Documentatie Handleiding Hunter-CRM Desktop v1.1

Transcriptie

1 Documentatie Handleiding v1.1 1

2 Voorwoord Hunter-Desktop is een product van Hunter-CRM. Onze CRM software is gemaakt met het oog op gemak. Deze documentatie bevat een overzicht van de meest gebruikte functionaliteiten van Hunter-Desktop. Voor verdere vragen kunt u contact opnemen met onze helpdesk. Hunter-CRM Ceintuurbaan Noord 105c 9301 NT Roden Tel: info@hunter-crm.com Versie:

3 Inhoudsopgave Voorwoord... 2 Werken met relatiebeheer software (CRM)... 4 CRM en ERP... 4 Beschrijving basishandelingen... 5 Volgorde van data-invoer en -uitvoer... 5 Hoe werkt de navigatie van Hunter?... 5 Filemaker Pro database Inloggen Afsluiten Voorkeuren Beheer Werknemers aanmaken Financieel Relaties Aanmaken nieuwe relaties Artikelen Toevoegen artikelen Artikelen aanpassen Geschiedenis artikelen Artikelen verwijderen Projecten Aanmaken van een nieuw Project Projecten beheren Werkbonnen Werkbonnen aanmaken Werkbonnen bewerken Uren Overzicht Uren registratie Offerte Order Facturen Facturen bewerken Overzichten Workflows Workflow toevoegen Workflow taak plannen

4 13.3 Workflow taak uitvoeren Workflow uitleg Voorbeelden Workflows Aanmaken Categorieën Aanmaken Taken Bewerken Taken Uitvoeren bij voltooiing Vragen Word documenten aanmaken Support Ticket Login Aanmelden support ticket Werken met relatiebeheer software (CRM) U weet dat de juiste kennis over een relatie beslissend kan zijn voor het slagen of mislukken van uw zakelijk succes of het behalen van de doelstellingen van uw organisatie. Een goede uitvoering van relatiebeheer en het hieraan verbonden middelenbeheer zijn dus essentieel voor elke bedrijfsvoering. Met Hunter-CRM is dat mogelijk. Bijna elke handeling binnen uw bedrijf of instelling heeft direct of indirect te maken met een relatie. Denk daarbij aan het maken van afspraken, het maken van een bezoeknotitie, in- en uitgaande post, en, offertes, verkopen, inkopen, verwerken van klachten en vragen, het controleren van voorraden, het reserveren van mensen en middelen, het factureren etc. Deze werkzaamheden worden doorgaans door meerdere medewerkers uitgevoerd ten behoeve van relaties en/of projecten. Iedere medewerker beheert of gebruikt een bepaald deel van deze gegevens. Daarom moeten er ook goede afspraken gemaakt worden over wie welke gegevens beheert. De wijze waarop u deze processen zult willen uitvoeren is afhankelijk van uw bedrijfscultuur en de eisen die vanuit uw markt gesteld worden. CRM en ERP Relatiebeheer wordt internationaal aangeduid met de term CRM; dit staat voor Customer Relation Management. Middelenbeheer wordt aangeduid met ERP, wat de afkorting is van Enterprise Resource Management. Deze termen komt u verder in de handleiding tegen. 4

