AAN DE LEDEN VAN DE VERENIGING VAN EIGENAARS DOWNTOWN

Transcriptie

1 Secretariaat: Jacques Veltmanstraat DB Amsterdam KvK: AAN DE LEDEN VAN DE VERENIGING VAN EIGENAARS DOWNTOWN Amsterdam, 1 april 2013 Geacht lid, In aansluiting op de aankondiging van 10 februari jl. over de 15 e algemene ledenvergadering (ALV), treft u hieronder aan de agenda alsmede de daarbij behorende vergaderstukken. De ALV zal worden gehouden op DINSDAG 16 APRIL 2013 in het Junior College, Schipluidenlaan 12 te Amsterdam Ontvangst en koffie Aanvang vergadering : uur : uur AGENDA 1. Opening en mededelingen 2. Verslagen: 11 e ALV 27 maart 2012 (verzonden 11 april 2012) 12 e ALV 26 april 2012 (verzonden 26 april 2012) 13 e ALV 4 september 2012 (bijlage A) 14 e ALV 19 september 2012 (bijlage A) 3. Jaarverslag 2012 (bijlage B) 4. Benoeming kascontrolecommissie Begroting 2013 (bijlage C) 6. Buiten bedrijfstellen deur zuidzijde parkeergarage 7. Aanbrengen deurautomaten 8. Zonnepanelen 9. Benoeming bestuurslid 10. Verzoeken/voorstellen van eigenaars 11. Rondvraag en sluiting Indien u bent verhinderd kunt u een ander volmacht geven uw stem uit te brengen. Het als bijlage D gevoegde volmachtformulier dient volledig ingevuld, voorzien van de originele handtekening van de volmachtgever, voor opening van de ALV ter inzage te worden gelegd bij de voorzitter. Denk eraan dat de gevolmachtigde, buiten zijn eigen vertegenwoordiging als eigenaar, nimmer voor meer dan twee overige eigenaars kan optreden (akte van splitsing, paragraaf 25). Met vriendelijke groet, Het bestuur VvE Downtown Contactpersoon: Maarten Koopman, tel.nr of (info@vve-downtown.nl). 1

2 15 e ALV: 16 APRIL 2013 TOELICHTING AGENDAPUNTEN Agendapunt 3: Jaarverslag 2011 (zie bijlage B) Het boekjaar als bedoeld in artikel 4, lid 1 van de Statuten is gelijk aan het kalenderjaar. Als bijlage A bij deze agenda treft u aan het Jaarverslag 2012, bestaande uit een algemeen deel en een financieel deel (jaarrekening) met 4 aanhangsels. Uit aanhangsel 2 blijkt dat de VvE Downtown het jaar afsluit met een positief resultaat van ,=. Aan de vergadering zal worden gevraagd het verslag goed te keuren en het resultaat, voorzover opportuun en met inachtneming van de bepalingen in de Akte van Splitsing, ten gunste van de algemene reserves te brengen. De kascontrolecommissie, benoemd op 27 maart 2012, tijdens de 11 e ALV, zal de vergadering adviseren over de goedkeuring van de jaarrekening en het verlenen van décharge. Agendapunt 4: Kascontrolecommissie De kascontrolecommissie bestaat uit dhr. A. Maalste (JVSTR 159), dhr. M.J.W. Thorn (JVSTR 209) en mw. C.S.M. Smith-Roggeveen (JVSTR 255) Tijdens deze ALV dienen afspraken te worden gemaakt over de controle over boekjaar Agendapunt 5: Begroting 2012 (zie bijlage C) Door voldoende algemene reserves en niet al te grote begrotingsaanpassingen kan tot een gematigde ontwikkeling van de servicekosten worden gekomen. Ook in boekjaar 2013 lijkt dat te gaan lukken, zij het dat in het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) de vervangingskosten van de houten bergingen verhoogd zijn (van 2.000,= in 15 jaar naar 3.000,= in 15 jaar). Eigenaars die over een houten berging beschikken, moeten om die reden rekening houden met hogere servicekosten. De verhoging van de BTW van 19 naar 21% kan, gelet op de uitgavenontwikkeling in voorgaande jaren, naar verwachting zonder grote aanpassingen in de begroting 2013 worden opgevangen. Na evaluatie in 2011 van het verzekeringspakket, is besloten per 1 januari 2012 over te stappen van Centraal Beheer/Achmea naar Meijers Assurantiën. De premie was nagenoeg gelijk aan Een recente hertaxatie leidde tot een hogere herbouwwaarde waardoor de verzekeringspremie omhoog is gegaan naar ,=. In dit bedrag is tevens de verhoging van de assurantiebelasting van 9,7 naar 21% verwerkt. Ten opzichte van 2011 stelt het bestuur voor de kosten voor dagelijks onderhoud 1 (begrotingspost 4) met 2.000,= te verlagen. Voor een overzicht van de reserveringen voor meerjarenonderhoud (begrotingspost 6) wordt verwezen naar het bij de begroting 2013 als aanhangsel 5 gevoegde meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Ten opzichte van 2012 is voor 2013 de tijdens de 6 e ALV afgesproken jaarlijkse inflatieopslag van 2,25% toegepast. Ook voor boekjaar 2013 is nagegaan welke reserves vermoedelijk op 31 december 2013 beschikbaar zijn en welke maatregelen genomen kunnen worden om reserveringstekorten in te lopen. De berekening is opgenomen in aanhangsel 6 bij de begroting In tabel 1 van aanhangsel 6 wordt een prognose gegeven van de reserves per 31 december 2013 indien geen toevoeging wordt gedaan terwijl in tabel 2 een prognose wordt gegeven welke overschotten/tekorten dan per 31 december 2013 zullen ontstaan. In tabel 3 wordt een voorstel gedaan om de tekorten in de reserves in te lopen en overschotten te restitueren. Deze bedragen zijn verwerkt in begrotingspost 8 van de begroting 2013 (Mutatie reserves 2013). Tabel 4 in aanhangsel 6 geeft aan wat op 31 december 2013 het vermoedelijke resultaat zal zijn van de mutaties 2013 op de MJOP-reserve per 31 december Tabel 5 in aanhangsel 6 geeft het vermoedelijke bedrag aan dat na 31 december 2013 nog moet worden ingelopen. Het bestuur stelt voor daar tot en met 2022 de tijd voor te nemen (tabel 3 in aanhangsel 6). In aanhangsel 7 bij de begroting 2013 wordt per eigenaar een samenvattend overzicht gegeven van de maandelijkse voorschotbijdrage (servicekosten) die gedurende de periode 1 januari 2013 tot en met 31 december 2013 dient te worden voldaan. Agendapunt 6: Buiten bedrijf stellen uitgangsdeur parkeergarage (deur zuidzijde) Door aanrijding is de uitgangsdeur van de parkeergarage (zuidzijde) eind september 2012 verloren gegaan. In afwachting van een nieuwe voorziening is een afsluitbare nooddeur geplaatst. De toegangsdeur (noordzijde) werd vervolgens als in- en uitrijdeur in gebruik genomen. Begin 2013 is de schade afgewikkeld. Zoals bekend is het huidige pneumatisch aangedreven besturingssysteem van beide deuren nogal storingsgevoelig, vooral tijdens perioden met vorst wanneer de leidingen bevriezen. Ook moet gedurende deze perioden de hellingbaan aan de zuidzijde vorstvrij worden gehouden. Gelet op de ervaringen sedert september 2012, stelt het bestuur voor de uitgangsdeur semi-permanent buiten gebruik te stellen en de deur aan de noordzijde voortaan als in- en uitrijdeur te gebruiken. De verzekeringspenningen kunnen benut worden voor het aanbrengen op de noorddeur van een 1. Tot de kosten voor dagelijks onderhoud worden gerekend de kosten voor de huismeester, schoonmaakkosten, water, verlichting (lampen en armaturen), onderhoudscontracten (rioolpomp, hydrofoors, lift gebouw A, besturingssysteem deuren parkeergarage, tuinonderhoud), 24-uurs reparatieservice, reparaties, schades, kleine materialen en gereedschappen. Contactpersoon: Maarten Koopman, tel.nr of (info@vve-downtown.nl). 2

3 mechanisch, minder storingsgevoelig, besturingssysteem en het uitrusten met automatische aandrijvers (zie ook agendapunt 6) van de twee hekken die toegang geven tot de garage voor voetgangers en fietsers aan het eind van de hellingbanen onder gebouw A en B. Agendapunt 7: Aanbrengen deurautomaten in gebouw A Het bestuur stelt voor de twee deuren van en naar de fietsenstallingen in gebouw A uit te rusten met automatische aandrijvers. Deze vergemakkelijken het openen en sluiten voor fietsers en bewoners met bijvoorbeeld boodschappen en verminderen de kans op insluiping. Om de deur te openen wordt een elektronische sleutel voor een kaartlezer gehouden. Na een instelbare openhoudtijd, zal de deur automatisch in het slot vallen. Vanaf de binnenzijde kan de deur worden geopend met een robuuste paddenstoel drukknop. Agendapunt 8: Zonnepanelen Tijdens de 11 e ALV op 27 maart 2012 heeft eigenaar Christiaan Verberne (JVSTR 245) voorgesteld de mogelijkheden tot het plaatsen van zonnepanelen verder te onderzoeken. Op deze wijze kan een deel van de elektrische energie van de VvE op duurzame wijze zelf worden opgewekt. Tevens wordt de VvE, door eigen opwekking, deels onafhankelijk van geldende energieprijzen. Christiaan heeft dit voorstel samen met Michael Thorn (JVSTR 209) uitgewerkt. Aan GREEN EFFECT is gevraagd