Plan van aanpak. Pers ontbijt Jill Kranenburg

Transcriptie

1 Plan van aanpak Pers ontbijt Jill Kranenburg 1

2 1 Plan van aanpak 1.1 Achtergronden Projectopdracht Debriefing Project activiteiten Projectgrenzen Producten Kwaliteit Projectorganisatie Planning 7 t/m Kosten Kosten uren Risico s Technische specificaties Juridische zaken Misbruik voorkomen 11 3 Evaluatie 11 2

3 Plan van aanpak achtergronden Inleiding Het begint allemaal in Chris Martin, eigenaar van een kleine apotheek in het Nieuw- Zeelandse stadje Whangamata ontwikkelt de eerste Merino crème. Dr. Martin is gefascineerd door de verzorgende eigenschappen van lanoline en vindt het onbegrijpelijk dat er nog geen skincare producten met lanoline op de markt zijn. Maandenlang test hij in de werkplaats van zijn apotheek een zelfgemaakte crème, met als resultaat het uiteindelijke recept van Merino Skincare. Tot op de dag van vandaag een streng bewaakt geheim. Inmiddels worden de producten van Merino Skincare al 25 jaar wereldwijd gebruikt en zijn sinds 2014 ook in Nederland verkrijgbaar. Merino skincare nl is gevestigd op de Utrechtsedwarsstraat te Amsterdam. De opdrachtgever Caroline Snellen, algemeen caroline@merino-skincare.nl T: Plan van aanpak Projectopdracht De opdracht Merino Skincare heeft een nieuw product binnengekregen die begin februari 2016 gelanceerd zal worden. Het gaat om Anti-age Placenta Eye Crème with vitamine B5, C, E en Propolis 15ml. Voor de lancering zal er een ontbijt plaatsvinden met de onderstaande titels: Women s Health Santé NRC Cosmopolitan Glamour Marie-Claire ELLE JAN littleslist.nl Het is de bedoeling dat de opdrachtnemer alles regelt van begin tot eind. Smart Specifiek: Het organiseren van een ontbijt om de Anti-age Placenta Eye Crème with vitamine B5, C, E en Propolis 15ml te introduceren Meetbaar: Het doel is bereikt als het ontbijt is geweest met een goed eindresultaat Acceptabel: De opdracht moet voldaan worden door de opdrachtnemer om haar opleiding te behalen. Hiernaast krijgt zij een vergoeding en de opdrachtgever producten die voor langere tijd gebruikt kunnen worden. Realistisch: Het is realistisch als de planning goed gevolgd wordt. Tijdsgebonden: Het ontbijt zal in de eerste week van februari plaatsvinden. 3

4 Plan van aanpak Projectopdracht Debriefing Het bedrijf: Merino Skincare Nederland Gegevens contactpersoon: Caroline caroline@merino-skincare.nl T: Probleem/wens/vraag: Om Anti-age Placenta Eye Crème with vitamine B5, C, E en Propolis 15ml te introduceren, moet er een ontbijt georganiseerd worden. Doelgroep: Voor het ontbijt focust Merino zich voornamelijk op bloggers en journalisten tussen de 25 en 60 jaar. Communicatie-doelstelling: Doormiddel van het ontbijt moeten de journalisten zo enthousiast worden, dat ze er een artikel over gaan schrijven. Het ontbijt is alleen bedoeld voor journalisten die werken bij print magazines. Gewenste sfeer / uitstraling: De aankleding moet in de kleuren die ook op de website gebruikt zijn. Dit zijn wit en groen. Verder zal er alleen biologisch eten zijn. Bestaand materiaal (t.a.v. vormgeving) Eventuele bestaand beeld komt uit het beeld archief van Merino Skincare NL. Gewenst producten Ontbijt voor de pers Technische specificaties n.v.t Budget: Er is geen budget vastgesteld. Tijdsplanning: Begin: 17 december 2015 Einde: eerste week van februari (nog geen data vastgesteld) Overige afspraken: Niet van toepassing 4

5 Plan van aanpak Projectactiviteiten Fase Wat Wie Wanneer Plan van aanpak Voorbereiding Debriefing Jill Week 51 Realisatie Plan van aanpak Jill Week 51 Afronding PVA controleren Caroline Week 51 Eventuele aanvullingen/ toevoegingen toepassen Jill Week 51 Organiseren pers ontbijt Voorbereiding Concept/dagplanning uitschrijven Lijst met genodigde opstellen Jill Week 1 Jill Week 1 Uitnodigingen maken Jill Week 1 Uitnodigingen versturen Jill Week 1 Menu/recepten bedenken Jill & Caroline Week 2 Persbericht maken Caroline Week 2 Realisatie Productpresentatie maken Caroline Week 2 Stoelen huren Jill Week 3 Boodschappen doen Jill & Caroline Week 5 Bloemen bestellen Jill Week 5 geschenk maken/ bestellen Jill Week 5 Afronden Ruimte klaarmaken Jill & Caroline Week 5 Gasten ontvangen Jill & Caroline Week 5 Presentatie geven Caroline Week 5 Foto s/filmpjes maken Jill Week 5 Afronding van het ontbijt Gasten een herinnering van de dag sturen. (foto s, video s etc.) Jill & Caroline Week 5 Jill Week 6 5