5 Beschrijving basishandelingen In deze handleiding worden de basishandelingen beschreven om de Hunter software modules te gebruiken. * Hiervoor hebt u geen bijzondere automatiseringskennis nodig. Wel is het gewenst dat u reeds bekend bent met een grafisch besturingssysteem zoals die van Microsoft of Macintosh. (*) De beschreven handelingen kunnen in uw situatie soms afwijken als u Hunter maatwerk in gebruik heeft of een andere versie van Hunter dan die hier beschreven is. Volgorde van data-invoer en -uitvoer Het is niet altijd mogelijk om de gegevens in een willekeurige volgorde in te voeren. Net als bij een financieel pakket is er soms een logische volgorde. Stamgegevens dienen eerst te worden ingevoerd. Bijvoorbeeld: u wilt producten via een offerte kunnen aanbieden. Dan dient er eerst een producttype te worden gedefinieerd en hierna de productgegevens. Daarna kan het product door u worden geselecteerd om te kunnen worden aangeboden. Als u Hunter-CRM heeft gekoppeld met een financieel systeem, dan dienen ook de betreffende gegevens voor het grootboek ingevoerd te worden, zodat deze niet achteraf voor elke bestelling toegevoegd hoeven te worden. Hunter-CRM kan dit soort stambestanden voor u uit uw boekhoudpakket importeren. Hoe werkt de navigatie van Hunter? De navigatie binnen Hunter is in het algemeen opgedeeld in 3 delen: a) Hoofdnavigatie in de grijze balk boven in uw scherm (Menubalk); b) Sub navigatie per tabel (tabs boven aan het scherm); c) Sub-sub navigatie per scherm (tabs midden op het scherm). Hunter is gebaseerd op een (waar mogelijk) drie-klikken-principe en het éénmalig invoeren van de gegevens. Eenmaal in een lijst heeft u de keuze om binnen die lijst via de alfabetknoppen (A t/m Z) rechtsboven de gewenste gegevens te kiezen of om via het zoek icoontje (het vergrootglas) uw zoekopdracht te verfijnen. Filemaker Pro database 5

6 Hunter-CRM maakt gebruik van een Filemaker Pro database. Een database bestaat uit een groot aantal gerelateerde tabellen die ieder lijken op een spreadsheet. Deze tabellen zijn met elkaar gerelateerd door bijvoorbeeld een artikelnummer of een debiteurennummer. Vastleggen De Filemaker Pro database legt elke verandering automatisch vast zoals die van de door u ingevoerde gegevens. U hoeft dus niet op een Save knop te klikken (die is er dan ook niet). Dit geldt ook voor het wissen van gegevens. Bij het wissen van een record wordt daarom eerst om een bevestiging gevraagd. Back-up Uiteraard is het noodzakelijk dat u uw gegevens beveiligd en regelmatig een back-up van de databases maakt. 1.0 Inloggen Het inloggen (het aanmelden) bij het Hunter systeem is noodzakelijk om de toegekende rechten als gebruiker binnen Hunter te krijgen. Deze rechten bepalen welke gegevens toegankelijk zijn en eventueel gewijzigd kunnen worden. - Type uw username (inlognaam) en password (wachtwoord) in en klik op Ok. Indien u over de multi administratie module beschikt, zult u eveneens een administratie moeten kiezen. 1.2 Afsluiten Om Hunter af te sluiten gaat u rechts bovenin naar Afsluiten Dan hebt u 3 opties: 6

7 2.0 Voorkeuren Bovenin ziet u een (zwarte)menubalk. Onder Voorkeuren kunt u de Menubalk uitbreiden. Door op de pijltjes achter de icoontjes te klikken voegt u de gewenste tabbladen toe aan de Menubalk. 7

8 3.0 Beheer Om in Beheer te komen gaat u naar het icoontje: Dan verschijnt het volgende venster: 8

9 Voer hier uw wachtwoord in en klik op OK. Hier ziet u verschillende tabbladen en kunt u uw keuze maken: - Algemeen/Bedrijfsnaam - Aanmaken werknemers - Financieel 3.1 Werknemers aanmaken Wanneer u werknemers aan wilt maken logt u in onder Beheer met uw wachtwoord. Dan komt u in onderstaand scherm. Onder tabblad Werknemers kunt u een nieuwe werknemer aanmaken door op het plusje te klikken en te bevestigen met OK. 3.2 Financieel Onder tabblad financieel kunt u de financiële gegevens zoals bijvoorbeeld betalingswijze en boekhoudpakket vermelden. 4.0 Relaties 9

