plan van aanpak Social media plan Kasumi van Eijk Klas: MM3B stagedocent: Hillie De Jong Stagebegeleider: Frank Wijnands

Transcriptie

1 plan van aanpak Social media plan Kasumi van Eijk Klas: MM3B stagedocent: Hillie De Jong Stagebegeleider: Frank Wijnands Projectmanagement stagiaire November 2015

2 Inhoud: Achtergronden 3 Debriefing 4 Projectactiviteiten 7 Projectgrenzen 8 Kwaliteit 9 Projectorganisatie 11 Planning 12 Begroting 13 Risico s 14 Juridische zaken 15 Feedback 16

3 Achtergronden Mijn naam is Kasumi van Eijk. In mijn derde en laatste jaar van de MBO opleiding tot media manager maak ik een plan van aanpak. Hierin vertel ik over het media product welke ik ga opleveren. Ik loop stage bij Juice Promotions. Het bedrijf gebruikt social media niet op het niveau dat het zou kunnen. Vandaar dat ik de keuze heb gemaakt om een social media plan te schrijven. Met het schrijven van dit plan willen we ervoor zorgen dat er meer over Juice Promotions gepraat wordt. Ook willen we met het social media plan ervoor zorgen dat we meer sollicitanten krijgen. Juice Promotions J.u.i.c.e Promotions is een creatief promotie bureau in Nederland. Ze werken nauw samen met de opdrachtgevers om interessante en meetbare campagnes te ontwikkelen. Wij prikkelen de zintuigen daar waar de doelgroep zich bevindt; op straat, het strand in winkelcentra of op beurzen en events. Vanuit het hoofdkantoor in Amsterdam werkt Juice voor (internationale) merken en organisaties die producten willen lanceren of sterker in de markt willen zetten. Dit kan doormiddel van: grote sampling campagnes, instore demonstraties, merk activatie, merchandising campagnes of online activatie. Projectopdracht Vanuit het mediacollege heeft Kasumi van Eijk de opdracht gekregen om een mediaproduct te produceren. Het mediaproduct dat ik ga maken is een social media plan. Probleem analyse Op social media wordt er te weinig gepraat over Juice Promotions. Meer mensen moeten Juice kennen en het moet meer in de media voorkomen. Ook het projectmanagement team heeft soms moeite met het vol krijgen van de planning. Conclusie Er moeten dus meer promotors in het bestand komen. Ook moet er een grotere diversiteit aan promotors zijn. Als er meer promotors in het bestand staan zal het projectmanagement minder problemen hebben met de planning. Hierdoor kunnen de projectmanagers zich meer focussen op de kwaliteit van de lopende acties. 3

4 Aan Frank Wijnands Van Kasumi van Eijk Datum Zaterdag 8 oktober 2015 Betreft Debriefing Juice Promotions Geachte heer Wijnands, Naar aanleiding van de briefing op vrijdag zeven oktober stuur ik u hierbij de debriefing. Mocht u nog wijzigingen of aanvullingen hebben dan hoor ik dat graag van u voor maandag dertien oktober. Met vriendelijke groet, Kasumi van Eijk 16053@ma-web.nl