welke mogelijkheden er zijn om (een deel van) het elektriciteitsgebruik met zonne-energie op te werken. Energie die niet door de VvE wordt gebruikt kan worden gesaldeerd (aan de energiemaatschappij worden geleverd) en later worden terug genomen. Voor alles dat boven de 5000 kwh wordt teruggeleverd ontvangt de VvE slechts de marktprijs (welke lager is dan onze inkoopprijs). Drie factoren spelen een belangrijke rol bij de afweging: levensduur van de panelen en afnemende opbrengst van circa 0,5% per gebruiksjaar; de rente ontwikkeling; en de ontwikkeling van de energieprijzen; de financiering van de investering bij aanleg. De levensduur van de panelen is eenvoudig in de afweging te betrekken. De rente en energieprijs ontwikkeling kennen een grote onzekerheid. Naast het plaatsen van de panelen dienen enkele aanpassingen gemaakt te worden in de elektravoorziening (bekabeling, etc). De VvE heeft twee elektra aansluitingen met contractrekeningen en Als dakvlak voor de installatie van de zonnepanelen kunnen in beginsel de daken van de waterwoningen en gebouw A dienen. Alle daken zijn eigendom VvE. De aansluitmeter: GREEN EFFECT adviseert aansluiting te gebruiken met een gemiddeld jaarlijks verbruik van kwh. VvE Downtown maakt voor deze meter gebruik van piek- en daltarief ( uur en weekend). De daken: GREEN EFFECT geeft aan dat het dak van gebouw A voor de opwekking van energie preferent is boven de waterwoningen. Al zijn er enkele obstakels die leidden tot schaduwval over de panelen (hoge ventilatiepijpen, liftopbouw, hoge dakopstand). Het aantal te benutten zonuren is hier groter dan bij de waterwoningen. GREEN EFFECT betrekt in zijn advies bovenstaande zaken als ook de verhouding van het energiegebruik in dal- en piek uren, de directe besparing door zelf energie op te wekken en de opbrengst van teruglevering aan het energienet, de leverancier, te weten thans Nuon. Op basis hiervan concludeert en adviseert GREEN EFFECT dat voor de VvE Downtown een systeem met een capaciteit van 7000Wp met een jaarlijkse productie van 6300 kwh optimaal is. Hiermee kan circa 50% van het energieverbruik van genoemde meter duurzaam worden opgewekt. Een groter systeem vraagt een hogere investering waarbij de maximale saldering wordt overschreden. De financiële opbrengst van de te veel gesaldeerde energie weegt dan niet langer op tegen de kosten van de installatie. Afhankelijk van de installatie die wordt gekozen bedraagt de investering tussen de en Ook dient een relatief gering bedrag voor onderhoud worden gereserveerd. De terugverdientijd ligt rond de 13 jaar en uitgaande van de huidige prijzen levert dit een rendement van 5 á 6% over 20 jaar. Voorstel: Het bestuur stelt voor over het bovenstaande van gedachten te wisselen en daarbij te betrekken de financiële mogelijkheden (reserves) en dat de kosten voor het gebruik van het dak, dus ook de investering in zonnepanelen, volgens de splitsingsakte onder artikel 3.7 (gebouw A inclusief maisonnettes, in de Contactpersoon: Maarten Koopman, tel.nr of (info@vve-downtown.nl). 3

4 begroting/jaarverslag) vallen. De elektriciteitsmeter waar de inkomsten binnenkomen valt echter onder post in begroting/ jaarverslag. Bij de jaarafrekening van de energieleverancier zullen daarom de inkomsten van de opgewekte stroom moeten worden overgeboekt van naar Voorts moet rekening worden gehouden met artikel 38 lid 8 van de Statuten (zie website Daarin is bepaald dat bij nieuwe installaties een quorum aanwezig moet zijn van 2/3 e van de stemmen (inclusief machtigingen). Tevens is dan een 2/3 meerderheid van de aanwezige stemmen nodig voor een geldig besluit. Wordt het quorum niet gehaald dan volgt automatisch een tweede vergadering, waarin geen quorum meer vereist is om besluiten te nemen, tevens kan dan een besluit worden genomen door 50% van de aanwezigen + 1. Indien tot het voorstel wordt besloten, zal het bestuur, op basis van offerte vergelijking van drie verschillende leveranciers, komen tot het verstrekken van de opdracht tot het installeren van een complete installatie ten einde zelf duurzaam te kunnen voorzien in 50% van het energieverbruik