Bijlage bij de aanvraag 821 tot teruggave van Belgische BTW

Transcriptie

1 Bijlage bij de aanvraag 821 tot teruggave van Belgische BTW Informatie over de Belgische BTW wetgeving, commentaar, aanschrijvingen en beslissingen kan teruggevonden worden op de internetsite van het Belgisch Ministerie van Financiën. De hieronder vermelde wetsartikelen en aanschrijvingen kunnen daar geraadpleegd worden. (e-diensten / fisconet) A) Wie kan een aanvraag indienen? A1) De aanvrager moet een belastingplichtige zijn, zoals omschreven in de wetgeving van de BTW. A2) De aanvrager moet gevestigd zijn in een lidstaat van de Europese Unie. A3) De aanvrager mag voor de periode waarop zijn aanvraag betrekking heeft geen administratieve zetel, vaste inrichting, woonplaats of een vaste verblijfplaats gehad hebben. A4) Tijdens de periode waarop de aanvraag betrekking heeft mag de aanvrager geen goederen geleverd hebben of diensten verrichten hebben in België, uitgezonderd transportdiensten of diensten die hieraan nauw verwant zijn. NB In de gevallen waarin de belastingplichtige (aanvrager) bepaalde handelingen verricht heeft in België, waarvoor hij niet aangeduid wordt als schuldenaar van de BTW, en zich niet diende te indentificeren in België, kan ook teruggaaf aangevraagd worden (aanschrijving 4/1988) namelijk, (1) handelingen waarvoor de ontvanger van de dienst de BTW moet voldoen, (2) leveringen van goederen waarvoor de ontvanger (medecontractant) de BTW moet voldoen (art BTW wetboek), (3) bepaalde handelingen waarvoor de klant van vrijstelling kan genieten (Europese Unie, ambassades, Navo) (art. 42 BTW wetboek) (bestelbon 450/451 bijvoegen) (4) of handelingen waarvoor een andere vrijstelling kan ingeroepen worden (export, e.d.) Dit houdt in dat bij de aanvraag tot teruggaaf ook de stukken moeten bijgevoegd worden die de hierbovenvermelde ontheffing van voldoening van BTW aantonen. (bestelbon 450/451, copie contract, copie verkoopfactuur.) Indien dergelijke handelingen gesteld worden moet op de verkoopfactuur duidelijk vermeld staan dat de verkoop vrijgesteld is of dat de klant de BTW moet voldoen. B) Voor welke handelingen is er een recht op teruggaaf van BTW B1) Enkel voor goederen of diensten aangeschaft voor doeleinden van de economische activiteit van de belastingplichtige doen een recht op teruggave ontstaan. De uitsluitingen en de beperkingen die van toepassing zijn op Belgische belastingplichtigen, zijn ook van toepassing op de aanvragen van buitenlandse belastingplichtigen. De belangrijkste uitsluitingen beperkingen worden hieronder nog eens opgesomd. B2) Enkel Belgische BTW kan het voorwerp uitmaken van een verzoek tot teruggave. B3) Indien de aanvrager in zijn land een beperkt recht op aftrek geniet van BTW moet dit verplicht meegedeeld worden in de aanvraag, aangezien deze beperking ook van toepassing is op de teruggaaf van Belgische BTW. B4) De belangrijkste beperkingen en uitsluiting van de teruggaaf zijn de volgende :

