ALL-CRM Gebruikers Handleiding AC-DataClean 7.0

Transcriptie

1 ALL-CRM Gebruikers Handleiding AC-DataClean 7.0 Auteur: Jeroen van der Werff Datum: Versie: v1.3 Reference: 2014, All-CRM

2 1 Inhoudsopgave 1 Inhoudsopgave 2 2 Document geschiedenis 3 3 Disclaimer & Legal 4 4 Inleiding 5 5 Gebruikershandleiding Databaseverbinding Instellingen voor bedrijven Ontdubbel bedrijven Verwijder data handmatig Controleren van gegevens Instellingen voor personen Overzicht Uitvoering 13 Date: V 1.2 page 2 of 14

3 2 Document geschiedenis Versie Datum Auteur Aanpassingen JvdW Eerste versie GvB Bijgewerkt naar nieuwste software versie SH Fouten bijwerken en vertalen naar Engels GvB Er is een knop bijgekomen, handleiding hierop aangepast Date: V 1.2 page 3 of 14

4 3 Disclaimer & Legal Alhoewel dit document met de grootste zorg is samengesteld kan het fouten bevatten of incompleet zijn. Er kunnen geen rechten aan dit document worden ontleend. De inhoud van dit document is vertrouwelijk van aard. Het wordt onder de nadrukkelijke voorwaarde van non-disclosure ter beschikking gesteld. The disclosed information is the (intellectual) property of All-CRM copying it or using it in any way other than the intended purpose of cooperation is a breach of copyrights and the agreement under which this document has been supplied. All rights reserved All-CRM. Date: V 1.2 page 4 of 14

5 4 Inleiding AC-DataClean is een product dat eenvoudig dubbele gegevens uit de database kan verwijderen. Voordat het ontdubbelen plaatsvindt, heeft u een aantal keuzes in de wijze waarop dit gebeurd. Deze keuzes zullen in deze handleiding uiteen worden gezet. All-CRM levert ook een overkoepelend beheers programma. Met deze zo gehete Application Control Center (AC-ACC) is het mogelijk om alle producten van All-CRM te beheren. Hier valt ook AC-DataClean onder. Date: V 1.2 page 5 of 14

6 5 Gebruikershandleiding 5.1 Databaseverbinding Dit is de beginpagina van AC-DataClean. Er wordt geadviseerd om ten alle tijden een back-up van de database te maken wanneer dit product wordt gebruikt. Wanneer er op de knop "volgende" wordt gedrukt wordt het scherm met de database verbinding geopend. Vul hier de gegevens in om een connectie te maken met de database waarop de bewerkingen moeten worden uitgevoerd. Daarnaast wordt er een herinnering gegeven om een back-up te maken van de database. Mocht er al een analyse zijn gemaakt, waarmee verder kan worden gewerkt, dan kan een vinkje worden geplaatst bij "Behoud de aanwezige analyse gegevens". Dit is alleen verstandig indien al wel een analyse is gemaakt, maar nog geen bedrijven zijn samengevoegd. (Dus de wizard is voortijdig afgebroken.) Deze twee schermen worden niet getoond indien AC-DataClean vanuit de beheerstool AC-ApplicationControlCenter wordt gestart. Date: V 1.2 page 6 of 14

7 5.2 Instellingen voor bedrijven Als er een correcte database verbinding is, dan wordt het volgende scherm getoond. "Ontdubbel bedrijven" staat standaard aangevinkt. Mocht ervoor gekozen worden om alleen contactpersonen te ontdubbelen kan dit vinkje worden weg gehaald. Het ontdubbelen van contactpersonen wordt later uitgelegd. Er zijn vier variabelen waarop ontdubbeld kan worden. De optelsom van de geselecteerde waardes moeten gelijk of hoger zijn aan de gekozen waarde om een bedrijf als dubbel te zien. Er moeten minimaal twee velden worden ingesteld om aan of over de grenswaarde te komen. Zoals in de afbeelding is aangegeven. Als ervoor gekozen wordt om het ontdubbelen niet automatisch te laten verlopen kan "verwijder data handmatig" worden aangevinkt. Date: V 1.2 page 7 of 14

8 5.2.1 Ontdubbel bedrijven Als er gekozen wordt om automatisch te ontdubbelen kan hier worden bepaald welke bedrijfskaart behouden moet worden. Er kan een keuze worden gemaakt tussen "nieuwste record bewaren" of "oudste record bewaren" Zodra op de knop Volgende wordt geklikt, dan worden een aantal analyses uitgevoerd. Hierna wordt het volgende scherm getoond. Date: V 1.2 page 8 of 14

