3. Evaluatie Sociale Trefdag - voorstelling Sociale Kaart van Gent

Transcriptie

1 Welzijnsoverleg Regio Gent vz w ( W R G ) Martelaarslaan 204B ι 9000 Gent ι tel ι fax ι info@wrg.be ι Raad van Bestuur Verslag van de vergadering van 27 april 2009 Aanwezige leden: Rita Eggermont, Huib Hinnekint, Brigitte Laceur, Dirk Meulyzer, Jos Vanlandschoot, Gilbert De Ghesquière, Els Nijskens, Patrick Seys, Carlos Seyssens, Hugo Vandeveire, W illiam Buysse, Marc Tack, Els Desmet, Jana Van Zegeren Verontschuldigde leden: Anne Marie Baetslé, Raf Opstaele, Lut Vael, Dirk Remy, Jan Deduytse, Dominiek Moerman, Alain Vincke Genodigden: Koen Berwouts, Kris De Vos (verslag), Dries De Moor (stagiair) Agenda 1. Goedkeuring verslag 17 november Terugkoppeling dagelijks bestuur 16 maart Evaluatie Sociale Trefdag - voorstelling Sociale Kaart van Gent 4. Toekomst RW O start van discussie 5. Voorbereiding Algemene Vergadering W RG 6. Varia Proof of concept EUpdate SOKA W RG Traject 1. Goedkeuring verslag raad van bestuur 17 november 2008 Het verslag wordt zonder opmerkingen goedgekeurd 2. Terugkoppeling dagelijks bestuur 16 maart 2009 Het verslag wordt overlopen en goedgekeurd zonder opmerkingen. 3. Evaluatie Sociale Trefdag - voorstelling Sociale Kaart van Gent Evaluatie dag zelf Ca 300 deelnemers Diverse sectoren organisaties (ook actoren die we traditioneel moeilijk bereiken met zowel W RG als LSB) Evaluatiefiches: 1. Vindt u dat u op professineel vlak iets heeft bijgeleerd? Zeer veel 1 1,82% Veel 15 27,27% Voldoende 34 61,82% W einig 5 9,09% Niets 0 0,00% R a a d v a n B e s t u u r ( 2 7 / 0 4 / ) p a g. 1 v a n 6

2 2. Is de trefdag tegemoetgekomen aan uw verwachtingen? Ja 50 90,91% Neen 5 9,09% 3. Wat vond u van het concept en de vorm van de trefdag? Zeer goed 13 23,64% Goed 32 58,18% Voldoende 10 18,18% Ondermaats 0 0,00% Slecht 0 0,00% 4. Wat is de kwaliteit van de documentatiebundel? Zeer goed 9 16,36% Goed 38 69,09% Voldoende 8 14,55% Ondermaats 0 0,00% Slecht 0 0,00% 5. Geef uw algemene evaluatie Zeer goed 7 12,73% Goed 36 65,45% Voldoende 12 21,82% Ondermaats 0 0,00% Slecht 0 0,00% 6. Wat vond u persoonlijk bijzonder aan deze trefdag? Aantal ingevuld 42 0, Aantal niet ingevuld 13 0, Hebt u nog suggesties? (thema's voor een volgende trefdag, locatie, ) Aantal ingevuld 32 0, Aantal niet ingevuld 23 0, Ik werk voor een organisatie met een werking in Gent ja 52 94,55% neen 1 1,82% leeg 2 3,64% Trend bij de opmerkingen op vraag 6 & 7 1. zeer leuk concept: aandacht voor nieuwe initiatieven 2. veel info op korte tijd 3. mogelijkheden tot netwerken 4. uitstekende organisatie - bewaken van de timing 5. origineel concept - veel opkomst - diverse vertegenwoordiging 6. zeer veel info gebracht in hapklare brokken zonder aan een overaanbod te doen 7. voor opvolging vatbaar - honger naar verdieping 8. locatie was sowieso OK - plaats en centrale ligging 1. door veelheid van sessies kan je wel even smaken maar verder dan een inleiding krijg je niet R a a d v a n B e s t u u r ( 2 7 / 0 4 / ) p a g. 2 v a n 6