10 Hunter maakt onderscheidt tussen relaties en contactpersonen. Een relatie kan een (onderdeel van een) bedrijf of instelling zijn. Aan zo'n relatie kunnen meerdere personen als contactpersoon verbonden zijn. Eigen organisatieonderdelen en medewerkers worden ook in Hunter geregistreerd en zijn als relatie en contactpersoon terug te vinden. Wanneer u Relaties wilt bewerken gaat u naar het tabblad Relaties in de menubalk. 4.1 Aanmaken nieuwe relaties Voor het aanmaken van nieuwe relaties gaat u naar het Hoofdmenu. In de menubalk vindt u het icoontje Relaties. Wanneer u daar op klikt, ziet u onderstaand scherm. Daar klikt u op het plusje en vervolgens kunt u een nieuwe relatie aanmaken. 5.0 Artikelen 5.1 Toevoegen artikelen Om artikelen toe te voegen gaat u naar de Menubalk en klikt op het volgende icoontje: 10

11 Om een artikel toe te voegen klikt u op het plusje invullen. Hier kunt u de artikel gegevens 5.2 Artikelen aanpassen Om een artikel aan te passen gaat u naar Artikelen en klikt u op het pijltje In dit scherm kunt u het artikel aanpassen. 5.3 Geschiedenis artikelen Via de tabbladen Invoer, Condities, Voorraad, Backorder en Logistiek, kunt u de geschiedenis van de in-, verkoop en de levering van het artikel bekijken. 5.4 Artikelen verwijderen Het artikel laten vervallen kan door op het icoontje Verwijder te klikken. 11

12 6.0 Projecten Voor projecten gaat u naar het icoontje in de Menubalk Dan belandt u op het scherm met de lijst met projecten: 6.1 Aanmaken van een nieuw Project Het aanmaken van een project gaat via het tabblad Relaties - Vanuit het Hunter hoofdmenu klikt u op de icoon Relaties - Daarna klikt u op het tabblad Relatie. - Klik op het tabblad Project. - Klik op het nieuwe plusje in het midden van uw scherm om een nieuw project aan te maken bij/voor deze relatie. 12

13 - Wilt u een bepaald project weer verwijderen, dan dient u dit project eerst te selecteren en daarna op het verwijder icoontje te klikken en dit te bevestigen met OK. 6.2 Projecten beheren Om projecten te beheren klikt u in de Menubalk op het icoontje Projecten: Hier kunt u de status bekijken van uw projecten. 7.0 Werkbonnen 7.1 Werkbonnen aanmaken Om een werkbon aan te maken gaat u naar Relaties Dan klikt u op de relatie waar u een werkbon voor wilt aanmaken. De gegevens van de klant verschijnen dan in een volgend scherm. Rechts in dat scherm ziet u het tabblad Werkbon. Wanneer u op het plusje klikt, kunt u een werkbon aanmaken voor die specifieke relatie. 13

14 7.2Werkbonnen bewerken Ga naar het hoofdmenu en klik op het Werkbon icoontje De aangemaakte werkbonnen verschijnen: Door op het pijltje werkbon bewerken. te klikken komt u bij de desbetreffende werkbon. Daar kunt u de 8.0 Uren Overzicht Klik op het icoontje in de menubalk. In dit scherm krijgt u een overzicht van de geboekte uren. 14

15 Wanneer u op het plusje klikt, komt u in het scherm waar u uw uren kunt registreren. 8.1 Uren registratie Klik op het icoontje in de menubalk. Dan komt u in hetzelfde scherm waar u uw uren kunt boeken als bij urenoverzicht. 9.0 Offerte Om een offerte te maken gaat u naar het icoontje Relaties U kunt nu per relatie een offerte maken door op het pijltje te klikken U belandt dan in het scherm van de relatie waar u het tabblad Offerte ziet. in de menubalk. 15

