Algemene Informatie LEERLINGENVERVOER.NU

Transcriptie

1 van vraag naar antwoord Algemene Informatie LEERLINGENVERVOER.NU Optimaliseren proces aanvragen leerlingenvervoer met unieke kennistechnologie Arnhem, februari 2016 Kenmerk 9093

2 1. Managementsamenvatting Wat doet het? LEERLINGENVERVOER.NU ondersteunt optimaal het gehele proces vanaf de aanvraag tot en met het verzenden van de beschikking, bericht aan de vervoerders en betalingsopdracht aan uw financiële administratie. LEERLINGENVERVOER.NU verzorgt: 1. De aanvraag 2. De beslissing 3. De beschikking 4. De vervoersopdracht 5. De uitbetalingsopdracht vergoedingen; 6. De opdracht tot facturatie eigen bijdragen. Voordelen voor de ouders (aanvragers) De voordelen voor de ouders/aanvragers zijn: Voordeel Alles altijd online Hergebruik data Direct resultaat Toelichting Aanvrager kan 24/7 online een aanvraag indienen. Bijlagen direct digitaal uploaden. Alle gegevens van de ouders en het kind die al in het systeem bekend zijn, zijn desgewenst vooringevuld. Bij een herhaalaanvraag of tussentijdse wijziging geldt dit voor alle vragen. Aanvragers krijgen direct een (voorlopige) conclusie te zien. Betere aanvragen Voordeel Compleet, relevant en correct Verregaand geautomatiseerd Directe (advies)beslissing Toelichting LEERLINGENVERVOER.NU dwingt af dat men alle relevante vragen volledig en correct beantwoordt. Op alle mogelijke punten is de aanvraagmodule geautomatiseerd: bepalen dichtstbijzijnde passende school, bepalen reisafstand, reistijd en kosten per auto, fiets en openbaar vervoer, eigen bijdrage etc. Het systeem past alle regels uit uw verordening(en) altijd consequent toe en kan zo in het merendeel van de gevallen geautomatiseerd een beslissing nemen. Efficiënter proces Voordeel Flexibele arbeidsinzet Minder werk & vervoer Optimale ICT Toelichting Kennis van de regelgeving is niet meer nodig. Geen piekbelasting meer. Complete uitbesteding mogelijk. Minder loze aanvragen. Minder vragen en bezwaarprocedures. Minder kinderen in het aangepast vervoer. Automatische afstanden en tariefberekeningen Automatische beschikkingen, betaal- en vervoersopdrachten Koppeling met zaaksysteem/dms Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU Impactive 1 van 14

3 2. Inleiding Aanleiding Elke gemeente voert de regeling leerlingenvervoer uit voor haar inwoners. Met LEERLINGENVERVOER.NU is het mogelijk zowel de aanvragen als de afhandeling daarvan verregaand automatiseren. Dat zorgt voor klantvriendelijk en klantgerichte dienstverlening, veel efficiëntere processen en effectiever en eerlijker beleid. Welke gemeente wil dit niet? Impactive Impactive ontwikkelt en beheert sinds 1997 tal van interactieve kennistoepassingen rond de dienstverlening van de overheid. Daarmee is het voor een burger of bedrijf beter en sneller te achterhalen wat de wettelijke verplichtingen en kansen zijn en is de dienstverlening voor gemeenten en andere overheidsinstellingen goedkoper te organiseren. Impactive levert onder meer kennisintensieve wizards rond onderwerpen als evenementen, activiteitenbesluit, (bijzondere) bijstand en uiteraard leerlingenvervoer. Forseti Impactive werkt voor LEERLINGENVERVOER.NU nauw samen met Forseti, de specialist als het gaat om alle uitvoerende aspecten van leerlingenvervoer: aanvragen beoordelen, aanbestedingen organiseren etc. Samen met Forseti kunnen we een complete outsourcing van uw leerlingenvervoer aanbieden. Vragen Voor vragen over Leerlingenvervoer.nu kunt u contact opnemen met info@impactive.nl of Leeswijzer Deze informatie bestaat uit de volgende onderdelen Onderwerp Zie Pagina 1. Managementsamenvatting 1 2. Inleiding 5 3. Onze oplossing 6 4. Kenmerken Leerlingenvervoer.nu 7 5. Aanpassen aan uw gemeentelijke verordening Overzicht van extra opties 14 Over Impactive 17 Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU Impactive 2 van 14

