Giro d'italia. Het Plan van Aanpak (incl. taakstellende begroting) en het Governanceprotocol zijn onderliggers bij de bestuursovereenkomst.

Transcriptie

1 Embargo tot 27 oktober 2015 Onderwerp Giro d'italia Programma Cultuur, Cultuurhistorie & Citymarketing BW-nummer Portefeuillehouder B. van Hees Samenvatting Op 5 oktober 2015 heeft RCS de organisator van de Giro d Italia de routes bekend gemaakt. Eind 2015 gaat de provincie de definitieve overeenkomst met RCS ondertekenen. Om die stap te kunnen zetten, moet eerst de bestuursovereenkomst vastgesteld worden. Hierover is de afgelopen maanden veelvuldig overleg geweest. Met dit collegevoorstel geven we de provincie de mogelijkheid om een vervolgstap te zetten. Het Plan van Aanpak (incl. taakstellende begroting) en het Governanceprotocol zijn onderliggers bij de bestuursovereenkomst. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. EZ20, Arjen Besselink, 9535 Datum ambtelijk voorstel 14 oktober 2015 Registratienummer Dit besluit is formeel de definitieve go voor de Giro d Italia. Ter besluitvorming door het college 1. De bestuursovereenkomst in het kader van de Giro d Italia vast te stellen, onder voorbehoud dat er inzake de definitieve overeenkomst met RCS geen blijk wordt gegeven van doorslaggevende bedenkingen. 2. De brief aan de raad vast te stellen. Steller Arjen Besselink Paraaf akkoord Datum Ter besluitvorming door de burgemeester Wethouder Van Hees te machtigen om op een nog nader te bepalen moment de bestuursovereenkomst te tekenen. Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad (uiterlijk 27 oktober 2015) Besluit B&W d.d. 20 oktober 2015 X Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: 3.1 Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Portefeuillehouder Collegevoorstel vaststellen BOK.docx

2 1 Probleemstelling Op 5 oktober 2015 heeft RCS de organisator van de Giro d Italia de routes bekend gemaakt. Eind 2015 gaat de provincie de definitieve overeenkomst met RCS ondertekenen. Om die stap te kunnen zetten, moet eerst de bestuursovereenkomst (BOK) vastgesteld worden. Hierover is de afgelopen maanden veelvuldig overleg geweest. Met dit collegevoorstel geven we de provincie de mogelijkheid om een vervolgstap te zetten. Het Plan van Aanpak (incl. taakstellende begroting) en het Governanceprotocol zijn onderliggers bij de BOK. Bij dit besluit zitten vier bijlagen: Bijlage 1: Raadsinformatiebrief Bijlage 2: BOK Bijlage 3: Plan van Aanpak incl. taakstellende begroting Bijlage 4: Governanceprotocol 2 Juridische aspecten - We hebben met de vier overheden een samenwerkingsovereenkomst (SOK) vastgesteld. In die SOK staat een aantal mijlpalen. De laatste mijlpaal is het ondertekenen van het contract met RCS en afgesproken is dat indien de provincie wil tekenen alle andere mijlpalen gehaald zijn (vaststellen van de BOK, het vaststellen van een taakstellende begroting, etc.). Uiteindelijk moeten wij constateren dat deze mijlpalenplanning niet is gehaald. Dat heeft een tweetal hoofdoorzaken; (1) het traject met RCS levert regelmatig nieuwe uitdagingen op en (2) de afstemming met vier overheden die allemaal anders aankijken tegen het organiseren van een evenement (waarop we later in dit besluit terugkomen) is complex. - Het vaststellen van de bestuursovereenkomst is een bevoegdheid van het college. De burgemeester tekent namens de rechtspersoon gemeente. De burgemeester machtigt voor deze overeenkomst de ondertekeningsbevoegdheid aan wethouder Van Hees, opdat de gezamenlijke portefeuillehouders een persmoment kunnen organiseren. - In de BOK en SOK is afgesproken dat de provincie het contract met RCS ondertekent. - Het project Giro Gelderland valt onder de rechtspersoonlijkheid van de provincie Gelderland. Dat betekent onder andere dat de provinciale kaders op