ALL-CRM Gebruikers handleiding AC-DocuFilter

Transcriptie

1 ALL-CRM Gebruikers handleiding AC-DocuFilter Auteur: GvB Datum: Versie: v1.0 Reference: 2012, All-CRM

2 1 Inhoudsopgave 1 Inhoudsopgave 2 2 Document geschiedenis 3 3 Disclaimer & Legal 4 4 Inleiding 5 5 Gebruik van AC-DocFilter Algemeen Filteren van informatie Gebruik van het filter Tonen gegevens van gerelateerde bedrijven 11 Date: V 1.1 page 2 of 11

3 2 Document geschiedenis Versie Datum Auteur Aanpassingen GvB Initial version. Date: V 1.1 page 3 of 11

4 3 Disclaimer & Legal Alhoewel dit document met de grootste zorg is samengesteld kan het fouten bevatten of incompleet zijn. Er kunnen geen rechten aan dit document worden ontleend. De inhoud van dit document is vertrouwelijk van aard. Het wordt onder de nadrukkelijke voorwaarde van non-disclosure ter beschikking gesteld. The disclosed information is the (intellectual) property of All-CRM copying it or using it in any way other than the intended purpose of cooperation is a breach of copyrights and the agreement under which this document has been supplied. All rights reserved 2012 All-CRM. Date: V 1.1 page 4 of 11

5 4 Inleiding Binnen SuperOffice is alle correspondentie met betrekking tot 'n bedrijf terug te vinden op het activiteiten tabblad. Brieven, gesprekken, afspraken, s etc. worden allemaal gekoppeld en worden in dit ene overzicht getoond. Bij een intensief gebruik kan dit echter snel uitgroeien tot een flinke lijst. Hierdoor kan het soms lastig zijn bepaalde documenten snel terug te vinden. Denk hierbij aan documenten als orders, SLA s, prijsafspraken of raamovereenkomsten. Indien meerdere medewerkers acquisitie plegen ten aanzien van bedrijven binnen eenzelfde (moeder)organisatie, is het belangrijk dat medewerkers van elkaar op de hoogte zijn. Er kunnen immers raamcontracten of centrale afspraken liggen met betrekking tot deze organisaties. Om deze informatie inzichtelijk in SuperOffice te tonen is AC-DocuFilter ontwikkeld. Met AC-DocuFilter is het mogelijk om bepaalde type activiteiten/documenten/omzet regels te tonen op een apart tabblad binnen SuperOffice. Het is tevens mogelijk om op basis van het relatietype in het zelfde overzicht relevante informatie te tonen van de gerelateerde bedrijven. Date: V 1.1 page 5 of 11

6 5 Gebruik van AC-DocFilter 5.1 Algemeen AC-DocFilter ondersteunt op dit moment alleen de engelse taal. Daarom zijn alle schermen in de engelse taal. Een aantal opties wordt uit het SuperOffice systeem gelezen, daarom zijn deze onderdelen wel in het Nederlands. Nadat AC-DocFilter op het systeem is geïnstalleerd wordt een extra tabblad zichtbaar op de bedrijvenkaart. Met behulp van dit extra tabblad kunnen activiteiten en documenten worden getoond die aan bepaalde criteria voldoen. Van zelf sprekend heeft alle getoonde informatie betrekking op de betreffende bedrijfskaart, of op een gerelateerde bedrijfskaart indien dit is aangegeven. Zoals zichtbaar is het laatste tabblad van AC-DocFilter. Afhankelijk van de instellingen worden hier een of meer rijen met informatie getoond. Mocht het tabblad niet worden getoond, omdat er al zoveel tabbladen aanwezig zijn, dat er geen ruimte meer is voor het AC-DocFilter tabblad, dan kan dit blad worden gevonden in het hoofdmenu onder Company / bedrijf. Door op dit menuitem te klikken wordt een lijst geopend waarin ook het All-CRM AC-DocFilter wordt getoond. Date: V 1.1 page 6 of 11

7 5.2 Filteren van informatie Onder de rijen met informatie bevind zich een balk waarmee de instellingen waarmee het programma werkt kunnen worden aangepast. Deze instellingen worden per gebruiker vastgelegd (in een zogenoemd Cookie ) en maximaal een jaar bewaard. De hiervoor getoonde werkbalk is in 2 delen op te splitsen. Het eerste deel heeft betrekking op het filteren van de getoonde informatie, het tweede deel heeft betrekking op het leggen van relaties tussen de verschillende contact / bedrijfskaarten. Date: V 1.1 page 7 of 11

