Concern Controller / Manager Unit Management Control Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis (CWZ) Nijmegen

Transcriptie

1 Concern Controller / Manager Unit Management Control Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis (CWZ) Nijmegen Een Manager die in staat is coachend leiding te geven en tegelijkertijd in staat is met een helicopterview naar het ziekenhuis te kijken en in het belang hiervan te adviseren en te handelen. Het Canisius Wilhelmina Ziekenhuis is een ondernemend en laagdrempelig topklinisch ziekenhuis. Vanwege het vertrek van de huidige Concern Controller/Manager zoeken wij voor onze opdrachtgever een stevige, actieve, ambitieuze, gedreven en academisch opgeleide Manager voor de dubbelfunctie Concern Controller/ Manager Unit Management Control (afgekort CC/ Manager). We zoeken een Manager die de verbinding tussen de afdelingen en de ziekenhuisorganisatie verstevigt en als adviseur naar de Raad van Bestuur optreedt. Van belang is de wetenschap dat vanwege de dubbelfunctie als leidinggevende naar de Controllers en de helicopterview als Concern Controller, een spanningsveld ervaren kán worden. Om dit te voorkomen is een Manager nodig die begrijpt wat Management Control is en die cijfers niet eng interpreteert, maar juist bedrijfskundig en vanuit een brede invalshoek; een Register Controller met ervaring buiten de boeken. Hierbij rekening houdend met de vier kernkwaliteiten van het Canisius Wilhelmina Ziekenhuis: Zorg persoonlijk maken; Zorg effectief organiseren; Opleiden en stimuleren van de verdere ontwikkeling van medewerkers en patiënten; Voortdurend patiëntgerichte vernieuwingen doorvoeren. Sinds 2010 zijn de units Financiën & Administratie en Management Control gesplitst en hangen deze organisatorisch rechtstreeks onder de Raad van Bestuur. De afdeling Management Control is het bedrijfseconomisch geweten van de organisatie en bestaat met 13 medewerkers uit de volgende afdelingen: Business Control (6 medewerkers) Management Informatie Voorziening (MIV) (7 medewerkers) Mede als gevolg van veranderingen in de omgeving en toenemende concurrentie in de regio, wordt onderscheidend vermogen ook voor het CWZ steeds belangrijker. Onder aansturing van de huidige Raad van Bestuur die sinds 2009 samenwerkt, heeft het ziekenhuis gekozen een bijzondere focus te leggen op patiënten en de wijze waarop zorg wordt geleverd. Het CWZ heeft haar ambities verwoord in een missie en visie waarbij patiëntgerichtheid, ontwikkeling, kwaliteit en innovatie bepalende pijlers zijn. Onze opdrachtgever Het Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis heeft een brede regionale functie in Nijmegen en omgeving. Daarnaast is het CWZ het vierde opleidingsziekenhuis van Nederland met drie topklinische functies: neurochirurgie, PCI (dotteren met het plaatsen van een stent) en ICD (Implanteerbare Cardio Defibrillator). Bovendien loopt het CWZ in Nederland voorop op het gebied van onder meer kinderdiabetes, grote vaatchirurgie en traanwegchirurgie. Bij de status van topklinisch 1