bijvoorbeeld inkoop van toepassing zijn en dat de provincie de vergunning voor de wedstrijd aanvraagt. - In de bestuurlijke aansturing van de organisatie zit de portefeuillehouder Citymarketing, zoals beschreven in het Governanceprotocol. Indien van de kaders die nu voorliggen afgeweken wordt, dan vindt lokaal debat plaats in de afzonderlijke colleges en/of de raden. Na het vaststellen van de BOK, is terugtrekken uit het traject echter niet meer mogelijk, omdat we ons contractueel verbonden hebben aan de overige partijen. Dit besluit is daarom geen gevoelsmatige go, maar een definitieve go die we uitspreken richting de provincie Gelderland om de contractonderhandelingen af te ronden. - De provincie Gelderland ondertekent op basis van de SOK de Agreement 99th Giro d Italia 2016 (de definitieve overeenkomst). De afgelopen maanden is dit document een aantal maal besproken in het juridisch beraad, en op dit moment worden de laatste onderhandelingen gevoerd. Omdat we nog geen definitieve overeenkomst hebben, wordt de BOK vastgesteld onder voorbehoud dat er inzake de definitieve overeenkomst met RCS door wethouder Van Hees geen blijk wordt gegeven van doorslaggevende bedenkingen. Indien er doorslaggevende bedenkingen zijn, of wethouder Van Hees van mening is dat de impact van de definitieve overeenkomst met RCS groter is dan wij nu

3 2 kunnen voorzien, dan is de BOK niet vastgesteld en wordt de definitieve overeenkomst met RCS in samenhang met de BOK opnieuw besproken in ons college. Het voorbehoud geldt tot 5 mei Mochten er voor die tijd doorslaggevende bedenkingen zijn met betrekking tot de definitieve overeenkomst met RCS, dan betekent dit dat de BOK niet is vastgesteld. We hopen echter dat de contractonderhandelingen zo snel mogelijk afgerond kunnen worden. - De routes zijn een bijlage bij de BOK. Wij hebben de routes nog niet vastgesteld, dat gebeurt door middel van een vergunning. 3 Doelstelling 1. De Giro d Italia definitief naar Gelderland te halen. 2. De provincie Gelderland de mogelijkheid te geven de contractonderhandelingen met RCS af te ronden. 3. Duidelijkheid te creëren over de kaders waarbinnen de Giro d Italia Gelderland georganiseerd moet worden. 4 Argumenten We zijn zeer enthousiast over de komst van de Giro d Italia naar Nijmegen, en constateren dat we goede afspraken hebben kunnen maken met de deelnemende overheden over de kaders waarbinnen dit georganiseerd wordt. Een aantal belangrijke daarvan zijn: - Dat we het lokale organiserend vermogen gebruiken en centraal stellen, maar ook erkennen dat op een aantal thema s centrale afstemming en organisatie nodig is. - Dat we de Giro Gelderland mét elkaar organiseren. - Dat we een aantal doelstelling delen, namelijk de volgende: 1. Het organiseren van een veilig en succesvol internationaal wielerevenement, dat sportief een succes is en voor alle bezoekers een groot feest is; 2. Het organiseren van een attractief side events-programma ter stimulering van de wielersport in Gelderland en de culturele en maatschappelijke activiteiten rond Italië en de Giro; 3. Het initiëren van een zo groot mogelijke exposure en naamsbekendheid nationaal en internationaal voor Gelderland en haar gemeenten op de routes die lang doorwerkt op recreatief, toeristisch en sportief gebied; 4. Het behalen van een zo groot mogelijke economische bestedingsimpuls voor de nationale, provinciale en lokale economie waarvan de effecten dankzij onder meer vervolgevenementen ook jaren na de Giro Gelderland merkbaar zijn. - Dat de volgende kernwaarden voor ons leidend zijn: trots, verbondenheid en inspirerend. Bovenstaande punten staan uitgewerkt in het Plan van Aanpak en in het Governanceprotocol. Over het Governanceprotocol en het Plan van Aanpak is uitvoerig gesproken, ook omdat iedere deelnemende partij (Arnhem, Apeldoorn en Gelderland) een andere opvatting heeft over het organiseren van evenementen. Onze lijn staat beschreven in onze beleidsnota Event Full; centraal daarin staat dat wij onszelf niet zien als evenementenorganisator (bijv. wij organiseren zelf geen popconcerten, verkopen geen hospitalitypakketten en hebben geen personeel in dienst dat sponsordeals maakt). Door de contracten met RCS en de insteek van de overige deelnemende overheden, worden wij wel deels in de rol gezet van organisator. De andere deelnemende overheden staan wezenlijk anders in deze discussie dan wij, en zien in veel sterkere mate een organiserende rol voor de gemeenten weggelegd. Wij hebben er voor gekozen om deskundigen uit de stad (en van buiten de gemeente) namens ons in het

4 3 project te brengen en om de scheiding tussen publieke rol en private rol sterker door te voeren dan de overige deelnemende partijen. Deze scheiding in rolverdeling houden wij vast. De lijn die wij hanteren is voortgekomen uit leerervaringen in het (recente) verleden. 5 Financiën De afspraken zoals deze in de taakstellende begroting (onderdeel Plan van Aanpak) zijn gemaakt, passen binnen de kaders die met de raad zijn gecommuniceerd: - We leveren een bijdrage van aan de projectorganisatie Giro Gelderland. - We staan aan de lat voor 10% van het tekort dat mogelijk in dit project ontstaat, zoals in de SOK staat beschreven (70%-10%-10%-10% verdeling). We hebben al gemeld dat we een aantal risico s zien op sponsoring en hospitality ( ) en op het al dan niet of deels ontvangen van een subsidie van VWS (max ). De maximale gecalculeerde risicoberekening van de projectorganisatie zelf is op dit moment 1,9 miljoen (zie Plan van Aaanpak, paragraaf 4.5). Dat valt binnen de kaders die wij met de raad hebben gecommuniceerd. - In de SOK staat dat we in het totale project voor 2,5 miljoen aan ambtelijke capaciteit inzetten. De gemeente Nijmegen zet voor aan capaciteit in. Deels wordt dit gedekt door de provincie Gelderland ( ) en deels zijn het reguliere kosten. Medewerkers kunnen op twee manieren betrokken zijn bij de Giro Gelderland: als lid van de projectorganisatie Giro Gelderland (routemaker, programmeur, communicatie, etc.) óf vanuit het perspectief van het publieke belang (vergunningverlening, advisering, verkeersbesluiten, etc.). Met de Projectdirecteur zijn concrete afspraken gemaakt over de inzet. De Projectdirecteur kan de mensen die vanuit het perspectief van de organisator betrokken zijn bij de Giro Gelderland, conform het Governanceprotocol, rechtstreeks aansturen. Een deel van het personeel dat ingezet wordt voor de Giro, is regulier in dienst bij de gemeente Nijmegen ( ). Het overige deel ( , waarvan voor rekening komt van de provincie Gelderland) bestaat zoals hierboven beschreven grotendeels uit externe deskundigheid. De extra kosten worden gedekt uit het budget voor de voorbereidingskosten voor 2016 (citymarketing). - In het Plan van Aanpak is een taakstellende begroting opgenomen, voorzien van een analyse van de verschillen met de vorige raambegroting (die bij de SOK zat). De totale kosten zijn 12,9 miljoen (zie Plan van Aanpak, hoofdstuk 4). Deze kostenpost is net als de batenkant van de begroting met 1,6 miljoen gestegen. De veranderingen zijn een gevolg van een grotere nauwkeurigheid in de ramingen voor de kosten (voor bijv. wedstrijdzaken) en de baten (voor bijv. barterdeals). Het effect van de veranderingen is neutraal en wij blijven binnen de kaders die met de raad gecommuniceerd zijn. 6 Participatie en Communicatie In de stad komt veel initiatief los. Het is niet altijd eenvoudig om dit initiatief goed te kanaliseren, omdat RCS (om goede redenen) graag de regie wil voeren over de communicatie. Ook is het ruimtebeslag van de Giro Gelderland deels nog onbekend, waardoor we soms geen toezeggingen kunnen doen aan initiatiefnemers. Wij willen graag dat het feest ook een feest van de stad wordt. Daarom zetten we ons in voor zoveel mogelijk ruimte voor lokale initiatief en voor duidelijke communicatie. Heel concreet heeft de Giro Gelderland:

