OR-VERKIEZINGEN Eindrapportage van de driejaarlijkse verkiezingen van de Ondernemingsraad van de VU en zijn onderdeelcommissies

Transcriptie

1 OR-VERKIEZINGEN 2014 Eindrapportage van de driejaarlijkse verkiezingen van de Ondernemingsraad van de VU en zijn onderdeelcommissies

2 Inhoudsopgave Inleiding 3 Organisatie Verkiezingen 4 Samenstelling Verkiezingscommissie 4 Opdracht 4 Kiesregister en bezwaren 4 Kandidatenlijsten en bezwaren 5 Het stemmen 6 De uitslagen 6 Problemen 7 Aanbevelingen uit Aanbevelingen met betrekking tot de organisatie 8 Aanbevelingen met betrekking tot het EVO 9 Aanbevelingen met betrekking tot het reglement 9 Aanbevelingen uit Aanbevelingen met betrekking tot de organisatie 10 Aanbevelingen met betrekking tot het EVO 11 Aanbevelingen met betrekking tot het reglement 11 Publiciteit en publicitaire middelen 12 Website 12 Mails 12 Social media 12 VU-zine 12 OR-zine 12 Ad Valvas 12 Voorlichtingsbijeenkomst 12 Lijsttrekkersdebat 12 Posters en flyers 12 Aanbevelingen met betrekking tot publiciteit 13 Protocol OR-verkiezingen 14 Bijlage A: volledige uitslag OR-verkiezingen 15 Bijlage B: volledige uitslag ODC-verkiezingen 17 Bijlage C: draaiboek 21 Amsterdam, juni 2014 Kitty Jong, ambtelijk secretaris ORVU-2014/100 v 2

3 Inleiding De Verkiezingscommissie van de Ondernemingsraad van de Vrije Universiteit doet hiermee verslag van haar werkzaamheden in de periode mei 2013 tot en met maart 2014 met betrekking tot de verkiezingen van de Ondernemingsraad (OR) en de onderdeelcommissies (ODC s). De verkiezingen werden gehouden van 10 tot en met 16 maart. Deze eindrapportage bevat tevens het formele verkiezingsprotocol. 3

4 Organisatie verkiezingen Samenstelling Verkiezingscommissie De Verkiezingscommissie was als volgt samengesteld: de heer dr. S.W. Verstegen, voorzitter (OR-lid) de heer dr. O.G. Heldring (OR-lid) mevrouw J. Eppinga (OR-lid) de heer J.B.K.M. Spaapen (adviseur) De Verkiezingscommissie is ook voor deze verkiezingen weer bijzondere dank verschuldigd aan de heer drs. G.E.N.J. van Dieten voor de aanpassingen in het Elektronisch Verkiezingssysteem Ondernemingsraad (EVO), zijn waardevolle adviezen en oplettendheid. De commissie werd ondersteund door mevrouw drs. C.G. Jong, ambtelijk secretaris van de OR, tevens functioneel beheerder van het EVO. Opdracht De Verkiezingscommissie heeft in opdracht van de OR de verkiezingen voor de Ondernemingsraad en de onderdeelcommissies georganiseerd in overeenstemming met hoofdstuk 2 van het Reglement van de Ondernemingsraad van de VU. De Verkiezingscommissie is hiertoe elf maal bijeengeweest in de periode van 15 mei 2013 tot en met 17 maart In de allereerste fase beperkten de gesprekken zich tot een voorstel in het reorganisatieplan van Bestuurszaken dat voor zowel de OR- als de USRverkiezingen een stembureau zou moeten worden ingesteld. Die plannen waren nog niet uitgewerkt; onduidelijk was bijvoorbeeld wie de leden van het stembureau zouden zijn en of dat wellicht zou worden uitbesteed. De commissie heeft zich in principe altijd tegen de komst van een extern stem- of verkiezingsbureau uitgesproken. Uiteindelijk is dit onderdeel van het reorganisatieplan niet verder uitgewerkt. Voor de zomer van 2013 werden de eerste contacten met de dienst IT gelegd ten behoeve van de peildata en in het najaar werd het EVO opnieuw ingericht. Kiesregister en bezwaren De kiesregisters voor zowel Ondernemingsraad als onderdeelcommissies zijn tot stand gekomen in samenspraak met de heer Jo Heinen van IT, afdeling functioneel beheer ERP-systemen, en de heren Ad Biewenga en Ger van Dieten van IT. De peildatum voor het passieve kiesrecht werd vastgesteld op 10 juli De kiesregisters hebben digitaal ter inzage gelegen in de periode van januari Er is net als in afgezien van een papieren uitdraai. De digitale terinzagelegging is in Ad Valvas bekend gemaakt evenals op de site van het VU-intranet, de OR-site en de VU-zine. Er zijn veel bezwaren binnengekomen tegen de wijze van opname in het kiesregister en tegen de mail die daaraan voorafgaand aan alle medewerkers is verstuurd. De medewerkers van VUmc hebben per abuis de mail ontvangen waarin men werd opgeroepen het kiesregister te controleren. Dit is in overleg met de afdeling Communicatie van het VUmc rechtgezet. De medewerkers van ACTA met een UvAaanstelling ontvingen eveneens deze mail. Dat is rechtgezet in overleg met de afdeling Communicatie van ACTA. De oorzaak van beide miscommunicaties bleek gelegen in het feit dat vanuit de dienst IT de desbetreffende mail is verzonden naar alle medewerkers in de basisdatabase. En daar zitten sinds de vorming van de stichting VU-VUmc ook de medewerkers van VUmc allemaal in. Er had eerder een schifting gemaakt moeten worden. De overige bezwaren waren gerelateerd aan de reorganisatie bedrijfsvoering. Medewerkers in de transitieorganisatie bleken allen geen stemrecht te hebben. Dat was te wijten aan het feit dat zij in SAP een apart orgeennummer hebben gekregen dat niet werd meegenomen bij het importeren van de gegevens naar het EVO. De secretaris heeft deze medewerkers handmatig aan het register toegevoegd. 4