2 - Hoogstens 50% van de BTW op autokosten worden ter terugbetaald. Indien een wagen wordt aangeschaft, moeten bij de aanvraag de volgende stukken bijgevoegd worden : - een bewijs dat de wagen in het activa van de firma is opgenomen. een copie van het inschrijvingsbewijs van de wagen. Een omschrijving waarvoor de wagen gebruikt wordt. Indien er voordien al een wagen in België werd aankocht, moet in de aanvraag meegedeeld worden wat er met de wagen gebeurd is (nog in activa, verkocht, e.d.) - BTW op receptiekosten, en kosten van onthaal worden niet terugbetaald. - BTW op hotel en restaurantkosten worden niet terugbetaald, tenzij die kosten gemaakt zijn omdat een personeelslid tijdelijk in België diende te verblijven omdat hij hier in België belast was met een levering of een dienstprestatie t.a.v. een derde. - BTW op kosten gemaakt ten behoefte van personeels-, bestuursleden of zaakgelastigden worden niet terugbetaald (sociale voordelen, water, gas, elektriciteit, e.d.) - BTW op goederen die weggeschonken worden niet terugbetaald (gift, geschenk) B5) Indien de BTW op managementfee (beheersovereenkomst) wordt teruggevraagd, moet er een copie van het contract bijgevoegd worden en moet aan de hand van de factuur en het contract en/of andere stukken duidelijk blijken wat deze management fee inhoudt en dat er tegenover deze aangerekende management fee een duidelijke en aantoonbare tegenprestatie bestaat, zoniet is de BTW niet terugbetaalbaar. B6) BTW die ten onrechte aangerekend werd door uw leverancier wordt niet terugbetaald. C)Formulieren en procedures C1) De aanvraag moet ingediend worden op een formulier 821. Dit formulier kan u aanvragen op het Centraal bureau voor buitenlandse belastingplichtigen tel (32) (0)2/ Dit formulier is (binnenkort) ook beschikbaar via de internetsite van het Belgisch ministerie van Financiën. U kan ook een formulier gebruiken, dat aangewend wordt in een aanvraag tot teruggaaf van BTW in uw lidstaat. Zoals een document OB68 in Nederland. U dient dan wel de bijkomende elementen die omschreven staan in deze bijlage bij te voegen in een aparte brief, samen met de gevraagde elementen. C2) De aanvraag moet in drievoud ingediend worden. C3) Alle aanvragen moeten ondertekend worden. De naam en de hoedanigheid van de persoon die tekent moet vermeld staan. C4) De aanvraag moet toegestuurd worden naar het Centraal Bureau voor buitenlandse belastingplichtigen, J Stevenstraat 7, (25 etage) te 1000 Brussel. C5) Alle rubrieken moeten ingevuld worden in het Nederlands of het Frans. C6) In vak 9 van de aangifte moet duidelijk aangegeven worden waarin de aanschaf van de goederen of de diensten in België kadert. C7) In vak 7 (bankrekening) moeten alle noodzakelijke mededelingen vermeld worden om het teruggevraagde bedrag te kunnen uitkeren : bankrekeningnummer, bankcode, swiftcode, naam van de bank, e.d., om te vermijden dat de terugbetaling niet kan uitgevoerd worden of vertraging oploopt buiten onze wil om.

3 D) Bij te voegen stukken bij de aanvraag tot teruggave (facturen, fiscaal attest, volmacht) D1) Bij de aanvraag moeten de originele facturen en creditnota s en/of invoerdocumenten bijgevoegd worden. D2) Op elk hierbovenvermeld document moet het volgnummer vermeld worden, waarmee het vermeld staat in deel 10 (verso) van het aanvraagdocument 821. D3) De ingediende facturen moeten voldoen aan de wettelijke voorschriften (art. 5 van het Koninklijk Besluit 1 van 29/12/1992). Dit houdt o.a. in dat de betrokken partijen op de factuur moeten staan, de datum, BTW nummers van de partijen, handelsregisternummer van de leverancier, datum en plaats van de handeling, de maatstaf van heffing, BTW tarief en bedrag in BEF (tot 31/12/2002) en/of EUR en een duidelijke omschrijving van de aard van de handeling, en de vereiste vermelding m.b.t. wagens (chassisnr. e.d.) D4) a) Zoals hiervoor reeds gesteld moeten in de meeste gevallen bijkomende gegevens, stukken of copies verschaft worden, zoals contracten, leveringsbonnen en/of een bijkomende uitleg. b) Er kan enkel teruggaaf verleend worden indien conforme facturen worden voorgelegd. Onvolledige, onjuiste facturen, facturen gericht aan een derde hebben geen enkele waarde. Tickets en bonnen zijn geen facturen en kunnen tot geen teruggaaf aanleiding geven. c) In de originele facturen verloren gegaan zijn, kunnen er aan de leveranciers dubbels gevraagd worden. Op die dubbels moet de volgende vermelding staan: Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur' (zie circulaire 10 /1974) D4 bis) Creditnota s moeten ook vermeld worden in de aanvraag. Het BTW bedrag op de creditnota moet in mindering gebracht worden van de gevraagde teruggave. Indien een aanvrager meer BTW moet terugstorten aan de Belgische schatkist, dan dat hij kan terugvragen in zijn aanvraag, dan moet hij dit saldo storten op de rekening van de ontvanger van het CKBB (Swift code PCHQ BE BB ; Rek ). D5) Bij de aanvraag tot teruggave moet ook een origineel attest bijgevoegd worden, geleverd door de bevoegde fiscale autoriteit, waaruit blijkt dat de aanvrager een BTW belastingplichtige is, zoals omschreven in de zesde BTW richtlijn (77/388/EU). Dit attest mag hoogstens één jaar oud zijn. Op dit attest moet o.a.de naam, het adres, de activiteit en het BTW nummer van de aanvrager staan. D6) Indien de aanvrager handelingen verricht heeft in België, moeten, zoals hiervoor reeds gesteld, copies bijgevoegd worden van de verkoopfacturen, en de bewijzen dat die handelingen vrijgesteld waren of dat de klant-medecontractant de Belgische BTW voldaan heeft (aanschrijving 30/1975). Opm: Indien de belastingplichtige aanvrager in zijn lidstaat geen volledig recht op aftrek heeft, geldt deze beperking ook voor de aanvraag in België. In de aanvraag moet dan het verhoudingsgetal en de manier waarop dit berekend werd meegedeeld worden. D.7 Volmachten