4 3. Onderdelen LEERLINGENVERVOER.NU Inleiding In dit hoofdstuk bespreken we de hoofdbestanddelen van LEERLINGENVERVOER.NU Hoofdonderdelen Bij de uitvoering van het aanvraag en afhandelproces Leerlingenvervoer zijn er twee hoofdtaken te onderscheiden. Voor beide taken hebben we in de afgelopen jaren systemen ontwikkeld die naadloos op elkaar aansluiten. Het gaat om: Hoofdtak Vaststellen recht (Basismodule) Beslissing, beschikking, vervoersopdracht, betalingsopdracht. (Module zaakafhandeling) Functie Bepalen of een ouder/verzorger voor zijn/haar kind recht heeft op een tegemoetkoming Leerlingenvervoer in de vorm van een vergoeding of georganiseerd vervoer. Automatisch bericht voorlopige beslissing aan de aanvrager. Automatische dan wel stapsgewijze uitvraag, te nemen definitieve beslissing en genereren beschikking. Doorzetten van vervoersvraag aangepast vervoer naar vervoerder. Bericht naar financiële administratie m.b.t. uit te betalen of te factureren bedragen. Eventueel afwijkende beslissing op grond van de hardheidsclausule. LEERLINGENVERVOER.NU LEERLINGENVERVOER.NU is een moderne interactieve wizard op basis van kennistechnologie voor op uw website. Hiermee kunnen al uw inwoners, instellingen of scholen vaststellen of er voor hun kind(eren) recht bestaat op een tegemoetkoming in de kosten van het vervoer van en naar school: in geld of in georganiseerd vervoer. De belangrijkste onderdelen van LEERLINGENVERVOER.NU zijn: Onderdelen Bepalen recht Aanvraag Afhandeling Beschikking Functie Alle regels van uw eigen gemeentelijke verordening(en) zijn in het systeem opgenomen. Dit betekent dat in alle gevallen het systeem al een adviesbeslissing kan vaststellen en dit ook aan de aanvrager kan melden. Dit scheelt veel loze aanvragen. De papieren aanvraag kan met LEERLINGENVERVOER.NU helemaal verdwijnen. Met één druk op de knop komt de aanvraag en de (advies)beslissing (in PDF of XML-StUF) bij uw gemeente binnen. Dit inclusief een adviesbeslissing en de verantwoording daarvan. Met de module zaakafhandeling is het mogelijk om de arbitraire zaken te controleren. Denk aan het classificeren van een onbekende school, beoordelen of het kind wel of niet zelf met de fiets of het OV kan etc. Op basis van de module zaakafhandeling kan het systeem automatisch beschikkingen genereren, uiteraard in de gewenste huisstijl. Vervolg op volgende pagina Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU Impactive 3 van 14

5 Onderdelen Leerlingenvervoer.nu, Vervolg Leerlingenvervo er.nu, Vervolg Onderdelen Functie Route-info LEERLINGENVERVOER.NU bepaalt zelf de dichtstbijzijnde passende school en de reistijd en kosten met fiets, auto en openbaar vervoer. Hiervoor gebruiken we de realtime informatie van de firma Falkplan/Andes (o.a. Easytravel) en van Reisinformatiegroep Vervoersvorm Het systeem bepaalt op grond van de regels uit de verordening en verklaringen van de aanvrager op welke passende vervoersvorm of vergoeding aanspraak bestaat. Bij openbaar vervoer checkt LEERLINGENVERVOER.NU automatisch of dit beschikbaar is en qua reisduur passend is. Vergoedingen Het systeem checkt op drempelafstand en stelt automatisch het vergoedingsbedrag en de eventuele eigen bijdragen vast. Beheertool In een webbased beheertool kunt u alle ingediende aanvragen overzien en van een status voorzien. Koppelingen De data van LEERLINGENVERVOER.NU kunt u eenvoudig in andere systemen hergebruiken. Dat kan standaard in PDFformaat of in diverse XML-formaten waaronder StuF. Daarmee is de mogelijkheid tot koppeling met uw zaaksysteem, DMS of administratieve toepassing gegarandeerd. Andersom kan LEERLINGENVERVOER.NU putten uit externe bronnen zoals een gegevensmagazijn, een scholendatabase of een leerlingenadministratie. Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU Impactive 4 van 14