2 opleidingsziekenhuis hoort een aantrekkelijk onderzoekklimaat. Door het stimuleren van medisch en verpleegkundig wetenschappelijk onderzoek verbetert immers de kwaliteit van de patiëntenzorg. Het ondernemende karakter van het CWZ komt onder andere tot uitdrukking in de poliklinische dienstverlening op verschillende plekken in Nijmegen en in Druten. Hierdoor levert het CWZ nu nog meer zorg dicht bij huis. Het CWZ in kengetallen cijfers 2011: Bijna 4000 medewerkers; 200 medisch specialisten/ 31 specialismen; 663 bedden; 229 mio omzet; eerste polikliniekbezoeken. Aan de basis van de missie staan de kernwaarden van het CWZ, waarden die onlosmakelijk verbonden zijn met het werk en de medewerkers en die breed gedragen worden in de organisatie. In combinatie met de eerder genoemde kernkwaliteiten vormen de kernwaarden de basis voor de typische CWZ-er. Het CWZ staat voor: Professioneel; betekent vakbekwaam en vaardig, wij kennen ons vak; Betrokkenheid; kenmerkt zich door toewijding, menselijkheid en zorgzaamheid, we kennen elkaar, onze patiënten en onze verwijzers; Gedreven; we doen alles met enthousiasme, motivatie en bevlogenheid; Grensverleggend; als het nodig is, en als het in het belang van onze patiënt is, zijn we in staat en bereid om actief buiten de geijkte kaders te denken en te handelen. Samenwerkingsverbanden Het CWZ houdt nadrukkelijk vinger aan de pols in de buitenwereld. Naast focus op de patiënten zijn voor het leveren van state-of-the-art (patiënten)zorg en hoogwaardige medische, paramedische en verpleegkundige opleidingsmogelijkheden, samenwerkingsverbanden met andere partners noodzakelijk. Zeer relevante partners in dit verband zijn de huisartsen in de regio, het UMC St. Radboud, de Sint Maartenskliniek, ziekenhuis Rijnstate en het Maasziekenhuis Pantein. Niet alleen regionaal is er sprake van samenwerking, ook op landelijk niveau vindt samenwerking en afstemming plaats. Zo is het CWZ prominent lid van de stichting Samenwerkende Topklinische Ziekenhuizen (STZ) en één van de zes landelijk samenwerkende STZ-ziekenhuizen, die zich verenigd hebben in Santeon. Binnen Santeon-verband werken de partners samen aan verbeteringen op het gebied van onder meer kwaliteit, HR, opleiding, ICT en inkoop. Partners zijn het Catharinaziekenhuis Eindhoven, Medisch Spectrum Twente Enschede, Antonius ziekenhuis Nieuwegein, Martiniziekenhuis Groningen en het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis Amsterdam. Per 1 december 2012 is de Voorzitter Raad van Bestuur CWZ, de heer H.P.J. Buiting arts MHA, benoemd tot de nieuwe Voorzitter van dit inmiddels stevig verankerde samenwerkingsverband. 2

3 Topstructuur Het CZW wordt bestuurd door een tweehoofdige Raad van Bestuur die verantwoording aflegt aan de Raad van Toezicht. Onder de Raad van Bestuur kent het CWZ sinds 1 januari 2009 een unitstructuur. De kern van deze nieuwe structuur ligt in een verdere decentralisatie van verantwoordelijkheden naar resultaatverantwoordelijke eenheden c.q. units. Het doel van het introduceren van deze structuur is drieledig, namelijk: vergroten van de resultaatgerichtheid; vergroten van de snelheid van besluitvorming en de flexibiliteit door korte lijnen; verbeteren van de klant- en marktgerichtheid, waardoor maximaal ingespeeld kan worden op vragen uit de markt en behoeften van patiënten. Zie bijlage 1 organogram CWZ. In de afgelopen jaren is meer evenwicht en samenhang in de unitstructuur aangebracht. In de unitstructuur worden drie soorten resultaatverantwoordelijke units onderscheiden: Zorgunits, waar directe patiëntenzorg wordt geleverd. De leiding van een zorgunit ligt bij een medisch manager en een manager bedrijfsvoering. De medisch manager is een medisch specialist die het beleid en de richting van de zorgverlening bepaalt, én de wijze waarop de zorg wordt geleverd. De manager bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de zorgunit; Capaciteitsunits, die ondersteunende capaciteiten of producten in de zorg beschikbaar stellen aan de zorgunits, bijvoorbeeld OK-faciliteiten of laboratoriumonderzoeken. Capaciteitsunits leveren in opdracht van de zorgunits. De capaciteitsunits moeten hun producten of diensten zo goedkoop (marktconform) mogelijk aanleveren met als doel de totale kostprijs per DBC/DOT zo laag mogelijk te houden; Service-units, waar de adviserende en faciliterende functies zijn ondergebracht die op specifieke inhoudelijke terreinen ondersteunend zijn aan de overige units en de Raad van Bestuur. De service-units hebben naast de ondersteunende en uitvoerende taken ook een rol op het gebied van (strategische) beleidsvoorbereiding en toetsing. Service-units zijn er op het gebied van P&O, financiële zaken, facilitaire zaken (Services & Logistiek) en informatiemanagement Al deze resultaatverantwoordelijke units stellen hun eigen, beleid op en voeren dit, na goedkeuring door de Raad van Bestuur, zelfstandig uit in samenhang met de andere units. 3

