DRAAIBOEK OR-VERKIEZINGEN OCI Nitrogen 2014

Transcriptie

1 1 31 januari 2014 volgnr. uiterste datum 1 30/01 (tijdens OR-OV) DRAAIBOEK OR-VERKIEZINGEN OCI Nitrogen 2014 omschrijving werkzaamheden Bepalen verkiezingsdata, afspraken over organisatie van de verkiezingen, benoeming centrale verkiezingscie 2 07/02 OR-en, bedrijfsleiding, medewerkers en vakorganisaties in kennis stellen van verkiezingsdata 3 07/02 Verzending draaiboek verkiezingen naar OR-en, vakorganisaties en (administratieve) instanties /2 Stimuleren kandidaatstelling medewerkers via netpresenter, intranet en posters 5 07/2 Aan vakorganisaties per versturen van raamwerksjabloon t.b.v. kandidaatstelling 6 30/01 (tijdens OR-OV) Aanmaken overzicht Aantallen medewerkers nieuwe OR per 1 februari 2014 t.b.v. HRM (vaststellen omvang OR) 7 17/3 Kandidaatstelling door vakorganisaties via: Ingevulde sjabloon, te zenden aan HRM Bereidverklaringsformulieren, ondertekend door kandidaten; eveneens te zenden aan HRM 8 17/3 Kandidaatstelling door niet georganiseerde medewerkers: zie nadere toelichting 9 18/3 Toekennen van lijstnummers ingediende kandidatenlijsten uit te voeren door zie nadere toel. indien x art./lid OR-Regl. OR - art. 11, lid 1 en 2 HRM - art. 11, lid 3 en 4 HRM Verkiezingscommissie HRM x - HRM x art. 2, lid 3 Vakorganisaties x art. 9 niet georganiseerde medewerkers Verkiezingscie in overleg met HRM x art. 9 x art. 9, lid /3 Toezending afschrift ingediende kandidatenlijsten aan indieners kandidatenlijsten 11 21/3 Toezending kandidatenlijsten, bereidverklaringen kandidaten HRM - art. 9, lid 9 HRM x -

2 2 31 januari 2014 DRAAIBOEK OR-VERKIEZINGEN OCI Nitrogen 2014 volgnr. uiterste datum omschrijving werkzaamheden en overige bescheiden aan verkiezingscie 12 21/3 Publicatie bulletin ingediende kandidatenlijsten op website en publicatieborden 13 28/3 Indienen eventueel bezwaar ten aanzien van kandidaatstelling 14 31/3 Onderzoek kandidatenlijsten m.b.t. vereisten OR- Reglement Eventueel ongeldig verklaren van betr. kandidatenlijsten alsmede rectificatie van gepubliceerde lijsten Beoordelen van eventueel ingediende bezwaren tegen kandidaatstelling 15 31/3 Rapportage aan HRM m.b.t. onderzoek kandidatenlijsten door verkiezingscie uit te voeren door zie nadere toel. indien x art./lid OR-Regl. HRM - art. 9, lid 9 en tijdschema vakorganisaties en/of kiesgerechtigden - art. 10, lid 1 Verkiezingscie x art. 10, lid 2 en 3 Verkiezingscie 16 25/4 Uiterste datum publicatie kandidatenlijsten Via intranet, publicatieborden 17 06/5 Aanmaken van bestand oproepingsbrief kiesgerechtigden 18 08/5 Verzenden oproepingsbrieven via naar kiesgerechtigden (inclusief inlogcode) 19 08/5 Oproep via publicatieborden en intranet, Netpresenter om aan verkiezingen deel te nemen Attenderen op bewaren oproepingsbrief met inlogcode en mogelijkheid om deze op te vragen HRM HR Support x - WebElect i.s.m. HRM HRM i.o.m. verkiezingscie x Art Tot uiterlijk Verzoek aan verkiezingscie om Kiesgerechtigden x art. 13

