Algemeen. Uitvoering bij voldoende middelen. Tarieven. Vraag en Antwoord bestek Persoonlijke inzetbaarheidsscan WAI

Transcriptie

1 en bestek Persoonlijke inzetbaarheidsscan WAI Publicatiedatum: 23 september 2014 Sluitingsdatum indienen vragen: 7 oktober 2014 Publicatie en : 10 oktober 2014 Sluitingsdatum offerte: 17 oktober, uur Algemeen Uitvoering bij voldoende middelen U geeft aan dat het project slechts wordt uitgevoerd indien alle betrokken partijen voldoende middelen ter beschikking stellen. Wie zijn deze betrokken partijen, welke middelen worden van hen verwacht en wanneer is bekend of toezeggingen en middelen bekend zijn? A+O Metalektro heeft in opdracht van sociale partners, vertegenwoordigd in de Raad van Overleg Metalektro, subsidie aangevraagd in het kader van Subsidieregeling Cofinanciering Sectorplannen. Het project Persoonlijke inzetbaarheidsscan - WAI is onderdeel van het sectorplan en wordt uitgevoerd door A+O Metalektro. Het ministerie heeft momenteel nog geen definitieve goedkeuring verleend. Tarieven In het bestek wordt een uurtarief van 125,- per uur genoemd. Betreft dit een maximaal of een gemiddeld tarief per adviseur? Dit betreft een maximaal uurtarief, exclusief btw. Paragraaf suggereert dat alle tarieven in prijs per uur worden uitgedrukt. Maar de licentiekosten van de WAI zijn bijvoorbeeld per deelnemer. Kosten per deelnemer en / of per analyse is een vaak gebruikte methode in medewerkersonderzoek. Is het de bedoeling dat ook deze kosten omgerekend worden naar een prijs per uur? Het is niet de bedoeling om de kosten voor de WAI licentie om te rekenen naar een prijs per uur. Het budget per pilot is opgebouwd uit twee componenten: 1. Het ter beschikking stellen van het WAI instrument (inclusief licenties en aanpassen voor de doelgroep). (prijs WAI instrument x medewerker) 2. Het begeleiden van het uitzetten van de tool, het analyseren van de resultaten en de vertaling daarvan in een plan van aanpak. (uren x tarief) Op deze manier wordt op een transparante wijze inzicht gegeven in de tariefstructuur.

2 Uitbrengen offerte Kan er een offerte ingediend worden voor één perceel? Een uitvoerder kan zich inschrijven voor één of meerdere percelen. In de aanvraag wordt een volgorde van activiteiten gehanteerd: 1. Pilots, 2. Onderzoek, 3. Trainingen en 4. Communicatieplan. Mogen we hiervan afwijken in onze aanbieding? Elke uitvoerder kan zich inschrijven op 1 of meerdere percelen. De uitvoerder kan adviseren op basis van expertise over de volgorde van de uit te voeren activiteiten. Is het toegestaan om met sub-aannemerschap en/of in combinaties in te schrijven? En zo ja, onder welke voorwaarden? Ja, dit is mogelijk. A+O gaat afspraken aan met de hoofdaannemer. Is het toegestaan in te schrijven voor de percelen 2,3 en 4 en vervolgens een korting te bieden als deze percelen aan een en dezelfde inschrijver gegund worden? Op deze wijze wordt gebruik gemaakt van twee prijsstellingen, nl: een prijs per perceel en een combi prijs voor 3 percelen. ja, dit is mogelijk. Periode van uitvoering Wat is de beoogde tijdsplanning per perceel? Uitvoering van de percelen vindt plaats in de periode: januari 2015-juli 2016 Selectie uitvoerder Welke kwaliteitscriteria en weging wordt gehanteerd m.b.t. de aangeboden diensten? De kwaliteitscriteria en weging zijn beschreven in hoofdstukken 3 en 4 van het bestek Persoonlijke inzetbaarheidsscan WAI. In paragraaf 3.3 wordt een selectiecriterium gesteld met een minimale solvabiliteit van minimaal 0,3. Is dit een knock-out eis? Zoals in bestek staat beschreven: Inschrijvers die niet voldoen aan de selectiecriteria (3.1, 3.2 en 3.3) of dit niet kunnen aantonen met de inschrijving worden niet verder in de beoordeling meegenomen.