4 Afdeling Management Control De afdeling Management Control is verantwoordelijk voor de Planning & Control cyclus en de Business Control van de totale CWZ organisatie, daarnaast is zij verantwoordelijk voor de coördinatie van CWZ-brede zaken op bedrijfseconomisch gebied en treden de medewerkers en de manager op als respectievelijk adviseur van het Management en de Raad van Bestuur van CWZ. Planning & Control cyclus CWZ De afdeling Concern Control zorgt voor opstelling, bewaking, onderhoud en uitvoering van de P&C cyclus en waarborgt daarmee een optimale inrichting en werking ervan. In deze rol is de Manager/ CC voluit aanwezig bij onderdelen van de cyclus (jaarplannen, begroting, kwartaal-verantwoording) met als doel de juiste toepassing van de cyclus te toetsen en te adviseren ten aanzien van CWZbrede onderwerpen. Business Control totale CWZ organisatie Concern Control bewaakt de rentabiliteit van de organisatie, signaleert risico s en overige daarvoor in aanmerking komende ontwikkelingen. In dit kader adviseert CC met betrekking tot optimalisering van de bedrijfsvoering (rentabiliteit activiteiten, kostenbewaking, capaciteitsbenutting, doelmatigheid en logistiek, organisatie en informatie) en de inzet van beschikbare middelen (medewerkers, financiën, bedrijfsmiddelen). Hiertoe behoort tevens het bewaken van de volledigheid van de opbrengsten. Daarvoor in aanmerking komende zaken met betrekking tot de Administratieve Organisatie en Interne Controle worden afgestemd met de onafhankelijke functie Interne Audit. Coördinatie CWZ-brede zaken Naast het vervullen van de rol van Bedrijfseconomisch Accountmanager / Controller voor de Raad van Bestuur en Management team van CWZ worden CWZ-brede c.q. unitoverstijgende zaken gecoördineerd met als doel het CWZ-belang en het unit-belang goed met elkaar af te stemmen. Te denken valt hierbij aan het behalen van CWZ-doelstellingen, deelnemen aan CWZ-brede projecten en het behalen van synergie voordelen. Adviseur Raad van Bestuur en Management CWZ Concern Control heeft een onafhankelijke rapportagelijn naar de Raad van Bestuur. Vanuit die rol wordt gevraagd en ongevraagd advies uitgebracht over CWZ-brede onderwerpen op het terrein van de interne bedrijfsvoering, capaciteitsmanagement, financial control, wet- en regelgeving en projecten. Taken en rollen afdeling Management Control Afgeleid van de taken van concern control zijn de rollen van de Business Controllers en het team Management Informatie Voorziening (MIV) als volgt: Business Controllers; Front Office accountmanagement interne klanten; Team MIV; Back Office accountmanagement interne klanten. 4

