Plan van aanpak Communicatieplan meewerkstage Brochure, voorverkoop De Blauwe Kei Joy Verstegen

Transcriptie

1 Plan van aanpak Communicatieplan meewerkstage Brochure, voorverkoop De Blauwe Kei Joy Verstegen

2 Inhoudsopgave Blz. 3 t/m 5 Blz. 6 Blz. 7 Blz. 8 Blz. 9 Blz. 10 Blz. 11 Blz. 12 Blz. 13 Blz. 14 Hoofdstuk 1: Achtergronden Hoofdstuk 2: Projectopdracht Hoofdstuk 3: Projectactiviteiten Hoofdstuk 4: Projectgrenzen Hoofdstuk 5: Producten Hoofdstuk 6: Kwaliteit Hoofdstuk 7: Projectorganisatie Hoofdstuk 8: Planning Hoofdstuk 9: Kosten en baten Hoofdstuk 10: Risico s 2

3 Hoofdstuk 1: Achtergronden Als eerste ga ik wat achtergrondinformatie geven over de organisatie waar het project zich afspeelt. Vervolgens ga ik puntsgewijs wat over de organisatie intern, de opdrachtgever en de opdrachtnemer vertellen. 1. Is een korte beschrijving van de organisatie waarin het project zich afspeelt opgenomen? Wat doet de organisatie? De Blauwe Kei is een theater met zowel een theaterfunctie als een sociaal-culturele functie en een commerciële functie. De genres die je binnen het theater kunt vinden zijn: bijzonder, toneel, show, musical & dans, cabaret, muziek, jeugd en filmhuis. Uiteenlopende verenigingen, stichtingen en scholen uit Veghel en omgeving weten de weg naar De Blauwe Kei te vinden. Van een toneelvereniging en muziekgezelschap tot een bridgeclub, allemaal hebben ze de mogelijkheid om activiteiten te organiseren binnen De Blauwe Kei. Daarnaast zit er ook een onderdeel van cateringbedrijf Hutten gevestigd in De Blauwe. Zij verzorgen daar de catering bij alle voorstellingen zoals een theaterarrangement of een theaterdiner. Hutten is totaalorganisator van commerciële feesten, evenementen en andere bijeenkomsten. Het project valt onder het theater. Het theateronderdeel van De Blauwe Kei bevat als hoofdonderdeel de theaterbrochure en het theaterprogramma. Hier valt alle marketing & publiciteit ook onder. 2. Is duidelijk welke afdelingen bij het project zijn betrokken? De afdelingen die zijn betrokken bij het project zijn marketing en publiciteit. 3. Zijn de achtergronden van groot naar klein beschreven? Theater De Blauwe Kei is een bedrijf met één vestiging in Veghel. Het bedrijf is op te delen in een aantal afdelingen, die weer onder te delen zijn in een aantal functies. Een aantal functies hebben een dubbelrol. Zo heeft de directeur zowel een rol bij de directie als bij het bestuur. De directieassistent heeft zowel een rol bij de directie als op kantoor. En de hoofd techniek en de horecamanager horen zowel bij hun eigen afdeling als bij de directie. Bestuur: Directeur Voorzitter Secretaris Penningmeester Overige bestuursleden Directie: Directeur Directieassistent Hoofd techniek Horecamanager Kantoor: Directieassistent Projectmedewerker sociaal-cultureel Marketing Publiciteit 3

4 Bespreekbureau Publieksontvangst Administratie Interieurverzorging Techniek: Hoofd techniek Theatertechniek Huismeester Interieurverzorging Team Hutten: Horecamanagers Horeca medewerkers Serviceteam 4. Is dit project een vervolg op een eerder project? Het project is niet letterlijk een vervolg op een eerder project. Het is een aanvulling en een verfrissing van een eerder bestaand project. 5. Hoe is dat project afgelopen? Het project is goed afgelopen. Het eindproduct werkt eigenlijk altijd maar de opdrachtgever is toe aan nieuwe ideeën voor het eindproduct. 6. Is duidelijk waarom de opdrachtgever dit project wil? De opdrachtgever wil een publiciteitsplan voor de theaterbrochure van seizoen Hierbij is het vooral belangrijk dat er nieuwe verfrissende ideeën bedacht worden omtrent marketingacties voor het uitbrengen van de theaterbrochure en zo de voorverkoop te stimuleren. 7. Welke invloed heeft het eerdere project op het huidige project? Het eerdere project heeft invloed op het gebied van de begroting. Dit omdat het budget ervoor vast staat. Daarnaast heeft het eerdere project ook invloed op de structuur. De bedoeling is wel een bepaalde structuur aan te houden. Bepaalde acties zullen ook nog steeds uitgevoerd worden. Gevraagd wordt om naar het plan te kijken en nieuwe aanvullende acties te bedenken en eventuele bestaande acties in een nieuw jasje te steken, om de brochure en het theater nog meer en beter onder de aandacht te brengen. 8. Is het duidelijk welke partijen een rol spelen bij het project (interne partijen, externe partijen)? Intern is er de afdeling marketing & publiciteit die een rol speelt bij het project. Extern is het een student van Fontys ACI en Fontys ACI zelf die een rol speelt bij het project. 9. Wat is de rolverdeling tussen de partijen? 4