3 Regeling Cofinanciering U vraagt instemming met de Regeling cofinanciering sectorplannen, wat verwacht u van de opdrachtnemer na instemming m.b.t. de Regeling cofinanciering sectorplannen? A+O heeft dit project ondergebracht onder de regeling cofinanciering sectorplannen en dient zich dan ook op de door deze regeling verwachte wijze te verantwoorden. A+O verwacht hierin de volledige medewerking van de uitvoerder (s). Is onze aanname juist dat de gestelde eisen m.b.t. de administratie voorschriften bij Stichting A+O Metalektro belegd zijn? A+O heeft dit project ondergebracht onder de regeling cofinanciering sectorplannen en dient zich dan ook op de door deze regeling verwachte wijze te verantwoorden. A+O verwacht hierin de volledige medewerking van de uitvoerder (s). Algemene Inkoopvoorwaarden A+O Artikel 11.2: Graag willen wij u de volgende tekstaanpassing voorstellen: Verkoper is aansprakelijk alle schade die door Koper en/of latere afnemers of gebruikers wordt geleden als gevolg van een tekortkoming in de nakoming van de verplichtingen van Verkoper en/of als gevolg van het handelen of nalaten van Verkoper, dan wel zijn personeel of door hem ingeschakelde derden. De aansprakelijkheid van Verkoper heeft betrekking op de directe schade. Gaat u hiermee akkoord? Nee, A+O hanteert voor alle leveranciers dezelfde algemene inkoopvoorwaarden en wijkt hiervan niet af. Artikel 13.1: Graag willen wij u de volgende tekstaanpassing voorstellen: Verkoper verleent aan Koper een licentie voor niet-commercieel intern gebruik ten aanzien van mogelijke intellectuele eigendomsrechten te zake van door Verkoper geleverde zaken en/of diensten. Gaat u hiermee akkoord? Nee, A+O hanteert voor alle leveranciers dezelfde algemene inkoopvoorwaarden en wijkt hiervan niet af. Artikel 13.4: Graag willen wij u de volgende tekstaanpassing voorstellen: Indien Verkoper in het kader van de Overeenkomst zaken ontwikkelt voor Koper, verleent Verkoper aan Koper een licentie voor niet-commercieel intern gebruik Gaat u hiermee akkoord? Nee, A+O hanteert voor alle leveranciers dezelfde algemene inkoopvoorwaarden en wijkt hiervan niet af.

4 Perceel 1: Pilots WAI als instrument Waarom heeft de Stichting A+O Metalelektro ervoor gekozen om de WAI als instrument voor te schrijven? Er zijn ook andere kwalitatief hoogwaardige instrumenten beschikbaar in de markt die een gevalideerde uitspraak doen over de Persoonlijke Inzetbaarheid van medewerkers. Op basis van eerder gedaan onderzoek (2012/13): Inventarisatie Persoonlijke Inzetbaarheidsscans, is besloten een pilot uit te zetten in de branche met betrekking tot persoonlijke inzetbaarheidsscan, te weten WAI. WAI is wetenschappelijk getest en nut is ruimschoots bewezen, met mogelijkheden tot benchmark. Is er ruimte om (binnen budget) een ander aanvullend instrument in te zetten? Uitvoerder kan naast WAI aanvullend instrumentarium aanbieden. Staat de Stichting A+O Metalelektro open voor inschrijvingen met een andere instrument dan de WAI, zeker wanneer dit een betere prijs/kwaliteits-verhouding oplevert? A+O Metalektro wenst alleen inschrijvingen te ontvangen gebruikmakend van (minimaal) het instrument WAI. Effort uitvoerder, bedrijven en deelnemers Er wordt een effort gevraagd van de organisatie en/of uitvoerder in het zorgen voor terugkoppeling en het bespreken van de resultaten naar werknemers. Wie wordt precies bedoeld en hoever gaat deze effort? Van het deelnemende bedrijf wordt effort verwacht met betrekking tot de bespreking van de (individuele) resultaten en het inzetten van (mogelijke) interventies. Van de uitvoerder wordt effort verwacht met betrekking tot de terugkoppeling van individuele resultaten aan medewerkers. U geeft aan dat u een effort verwacht om de terugkoppeling van de individuele resultaten met de medewerker te bespreken. Betekent dat, dat u verwacht dat de medewerker eerst de persoonlijke resultaten teruggekoppeld krijgt waarna die eventueel besproken worden? Vereiste van gebruik van de WAI is dat de medewerker de resultaten teruggekoppeld krijgt. Commitment bedrijven In hoeverre is er commitment van bedrijven? Er is in het onderzoek (2012/13) interesse geconstateerd bij bedrijven met betrekking tot het gebruik maken van Persoonlijke Inzetbaarheidsscan. Er heeft nog geen werving plaatsgevonden voor deelname bedrijven aan de pilot.