16 Wanneer u op het tabblad Offerte klikt en dan op het plusje scherm. Hier kunt u uw offerte maken. bevindt u zich in het offerte 16

17 10.0 Order Er zijn twee manieren om een order aan te maken: 1 - U gaat naar de Menubalk en kiest voor Orders Daar ziet u een lijst en wanneer u op het pijltje klikt en vervolgens op het plusje kunt u een order toevoegen. 2 U gaat naar de Menubalk en kiest voor Relatie. Selecteer een relatie waar u een order voor wilt maken. In het tabblad van de relatie ziet u verschillende tabbladen waaronder order. Klik op Order en vervolgens op het plusje Facturen Wanneer u een factuur aan wilt maken gaat u in de Menubalk naar Relaties. Daar klikt u op de relatie waarvoor u een factuur wilt maken. U ziet dan verschillende tabbladen waaronder Factuur. Klik op dit tabblad. U kunt door op het plusje te klikken een factuur toevoegen Facturen bewerken Ga naar de Menubalk en kies voor Factuur Hier ziet u een lijst van facturen en kunt u de facturen inzien en bewerken. 17

18 12.0 Overzichten Ga naar de Menubalk en kies voor Overzichten Dan ziet u verschillende buttons die u aan kunt klikken om zo een overzicht te krijgen van uw keuze. 18

19 13.0 Workflows Een workflow is de logische volgorde van activiteiten die moet worden doorlopen. In de workflow is vastgelegd wie wat op welk moment gaat doen. Om een workflow door te lopen dient u eerst een project aan te maken. Dit kan via de standaard procedure van Hunter beschreven in hfst 6. Afhankelijk van de ingestelde workflows kan er direct één aangemaakt worden Workflow toevoegen Om een workflow toe te voegen drukt u eerst op de welke workflow u toevoegen wilt., u krijgt dan een keuzelijst om te kiezen Om de taken van een categorie toe te voegen aan dit project gebruikt u de knop. Nadat er één of meerdere workflow taken zijn toegevoegd kunt u deze uitvoeren. 19

20 13.2 Workflow taak plannen Bij Taak voor kunt u de medewerker kiezen die deze taak moet uitvoeren, en bij Uitvoeringsdatum de datum waarop deze actie voltooid moet worden. Met de die op het bovenstaande plaatje gekleurd is kan de huidige taak in uw outlook agenda gezet worden op de datum die bij uitvoeringsdatum gekozen is Workflow taak uitvoeren Voordat een taak afgewerkt kan worden moet, mits deze aanwezig is, eerst de bijhorende vraag beantwoord worden. Afhankelijk van hoe de taak aangemaakt is kan dit een invoerveld zijn, of een multiple choice. Nadat de vraag beantwoord is, of als deze niet aanwezig is, kan een taak als voltooid worden gemeld. 20

21 Dit kan gedaan worden door op te klikken, en daarna wordt deze taak als voltooid beschouwd, en verplaatst van het actieve tabblad naar Archief. Het kan zijn dat een taak na voltooiing nieuwe taken toevoegt aan het project, deze kunnen dan op dezelfde manier afgehandeld worden Workflow uitleg Elke Workflow categorie bevat een of meerdere taken. Workflow taken kunnen een vraag bevatten, maar dit is optioneel. Vragen kunnen meerdere antwoorden bevatten, of een invoer voor open antwoorden. Categorie 1 Taak 1 Taak 2 Vraag Antwoord 1 Antwoord 2 Categorie 2 Taak 1 Vraag Open Antwoord Bij het voltooien kan een script worden uitgevoerd en/of een nieuwe categorie onder aan de takenlijst toegevoegd worden. Dit kan ook specifiek per antwoord op de vraag ingesteld worden. 21

