Algemeen. Vraag en Antwoord bestek Duurzame inzetbaarheid chronisch zieken

Transcriptie

1 en bestek Duurzame inzetbaarheid chronisch zieken Publicatiedatum: 7 april 2015 Sluitingsdatum indienen vragen: 15 april 2015 Publicatie en : 17 april 2015 Sluitingsdatum offerte: 29 april, uur Algemeen Is Stichting A+O Metalektro BTW plichtig? Nee, A+O is niet BTW plichtig Dient de beschrijving van de referentie opdrachten ook ondertekend te worden door de opdrachtgever van de referentie? Mag dit ook gedaan worden middels een schrijven van de referent? (Bijlage 3, pagina 2) Dit is geen vereiste. Wij proberen papiergebruik te minimaliseren. Kan de offerte ook enkel elektronisch worden ingediend? Nee, zie voorwaarden in bestek. U noemt 'Per perceel...' Welke percelen worden hier bedoeld? Er is in dit geval maar een perceel/ ontwikkeling van de kennisbank. Bijlage 5 1. Is de garantieregeling ook van toepassing op softwareontwikkeling? 2. Wanneer wordt er aanspraak gedaan op garantie? 3. Aangezien het ontwerp en de specificaties nog niet gereed zijn zal de garantiebepaling een tegengesteld doel initieren. Ook in het project is het van belang dat zowel opdrachtgever als leverancier goed gaan testen. Als alles naar de leverancier geschoven wordt dan staat dit een succesvolle implementatie in de weg en is er kans op veel discussie in de garantiefase. 4. Zoals wij het interpreteren, dient er binnen het gestelde budget een reservering gedaan te worden voor de garantie. Is dit correct? 1. Ja, in principe is deze is van toepassing op de gehele opdracht. 2. Er wordt aanspraak gedaan op garantie als het product niet voldoet aan de afgesloten overeenkomst zoals benoemd onder In de opdrachtovereenkomst kunnen we hier bij gunning van de opdracht nadere afspraken over maken/ bepalen van product onder 10.1 beschreven na ontwerpfase is gezien de aard van de opdracht hierbij een optie. 4. Conform de inkoopvoorwaarden van A+O Metalektro is de garantiebepaling van toepassing op de te verlenen opdracht (gevraagde diensten etc conform bestek). Dit is een voorwaarde. Uiteraard is het niet de bedoeling om hiervoor kosten te begroten in uw offerte. De kennisbank moet inzicht bieden in het informatieaanbod van verschillende organisaties. Kunt u aangeven: - Welke organisaties dit zijn? - Of, en op welke manier deze organisaties hun informatieaanbod aanbieden?

2 Het gaat hierbij bij voorbeeld om informatie van de bij de NPCF aangesloten patientenorganisaties of informatie vanuit ministeries. 2. De informatie zal direct toepasbaar worden aangeboden (Word, Pdf, enz.)

3 Selectiecriteria Criterium 1: Prijs (weging 40%) - Hoe wordt de score voor dit onderdeel berekend? - Wat is het maximaal te behalen aantal punten? Voor deze opdracht is het uurtarief gemaximeerd op 125 (= de norm). De gewogen uurtarieven per aanbieder zullen worden beoordeeld door deze af te zetten tegen het maximale uurtarief van 125, ofwel de norm. Het maximaal aantal te behalen punten is tien. Wat bedoelt u met 'Kennis en ervaring met het verlenen van de gevraagde diensten: opgegeven referenties'? Referenties moet inzicht geven in ervaring met dit soort opdrachten (producten en te leveren diensten zoals benoemd in bestek). Wat bedoelt u met 'De concrete producten en resultaten van de te leveren diensten: opgegeven referenties'? Referenties moet inzicht geven in ervaring met dit soort opdrachten (producten en te leveren diensten zoals benoemd in bestek). Bij de kwalitatieve selectiecriteria wordt als eis gesteld dat de opdrachtnemer euro omzet. Is dit noodzakelijk voor een opdracht van nog geen euro? Wij bestaat nu 18 maanden en is daar vorig jaar net onder gebleven. Dit jaar zullen we er ruim overheen gaan. Ons solvabiliteitsratio is overigens boven de 0,3. Ja, dit is vastgelegd in het bestek. Planning Op pagina 2 wordt een budget genoemd voor de looptijd van het project. Op pagina 3 wordt gesproken over een looptijd van de samenwerkingsovereenkomst. - Wordt hier hetzelfde mee bedoeld? - Voor welke looptijd is het genoemde budget beschikbaar? Ja. De looptijd van het project is gelijk aan de looptijd van de samenwerkingsovereenkomst. Uit de planning begrijpen we dat de kennisbank op 1 september aanstaande gereed moet zijn. Klopt dit en waarom is deze deadline van belang? Ja. A+O/ NPCF willen op 1 september met de uitvoering van het project starten. Budget In het bestek wordt gesproken van een maximaal project budget van EUR De project periode is gesteld op mei 15 tot en met 31 augustus 16. Is het genoemde project budget van toepassing op deze gehele periode (dus zowel realisatie, beheer en doorontwikkeling)? Ja, het budget is van toepassing voor de technische realisatie, hosting en technisch beheer gedurende de looptijd van het project.