6 4. Kenmerken LEERLINGENVERVOER.NU Inleiding LEERLINGENVERVOER.NU is een intelligent interactief script op het web (SaaS: Software as a Service) waarmee ouders, scholen en instellingen snel kunnen vaststellen of er voor een kind recht is op een vergoeding voor leerlingenvervoer. Het script stelt vast of dit recht bestaat en in welke vorm de gemeente de vergoeding levert: via een financiële vergoeding of door het organiseren van het vervoer. Ook stelt LEERLINGENVERVOER.NU de eigen bijdrage vast. Daarna kan men de aanvraag digitaal bij de gemeente indienen. In de hoofdstuk bespreken we alle kenmerken van dit unieke script. Doel Het script is te gebruiken door iedereen die over een internetverbinding beschikt. Hiermee kunnen zowel potentiële aanvragers als medewerkers van scholen, instellingen en de gemeente het gebruiken. Het script heeft de volgende doelen: Doel Vaststellen recht op vergoeding. Beoordelen aanvragen. Vervangen papieren aanvraag. Automatiseren afhandeling. Hoogwaardige managementinformatie. Toelichting Het script biedt klantspecifieke informatie voor de aanvrager over het recht op een tegemoetkoming of verzorgd vervoer. Het script is een hulpmiddel voor de gemeente bij het beoordelen van de aanvragen. Het script kan de papieren werkwijze compleet vervangen. In meer dan 80% van de gevallen kan het script direct een eindconclusie trekken en is een menselijk oordeel niet meer nodig of voert de gemeente achteraf een (steekproefsgewijze) controle uit. In de maximaal 20% overige gevallen ontvangt de gemeente een adviesbeslissing met daarbij een overzicht van de paar onderdelen uit de aanvraag die de gemeente nog moet beoordelen. Door de gedetailleerde uitvraag is relevante beleidsinformatie beschikbaar. Besparingen Impactive is er van overtuigt dat het script Leerlingenvervoer u tijd en kosten gaat besparen. Een besparing van 30% van de uitvoeringskosten is in vrijwel elke situatie haalbaar en dit kan oplopen tot meer dan 75%. Uit de praktijk bij onze huidige klanten blijkt dat men een veelvoud van deze besparing behaalt doordat het systeem onverkort alle regels van de verordening toepast, wat tot heden steevast leidt tot minder kinderen in het vervoer en minder kinderen in het dure taxivervoer. U realiseert dus waarschijnlijk een forse bezuiniging, zonder dat u uw beleid daarvoor hoeft aan te passen. Vervolg op volgende pagina Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU Impactive 5 van 14

7 Kenmerken Leerlingenvervoer.nu, Vervolg Onderdelen Het script Leerlingenvervoer bestaat uit de volgende onderdelen: Onderdeel Functie Vragenlijst Aanvragers beantwoorden in LEERLINGENVERVOER.NU zo n eenvoudige vragen, steeds afhankelijk van de situatie. Op de achtergrond zijn 300 verschillende vragen beschikbaar. De intelligentie van de toepassing bepaalt wanneer welke vraag relevant is. De logica van de opgenomen beslisregels is gebaseerd op de nieuwste modelverordening van de VNG en is op veel aspecten eenvoudig aan de gemeentelijke situatie aan te passen (zie hierna). Voorlopige Aan het einde van de anonieme vragenlijst toont het script conclusie een voorlopige conclusie: wel of geen recht en zo ja welke vervoersvorm, welke vergoeding en welke eigen bijdrage. Hierdoor weet de aanvrager al vóór het indienen wat hij/zij kan verwachten. Dit voorkomt ook aanvragen die de gemeente moet afwijzen. Overigens kan men bij afwijzing door LEERLINGENVERVOER.NU altijd toch een aanvraag doen, bijvoorbeeld met een beroep op de Aanvraag indienen Adrescontrole Afstandscontrole Heropenen Beheertool hardheidsclausule. De aanvrager kan zijn aanvraag digitaal indienen. Via een mailbericht of DigiD (optioneel) moet hij de aanvraag bevestigen. Bij de gemeente komt deze zowel binnen als PDF en als XML. De aanvrager kan zijn aanvraag downloaden. Alle betrokkenen krijgen per mail een bevestiging van de ingediende aanvraag met de aanvraag zelf als bijlage. Op basis van postcode en huisnummer stelt het script automatisch de adresgegevens vast. Ook is zo sluitend vast te stellen of de aanvrager of het kind daadwerkelijk in de gemeente woont. Hiervoor gebruiken we een externe postcodewebservice. Het script kan op basis van externe webservices automatisch en objectief de relevante kilometerafstanden berekenen. Dit maakt het aanvragen een stuk eenvoudiger en de gemeente hoeft de aanvraag hier niet meer op te controleren. LEERLINGENVERVOER.NU berekent zowel de afstanden per fiets, auto als openbaar vervoer. Dit geldt ook voor het aantal zones OV en de reisduur per auto en OV. Daarnaast bepaalt LEERLINGENVERVOER.NU de dichtstbijzijnde passende school. Deze afstand is de norm voor de toe te kennen vergoeding. Een aanvrager kan op elk moment in het traject het script onderbreken en later verder gaan. Hiervoor is een bewaaroptie opgenomen. Ook als de aanvraag al is ingediend, is dit mogelijk maar dan werkt het script met een kopie van de aanvraag, zodat deze de oorspronkelijke aanvraag niet overschrijft. Standaard is deze optie beperkt tot een periode van zes weken. Verlenging hiervan is tegen meerkosten mogelijk. Te denken valt aan het heropenen van de aanvraag van het jaar ervoor of het doorgeven van correcties. Online omgeving met overzicht en alle detailinformatie van alle aanvragen. (Zie hierna). Vervolg op volgende pagina Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU Impactive 6 van 14

