Handleiding Boekhouding

Transcriptie

1 Handleiding Boekhouding Plaatselijke afdelingen Module 4 Inkomsten

2 4 INKOMSTEN SOORTEN Giften Lidkaarten Sponsoring Legaten Subsidies Verkoop 14-daagse-artikelen Zelfkleververkoop Preventieve diensten (Hulpdienst) Uitlening materiaal door Sociale Hulpverlening Uitlening materiaal andere Ziekenvervoer Interne verkoop (tussen Rode Kruisentiteiten) Verkoop van investeringsgoederen Ontvangsten van de Dienst voor het Bloed Leergangen (Vorming) Vormingsactiviteiten verenigingen/bedrijven Bedrijfseerstehulp Verhuur lokalen Verkoop didactisch materiaal OPSTELLEN VAN EEN VERKOOPFACTUUR... 9 Module 4 - Pagina 1

3 1 LEIDING 2 FINANCIELE AANGELEGEHEDEN 3 BOEKHOUDKUNDIGE ASPECTEN Module 4 - Pagina 2

4 4 INKOMSTEN 4.1 Soorten Een entiteit heeft verschillende soorten inkomsten: Giften Dit zijn bedragen die een derde stort aan het Rode Kruis zonder dat hiertegenover een tegenprestatie staat. Onder bepaalde voorwaarden kan de derde hiervoor een fiscaal attest krijgen via de hoofdzetel. De giften worden elders in deze handleiding uitgebreid besproken Lidkaarten Dit zijn kleine bedragen (5,00 EUR) die een derde betaalt aan het Rode Kruis om lid te zijn van de plaatselijke afdeling. Als tegenprestatie krijgt de derde hiervoor een lidkaart die al dan niet recht geeft op een aantal voordelen (bijv. korting bij uitleendienst). De lidkaarten worden elders in deze handleiding uitgebreid besproken Sponsoring Het Rode Kruis kan naar aanleiding van een bepaald evenement privé-personen, zelfstandigen en bedrijven aanschrijven om financiële steun te vragen. Bij sponsoring wordt als tegenprestatie door het Rode Kruis reclame gemaakt op het evenement. Sponsoring mag niet in strijd zijn met de grondbeginselen van het Rode Kruis. We denken hier specifiek aan onafhankelijkheid, onpartijdigheid en neutraliteit. Bij het uitschrijven van een sponsoringovereenkomst moeten een aantal voorwaarden in acht genomen worden. Een voorbeelddocument vindt u in de module: Bijlage. Module 4 - Pagina 3

5 De inkomsten van deze sponsoring dienen integraal ingeboekt te worden in de boekhouding van de afdeling. De rekening is hiervoor beschikbaar. De dubbels van de sponsoringovereenkomsten dienen door de penningmeester bewaard te worden volgens dezelfde regels als de verkoopfacturen. Een sponsoringovereenkomst geeft geen recht op een fiscaal attest uitgereikt door de hoofdzetel. Wel kan bij afgifte van een correct document de sponsor dit laten gelden als bedrijfskosten. Het is de verantwoordelijkheid van de penningmeester om erop toe te zien dat er geen misbruik gemaakt wordt van sponsoring Legaten Legaten lopen via de hoofdzetel. Indien een testament dit preciseert, kan een afdeling inkomsten uit een legaat krijgen Subsidies Sommige entiteiten ontvangen subsidies van openbare overheden. We denken hier aan gemeentelijke, provinciale, gewestelijke en federale subsidies. Deze bedragen dienen geboekt te worden op de rekening Verkoop 14-daagse-artikelen De verkoop van Rode Kruisartikelen al dan niet aangekocht via de hoofdzetel wordt geboekt op de rekening verkoop 14-daagseartikelen Zelfkleververkoop Verkoop van zelfklevers is een van de manieren waarop de afdeling geld kan inzamelen met ondersteuning van een nationale campagne. De organisatie van de zelfkleververkoop is toevertrouwd aan de verantwoordelijke Communicatie & Werving. Belangrijk is toe te zien op de juiste afrekening. U kunt zelf al de controle doen door het aantal verkochte zelfklevers (zoals vermeld op de kostenrekening aankoop zelfklevers) te vermenigvuldigen met de waarde van een zelfklever. Module 4 - Pagina 4