4 Dient er budgettair rekening gehouden te worden met eventuele kosten voor de continuering van het project na September 2016? (Bijlage 2, pagina 1) Nee. In het geval van continuering zal financiering daarvan buiten de scope van de voorliggende uitgangspunten liggen. Zoals wij het begrijpen moet voor het budget van ,- exlcusief BTW het ontwerp (functioneel en interactie design), bouw, technisch beheer en hosting voor worden uitgevoerd. Kunt u aangeven op welke wijze dit project is begroot en hier een nadere detaillering van geven? Een nadere uitsplitsing van de begroting moet onderdeel zijn van het voorstel. Projectuitvoerders hebben geen nadere detaillering van het genoemde bedrag gemaakt. De prijzen die aangeboden worden door de inschrijver dienen marktconform te zijn. Wanneer de inschrijver abnormaal lage prijzen opgeeft, behoudt A+O Metalektro zich het recht voor om deze inschrijver voor het betreffende perceel uit te sluiten. - Welke minimumtarief vindt u marktconform? Dit zijn tarieven die gangbaar zijn voor aanbieding van dit soort dienstverlening. Op basis van ervaring uit andere projecten / contracten zijn wij op de hoogte van marktconforme tarieven. Techniek Bijlage 1, pagina 1: Laatste zin van de pagina Tools en handvatten en e-learning instrumenten. Kan dit meer geconcretiseerd worden? Kan dit nader geïllustreerd worden met een of twee voorbeelden van dergelijke tools en handvatten? De relevantie hiervoor is om een beter praktisch beeld te krijgen van wat er bedoeld wordt met het bij elkaar brengen. Het gaat hier om bestaande instrumenten van bij de NPCF aangesloten organisaties die in de nog te ontwikkelen kennisbank kuynnen worden overgenomen. Bijvoorbeeld: Bijlage 1, pagina 2: Laatste alinea. Er wordt gesproken over het koppelen van een digitale omgeving waarmee kennis en ervaring voor werknemers uitgewisseld kan worden. Dient deze omgeving als onderdeel gezien te worden van de gevraagde kennisbank? Of wordt er aangesloten op een bestaande omgeving/toepassing? Er wordt gebruik gemaakt van bestaande omgevingen en derhalve is het geen onderdeel van de gevraagde kennisbank. Bijlage 2, pagina 1: Bij de project fasering wordt gesproken bij de projectinitiatiefase over systemen. Kan er aangegeven worden welke dat zijn? Het gaat hier om de toepassingen die nodig zijn om de gevraagde functionaliteiten mogelijk te maken. Van welke systemen gebruik wordt gemaakt is aan de ontwikkelaar.