9 5.2.2 Verwijder data handmatig Als er gekozen wordt om data handmatig te verwijderen komt er een knop beschikbaar waarin geselecteerd kan worden welke records behouden kunnen worden. In het scherm hierboven worden alle voor ontdubbeling in aanmerking komende bedrijven getoond. Door het plaatsen van vinkjes in de eerste kolom kan worden aangegeven of het betreffende bedrijf gehandhaafd moet blijven. Date: V 1.2 page 9 of 14

10 5.3 Controleren van gegevens Het volgende scherm dat wordt getoond geeft een overzicht van de conflicten die zullen optreden bij het ontdubbelen. Indien in het bovenste scherm regels staan, wil dit zeggen dat er in een set meer dan een regel is aangevinkt. In dit geval zal die set niet worden ontdubbeld. Indien in het onderste scherm regels staan, wil dit zeggen dat er in een set geen regel is aangevinkt. In dit geval zullen alle records in die set worden verwijderd (!). Date: V 1.2 page 10 of 14

11 5.4 Instellingen voor personen Het programma ontdubbeld niet alleen bedrijven maar ook de contactpersonen. Contactpersonen worden alleen ontdubbeld indien het bovenste vinkje is geplaatst. Daaronder kan worden opgegeven wat de waardering moet zijn voor de verschillende criteria. Bij het zoeken naar dubbele contactpersonen worden de opgegeven waarden van de overeenkomstige velden opgeteld. Is de totale score gelijk, of hoger dan de grens of Threshold waarde, dan worden beide contactpersoon kaarten op elkaar gelegd. Welke kaart hierbij voorrang heeft wordt opgeven in de laatste keuzelijst. Oudste of nieuwste kaart. In de onderste vinkbox wordt aangegeven of alle bedrijfskaarten moeten worden gecontroleerd op dubbele kaarten of dat dit alleen hoeft te worden gedaan voor de samengevoegde kaarten. De knop Create Temp. Firstnames if empty (niet zichtbaar in de afbeelding) maakt tijdelijke voornamen aan voor alle contactpersonen waarbij de voornaam niet is ingevuld. (Standaard worden personen zonder voornaam niet ontdubbeld.) Op deze wijze worden ook de personen met alleen een achternaam ook ontdubbeld. Natuurlijk wordt deze tijdelijke voornaam in een latere stap automatisch weer verwijderd. Als "De contactpersonen van een ontdubbeld bedrijf samenvoegen" niet wordt aangevinkt dan zijn de andere opties ook niet beschikbaar. Date: V 1.2 page 11 of 14

12 5.5 Overzicht Na de pagina met instellingen van personen wordt er op het volgende scherm een kort overzicht gegeven van wat er met de data gaat gebeuren. Nadat op deze pagina op de knop met tekst Klaar is geklikt, wordt een bevestigingsscherm getoond. Date: V 1.2 page 12 of 14

13 5.6 Uitvoering Nadat de keuze is bevestigd worden de volgende acties door het programma uitgevoerd: A. De bedrijven die ervoor in aanmerking komen worden samengevoegd. Ook alle gerelateerde tabellen worden bijgewerkt. In een grote database (dus met veel bedrijfskaarten) kan dit gemakkelijk meer dan 1 uur in beslag nemen. De voortgang kan worden gevolgd op het scherm. Hier wordt een teller weergegeven waaruit de voortgang kan worden afgeleidt. (Deze teller wordt periodiek ververst.) B. Indien geselecteerd wordt een lijst samengesteld van de voor ontdubbelen in aanmerking komende contactpersonen. Deze bewerking neemt ongeveer 1 uur in beslag. Date: V 1.2 page 13 of 14

14 C. Hierna wordt op het scherm een overzicht getoond waarin alle gevonden dubbele combinaties worden getoond. Zie afbeelding hierna: In dit scherm zijn de belangrijkste gegevens van de contactpersonen weergegeven samen met de gegevens m.b.t. de ontdubbelfactoren. In de eerste kolom staat met een [X] aangegeven of de betreffende groep van contactpersonen wordt samengevoegd of niet. De [X] kunnen worden geplaatst of verwijderd door op de regel met [X] te klikken. (of juist op de regel waar de [X] moet worden geplaatst.) Vervolgens dient op de knop Select / undo Select te worden geklikt om de aanpassing te bevestigen. Naast een enkele regel selectie ondersteunt het systeem ook multi select door middel van Control en Shift. D. Nu worden de contactpersonen ontdubbeld. Ook dit kan geruime tijd in beslag nemen. E. Nadat op de knop Ok is geklikt wordt de feitelijke samenvoeging van de contactpersonen gestart. De voortgang is te volgen op het scherm. Date: V 1.2 page 14 of 14