5 Een andere categorie medewerkers die bezwaar maakte was de categorie medewerkers waarvan op 1 april 2013 de hiërarchische aansturing was gewijzigd, maar die nog niet te maken hadden gehad met de daadwerkelijke reorganisatie van hun nieuwe dienst. Uit pragmatische overwegingen was besloten hen in SAP nog niet volledig te registreren onder hun nieuwe dienst, waardoor zij ook voor de OR-verkiezingen nog stemrecht hadden voor de eenheid waar zij voorheen geplaatst waren. Een ingewikkelde kwestie, maar aangezien de Verkiezingscommissie in een eerder stadium al had besloten dat deze omgehangen medewerkers stemrecht zouden krijgen voor hun nieuwe eenheid, moest dit worden gerepareerd. In overleg met IT werd ervoor gekozen om al deze medewerkers te mailen met de boodschap dat zij nu weliswaar voor de verkeerde ODC geregistreerd stonden, maar dat bij de daadwerkelijke verkiezingen dit zouden worden hersteld. De lijst met namen van betrokken medewerkers werd aangeleverd door IT. De secretaris heeft de medewerkers g d en heeft bij de uiteindelijke verkiezingen de mensen handmatig omgehangen in het EVO. De Verkiezingscommissie heeft in de beginfase van het traject aan de OR voorgelegd om nieuwe categorieën medewerkers toe te voegen aan de kiesgerechtigde medewerkers. Gedetacheerden behoorden al tot de kiesgerechtigden, maar de OR besloot ook zelfstandigen zonder personeel (ZZP) toe te voegen, met het voorbehoud dat zij, net als uitzendkrachten, ten minste 24 maanden werkzaam moesten zijn geweest bij de VU. Bij de controle van het kiesregister bleken veel gedetacheerden niet te weten dat zij kiesgerechtigd waren. ZZP ers die korter dan 24 maanden werkzaam waren bij de VU dachten juist ten onrechte dat zij wel stemrecht zouden hebben. De secretaris heeft alle mails daaromtrent (uitleg over de regels) beantwoord. Kandidatenlijsten en bezwaren Voor de OR-verkiezingen zijn kandidatenlijsten ingediend door de werknemersorganisaties Abvakabo FNV en CNV Publieke Zaak. Een vrije lijst werd ingediend door ProVU. De kandidatenlijsten voor de OR werden goedgekeurd door de Verkiezingscommissie. en werden ingediend voor de ODC s van - Faculteit der Bewegingswetenschappen - Universiteitsbibliotheek - HRM, Arbo en Milieu - Faculteit der Letteren - Faculteit der Aard- en Levenswetenschappen - Faculteit der Economische Wetenschappen en Bedrijfskunde - Faculteit der Rechtsgeleerdheid - Faculteit der Exacte Wetenschappen - Faculteit der Wijsbegeerte - Faculteit der Godgeleerdheid - Faculteit der Sociale Wetenschappen - Faculteit der Psychologie en Pedagogiek - Bureau Bestuurszaken - Student- en Onderwijszaken - Informatietechnologie - Facilitaire Campus Organisatie - Financiën en Audit De ODC Communicatie en Marketing heeft bij de Verkiezingscommissie om uitstel van de verkiezingen gevraagd. Door de omhanging van facultaire medewerkers ontstond in het voorjaar van 2013 een veel grotere dienst. Daarom werden in september 2013 tussentijdse verkiezingen georganiseerd. Omdat de ODC dus pas vanaf september 2013 in functie was en omdat C&M ten tijde van de verkiezingen ook midden in een reorganisatietraject zou zijn, heeft de commissie dit verzoek tot uitstel voor de periode van minimaal één jaar gehonoreerd. Er werden dus geen verkiezingen gehouden voor deze ODC. De medewerkers zijn hiervan door de secretaris op de hoogte gesteld. Van de mogelijkheid tot bezwaar die aan dit besluit werd gekoppeld werd geen gebruik gemaakt. 5

6 Al deze lijsten werden goedgekeurd, hoewel één van de lijst niet voldoende kandidaten omvatte: de lijst van de ODC Godgeleerdheid. Het leek de commissie echter niet opportuun een formeel standpunt in te nemen. Dat zou aan het aantal kandidaten niets hebben veranderd. De commissie hoopt dat na de verkiezingen zich alsnog kandidaten melden en gunt de ODC die tijd. Voor de in de opsomming drie eerstgenoemde onderdelen werden verkiezingen uitgeschreven (in 2008 waren dat zes onderdelen, in 2011 vijf), voor de overige onderdelen was het aantal kandidaten kleiner dan of gelijk aan het aantal beschikbare zetels. Voor deze onderdelen werden geen verkiezingen gehouden. De kandidaten werden in de ODC s benoemd. Alle geldige kandidatenlijsten konden worden ingezien op de OR-website en werden ook gepubliceerd in Ad Valvas. In de periode 24 februari 3 maart 2014 kon schriftelijk bezwaar worden aangetekend tegen de geldigheid van deze lijsten. Hiervan werd geen gebruik gemaakt. Het stemmen Net als in 2008 en 2011 werd er elektronisch gestemd. Er werden geen papieren stembiljetten verstuurd. Om te stemmen was het VU-net-id benodigd. Het VU-net-id werd bekend verondersteld. Op de eerste dag van de verkiezingen werd, vanuit het EVO, aan alle medewerkers een centrale e- mail verstuurd met daarin een oproep om te gaan stemmen. Op woensdag en donderdag is deze mail nogmaals verstuurd naar alle medewerkers die op dat moment hun stem nog niet hadden uitgebracht. Een zeer beperkt aantal medewerkers merkte bij het uitbrengen van de stem pas dat zij, ten onrechte, geen actief kiesrecht hadden. In een vergadering van de Verkiezingscommissie had de commissie de secretaris al gemandateerd om in deze gevallen te handelen naar goeddunken: de formele bezwaartermijn was immers in januari al verlopen. In alle gevallen (drie) heeft de secretaris alsnog het actief kiesrecht toegekend. Deze medewerkers konden echter niet meer elektronisch stemmen (dat bestand was op de eerste dag van de verkiezingen al gedefinieerd). Voor deze mensen is een papieren stembiljet uitgeprint. In totaal zijn twee schriftelijke stemmen uitgebracht, beide voor de Ondernemingsraad. De uitslagen Verkiezingen Ondernemingsraad Van de 5277 kiesgerechtigde medewerkers hebben 1782 een stem voor de OR uitgebracht, waaronder 112 blanco stemmen. Er waren geen ongeldige stemmen. Ook werd niet bij volmacht gestemd. Het aantal zetels van de OR is 23, de kiesdeler werd bepaald op 78, het opkomstpercentage op 35,85%. In 2011 was dat 34,4%, in ,7%. Opnieuw een stijging van 1,5%. Verkiezingen faculteit der Bewegingswetenschappen Kiesgerechtigden: 166 medewerkers Uitgebrachte stemmen 73 Blanco stemmen geen Aantal zetels 7 Kiesdeler 11 Opkomstpercentage 43,98% Verkiezingen Universiteitsbibliotheek Kiesgerechtigden: 139 medewerkers Uitgebrachte stemmen 109 Blanco stemmen geen Aantal zetels 7 Kiesdeler 16 Opkomstpercentage 78,42% 6

