Vervolginspectie archiefbeheer Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Transcriptie

1 Vervolginspectie archiefbeheer Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Rijksarchiefinspectie, november 2005

2 RIJKSARCHIEFINSPECTIE De hoofdinspecteur van de Rijksarchiefinspectie oefent ingevolge de Archiefwet 1995 toezicht uit op de naleving van deze wet door het Rijk, de zelfstandige bestuursorganen en de organen van publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. De Rijksarchiefinspectie controleert de naleving van de archiefwetgeving en de kwaliteit van het archiefbeheer. Hiertoe voert de Rijksarchiefinspectie onderzoeken en inspecties uit. Daarnaast rapporteren de zorgdragers jaarlijks aan de Rijksarchiefinspectie over hun archiefbeheer. De hoofdinspecteur rapporteert aan de betrokken overheidsorganen en, indien hiertoe aanleiding is, aan de voor het archiefwezen verantwoordelijke minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Jaarlijks brengt de hoofdinspecteur schriftelijk verslag uit over het toezicht op het archiefbeheer aan de minister, die het verslag vervolgens aan de Tweede Kamer overlegt. De Rijksarchiefinspectie is in Den Haag gevestigd en als volgt bereikbaar: Rijnstraat 50 Postbus BL DEN HAAG Algemeen telefoonnummer Fax Website Rijksarchiefinspectie,

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Activiteiten vervolginspectie Algemene indrukken Aanbevelingen uit eerder inspectierapport Overige constateringen Aanbevelingen...10 Rijksarchiefinspectie,

4 1 Inleiding Opbouw van de rapportage Deze rapportage kent de volgende onderdelen: Een korte bespreking van de voorgeschiedenis, in deze inleiding; Een kort overzicht van de activiteiten in deze vervolginspectie staat in hoofdstuk 2; In hoofdstuk 3 staat een algemene indruk van de Rijksarchiefinspectie; Hoofdstuk 4 behandelt stuk voor stuk de aanbevelingen uit een eerder rapport van de Rijksarchiefinspectie; Een aantal constateringen die los staan van de eerdere aanbevelingen van de Rijksarchiefinspectie wordt behandeld in hoofdstuk 5; Tenslotte volgen in hoofdstuk 6 een zevental aanbevelingen. Voorgeschiedenis In 2003 heeft de Rijksarchiefinspectie een inspectie uitgevoerd bij het kerndepartement van het ministerie van VWS. In het inspectierapport, dat op 3 november 2003 is aangeboden, deed de Rijksarchiefinspectie een aantal aanbevelingen. Standaard procedure is dat de Rijksarchiefinspectie na verloop van tijd een vervolginspectie uitvoert naar de mate waarin de aanbevelingen zijn gerealiseerd en geleid hebben tot de gewenste situatie. Op 2 juni 2005 kondigde de waarnemend hoofdinspecteur van de Rijksarchiefinspectie bij de plaatsvervangend Secretaris-generaal van het Ministerie van VWS aan dat hij voornemens was een vervolginspectie uit te voeren. Tevens verzocht hij om een rapportage over de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de door de inspectie gedane aanbevelingen. Deze rapportage 1 is op 8 augustus door ons ontvangen (brief KICK ). 2 Activiteiten vervolginspectie Op basis van de rapportage van VWS heeft de behandeld inspecteur, de heer J. van der Starre, een aantal aanvullende vragen geformuleerd, die in een tweetal gesprekken (op 13 en 19 september 2005) beantwoord zijn door uw contactpersoon, drs. V.M. Theunissen. Bij deze gesprekken was eveneens onze inspecteur mw. P. Velthuijs-Bechthold aanwezig. Het verslag van die twee gesprekken is op 22 september 2005 aan de heer Theunissen voorgelegd, en op 4 en 5 oktober 2005 heeft hij enige correcties en aanvullingen gestuurd. Op 7 november 2005 hebben wij een bezoek gebracht aan de archiefruimte in Steenbergen. Op basis van de gesprekken, ons bezoek aan Steenbergen en de ons ter beschikking gestelde documentatie 2 hebben we het onderhavige verslag opgesteld. 3 Algemene indrukken Voordat we ingaan op de voortgang met betrekking tot de individuele aanbevelingen, die wij in 2003 hebben gedaan, willen we graag een algemene indruk geven. Allereerst willen we vaststellen dat er grote vooruitgang geboekt is in vergelijking met de situatie in KICK is voortvarend te werk gegaan, en heeft veel goede instrumenten en procedures 1 Stand van zaken implementatie aanbevelingen Rijksarchiefinspectie, KICK, juli Zie de bijlage Bronnenlijst Rijksarchiefinspectie,

