ALL-CRM Handleiding AC-DataMover

Transcriptie

1 ALL-CRM Handleiding AC-DataMover Author: Ger van Boxtel Date: Version: v1.0 Reference: 2012, All-CRM

2 1 Inhoudsopgave 1 Inhoudsopgave 2 2 Inleiding. 3 3 Gebruikers handleiding Stap 1, Database verbinding Stap 2, Instellingen Stap 3, Meerkaart en Sales Stap 4, Meerkaart en Projecten Stap 5, Samenvatting 11 4 Document Document geschiedenis Disclaimer & Legal 13 Date: V 1.0 page 2 of 13

3 2 Inleiding. Met AC-DataMove is het mogelijk de contacten, contactpersonen, projecten en sales van een medewerker van de organisatie over te zetten naar een andere medewerker binnen de organisatie. Dit komt van pas indien een medewerker naar een andere afdeling, of naar een andere vestiging verhuist. (Of elders gaat werken.) AC-DataMove bespaart tijd doordat het eenvoudig alle gegevens van de projecten waaraan de betrokken werknemer heeft gewerkt kunnen worden toebedeeld aan zijn / haar opvolger, of een andere medewerker binnen de organisatie. SuperOffice zelf biedt niet de mogelijkheid om de projecten, contacten en contactpersonen van de ene medewerker over te zetten naar de andere. De plaatjes kunnen afwijken in de handleiding. AC- Checker word zowel volledig Engels en Nederlands ondersteund. All-CRM levert ook een overkoepelend beheers programma. Met deze zo geheten Application Control Center (AC-ACC) is het mogelijk om alle All-CRM s producten te beheren. Hier valt ook AC- Checker onder. In AC-ACC kunnen ondermeer de gebruikersrechten voor dit programma worden beheerd. Date: V 1.0 page 3 of 13

4 3 Gebruikers handleiding 3.1 Stap 1, Database verbinding Dit programma kan als zelfstandig programma worden gebruikt, of als module binnen AC-ACC (Application Control Center) worden gebruikt. Het scherm waarin de database verbinding moet worden gelegd wordt alleen getoond als het programma als zelfstandige applicatie wordt gebruikt. Na het welkoms scherm is dit het eerste scherm dat wordt getoond. In dit scherm worden de gegevens ingevuld die nodig zijn om verbinding met de SuperOffice gegevens te maken. o o o Voer alle gevraagde gegevens in. Klik vervolgens op de knop Test verbinding. Klik bij een succesvol uitgevoerde test op Volgende. Indien gewenst kan het ingevoerde wachtwoord zichtbaar worden gemaakt. Plaats hiervoor een vinkje achter het wachtwoord veld. Date: V 1.0 page 4 of 13

5 3.2 Stap 2, Instellingen AC-DataMove kan wordt gebruikt indien wijzigingen binnen het medewerker bestand plaatsvinden. Hierna worden verschillende mutatievormen besproken, en wordt per situatie aangegeven wat de juiste instellingen voor AC-DataMove zijn Een medewerker verhuist naar een andere vestiging Als een van de medewerkers verhuist naar een andere vestiging, en daarbij de klantcontacten moet behouden worden de instellingen gebruikt zoals in de afbeelding hierna: In het veld achter Te verplaatsen medewerker: wordt de naam van de betreffende medewerker geselecteerd. Vervolgens wordt de nieuwe locatie gekozen waar de medewerker gaat werken. Date: V 1.0 page 5 of 13

6 Hiermee wordt bereikt dat de medewerker ook op de nieuwe locatie het aanspreekpunt blijft voor de klanten en projecten. Indien de medewerker ook verantwoordelijk blijft voor de geplande activiteiten dient een vinkje achter de betreffende regel te worden geplaatst. Als het vinkje achter Bedrijven meenemen wordt geplaatst blijft de medewerker verantwoordelijk voor de bedrijven waar hij tot nu toe verantwoordelijk voor was Een medewerker gaat naar andere organisatie of draagt de klanten over. Indien de medewerker zijn werkzaamheden overdraagd aan een collega, of omdat hij de organisatie verlaat, of een andere functie krijgt, dan moeten alle gegevens geregistreerd blijven op de huidige locatie. Wel moet er een nieuwe verantwoordelijk medewerker worden aangewezen. (Gebeurd dit niet dan kunnen de koppelingen tussen de bedrijven en projecten en de locatie waar de medewerker werkte verloren gaan. Door AC-Datamove te gebruiken wordt dit voorkomen.) In deze situatie zijn de volgende instellingen gewenst: Date: V 1.0 page 6 of 13