5 Bijlage 3: Is de aanname correct dat deze bijlage als uitgangspunt voor de structuur gebruikt dient te worden voor de beantwoording/invulling van de aanbieding? Er wordt niets gezegd over de minimale en maximale lengte van de op te leveren input. Deze aanname is correct. Heeft u gezien de mogelijkheden voor contactfunctionaliteiten, resources beschikbaar die bezoekers direct/live feedback kunnen geven? Bij het plan voor de inrichting van de kennisbank is niet uitgegaan van direct/live feedback. Bij veel van onze producten maken we voor communicatie/contact ook gebruik van social media platforms. Zal dit van toepassing zijn in de kennisbank, gegeven de mogelijke confidentiële en de vertrouwelijke inhoud? In het voorstel kunnen ideeën voor synergie met social media platforms worden meegenomen. De vertrouwelijke content zal beperkt zijn en die kan daar vanzelfsprekend geen onderdeel van zijn. De kennisbank biedt een overzicht van beschikbare tools waarmee bezoekers van de site van informatie worden voorzien. - Wat voor tools worden hier bedoeld? - Waar komt de informatie van deze tools vandaan? Het gaat hier om content en tools van bijvoorbeeld bij de NPCF aangesloten patiëntenorganisaties. Zie bijvoorbeeld Het is van belang dat er een eerste opzet van contactmogelijkheid komt. Wat moet deze contactmogelijkheid bieden en op welke manier? Bij de contactfunctionaliteit gaat het er om dat bezoekers NAW/ gegevens kunnen achterlaten of dat eenvoudige formulieren kunnen worden ingevuld. De opzet en ontwikkeling van de kennisbank gaat uit van een groeimodel. In eerste instantie zal de kennisbank klein en compact van opzet zijn. De kennisbank zal worden opgezet als een platform, van waaruit de beschikbare kennis en tools kunnen worden gedistribueerd naar de informatiekanalen waarvan de verschillende gebruikers reeds gebruik maken. - Dit komt op ons over als dat het (elektronisch) uitwisselen van informatie met de buitenwereld (in eerste instantie) de voorkeur heeft boven een site die als primair middel van informatie-uitwisseling fungeert. Hoewel dit laatste weer haaks staat op het doel om via de site contactmogelijkheden te bieden. Hoe ziet u dit zelf? Het gaat primair om een site die als verzamelplaats van informatie en tools fungeert. De (verzamelde) informatie kan door andere sites worden gebruikt en gepromoot. De mogelijkheid om met de projectuitvoerders te communiceren via contactfunctionaliteiten is belangrijk maar minder omvangrijk.

6 In het bestek wordt gesproken over een contactmogelijkheid met de relevante (patiënten)organisaties en de projectuitvoerders, A+O en NPCF. In deze bijlage wordt gesproken over een mogelijkheid voor werknemers om hun ervaringen onderling te delen en uit te wisselen. De eerstgenoemde contactfunctionaliteit wordt in deze bijlage niet genoemd. Welke contactmogelijkheden moeten in welke fase worden gerealiseerd? Primair is de contactmogelijkheid met de relevante (patiënten)organisaties en de projectuitvoerders, A+O en NPCF. Nader bezien moet worden of kan worden aangesloten bij bestaande mogelijkheden om tussen gebruikers onderling uit te wisselen. Is het de bedoeling dat de te ontwikkelen site de mogelijkheid geeft om informatie in te voeren of moet de site alleen informatie verzamelen en ontsluiten? Bij de start is de site vooral een verzamelplaats van bestaande content maar daarna moet op de site nieuwe informatie kunnen worden toegevoegd. Technische functionaliteiten/ technisch beheer en hosting Als CMS worden Wordpress en Drupal genoemd: - Hebben deze CMS-en uw voorkeur? - Kan er ook een ander CMS worden overwogen? - Gaat uw voorkeur uit naar een open source CMS? Het gebruik van de genoemde CMS'en is niet vereist. De bulk van de informatie moet openbaar opvraagbaar zijn. Contactmogelijkheden zijn vanzelfsprekend afgeschermd: - Hoeveel gebruikers van het openbare deel verwacht u? - Hoeveel gebruikers van het afgeschermde deel verwacht u? Het is op dit moment niet mogelijk daar een goede inschatting van te maken. Maar de tweede groep (die gebruik maakt van de contactfunctionaliteit) zal beperkter zijn dan de eerste. Er wordt gesproken over de doelgroep werkgevers en werknemers. Is alle informatie, documentatie etc. die in de kennisbank wordt opgenomen openbaar (behalve uiteraard de contactformulieren die worden ingevuld), of moeten bepaalde gegevens afgeschermd zijn (achter login)? Ja, in principe is alle informatie openbaar. Audiovisueel materiaal, kunt u een indicatie geven over de hoeveelheid audiovisueel materiaal en of dat op de hostingomgeving gehost moet worden of dat video bijvoorbeeld via youtube wordt aangeboden/gehost en dat deze in de website slechts wordt getoond. Het zal om een beperkte hoeveelheid audiovisueel materiaal gaan. Bijvoorbeeld via youtube. Vertoning in de website moet in enige vorm mogelijk zijn. Moet de zoekengine slechts door de data zoeken die aangeleverd wordt door de NPCF of zijn er externe kennisbanken waar doorheen gezocht moet worden? De zoekfunctie moet gelden voor de aangeleverde en op de site opgenomen content.