5 Doelstelling & Resultaten Zijn er naast de doelstelling van het verbeteren van de employability en behoud van inzetbaarheid ook subdoelstellingen geformuleerd voor de pilots, bijvoorbeeld afname fysieke klachten? nee, deze zijn niet geformuleerd. De pilot dient om ervaring op te doen in de branche met het instrument. Is het de bedoeling dat alleen het werkvermogen wordt onderzocht en de WAI wordt afgenomen, of is het ook de bedoeling of mogelijk om een paar contextfactoren te onderzoeken die van invloed zijn op het werkvermogen, zoals arbeidsomstandigheden en leefstijl? A+O verwacht dat in ieder geval de WAI wordt gehanteerd. Uitvoerder kan een zo uitgebreid aanbod doen (binnen budget). Uitvoering pilots Is uw verwachting dat de WAI overal digitaal kan worden afgenomen, of zal er ook met papieren vragenlijsten gewerkt moeten worden? A+O verwacht dat niet alle medewerkers toegang hebben tot een pc. Wel het grootste deel. Mogen er aan de WAI-vragenlijsten, vragen worden toegevoegd om te komen tot een completer beeld omtrent de inzetbaarheid? Uitvoerder mag uitgebreid programma aanbieden. A+O verwacht dat in ieder geval de WAI wordt gehanteerd. Uitvoerder kan een zo uitgebreid aanbod doen (binnen budget). Waar wilt u dat het initiatief ligt voor de bespreking met de medewerker? Is het de bedoeling dat de medewerker n.a.v. de resultaten van de vragenlijst zelf actie onderneemt en contact opneemt voor een bespreking, of is het de bedoeling dat deskundigen contact opnemen met medewerkers op basis van de persoonlijke resultaten? Uitvoerder biedt een zo uitgebreid mogelijk programma aan op basis van budget. Is het mogelijk om de krachten te bundelen met een samenwerkingspartner voor de inschrijving op één van de percelen? Hetzij in een combinatie, hetzij als onderaannemer? Ja, dit is mogelijk. A+O gaat afspraken aan met de hoofdaannemer. Kunt u toelichten wat u verwacht qua gesprek met de medewerker over diens individuele resultaten? Een toelichting op de resultaten, of ook adviezen en eventuele doorverwijzing voor verbeteracties? Uitvoerder biedt een zo uitgebreid mogelijk programma aan op basis van budget. Is het de bedoeling om per deelnemer aan de pilot een aantal tijdsvakken in te plannen waarop medewerkers terecht kunnen voor een bespreking op locatie, of moet bijvoorbeeld iedere medewerker zelf een afspraak in kunnen plannen? Uitvoerder biedt een zo uitgebreid mogelijk programma aan op basis van budget.

