LEERLINGENVERVOER Fasen in het proces. Efficiënte processen? Of kan dat gewoon niet? Maarten van der Meer. Van vraag naar antwoord.

Transcriptie

1 LEERLINGENVERVOER Efficiënte processen? Of kan dat gewoon niet? Maarten van der Meer Van vraag naar antwoord. - Kennisuitgeverij overheden - Adviseurs werkprocessen - Adviseurs klantgericht werken - Toegankelijk maken ingewikkelde regelgeving - Ontwikkelen kennissystemen Fasen in het proces 1. Voorwerk 2. Aanvraagprocedure 3. Behandelen aanvraag 4. Vergoeding of vervoersaanbod 5. Uitbetaling en facturering 6. Vervoer 7. Nawerk 1

2 1. Voorwerk Verordening en beleidsregels Wijziging bedragen en grenzen Brochures / website / publicaties Aanvraagformulier Brief naar ouders / scholen Afspraken vervoerders Actualisatie schoolgegevens 2. Aanvraagprocedure Hulp bij aanvraag Onvolledig ingevuld Ontbrekende bijlagen Toesturen formulier nieuwe aanvragers Registratie / doorsturen Systeem voor zaakafhandeling 3. Behandelen aanvraag Woont / verblijft in gemeente / adrescontrole Schooltype / schoolgegevens Dichtstbijzijnde passende school Kan met OV / fiets / begeleiding Beoordelen handicap / beperking Boven drempelafstand Beschikbaarheid OV / passende reisduur 2

3 vervolg Behandelen aanvraag Deel van het jaar / ritten / kosten Kosten OV Vergoeding fiets / OV / auto / brommer Toekenning aangepast vervoer Drempelbijdrage Inkomensafhankelijke bijdrage Beschikking 4a. Vergoeding Berekenen vergoeding Betalingsopdracht Abonnement of OV-chipkaart Declaraties Verantwoording 4b. Vervoersaanbod Vervoersvraag doorgeven aan vervoerder - van A naar B - van datum X tot datum Y - dagen / ritten / bijzonderheden - vervoersprofiel Planning vervoer - van huis naar school - opstapplaatsen / dienstregeling - weekend/vakantievervoer Bericht naar aanvrager 3

4 5. Uitbetaling en facturering Lijst netto uitbetalingen / verstrekking Lijst netto te factureren bedragen Check rechtmatigheid uitbetaling Fiat en handtekening / betalingsopdracht Uitbetaling / verstrekking Verzenden facturen Debiteurenbeheer 6. Vervoer Planningscriteria Incidentele wijzigingen Structurele wijzigingen Incidenten / problemen Klachten Kwaliteitsafspraken Kwaliteitscontrole 7. Nawerk Budgetbewaking / managementrapportage Probleemafhandeling Klachtafhandeling Tussentijdse wijzigingen beoordelen Tussentijdse aanvragen Factuurcontrole / contractbeheer Opschonen databestanden 4

5 Hoezo efficiënt proces?? Zeer veel aspecten Volgorde niet altijd logisch Werk van zeer verschillend niveau Vaak van één persoon afhankelijk Je wilt zo snel mogelijk antwoord geven Je wilt het de vervoerder makkelijk maken Is efficiënter werken dan wel mogelijk? Efficiënt proces 1: één voor één Aanvragen één voor één volledig afhandelen Voordeel: snelle afhandeling Vereist strak draaiboek Probleem: kan pas als alles binnen is Probleem: vervoersvraag te laat bekend Probleem: niet complete aanvragen Probleem: latere wijzigingen Efficiënt proces 2: per fase Per fase alle aanvragen afhandelen Voordeel: routine / taakverdeling Probleem: niet complete aanvragen Probleem: komt gespreid binnen Probleem: te laat ontvangen aanvragen Langdurig dezelfde handelingen 5

6 Efficiënt proces 3: automatisering Optimale ondersteuning van automatisering Volgorde maakt niet uit Gegevens, berekening, toepassen regels Alleen nog inhoudelijke beoordeling Geautomatiseerde vervolgstappen Probleem: moet ingericht worden Probleem: kost geld Lijst in Excel routeplanner Lijst in Excel. OV9292 6

7 Webservice reisgegegevens Invoer: postcode + huisnummer huis en school Resultaat: alle relevante reisgegevens Afstand auto en fiets Beschikbaarheid passend OV Reisduur auto en OV Benodigde kaartjes of abonnementen OV Kosten OV, Fiets, Brommer, Auto Alternatieve beslissingen. Invoer: postcode + huisnummer thuis en school begindatum en einddatum Resultaat: alle mogelijke toekenningen Verschil.. 7

8 ..of. Aanvraag Leerlingenvervoer BSN: Ontvangen: Aanvrager: Dhr. A.J. Verhoeven (vader) Leerling: Flip Verhoeven Periode: van t/m School: SBO Lukasschool Opperwoude Adviesbeslissing: Vergoeding OV kind+begeleider 1234,56 Te beoordelen: Flip heeft i.v.m. handicap begeleiding nodig open schoolverklaring open medische verklaring Uw beslissing: O akkoord maak beschikking O niet akkoord. open zaakafhandeling..of. Automatiseren wat wel? Aanvragergegevens - postcodecheck - vanuit GBA - vanuit Leerlingendatabase - vanuit eerdere aanvraag - niet meer overtypen / geen controle nodig Schoolgegevens - schooltype, specialisme, signatuur - dichtstbijzijnde passende school - drempelafstand / eigen bijdragen - schooltijden / schoolvakanties Variabelen schooljaar - bedragen ledenbrief VNG - overige aanpassingen 8

9 Automatiseren wat wel? (vervolg) Afstand / reistijd /reisduur / reiskosten - afstand per auto / per fiets - reisduur auto / OV (reistijd passend) - goedkoopste passende vervoersvorm Openbaar vervoer - aanwezigheid OV - reisadvies OV kosten en kaartsoorten Berekeningen deel jaar / dagen / ritten / kosten Berekeningen eigen bijdragen Verklaringen bijvoegen Automatiseren wat wel? (vervolg) Adviesbeslissing Te beoordelen aspecten Mogelijke alternatieve beslissingen Genereren beschikking Doorsturen vervoersvraag Doorsturen facturatie/betaalopdrachten Bericht aan aanvrager Automatiseren wat wel? (vervolg) Vervoersopdracht / routeplanning Mutaties Facturatie / Factuurcontrole Contractbeheer Data voor aanbesteding Managementinformatie Documenteren / archiveren 9

10 Automatiseren wat niet? Handicap Onveilige route Hardheidsclausule Bezwaarprocedures Klachten Problemen in het vervoer Conclusie Automatiseren kan proces efficiënter maken Wat wel, wat niet: afweging kosten en baten Afhankelijk van: - noodzaak tot budgetbeperking / bezuinigen; - personele beschikbaarheid Analyse / terugverdienmodel Variëert van 1 onderdeel tot volledige uitbesteding Eventueel gefaseerde invoering Ten slotte Strakke toepassing verordening Kan leiden tot minder kinderen leerlingenvervoer; Kan leiden tot méér kinderen in OV of per fiets; Maakt afwijkende beslissing bewust en expliciet Minder bezwaarprocedures Eenvoudiger controle rechtmatigheid doelmatigheid 10

11 Hoe nu verder. Analyse huidige proces / optimale proces/ kosten; Wat kun je beter zou houden? Wat kan sowieso efficiënter? Op welke onderdelen is automatisering nuttig? Verdient de investering zichzelf terug? Personele consequenties? Mogelijk meerjarenplan Stof tot nadenken? Veel succes 11