8 Kenmerken Leerlingenvervoer.nu, Vervolg Beheertool De beheertool is het instrument waarmee u alle ingediende aanvragen kunt bekijken en van een status voorzien. Hiermee is het voor u mogelijk om de gehele aanvraag digitaal af te handelen en hebt u geen andere afhandelsystemen nodig. In de beheertool zijn de volgende aspecten direct zichtbaar: Onderdeel Gegevens aanvrager Ontvangstdatum Kenmerk Bevestigd door Aanvrager Status Naam kind School Adviesbeslissing Beslissing bij toepassing regels Afwijkende beslissing Tabel aanvraag Tabel aanvrager Tabel kind Tabel reisgegevens Tabel resultaat Vervoersverzoek Betaalverzoek Beschikking Bijlagen Opmerkingen Aanvraag Functie Naam en adres van de aanvrager en diens BSN-nummer, telefoonnummer en adres. Datum waarop de aanvraag digitaal is ingediend Uniek nummer van de aanvraag. Dit kent LEERLINGENVERVOER.NU automatisch toe. De aanvraag is wel/niet door de aanvrager via de link in het mailbericht bevestigd. Keuze uit: Ontvangen, In behandeling, Toegekend, Toegekend afwijkend, Afgewezen of Vervallen. Naam van de leerling, inclusief geboortedatum en BSNnummer. De school waar de leerling naar toe gaat c.q. de school waarvoor recht op een vergoeding geldt. De voorlopige uitkomst op grond van de aanvraag. De beslissing na beoordeling binnen de regels uit verordening en beleidsregels. Eventuele afwijkende beslissing, bijvoorbeeld toepassing van de hardheidsclausule. Detailgegevens van de aanvraag. Detailgegevens van de aanvrager. Detailgegevens van het kind en de school. Detailgegevens van de reis: afstanden, reisduur, kosten per modaliteit. Detailgegevens van vergoedingen en inhoudingen van resp. adviesbeslissing, beoordeling op grond van de regels en eventuele afwijkende beslissing. Bij een afwijkende beslissing legt LEERLINGENVERVOER.NU tevens de meer- of minderkosten vast. Het verzoek als verzonden naar de vervoerder. De uitbetalings- of factureringsopdracht aan de financiële administratie. Een link naar de PDF van de beschikking. Link naar de bijlagen (geüpload door de aanvrager dan wel toegevoegd door de postkamer resp. de behandelaar). Vrije tekst, in te vullen door de behandeld ambtenaar. De aanvraag resp. de beoordeling in PDF (en/of XML) om te lezen of te downloaden. Het XML-formaat is bedoeld om koppelingen met zaaksystemen of andere afhandeltoepassingen mogelijk te maken. Een directe automatische koppeling met een zaaksysteem is mogelijk maar valt buiten het standaard-abonnement. Vervolg op volgende pagina Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU Impactive 7 van 14