7 Contactmogelijkheden 1. Betreft het hier interactieve contactmogelijkheden of eenrichtingsverkeer ( formulier)? 2. Er staat in Bijlage 2 op pagina 2 dat de contactmogelijkheden afgeschermd moeten zijn? Wat betekent dit? Betekent dit bijvoorbeeld dat het adres waar het reactieformulier naar toe wordt gestuurd onzichtbaar is? Het afschermen van informatie kan namelijk alleen als je de bezoeker een login biedt. Hoe zou je anders de afgeschermde informatie moeten kunnen bekijken? 1. ja. 2. de wenselijke verbindingen worden door de NPCF aangeleverd. Registratie van bezoekersaantallen Moet dit in de website ingebouwd zijn of mag dit ook via Google Analytics (=voorkeur aanbieder). Er is geen voorkeur. Als registratie maar plaats kan vinden. Wij werken met Net-Book cms. Dat heeft onze sterke voorkeur omdat we dit systeem kennen en zelf kunnen aanpassen en er maatwerk van kunnen maken. Dat is met open source systemen als Drupal en Wordpress lastiger omdat je dan afhankelijk bent van updates en de community wensen. Is gebruik van Net-Book.cms een bezwaar en vermindert dit onze kansen? Wij hebben geen voorkeur. En dus is van kansenvermindering geen sprake. In bijlage 1 wordt gesproken over distributie van informatie en tools naar informatie kanalen. Kan dit op een eenduidige manier, bijvoorbeeld een standaard webservice, of moet iedere kanaal aangeven hoe ze zaken willen ontvangen? Dit onderdeel komt in de projectfasering overigens niet voor. Op welke manier dient hier in de offerte rekening mee gehouden te worden? Het gaat hier vooral om het delen van content. - dit kan bij voorkeur op een gestandaardiseerde manier. - Specifieke uitwerking is niet noodzakelijk. In bijlage 1 wordt tevens gesproken over een eventuele digitale omgeving voor mensen met een chronische aandoening in de offerte opgenomen zijn. Dit onderdeel komt in de projectfasering niet voor. Op welke manier dient hier rekening mee gehouden te worden in de offerte? een eventuele digitale omgeving hoeft niet in de offerte te worden uitgewerkt maar voorstellen daartoe zijn zeer welkom. Content(beheer) Er wordt gesproken over de distributie van de content naar andere afnemers. Zijn er al afspraken gemaakt met de andere partijen over de vorm waarin deze distributie plaats gaat vinden? Zijn er al voorbeelden waaraan gerefereerd kan worden? (Bijlage 1, pagina 2: Derde alinea) Met sommige partijen zijn al afspraken. Het gaat hier vooral over het uitwisselen van content (tekst, e.d.).