5 De interne partij zal er voornamelijk zijn om de kwaliteit te waarborgen van het project. Zowel de interne partij als de externe partij (Fontys ACI) zijn er om het uiteindelijke eindproduct te beoordelen. 10. Is het duidelijk wat de relatie is tussen de opdrachtgever, de projectgroep en andere partijen? De opdrachtnemer heeft zowel met De Blauwe Kei als met Fontys ACI een relatie. Beiden moeten op de hoogte gehouden worden van de voortgang en ontwikkelingen omtrent het project. 11. Is duidelijk welke de opdrachtgevende organisatie is? De opdrachtgevende organisatie is Theater De Blauwe Kei. 12. Is duidelijk wie de opdrachtgever (persoon) is? De opdrachtgevende persoon is de afdeling marketing & publiciteit. 13. Is duidelijk welke de opdrachtnemende organisatie is? De opdrachtnemende organisatie is Fontys ACI. 14. Is duidelijk wie de opdrachtnemende persoon (projectleider) is? De opdrachtnemer is Joy Verstegen student aan de Fontys ACI. 15. Is er eventueel een schriftelijke opdracht aanwezig? Rondom het uitkomen van de brochure wordt er een communicatieplan geschreven en een ludieke marketingactie bedacht. Dit communicatieplan is echter al jaren hetzelfde en het zou goed zijn als hier weer eens opnieuw naar gekeken wordt. De opdracht wordt dan dus een communicatieplan voor het uitkomen van de brochure. 5

6 Hoofdstuk 2: Projectopdracht 1. Wordt duidelijk waarom het project wordt uitgevoerd? Het project wordt uitgevoerd omdat de opdrachtgever behoefte heeft aan een verfrissing van het bestaande product. 2. Zijn de doelstellingen duidelijk? De doelstelling is om net voor de start van de brochure, na de start van de brochure en tijdens de voorverkoop zoveel mogelijk publiciteit te genereren voor het nieuwe theaterprogramma van De Blauwe Kei en het theater zelf. 3. Zijn de doelstellingen Smart? De doelstelling niet volledig SMART omdat de doelstelling niet direct meetbaar is. Niet alle van alle marketingacties zijn de resultaten meetbaar. In de evaluatie zal per actie aangegeven worden of deze evalueerbaar is? De doelstelling van het communicatieplan zal dus over het algemeen niet meetbaar zijn. De opdrachtgever gaat hierover nog informatie over opzoeken. 4. Heeft het project een duidelijke, liefst originele, pakkende naam? Publiciteitsplan Theaterbrochure (voor intern gebruik). Er is nog geen naam bedacht voor extern gebruik. Die zal tijdens het verloop van het project bedacht worden. 5. Is de opdracht een gevolg van de doelstelling of probleeminstelling? De opdracht is het gevolg van een doelstelling. Het doel is een verfrissing van het publiciteitsplan om zo meer publiciteit te genereren voor het theater, de voorverkoop en de brochure. 6. Is exact duidelijk wat het eindproduct van het project is (inclusief de eisen die aan het product worden gesteld)? Het eindproduct is een communicatieplan gericht op de brochure en de voorverkoop van Theater De Blauwe Kei. 6

7 Hoofdstuk 3: Projectactiviteiten 1. Is er een puntsgewijze opsomming van activiteiten? Plan van Aanpak: PvA schrijven PvA laten controleren PvA opsturen naar stagedocent Planning: Planning maken voor stagewerkzaamheden Planning maken voor stageopdracht Planning bijhouden Stageverslag: Per week zal er een stageverslag worden bijgehouden van de activiteiten die de betreffende week zijn uitgevoerd. Het stageverslag zal iedere twee weken opgestuurd worden naar de stagebegeleider om geëvalueerd te worden. Aan het eind van de stageperiode zal het stageverslag bij het rapport gevoegd worden en ingeleverd worden bij Fontys ACI ter beoordeling. Communicatieplan (voor alle onderdelen geldt eerst schrijven, dan controleren en dan de definitieve versie maken): Doelstelling of probleemstelling Interne analyse Externe analyse SWOT analyse Confrontatiematrix Doelgroep analyse Doelstellingen Boodschap Strategie Concept Middelen Middelen uitwerken Begroting Tijdsplanning Evaluatie Communicatieplan controleren Communicatieplan definitief Communicatieplan vormgeven 7