8 5.3 Gebruik van het filter Hierna is de werkbalk weergegeven met de instellingen die betrekking hebben op de filter functie: Delete the filter is alleen zichtbaar indien er een of meer filters zijn ingesteld. Door op het rode plaatje te klikken voor de tekst, worden de aanwezige filters verwijderd. Het groene plaatje met de tekst Adapt the filter geeft toegang tot het filtermenu met alle instellingen die daarbij horen. Indien het vinkje voor de tekst Follow-Ups is geplaatst dan worden alle taken en afspraken getoond, die voldoen aan het filter. Indien het vinkje voor de tekst Documents is geplaatst worden alle documenten, berichten en dergelijke getoond. (Beide vinkjes kunnen tegelijkertijd worden geplaatst.) Indien het vinkje voor Show all is geplaatst dan worden alle regels die voldoen aan het filter getoond. Indien het vinkje niet is geplaatst en het programma in een speciale snelle modus werkt dan worden de eerste 100 regels die voldoen aan het filter getoond. Date: V 1.1 page 8 of 11

9 5.3.1 Nieuw filter toevoegen Zoals al is aangegeven wordt een nieuw filter toegevoegd door op het groene plaatje voor de tekst Adapt the filter te klikken. Er wordt nu een nieuw scherm getoond: In dit scherm kan een nieuw filter worden samengesteld (of bewerkt). Standaard wordt een nieuw filter op basis van datum voorgesteld, maar de keuzelijst achter de tekst Filter biedt veel meer mogelijkheden. Nadat de keuze voor het soort filter is gemaakt kan de bewerking (Operation) worden gekozen. De bewerking geeft aan op welke wijze de verschillende regels met activiteiten / documenten worden vergeleken met de waarde die is ingegeven. In het bovenstaande voorbeeld moeten de regels een geplande gereed datum hebben die voor de geselecteerde datum ligt. Indien alles naar wens is ingesteld wordt de regel bewaard door op de knop Save the row te klikken. Hierdoor wordt de betreffende regel toegevoegd aan de lijst met regels. Date: V 1.1 page 9 of 11

10 Extra filters kunnen worden aangemaakt door op de knop Make a new row te klikken. Het aanmaken verloopt vervolgens vergelijkbaar met hierboven beschreven. Aan alle ingestelde regels moet worden voldaan wil een regel op het scherm worden getoond Bewerken bestaande filters Een bestaande regel kan worden bewerkt door op Select te klikken. Delete verwijderd de betreffende regel. Date: V 1.1 page 10 of 11

11 5.4 Tonen gegevens van gerelateerde bedrijven Normaal wordt binnen SuperOffice alleen de informatie van het geselecteerde bedrijf getoond. AC-DocFilter kan ook de gegevens tonen van gerelateerde bedrijven in hetzelfde overzicht. Deze instellingen zijn te vinden in het rechter deel van de werkbalk. Door het plaatsen van een vinkje voor Activities across relations wordt deze functionaliteit geactiveerd. Het groene plaatje erachter laat de actuele instellingen zien. Op het moment dat het vinkje wordt geplaatst wordt een instellingen scherm getoond. In het getoonde scherm wordt opgegeven welke relaties tussen bedrijven worden gevolgd om gerelateerde bedrijven te vinden. De relaties tussen bedrijven / organisaties die in het rechter blok staan worden gebruikt om ook de gegevens van de gerelateerde bedrijven te tonen. Staat er, zoals in het bovenstaande voorbeeld geen relatiesvorm in het rechter blok dan zullen alleen gegevens van het geselecteerde bedrijf worden getoond. Door op het pijltje naar rechts te klikken worden de geselecteerde relatiesvorm in het linker blok naar het rechter geplaatst, en dus gebruikt om gerelateerde bedrijven te vinden. Door op het pijltje naar links te klikken wordt de geselecteerde relatievorm in het linker blok geplaatst en dus niet meer gebruikt om gerelateerde bedrijven te vinden. Bij het zoeken naar gerelateerde bedrijven wordt zoals aangegeven het rechter blok gebruikt. Hierbij worden alle bedrijven gevonden waarvan de relatiesvorm aan een van de geselecteerde vormen voldoet en op die manier een relatie hebben met het geselecteerde bedrijf. Sluit dit scherm door op de knop Go back to the activities te klikken. Date: V 1.1 page 11 of 11