6 4.1.8 Preventieve diensten (Hulpdienst) Voor elke preventieve dienst dient er een contract opgemaakt te worden tussen de organisator en het Rode Kruis. Hiervoor moeten de formulieren HD/C 612 gebruikt worden. Op basis van dit contract (HD/C 612) wordt er een afrekening opgemaakt. Deze afrekening gebeurt op basis van het Rode Kruisformulier HD/C 614 en wordt opgemaakt in viervoud (doordruksysteem). Het origineel is voor de organisator, 1 exemplaar is voor de hulpdienstverantwoordelijke, 1 exemplaar is voor de provincie, 1 exemplaar (roze) is voor de penningmeester. Dit document dient om de inkomsten van de preventieve hulpactie te boeken. Het nummer van de HD/C 614 zet u in de boekhouding in het veld Commentaar, gevolgd door de datum van het evenement en u geeft daarna een korte omschrijving. Preventieve diensten die via een andere entiteit afgerekend worden (intern), worden op dezelfde manier gefactureerd via een HD/C 614. De aanvrager van de preventieve dienst is nu geen derde partij, maar een andere Rode Kruisentiteit Uitlening materiaal door Sociale Hulpverlening Materiaal van Sociale Hulpverlening moet via de daartoe beschikbare formulieren uitgeleend worden. Op basis van deze formulieren wordt er door de verantwoordelijke een kas bijgehouden. Het kasdocument dient als basis voor het boeken van de verrichtingen van de uitleendienst. Deze boekingen kunt u per dag doen of via 1 globale boeking per maand. Belangrijk hierbij is dat de huurgelden geboekt worden op de rekening De ontvangen of teruggegeven waarborgen worden geboekt op de rekening Dit zijn geen inkomsten voor het Rode Kruis. De waarborg krijgt de afdeling enkel tijdelijk ter beschikking mocht er iets mis gaan met het uitgeleende goed. In bijna alle gevallen wordt de waarborg teruggestort aan de ontlener. De waarborgen zijn dus eigenlijk geen eigendom van de entiteit. Module 4 - Pagina 5

7 Indien men via de uitleendienst giften ontvangt, dienen deze op dezelfde manier behandeld te worden als de andere giften (zie hiervoor elders). De verkoop van goederen (bijv. toiletemmers, matrashoezen) dient geboekt te worden op rekening Uitlening materiaal andere Wanneer er materiaal wordt uitgeleend zonder een dienstprestatie door vrijwilligers, moet bij een preventieve hulpactie een HD/C 614 ingevuld te worden. In de andere gevallen kan een verkoopfactuur opgemaakt worden. Bijv.: uitlenen van een tent aan een andere entiteit tijdens een preventieve hulpactie of het uitlenen van een veiligheidsset aan de scouts Ziekenvervoer Wanneer jouw entiteit ziekenvervoer presteert binnen het kader 105 of afvoeringen vanuit preventieve diensten, wordt de facturatie verzorgd door de dispatching in Antwerpen. Uw vrijwilligers-ambulanciers vullen een gegevensblad in over de uitgevoerde rit. Die moeten minimaal maandelijks doorgestuurd worden naar de dispatching 105. Het is van het grootste belang dat de vervoersopdrachten zo snel mogelijk worden doorgestuurd naar Dispatching. Hoe sneller het formulier bij Dispatching, hoe sneller er aan de patiënt kan gefactureerd worden, hoe sneller de patiënt de factuur kan betalen en hoe sneller uw ziekenvervoer door de Dispatching aan uw afdeling kan uitbetaald worden. Op basis van deze formulieren maakt de dispatching de facturen op voor de patiënt. Eenmaal per maand stuurt de dispatching de entiteiten een afrekening over de afgelopen periode en betaalt hij een deel van de ontvangen inkomsten uit. Uw verantwoordelijke Ziekenvervoer ontvangt ook een reeks documenten. Vooreerst krijgt hij een overzicht van de ingeboekte en afgewerkte ritten. Op basis van dit document kan hij volgen welke ritten nog niet afgehandeld zijn. Opvolging hiervan is zeker nodig. Daarnaast worden er door de dispatching twee facturen meegestuurd. Module 4 - Pagina 6

8 De eerste factuur is een aankoopfactuur voor de entiteit (dispatching factureert aan de entiteit). Dit document bevat de bijdragen die de entiteiten moeten afstaan aan de dispatching én de brandstofkosten, als er met een Rode Kruistankkaart gewerkt wordt. De tweede factuur is een verkoopfactuur voor de entiteit (entiteit factureert aan de dispatching). Via deze factuur worden de brutovergoedingen in de boekhouding van de entiteit opgenomen. Bij betaling door de dispatching zal enkel het verschil gestort worden. Dit kunt u volgen op de verzamelstaat die meegeleverd wordt. De aankoop- en verkoopfactuur moeten niet noodzakelijk afzonderlijk geboekt te worden. Het is toegelaten enkel het ontvangen bedrag op te nemen in uw boekhouding. Het ontvangen bedrag moet geboekt worden op de rekening Ziekenwagendienst Interne verkoop (tussen Rode Kruisentiteiten) Goederen die intern verkocht worden - dit wil zeggen aan een andere Rode Kruisentiteit - dienen eveneens gefactureerd te worden. Hiervoor moet dus ook een verkoopfactuur worden opgemaakt. Afhankelijk van de verkochte goederen moet u boeken naar een van de betreffende interne rekeningen van de klasse Verkoop van investeringsgoederen Bij de verkoop van investeringsgoederen dient er een verkoopfactuur of -overeenkomst opgemaakt te worden. Dit document bevat, indien van toepassing, ook een alinea over het verwijderen van Rode Kruisemblemen. Het is belangrijk om bij deze verkopen een gedetailleerde omschrijving van het goed te geven, om later mogelijke discussies tot een minimum te beperken Ontvangsten van de Dienst voor het Bloed Voor elke bloedinzameling betaalt de Dienst voor het Bloed een bijdrage per bloedgever voor de onkosten, gemaakt door de afdeling. Deze inkomsten worden berekend op basis van het aantal bloedgevers dat tijdens een bloedafname langskwam. De Module 4 - Pagina 7