5 ontwikkeld. Een voorbeeld daarvan is de zg. instrumentendoos. We hebben dan ook alle lof voor de professionele wijze waarop deze verbeteringen zijn uitgevoerd. In dit kader constateren we wel dat een samenhangend informatieplan voor VWS ontbreekt. Er is door VWS besloten het opstellen van het informatieplan uit te stellen tot de voorbereiding van de digitalisering van de informatiehuishouding. Een planning is niet opgesteld. Tegelijkertijd constateren we dat de organisatie nog niet volledig en in alle geledingen werkt met de ontwikkelde instrumenten en procedures. Dit brengt het risico met zich mee dat het ministerie zijn handelen niet volledig kan verantwoorden. KICK is niet in de positie om het opvolgen van afspraken af te dwingen. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de hogere managementlaag in het ministerie. De indruk bestaat dat men zich van die verantwoordelijkheid nog onvoldoende bewust is. Toetsing van het informatiebeheer heeft nog nauwelijks vorm gekregen, maar de ontwikkelde bedrijfsvoeringmonitor biedt daarvoor wel een aanzet. 4 Aanbevelingen uit eerder inspectierapport In het inspectierapport uit 2003 staan in totaal 13 aanbevelingen. Het Ministerie van VWS heeft voor de uitvoering van die aanbevelingen in 2004 een Verbeterplan 3 opgesteld, dat door ons op 16 juni 2004 is ontvangen. Wij hebben daar indertijd informeel positief op gereageerd, maar ook toen al aandacht gevraagd voor de daadwerkelijke implementatie van alle plannen en onze bezorgdheid geuit over de beschikbare budgetten voor de geplande verbetering. Hieronder sommen wij onze eerdere aanbevelingen nog eens op, en geven we aan wat onze conclusies zijn naar aanleiding van de vervolginspectie. 1. Het is noodzakelijk dat departementsbreed wordt vastgesteld welke stukken er in een dossier behoren te zijn opgenomen en wie de dossiers beheert, de IB-medewerker of de beleidsmedewerker. Leidraad hierbij moet zijn dat alle procesgebonden informatie onder het formele beheersregime wordt gebracht. Afspraken hierover worden opgenomen in de structuurplannen. We hebben geconstateerd dat er structuurplannen opgesteld zijn, en dat procedures voor het onderhoud daarvan eveneens gemaakt zijn. Daarbij heeft KICK de Instrumentendoos ontwikkeld en is begonnen met de distributie daarvan. Een tweede versie van de doos is in ontwikkeling. De instrumenten voor goed dossierbeheer zijn derhalve goeddeels aanwezig. Volgens onze gesprekspartner laat het daadwerkelijke gebruik van de instrumenten en het volgen van de procedures bij diverse directies te wensen over. Dit is voor ons een groot punt van zorg. In dit kader constateren we ook dat een samenhangend informatieplan voor VWS ontbreekt. KICK heeft er voor gekozen om prioriteit te geven aan de ontwikkeling van de instrumenten, en het opstellen van het informatieplan uit te stellen tot de voorbereiding van de digitalisering van de informatiehuishouding, waarbij er nog geen planning is opgesteld. Wij vinden dat gezien de situatie bij VWS een begrijpelijke keuze, maar verwachten wel dat het opstellen van het informatieplan nu met prioriteit wordt uitgevoerd. 3 Implementatie aanbevelingen RAI, 16 juni 2004 Rijksarchiefinspectie,

