratie bij te houden. - Microsoft Powerpoint wordt gebruikt voor de concept presentatie die tussendoor gehouden moet worden aan de klant. Dit om de klant een beeld te geven van wij nou willen maken en bereiken met het product. - WIX Websitebuilder wordt gebruikt om de website in de bouwen. Er worden eerst een paar concept gebouwd en bepalen vanuit daar welke richting we opgaan met de website. - WordPress Website/Blogbuilder wordt gebruikt als noodoplossing, mochten er ineens klachten ontstaan met de website die we niet per direct kunnen verhelpen. Dan kunnen met behulp van WordPress een tijdelijke website in de lucht gooien, zodat mensen alsnog de website kunnen bezoeken. - Windows 8 wordt voornamelijk bij ons in het bedrijf gebruikt. - Apple software wordt gebruikt op imac s die staan in het bedrijf. Deze worden voornamelijk gebruikt voor het bewerken van films (indien nodig). Laptop/PC Macbook/iMac - Laptop is een pré bij ons, zodat er ook vanuit huis of een andere locatie gewerkt kan worden dan op de werkvloer. - PC s zijn beschikbaar voor de werknemers die liever werken met een computer. Natuurlijk werkt het adobe pakket beter op een computer of imac. Daarmom heeft elke computer of imac het adobe pakket er op staan. - Werknemers die liever met een macbook werken dan met een laptop hebben dat zelf aan moeten schaffen. De designers van het bedrijf beschikken voornamelijk 7

8 Printer over een Macbook. Dit is omdat de resolutie van een macbook beter is in tegenstelling tot een laptop. - imac s staan net als de PC s beschikbaar in het gebouw, alleen zijn deze alleen toegankelijk voor de designers van het bedrijf. - Printer wordt gebruikt om verslagen en visuals uit te printer op papier. Dit zal gebeuren voor de vergaderingen die gehouden worden, de tussentijdse presentaties met de klant, en tot slot om alles netjes af te leveren aan de klant bij het opleveren van het product zelf Wens klant De klant heeft maar één wens bij de oplevering van het product. Dat is dat er een firsse kan worden geworpen op de website. Ze willen een draai maken van 180 graden. Voor de rest zijn wij als bedrijf helemaal vrij qua invulling en opleverening. 5.2 Ruimte en faciliteiten QQD B.V. is een bedrijf dat gevestigd is in Almere stad. Het bedrijf zelf is naast het treinstation, dus is het met openbaar vervoer makkelijk bereiken. Natuurlijk is er ook parkeerplaats dat beschikbaar is gesteld voor het personeel. Er is maar één pand waar QQD is gevestigd, omdat we graag inversteren in onze werknemers. Kwaliteit boven kwantiteit. met deze instelling zijn we goed op weg als bedrijf. Mocht het zo zijn dat we met het project in tijdnood komen, dan zal er bijvoorbeeld in het weekend thuis gewerkt moeten worden door bepaald personeel. Dit om de achterstand in te halen die we hebben opgelopen als bedrijf. We rekenen wel de persoon of personen erop als er een achterstand wordt opgelopen. Deze mensen zullen hiervoor natuurlijk wat meer werk moeten leveren. Ook wel overwerken. Ze zullen in hun eigen vrije tijd hun achter moeten ophalen. 5.3 Projectleden Wij als bedrijf als moeten de taken goed verdelen. Dit zorgt ervoor dat je juiste opdrachten bij de juiste personen komt. Wat vervolgens een goed resultaat zal opleveren. Nou zijn er bepaalde afedelingen bij ons in het bedrijf die zich elk specialiseren in bepaald onderwerp. Deze afdelingen zijn: - Redactie - Webdesign - Marketing - Finaciële zaken Alleen redactie, webdesign en marketing zullen meewerken aan dit project. Als CEO zal ik (Quentin Jong A Tai persoonlijk overleg voeren met de tussenpersonen van de klant en regel ik persoonlijk de financiële rondom dit project. 8

9 5.3.1 Redactie Op de redactie worden de teksten geschreven voor de websites die geproduceerd worden. Alle teksten die geschreven worden gecheckt op spelfouten en interpuncties. Zij zijn in samenwerking met de afdeling marketing en webdesign, ze doen samen het vooronderzoek voor het product Webdesign Webdesign zal zich bezig gaan houden met de website zelf. Ze zullen voorbeeld websites creëren om te kijken welke sfeer het beste past voor de website zelf. Ze zullen ook moodboards maken om een bepaalde sfeer te generen met de wens van de klant Marketing Het marketing team zal zich bezig gaan houden om de website onder de aandacht van de mens te brengen. Zij zullen als team de hele promotie om de website moeten verzorgen. Dit kan bijvoorbeeld via social media. 5.4 Kwaliteitscontrole Wij willen als bedrijf dat dit project zo goed en soepel mogelijk verloopt. We willen graag als bedrijf een goed kwalitatief product afleveren. Hiervoor hebben we controles ingesteld die ons kunnen behoeden voor het geval de kwaliteit van het product niet naar behoren is Intern Binnen het bedrijf en elke afdeling zal er een projectarchief worden bijgehouden. Elke afdeling zal per week bij houden hoe de vorderingen zijn binnen de afdelingen. Zo kunnen we direct zien of we ergens achterstand oplopen, en hier gelijk op kunnen inspelen doormiddel van overwerken. Alle projectarchieven worden door de afdelingshoofden overhandigd aan de CEO en in samengebundeld tot een verslag dat het projectarchief zal zijn Extern Mochten wij als bedrijf het niet kunnen met alleen onze mankracht. Dan kunnen wij hulp van buitenaf moeten vragen. We kunnen een projectmanager inschakelen. Mochten we er niet uit kunnen komen. Hij kan met zijn frisse blik anders kijken naar project. We kunnen mensen van buitenaf ons laten beoordelen over het project. Dit zal gebeuren door een deskundige. Dit zal in ons een web deskundige. Er kunnen vragen gesteld worden zoals: is het goed? Wat vind u van de userinterface? Is het project haalbaar? Kunt u nog waar het over gaat? Enz Aanleggen Er zal teamoverleg wekelijks plaatsvinden. Het eerste teamoverleg gebeurd met de CEO en de afdelingshoofden. Hier wordt voorgang besproken per afdeling. Ook wordt er besproken wat voor producten er nog geproduceerd gaan worden. Het werk wat gemaakt wordt zal door de gemaakte persoon nagekeken worden. Hiermee zal hij de fouten die hij/zij gemaakt heeft er gelijk uitgehaald kunnen worden. De redactie afdeling zal zelf ook 9