5 Business Controllers Op de afdeling Business Control zijn zes Business Controllers werkzaam. Iedere Business Controller werkt als adviseur, sparringpartner en controller voor meerdere zorg-, capaciteits-, en service-units en Managers Bedrijfsvoering. De controllers zijn als accountmanager toegewezen en zijn in die zin bedrijfseconomische adviseurs en het geweten van hun klanten. Vanuit de front office rol vertalen zij structurele, periodieke en incidentele klantvragen naar concrete ondersteuning bij opstelling van jaarplannen en begrotingen, analyses van maand- en kwartaalrapportages en adviezen met betrekking tot business cases, investeringsvoorstellen, opbrengsten en bedrijfsvoering van de betreffende unit. Tevens geven zij specifieke klantvragen door aan het team MIV voor wat betreft gewenste rapportages, detaillering en ondersteuning bij de rapportagetool en aan de administratieve afdelingen voor wat betreft kwaliteit en volledigheid van bronregistraties, wet- en regelgeving en eventuele ondersteuning. Ook leveren de Business Controllers expertise aan de Unit Managers op het terrein van wet- en regelgeving, budgetbewaking en financiële verantwoording en specifieke bedrijfseconomische vraagstukken ( 2e lijnszorg ). Zij zijn daarbij de sparringpartner van het Unit Management en hebben organisatorisch gezien een functionele lijn met hen. Voor wat betreft organisatiebrede projecten wordt inzet geleverd op basis van specifieke deskundigheid en/of beschikbaarheid. Team Management Informatie Voorziening (MIV) Op de afdeling Management Informatievoorziening werken zeven medewerkers, zij zijn in hoofdzaak verantwoordelijk voor het beheer van het datawarehouse, de inrichting van de Business Intelligence omgeving (er wordt gewerkt met Cognos, een softwarepakket dat wordt gebruikt voor activiteiten op het gebied van Business Intelligence en Business performance management) en de informatievoorziening voor het gehele ziekenhuis. Team MIV verzorgt en ontwikkelt de periodieke en aanvullende managementrapportages voor het Unit Management en de Raad van Bestuur en vervult in die zin een (centrale, niet onderverdeelde) back office rol naar de interne klanten. Hoewel binnen het team deskundigheden en taken zijn verdeeld ligt de nadruk hier op het produceren, tijdig leveren en beschikbaar stellen van betrouwbare en relevante (gevraagde) stuurinformatie aan het Management. Functie Concern Controller/ Manager unit Management Control De Concern Controller rapporteert rechtstreeks aan de Raad van Bestuur. Resultaatgebieden Bedrijfsvoering; de Planning & Control cyclus functioneert optimaal, de CWZ-organisatie is in control en CWZ-brede taken op bedrijfseconomisch gebied worden adequaat gecoördineerd. Inzet van medewerkers, systemen en middelen is zodanig georganiseerd dat de continuïteit en kwaliteit van de gewenste bedrijfseconomische ondersteuning is gewaarborgd; Personeelsmanagement; het hebben van een goede functionele en personele organisatie, het motiveren, stimuleren en (laten) ontwikkelen van de medewerkers, alsmede (toezien op) het uitvoeren van het vastgestelde personeelsbeleid en wettelijke bepalingen met betrekking tot arbeidsomstandigheden met als doel een goede werksfeer, optimale communicatie en flexibele werkhouding bij de medewerkers in stand te houden. 5

6 Jaarplan / Budgettering; formuleren van een jaarplan Planning & Control, opstellen van budgetten en investeringsbegrotingen alsmede verwerven van goedkeuring hiervoor, teneinde op korte termijn wegen, middelen en kosten aan te geven waarmee de doelstellingen kunnen worden gerealiseerd. Markt- en klantgerichtheid; formuleren en mede ontwikkelen van het beleid met betrekking tot de dienstverlening van de afdeling aan de interne klanten in relatie tot de strategische doelstellingen van het CWZ. Kwaliteitszorg, innovatie en efficiency verbetering; zorgdragen voor procesverbeteringen en procesvernieuwingen, overleggen hieromtrent met betrokkenen binnen de organisatie en na verkregen goedkeuring introduceren van nieuwe werkwijzen, met als doel de werkprocessen up- to-date te houden en waar mogelijk doelmatigheids- en/of kwaliteitsverbetering te realiseren. Projectmanagement; projectmatig doorvoeren van noodzakelijke/gewenste verbeteringen en veranderingen in de organisatie. Onderdelen takenpakket Bewaking en uitvoering van de Planning & Control cyclus; Opstellen van de CWZ begroting; Leiding geven aan de medewerkers van Business Control en MIV; Als adviseur van de Raad van Bestuur aanwezig bij periodieke begrotings- en verantwoordingsgesprekken met het Unit Management; Dienstverlening aan Unit Management door afdeling Management Control; Beoordeling/ advisering van business cases; Lid van de investeringscommissie. Functie eisen / Achtergrond De Manager heeft de volgende achtergrond: Academisch werk- en denkniveau (b.v. bedrijfseconomie aangevuld met control of accountancy) Kennis van- en ervaring met ziekenhuis financiering is noodzakelijk; In staat cijfers bedrijfskundig te interpreteren; Stevige managerial ervaring; Aantoonbare affiniteit met ICT en Informatie Management is een pré; Visie op- en kennis van de ontwikkelingen betreffende de financiën in de zorg. Competenties De volgende vier generieke competenties zijn voor álle managers in het CWZ geformuleerd: Resultaatgerichtheid: Actief gericht zijn op behalen van resultaten en doelen en bereidheid om in te grijpen bij tegenvallende resultaten. Samenwerken: samenwerken in bredere werkverbanden, organisatiebelang centraal stellen, initiatieven nemen, barrières en cultuurverschillen overwinnen. Verantwoordelijkheid: Verantwoordelijkheid nemen in commitment en positie. Optreden: Persoonlijke kracht tonen in moeilijke situaties en crises. 6