7 Verkiezingen HRM, Arbo en Milieu Kiesgerechtigden: 156 medewerkers Uitgebrachte stemmen 78 Blanco stemmen geen Aantal zetels 7 Kiesdeler 11 Opkomstpercentage 50% De uitslagen werden op 17 maart 2014 om uur mondeling bekend gemaakt door de voorzitter van de Verkiezingscommissie. Daarvoor was een bijeenkomst georganiseerd in de Aurora, het voormalige bruin café. De kandidaten waren hiervoor uitgenodigd, maar er is ook breder ruchtbaarheid aan gegeven: de ODC-leden hebben een mail ontvangen, er stond een bericht in Ad Valvas en op de website van de OR. Er waren echter weinig belangstellenden aanwezig. De volledige uitslag was te lezen op het prikbord van het OR-secretariaat en werd voorts bekend gemaakt op de OR-website, VU-zine en in Ad Valvas. Het College van Bestuur werd schriftelijk geïnformeerd, evenals de directeuren van de diensten, het bestuur van de faculteiten en de werknemersorganisaties. De totale uitslag is als bijlage toegevoegd aan dit verslag. Er zijn geen bezwaren binnengekomen tegen de uitslag. Na afloop van de bezwaartermijn hebben alle medezeggenschapsleden een benoemingsbrief ontvangen. Drie gekozen OR-leden en een gekozen ODC-lid aanvaardden hun zetel in OR respectievelijk ODC niet. Zij werden reglementair opgevolgd door de eerstvolgende kandidaten op de lijsten, die het lidmaatschap wel accepteerden. Problemen De problemen die zich hebben voorgedaan hadden met name betrekking op de zaken die al gemeld zijn in de paragraaf over kiesregister en bezwaren. Daarnaast zijn er vooral veel vragen geweest over de openstelling van het kiesregister, de beschikbaarheid van Engelse vertalingen en, in de verkiezingsweek, van een enkele niet-kiesgerechtigde die daar op dat moment achterkwam. Tijdens de verkiezingsweek zelf hebben zich geen problemen voorgedaan. De vragen en opmerkingen die zijn ontvangen zijn verwerkt in het hoofdstuk Aanbevelingen

8 Aanbevelingen uit 2011 In dit hoofdstuk zijn de aanbevelingen opgenomen die zijn gedaan na de verkiezingen van In vet is toegevoegd wat er in 2014 daadwerkelijk met de desbetreffende aanbeveling is gedaan. Aanbevelingen met betrekking tot de organisatie Kandidatenlijsten moeten helemaal anders worden ingericht: het begrip meisjesnaam is achterhaald sinds men zelf in SAP kan aangeven hoe men genoemd wil worden. Geboortedatum invullen heeft geen zin: in het EVO staat die datum niet genoemd (wel personeelsnummer en VU-net-id). Verder vragen om alle voorletters en roepnaam. De kandidatenlijst is gewijzigd, maar nog niet voldoende. De geboortedatum is eruit en er wordt nu gevraagd naar de eigen naam van de kandidaat. Dat laatste biedt soms geen soelaas, omdat men gekozen heeft voor de naam van de partner en zo ook in SAP is geregistreerd. Beter is te vragen naar de naam zoals geregistreerd in SAP. Blanco kandidatenlijsten niet meer laten downloaden: het wekt verwarring en de verkeerde lijsten worden ingediend. Afhalen biedt de mogelijkheid om nog eens uitleg te geven. We zijn inmiddels drie jaar verder: iedereen heeft de lijst gedownload. Er is geen enkele lijst afgehaald. De handtekeningenlijst moet een andere naam krijgen om verwarring met de kandidatenlijst te voorkomen. Ondersteuningslijst bijvoorbeeld. Daarbij vermelden dat dit een bijlage is bij de kandidatenlijst. Door een wijziging in de WOR (ondersteunende handtekeningen zijn vervallen) was dit niet meer nodig. Bezien of de inzagetermijn van het kiesregister kan worden verlengd tot vlak voor de verkiezingen. Niet meegenomen in de voorbereidingen. De informatiesite moet overzichtelijker met minder formele teksten en met pakkende kopjes als wat moet ik doen als ik me kandidaat wil stellen? Dit is gebeurd: de OR heeft een eigen website met heel veel (redactionele) vrijheid. Dit is ten volle benut. Een rondje langs de ODC s doen rond verkiezingstijd, ook met uitleg over verkiezingen. Is gebeurd, maar niet fysiek: per mail. Zou toch opgepakt moeten worden. In de praktijk blijken er toch erg veel (detail)vragen bij de ODC s te leven. Handhaven als aanbeveling. Er moet een tweede voorlichtingsbijeenkomst komen rond de tijd dat de kandidatenlijsten moeten worden ingeleverd. Dit is niet gebeurd, maar was geen overbodig luxe geweest. Handhaven als aanbeveling. De OR-verkiezingen zouden nadrukkelijker in beeld moeten zijn bij de VU-organisatie. Dit jaar viel de SAP-freeze in het kader van nieuw SIS en de migratie van FEWEB samen met de verkiezingen. Aan de commissie zou vanuit de organisatie iemand moeten worden toegevoegd die zicht heeft op dit soort zaken en die daar invloed op kan uitoefenen. Op de realisatie van deze aanbeveling hadden we weinig invloed. Er is niemand toegevoegd vanuit de organisatie, maar de vraag is of dat zou hebben geholpen. Het voornaamste probleem kwam voort uit de omhanging van bepaalde medewerkers in april Aanbeveling handhaven. Dit is een van de concrete voorbeelden die onder de aandacht van het college zou moeten worden gebracht als de termijn voor de verkiezingsperiode wordt gemeld. Stemsite en oproep nog nadrukkelijker onder de aandacht brengen: oproepmail moet s morgens vroeg. Overwegen of brief naar huisadres in ere moet worden hersteld. 8