22 Taak Voltooing Antwoord op vraag Categorie Categorie Script Script 14.0 Voorbeelden Workflows CATEGORIE 1 Stuur Offerte Is de klant akkoord? In dit voorbeeld zijn er 2 categorieën in gebruik. De eerste categorie resulteert in een vraag Is de klant akkoord met 2 mogelijke antwoorden. Indien het antwoord nee gekozen wordt zijn er geen vervolgacties ingesteld en zal het workflow traject stoppen. Op het antwoord Ja is echter ingesteld dat het de categorie CATEGORIE 2 toevoegt aan de lijst, met daarin de vervolgacties die uitgevoerd dienen te worden. Ja Nee CATEGORIE 2 Stuur Producten Stuur Factuur Etc 22

23 CATEGORIE 1 Stuur Offerte CATEGORIE 2 Is de klant akkoord? In dit voorbeeld worden er 4 categorieën gebruikt. De vraag of de klant akkoord gaat is hier opgesplitst in een eigen categorie. Indien er Nee gekozen word eindigt de procedure nu niet, maar roept dit CATEGORIE 4 aan. Welke na het aanpassen van de offerte weer CATEGORIE 2 aanroept, waardoor de vraag of de klant akkoord is weer terug komt in de lijst met taken. In dit voorbeeld zal zo lang er steeds Nee gekozen wordt geen einde aan de workflow komen, alleen wanneer er Ja gekozen wordt en de procedure verder doorlopen wordt. Ja Nee CATEGORIE 3 Stuur Producten CATEGORIE 4 Offerte aanpassen Stuur Factuur Etc 14.1 Aanmaken Categorieën Om een categorie aan te maken gebruikt u de knop Workflow Hierna krijgt u de lijst met workflow categorieën te zien. 23

24 Door op de te drukken kunt u een nieuwe Categorie aanmaken. Hierna kunt u een sorteringsnummer invullen. Deze wordt alleen gebruikt om de categorieën in deze lijst en de keuzelijst voor categorieën te sorteren. Ook kunt u een naam invullen, welke in de keuzelijsten gebruikt wordt. Met de vinkjes aan de rechter kant kunt u aangeven aan wat voor projecttypes deze categorie standaard toegevoegd wordt. (Wanneer u uw muis over de vinkjes houdt wordt getoond bij welk type deze hoort) Met de Met de knop kunt u de Categorie (en bijhorende taken) verwijderen. knop opent u de lijst met taken die bij deze Categorie horen Aanmaken Taken Ook op deze lijst kunt u een sorteringsnummer invullen, deze wordt behalve voor de plaatst in de lijst bij bewerken, ook gebruikt voor volgorde waarin de gebruiker deze taak dient te voltooien. Door op de te drukken kunt u een nieuwe workflow taak aanmaken, hierna wordt direct het scherm om taken te bewerken geopend. De knop ververst de lijst met workflow taken. 24

25 Met de knop verwijdert u een taak En opent het scherm om de taak te bewerken (welke ook geopend wordt bij aanmaken van een taak) Onder Word Document kan een Word document toegevoegd worden aan de taak. De gebruiker kan dit document dan te zien krijgen wanneer deze taak uitgevoerd wordt Bewerken Taken Door op de te drukken kunt u een nieuwe workflow taak aanmaken, hierna wordt direct een nieuw scherm om deze taak te bewerken geopend. Met de knop kan de huidige taak verwijderd worden. Bij Omschrijving kan de naam, en tevens beschrijving van de taak ingevuld worden die voor de gebruiker getoond wordt. Bij uitvoeringsdagen kan ingevuld worden wat het standaard aantal dagen na aanmaken van de taak gebruikt wordt als plandatum. Bij Categorie kan met de knop een andere categorie gekozen worden. 25