7 Achter Nieuwe locatie: wordt de naam van de nieuwe locactie gekozen. Hetzelfde geldt voor de medewerker die vanaf de opgegeven datum verantwoordelijk wordt voor de activiteiten en bedrijven. ( Huidige bedrijf is een voorbeeld, en zal normaal niet als keuze voorkomen. Hetzelfde geld voor N. Nieuwe medewerker.) Klik hierna op Volgende om de instellingen voor Sales en projecten op te geven. Date: V 1.0 page 7 of 13

8 3.3 Stap 3, Meerkaart en Sales In dit scherm kunnen de nieuwe medewerkers worden aangewezen die verantwoordelijk worden voor de meerkaarten en de sales. Indien er een nieuwe medewerker moet worden gekoppeld op de meerkaart of aan sales kan dit hier worden opgegeven. In het voorgaande voorbeeld worden zowel de meerkaart gegevens als de verkoopregels aan een nieuwe medewerker toegewezen. Date: V 1.0 page 8 of 13

9 3.4 Stap 4, Meerkaart en Projecten In het voorbeeld scherm hierna is aangegeven dat alle projecten moeten worden omgezet naar de nieuwe medewerker. Als het gewenst is dat voor (bepaalde) projecten een andere medewerker wordt gekopeld, moet het vinkje na Projecten meenemen worden verwijderd. Nu kan een andere medewerker worden geselecteerd Date: V 1.0 page 9 of 13

10 Eventueel kan worden gespecificeerd of alleen projecten met een bepaald projecttype en/of projectstatus aan de nieuwe medewerker moeten worden gekoppeld. Ook kan ingeval van toepassing de meerkaartvelden aan de nieuwe medewerker worden toegewezen: Date: V 1.0 page 10 of 13

11 3.5 Stap 5, Samenvatting Nadat op volgende wordt geklikt wordt een samenvatting getoond, waarin beschreven staat welke activiteiten door het programma zullen worden ondernomen, indien op de knop met opschrift Volgende wordt geklikt. Het is belangrijk de samenvatting zorgvuldig door te lezen. Klopt de samenvatting en kunnen de beschreven activiteiten worden uitgevoerd, klik dan op de knop met opschrift Volgende. Na een bevestingsvraag, worden de wijzigingen doorgevoerd in SuperOffice. LET OP: De aangebrachte wijzigingen kunnen niet ongedaan worden gemaakt! Omdat voor het doorvoeren van de aanpassingen en SuperOffice veel processor capaciteit noodzakelijk is, kan Date: V 1.0 page 11 of 13

12 het zijn dat AC-DataMove tijdelijk niet, of langzamer reageert. Dit is normaal. Nadat alle aanpassingen zijn doorgevoerd zal dit worden gemeld met een bericht op het scherm. Hierna wordt het programma afgesloten. Date: V 1.0 page 12 of 13

13 4 Document 4.1 Document geschiedenis Versie Datum Auteur Aanpassingen All-CRM Initial version. 4.2 Disclaimer & Legal Alhoewel dit document met de grootste zorg is samengesteld kan het fouten bevatten of incompleet zijn. Er kunnen geen rechten aan dit document worden ontleend. De inhoud van dit document is vertrouwelijk van aard. Het wordt onder de nadrukkelijke voorwaarde van non-disclosure ter beschikking gesteld. The disclosed information is the (intellectual) property of All-CRM copying it or using it in any way other than the intended purpose of cooperation is a breach of copyrights and the agreement under which this document has been supplied. All rights reserved 2012 All-CRM. Date: V 1.0 page 13 of 13