9 Brief naar huisadres is niet gestuurd. Maar desondanks, en mede door extra aandacht hiervoor op de website van de OR, leken nu veel meer medewerkers de weg naar het kiesregister te vinden. Aanbevelingen met betrekking tot het EVO Er moeten meer mails in het systeem worden gepredefinieerd, zodat er in de week zelf nog kan worden besloten om extra mail uit te sturen. Eigenlijk zou je voor elke dag een aparte mail moeten maken. In de verkiezingsweek kan worden besloten of hij wel of niet uitgaat op die dag. Maar dan staat de mail in principe wel gereed. Dit is niet gebeurd, maar desondanks kon er nog een extra mail worden gestuurd. Iemand uit de commissie moet pas op het allerlaatste moment (dag) stemmen, zodat er controle is op de centrale mails. De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat we dit zijn vergeten. Overwegen of peildatum nog dichter op verkiezingsweek kan, zeker voor actief kiesrecht. Dat heeft consequenties voor het systeem. De peildatum is zo ver mogelijk naar voren gebracht. Bespreken of, bij importeren kiesgerechtigden in de verkiezingen, er gekozen moeten worden voor een correctie van het bestand ten opzichte van het kiesregister of dat het hele bestand wordt gekilled en opnieuw wordt geïmporteerd. Er is gekozen om opnieuw te importeren. Over twee jaar, dus ruim voor de start van de verkiezingen van 2014, zou moeten worden besproken of er aanleiding is om het huidige systeem te herzien. Wordt het systeem tegen die tijd nog door Oracle ondersteund bijvoorbeeld. Dit is gebeurd en de conclusie is geweest dat er zo mogelijk een nieuw systeem zou moeten komen. In de voorbereidende fase is dit vanwege de bezuinigingen in de bedrijfsvoering van de prioriteitenlijst gehaald. Bezien zou moeten worden of het mogelijk is om ongeldig te stemmen met het EVO, als veiligheidscheck. Dit is niet gebeurd. Handhaven als aanbeveling. Aanbevelingen met betrekking tot het reglement Zoeken naar oplossing voor continuïteitsprobleem bij ProVU. Uit het verslag van de commissie van 7 december 2010: ( ) geen van de kandidaten op de ProVU-lijst zullen eind 2013 nog werkzaam zijn bij de VU, zodat de continuïteit in gedrang is. Dit is een probleem; als je tijdelijke werknemers betrekt bij de verkiezingen zal er oog moeten zijn voor dit soort problemen. De OR heeft feitelijk ook een plicht om hier aandacht aan te besteden: WOR artikel 9 lid 4 zegt: De OR treft, indien dit bevorderlijk is voor een goede toepassing van deze wet in de onderneming, voorzieningen in zijn reglement opdat de verschillende groepen van de in de onderneming werkzame personen zoveel mogelijk in de ondernemingsraad vertegenwoordigd kunnen zijn. Een mogelijke oplossing zou kunnen zijn: de toepassing op de OR van wat nu al wordt gedaan bij ODC s: in geval van een vacature, als de totale bezetting nog boven de tweederde van het aantal zetels uitgaat, is een unanieme voordracht vanuit de ODC voldoende om een kandidaat te benoemen. De nieuwe commissie zal hiermee aan de slag gaan. Als eerste is de OR voorgelegd om over te gaan tot een tweejarige zittingstermijn. Dit zou het opvolgingsprobleem structureel oplossen. Die oplossing werd echter weggestemd. De nu gekozen oplossing is het van toepassing verklaren van de hierboven genoemde ODC-variant op de OR. Dit heeft geleid tot een aanpassing van het OR-reglement. Artikel 14 lid 3: 9

10 Indien in de vacature door toepassing van de in lid 1 en lid 2 genoemde procedures niet kan worden voorzien, wijst de Ondernemingsraad tot opvolger van het betrokken lid de werknemer aan die unaniem wordt voorgedragen door de leden van de ondernemingsraad die behoren tot de lijst waarop degene die moet worden vervangen, is gekozen. Zolang een boven bedoelde voordracht uitblijft, wordt in de vacature eerst bij de volgende verkiezingen voorzien. Daarnaast wordt gezocht naar een mogelijkheid om de vaste commissies van de OR om te vormen tot voorbereidingscommissies waarin ook medewerkers van buiten de raad op projectbasis in kunnen participeren. De (status van de) blanco stem moet expliciet in het reglement worden genoemd. Het is een geldige stem die wel meetelt voor het opkomstpercentage, maar niet voor de berekening van de kiesdeler. Dit is vergeten, maar nog steeds een goed idee. De commissie beveelt aan om een korte procedure te ontwikkelen voor het uitbrengen van schriftelijke (papieren) stemmen waarvan in noodgevallen gebruik kan worden gemaakt. Dit om eventuele fraude uit te sluiten. Dit is niet gebeurd, en de vraag is of dit nodig is gezien de zeer geringe mate waarin hiervan gebruik wordt gemaakt. Aanbevelingen 2014 Een aanbeveling vooraf: de Verkiezingscommissie zou, als de voorbereidingen voor de nieuwe verkiezingen starten, als eerste de aanbevelingen uit deze rapportage moeten bespreken. Aanbevelingen met betrekking tot de organisatie Kandidatenlijst: vraag naar de naam van de kandidaat zoals in SAP geregistreerd. Tweede voorlichtingsronde over de verkiezingen is nodig: rond het indienen van de kandidatenlijst. De eerste ronde is ook nodig, maar wordt niet zo goed bezocht. Dus ook publicitair meer aandacht aan besteden. OR-verkiezingen (nog) meer onder de aandacht brengen bij het college door bijvoorbeeld in de brief waarin de verkiezingsperiode wordt gemeld een passage op te nemen dat de VUorganisatie dient te anticiperen op deze verkiezingen. Zie ook de aanbeveling uit 2011 over het nadrukkelijker in beeld zijn van de verkiezingen bij de organisatie. De verkiezingsweek van maart 2014 was uitgebreid met het weekend. Deze twee extra dagen hebben welgeteld 35 stemmen extra opgeleverd. Dit weegt niet op tegen een mogelijk nadeel: als zich in het weekend een ongeregeldheid, probleem of een verzoek om een papier stembiljet voordoet, kan dit niet worden opgelost/gefaciliteerd. De verkiezingen zouden weer moeten worden beperkt tot de werkweek. Er moet meer aandacht worden besteed aan Engelstalige informatie. Ook de mails waarin wordt opgeroepen om het kiesregister te controleren en om te stemmen moeten in het Engels vertaald worden. Bij de ODC leidt het lijstenstelsel soms tot onbegrip. De Verkiezingscommissie zou kunnen overwegen bij de ODC s over te gaan tot een personenstelsel. De commissie Communicatie moet eerder betrokken worden/zijn bij de voorbereidingen van de verkiezingen. Het zou goed zijn om onderzoek te doen naar de (relatief lage) opkomst bij de ORverkiezingen. De openbare presentatie van de uitslag trok heel erg weinig aandacht. Zelfs de betrokken ODC-leden ontbraken. Misschien moet de openbare mondelinge bekendmaking moet worden heroverwogen. Daarvoor in de plaats een andere wijze van bekendmaken: via de website van Ad Valvas is misschien effectiever. En twitter. 10

