Proquro Releasenotes 5.11 detail pagina

Transcriptie

1 Proquro Releasenotes 5.11 detail pagina Referentie nr. PRQ-3749 Selectie op export autorisaties uitbreiden SMM het exporteren van de autorisaties loopt vaak vast aangezien de selecties veel te ruim zijn. Dit overzicht zou uitgebreid moeten worden met een aantal selecties. het overzicht is aangepast naar een.net overzicht. Tevens is het aantal selectievelden uitgebreid. Er kan nu worden geselecteerd op: - Kostenplaats - Proces - Aanvraagtype - Aanvrager - Artikelgroep

2 PRQ-6902 Uitbreiding selectiemogelijkheden Facturen Zoeken met besteller en fiatteur Invoicing Mogelijk maken dat binnen het scherm zoeken factuur ook optioneel gezocht kan worden op besteller en fiatteur. Binnen het scherm zoeken factuur is het mogelijk optioneel te zoeken naar besteller en fiatteur. Dit kan met de optie zoekveld toevoegen.

3 PRQ-7156 bij exporteren catalogus ook artikelen niet-actief mee Catalog management Improvement Bij het exporteren van een catalogus moeten niet actieve artikelen niet worden meegenomen in de export als hiervoor wordt gekozen. Er is een checkbox bijgekomen "Exporteer alleen actieve artikelen ". Als deze is aangevinkt worden alleen de actieve artikelen geëxporteerd.

4 PRQ-7166 Getoonde informatie bij afkeuren factuur in boekingsworkflow is onduidelijk Invoicing indien een factuur wordt afgekeurd in de boekingsworkflow dan is de getoonde informatie voor de eindgebruiker onduidelijk. Alle stappen zijn dan namelijk groengekleurd. Dit werkt verwarrend. Dit dient aangepast te worden. De getoonde informatie is aangepast. De juiste statussen zijn: - Niet voltooid > rood (geen datum/tijd) - Voltooid > groen - Huidige workflow stap > blauwe rand - Afgekeurd > rood (+datum/tijd) Hieronder worden de screenprints getoond van respectievelijk een afkeur in de eerste, tweede en derde stap. En vervolgens een volledig goedgekeurde boekingsworkflow.

5

6 PRQ-7212 Logging scherm met meer gedetailleerde informatie Invoicing Aanpassen van informatie die wordt getoond in de logging schermen voor facturen en boekingen. Deze informatie moet meer gedetailleerd worden weergegeven. Het eerste logging scherm is te benaderen door in het tabblad historie op de link logs opvragen behorende bij deze factuur te klikken. Het scherm toont naast de al bekende factuurkop log ook de factuur workflow. Getailleerd scherm met factuurkoplog en factuur workflow.

7 Het tweede logging scherm is te benaderen door op het tabblad boekingsregels te klikken op de nieuw toegevoegde kolom door. Het getoonde scherm is de bookinglog.

8 PRQ-7309 De external ID van de taal kunnen wijzigen SMM het moet mogelijk zijn de external ID van een taal te kunnen wijzigen. de External ID van een taal kan worden gewijzigd in een omschrijving van 15 karakters (max.). Ga hiervoor naar referentietabellen > systeemtabellen algemeen > talen

9 PRQ-7367 Artikelgroep als extra dimensie binnen boekingsregel Invoicing mogelijk maken om binnen een boekingsregel een artikelgroep te kunnen kiezen als extra financiële dimensie. indien er een order is gekoppeld aan de factuur dan wordt de artikelgroep overgenomen van de order. De artikelgroep is dan nog wel te wijzigen in de boekingsregel (afhankelijk van de instellingen in SMM). Indien er geen order is gekoppeld worden die artikelgroepen getoond die zijn gekoppeld aan de leverancier. Hiervoor dienen wel een aantal zaken aangepast te worden in SMM Ga hiervoor naar SMM > beheerfuncties > systeeminstellingen > systeemparameters Zet artikelgroep per boekingsregel op ja. Doe dit tevens voor de financiële dimensies De artikelgroep wordt nu getoond in de boekingsregel en in de boekingsworkflow.