3 2. graag wat praktischer, hanteerdbaadrere info voor het alledaagse werk - veel workshops situeerden zich op beleidsniveau doch om op alledaagse werkvloer te functioneren lijkt mij praktische info nuttig. 3. te zwaar programma: minder workshops maar langer 4. doel vandaag? Vaag! Het was nu teveel, geen lijn, veel te kort - geen tijd voor uitwisseling - enkel passief luisteren - geen ruimte voor uitwisseling 5. bij voorstelling initiatieven sociale kaart aandringen op zeer beperkt tijdsgebruik - powerpoint-slides aflezen is weinig boeiend 6. minder politiekers laten spreken Evaluatie voorbereiding Samenwerking met Stad en OCMW goed verlopen, op constructieve manier kunnen samenwerken Naar de signalen die we ontvangen beschouwen alle partners het als een win win situatie Te laat begonnen met het voorwaarde scheppende kader in de voorbereiding (financieel, administratief, logistiek, communicatie): hierdoor was er soms kunst- en vliegwerk nodig voor de mensen uit de werkgroep en was er op het einde soms te weinig tijd voor inhoudelijke zaken. W at W RG betreft: tijdelijke overbelasting door een aantal praktische taken, zoals bv. inschrijvingen en website, waardoor een aantal vaste opdrachten wat verwaarloosd werden (zie bv. annulatie raad van bestuur februari 2009) Mogelijkheden in de toekomst De samenwerking werd tussen de verschillende leden van de voorbereidende werkgroep als positief ervaren, zodat iedereen zeker open staat voor verdere samenwerking in de toekomst. Centrale vraag: matchen de vooropgestelde doelstelling en timing van de verschillende partners. Doelstelling W RG is breed netwerk trachten te bereiken en de uitgave van de nieuwe sociale kaart bekend maken. Timing W RG: volgende sociale kaart is voorzien op 8 oktober 2010 Er werd met de verschillende partners afgesproken om begin september opnieuw samen te zitten om te zien in welke mate doelstellingen en timing bij elkaar aansluiten. Indien dit het geval is zal zo snel mogelijk werk gemaakt worden om het voorwaarde scheppende kader klaar te krijgen. (het document was nog niet geupload, maar misschien moeten we het wel doen voor de leden van de rvb die afwezig waren) BESPREKING: Het soka gedeelte was nu te zwaar (na al een hele dag info), maar zeker niet minder waardevol. Te laat begonnen met afspreken van een aantal kritische succesfactoren (mandaat van de projectgroep, financiën, visie op de trefdag, organisatie van de logistiek) Een volgende editie de presentaties meer opvolgen (max. 5 slides, max. 3 ideeën per slide, max. 15 minuten) sprekers informeren/hierin begeleiden Vaststelling: minder openbare besturen dan de vorige voorstelling van de SOKA Raad van bestuur looft de inzet van team, het resultaat van de trefdag en de samenwerking met Stad, OCMW en Provincie. Stad en OCMW geven aan dat ze een dergelijke samenwerking in de toekomst (8/10/2010) opnieuw zien zitten. BESLUITEN: Raad van bestuur ondersteunt de idee van een volgende Sociale Trefdag in samenwerking met Cel LSB, Stad, OCMW en Provincie in combinatie met voorstelling van de volgende Sociale Kaart van Gent (8 oktober 2010) De doelstellingen en randvoorwaarden voor W RG blijven ongewijzigd: er moet voldoende op gelet worden dat de uitstraling voor W RG en de sociale kaart niet R a a d v a n B e s t u u r ( 2 7 / 0 4 / ) p a g. 3 v a n 6

4 verloren gaat in het grote geheel. Het programma moet voldoende divers zijn zodat ook partners buiten Gent zich aangesproken voelen. W RG onderzoekt of er een koppeling kan gemaakt worden met andere themadagen in de periode van 10 oktober 2010 (werelddag GGZ, dag van verzet tegen extreme armoede, W erelddag van de leraar, dag van de geweldloosheid of week van de dolfijn) 4. Toekomst RWO start van discussie Eén van de opdrachten die Koen kreeg in het kader van zijn opleiding management in de social profit en pibliek management was het maken van een SW OT-analyse. Koen koos ervoor om de RW O onder de loepe te nemen. Koen overloopt een powerpoint document dat gebaseerd is op het analysedocument Opmerkig voorafgaand aan de bespreking: Het is niet altijd even duidelijk of het nu gaat over RW O als werkvorm of RW O als organisatie (Vlaams, Provinciaal of regionaal). Een aantal zaken wel, maar een aantal andere zeer duidelijk niet van toepassing op W RG/RW O Gent. BESPREKING: Duidelijk overzicht. Scherp geformuleerd. Goeie aanzet van discussie weinig interactie in provinciale stuurgroep dit kan aan de samenstelling liggen; W illiam Blondeel wil dit aanpakken Carlos vindt dat het ook de individuele verantwoordelijkheid van de sectoren is om input te geven Brigitte vraagt om na te kijken hoe het zit met de verhouding tussen reguliere en projectmiddelen. Raad van bestuur vraagt om het document aan te passen en op W RG te schrijven. De discussie over de toekomst van W RG is in dat opzicht relevanter. De raad van bestuur stelt voor om de oefening opnieuw te maken met het team en/ of de raad van bestuur. Marc vindt dat de tekst soms er een zekere inhoudelijke vermoeidheid uitstraalt (frustraties omwille van verschillen in visie en methodologie tussen de verschillende RW O's, gebrek aan groeimogelijkheden van personeel, frustratie van personeel omwille van structureel gebrek aan middelen terwijl er heel wat opportuniteiten liggen, Vlaamse overheid die RW O als waardevolle methode niet erkent,...). Dit verdient meer aandacht. Brigitte raadt aan om ook projecten los te laten (stopzetten, verzelfstandigen, ), opdat er ruimte kàn komen voor nieuwe dingen BESLUITEN: SW OT wordt overgedaan met team (en RVB) Analyse wordt op W RG geschreven Er worden ook interne doelstellingen geschreven (competentiebeleid, communicatiebeleid, ) Aandacht schenken aan vermoeidheid (zijn het tijdelijke frustraties of gaat het dieper? Zijn er oplossingen mogelijk? 5. Voorbereiding Algemene Vergadering WRG De raad van bestuur bespreekt de documenten die op de satutaire algemene vergadering van W RG van 27 april voorgelegd worden. 6. Varia 6.1. Proof of concept e update SOKA Gent Om de snelheid en kwaliteit van updates van de SOKA Gent te verbeteren, wil het team experimenteren met een elektronische versie van de update van de Gentse Sociale Kaart. R a a d v a n B e s t u u r ( 2 7 / 0 4 / ) p a g. 4 v a n 6