6 Deelneming Hoeveel deelnemers verwacht A+O per bedrijf? A+O schat in dat er een deelname van minimaal 10 medewerkers per bedrijf zal zijn. Is het de bedoeling dat de resultaten met alle medewerkers besproken worden of enkel met de medewerkers die een risicoprofiel hebben? A+O verwacht dat minimaal met de medewerkers met een risicoprofiel wordt gesproken. Uitvoerder kan een zo'n uitgebreid aanbod doen. Zijn er selectiecriteria voor deelname aan de pilot, bijvoorbeeld een minimale omvang? Zo ja, welke? Nee er zijn geen selectiecriteria voor deelname. Klopt het dat er op 30 afdelingen (van 30 verschillende organisaties) een pilot uitgevoerd moet worden? Zo ja, wat is de ondergrens aan het aantal medewerkers per afdeling? Zo ja, wat is het gemiddelde aantal medewerkers per afdeling? A+O wenst pilot uit te zetten bij 30 verschillende bedrijven. Dit kunnen afdelingen zijn binnen het betreffende bedrijf. Het gemiddeld aantal medewerkers per afdeling is onbekend bij A+O Verdere uitrol/inbedding Is de pilot de basis voor een verdere uitrol in de achterban van A+O Metalektro? Op basis van de monitoring/onderzoek/evaluatie zal A+O een advies geven aan het bestuur van A+O over vervolg. Wat wordt er naast workshop/training gedaan om een goede voedingsbodem (tijd/middelen/visie & beleid) binnen de bedrijven te krijgen Het bestek beschrijft (minimale) activiteiten. Uitvoerder kan een uitgebreid programma aanbieden binnen gesteld budget. Kosten Zijn de communicatiekosten per pilot voor kosten van het bedrijf? Basis informatiemiddelen komen vanuit project. Overige communicatie is voor het betreffende bedrijf.

7 Werving Wie verzorgt de werving van de pilotorganisaties? A+O heeft regiomanagers in dienst die direct contacten hebben met de (aangesloten) bedrijven. Overig U geeft aan dat de WAI wordt afgenomen bij een externe partner (Bestek p1). Klopt het dat die externe partner de organisatie is aan welke Perceel 1 gegund wordt? Of is dit een andere partij? De externe partner is de organisatie aan wie perceel 1 wordt gegund.

8 Perceel 2: Onderzoek Effect en Doelstelling Perceel 2 betreft een onderzoek naar het effect van een persoonlijke inzetbaarheidsscan. Welk effect wenst A+O. Welk doel is hiervoor door A+O geformuleerd? Het project Pilot Persoonlijke Inzetbaarheidsscan dient het gebruik van persoonlijke Inzetbaarheidsscans, met als doel de awareness bij de sector over nut en noodzaak van het instrument persoonlijke inzetbaarheidsscans te verhogen. Voorgaande natuurlijk met als uiteindelijk doel de persoonlijke inzetbaarheid van de medewerkers in de Metalektro te verhogen. In praktijk ervaring opdoen met het nut en noodzaak van een persoonlijke inzetbaarheidsscan door middel van het uitvoeren van een pilot. De pilot wordt ingezet bij 30 bedrijven, medewerkers, om tot draagvlak voor het instrument te komen in de branche, een goede werkwijze te ontwikkelen en best practises te ontwikkelen Daarnaast vindt onderzoek (monitoring) plaats naar het effect van een persoonlijke inzetbaarheidsscan bij de verschillende doelgroepen: HR, leidinggevenden en medewerkers. Bij 30 bedrijven hebben medewerkers inzicht in het eigen werkvermogen (de mogelijke risico s ten aanzien van continuering van de huidige taken en functie) en hebben een gesprek gevoerd met de leidinggevende. Afhankelijk van de uitkomst hebben zij een actieplan ontwikkeld ten behoeve van de eigen inzetbaarheid. Leidinggevende/HR van 30 bedrijven hebben op totaalniveau inzicht in het huidige en toekomstige werkvermogen van de medewerkers en gebruiken deze informatie tijdens het gesprek met de medewerker om te komen tot een actieplan ter bevordering van de inzetbaarheid van de medewerker, ofwel een loopbaantraject op maat. Leidinggevenden en HR hebben inzicht in afdelingsgegevens en kunnen deze toepassen om verbetering aan te brengen in het functioneren van de afdeling. De WAI geeft 30 werkgevers inzicht in mogelijkheden voor het bevorderen van productiviteit, verzuimpreventie, ontslagpreventie, en het inzetten van opleidingen. De uitkomst van de WAI geeft een indicatie voor eventueel vervolgonderzoek naar de knelpunten in de inzetbaarheid van de medewerker/de afdeling. Over welk effect verwacht u een rapportage? Het effect van de inzetbaarheidsscan op het individu, zoals beoordeeld door de doelgroepen die u noemt? Of het effect op het individu, het effect op de organisatie als geheel, het effect op het HR-beleid etc.? Onderzoek (monitoring) vindt plaats naar het effect van het gebruik van een persoonlijke inzetbaarheidsscan (WAI), bij de medewerkers, bij de verschillende doelgroepen: HR, leidinggevenden en medewerkers. Gaat het bij effect om veranderingen in gedrag en / of prestaties door individuen en organisaties, of om beoordelingen door de doelgroepen van de inzetbaarheidsscan (dus aantal gebruikers dat tevreden over scan is, aantal mensen dat scan gebruikt heeft, de mate van verwerking in plannen van aanpak, etc.)? Onderzoek (monitoring) vindt plaats naar het effect van het gebruik van een persoonlijke inzetbaarheidsscan (WAI), bij de medewerkers, bij de verschillende doelgroepen: HR, leidinggevenden en medewerkers; Effectmeting na verloop van tijd. Op welk leerniveau moet het effect van de inzetbaarheidsscan aantoonbaar gemaakt worden? Inzicht, betekenis geven aan rapportage (cijfers), gesprek met medewerker kunnen houden naar aanleiding van gegevens (inclusief eventuele interventie).