9 verantwoordelijke Bloed ontvangt hiervoor een overzichtsblad. Dit overzichtsblad moet u boeken als een verkoopfactuur. De Dienst voor het Bloed stort automatisch de bedragen op de afdelingsrekening Leergangen (Vorming) Vormingsactiviteiten verenigingen/bedrijven Bepaalde vormingsactiviteiten die niet voor het publiek toegankelijk zijn, moeten betaald worden (bijv. Gezondheidspromotie) Bedrijfseerstehulp De inkomsten van (vormingsactiviteiten) Bedrijfseerstehulp worden door de bedrijven gestort op een rekening van de hoofdzetel. De inkomsten uit vormingsactiviteiten worden door de boekhouding volgens een beslissing van het Directiecomité opgesplitst in een percentage voor de organiserende entiteit, de provinciale zetel en de hoofdzetel: Erkende afdeling (AFD) met eigen vrijwilligers AFD 67,00 % Provincie (PZ) met vrijwilligers Hoofdzetel (RKVHZ) met beroepskrachten PZ 15,50 % 82,50 % 1,50 % HZ 17,50 % 17,50 % 98,50 % Verhuur lokalen Als u het Rode Kruislokaal ter beschikking stelt voor cursussen voor gesloten groepen, dan mag u hiervoor een gebruiksvergoeding per dagdeel vragen Verkoop didactisch materiaal Praktijkboeken Eerste Hulp en aparte modules, oefenmateriaal eerste hulp bij sportongevallen, brochures Gezondheidspromotie en het pakket Bedrijfseerstehulp kunnen in de cursussen verkocht worden. Module 4 - Pagina 8

10 4.2 Opstellen van een verkoopfactuur Voor een groot deel van de inkomsten die een entiteit kan ontvangen, bestaan er binnen het Rode Kruis standaarddocumenten: - lidkaarten; - overeenkomst uitlening (Sociale Hulpverlening); - afrekening medewerking HD/C 614 (Hulpdienst); - afrekening dispatching ziekenvervoer; - sponsoringovereenkomst; - verkoopovereenkomst; - verkoopfactuur. Van sommige documenten wordt als bijlage een voorbeeld gegeven. De verkoopfactuur kan gebruikt worden voor de verkoop van rollend materieel. Welke vormvereisten bestaan er voor het opmaken van een factuur? - vermelding van de gegevens (naam, adres,...) van de verkoper; - vermelding van de gegevens (naam, adres,...) van de koper - datum; - volgnummer (dit volgnummer moet consequent en opeenvolgend toegepast worden); - het woord 'FACTUUR'; - betaalwijze (betaaltermijn, indien al betaald vermeldt u voldaan, rekeningnummer...); - duidelijke omschrijving van het verkochte goed; - verkocht aantal en eenheidsprijs; - totale waarde van de factuur;- - er kan bij facturen van het Rode Kruis NOOIT btw vermeld worden op de facturen. Volgende formuleringen i.v.m. btw- vrijstelling worden gehanteerd: Ziekenvervoer Formule: Vrijgesteld van btw op basis van artikel 44 2, 1 WBTW Module 4 - Pagina 9

11 Preventieve Hulpacties Formule: Vrijgesteld van btw op basis van de Administratieve Beslissing nr. T van 10 november 1970, btw-rev., nr. 1, 110, nr. 24. Vorming door Rode Kruis-Vlaanderen Formule: Vrijgesteld van btw op basis van de Administratieve Beslissing nr. T van 10 november 1970, btw-rev., nr. 1, 110, nr. 24. Ziekenhuisbibliotheken: uitlenen van boeken en verkoop van oude boeken en versleten materiaal Formule: Vrijgesteld van btw op basis van de Administratieve Beslissing nr. T van 10 november 1970, btw-rev., nr. 1, 110, nr. 24. Levering van goederen en diensten in het kader van fondsenwerving Formule: Vrijgesteld van btw op basis van art 44 2, 12 WBTW Diensten voor het Bloed, het leveren van menselijk bloed Formule: Vrijgesteld van btw op basis van art 44 2, 1 ter WBTW Module 4 - Pagina 10