8 Bronnenlijst compleet maken Bijlagen compleet maken Beoordeling: Beoordeling invullen stagedocent Beoordeling invullen stagebegeleider en stagebedrijf Communicatieplan, stageverslag en beoordelingen klaar maken om op te sturen en inleveren. Hoofdstuk 4: Projectgrenzen Het project heeft vooral betrekking op de vaste gasten van Theater De Blauwe Kei. Dit omdat herhalingsbezoeken meer opbrengen dan het werven van nieuwe gasten. Verder wordt de theaterbrochure in de volgende gebieden geleverd: De Koerier Veghel Veghel, Eerde, Erp, Boerdonk, Heeswijk-Dinther, Loosbroek, Vorstenbosch en Zijtaart De Meijerij Schijndel, Wijbosch, Den Dungen, Boxtel en Liempde Groot Eindhoven Sint-Oendenrode, Nijnsel, Olland, Boskant en Son en Breugel De Traverse Gemert De voorwaarden voor het welslagen van het project ligt vooral bij het budget om daar zo efficiënt mogelijk mee om te gaan. 8

9 Hoofdstuk 5: Producten Plan van Aanpak ruwe versie Plan van Aanpak definitieve versie Planning stage (urenregistratie) Planning stageopdracht Stageverslag per week ruwe versie Stageverslag per week definitieve versie Communicatieplan ruwe versie Uitgewerkte middelen Bijlagen Bronnenlijst Communicatieplan definitieve versie Beoordeling stagedocent Beoordeling stagebegeleider en stagebedrijf Aantal voortgangsrapporten 9

10 Hoofdstuk 6: Kwaliteit 1. Is de waarborging van de kwaliteit van het eindproduct en de tussenproducten beschreven? De waarborging van het eindproduct en de tussenproducten wordt gedaan worden door de afdeling marketing en publiciteit. 2. Zijn terugkoppelingen met opdrachtgever genoemd? Zijn er normen te controle van de kwaliteit genoemd? Terugkoppelingen naar de opdrachtgever worden door de opdrachtnemer bepaald. Na elke stap in het plan is een terugkoppelingsmoment zijn naar de opdrachtgever. Dit geeft de opdrachtnemer aan zodra die klaar is met de betreffende stap. 3. Zijn afspraken opgenomen over te gebruiken hulpmiddelen (onder andere software)? De opdrachtnemer staat vrij in te gebruiken hulpmiddelen. De opdrachtgever geeft tijdens elk terugkoppelingsmoment aan als er een hulpmiddel niet gebruikt mag worden. Tot nu toe is daar geen sprake van. 4. Worden producten in fasen opgeleverd (bijvoorbeeld conceptrapporten, goedkeuring, definitief rapport)? De opdrachtnemer legt elke stap apart aan de opdrachtgever (afdeling marketing & publiciteit) voor ter controle. 10

11 Hoofdstuk 7: Projectorganisatie Organisatie Er is geen sprake van een projectgroep. Er is één projectnemer, één opdrachtgever en twee beoordelaars. Opdrachtnemer: Joy Verstegen Maalstoel JL Schaijk Informatie 1. Is genoemd hoe de communicatie met de opdrachtgever is geregeld? De communicatie met de opdrachtgever zal voornamelijk face-to-face zijn tijdens vergadermomenten. Daarnaast zal er ook nog mailcontact zijn om eventuele documenten door te geven. 2. Is de urenverantwoording of tijdregistratie geregeld? De urenregistratie voor de werkzaamheden op de stageplek gaan via een document dat verplicht ingevuld moet worden. Ook is er een planning gemaakt en gaat er een stageverslag gemaakt worden waarin de urenregistratie plaats zal vinden. 3. Is de vergaderfrequentie geregeld? Eén maal per drie weken is er een gesprek tussen de stagiair en de stagebegeleider over de voortgang. Na elke gemaakte stap voor het project zal er een terugkoppelingsmoment plaats vinden tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever (afdeling marketing & publiciteit). 4. Is voorzien in een weekverslag door de projectleider aan de opdrachtgever? Dit weekverslag zal door de opdrachtnemer gemaakt worden en wordt aan het eind van de stage door de stagedocent, niet de opdrachtgever, beoordeeld. 5. Is de archivering geregeld? De archivering zal geheel gedaan worden door de opdrachtnemer. 11

12 Hoofdstuk 8: Planning De planning heb ik in een apart Excel bestand erbij gestuurd. 12

13 Hoofdstuk 9: Kosten en baten Dit is een globaal overzicht van de kosten die vorig jaar gemaakt zijn. De 4000,- euro die hier staat is het budget voor het communicatieplan. 13

14 Hoofdstuk 10: Risico s De onderwerpen die hier genoemd staan zijn eerder een beperking voor het project dan een echt risico. 14

15 Tijd Als eerste is er een beperkte tijd voor het project waardoor alles goed en efficiënt in is gepland. Meetbaarheid Veel acties zijn niet meetbaar. Dus daar kunnen eventueel acties bedacht worden die wel meetbaar zijn. Kosten Omdat het budget niet heel groot is en een aantal bedragen elk jaar vast staan is het project in de begroting ook beperkt. 15