9 Kenmerken Leerlingenvervoer.nu, Vervolg Module zaakafhandeling De module Zaakafhandeling faciliteert het nemen van de definitieve beslissing op de aanvraag door de arbitraire aspecten van de aanvraag stapsgewijs voor te leggen en eventuele afwijkende beslissingen direct door te rekenen. Het eindresultaat is een automatisch gegenereerde beschikking. De module Zaakafhandeling kent de volgende aspecten en mogelijkheden: Onderdeel Samenvatting Aanvraag Contactgegevens Adviesbeslissing Alternatieve beslissingen Te beoordelen aspecten Uitvraag beslissing Argumentatie Genereren beschikking Bericht naar vervoerder Bericht naar financiële administratie Functie Overzicht van de voor de beslissing relevante aanvraaggegevens Alle gegevens van de aanvraag, inclusief PDF en digitale bijlagen Contactgegevens van de aanvrager, om snel te kunnen bellen of mailen De door het systeem op basis van de door aanvrager ingevulde antwoorden en het daarop toepassen van de verordening en beleidsregels, automatisch gegenereerde adviesbeslissing. Hierbij toont LEERLINGENVERVOER.NU tevens de toe te kennen vervoersvorm en/of uit te betalen bedragen en te innen eigen bijdragen. Een overzicht van alle mogelijk te nemen alternatieve beslissingen en hun consequenties. Een overzicht van de resterende door de behandelend ambtenaar te beoordelen aspecten van de aanvraag om tot een definitieve beslissing te kunnen komen. Dit zijn uitsluitend de zaken die het systeem niet objectief heeft kunnen vaststellen en de eventuele extra opmerkingen die de aanvrager heeft gemaakt. Een systematische stapsgewijze uitvraag van beslisaspecten die gezamenlijk leiden tot de definitieve eindconclusie. Bij een afwijkende beslissing rekent LEERLINGENVERVOER.NU deze volledig opnieuw door en toont direct de toe te kennen vervoersvorm, de toe te kennen bedragen en te innen eigen bijdragen. Het systeem genereert automatisch de argumentatie voor de beslissing. Desgewenst kan de medewerker die de aanvraag behandelt nog een vrij invulbare aanvullende toelichting of uitleg bij de beslissing invoeren. LEERLINGENVERVOER.NU genereert automatisch de complete beschikking inclusief beslissing, argumentatie, eigen toelichting en verwijzingen naar de verordening. LEERLINGENVERVOER.NU maakt hiervan een PDF compleet opgemaakt in uw huisstijl en optioneel voorzien van een handtekening. Als de beslissing op de aanvraag een toekenning aangepast vervoer inhoudt, kan er vanuit het systeem automatisch een bericht naar de vervoerder gaan met het verzoek het kind in de vervoersplanning op te nemen. Als de beslissing inhoudt dat de gemeente een vergoeding verstrekt en/of een eigen bijdrage moeten, kan er vanuit het systeem automatisch een bericht naar de financiële administratie gaan met het verzoek tot uitbetaling of facturering. Uiteraard onder bijvoeging van de PDF s van aanvraag en beschikking als onderliggende bewijsstukken. Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU Impactive 8 van 14

10 5. Aanpassen aan uw gemeentelijke verordening Inleiding LEERLINGENVERVOER.NU is gebaseerd op de nieuwste modelverordening van de VNG. Op zo n 60 aspecten met 100 variabelen kunt u uw eigen verordening in LEERLINGENVERVOER.NU zonder meerkosten opnemen. Impactive zal u daarbij assisteren en adviseren. Deze configuratie kunt u desgewenst zelf op elk moment op de beheerwebsite bijwerken. Configuratie Op o.a.de volgende punten kunt u LEERLINGENVERVOER.NU zelf configureren: Algemeen Gemeentenaam Postadres Contactgegevens Openingstijden Schriftelijk indienen mogelijk Testfase Tijdelijk bericht testfase adres testfase Volgt modelverordening Gebruikte routeplanner Gebruikte route-optie Toestemming inzage (medische) gegevens vereist Duur beslistermijn Aanvraag dit jaar toegestaan Aanvraag volgend jaar toegestaan Verordening vastgesteld Bedragen vastgesteld Aanvraagmodule Start indienperiode Einde indienperiode Drempelafstanden Drempelbijdragen Inkomensgrens drempelbijdrage Max aantal kinderen bijdrage Kortingen drempelbijdragen Vrijstelling drempelbijdrage Inkomensafhankelijke bijdrage Inkomenscategorieën Bijdrage bedragen Leeftijdsgrens fiets/ov Maximum reistijd OV Min reistijdverkorting EV Jaarvergoedingsbedragen Opmerkingenveld toevoegen Aanpassen scholenlijst Adresgegevens scholen in scholenlijst Diverse specifieke toelichtende teksten Periode Alle configuraties kunt per schooljaar instellen. Zo kunt u tijdig de wijzigingen in de verordening of beleidsregels voor het nieuwe schooljaar in LEERLINGENVERVOER.NU opnemen. Bij aanvragen voor het nieuwe schooljaar kiest LEERLINGENVERVOER.NU automatisch voor de nieuwe configuratie. Scholenlijst Om het gebruiksgemak van LEERLINGENVERVOER.NU te vergroten en het aantal fouten te beperken, voert u zelf in de meest voorkomende scholen in. Hierdoor hoeft het script aan de aanvrager geen vragen te stellen over onderwijsniveau, onderwijssoort, specialisatie, signatuur en adresgegevens van de school. Bovendien kan LEERLINGENVERVOER.NU dan automatisch de dichtstbijzijnde school van het juiste type bepalen. Uiteraard bevat het script ook een optie indien een kind naar een andere school gaat dan die in de lijst zijn opgenomen. Later kunt u deze extra school met een druk op de knop aan de scholenlijst toevoegen. Zo ontstaat een zelf-lerend systeem. Op uw verzoek kan Impactive ook uw bestaande scholenlijst (in Microsoft Excelformaat), mits gecompleteerd met de gegevens over signatuur en doelgroepen per school, importeren. Vervolg op volgende pagina Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU Impactive 9 van 14