7 Daarnaast wordt voor de functie van Manager in het CWZ ook uitgegaan van de volgende vijf specifieke competenties: Plannen en organiseren: Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde acties, tijd en middelen plannen en effectief inzetten om de gestelde doelen te kunnen bereiken. Overtuigingskracht: Ideeën, standpunten en plannen met de juiste argumentatie en methode naar voren brengen dat anderen, ook na aanvankelijke twijfels, daarmee instemmen. Leidinggeven: Richting en sturing geven aan medewerkers in het kader van hun taakvervulling; stijl en methode van leidinggeven aanpassen aan betrokken medewerker/groep medewerkers en situatie. Visie ontwikkelen en uitdragen: In hoofdlijnen de richting aangeven waarin de organisatie en haar omgeving zich bewegen; de doelstellingen voor het lange termijnbeleid formuleren. Dit op een aansprekende wijze overbrengen en er draagvlak voor creëren. Kwaliteitsgerichtheid: Hoge eisen stellen aan de kwaliteit van eigen en andermans werk, daarnaar handelen en voortdurend verbeteringen nastreven. Niet alleen achtergrond en competenties zijn van belang voor het succesvol kunnen functioneren in deze functie, juist persoonlijkheid is een belangrijk bepalende factor. Potentiële kandidaten herkennen zich dan ook in de onderstaande persoonlijke kenmerken: Stevige, coachende peoplemanager, oplettend, doelgericht en ordelijk met uitstekende sociale vaardigheden, een pro-actieve houding en doorzettingsvermogen en die voorkomende problematiek goed aanvoelt. Iemand die conceptueel en vakinhoudelijk sterk is en de klant in beeld heeft. Geïnteresseerd in het grote geheel maar ook oog voor detail. Teamplayer die actief zoekt naar de verbinding en daardoor ruimte creëert. Is integer en geeft vertrouwen, durft los te laten. Heeft een visie, communiceert direct en helder en kan dit op diverse niveaus effectief toepassen, zowel binnen de eigen afdeling als daarbuiten. Profileert zich als serieuze gesprekspartner voor de Raad van Bestuur, het management en de professionals in het ziekenhuis. Is betrouwbaar en punctueel en ziet een uitdaging in het kloppend maken. Aanbod De arbeidsvoorwaarden zijn in overeenstemming met de zwaarte van de functie en gebaseerd op de CAO voor Ziekenhuizen in FWG 70. Het betreft een fulltime-functie (o.b.v. 36 uur). Aanstelling is conform ziekenhuisbeleid in eerste instantie voor de periode van een jaar, met de intentie dit om te zetten in een dienstverband voor onbepaalde tijd. Voor informatie Voor meer informatie over deze functie kunt u contact opnemen met Annouck Patist- van Loosbroek van Crown Gillmore. Zij is bereikbaar op telefoonnummer of per mail@crowngillmore.nl. Uw interesse en motivatie met bijbehorend CV kunt u eveneens sturen aan Annouck Patist. Deze ontvangen wij graag vóór 4 februari

8 Bijlage 1 Organogram CWZ N.B.: De unit Huisvesting en technische infrastructuur is afgelopen jaar toegevoegd aan de Unit Services & Logistiek 8