11 Houd rekening met de planning van onderwerpen voor de OR, zodat een openbare vergadering met het college weer tot de mogelijkheden behoort. Of plan de verkiezingen zodanig dat er een overlegvergadering in de verkiezingsweek valt. Aanbevelingen met betrekking tot het EVO Naar aanleiding van de mail over de openstelling van kiesregister Controleer de groepen waar de mail naar toegaat Medewerkers VU van ACTA moeten worden geïnformeerd via de communicatieafdeling van ACTA. Met daarbij uitvoerige uitleg waarom zij mail ontvangen en dat zij stemrecht hebben voor OR VU. Er moet meer uitleg bij: met name dat dit nog NIET de verkiezingen zijn: de onderstaande boodschap is de hele mededeling. Er is geen mogelijkheid tot doorklikken of iets dergelijks. U bent als medewerker opgenomen in de kiesregisters van de volgende kiesdistricten: Onderdeelcommissie BBZ: u heeft actief kiesrecht voor... Onderdeelcommissie BBZ: u heeft passief kiesrecht voor... Ondernemingsraad: u heeft actief kiesrecht voor... Opm.: De bezwaarperiode eindigt op :59 Opm.: De bezwaarperiode eindigt op :59 Opm.: De bezwaarperiode eindigt op :59 Ondernemingsraad: u heeft passief kiesrecht voor... Opm.: De bezwaarperiode eindigt op Aanbeveling met betrekking tot het reglement De (status van de) blanco stem moet expliciet in het reglement worden genoemd. Het is een geldige stem die wel meetelt voor het opkomstpercentage, maar niet voor de berekening van de kiesdeler. Collegevoorzitter Jaap Winter en OR-voorzitter Ottho Heldring in het Verkiezingskatern van Ad Valvas 11

12 Publiciteit en publicitaire middelen Website Al vroeg in de voorbereidingsfase van de verkiezingen werd voorzien dat VUnet niet toereikend zou zijn als podium voor de OR in het algemeen en de OR-verkiezingen in het bijzonder. De ervaring heeft geleerd dat medewerkers slecht aan hun informatie komen, en al helemaal als ze daarvoor met zoekwoorden in VUnet moeten gaan zoeken. Medewerkers willen de informatie over de OR op één goed bereikbare plaats vinden. De OR heeft daarom besloten om via mijndomein.nl een domeinnaam aan te kopen en een website te bouwen. Op deze website ( hebben de verkiezingen een tabblad gekregen. De website is bijgehouden door de secretaris en een lid van de commissie Communicatie. Getracht is de informatie zo actueel mogelijk te houden. Bij alle andere communicatie-uitingen is verwezen naar de website. Ook waren via deze website documenten als de kandidatenlijsten te downloaden. Mails Via de ODC-leden zijn diverse informatieve mails verzonden met het verzoek aan de leden om de mail door te sturen naar de collega s binnen de eenheid. Social media De OR had al een facebookpagina. Daar is ook in verkiezingstijd gebruik van gemaakt. Ook heeft de OR een twitteraccount. Ook die is ingezet in verkiezingstijd, met name tijdens het lijsttrekkersdebat. VU-zine De OR heeft geen eigen zine, maar heeft wel meerdere malen gebruik gemaakt van de bestaande VU-zine om melding te maken van de voortgang van de verkiezingen: de openstelling van het kiesregister, de kandidaten en de uitslag. OR-zine Op de eerste dag van de verkiezingen is, bij wijze van uitzondering, toch een OR-zine verschenen. Daarin werden tal van zaken aangegeven waaronder de wijze van stemmen en bezwaar maken. Ook werd daarin de aandacht gevestigd op het lijsttrekkersdebat. Ad Valvas In de editie van 26 februari heeft een verkiezingsspecial gestaan. Daarin een inhoudelijk interview met de OR- en de collegevoorzitter, de officiële bekendmaking van de kandidatenlijsten en een melding van de verkiezingsperiode, de wijze van inloggen en de mogelijkheid tot indienen van bezwaren. In Ad Valvas zijn een drietal advertenties geplaatst. Voorlichtingsbijeenkomst De verkiezingscommissie heeft een voorlichtingsbijeenkomst georganiseerd ten behoeve van de onderdeelcommissies aangezien van de ODC wordt verwacht dat zij een voortrekkersrol vervullen. Deze bijeenkomst was gepland op 4 december De opkomst was gering. In de lijst met aanbevelingen is daarom opgenomen dat er een vervolgbijeenkomst zou moeten plaatsvinden. Dat zou dan medio januari moeten zijn, op tijd voor het indienen van de kandidatenlijsten. Lijsttrekkersdebat onder leiding van collegevoorzitter Jaap Winter Op de eerste dag van de verkiezingsweek organiseerde de OR voor de tweede maal een lijsttrekkersdebat. Ditmaal onder leiding van de collegevoorzitter. Het debat was georganiseerd voorafgaand aan het borrel/diner bij de medewerkersvoorstelling. Freek de Jonge trad op. Posters en flyers Er waren twee posters ontworpen en twee flyers. De posters zijn in groot formaat geplaatst in alle sandwichborden: bij elke ingang van de gebouwen één. De flyers zijn samen met de flyers van de bonden en ProVU gebundeld tot een pakketje en verspreid onder de medewerkers, en via de postvakjes en bureau s op de flexibele werkplekken. 12