9 Stelt u eisen aan de manier waarop effecten worden aangetoond? (d.m.v. kwantitatief onderzoek, kwalitatief onderzoek of een combinatie van beide) De uitvoerder doet op basis van zijn expertise een voorstel. Hebben jullie een voorkeur voor kwalitatief onderzoek, of kwantitatief onderzoek? De uitvoerder doet op basis van zijn expertise een voorstel. Uitvoering Betreft dit een onderzoek binnen dezelfde 30 afdelingen als in perceel 1: Pilots? Ja, dit betreft een onderzoek binnen dezelfde 30 bedrijven (eventueel afdelingen). Kan voor dit onderzoek gebruik worden gemaakt van de gegevens die zijn verzameld binnen perceel 1: Pilots? Het onderzoek richt zich op het effect (nut, noodzaak, inzicht) van het inzetten van de Persoonlijke Inzetbaarheidsscan. De individuele resultaten vanuit perceel 1: Pilots zijn niet beschikbaar (privacy). Wat verstaat u onder inzetbaarheid? Een inzetbaarheidsscan bestaat uit de volgende elementen: Inzicht in werkvermogen, inzicht in risico's op uitval, aanleiding voor interventie, perspectief op participatie en inzetbaarheid. Dient de inzetbaarheidsscan wetenschappelijk gevalideerd te zijn? WAI is wetenschappelijk getest en nut is ruimschoots bewezen, met mogelijkheden tot benchmark.