3 3 31 januari 2014 volgnr. uiterste datum DRAAIBOEK OR-VERKIEZINGEN OCI Nitrogen /5 inlogcode omschrijving werkzaamheden 21 16/5 Verstrekken inlogcode door HR Support via mail of persoonlijke overhandiging mei /5 om 13:00uur 24 23/5 om 15: /5 om 15:00 Het houden van de ORverkiezingen (oproep op intranet, Netpresenter) Openstellen website op 19 mei om 00.00uur en sluiten website op 23 mei om 10.00uur Opmaken van de totaal-uitslag van de OR. Vaststellen uitslag OR uit te voeren door zie nadere toel. indien x Kiesgerechtigden HRM/WebElect art./lid OR-Regl. - art 13 - art. 13 Verkiezingscie - art. 14 Verkcie (alle OR leden) + management Art. 14 Vaststelling zeteltoewijzing OR x art z.s.m. Schriftelijke mededeling van verkiezing tot OR-lid OR-voorz. i.s.m. OR-secr. x - 27 z.s.m. Publicatie van de uitslag van de stemming en van de vastgestelde zeteltoewijzing 28 z.s.m. Totaaluitslag en zeteltoewijzing doen toekomen aan HRM 29 z.s.m. Indieners van kandidatenlijsten informeren over totaaluitslag en zeteltoewijzing 30 Tot 3 maanden na publ. zeteltoewijzing 31 3 maanden na zeteltoewijzing Uitslag op CD-rom zetten bewaren van de stukken als omschreven onder volgnr. 37 OR secr. in overleg met HRM - art. 15, lid 12 OR-secr. HRM Verkiezingscie i.s.m. HRM Verkiezingscie i.s.m. HRM

4 4 31 januari 2014 TOELICHTING DRAAIBOEK OR-VERKIEZINGEN 2014 Volgnr. Nadere omschrijving werkzaamheden 5 Met het oog op een uniforme lay-out van de informatie zal HRM de vakorganisaties tijdig voorzien van sjabloon, waarop de lay-out van de te verstrekken informatie reeds is aangegeven. Daarom behoeft uitsluitend nog de variabele informatie te worden toegevoegd. 6 Controle door verkiezingscie. 7 Met nadruk worden de vakorganisaties verzocht de volgende aanwijzingen m.b.t. de aan te leveren informatie nauwgezet te volgen. Als basis voor de aan te leveren informatie dient conform is aangegeven in punt 5 het aan de vakorganisatie gezonden sjabloon te worden gebruikt. Er mogen geen bijzondere functies zoals Tab, Inspringen en dergelijke worden gebruikt. De tekst dient daarom als platte tekst te worden ingevuld. De rubrieken dienen exact conform het sjabloon te worden ingevuld. Dit wil zeggen indien rubrieken in het sjabloon vet zijn gedrukt, dient dit ook bij de definitieve tekst te geschieden, komma s moeten op dezelfde plaats worden aangegeven als in het sjabloon, er dienen geen komma s of punten te worden geplaatst indien dit ook niet in het sjabloon het geval is, etc. Conform het sjabloon moeten de volgende rubrieken achtereenvolgens per kandidaat worden aangegeven: Familienaam, Voorletters (VETGEDRUKT) volledig adres stamnummer bedrijfsonderdeel van betrokkene (OMA, OMF, OMM of ONM) OMA = OCI Manufacturing Ammonia OMF= OCI Manufacturing Fertilizers OMM= OCI Manufacturing Melamine ONM= OCI Nitrogen Mauritspark Ten aanzien van het bedrijfsonderdeel van betrokkene wordt dringend verzocht geen verouderde namen te hanteren. Van elke kandidaat dient een door de kandidaat ondertekende bereidverklaring, dat hij een eventuele verkiezing zal aanvaarden, te worden gevoegd bij de aan HRM te zenden stukken. Met het oog hierop zal bij de toezending van het sjabloon aan de vakorganisaties tevens een aantal blanco bereidverklaringsformulieren worden toegevoegd. Geen kopieën inleveren! Het ingevulde sjabloon en de bereidverklaringsformulieren dienen uiterlijk 17 maart 2014 in het bezit te zijn van: Mw. C. Stijnen HRM OCI Nitrogen Postbus AP Geleen HRM zal zorgdragen voor de verzending van de kandidatenlijsten en de