5 Vraag aan de RVB om te testen met de elektronische update (en mee te werken aan de evaluatie van de test) Huidige situatie (+) : 4 X per jaar verzonden naar alle kopers van de sociale kaart als tijdschrift (+) : wij stappen naar de kopers met informatie (-) : kan laat zijn, soms is de informatie al 2 ¾ maand uit (-) : is duur qua kopieerkosten ook voor boekje die soms niet of amper gebruikt worden (-) : is duur naar verzendingskosten (-) : ook grote organisaties moeten nog voor verdere interne verspreiding zorgen (-) : de hulpverleners moeten het nog altijd zelf verwerken in de sociale kaart Idee tot herschikking sociale kaart 2010 (+) : 10 X per jaar verzenden als elektronisch tijdschrift verzenden naar kopers van de sociale kaart (+) : we stappen snaar de kopers met informatie (+) : we spelen korter op de bal (+) : enkel de updates die gebruikt worden zullen effectief uitgeprint worden (+) : serieuze besparing naar verzendingskosten (+) : belangrijke voorwaarden: goede contactpersonen in grote organisaties (vermoedelijk secretariaatsverantwoordelijke op centraal niveau). Als we in de grote organisaties een contactpersoon hebben die de mail ontvangt kan die de informatie vlot doorsturen naar alle hulpverleners binnen de organisatie (-) : er zullen ook nog altijd boekjes moeten gedrukt worden voor diegenen die het verkiezen. Dubbel inhoudelijk werk kan wel opgevangen worden via een goed uitgewerkt multifunctionele Access toepassing. (-) : de hulpverleners moeten het nog altijd zelf verwerken in de sociale kaart Vraag aan de leden van de raad van bestuur Het W RG team denkt dat er op deze manier van werken een dubbele win situatie is: (1) de gebruikers van de sociale kaart worden sneller op de hoogte gebracht van de wijzigingen, (2) er is een aanzienlijke kostenbesparing voor W RG Het zou te vroeg zijn om dit te implementeren bij de updating van de huidige sociale kaart, maar wel naar de sociale kaart Om het volledig op punt te hebben tegen de sociale kaart 2010 is het wenselijk dat we op voorhand een testfase uitbouwen. Zijn er leden van de raad van bestuur die al voor de updating van de huidige sociale kaart op deze manier willen werken? Deelnemers: Els Nijskens (voor Stad Gent, Dep. Bevolking en W elzijn) Hugo Vandeveire (voor VCLB) Els De Smet (voor CM Midden-Vlaanderen) Dirk Meulyzer (voor CAB) W illiam Buysse (voor OC Sint-Jozef) Brigitte Laceur (voor CAW Artevelde) Rita Eggermont (voor Kind en Gezin) Carlos Seysens (voor OCMW Destelbergen) R a a d v a n B e s t u u r ( 2 7 / 0 4 / ) p a g. 5 v a n 6

6 6.2. WRG Traject Op 15 mei start het eerste W RG-traject. Hiermee wil W RG uitwisseling tussen organisaties simuleren, maar ook inspiratie aanleveren voor de werking van de organisaties en de eigen werking. Innovatie is een begrip dat veelal met technologie geassocieerd wordt. Het W RG-traject gaat echter over (sociale) cultuurinnovatie, hoe hiermee kan gestart worden en welke gevolgen dit kan hebben in (sociale) organisaties. De eerste sessie wil een marker zetten (wat is innovatie? W at is cultuurinnovatie? W at is het verschil met kwaliteit? Hoe kan je dit implementeren in de organisatie?). De tweede sessie zal hierop verder bouwen (Instrumenten? W aar? W elke? Hoe gebruiken?); De derde sessie ligt nog maar gedeeltelijk vast, daar een groot deel van de sessie in respons op de feedback op de twee vorige sessies opgebouwd zal worden. Volgende bijeenkomsten: - Raad van Bestuur: maandag 8 juni 2009 (18u) -!!!! WRG FIËSTA 2009: VRIJDAG 12 JUNI 2009!!!! (19u in de Sint-Vincentiuskapel) R a a d v a n B e s t u u r ( 2 7 / 0 4 / ) p a g. 6 v a n 6