10

11 PRQ-7405 Weergeven van de betaaldatum Invoicing Weergeven van de betaaldatum in de volgende schermen: - Scherm Tabblad betalingen op factuurniveau - Scherm zoeken betalingsbatch - Scherm Betalingsbatch (afgerond) De betaaldatum wordt nu weergegeven in onderstaande schermen. Scherm tabblad betalingen Scherm betalingsbatch zoeken Scherm betalingsbatch afgerond

12 PRQ-7420 / PRQ-7542 Overzicht inkopen rapport onjuist OCM Het overzichten inkopen rapport voldoet nog niet. Het is niet mogelijk te sorteren. Tevens werken de exports (PDF / Excel / JPG) niet. Het rapport is volledig aangepast op de volgende punten: - Sortering is mogelijk op alle kolommen - Groeperen is mogelijk op de volgende kolommen: o Artikelgroep o Kostenplaats o Aanvrager o Leveranciersnaam o Status o Contract - Binnen de groepering van bovenstaande kolommen in het tevens mogelijk te sorteren - De overbodige scrollbar is verwijderd, zie hiervoor PRQ-7697

13 PRQ-7444 Invoicing - Annuleer knop op het scherm 'Te mailen gebruiker(s)' Invoicing Improvement Zodra je de workflow start door middel van: > Tabblad Boekingsregels - leg vast & start > Tabblad Goedkeuringen - starten > Workflow boekingsregels - selecteer een te mailen gebruiker de workflow start waardoor het scherm wordt geopend: selecteer de gebruiker of groep die g d moet worden. In dit scherm is geen knop "Annuleren" aanwezig of "afbreken". Gebruik je het kruisje van het scherm dan wordt toch de workflow gestart terwijl er nog geen keuze is gemaakt. De melding moet worden verduidelijkt zodat de gebruiker snapt dat de workflow al is gestart, ongeacht of er een mailtje wordt gestuurd. Bovenstaande is toegepast.

14 PRQ-7464 Tax Improvement Invoicing Improvement Het zou alleen nog wel handig zijn, dat bij de melding nog het bedrag van de afwijking komt te staan. Bij een afwijking van 0.01 is er sprake van afronding en kan er gewoon worden gematched. Bij een grotere afwijking is er waarschijnlijk sprake van een foutief % en moet dit in de boekingsregels worden aangepast. Bovenstaande is toegepast.

15 PRQ-7496 Overzicht groepen, sorteren op type overbodig SMM In het overzicht 'organisatorische groepen' en 'functionele groepen' kan gesorteerd worden op 'type'. Dit is overbodig aangezien er respectievelijk alleen organisatorische of functionele groepen worden getoond, dus er valt niets te sorteren Het overzicht van organisatorische groepen en functionele groepen is nu een.net overzicht. Het overzicht kan tevens worden geëxporteerd naar PDF, Excel en JPG. In het PDF en Excel bestand is het ook mogelijk op de hyperlink te klikken waarnaar de desbetreffende groep wordt getoond. Het is nog wel mogelijk financiële groepen (kostenplaatsen) toe te voegen via het gebruikelijke menu gebruikersgroepen > toevoegen groep. Echter het overzicht van de financiële dimensie kostenplaatsen is verplaatst naar het menu referentietabellen. Ook hier is het mogelijk een kostenplaats toe te voegen.

16 PRQ-7534 Telefoon, fax, GSM nummer naar 50 lang uitbreiden SMM / CMM het moet mogelijk zijn telefoon, fax of GSM nummers in te voeren van maximaal 50 tekens. het is mogelijk binnen CMM en SMM maximaal 50 tekens op te voeren in de velden: telefoon, fax en GSM. In CMM En in SMM

17 PRQ-7597 Improve relational checks ('verbandscontroles') settings SMM Improvement - in SMM (system instellingen) kan een financiële dimensie inactief worden gemaakt. Bij het toevoegen van verbandscontrole wordt FIN DIM 3 toch weergegeven, dat is niet wenselijk. - Bij het toevoegen van verbandscontrole(s) aan een financiële dimensie (bijvoorbeeld kostenplaats) komt dezelfde financiële dimensie tevens voor in de listbox. Bij het toevoegen van verbandscontrole voor bijvoorbeeld een kostenplaats kunnen voortaan geen controles worden toegevoegd voor zowel inactieve als uitgeschakelde financiële dimensies.