10 Perceel 3: Workshops HR/Leidinggevenden Uitvoering workshops Waarom wil A+O voor elk bedrijf apart een workshop/training laten verzorgen? Leidinggevende/HR van 30 bedrijven worden per bedrijf getraind, zodat bedrijfsgegevens gebruikt kunnen worden. Ze hebben nadien op totaalniveau inzicht in het huidige en toekomstige werkvermogen van de medewerkers en gebruiken deze informatie tijdens het gesprek met de medewerker om te komen tot een actieplan ter bevordering van de inzetbaarheid van de medewerker, ofwel een loopbaantraject op maat. Leidinggevenden en HR hebben inzicht in afdelingsgegevens en kunnen deze toepassen om verbetering aan te brengen in het functioneren van de afdeling. Hoeveel deelnemers verwachten jullie per trainingen/workshop? Moet er ook getraind worden in het voeren van gesprekken of alleen in leren "lezen" van resultaten? A+O verwacht 8 tot max 12 deelnemers per workshop. A+O wenst dat er minimaal getraind wordt in het leren "lezen" van resultaten. Uitvoerder kan uitgebreid programma aanbieden. Hoeveel contacturen heeft u in gedachten per workshop? Minimaal 1 dagdeel. Dienen de workshops plaats te vinden op locatie bij de desbetreffende bedrijven? Uitvoering vindt naar verwachting plaats bij bedrijf op locatie. Doelstelling & Resultaten Waar moet de workshop op gericht zijn? Op de inhoud en/of het ontwikkelen van vaardigheden? HR/leidinggevenden worden getraind om de afdelingsresultaten te gebruiken voor het verbeteren van het functioneren van de afdeling. Leidinggevende/HR van 30 bedrijven hebben op totaalniveau inzicht in het huidige en toekomstige werkvermogen van de medewerkers en gebruiken deze informatie tijdens het gesprek met de medewerker om te komen tot een actieplan ter bevordering van de inzetbaarheid van de medewerker, ofwel een loopbaantraject op maat. Leidinggevenden en HR hebben inzicht in afdelingsgegevens en kunnen deze toepassen om verbetering aan te brengen in het functioneren van de afdeling. De WAI geeft 30 werkgevers inzicht in mogelijkheden voor het bevorderen van productiviteit, verzuimpreventie, ontslagpreventie, en het inzetten van opleidingen. De uitkomst van de WAI geeft een indicatie voor eventueel vervolgonderzoek naar de knelpunten in de inzetbaarheid van de medewerker/de afdeling

11 Budget Is het budget bedoeld voor de urenbesteding van de trainers? Worden de kosten voor de locatie, catering, materialen anderszins bekostigd? Zo ja, hoe of door wie? Totaal budget inclusief uren trainer, ontwikkeling en voorbereiding. Uitvoering vindt naar verwachting plaats bij bedrijf op locatie. Werving Wie verzorgt de werving van de deelnemers aan de workshop en de communicatie hieromtrent? A+O heeft regiomanagers in dienst die direct contacten hebben met de aangesloten bedrijven.

12 Perceel 4: Communicatieplan Doelstelling & Resultaten Wat is het doel van het communicatieplan? Wat willen jullie er mee bereiken? Werving, Ondersteunende materialen, beschrijving van resultaten, best practices en deze verspreiden in de sector. De onderzoeksresultaten worden verspreid via een rapportage aan de diverse stakeholders, A+O Nieuws en tijdens regionale bijeenkomsten van A+O. Algemeen Welke interne stakeholders zijn er en wat zijn hiervan de kenmerken? (indien relevant leeftijd, opleidingsniveau & graag ook de omvang stakeholder groep in aantal medewerkers)? Het Communicatieplan richt zich op: Werving, Ondersteunende materialen, beschrijving van resultaten, best practices en deze verspreiden in de sector. De onderzoeksresultaten worden verspreid via een rapportage aan de diverse stakeholders (denk daarbij aan MT A+O, bestuur A+O, de branche (andere werkgevers), A+O Nieuws en tijdens regionale bijeenkomsten van A+O Beschikbare communicatiemiddelen Welke communicatiedragers heeft de klant tot haar beschikking, met welke eigenschappen en wie beheert deze namens A+O? (Bijv. eigen intranet, interne digitale nieuwsbrief A&O nieuws, posterframes op locatie, andere mogelijkheden?) A+O maakt gebruik van eigen regiomanagers, A+O Nieuwsbrief, ings en dergelijke. Zijn er communicatieprofessionals bij A+O Metalelektro beschikbaar, waarmee kan worden overlegd door ons communicatieteam? Zo ja, welke taken worden van ons verwacht en welke taken worden door eigen communicatieteam opgepakt? Zo niet, wie wordt ons aanspreekpunt bij A+O als er vragen zijn? A+O Metalektro heeft één senior communicatieadviseur in dienst. Eerste aanspreekpunt is de projectleider. Budget Is het budget van ,- volledig beschikbaar voor communicatie door de uitvoerder of worden uit dit budget nog andere posten betaald? Werving, Ondersteunende materialen, beschrijving van resultaten, best practices en deze verspreiden in de sector. De onderzoeksresultaten worden verspreid via een rapportage aan de diverse stakeholders, A+O Nieuws en tijdens regionale bijeenkomsten van A+O.