8 Ontwerp op basis van Wordpress of Drupal ligt dan ook voor de hand. (Bijlage 2, pagina 2) : in hoeverre is het gebruik van de twee genoemde CMS en vereist? Het gebruik van de genoemde CMS'en is niet vereist. Verbindingen, naar aanleiding van Bijlage 2: a. Gaat het uitsluitend om verbindingen met externe websites? b. Welk deel van deze links wordt aangeleverd door het NPCF? De hoeveelheid kan nog niet worden aangegeven. Het zal vooral gaan om platte tekst in Word en pdf's. Is het de bedoeling dat gedurende de project fase het beheer van de content (uitvoerend) door opdrachtnemer of opdrachtgever uitgevoerd dient te worden (Bijlage 2, pagina 3) In de projectfase zal de projectuitvoerder content beheer moeten kunnen uitvoeren. Hiervoor is het noodzakelijk dat er (kennis van) een niet al te ingewikkeld CMS wordt overgedragen. De kennisbank dient contactfunctionaliteit te bevatten. De scope hiervan is niet geheel duidelijk. Dit kan variëren van gepubliceerde NAW/ gegevens en contactformulieren tot aan bijvoorbeeld een interactieve chatfunctionaliteit. Dit laatste betekent echter dat er resources bij de relevante (patiënten)organisaties nodig zijn. Kunt u aangeven wat u wilt bereiken met deze contactfunctionaliteiten? Bij de contactfunctionaliteit gaat het er om dat bezoekers NAW/ gegevens kunnen achterlaten of dat eenvoudige formulieren kunnen worden ingevuld. Een chatfunctionaliteit is niet nodig. Bij het einde van de projectrealisatiefase verwachten wij een training te verzorgen voor gebruik van het CMS om content te plaatsen/beheren. Kunt u aangeven hoeveel key-users / content beheerders hierbij betrokken zullen worden? Maximaal twee. In bijlage 1 achtergrond opdracht, geeft u aan dat er voor de verspreiding van de content een distributieplan wordt gemaakt. Door welke partij wordt dit uitgevoerd? Indien dat de Inschrijver betreft, zouden we graag meer details over het te maken plan ontvangen om dit mee te nemen in het voorstel. Het distributieplan wordt opgesteld door de projectuitvoerders (A+O en NPCF). '...en het distribueren van deze tools en handvatten naar de informatiekanalen waarvan werkgevers en werknemers reeds gebruik maken' - Welke informatiekanalen bedoelt u hier? Dit zijn bijvoorbeeld sites of nieuwsbrieven van werkgeversorganisaties of vakbonden.

9 Vormgeving Is de aanname correct dat bij aanvang van het project het bron materiaal van de vormgeving door opdrachtgever wordt aangeleverd? Wij verwachten dat de ontwikkelaar een voorstel voor de vormgeving doet. Precieze afspraken over de uitvoering moeten later worden ingevuld. De kennisbank dient ontworpen te worden binnen de context en huisstijl van A+O ( ) en de patiënten federatie NPCF ( ). Beide genoemde sites zijn best verschillend qua uiterlijk. Hoe ziet u zelf de combinatie van beide huisstijlen voor zich? Wij kijken uit naar voorstellen van de ontwikkelaar.