5 Bedrijf Juice Promotions is een promotie bedrijf gevestigd in Amsterdam, Sloterdijk. Ze houden zich bezig met verschillenden soorten promotiecampagnes. Denk hierbij aan samplen, flyeren, merchandise, instore demo s en ook staan ze veel op beurzen en festivals. Juice Promotions heeft een jong en creatief team die samenwerkt aan het bedenken en uitvoeren van promoties. Merken waarvoor ze werken zijn o.a.: Klene, Pepsi, Page, Spa & Mentos. Contactpersoon en functie De contactpersoon is Frank Wijnands. Frank is te bereiken via het volgende nummer: Ook is hij te bereiken via het volgende adres: Frankwijnands@juicepromotions.nl. Probleem/wens/vraag Bij Juice Promotions staan er 600 actieve promotors in het bestand. Je zou denken dat dit veel promotors zijn maar toch is het lastig voor het Projectmanagement team om de planning vol te krijgen. De social media-kanalen worden minimaal gebruikt terwijl de promotors die wij zoeken deze kanalen uiterst vaak gebruiken. Doormiddel van het schrijven en uitvoeren van een social media plan bereiken ze meer mensen en willen ze zo meer aanmeldingen krijgen voor sollicitaties. Hiermee komen er ook meer promotors in het bestand. Gewenste producten De meest gebruikte social media-kanalen moeten voor Juice aangemaakt worden en up to date zijn. Doelgroep Nieuwe klanten krijgen is een van de doelen van het social media plan. Nieuwe klanten kunnen bijna alle merken zijn. Denk hierbij aan Campina, Unox, Danone etc. Communicatiedoelstelling Meer aanmeldingen krijgen voor sollicitaties en zo meer actieve promotors in het bestand te krijgen. Ook blijven de promotors die al in het bestand staan al meer up to date over de acties en wat er rondom Juice Promotions gebeurt. Ook kan Juice zo meer klanten krijgen. Bestaand materiaal Facebook - Linkedin - Instagram - Gewenste sfeer / uitstraling Het moet een frisse uitstraling hebben. Als je een van de kanalen bekijkt moet er meteen duidelijk zijn wat Juice is en wat ze er doen. Het moet mensen aansporen om erover te gaan praten en zich aan te melden. 5

6 Technische specificaties De accounts van de social media kanalen. Budget Er is een budget opgesteld van 2000 euro voor de benodigde materialen. Aan de mediakanalen zelf zullen geen kosten verbonden zijn. Tijdsplanning Het schrijven van het social media plan begint op 18 december 2015 en eindigt op 20 december. Overige afspraken Wekelijks wordt er besproken hoe de vorderingen verlopen en of er nog verbeter punten zijn. 6

7 Projectactiviteiten Om deze doelstellingen te bereiken moeten er een aantal dingen gebeuren. Als eerste moet het social media plan geschreven worden. Tijdens dit proces zal ook het bijwerken van de social media pagina s plaatsvinden. Dit gebeurt zodat je tijdens het schrijven kritisch kan kijken naar het resultaat en hier naderhand verbeteringen in kan brengen. Ook zullen de bijbehorende meetings met het projectmanagement en sales team moeten plaatsvinden. Beide partijen kennen het bedrijf en de promotors goed en weten hoe we onze doelstellingen kunnen bereiken. In deze meetings worden ideeën uitgewisseld en wordt er feedback gegeven op het materiaal dat er al is. Deze meetings zorgen ervoor dat er geen miscommunicaties zijn over het social media plan. Fase 1 Onderzoek doen naar een goede social media strategie. Fase 2 Hier onderzoek ik de huidige status van de social media kanalen. Fase 3 Hier wordt de eerste opzet gemaakt voor het social media plan. Fase 4 Tijdens het schrijven wordt er kritisch gekeken naar de resultaten. De verbeterpunten worden doorgenomen en worden aangepast in het plan en op de pagina s. Deze verbeterpunten zullen besproken worden met Rick Idema. Van tevoren worden er ook doelstellingen vastgelegd. Fase 4 Hier ben ik klaar met het schrijven van het social media plan. Hier zal er een bespreking zijn met Frank Wijnands en Miguel Groeneveld of het plan uitgevoerd zal worden 7