13 Aanbevelingen met betrekking tot de publiciteit De raad moet zijn successen meer onder de aandacht brengen. De commissie Communicatie moet eigenlijk de gehele voorbereidingsperiode aangesloten blijven bij de verkiezingscommissie. Met betrekking tot het debat: plek in de foyer is in principe prima, maar waak ervoor dat het debat niet samenvalt met borrel van de medewerkersvoorstelling. Misschien iets meer tijd tussen de twee evenementen plannen. Misschien toch het debat op een andere, afzonderlijke plek en ook iets later laten beginnen. Twitteren tijdens debat werkt prima, maar misschien is er in 2017 al een ander medium. Het debat in combinatie met de voorstelling moeten wel eerder voorbereid zodat de commissie ook nog invloed kan hebben op het programma. Ook meer ruchtbaarheid geven aan het feit dat de OR ook het initiatief neemt voor de medewerkersvoorstelling. Misschien extra spandoek in de zaal. Naast het debat toch weer een forum organiseren tijdens de verkiezingsweek. In de verkiezingsweek zou iedere dag een activiteit georganiseerd moeten worden. Er zou een apart draaiboek moeten worden gemaakt voor de verkiezingsweek. Een bijeenkomst organiseren vóór de verkiezingsweek waarin alle kandidaten en de zittende OR-leden kennis kunnen maken en de campagne doorspreken. Toch weer OR-shirts dragen, misschien een nettere versie dan in Veel aandacht op sociale media geven aan specifiek de verkiezingsweek. Let op posterformaat sandwichborden: dat is B1, niet A0 zoals FCO ten onrechte berichtte. Aantal folders moet omhoog naar 2500 per bond/or. Folders moeten ook in het Engels. Ook aangeven in de richting van de bonden. Bekendmaking uitslag moet worden heroverwogen. Als je een mondelinge bekendmaking doet moet dat met veel meer tamtam en ceremonieel. Er zou een pop-up moeten komen rond de verkiezingstijd zoals dat in april 2014 ook met de Olympiade is gebeurd. De OR-verkiezingen zouden erg geholpen zijn met een stemoproep van het CvB gedurende de verkiezingsweek. 13

14 14

15 BIJLAGE A: VOLLEDIGE UITSLAG OR-VERKIEZINGEN Ondernemingsraad (23 zetels, opkomstpercentage 35,85%) ABVAKABO FNV O.G. Heldring 223 stemmen H.S. van Walraven 114 H.C.R. van Bogget 62 P. Stol 50 A. Charmant den Hartog 47 S. Maftouhi 47 L.L.J. Truijens 40 H.J.M. Olijhoek 35 A.A. de Maesschalck 21 D. Pavlopoulos 31 R.E. Vermunt 29 Reservekandidaten A. Kiss 19 J.W. Rebel 18 F.J. Companjen 8 B. Brouwenstijn 18 M. Schoonebeek 13 J. Rodenberg 10 P.J.M. Brasik 13 M.J.M. van Velzen 28 K. Kramer 3 J.J.M. Sierag 20 E.J. Hartstra 8 J. Eppinga 7 M.J. Peters 26 CNV Publieke zaak P.J. Reinders 88 G.M.J. van Kampen 58 K.F. van der Woerd 33 T.C. de Gilder 26 A.M. Kreemers 12 Reservekandidaten H. Boswijk 9 S. Zandvakili 14 V.A. van Bijlert 3 P.H.M.P. Roelofsma 10 E. Dijkstra 18 P.J.M. van Geffen 7 T. van Asperen 3 J. Roos 5 J.C. Sturm 25 R.E. van der Woude 1 C. van der Kooi 10 R.B. van der Vos 5 A.H. Siegmann 26 A.J.G.M. van Montfort 8 J.M. Koppenol 11 T.J. van der Ploeg 10 15

16 ProVU L.M. Henderson 138 J. Mijalkovic 70 N.M. Schutte 55 T.E. Bouwman 53 K. Lurvink 46 S. Stolk 1 D.B.R. Kroeze 22 Reservekandidaten M. Ferretti 9 B. Oudega 18 T.E. van den Berg 4 B. Slijper 23 L.M. Kleipool 9 S. Roth 9 S.F. ter Brake 13 M. Gorsira 10 E.J.G. Peterman 30 Een deel van de nieuwe raad, gefotografeerd in de Hortus. 16

17 BIJLAGE B: VOLLEDIGE UITSLAG ODC-VERKIEZINGEN Onderdeelcommissie Bewegingswetenschappen (7 zetels, opkomstpercentage 43,98%) G.J. van der Kamp 23 L.J.R. Casius 10 L. Hak 10 J.H.P. Houdijk 9 R.T. Jaspers 9 A. Ledebt 0 W.M.H. Hoogaars 1 Reservekandidaten R. Ton 5 D.L. Mann 1 K. Levels 2 H. de Koning 0 E.M. Brenner 3 Onderdeelcommissie HRM-AM (7 zetels, opkomstpercentage 50%) P.F. van Soest 18 R.F. Neumann 18 N. Mahnin 13 M.S. Philippo 9 S.W. Korstanje 9 W.C.M. Windt 5 C.J. van der Linden 2 Reservekandidaat J.J.H. Smit 2 Onderdeelcommissie UB (7 zetels, opkomstpercentage 78,42%) P. W. Koffijberg 35 M.M. Willekens 22 P. Fischer 12 C. Rink 11 J.W.H. Wevers 8 A.M.J. Kriesels 6 R.P.M. Klaassen 5 Reservekandidaten N.A. Zoontjes 5 P.R. Speel 1 C.M.E. van Baar 2 Bij de volgende commissies hebben geen verkiezingen plaatsgevonden, aangezien het aantal kandidaten kleiner of gelijk was dan het aantal te vervullen zetels. De onderstaande kandidaten werden benoemd. Onderdeelcommissie Aard- en Levenswetenschappen (13 zetels) G.M.J. van Kampen M.M.A. Groen T.F.M. Etty B. van der Wagt P.B. Noordeloos K.M. Ubink 17