6 2. Het verdient aanbeveling om bij de instelling van projectorganisaties en crisisteams schriftelijke afspraken te maken over de archivering van alle documenten die de betreffende organisatie opmaakt of ontvangt. Algemene afspraken over dit onderwerp horen in de archiefbeheersregels thuis. In de huidige archiefbeheersregels zijn te weinig afspraken over dit onderwerp opgenomen. Ook in de voorgenomen nieuwe regels zijn te weinig specifieke bepalingen opgenomen ten aanzien van de noodzaak bij de instelling van projectgroepen, crisisteams etc. direct aandacht te besteden aan de archiefvorming. Wel zijn er door Kick formats en procedures ontwikkeld voor het beheer van projectdossiers. Deze zijn opgenomen in de Instrumentendoos. Het is nu aan de directies om het informatiebeheer op dit terrein vorm te geven. 3. Het is noodzakelijk dat het departement prioriteit geeft aan het opstellen van een volledige bestandregistratie. Dit is één van de speerpunten die de staatssecretaris van Cultuur heeft aangewezen bij de aanbieding van het jaarlijks verslag van de Rijksarchiefinspectie aan de Tweede Kamer. Aan de bestandregistratie wordt op dit moment nog gewerkt, en het eindresultaat is later in het najaar te verwachten. Wij kunnen daar derhalve op dit moment geen oordeel over vellen, en zullen daar in 2006 nog op terug komen. 4. De organisatieonderdelen van VWS en de CAS mogen uitsluitend archiefbescheiden vernietigen op grond van geldige vernietigings- en selectielijsten. Hierbij zijn twee factoren van belang. Ten eerste de beschikbaarheid van geldige selectielijsten, en ten tweede het besef bij de medewerkers dat vernietiging van stukken (inclusief digitaal materiaal als , versies van nota s etc.) niet zonder meer is toegestaan. Zie voor de selectielijsten onze conclusie bij aanbeveling 6. Ten aanzien van de vernietiging van stukken gaf onze gesprekspartner aan dat hij de indruk heeft dat de regels niet bij alle directies even goed worden nageleefd, maar dat er eerder te veel bewaard wordt dan te veel vernietigd. Het komt voor dat bij verhuizingen en opruimacties van harde schijven stukken vernietigd worden, waarbij het niet duidelijk is of daar een grondslag voor bestaat. Deze indruk kon niet gestaafd worden door eigen onderzoek van VWS, en is door ons niet geverifieerd. 5. Van zowel vernietiging bij het ministerie zelf als van vernietiging bij de CAS in opdracht van het ministerie moet een verklaring van vernietiging worden opgemaakt die aan de wettelijke eisen voldoet. De verklaringen van vernietiging bevatten ook een verwijzing naar de grondslag voor vernietiging. Voor vernietiging van stukken zijn nu procedures beschikbaar, evenals modellen voor de verklaring van vernietiging. Rijksarchiefinspectie,