8 Projectgrenzen Doelstellingen Met het schrijven en uitvoeren van het social media plan willen we ervoor zorgen dat meer mensen over Juice Promotions gaan praten. Hierdoor krijgt Juice meer naamsbekendheid en zal het vaker in de media voorkomen. Denk hierbij aan Facebook, Twitter en Linkedin. Als er meer acties zijn is het natuurlijk ook fijner als er meer promotors zijn. Juice heeft wel 600 promotors in het bestand staan. Hiervan is merendeels slapend. Hierdoor heeft het projectmanagement team nog wel eens moeite met het inplannen van promotors. Juice geeft de klant de keuze om een bepaald profiel te kiezen voor de promotors die op de acties staan. Dit maakt het soms nog moeilijker om de planning vol te krijgen. Door meer op social media te doen willen we ervoor zorgen dat we meer sollicitanten zullen krijgen. Als wij meer contact hebben met de promotors die al in ons bestand staan weet zowel Juice als de promotor wat ze van de ander kunnen verwachten. Dit bouwt een samenwerking s vertrouwen op. Buiten de standaard telefonische gesprekken en de wekelijkse mail met alle lopende acties kan dit natuurlijk ook heel goed via social media. Er zullen op meerdere mediakanalen foto s van de acties gepost worden. Hiermee willen we bereiken dat de promotors enthousiast worden en bekend zijn met de lopende acties. USP S Juice Promotions geeft klanten de mogelijkheid om een profiel te kiezen voor de promotors die ingezet gaan worden op actie. Heb je bijvoorbeeld een actie voor ABC Ketjap dan wil de klant liever iemand met een Aziatische uitstraling. Veel bedrijven beperken zich tot een twee of drie soorten promotie Juice Promotions daarentegen doet bijna elk soort promotie. Denk hierbij aan samplen, flyeren, merchandising en ook staan ze op beurzen en Festivals 8

9 Kwaliteit Bij het schrijven van het social media plan zal ik hulp krijgen van adviseurs. De volgende mensen gaan mij hier bij helpen: Projectmanagement team: Giselle Teunisse, Sascha Lade en Anne Nennie Sales: Rick Idema Manager: Frank Wijnands Docenten: Carla Kastelein en Hillie De Jong Bij het schrijven en uitvoeren van een social media plan zijn een aantal middelen nodig. Denk hierbij aan een laptop/ computer en de software. Zonder deze middelen is er geen enkele mogelijkheid van slagen. Hieronder staat een overzicht van de gekochte spullen voor dit project: Microsoft Word: 135 euro (eenmalig) Adobe photoshop CC: 19,35 euro p/m Macbook pro: 920 euro (eenmalig) Deze computer is nodig voor het schrijven van het social media plan en het onderzoek dat ervoor nodig is. Ook moet natuurlijk via deze computer het social media plan uitgevoerd worden en consequent bijgehouden worden. Nikon camera: 589 euro (eenmalig) Bij het kopen van deze camera hebbe wij advies gevraagd aan externe adviseurs. Deze adviseurs hebben kennis over de verschillende camera s en weten welke camera de kwaliteiten zal geven die we eisen. We hebben foto s nodig met excellente kwaliteit zodat wij deze kunnen posten op de verschillende media platforms. 9

10 Bij het aanschaffen van deze materialen is er gekeken naar een goede prijskwaliteitsverhouding. Ook is er met externe adviseurs gekeken naar welke materialen geschikt zijn voor de wensen/eisen die wij als bedrijf hebben. 10

11 Projectorganisatie Binnen dit project zijn meerdere mensen betrokken die de rol van adviseur spelen. Hier is een lijst van deze adviseurs: Projectmanagement team: Laura Kremers, Elise Straver & Anne Nennie Sales: Rick Idema Manager: Frank Wijnands Docenten: Carla Kastelein en Hillie De Jong Vanuit het Projectmanagement team zal er feedback komen over de promotors. Denk hierbij aan wat voor promotors ze zoeken maar ook aan wat voor acties de promotors wel en niet leuk vinden. Deze informatie zal mij helpen bij het schrijven van het social media plan en ook bij het uitvoeren hiervan. Juice wil laten zien wat voor diversiteit ze hebben in hun acties. Daarbuiten willen ze ook laten zien dat de minder leuke acties toch ook heel gezellig kunnen zijn. Rick Idema is stagiaire op de sales afdeling van Juice Promotions. Eigenlijk had Rick de taak om de social mediakanalen bij te houden. Aangezien Rick het erg druk heeft met andere zaken heb ik deze taak op mij genomen. Wel bespreek ik mijn vorderingen met hem omdat hij mij kan helpen door middel van het verlenen van advies. Frank Wijnands is sinds kort manager bij Juice Promotions. Hij heeft al veel werkervaring opgedaan bij andere bedrijven waaronder Square Melon. Van zijn kennis en werkervaring zou ik veel kunnen leren. Mijn docenten steunen mij tijdens dit proces en zullen mij in de goede richting wijzen. De vorderingen kunnen dan ook elke maandag in de lessen besproken worden. Elke week zullen er overlegmomenten zijn. Een vast overlegmoment is op donderdag van 15:00-15:30 met Frank Wijnands. Als ik tijdens het schrijven ergens tegenaanloop ga ik advies zoeken bij een van de adviseurs die kennis heeft over het desbetreffende. 11