18 C.M. Reus M.J. Wagner M.J.M. van Velzen Onderdeelcommissie Economische Wetenschappen en Bedrijfskunde (13 zetels) F.E.J.M. Derksen E.M. de Vries H.R.N. Werkman S.C. Kronenbitter M.M. Rietdijk R.A. Meerman M. Schoute V.L. van Kervel R.H. Oostendorp J. Boter C.F.A. van Wesenbeeck M.G. Lijesen I.L. Lindner Onderdeelcommissie Exacte Wetenschappen (11 zetels) I.H.M. van Stokkum K.A. Feenstra A.J. Burggraaf P. Gori-Giorgi J. Hulshof W.H. Roos T.E. van den Berg J.C. Vos R. Vermeulen Onderdeelcommissie Psychologie en Pedagogiek (11 zetels) R.T. Nieuwboer Q. Helmer S. de Graaf J. Schoonenboom J.C. van Hooff F.N. de Boer B.B. de Koning G. Engels M. van der Veen D.J. Zevalkink N.H. Flinkenflögel Onderdeelcommissie Letteren (9 zetels) J.F. van der Meulen W. Schrover E.W. de Bruin F.D. Huijzendveld J. Lamerichs Y. J. Cavalcanti Araujo Onderdeelcommissie Rechtsgeleerdheid (9 zetels) J. Zwart C.J. Petiet 18

19 M.L. Hanekom M.R. Botman M. Vogel J.H. Dondorp W.L. Roozendaal Onderdeelcommissie Sociale Wetenschappen (9 zetels) E.C. Bandringa G.M. v. Iterson Scholten H. Hovenkamp F.J. Companjen D. Oegema T.C. de Gilder B. Slijper E.W. Bal Onderdeelcommissie Godgeleerdheid (7 zetels) A.K. Mosher V.A. van Bijlert E.C.T. de Jongh A.M. Kreemers Onderdeelcommissie Wijsbegeerte (5 zetels) J. Halsema H.W. de Regt G.J. Buijs M. Schoonebeek Onderdeelcommissie Facilitaire Campus Organisatie (9 zetels) B. Mulder R. van Es B. Ottens M. Oliehoek H. de Haan M.J. Peters W. van Duijn M. Langeveld N. Groot Antink Onderdeelcommissie Informatietechnologie (9 zetels) J.D. van Hattem D.W. van Leeuwen P. Stol M. Jungmann J.W. Rebel W.J. Gebe Onderdeelcommissie Finance & Audit (7 zetels) S.M. Metsemakers L.L.J. Truijens R.D. Altepost D.E. Kraal 19

20 M. van Neck O.H. Druiven P. Rigter Onderdeelcommissie Student en Onderwijszaken (7 zetels) A. Bon H.A. Eijkelestam E.J. Hartstra J.W. Nieuwenhuis J. Lommertzen L.F. Kat L. Barlag Onderdeelcommissie Bestuurszaken (5 zetels) P.J.M. Brasik V.A.M. van den Elsen G.H. Breukelaar P.J. Kaspers N. Rodenhuis Onderdeelcommissie C&M De onderdeelcommissie behoudt nog tot ten minste januari 2015 haar huidige samenstelling. Voor de volledigheid: de ODC bestaat uit: Stan Hes Houkje Vlietstra Charlotte Vroon Monique Leeuwe Jaap Willem van der Meulen Eva Herens Riechelle van der Valk 20

21 BIJLAGE 3: VERKORTE VERSIE DRAAIBOEK Dit draaiboek wordt gehanteerd door de Verkiezingscommissie gedurende de voorbereidingen van de verkiezingen. Het draaiboek wordt maandelijks van een update voorzien. Dit is een verkorte versie. In de uitgebreide versie staan ook de deadlines en de actoren vermeld. In vetgedrukt de actiepunten van de ORcommissie Communicatie. april 2013 VERGADERING VERKIEZINGSMISSIE: 24 april uur in 1D-32 Verkiezingsdatum bepalen: maart Geaccepteerd door commissie op 13 februari 2013 Voorstel voor verkiezingsperiode overleggen met college. Grondig doorlopen van het draaiboek Eerste overleggen met IT over inrichting van de site en EVO: contacten leggen. Aanvang maken met eventuele wijzigingen in het reglement mei VERGADERING VERKIEZINGSMISSIE: 15 mei uur in 1D-32 Vaststellen globaal tijdpad verkiezingen (formeel document aan CvB en organisatie) Informeren vakorganisaties over verkiezingen: vooraankondiging per mail Informeren Ondernemingsraad juni VERGADERING VERKIEZINGSMISSIE: 26 juni uur in 1D-32 Aankondiging aan de SAP-groep dat de VC van start is gegaan en twee peildata heeft waarop informatie nodig is: met betrekking tot samenstelling kiesregisters en grootte OR en ODC s. Melden van eerste peildatum t.b.v. samenstelling kiesregister (passief kiesrecht: 13 juli 2013) aan IT augustus VERGADERING VERKIEZINGSMISSIE: 28 augustus uur in 1D-32 Definitief vaststellen data rond verkiezingen eventueel aanpassen tijdschema/draaiboek. Nadenken over (tijdpad) inzet diverse communicatiemiddelen. In samenspraak met commissie Opvragen van de lijst met VU-bedrijven t.b.v. EVO bij Jo Heinen Melden peildatum t.b.v. bepalen aantal zetels OR en ODC (peildatum 10 september 2013) oktober VERGADERING VERKIEZINGSMISSIE:2 oktober uur in 1D-32 Vaststellen aantal zetels OR (peildatum is 10 september 2013) VERGADERING VERKIEZINGSMISSIE: 30 oktober uur in 1D-32 Vaststellen van de ODC s + aantal zetels november VERGADERING VERKIEZINGSMISSIE: 20 november uur in 1D-32 Ruimte reserveren bij Ad Valvas voor de advertenties Opdracht geven om kiesregister binnen EVO doen vullen met gegevens kiesgerechtigden per peildatum Definitieve tijdschema bekend maken aan CvB (schriftelijk) Acceptatie van ingerichte EVO door functioneel beheerder Begin maken met inrichting informatiepagina op de site Aanpassen van de instellingsbesluiten ODC s Melden van ODC-verkiezingen en tijdschema aan betrokken eenheden (incl. ODC s zelf) + versturen instellingsbesluit Wijzigingen van reglementen naar CvB sturen t.b.v. standpuntbepaling college Volgende overleg met commissie over publiciteit, communicatie en taakverdeling Informatiepagina in de lucht met links naar vakbonden en vrije lijst(en) Wijzigingen van reglementen moeten gereed zijn, inclusief inwinnen standpunt CvB Conceptbericht over elektronische verkiezingen, tijdschema, ter inzage legging, indienen kandidatenlijsten, bezwaren etc. + verwijzing naar informatiepagina met links naar vakorganisaties Oproep per brief aan bonden om kandidaten te stellen december VERGADERING VERKIEZINGSMISSIE: 18 december uur in 1D-32 Nadenken over verkiezingsdebat i.c.m. medewerkersvoorstelling. Eventueel actie hierop met betrekking tot locatie, catering, afstemming met E-J Hartstra, uitnodigingen etc. Datum vaststellen: 12 maart? Dit is 10 maart geworden. Tekst voor mail 1 moet naar Ger v. Dieten om tijdige verzending te garanderen Melding van de verkiezingsperiode aan de ondernemer, de leidinggevenden, de werknemers en de werknemersorganisaties in Ad Valvas en OR-pagina Periode waarin bezwaar kan worden gemaakt tegen de verkiezingsperiode Op OR-pagina van januari (15/1) met deadline van 8 januari: tekst en foto bij artikel over de grote kwesties voor de OR in Voorbereiding dient in december al te gebeuren. januari 2014 VERGADERING VERKIEZINGSMISSIE 15 januari uur in 1D-32 Invoeren gegevens kiesregister in EVO Deadline van OR-pagina februari is 5 februari: er zou een korte update van stavaza over de 21