18 PRQ-7661 Zoeken op ordernummer moet een standaard veld worden Invoicing In het scherm zoeken factuur is het veld ordernummer een optioneel veld. Dit moet een standaard veld worden. Het veld ordernummer is nu een standaard veld in het scherm zoeken factuur. Het veld heeft tevens een zoekfunctie. Dit maakt het mogelijk te zoeken op: - Administratienummer - Nummer of naam van leverancier/crediteur - Contractnummer Tevens is het mogelijk de datumrange aan te passen, zodat alleen ordernummers worden getoond binnen een bepaalde range.

19 PRQ-7668 Als het boekjaar is verborgen dan is de boekingperiode niet zichtbaar Invoicing / SMM In SMM is het mogelijk de factuurvelden te beheren. Het is mogelijk zowel het boekjaar/periode als de rapportagedatum af te beelden op een factuur. In de praktijk komt dit niet voor, het is namelijk onlogisch. Er wordt echter wel op beide velden gevalideerd. Dit moet aangepast worden. Er wordt nu op één van beide velden gevalideerd. Dus of op de combinatie - Boekjaar/periode - Rapportagedatum Indien dus boekjaar zichtbaar is (ingesteld in SMM) en boekperiode niet. Dan wordt er alleen gevalideerd op rapportagedatum. In onderstaande voorbeelden is de boekingsperiode ingesteld op In de oude situatie werd er op beide velden gevalideerd, onlogisch. In de nieuwe situatie wordt gevalideerd op één veld. En dit is logisch.

20

21 PRQ-7694 Aanpassen rapport facturen in omloop Invoicing De volgende wijzigingen dienen doorgevoerd te worden: - Het rapport dient niet direct te worden getoond - Invullen van het administratienummer moet alleen facturen tonen behorende bij deze administratie - Indien er geen selectie wordt gemaakt moeten alle facturen worden getoond Aan het rapport facturen in omloop is een zoekfunctie toegevoegd, waarbij gezocht kan worden op administratienummer. Verder zijn bovenstaande wijzigingen doorgevoerd.

22 PRQ-7695 Einddatum voor startdatum dan een melding CMM Indien er bij het opvoeren van een financiële verplichting een einddatum wordt ingevoerd die vóór de begindatum ligt dan dient het systeem een melding te geven dat dit niet mogelijk is. Bij het opvoeren van een begroting of verplichting met een einddatum vóór de begindatum dan wordt er een melding getoond dat dit niet mogelijk is.

23 PRQ-7697 / PRQ-7779 Dubbele scrollbar komt voor in.net overzichten OCM / CMM In bepaalde.net overzichten komen twee scrollbars voor. Dit werkt enigszins verwarrend. Een voorbeeld is het overzicht inkopen rapport. Indien een monitor een lage resolutie heeft, zijn zelfs drie scrollbars mogelijk. Bij de overzichten is de initiële scrollbar verwijderd. Dit is een scrollbar die werd getoond bij het openen van het overzicht. Deze scrollbar is nu verwijderd. Een uitgebreid rapport, zoals bijvoorbeeld het overzicht contracten uitgebreid heeft nog wel twee scrollbars. Namelijk één scrollbar om door het overzicht te scrollen en één scrollbar om door het menu aan de linkerkant te scrollen.

24 PRQ-7698 Leverancierstaal op NL wanneer deze niet bekend is SMM Bij de leveranciers import wordt er op LANG_EXTERNAL_ID gezocht. Talen moeten echter apart gekocht worden, dus vaak is deze niet bekend. Het moet mogelijk zijn dat dan Nederlands als standaard wordt ingesteld. Indien een leverancier met een onbekende taal wordt geïmporteerd via Connect en de taal is niet bekend, dan wordt Nederlands als standaard taal ingesteld. Dit is de taal waarmee met de leverancier wordt gecommuniceerd. De taal dient dus bekend te zijn in SMM. In het voorbeeld hieronder zijn er vijf talen beschikbaar: - Nederlands - Engels - Dutch (Belgium) - Frans (België) - German Indien een nieuwe leverancier wordt geïmporteerd via Connect waarvan de taal niet bekend is, dan wordt deze in SMM standaard op Nederlands gezet.