12 Planning Persoon taak Begin datum Eind datum Kasumi van Eijk briefing 16 oktober 16 oktober Kasumi van Eijk Plan van aanpak 20 oktober 20 november Kasumi van Eijk & adviseurs Bespreking vervolg 21 november 21 november Kasumi van Eijk onderzoek 23 november 28 december Kasumi van Eijk Social media plan schrijven 30 november 30 december Kasumi van Eijk & adviseurs Bespreking 4 december 4 december Kasumi van Eijk Toepassen social media plan 20 december Geen eind datum 12

13 Begroting Aangezien ik dit social media plan schrijf en uitvoer als schoolopdracht betaalt Juice hier niet voor. Alle spullen die nodig zijn en al eerder genoemd zijn in dit verslag zijn al aanwezig bij Juice Promotions. Om toch een goed beeld te geven van wat er nodig is heb ik daar wel een toelichting over gegeven. Hieronder nog de lijst van benodigde spullen inclusief prijs. Microsoft Word 135 euro eenmalig Nikon camera 589 euro eenmalig Adobe Photoshop CC 19,35 euro Per maand Macbook Pro 920 euro eenmalig Deze materialen kosten samen 1644 euro aan eenmalige kosten. Ook moet er elke maand 19,35 aan Adobe Photoshop betaald worden. 13

14 Risico s In elk project is er sprake van risico s. Om deze risico s te verkleinen bespreken we de scenario s van tevoren, zodat we er voorbereid op zijn en erop in kunnen inspelen. Zo kan het natuurlijk voorkomen dat er een miscommunicatie ontstaat tussen mijzelf en de adviseurs. Dit zal voorkomen worden doordat er wekelijks gesprekken plaatsvinden met de desbetreffende partijen. Hier worden ook notities gemaakt en deze aan het einde van de meeting nog doorgenomen. Miscommunicatie kan ook altijd voorkomen, zowel intern als extern. Door wekelijkse gesprekken te voeren met de desbetreffende partijen willen we dit voorkomen. Tijdens deze meetings worden ook notities gemaakt en zullen deze aan het einde nog kort doorgenomen worden. Ziekte is niet te voorkomen tijdens een project. Door altijd een week voor te lopen op te planning willen we voorkomen dat dit een probleem wordt. Omdat ziek zijn wel tot een week kan duren hebben we een flexibele planning. 14

15 Juridische zaken Bij het schrijven van een social media plan zal je niet veel te maken hebben met juridische aspecten. Bij het uitvoeren hiervan zeker wel. Je kan hierbij denken aan het plaatsen van de content. Zo gebruiken we eigenlijk altijd onze eigen foto s maar mocht het nou voorkomen dat we foto s gebruiken die niet door onszelf gemaakt zijn dan moet er rekening gehouden worden met auteursrechten. Like&share-winacties veroorzaken spam en zijn niet toegestaan volgens de regels van Facebook. Er zijn diverse wettelijke regels waaraan moet worden voldaan, met betrekking tot privacy, voorwaarden, belasting. Deelnemers moeten zich bewust zijn dat ze persoonlijke informatie delen. Als een geplaatst bericht gegevens van een privépersoon bevat, dient rekening gehouden te worden met onder meer de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Er gelden speciale regels voor het maken van reclame via social media. Deze regels zijn vastgelegd in de Reclamecode Social Media (RSM) die sinds 1 januari 2014 van kracht is. 15

16 16