7 6. Om overbrenging van de archieven uit de periode tot 1976 vóór 2006 te realiseren, zal het departement prioriteit moeten geven aan de vaststelling van de selectielijsten en daartoe zonodig extra financiële en personele middelen inzetten. Een gezamenlijke aanpak van de ministeries bij het doen vaststellen van selectielijsten voor de PIOFAH-taken en de - met andere overheidsorganisaties - gedeelde primaire taken draagt eveneens tot dat doel bij. Ten aanzien van het beschikbaar hebben van geldige selectielijsten is duidelijk voortgang te constateren, hoewel de geplande datum van eind 2006 voor de vaststelling van alle selectielijsten wellicht moeilijk haalbaar zal blijken te zijn. Volgens onze contactpersoon ligt dat in belangrijke mate niet aan de activiteiten van KICK hoewel met de huidige personele bezetting het nog een harde dobber zal worden- maar ook aan de snelheid en eenduidigheid waarmee het Nationaal Archief het vaststellingsproces uitvoert. Wij kunnen dat laatste niet beoordelen. Wat betreft de selectielijsten voor de bedrijfsvoeringfuncties (Piofah) vordert het werk langzaam, aangezien de ontwikkeling van deze selectielijsten in gezamenlijkheid met de andere ministeries plaats vindt. 7. Het is noodzakelijk dat het departement voor de creatie en verzorging van blijvend te bewaren documenten gebruikmaakt van de materialen die in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden verplicht zijn gesteld. Er wordt nog geen structurele aandacht aan het gebruik van duurzame materialen besteed, met uitzondering van het gebruik van papier van goede kwaliteit en van zuurvrije dozen. Dit blijft derhalve een punt van zorg. 8. Tussen KICK en de ICT-groep Ontwikkeling en Projecten is meer en regelmatiger interactie wenselijk. Aan de aanbeveling is in deze vorm geen gevolg gegeven, maar er zijn wel plannen dat KICK in de nabije toekomst veel sterker betrokken wordt bij nieuwe projecten en ontwikkelingen waarbij (documentaire) informatie een rol speelt. KICK wordt in deze opzet een poort waarlangs dit type projecten altijd geleid moet worden. Bij de ontwikkeling van het subsidievolgsysteem heeft dat helaas pas op een laat tijdstip effect gehad. De plannen lijken in de goede richting te gaan, maar het is nog te vroeg om te kunnen constateren dat er in de uitvoering daadwerkelijk volgens deze plannen gewerkt wordt. Wij zullen daar in 2006 op terug komen. 9. Het verdient aanbeveling om na te gaan in hoeverre de Kenniskolom DIV Digitaal van KICK over voldoende capaciteit beschikt in verhouding tot de aan deze kolom opgedragen taken. We verwijzen naar de conclusie bij aanbeveling 10. Rijksarchiefinspectie,

8 10. Het is de bedoeling dat het departement de activiteiten van KICK in het najaar van 2003 evalueert. Naar ons oordeel voorziet een organisatie-eenheid die binnen het departement een stimulerende en coördinerende rol speelt op het gebied van informatievoorziening, zeker in de komende jaren in een belangrijke behoefte. Deze organisatie-eenheid zou zich moeten richten op dichten van de in dit rapport geconstateerde scheidingen in de informatievoorziening en het ontwikkelen van integraal informatiebeleid. Daarbij verdient het aanbeveling ook veel aandacht te besteden aan de implementatie van dat beleid. Het feit dat KICK binnen een aantal maanden een formele status en een uitbreiding van de formatie zal krijgen stemt tot tevredenheid. Daarmee wordt aan de voortzetting van de activiteiten op een organisatorisch geformaliseerde en beter geborgde wijze gestalte gegeven. Het feit dat KICK daarnaast taken heeft gekregen op het terrein van informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens beschouwen wij eveneens als een goede stap in de richting van integraal informatiebeheer. Door het toedelen van nieuwe taken aan KICK ontstaat er wel het risico dat de activiteiten op het terrein van de documentaire informatieverzorging te weinig aandacht krijgen indien de formatie niet toegesneden wordt op het takenpakket. Wij zullen hier in 2006 op terug komen. 11. Ook in tijden van vakanties en ziekte moet bij elk organisatieonderdeel de beschikbaarheid van voldoende en deskundig opgeleid personeel gegarandeerd zijn. Wij constateren dat er hard gewerkt wordt aan het bevorderen van de deskundigheid van de IBmedewerkers: er bestaat een regelmatig inhoudelijk overleg, de medewerkers krijgen een nieuwsbrief, en kunnen daarnaast opleidingen volgen. Deze acties lijken effect te hebben. Aan de andere kant constateren wij dat de huidige IB organisatie structureel kwetsbaar is, waardoor een garantie van de beschikbaarheid van voldoende personeel van de juiste kwaliteit niet gegeven kan worden. 12. Het is noodzakelijk dat ook functioneel applicatiebeheerders en andere betrokkenen bij de digitale informatievoorziening bewust worden gemaakt van het feit dat zij archieven beheren en op de hoogte worden gesteld van de grondbeginselen van de archiefwetgeving. In de zg. kennissessies wordt aan deze aspecten aandacht besteed. Daarnaast bestaat er de instrumentendoos, en is er het voornemen KICK sterker te betrekken bij de ontwikkeling van nieuwe applicaties. Dat zijn stuk voor stuk positieve ontwikkelingen. De initiatieven zijn echter van een te recente datum om op basis van bijvoorbeeld een zelfevaluatie de werking in de praktijk te kunnen beoordelen. Wij zullen hier in 2006 op terug komen. 13. De archiefruimten in Den Haag en Steenbergen moeten worden aangepast aan de aanbevelingen uit bijlage 2 van dit rapport. Als dat niet mogelijk blijkt, zullen zodanige maatregelen moeten worden getroffen dat de blijvend te bewaren archieven in een ruimte staan die aan de wettelijke eisen voldoet. Rijksarchiefinspectie,