5 4 - Een lokaal aanspreekpunt voor partijen die initiatief nemen; - Gesproken met een aantal ondernemers voor wie de Giro Gelderland direct consequenties heeft (ondernemers Grote Markt, Waalkade, Kelfkensbos); - De omwonenden aan de routes geïnformeerd over de komst van de Giro. Met andere partijen gaat de Giro Gelderland nog in gesprek. Eind 2015 moet meer duidelijkheid gaan ontstaan over welke ruimte er exact is en over hoe we hierover de regie gaan voeren. Daarnaast informeren we de raad over deze stap. Het embargo zit op de stukken omdat we als deelnemende overheden gezamenlijk naar buiten willen treden. Door de verschillende recessen, betekent dit dat Arnhem en Nijmegen onder embargo besluiten en Apeldoorn en de provincie Gelderland op 27 oktober besluiten. 7 Uitvoering en evaluatie De uitvoering vindt plaats zoals beschreven in het Plan van Aanpak. Het Plan van Aanpak wordt uitgewerkt in deelwerkplannen. Deze worden in de Giro Gelderland organisatie vastgesteld in het ambtelijk opdrachtgeversoverleg, waarin alle deelnemende overheden vertegenwoordigd zijn (zie ook het Governanceprotocol). 8 Risico Binnen de Giro Gelderland organisatie zit een drietal risico s. Het eerste risico betreft de juist- en volledigheid van de kostenkant van de begroting, waarin een post onvoorzien ontbreekt (waardoor we een relatief scherpe begroting hebben) en een aantal bedragen gebaseerd zijn op aannames. De positieve schriftelijke verklaring van NOC- NSF geeft ons vertrouwen in de begroting, maar desalniettemin blijft de uitdaging om binnen deze taakstellende begroting te blijven groot. Een tweede risico betreft de juistheid van de opbrengstenkant van de begroting. Daarin wordt uitgegaan van barterdeals, een VWS-subsidie en sponsoring- en hospitalityinkomsten die nog niet zijn gerealiseerd. De organisatie waarvoor definitief gekozen is, vergroot dit risico wat ons betreft. De projectorganisatie Giro Gelderland probeert hier actief op te sturen door deskundigheid in te huren. Een derde risico betreft de planning. Omdat we de Giro onder de rechtspersoonlijkheid van de provincie Gelderland uitvoeren, zitten we vast aan overheidsprocedures (zoals aanbestedingen). En omdat we relatief laat zijn met het neerzetten van de uitvoeringsorganisatie, moeten we nu zaken effectief organiseren. Het goed communiceren met lokale partijen en het veilig organiseren van het evenement, zijn (naast het neerzetten van een geweldig publieksevenement) in dit traject voor ons absolute speerpunten. Bijlage(n): 4

6 Economie Economische Ontwikkeling Aan de gemeenteraad van Nijmegen Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postbus HG Nijmegen Datum 27 oktober 2015 Onderwerp Definitieve "Go" Giro d'italia Geachte leden van de raad, Ons kenmerk EZ20/ Datum uw brief nvt Contactpersoon Arjen Besselink Doorkiesnummer (024) Voor het zomerreces van 2014 spraken wij de ambitie uit om de Giro d Italia naar Nijmegen te halen. Op 9 september 2014 stuurden we u een brief over de Giro, met daarin een eerste verkenning van de mogelijkheden hiertoe. Inmiddels zijn we ruim één jaar verder en staat de provincie op het punt de Giro d Italia definitief naar Gelderland te halen. Een kans voor stad en provincie om internationaal op de kaart te komen. Op 20 en 27 oktober 2015 hebben alle deelnemende overheden een formeel definitief ja uitgesproken, en geven we daarmee de provincie Gelderland de mogelijkheid om de contractonderhandelingen met de Giro d Italia (RCS) af te ronden. Na een lang traject met de