5 5 31 januari 2014 TOELICHTING DRAAIBOEK OR-VERKIEZINGEN 2014 Volgnr. Nadere omschrijving werkzaamheden bereidverklaringen naar de betrokken bedrijfsinstanties, alsmede voor de verdere verwerking van de informatie 8 De kandidaatstelling door niet georganiseerde medewerkers geschiedt op de volgende wijze: De kandidatenlijst wordt ingediend bij HRM middels een bij HRM beschikbaar kandidaatstellingsformulier Van elke kandidaat dient een door de kandidaat ondertekende bereidverklaring, dat hij een eventuele verkiezing zal aanvaarden, aan HRM te worden gezonden. Deze formulieren zijn eveneens bij HRM verkrijgbaar. De kandidatenlijst dient te worden voorzien van 30 handtekeningen van niet georganiseerde medewerkers. Hierbij worden meegerekend de in het voorgaande punt genoemde bereidverklaringen. Tevens dient een aparte lijst te worden toegevoegd, waarin van de ondertekenaars wordt vermeld: naam, voorletters, volledig adres, stamnummer en bedrijfsonderdeel (zie toelichting bij punt 7) HRM zal zorgdragen voor verzending van de bescheiden naar de betrokken bedrijfsinstanties alsmede voor de verdere verwerking van de informatie. Uiterlijk 22 april dienen alle kandidaten bekend te zijn! 9 Na ontvangst van de kandidatenlijsten zullen in een gezamenlijke bijeenkomst van de verkiezingscie en HRM de lijstnummers van de kandidatenlijsten worden toegekend 11 HRM zal de kandidatenlijsten, bereidverklaringen van de kandidaten en eventuele overige bescheiden doen toekomen aan de verkiezingscie teneinde hen in staat te stellen de kandidatenlijsten te beoordelen op de vereisten conform het OR-Reglement 14 Indien de verkiezingscie een kandidatenlijst ongeldig verklaart dient zij zorg te dragen voor rectificatie van de gepubliceerde kandidatenlijsten 17 Dit bestand dient per kiesgerechtigde de navolgende gegevens te bevatten: Verkiezingsdata: mei 2014 Stamnummer Naam OR Naam + Voorletters (volledige naam inclusief voorvoegsels) Adres Postcode en Woonplaats adres inlogcode Voor een nadere definitie van kiesgerechtigden zie het hiernavolgend punt WebElect zal zorgdragen voor het verzendklaar maken en verzenden van de oproepingsbrieven per naar kiesgerechtigden. 21 In geval van niet-ontvangst of verlies van de oproepingsbrief kan een kiesgerechtigde medewerker persoonlijk éénmaal bij de verkiezingscie een verzoek indienen om een inlogcode. De uiterste datum voor het indienen van dit verzoek is 2 werkdagen vóór de

6 6 31 januari 2014 Volgnr. TOELICHTING DRAAIBOEK OR-VERKIEZINGEN 2014 Nadere omschrijving werkzaamheden verkiezingen, derhalve vrijdag 3 juni. Kiesgerechtigde dient een te sturen aan HR Support of haalt de inlogcode persoonlijk op indien hij geen adres heeft. 25 Na ontvangst van de totaaluitslag, welke is opgesteld door de Verkiezingscommissie, stelt de OR de zeteltoewijzing vast. Opgemerkt dient te worden dat de zeteltoewijzing niet in het openbaar geschiedt. 26 Nadat de zeteltoewijzing heeft plaatsgevonden zal de voorzitter van de OR de gekozen leden een schriftelijke mededeling over hun verkiezing tot lid van de OR doen toekomen