10 nog over het gemaakte werk kijken, en indien nodig de fouten aanpassen melden. De fouten die gemaakt zijn zullen ook bij de persoon zelf worden voorgelegd, om dit in de toekomst te voorkomen Betrekken Klant: De klant wordt op de afgesproken ingelicht over de vorderingen van het project. De klant kan ook onverwachts binnevallen om te kijken naar voortgang, of om nog een kleine aanpassen toe te voegen. Adviseur: De externe adviseur wordt ook wekelijks ingelicht over de stand van zaken over het project. Aan de hand van de informatie die hij verkrijgt over het project kan tips en/of verbeterpunten noemen. Gaan we wel de goede kant op of moet en dingen wijzigen of juist dingen toevoegen. Als ervaringdeskundige kan hij ons in de juiste richting sturen. 6. Projectorganisatie 6.1 Projectteam QQD B.V Team Functie Bereikbaarheid Beschikbaar heid Overlegmo menten Functies Q. Jong A Tai Projectmanager/ CEO @ma-web.nl t/m vrijdag 8:00 17:00 & vrijdag 10:00 of 15:00 Regelen van Finaciën, Contact houden met klant J. Jansen Hoofdredacteur jansen@gmail.com t/m vrijdag 9:00 17:00 & vrijdag 10:00 of 15:00 Teksten schrijven & nakijken, onderzoek doen, conact houden met de manager A. Hidek Art director webdesign hidek@gmail.com t/m vrijdag 9:00 17:00 & vrijdag 10:00 of 15:00 Website bouwen, moodboard maken, contact houden met manager W. Piqué Marketing director piqué@gmail.com t/m vrijdag 9:00 17:00 & vrijdag 10:00 of 15:00 Promotie materiaal maken, onderzoek doen naar de markt, contact houden met manager 10

11 6.2 Adviseurs QQD B.V. (Extern) Adviseurs Functie Bereikbaarheid Beschikbaarheid Overlegmomenten P. Kleijn Adviseur/coördi nator Dinsdag: 8:30 tot 10:30 Vrijdag: 8:30 tot 10:30 Mogelijk tijdens aangegeven dagen/tijden. F. Voss Martketeer/doc ent marketing : 9:30 tot 12:45 Dinsdag: 13:15 tot 14:15 Mogelijk tijdens aangegeven dagen/tijden. O. Salmoun Eigenaar van Marokko.nl/mar keteer : 9:30 tot 10:30 Mogelijk tijdens aangegeven dagen/tijden. 6.3 Opdrachtgevers Opdrachtgevers Functie Bereikbaarheid Beschikbaarheid Overlegmomenten A. Silver Opdrachtgever/ Commissaris van de NBA : 16:00 (CET) Woensdag: 16:00 (CET) Vrijdag: 16:00 (CET) Mogelijk tijdens aangegeven dagen/tijden. 11

12 7. Planning 12

13 8. Begroting 8.1 Inkomsten 13

14 8.2 Uitgaven 14

15 9. Risico s 9.1 Interne risico s - Een (te) lange doorlooptijd van het project. - Projectleden die van ver moeten komen om te vergaderen. - Veel verschillende deelgebieden. - Projectleden die onverwachtse met lastige situaties te maken krijgen (bijv. Overlijden familielid). - Projectleden die niet met elkaar kunnen of willen samenwerken. - Onvoldoende bekendheid van het project binnen het organisatie. - Producten van het project die niet op tijd geleverd worden. - Onverwachtse ziekte bij projectleden. - Slechte communicatie tussen de samenwerkende afdeling. 9.2 Externe risico s - Onvoldoende tijd voor besluitvorming. - Onduidelijke projectgrenzen. - De klant wil ineens de wensen die hij heeft aanpassen. - Onvoldoende medewerking van de organisatie. - Externe mensen leveren te weinig bijdrage. - Openbaar vervoer valt uit waardoor mensen niet kunnen werken op kantoor. - Extra kosten voor externe door (te) lange doorlooptijd van het project. - Een andere doelstelling dan die welke is geformuleerd in het plan van aanpak. - Geen blijvende bereidheid bij afdelingen om medewerkers te leveren voor de projectgroep. 15