overheden onderling en RCS een mooi moment: Giro d Italia is één van de grootste en bekendste wielerevenementen ter wereld. In de eerste helft van 2015 hebben wij de kaders vastgesteld voor de komst van de Giro d Italia. Dat zijn niet alleen financiële kaders (een bijdrage van namens Nijmegen en een personeelsinzet voor de realisatie hiervan), maar ook inhoudelijke kaders. Want we halen de Giro niet voor niets naar Gelderland, we willen de volgende doelstellingen bereiken: 1. Het organiseren van een veilig en succesvol evenement, dat sportief een succes is en voor alle bezoekers een groot feest is. 2. Het organiseren en mogelijk maken van een attractief programma ter stimulering van de wielersport in Gelderland en culturele en maatschappelijke activiteiten. 3. Het initiëren van een zo groot mogelijke exposure en naamsbekendheid nationaal en internationaal die lang doorwerkt op recreatief, toeristisch en sportief gebied. 4. Het behalen van een zo groot mogelijke economische bestedingsimpuls voor de economie waarvan de effecten dankzij onder meer vervolgevenementen ook jaren na de Giro Gelderland merkbaar zijn. Kernwaarden van de organisatie zijn trots, verbondenheid en inspirerend. We willen dat inwoners en ondernemers zich trots voelen over het feit dat we dit evenement organiseren en hiervan genieten, dat de onderlinge verbondenheid van inwoners, ondernemers en overheden groter wordt en dat de Giro Gelderland mensen inspireert tot (meer) actief sporten en bewegen. Raadsinformatiebrief def go.docx

7 Gemeente Nijmegen Economie Economische Ontwikkeling 1 De betrokkenheid van Nijmegenaren en Nijmeegse organisaties is daarbij essentieel. Dat betekent dat wij in dit proces met de overige overheden vooral aandacht hebben gevraagd voor de mogelijkheden tot lokaal initiatief, inzet van lokale organisatoren en bedrijven en goede communicatie met inwoners en bedrijven in onze stad (bijv. aan de randen van de routes of in de binnenstad). Enthousiasme bij Nijmegenaren, Arnhemmers, Apeldoorners en inwoners van andere doorkomstgemeenten in de provincie Gelderland, is een belangrijke voorwaarde voor succes. We willen glashelder zijn over wat de Giro de gemeente Nijmegen gaat kosten en zijn verheugd dat dit binnen de afgesproken en gecommuniceerde kaders blijft: - De provincie Gelderland ontvangt van ons voor de organisatie van de Giro, die wordt georganiseerd onder de rechtspersoonlijkheid van de provincie. - In de projectorganisatie wordt zoals eerder gecommuniceerd ruim 2,5 miljoen opgevoerd voor personele inzet, komt voor rekening van de gemeente Nijmegen. Dit betreft voor een deel onze reguliere inzet (zoals bijvoorbeeld vergunningverlening) en voor een deel de kosten die wij maken als organisator (projectleider, routemaker, programmeur, etc.). Voor dit laatste hebben wij deskundigheid uit de stad binnen het project gebracht, omdat wij deze kennis en expertise zelf niet in huis hebben. Een deel van het personeel dat ingezet wordt voor de Giro, is regulier in dienst bij de gemeente Nijmegen ( ). Het overige deel ( ) bestaat grotendeels uit externe deskundigheid. - De projectorganisatie geeft aan dat er een maximaal gecalculeerd risicobedrag is van 1,9 miljoen. Met de overheden onderling is afgesproken dat er een verdeelstaf is van (provincie en de gemeenten). Dit maximale risicobedrag valt binnen de kaders die we in eerdere brieven met u gecommuniceerd hebben. Recent hebben wij u de routes doorgestuurd die gepresenteerd zijn aan de internationale pers. Via de Groesbeekse heuvels fietsen de renners twee keer over twee bruggen richting de finish op de Oranjesingel. Een route die mooie plaatjes gaat opleveren van onze stad. We gaan er een prachtig weekend van maken! Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Raadsinformatiebrief def go.docx