11 Aanpassen aan uw gemeentelijke verordening, Vervolg Logica uitbreiden Als u de achterliggende logica van LEERLINGENVERVOER.NU wilt aanpassen dan vergt dat vrijwel altijd extra maatwerk. Dan gaat het bijvoorbeeld om het toevoegen van meer of andere criteria dan die in de VNG modelverordening staan. Graag adviseert Impactive u hierin. Soms kan een kleine maatwerkopdracht uw wens vervullen. Ook komt het regelmatig voor dat gemeenten gezamenlijk een aanpassing voorstellen. Om dat laatste te stimuleren, organiseert Impactive jaarlijks een gebruikersdag voor gemeenten die met het systeem werken. De bedoeling is dat dit gebruikersoverleg prioriteiten bepaalt voor nieuwe functionaliteiten in of uitbreidingen op LEERLINGENVERVOER.NU. Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU Impactive 10 van 14

12 6. Overzicht van extra opties Inleiding Impactive kan binnen en rond LEERLINGENVERVOER.NU tal van extra onderdelen en adviezen bieden. Onderstaande tabel geeft hiervan een aantal voorbeelden. Standaard De standaard onderdelen van LEERLINGENVERVOER.NU zijn: Onderdeel Toelichting Leerlingenvervoer.nu De standaard geleverde aanvraagmodule van aanvraagmodule LEERLINGENVERVOER.NU als beschreven in hoofdstuk 5 van deze offerte: de digitale aanvraag inclusief adviesbeslissing met type vervoer, te betalen Module Zaakafhandeling vergoedingen en te innen eigen bijdragen. De standaard geleverde module, als beschreven in hoofdstuk 5, die de afhandeling van de aanvraag automatiseert, arbitraire zaken ter beoordeling voorlegt en automatisch een beschikking genereert. Daarnaast kan het systeem automatisch berichten versturen naar de financiële administratie (uitbetalingen, facturatie) en de vervoerder (opnemen vervoersvraag in het vervoer). Extra modules De belangrijkste uitbreidingen en extra dienstverlening rond LEERLINGENVERVOER.NU zijn: Module Authenticatie d.m.v. DigiD Toekennen per dagdeel Ouders die niet in begeleiding kunnen voorzien Toelichting Standaard vindt authenticatie van de aanvraag plaats door middel van een bevestiging. Het is ook mogelijk in plaats hiervan de aanvrager d.m.v. DigiD te laten inloggen. Impactive informeert u graag over de verschillende mogelijkheden en de voor- en nadelen daarvan. Standaard kent LEERLINGENVERVOER.NU een aanvraag toe óf wijst deze af. Komt men slechts voor een deel van de aangevraagde dagdelen in aanmerking dan kan men daarvoor een nieuwe aanvraag indienen. Als optie is het ook mogelijk dat de behandelaar de mogelijkheid krijgt een deel van de aangevraagde dagdelen toe te kennen; De nieuwe wet Passend Onderwijs schrijft voor dat de gemeente bij de beoordeling rekening moet houden met situaties waarin de ouder redelijkerwijs niet in de begeleiding van het kind kan voorzien. Om te voorkomen dat ieder ouder zich hierop gaat beroepen, is dit standaard niet in het script opgenomen, maar dient men in bijzondere individuele gevallen een beroep te doen op de hardheidsclausule. Als optie is het mogelijk, mits u daarvoor voldoende objectieve criteria heeft opgesteld, dit geautomatiseerd te bepalen en op de uitkomst toe te passen. Vervolg op volgende pagina Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU Impactive 11 van 14