22 verkiezingen kunnen worden gegeven. Aankondiging debat? Voorbereiding in januari. Vervolg van afstemmen en in gang zetten acties rond verkiezingsdebat Publicatie oproep om kandidaatstelling in VU-zine voor vakbondslijsten én vrije lijsten Had betrekking op VU-net-id. Mag nu bekend verondersteld worden Openstelling voor controle, informeren betrokken per en bekendmaking van de lijst met verkiesbare en/of kiesgerechtigde werknemers. (MAIL 1) Ter inzagelegging en periode van schriftelijk bezwaar maken februari VERGADERING VERKIEZINGSMISSIE: 12 februari uur in 1D-32 Posters/flyers ontwerpen en laten drukken Indienen kandidatenlijsten door werknemersorganisaties Controleren vakbondslijsten en vaststellen geldigheid Indienen vrije lijsten Controleren vrije lijsten en vaststellen geldigheid Verzoek bij om de mutaties personeel jan mrt door te geven. Kiesregisters moeten handmatig worden bijgewerkt. Bekendmaking geldige kandidatenlijsten (in Ad Valvas) + bezwaarperiode Verkiezingsspecial in AV: komt uit op 26 februari. Deadline is 19/2. Kitty verzorgt de binnenpagina s (kandidatenlijsten). Dat zijn twee pagina s. De overige pagina s: interviews met lijsttrekkers, ODC s, belang van stemmen, grote issues voor de OR noemen. Rondje langs de ODC s maken of een bijeenkomst voor ODC s om actief info te verspreiden. Maakt ODC eigen materiaal? Kandidaatleden inschakelen, ook voor ODC s Klaarmaken en bezorgen van informatiemateriaal bij medewerkers Beginnen met twitteren en facebook nog actiever bijhouden Advertentie in AV van 12 maart u heeft nog tot 16 maart om uw stem uit te brengen Concrete afspraken maken, ook met de OR, over acties in de verkiezingsweek. Bespreken in de OR van 5 februari en 5 maart. Actie ondernemen in kader van ludieke zaken in verkiezingsweek Opnemen vastgestelde kandidatenlijsten op de informatiepagina maart VERGADERING VERKIEZINGSMISSIE: 5 maart uur en 17 maart vanaf Zo kort mogelijk voor de verkiezingen een mutatieronde (mensen eruit halen die nu niet meer in dienst zijn, maar wel toen kiesregister werd opgesteld). Periode voor schriftelijk bezwaar maken 1 week gelegenheid voor eventuele correcties (de week na de kennisgeving) Vaststellen definitieve kandidatenlijst Inrichten verkiezingssite (stemgedeelte) inkloppen van de namen Testen van de ingerichte verkiezingssite Organiseren van locatie, catering etc. rond bekendmaking verkiezingsuitslag Verzenden mail met oproep tot deelname en informatie over stemproces (MAIL 2) + mailing per post (VU-zine). LET OP ENGELSE VERTALING Openstellen verkiezingen (EVO). Tijdstip openstelling en sluiting worden door beheerder ingevoerd. FLYEREN, POSTERS OPHANGEN, Let ook op faculteiten. Monitoren ongestoorde voortgang stemproces Verzenden herhaalde oproep tot deelname (MAIL 3) Sluiting verkiezingen Handmatig toevoegen aan excelbestand van de stemmen bij volmacht/papier Vaststelling verkiezingsuitslag Bekendmaking uitslag op de verkiezingssite en Ad Valvas UITSLAG OP OR-PAGINA van 26 maart al Bekendmaking uitslag op 17 maart in Aurora om uur Periode voor schriftelijk bezwaar maken Definitieve vaststelling uitslag + bekendmaking + verzending benoemingsbrieven en kennisgeving aan bestuur (centraal en decentraal) Installatie van de nieuwe OR en ODC s Doorgeven nieuwe samenstelling aan alle betrokkenen Archiveren uitslagen en overige gegevens tot volgende verkiezingen Samenstellen en agenderen eindrapportage verkiezingen Ondernemingsraad VU 22