25 PRQ-7702 Taskmanager service moet niet meer op automatisch starten komen te staan bij installeren SMM Mogelijk maken dat de Taskmanager bij het installeren op manual komt te staan De Taskmanager komt bij het installeren op manual te staan in plaats van op automatisch starten.

26 PRQ-7706 Spatie tussen groep en groepsnaam Invoicing In de boekingworkflow is het mogelijk de leden in te zien van een groep. Er staat echter geen spatie tussen de groep en de groepsnaam. Dit werkt verwarrend. Tussen de groep en de groepsnaam zit nu wel een spatie. In de oude situatie werd de groepsnaam als volgt afgebeeld. Deze schermafdruk geeft de aangepaste situatie weer.

27 PRQ-7717 De naamgeving van het scherm contractactie bulk update is onjuist CMM Aanpassen van de naamgeving van het scherm contractactie bulk update. Het scherm heet namelijk Contract bulk update stap 1 - Standaard artikelgroep kiezen. Dit is onjuist, ten eerste wordt er bij deze actie geen artikelgroep gekozen. Ten tweede heeft deze actie maar 1 stap, dus de vermelding stap 1 is overbodig. De naamgeving is aangepast naar contractactie bulk update

28 PRQ-7725 Ondersteunen aanpassen actieve boekingsworkflow SMM / Invoicing Mogelijk maken dat autorisaties of stappen binnen een actieve boekingsworkflow kunnen worden aangepast. Indien er actieve boekingsworkflows aanwezig zijn is het mogelijk hierin wijzigingen aan te brengen via het autorisatiemenu in SMM. Dit is van toepassing in de volgende gevallen: - Activeren of de-activeren van een processtap - Aanpassen van het minimum / maximum bedrag waarbinnen een processtap wordt uitgevoerd - Aanpassen van de uitvoerder van een processtap Het is echter NIET mogelijk om alle stappen van een proces te verwijderen indien er nog actieve boekingsworkflows zijn. Het is WEL mogelijk individuele stappen op inactief te zetten. Echter de huidige uitvoerder (bij actieve workflows) zal altijd zichtbaar blijven om de factuur goed te keuren dan wel af te keuren. Hieronder worden enkele voorbeelden gegeven. Bijvoorbeeld, de autorisaties voor een invoicing proces zijn als volgt. De boekingsworkflow op factuurniveau ziet er dan als volgt uit.

29 Indien nu 1 of meer stappen op inactief worden gezet. In dit geval de stappen 2 (Tweede controle) en 3 (Derde controle). Dan werkt dit door in de actieve boekingsworkflow

30 Dit geldt ook indien het minimum / maximum bedrag wordt aangepast waarbinnen een stap wordt uitgevoerd. In onderstaand geval zal dus stap 2 in de boekingsworkflow wegvallen, aangezien de factuur een bedrag heeft van EUR 119. Of indien de uitvoerder van een stap wordt aangepast:

31 PRQ-7731 Make sure url's to delphi code are passed through the login.aspx page OCM / CMM het moet mogelijk zijn een link in een overzicht aan te klikken zonder dat de gebruiker opnieuw moet inloggen. Dit werkte namelijk niet goed voor alle overzichten. indien een ingelogde gebruiker op een link klikt in een export-overzicht (PDF/Excel) dan hoeft deze niet opnieuw in te loggen. De link zorgt er dus voor dat de inlogpagina omzeild wordt. Dit is niet van toepassing indien de PDF of Excel wordt verstuurd naar een gebruiker. Indien e gebruiker in kwestie dan op een link klikt dan moet hij/zij ALTIJD eerst inloggen. Hieronder wordt als voorbeeld het overzicht aanvragen uitgebreid genomen.

32 PRQ-7749 Aanpassen naamgeving status financiële verplichting CMM In het scherm 'beheren begroting/verplichting' is het mogelijk een begroting of een verplichting op actief of inactief te zetten. Echter het veld heet 'status', waarbij voor 'ja' of 'nee' gekozen kan worden. Beter is 'status' aan te passen in 'actief' De naamgeving status is aangepast in actief. Dit is logischer.