13 Overzicht van extra opties, Vervolg Extra modules, Vervolg Module Toelichting Alternatieve ophaal- of afleveradressen Extra uitvraag aangepast vervoer Koppeling met Go-OV Koppeling met Smartwheels en Smartfact Koppelen Koppeling mid-office/ zaaksysteem Als u in uw beleid heeft opgenomen dat ook afwijkende ophaal- en afleveradressen zijn toegestaan, dan kunt u dit extra laten uitvragen. LEERLINGENVERVOER.NU neemt de uitkomst dan ook per dagdeel gedetailleerd in het vervoersverzoek aan de vervoerder op. Desgewenst kunt u extra uitvraag laten opnemen voor gegevens die voor het aangepast vervoer en daarmee voor de vervoerder relevant zijn. Impactive werkt samen met Go-OV die een dienst aanbiedt die voorziet in begeleiding van mensen met een beperking in het openbaar vervoer, door middel van een app op een smartphone in combinatie met instructies vanuit een centrale. Dit biedt ook interessante nieuwe mogelijkheden voor het leerlingenvervoer. Mogelijk zijn er kinderen die nu met de taxi gaan omdat ze niet zelfstandig kunnen reizen of omdat hun ouders niet in de begeleiding kunnen voorzien, die met deze voorziening wél met openbaar vervoer kunnen reizen. Eventuele belangstelling voor deze oplossing kunnen ouders dan direct bij de aanvraag opgeven en zich eventueel al, op grond van criteria, hiervoor aanmelden. Daar waar LEERLINGENVERVOER.NU stopt (beschikking, vervoersverzoek, betaalopdracht) gaat Smartwheels en Smartfact van Efco verder (planning vervoer, beheer mutaties, klachtenafhandeling, factuurcontrole). Bij het afsluiten van een abonnement op dit systeem zorgen beide bedrijven voor een koppeling tussen beide systemen en heeft u de gehele keten van aanvraag tot en met factuurcontrole optimaal geautomatiseerd. We kunnen tal van koppelingen maken met andere systemen. Het gaat hierbij ten eerste om het ophalen van data uit brontoepassingen (leerlingendatabase, leerplichtadministratie, GBA). Ten tweede om het uitwisselen van het resultaat met afhandelsystemen (midoffice, zaaksystemen, vervoerder, administratie). Een koppeling met uw mid-officie of zaaksysteem is altijd mogelijk als dit systeem XML-berichten kan ontvangen of met webservices kan werken, hetgeen bij alle moderne systemen het geval is. Als u kiest voor het behandelen van de aanvragen in onze module Zaakafhandeling, zijn relevante koppelingen: 1) Een bericht naar uw zaaksysteem dat er een aanvraag in ontvangen en in behandeling is genomen (onder bijvoeging van de PDF van de aanvraag en de geüploade bijlagen); 2) Een bericht naar uw zaaksysteem dat er een beslissing is genomen en een beschikking is gemaakt of ook al verzonden (onder bijvoeging van de PDF met beslissing en beschikking). Vervolg op volgende pagina Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU Impactive 12 van 14