9 Castalia en Kluis worden niet meer gebruikt als archiefruimte. Alleen Steenbergen is nog in gebruik. Voor een groot deel is aan onze aanbevelingen voldaan. De volgende aanbevelingen zijn (nog) niet uitgevoerd: Een calamiteitenplan voor Steenbergen is in ontwikkeling. Oplevering is voorzien in 2005; De houten deuren zijn nog niet getest op brandwerendheid volgens NEN Onze aanbeveling (bijlage 2, no. 11) uit het vorige inspectierapport blijft gehandhaafd; De videobanden zijn overgebracht naar een andere ruimte in Den Haag waar ook bibliotheekmateriaal staat. Deze omgeving is niet getoetst aan de normen in de Regeling. Onze aanbevelingen uit het vorige inspectierapport (bijlage 2, 29.2, 29.3 en 29.4) blijven gehandhaafd; De toegangsdeuren voldoen niet aan de Regeling. Zo is de toegangsdeur vanuit het kantoor niet zelfsluitend en niet voldoende beveiligd tegen inbraak. Hetzelfde geldt voor de toegangsdeur vanuit de garage. Onze aanbevelingen uit het vorige inspectierapport (bijlage 2, 36.1, 36.2 en 36.3) blijven gehandhaafd. Toegezegd is dat de unit Gebouw en Veiligheid op korte termijn naar mogelijke aanpassing zullen kijken; Volgens onze aanbeveling (bijlage 2, 38) dient er een drempel van 10 cm aangebracht te worden tegen overlast van water. Volgens opgave ligt de vloer 10 cm hoger dan de omgeving, en zou daarmee beschermd zijn tegen wateroverlast. Aan een zijde van het gebouw (garage) blijkt de hoogte van de drempel lager te zijn dan 10 cm, aan de kantoorzijde ontbreekt een drempel geheel. Onze aanbeveling wordt gehandhaafd. Volgens onze aanbeveling (bijlage 2, 42.1) zouden de rails voor de rolstellingen in de vaste vloer gemonteerd moeten worden om reden van verbod op losse en houten bouwonderdelen. VWS meldt dat dat een te grote kostenpost zou zijn, aangezien daarvoor de gehele betonnen vloer vervangen zou moeten worden. VWS dient zodanige maatregelen te nemen dat de vloerdelen geen brandgevaar veroorzaken dan wel insecten of microorganismen kunnen aantrekken. Een mogelijkheid daarvoor zou wellicht kunnen zijn de vloerdelen geheel glad en splintervrij af te werken en van een coating te voorzien. De brandwerendheid dient NEN 6069 te volgen. De aanwezige meetapparatuur dient opnieuw gekalibreerd te worden. De waarden komen niet overeen met onze metingen. In de archiefruimte zijn ramen aanwezig, zowel in de muren als in de dakconstructie. De ramen in de muren dienen verwijderd of afdoende gedicht te worden. 5 Overige constateringen In aanvulling op de in de vorige paragraaf opgenomen conclusies ten aanzien van onze aanbevelingen willen wij ook nog een tweetal constateringen vermelden die daar buiten vallen: Er leven bij KICK concrete plannen om ook de diverse buitendiensten van VWS te betrekken bij het informatiebeheerregime. Wij vinden dat een goede ontwikkeling, al moeten we erbij aantekenen dat de kans bestaat dat de formatie van KICK niet in evenwicht is met het takenpakket. Er bestaat een officiële VWS richtlijn met betrekking tot gebruik en beheer. De richtlijn is echter te weinig specifiek over het belang van voor de verantwoording Rijksarchiefinspectie,