33 PRQ-7750 Zoeken op omschrijving en opmerkingen toegevoegd binnen zoekscherm facturen Invoicing Mogelijk maken dat er binnen het zoekscherm facturen gezocht kan worden op de omschrijving en/of de opmerkingen behorende bij een factuur. Binnen het zoekscherm zijn de velden omschrijving en opmerkingen toegevoegd als extra zoekvelden. Deze zijn dus uit de listbox te selecteren, waarnaar er op basis van deze selectie(s) gezocht kan worden.

34 Geen PRQ nummer Melding aangepast OCM Aanpassen van de melding die verschijnt indien een gebruik niet is geautoriseerd om aanvragen te raadplegen. Deze melding was behoorlijk verwarrend De melding is aangepast. Deze komt nu linksonder in het selectiescherm te staan. Oude melding: Nieuwe melding:

35 PRQ-7804 Aanpassing raadpleegrechten op contracten CMM De raadpleegrechten op contracten zijn niet volkomen duidelijk. Er zijn een aantal aanpassingen gedaan met betrekking tot de rollen binnen CMM. De volgende wijzigingen zijn doorgevoerd: A. Een gebruiker heef de rol Inkoper CMM of Systeembeheerder, master. Deze gebruiker mag alle contracten zien die zijn ingevoerd in Proquro CMM. B. Een gebruiker heeft niet de rol Raadplegen contracten per artikelgroep CMM Voorwaarde is wel dat deze gebruiker één van de andere rollen heeft (behalve dus Raadplegen contracten per artikelgroep, Inkoper CMM of Systeembeheerder, master. Deze gebruiker mag alle contracten zien waar de betreffende gebruiker: - Gekoppeld is als beheerder (als gebruiker of als lid van een functionele groep) - Gekoppeld is als tevens beschikbaar voor (als gebruiker of lid van een functionele groep) - Het contract zelf heeft ingevoerd Tevens mag deze gebruiker contracten zien die: Gekoppeld zijn aan 1 of meerdere bedrijven waarvoor de betreffende gebruiker geautoriseerd is. Hierbij wordt rekening gehouden met - Het land waaraan het contract is gekoppeld (de rol raadplegen/toevoegen contracten/leveranciers per land staat aan - De organisatorische groep in het veld Contract beschikbaar voor waar het contract aan gekoppeld is C. Een gebruiker heeft wel de rol Raadplegen contracten per artikelgroep CMM Deze gebruiker mag alle contracten zien waar de betreffende gebruiker: - Gekoppeld is als beheerder (als gebruiker of als lid van een functionele groep) - Gekoppeld is als tevens beschikbaar voor (als gebruiker of lid van een functionele groep) - Het contract zelf heeft ingevoerd Tevens mag deze gebruiker contracten zien die: Gekoppeld zijn aan 1 of meerdere bedrijven waarvoor de betreffende gebruiker geautoriseerd is. Hierbij wordt rekening gehouden met - Het land waaraan het contract is gekoppeld (de rol raadplegen/toevoegen contracten/leveranciers per land staat aan - De organisatorische groep in het veld Contract beschikbaar voor waar het contract aan gekoppeld is - De artikelgroepen waaraan het contract is gekoppeld en waarvoor de gebruiker geautoriseerd is Dit is van toepassing voor gebruikers die naast de rol Raadplegen contracten per artikelgroep CMM, ook één van de volgende rollen heeft: - Gebruiker CMM - Contractbeheerder CMM - Procuratiehouder CMM - Contactpersoon CMM - Contractmanager CMM - Contractbeheer per artikelgroep CMM - Beheren leveranciers CMM - Beheren leveranciers (beperkt) CMM - Toevoegen leveranciers CMM - Beheren templates CMM Heeft een gebruiker bovenstaande rollen niet maar wel de rol Raadplegen contracten per artikelgroep dan mag deze gebruiker alle contracten zienals een gebruiker niet van de bovenstaande rollen heeft en wel de rol "Raadplegen contracten per artikelgroep CMM" dan mag deze gebruiker dezelfde contracten zien van C maar wordt er geen rekening gehouden met het veld Contract beschikbaar voor (de afdelingen waaraan het contract is gekoppeld).