van aansluiting Het bestuur gaat uit van een totaal investering van Hierbij geldt gezien de aard van de opdracht een marge ter grote van 15%. Subsidies zoals die onder bepaalde voorwaarden worden verleend aan particuliere huiseigenaren zijn waarschijnlijk niet beschikbaar voor een VvE, maar dit zal nog nader worden onderzocht. Het bestuur verwacht dat het definitieve besluit tot installatie kan worden genomen in de periode april tot augustus. Indien de Vergadering akkoord gaat, stelt het bestuur voor haar daartoe te machtigen. Agendapunt 9: benoeming bestuurslid Bestuurslid Tom McCabe heeft op 2 juli jl. kenbaar gemaakt om redenen van persoonlijke aard zijn bestuurslidmaatschap op te geven. Tom is op 19 mei 2005 tijdens de 4 e ALV als bestuurslid benoemd, maar was al sinds november 2004 actief. Door zijn vertrek is een vacature ontstaan. Ruud van der Veen (JVSTR 175) is bereid gevonden deze te vervullen. Ruud was reeds van 24 april 2006 tot 15 december 2008 bestuurslid en trad terug in verband met zijn langdurig verblijf buiten Amsterdam. Inmiddels zijn er voor geen Ruud geen beperkingen meer om zijn rol als bestuurslid weer op te pakken. Agendapunt 10: Verzoeken/voorstellen van eigenaars Dhr Neumann (JVSTR 113): Voorstel tot het opzeggen van het vertrouwen in het bestuur. Toelichting: Het bestuur heeft een door de Vergadering van Eigenaars genomen besluit naast zich neerlegt, te weten het besluit--genomen in de Vergadering van Eigenaars van 26 maart dat het bestuur het beheer van de website overdraagt aan de websitecommissie. Bestuurders van Verenigingen van Eigenaars hebben een uitvoerende taak en kunnen niet zelfstandig beslissingen nemen. Ook heeft het bestuur de samenwerking met de websitecommissie eenzijdig en zonder de Vergadering van Eigenaars daarin gekend hebbend opgezegd. Voorstel het bestuur op te dragen gestand te doen aan het door de Vergadering van Eigenaars van 26 maart 2012 genomen besluit om het beheer van de website van de Vereniging van Eigenaars Downtown aan de websitecommissie over te dragen en met de websitecommissie samen te werken. De overdracht dient zo spoedig mogelijk te geschieden, doch niet later dan één week na de Vergadering van Eigenaars van 16 april Overgedragen dient te worden alles dat nodig is om de websitecommissie in staat te stellen de website in de breedste zin van het woord te beheren. Hieronder vallen: o inloggegevens van accounts met beheerrechten voor de website o Contactgegevens van hostingbedrijf, o o Alle brondocumenten van de online content, Het bestuur levert brondocumenten van gepubliceerde en te publiceren stukken aan de webcommissie in een door de websitecommissie geschikt bevonden formaat. Voorstel tot het laten plaatsnemen van het bestuur van de Vereniging van Eigenaars tussen de overige eigenaars in plaats van op het podium. Toelichting: Tijdens de vergadering heeft het bestuur geen bijzondere status en gelijk aan de eigenaars. Om de vergadering te kunnen leiden zal de (onafhankelijke) voorzitter van de Vergadering van Eigenaars op het podium plaatsnemen, tezamen met de notulist(e). Zie ook: Voorstel om eigenaars de mogelijkheid te geven sommige stukken van het bestuur voortaan alleen nog maar per te ontvangen. Toelichting: Het bestuur of Munnik sturen stukken altijd per post en, indien mogelijk, per . Mij lijkt het overbodig om na de mailing per ontvangen te hebben, deze ook nog op papier te ontvangen, behalve wanneer de mailing ook bij de Vergadering van Eigenaars benodigde stukken bevat. Voorstel om voortaan te spreken van Vergadering van Eigenaars en niet van Algemene Leden Vergadering, daar dit niet de correcte term is. Toelichting: De Vergadering van Eigenaars heeft twee Contactpersoon: Maarten Koopman, tel.nr of (info@vve-downtown.nl). 4

5 betekenissen: Het is het hoogste orgaan binnen de Vereniging van Eigenaars en het staat voor de minstens jaarlijks te houden vergadering. Bijlagen: A. Verslag 13 e ALV 4 september 2012 Verslag 14 e ALV 19 september 2012 B. Jaarverslag 2012 C. Begroting 2013 D. Volmachtformulier Contactpersoon: Maarten Koopman, tel.nr of (info@vve-downtown.nl). 5