6 Plan van aanpak Projectgrenzen periode Startdatum: Woensdag 13 december 2015 Einddatum: 11 februari 2016 Budget Er is geen budget vastgesteld. Randvoorwaarden - De einddatum is 11 januari Er is een duidelijke planning gemaakt en die moet ook gevolgd worden - Er moeten duidelijke data s zijn voor overleg Activiteiten die de opdrachtnemer wel doet - Plan van aanpak maken - Alle voorbereidingen, bestellingen en uitvoering Activiteiten die de opdrachtnemer niet doet - Persbericht maken - Productpresentatie maken - Presentatie tijdens het ontbijt geven Plan van aanpak Producten 1. Opdracht blok 2, Mediacollege Amsterdam. Dit is een plan van aanpak schrijven. Het plan van aanpak moet worden aangeleverd voordat de daadwerkelijke producten tot stand kunnen komen. 2. een ontbijt organiseren voor de pers voor de lancering van het nieuwe product: Anti-age Placenta Eye Crème with vitamine B5, C, E en Propolis 15ml Plan van aanpak Kwaliteit Het is belangrijk dat het ontbijt een succes wordt. Het doel is namelijk om de journalisten er een artikel over te laten schrijven voor in hun blad om zo het product goed te introduceren. Als de kwaliteit niet goed is zal het begin van de verkoop van het product al slecht gaan. Dit kan gevolgen hebben voor de rest van de verkoop. 6

7 Plan van aanpak Projectorganisatie Naam Functie Contact Beschikbaarheid Jill Kranenburg Stagiaire Jill Kranenburg T: jill@merino-skincare.nl Dinsdag t/m vrijdag Caroline Snellen Directeur Caroline Snellen T: caroline@merino-skincare.nl Maandag, dinsdag en donderdag Communicatie Caroline en de opdrachtnemer hebben contact via de mail of persoonlijk. De opdrachten die de opdrachtnemer krijgt worden allemaal nagekeken door Caroline. Zij geeft hier eventuele feedback of aanvullingen op en die worden dan weer Verwerkt. Mocht iets veel geld kosten moet het eerst worden goedgekeurd door Ghene (directeur). Plan van aanpak Planning Overlegmomenten Elke donderdag zijn er overlegmomenten. Zo weet iedereen van elkaar wat de stand van zaken is. Opleveringen Vrijdag 18 december 2015 is de deadline voor het plan van aanpak Donderdag 4 februari van 09:30-11:00 uur vind het ontbijt plaats. Donderdag 11 februari 2016 worden de herinneringen (foto s filmpjes etc.) verstuurd. 7

8 Taken Wie Begin Eind Dagen Week Ma Di Wo Do Vrij Debriefing Jill 16/12 16/ Plan van aanpak Jill 16/12 18/ PVA controleren Caroline 22/12 22/ Eventuele aanvullingen/ toevoegingen toepassen Jill 23/12 23/ Concept/dagplanning uitschrijven Lijst met genodigde opstellen Jill 05/01 05/ Jill 06/01 06/ Uitnodigingen maken Jill 07/01 07/ Uitnodigingen versturen Jill 08/01 08/ Menu/recepten bedenken Jill & Caroline 12/01 12/ Persbericht maken Caroline 12/01 12/ Productpresentatie maken Caroline 14/01 14/ Stoelen huren Jill 19/01 19/ Boodschappen doen Jill & Caroline 02/02 02/ Bloemen bestellen Jill 02/02 02/ geschenk maken/bestellen Jill 02/02 02/ Ruimte klaarmaken Gasten ontvangen Jill & Caroline Jill & Caroline 03/02 04/ /02 04/ Presentatie geven Caroline 04/02 04/ Foto s/filmpjes maken Jill 04/02 04/ Afronding van het ontbijt Jill & Caroline 04/02 04/ Gasten een herinnering van de dag sturen. (foto s, video s etc.) Jill 11/02 11/

9 Plan van aanpak Kosten Kosten uren Fase Taken Geplande uren Uur tarief ( 57,79) Totale kosten Voorbereiding Plan van aanpak 6 346,74 Concept/ dagplanning uitschrijven Lijst met genodigde opstellen Uitnodigingen maken Uitnodigingen versturen Menu/recepten bedenken 2 115, , , , ,37 Totaal 910,43 Realisatie Stoelen huren 1 57,79 Boodschappen doen 2 115,58 Bloemen bestellen 1 57,79 geschenk maken/ bestellen 3 137,37 Totaal 368,53 Afronden Ruimte klaarmaken 3 137,37 Gasten ontvangen 1 57,79 Foto s/filmpjes maken Afronding van het ontbijt Gasten een herinnering van de dag sturen. (foto s, video s etc.) 2 115, , ,79 Totaal 426,32 Totaal excl. 21% BTW 1.705,28 21% BTW 358,11 Totaal 2.063,39 In de begroting is alleen het uurtarief opgegeven, deze kosten komen te vervallen omdat het een stageopdracht is. Dit zouden dus de kosten zijn als Merino Skincare de opdrachtnemer als freelancer had ingehuurd. 9