10 door de organisatie, en geeft te weinig aandacht aan de daarvoor noodzakelijke discipline ten aanzien van archivering van . 6 Aanbevelingen Op grond van onze conclusies ten aanzien van onze eerdere aanbevelingen, onze overige constateringen en de algemene indruk die we hebben van het informatiebeheer bij VWS komen wij tot de volgende aanbevelingen. 1. Verantwoordelijkheid De benodigde instrumenten voor goed informatiebeheer zijn of komen binnenkort beschikbaar. De mate waarin de verschillende directies daar gebruik van maken verschilt echter sterk. Het hogere management van het ministerie moet maatregelen nemen om er voor te zorgen dat niet alleen het bewustzijn van de noodzaak van goed informatiebeheer, maar ook de uitwerking daarvan in concrete activiteiten en afspraken gestalte krijgt, en dat individuele medewerkers doordrongen worden van het feit dat zij in dezen ook een verantwoordelijkheid hebben (zie onze conclusies in paragraaf 4, nr. 1, 2). 2. Toetsing Instrumenten en procedures zijn op zich niet voldoende. Minstens zo belangrijk is de toetsing op de naleving en het gebruik daarvan, zoals met betrekking tot mogelijke onrechtmatige vernietiging. Hieraan zal in de komende periode meer aandacht besteed moeten worden, waarbij gedacht kan worden aan systematisch gebruik van de bedrijfsmonitor en inbedding in IKZ-DIV activiteiten (zie paragraaf 3 en onze conclusies in paragraaf 4, nr. 4). 3. Capaciteit KICK KICK krijgt een duidelijker plaats gekregen binnen de VWS-organisatie, hetgeen wij positief beoordelen. Tegelijkertijd is er sprake van uitbreiding van het takenpakket (informatiebeveiliging, privacybescherming) en van het aandachtsgebied (buitendiensten). De formatie van KICK moet in dat licht kritisch bezien worden, opdat passende maatregelen genomen kunnen worden (zie onze conclusies in paragraaf 4, nr. 8, 10). 4. Organisatie IB taken De huidige organisatie van de IB taken bij de directies bergt het risico in zich dat voldoende deskundigheid en capaciteit niet structureel beschikbaar is. We bevelen aan om de huidige organisatiestructuur van de informatievoorziening te evalueren, en eventueel daarin een verandering door te voeren naar een minder kwetsbare structuur (zie onze conclusies in paragraaf 4, nr. 11). 5. Informatieplan Voor een goed beheer van de informatie is het noodzakelijk dat er een visie ontwikkeld wordt, die verder gestalte krijgt in een informatieplan voor het ministerie. KICK heeft in een eerder stadium besloten daaraan vooralsnog geen prioriteit te geven. Nu is echter het moment gekomen daar wel aan te werken, vooral gezien de komende digitalisering van de informatiehuishouding (zie onze conclusies in paragraaf 4, nr. 1, 2). Rijksarchiefinspectie,

11 6. Materialen Het ministerie dient wat betreft materiaalgebruik zich te conformeren aan het gestelde in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (zie onze conclusies in paragraaf 4, nr. 7). 7. Archiefruimten De archiefruimten dienen aangepast te worden aan de eisen zoals vastgelegd in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (zie onze conclusies in paragraaf 4, nr. 13). 8. Selectielijsten Het ministerie dient er veel aandacht aan te besteden dat het opstellen, completeren en laten goedkeuren van alle relevante selectielijsten met zo groot mogelijke snelheid wordt uitgevoerd (zie onze conclusies in paragraaf 4, nr. 6). In de loop van 2006 zullen wij op de volgende punten terugkomen: Onze aanbevelingen in deze rapportage; De status van de bestandsregistratie (zie onze conclusies in paragraaf 4, nr. 3); De voorgenomen rol van Kick als poort voor nieuw te ontwikkelen systemen met een documentaire informatiecomponent (zie onze conclusies in paragraaf 4, nr. 8); De effectiviteit van de kennissessies (zie onze conclusies in paragraaf 4, nr. 12); De afstemming van de formatie van Kick met het takenpakket (zie onze conclusies in paragraaf 4, nr. 10). Rijksarchiefinspectie,