26 Deze knop opent een lijst met alle categorieën en daar kan dan met de gekozen worden om deze taak naar te verhuizen. knop een categorie Ook kan er informatie uit het bijhorende project getoond worden Uitvoeren bij voltooiing Achter de tekst Uitvoeren bij voltooiing kunnen 2 vervolgacties gekoppeld worden. De 1 e is een script, hier kunt u de naam van een voor workflows aangemaakt script invoeren. Deze moeten aangemaakt worden door Hunter CRM en dienen als uitbreiding van de standaard mogelijkheden van Workflows. Bij Categorie kan met de een categorie gekozen worden, wat eenzelfde keuzelijst geeft als die van het wijzigen van de categorie waar deze taak zelf bij hoort. Met de knop kan deze weer weg gehaald worden. Deze categorie wordt na het voltooien van de taak onderaan de workflow lijst van het project toegevoegd Vragen Op het taak bewerk scherm kan ook een vraag toegevoegd worden. Bij het invulveld Vraag kan een beschrijving voor de vraag ingevuld worden. Dit is echter niet noodzakelijk. 26

27 Er zijn 2 mogelijkheden voor antwoorden: Als tekst invoer aangevinkt is zal de gebruiker zelf een tekst in kunnen vullen als antwoord op de vraag. Zo niet dan kunnen er met de knop antwoorden toegevoegd worden waar de gebruiker uit kiezen kan. Nadat een antwoord keuze is aangemaakt kan deze met verwijderd worden. Bij nr. kan het antwoord nummer en omschrijving ingevuld worden. (Het nummer wordt ook aan de gebruiker getoond voor de beschrijving) Onder Uitvoeren bij selectie kunnen een Script en Categorie ingevuld worden. Dit werkt hetzelfde als bij Uitvoeren bij voltooiing. Deze acties worden alleen uitgevoerd als de taak voltooid wordt met het antwoord waar ze bij horen geselecteerd is Word documenten aanmaken U kunt Word documenten voor Workflows aanmaken zoals normaal, en alle opmaak geven die u zou willen. Er zijn echter bepaalde gegevens die u kan laten vervangen door informatie uit het project. Dit doet u door eerst <<, dan een variabele naam, en dan >> te typen. Momenteel beschikbare variabelen: <<firmanaam>> <<adres>> <<postcode>> <<plaats>> Wordt vervangen door de naam van de klant. Wordt vervangen door het adres van de klant. Wordt vervangen door de postcode van de klant. Wordt vervangen door de plaats van de klant. 27

28 15.0 Support Ticket Online ticket is een product van Hunter-CRM en biedt u als klant de mogelijkheid om online via uw webbrowser een support ticket aan te maken. Het aangemaakte support ticket is nadat het door u is aangemaakt en verzonden, direct zichtbaar voor onze Helpdesk. Deze handleiding is geschreven voor gebruikers van Hunter-Retail en CRM en bevat uitleg van al haar functionaliteiten. data.hunter-crm.com/servicetickets/login.php 15.1 Login Ga in uw browser naar de bovenstaande URL en login met de door Hunter-CRM aan u verstrekte gebruikersnaam en wachtwoord. U komt dan in onderstaand scherm terecht 28

29 15.2 Aanmelden support ticket Klik op + nieuwe ticket om een nieuw support ticket aan te maken. Onderstaand scherm zal dan verschijnen. Klik in het witte veld om een omschrijving te geven van het probleem, graag zo duidelijk mogelijk. Vul ook het veld : Aangemaakt door: in. Klik vervolgens op Opslaan en onderstaand scherm zal verschijnen wanneer de ticket is opgeslagen. Meteen wordt er een mail met de melding naar ons gezonden en wordt de ticket op de ticketlijst geplaatst. 29

30 Door op Nieuw Ticket te klikken is het nu mogelijk om nog een ticket aan te maken. Als u nu vervolgens aan de linkerkant klikt op Ticketlijst dan zult u zien dat de ticket is toegevoegd aan de lijst. U kunt de voortgang van het open ticket volgen door op het oogje te klikken. In de onderste velden zal er eventueel commentaar staan van degene die met uw probleem bezig is of het probleem heeft verholpen. 30