10 Plan van aanpak Risico s Interne risico s - Onvoldoende kennis bij de projectmedewerkers - De haalbaarheid van de projecten. Er moet goed gepland worden anders is de kans groot dat niet alle projecten geheel afgerond kunnen worden voor de deadline. - Onvoldoende motivatie Externe risico s - Afhankelijkheid van andere mensen binnen het project - Onvoldoende medewerking en of ondersteuning - Onduidelijke projectgrenzen Plan van aanpak Technische specificaties Bestaand materiaal - Foto s uit Nieuw-Zeeland die gebruikt kunnen worden. - Informatie over de producten (beschrijving, prijs en ingrediënten) - Voorbeelden van eerdere evenementen die gegeven zijn. Uiteindelijke mediaproducten - Ontbijt organiseren voor de pers voor de lancering van het nieuwe product: Anti-age Placenta Eye Crème with vitamine B5, C, E en Propolis 15ml Programma s - Dropbox, hier wordt alle informatie bewaard die belangrijk zijn voor alle projectleden. Denk hierbij aan wachtwoorden, verslagen, foto s etc. - Pages, hier in werkt de opdrachtnemer al haar verslagen uit. - Ma-cloud, hier komen alle schoolopdrachten te staan nadat die zijn goedgekeurd - Mail, via de mail houden alle projectleden contact met elkaar - Powerpoint, hierin wordt de productpresentatie gemaakt Plan van aanpak Juridische zaken Gebruiksrechten De opdrachtnemer heeft alle rechten tot het moment dat de producten zijn afgeleverd bij Merino. Vanaf dat moment, naar verwachting eind januari liggen alle rechten bij Merino zelf. Toestemming De journalisten hebben toestemming de foto s te gebruiken die de opdrachtnemer ze toe stuurt. Verder mogen zij alle informatie die donderdag 4 februari gegeven wordt, gebruiken voor hun artikelen. Aansprakelijkheid Mocht er wat fout gaan tijdens het proces is de opdrachtnemer verantwoordelijk. Als de opdrachten afgerond zijn en uithanden gegeven zijn is Merino zelf verantwoordelijk. Zij kunnen de opdrachtnemer dus alleen aansprakelijk stellen als er fouten zijn gemaakt tijdens het proces. 10

11 Plan van aanpak Misbruik voorkomen Om misbruik te voorkomen zal de opdrachtgever zoveel mogelijk informatie voor zichzelf houden, zodat derden zo goed als geen informatie krijgen. Daarnaast zijn er afspraken gemaakt tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever dat alle informatie eerst wordt besproken voordat het naar buiten gebracht wordt. Financieel is het niet mogelijk dat er misbruik gemaakt worden, omdat het een stage opdracht is en er dus niet betaald voor wordt. Blz 4. Communica/e- doelstelling: Evaluatie Het ontbijt moet zo goed worden dat de journalisten enthousiast worden en er wat over gaan schrijven. Het ontbijt is alleen bedoeld voor journalisten die werken bij print magazines. + worden en worden. - Het ontbijt moet enthousiasme en kwaliteit uitralen, zodat de joernalisten met een goed gevoel, veel enthousiasme en kwaliteit een stuk kunnen schijrfen/terug komen op kantoor. Gewenste sfeer / uitstraling: De aankleding moet in de kleuren die ook op de website gebruikt zijn. Dit is wit en groen. Verder zal er alleen biologisch eten zijn. + Dit is wit en groen - Dit zijn wit en groen Bl Een Ontbijtorganiserenvoordepersvoordelanceringvanhetnieuweproduct:AnD- age Placenta Eye Crème with vitamine B5, C, E en Propolis 15ml Blz. 6. Het is belangrijk dat het ontbijt een succes wordt. Het doel is namelijk om de journalisten er een ardkel over te laten schrijven in hun blad om zo het product goed te introduceren. Als de kwaliteit niet goed is zal het begin van de verkoop van het product al slecht gaan. Dit kan gevolgen hebben voor de rest van de verkoop. + rest van de verkoop. - rest van het verkoop Blz. 10. Aansprakelijkheid Mocht er wat fout gaan Djdens het proces is de opdrachtnemer verantwoordelijk. Als de opdrachten afgerond zijn en uithanden gegeven zijn is Merino zelf verantwoordelijk. Zij kunnen de opdrachtnemer dus alleen aansprakelijk stellen als er fouten zijn gemaakt Djdens het proces. + zijn en zijn - meerdere keren het zelfde word gebruikt in één zin. 11