12 Bijlage 1 Bronnenlijst Geraadpleegde bronnen Naam document Stand van Zaken Implementatie Aanbevelingen Rijksarchiefinspectie / KICK, juli 2005 Handleiding overdracht dynamische archiefbestanden naar het semi-statische archief / Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) FD / BO / LOG / SSA, mei 2004 Nota ter informatie aan Directeuren en Hoofden BBMO van de directies van het kerndepartement, Jos Vermeulen, Hoofd BBMO SCP/ KICK , betreft Rapport analyse DIV-medewerkers, 18 april 2005 Richtsnoer gebruik, DPnO, ; en Gedragslijn voor Internet en gebruik, DpenO, Zonder titel, betreft: de antwoorden per directie, uitgesplitst over de drie hoofdonderwerpen personeel, documentbehandeling en ordeningsplan Specifieke vragen VWS normenlijst DIV-monitor: Directie Procedures ordeningsplan: Post- en archiefprocedure in relatie tot het Ordeningsplan / KICK, 1 maart 2005 Zonder titel Model 1 Verklaring van overdracht van archiefbescheiden aan het Semi-statisch Archief / KICK, 2005 Handleiding overdracht dynamische archiefbestanden naar het semi-statische archief / Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) FD / BO / LOG / SSA, mei 2004 Wegwijzer documentaire Informatievoorziening / KICK, augustus 2005 Analyse DIV-medewerkers : Rapport van de Analyse van DIVmedewerkers van het kerndepartement VWS gehouden in de periode oktober januari 2005 / DpenO en KICK, april 2005 Model 22 Proces verbaal van vernietiging van gerubriceerde bescheiden / KICK, 2005 Model 21 Proces verbaal van vernietiging van gerubriceerde bescheiden / KICK, 2005 Model 20 Verklaring van vernietiging van archiefbescheiden / KICK, 2005 Model 19 Verklaring van vernietiging van archiefbescheiden / KICK, 2005 Stappenplan Uitwerking VIR & Wbp VWS / KICK, juni 2005 Leidraad Informatiebeveiliging Afhankelijkheidsanalyse / VWS/DGV, Versie: 1.0 (concept), 23 december 2004 Bestandsnaam Stand van zaken implementatie aanebvelingen RAI - juli 2002 (def vt).doc handleiding overdrach archieven aan SSA.Wim.doc Nota Rapport analyse DIV-mw's Directeuren en HBBMO's kerndept.doc Getekende versie internet en regeling.pdf antwoorden DIV Archief Bedrijfsvoeringmonitor.doc Specifieke vragen VWS normenlijst DIVmonitor.doc Procedures Ordeningsplan KICK RBL.doc Handboek Onderhoud van het ordeningsplan.doc Model 1 Verklaring van overdracht aan het SSA.doc handleiding overdrach archieven aan SSA.doc DIV-wegwijzer.doc Rapport P-analyse DIV-medewerkers.doc model 22 Proces verbaal van vernietiging van gerubriceerde bescheiden.doc model 21 Proces verbaal van vernietiging van gerubriceerde bescheiden.doc Model 20 Verklaring van vernietiging door directie.doc Model 19 Verklaring van vernietiging door FD.doc Stappenplan IB.doc Leidraad informatiebeveiliging A-analyse v1.0.doc Rijksarchiefinspectie,

13 Naam document Instrumentendoos Regeling Archiefbeheer VWS, 1 december 1999 Regeling archiefbeheer kernministerie VWS, concept november 2005, met aparte toelichting Bestandsnaam Papieren exemplaar en CD-ROM aanwezig Regeling archiefbeheer_1199_def.doc Regeling Archiefbeheerdefaangepast september doc en toelichting Regeling archiefbeheer VWS dd doc Rijksarchiefinspectie,