10 In het project wordt een kennisbank opgezet waarin...bij elkaar worden gebracht. - Weet u al welke details in de kennisbank moet worden opgeslagen? Of moet dit als onderdeel van de opdracht worden bepaald? Dit moet als onderdeel van de opdracht worden bepaald. Projectfasering / Projectfase Over wat voor soort content zou het hier kunnen gaan? En als het een gebruikersvriendelijk CMS zou moeten zijn dan verwachten wij dat medewerkers van NPCF danwel A+O er mee moeten gaan werken. Is het niet vanzelfsprekender dat A+O en NPCF de content gaat invoeren? Daarmee zijn de medewekers meteen bekend met de werkwijze van het CMS. De content bestaat vooral uit tekst maar ook bijvoorbeeld audiovisueel materiaal. In bijlage 2 in de eerste alinea wordt er gesproken over informatie van diverse partijen die ontsloten wordt. Op welke manier zien jullie de "verbindingen met bestaande informatiebronnen". 1. We gaan ervan uit dat dit alleen content omvat, geen logica (dus bijvoorbeeld een invulformulier dat berekeningen uitvoert en een antwoord of uitkomst geeft). Kan dit bevestigd worden? 2. We gaan ervan uit dat dit telkens delen van een website zijn en dat deze content door middel van scraping of desnoods een inline frame opgehaald kan worden. Dus geen koppelingen. Kan dit bevestigd worden? Het gaat hierbij primair om content van andere sites. 1. Hierbij bevestigd. 2. de content zal kant en klaar (direct plaatsbaar) worden aangeleverd. In sommige gevallen zal het gaan om doorlinken. Verbindingen met bestaande informatiebronnen dus via links. We zien dat de kennisbank een (in fase 1) met name een content-rijke website is. Dient er nog additionele functionaliteit ontwikkeld te worden die de interactie tussen bezoekers stimuleert (zoals communicatie via forum, werkgroepen, social media integratie, etc.) Primair gaat het om de omschreven functionaliteiten. Social media integratie is wenselijk. We kijken uit naar voorstellen. De kennisbank ontsluit informatie en tools die het NPCF aanlevert. Kunt u meer inzage geven in het formaat (platte tekst, MS Word, pdf, etc.) dat aangeleverd wordt en de hoeveelheid informatie die geplaatst dient te worden? De hoeveelheid kan nog niet worden aangegeven. Het zal vooral gaan om platte tekst in Word en pdf's.

11 Contentbeheer, nav Bijlage 2 Specificaties: 1. In welk format levert de NPCF de geredigeerde en klaar voor plaatsing content aan? Toelichting: Is dat bv een combinatie van verschillende soorten/stukjes informatie waar naar gezocht kan worden in een Excel file (met filters) of is dat een(1) unieke (pdf) in de juiste opmaak aangeleverde file per type chronische aandoening of is de info opgesplitst per type actor (zieke, arts, HR functionaris, coach, werkgever etc) of is het een groot WORD document waar we in overleg met het NPCF over in gesprek gaan over de wijze van ontsluiting etc. Kortom: de wijze waarop de content aangeleverd wordt zal mede bepalend zijn voor hoe het platform er uit gaat zien. 2. Is de informatie per door het NCPF aangeleverde item op dezelfde manier opgebouwd qua indeling of verschilt dat? 3. Aangezien het NCPF het CMS gaat beheren is het voor ons van belang te weten hoeveel tijd zij beschikbaar zijn voor a) instructie CMS en/of b) meedenken over opzet CMS? 1. In nader overleg te bepalen. 2. Daar zouden verschillen in kunnen zitten maar ook werken via een vast format van aanleveren is mogelijk. 3. Er is voldoende tijd beschikbaar. "Voor de spreiding van de content van het platform wordt een distributieplan gemaakt". Welke inbreng wordt verwacht van de aanbieder op dit punt? Beperkt. Input en reactie op het concept. Projectmanagement/ -administratie administratieve discipline. Wat wordt er met deze zinsnede specifiek bedoeld? Hoe dient dit gelezen te worden in de context van de betrokkenheid van de opdrachtnemer? (pagina 8 van bestek). Aangezien er subsidie op dit project van toepassing is hebben we te maken met administratieve vereisten die een grote mate van discipline van zowel uitvoerder als onze organisatie vraagt. Het succes van dit project hangt in hoge mate af van de administratieve discipline van gecontracteerde dienstverleners. - Wat bedoelt u hier mee? Aangezien er subsidie op dit project van toepassing is hebben we te maken met administratieve vereisten die een grote mate van discipline van zowel uitvoerder als onze organisatie vraagt. Kunt u aangeven welke rollen (evt. hoeveel personen) vanuit uw A+O en/of NPCF betrokken zijn bij uitvoering van, en te nemen besluiten bij dit project? A+O en NPCF hebben beiden een projectleider aangesteld die bevoegd zijn beslissingen te nemen. Welke afdelingen / personen / disciplines zijn vanuit opdrachtgever betrokken bij de workflow en processen die de site moet gaan ondersteunen? Vanuit A+O en NPCF zijn projectleiders betrokken alsmede communicatiemedewerkers.