14 Overzicht van extra opties, Vervolg Extra diensten Impactive kan samen met haar partners u op de volgende aspecten ondersteunen: Onderwerp Aanpassen verordening Optimalisatie werkproces Outsourcing afhandelen aanvragen i.s.m. Forseti Proefdraaien en evalueren Externe communicatie Persoonsgebonden budget (PGB) Toelichting Onze ervaring leert dat het werken met het script Leerlingenvervoer op enig moment leidt tot wensen omtrent het aanpassen van de eigen verordening. Bijvoorbeeld doordat inconsistenties aan het licht komen of omdat de verordening op sommige punten te complex is om nog uitvoerbaar te kunnen zijn. Impactive en haar partners adviseren hier graag over. Door het gebruik van het script Leerlingenvervoer verandert hoe dan ook de werkwijze van afhandeling. Impactive kan adviseren over het verder optimaliseren van het werkproces Onze samenwerkingspartner Forseti kan, al dan niet tijdelijk c.q. ter overbrugging, volledig de afhandeling van aanvragen voor u verzorgen. U hoeft slechts een link op uw website te plaatsen en de medewerkers van Forseti kunnen m.b.v. Leerlingenvervoer.nu op afstand de aanvragen compleet afhandelen, desgewenst inclusief het aannemen en afhandelen van telefoontjes namens de gemeente, contact met de vervoerder en het verzenden van de beschikkingen op briefpapier van de gemeente. Het is mogelijk om in een testfase (een steekproef van) alle aanvragen van het afgelopen jaar in het script in te voeren om te kijken wat de verschillen in beoordeling zijn en wat het overall resultaat is. Impactive kan dit traject uitvoeren en/of begeleiden. Impactive kan i.s.m. Forseti adviseren over de communicatie met ouders voordat dat LEERLINGENVERVOER.NU op uw website komt te staan. Mogelijkheid om in plaats van aangepast vervoer een bedrag uit te keren waarmee de ouders zelf (al dan niet collectief) het vervoer kan inkopen. Hiermee biedt u de ouders meer vrijheid van handelen en hoeft de gemeente het vervoer niet meer aan te besteden. Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU Impactive 13 van 14

15 Over Impactive Impactive Impactive ontwikkelt en beheert sinds 1997 tal van interactieve kennistoepassingen rond de dienstverlening van de overheid. Daarmee is het voor een burger of bedrijf beter en sneller te achterhalen wat de wettelijke verplichtingen en kansen zijn en is de dienstverlening voor gemeenten en andere overheidsinstellingen goedkoper te organiseren. Uitgangspunt van Impactive is dat de overheid een grote kennisverwerkende industrie is. Door die core business centraal te stellen, kan de overheid haar taken veel beter vervullen. Impactive Wizards Impactive ontwikkelt op basis van kennistechnologie zogenaamde wizards waarmee complexe overheidsdienstverlening 100% digitaal kan verlopen. Onderwerpen zijn onder meer: Leerlingenvervoer, (Bijzondere) bijstand en Evenementen. Impactive Kennisbank Na in 1999 in opdracht van het Overheidsloket2000 de eerste VIND productencatalogus te hebben gebouwd, heeft Impactive daarna OPUS PDC gerealiseerd. Met toevoeging van de Vraag-Antwoord-Combinaties, de KCCscripts en complete advies- en beslissingssystemen is dit uitgegroeid tot de omvangrijke Impactive Kennisbank. Milieu Impactive verzorgt sinds 2006 in opdracht van het ministerie van Infrastructuur en Milieu de Activiteitenbesluit Internet Module (AIM zie Dit is bij vrijwel elke gemeente in gebruik. Klanten Impactive (heeft ge)werkt voor onder meer dan 150 gemeenten, de ministeries van Binnenlandse Zaken, Economische Zaken, Infrastructuur en Milieu, Agentschap NL, ICTU, Rijkswaterstaat etc. LEERLINGENVERVOER.NU is onder meer in gebruik bij de gemeenten Oirschot, Haarlem, Capelle aan den IJssel, Rijssen-Holten, Valkenswaard, Hellevoetsluis, Zaanstad, Nijmegen, Tiel. Overal inpasbaar De producten en diensten van Impactive zijn bedoeld ter ondersteuning van de gemeentelijke dienstverlening. Onze producten vormen een onderdeel van de dienstverleningsketen. Impactive is leveranciersonafhankelijk. Dat betekent dat we met alle leveranciers koppelingen realiseren op basis van de bekende standaarden als Webservices XML en StUF en sluiten hiermee aan op de toepassingen van alle gangbare leveranciers. Kennisbeheer Impactive vertaalt kennis uit wetten, besluiten en procedures naar voor de burger toegankelijke en begrijpelijke informatie over de gewenste dienstverlening. Onze redactie houdt continu alle relevante wijzigingen in weten regelgeving bij zodat alle modules van de Impactive Kenniscollectie altijd actueel zijn. Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU Impactive 14 van 14

16 impactive Vossenstraat JL Arnhem Postbus AS Arnhem telefoon info@impactive.nl web IBAN NL25 RABO KvK btw NL B.03