4 D7.1) Indien de terugbetaling dient te gebeuren aan een mandataris, moet er een volmacht bijgevoegd worden aan de aanvraag. D7.2) Deze volmacht, tengevolge van een openbare akte opgemaakt in een land dat deel uitmaakt van het verdrag van Den Haag van 5/10/1961, moet gelegaliseerd conform aan dit verdrag. De legalisering is niet nodig voor de volgende landen ingevolge het verdrag van Brussel: België, Frankrijk, Nederland, Ierland en Denemarken. ( verdrag Den Haag ) D7.3) Voor de onderhandse akten opgemaakt in België, moeten de volmacht gelegaliseerd worden door een beëdigd ambtenaar of door een notaris. D7.4) In de andere gevallen moet de volmacht gelegaliseerd worden door een bevoegd persoon van de Belgische ambassade, consulaire post of het Belgisch ministerie van buitenlandse zaken. D7.5) De volmachten, opgemaakt in een andere taal dan het Nederlands, Frans of Duits, moeten vergezeld zijn van een conform gecertifieerde vertaling. D.8 Verjaring. D8.1) De aanvraag tot teruggave moet, cfr de achtste richtlijn, ingediend en ontvangen zijn voor 30 juni van het jaar volgend op het jaar waarin de BTW opeisbaar is geworden. Indien de aanvraag later is ingediend of ontvangen zal de aanvraag behandeld worden, rekening houdend met de bepalingen van art van het BTW wetboek. D8.2) De aanvraag tot teruggaaf kan ingediend worden tot het recht op aftrek van de BTW op de facturen verjaard is. Voor 1/1/1999 bedroeg de verjaring 5 jaar. Vanaf 1/1/1999 bedraagt de verjaringtermijn drie jaar. E Nuttige periode, limietdata en minimumbedragen E1) De aanvraag tot teruggaaf moet betrekking hebben op handelingen voor een periode die niet minder dan drie maanden en niet meer dan één kalenderjaar beslaat. E2) De aanvraag kan enkel betrekking hebben op een periode van minder dan drie maanden indien, indien de betrokken periode slaat op het saldo van een kalenderjaar (bvb december) of indien de aanvraag betrekking heeft op facturen die door omstandigheden niet een vorige aangifte zijn opgenomen. E3) De aanvraag tot teruggave moet, cfr de achtste richtlijn, ingediend en ontvangen zijn voor 30 juni van het jaar volgend op het jaar waarin de BTW opeisbaar is geworden. E4) De aanvraag moet tenminste betrekking hebben op 25 EUR indien de aanvraag een kalenderjaar omvat, indien de aanvraag betrekking heeft op een periode van minder dan één jaar, en meer dan drie maanden is het minimumbedrag van de aanvraag 200 EUR. E5) Indien de terug te vragen BTW voor een jaar niet meer bedraagt dan 25 EUR, is geen terugbetaling mogelijk en deze som kan ook niet overgedragen worden naar een aangifte voor een volgende periode. E6) Indien de aanvraag geweigerd is, heeft de aanvrager nog drie jaar te rekenen vanaf de datum waarop de aanvraag geweigerd is om een nieuwe aanvraag in te dienen cfr. art. 90 van het BTW wetboek. F Gevallen waarin deze procedure niet van toepassing is. F1) Indien de aanvrager gevestigd is buiten de Europese Unie. F2) Indien de aanvrager, een belastingplichtige gevestigd binnen de Europese Unie, handelingen verricht, andere dan deze omschreven in punt 4A. In dat geval is de te volgen procedure omschreven in aanschrijving 4 van 1988.

5 F3) Indien de aanvraag ingediend is na de verjaringstermijn van 6 maanden na het jaar volgend op dat waarin de BTW opeisbaar werd, zal de aanvraag niet verworpen worden, maar verliest zij de voordelen verbonden aan de VIII richtlijn. F4) BTW die onterecht in rekening werd gebracht door de leverancier/dienstverrichter is niet vatbaar voor teruggaaf via deze weg. De teruggaaf moet gevraag worden aan de leverancier/dienstverrichter. G Diverse G1) De aanvrager zal ingelicht worden over de genomen beslissing m.b.t. zijn aanvraag. Een (gedeeltelijke) verwerping zal hem meegedeeld worden met de motivatie van de verwerping. G2) Indien u contact wenst op te nemen met de teruggaafcel doet u dit best per brief, per fax (00(32) of per e mail (voornaam agent.naam agent@minfin.fed.be) G3) Het is aangeraden om bij een aanvraag een (kort) begeleidend schrijven te voegen waarin u uitlegt welke aktiviteit u verricht, of u handelingen in België verricht heeft en zo ja, hoe en door wie deze handelingen in België aangegeven zijn. Zo kan de teruggaafdienst in België een duidelijk beeld vormen van de aanvraag en kan de aanvraag ook sneller afgehandeld en terugbetaald worden. Gelieve om op uw begeleidend schrijven ook uw e mail adres bij te voegen.

6 CHECK LIST van uw aanvraag tot teruggaaf van Belgische BTW - Een begeleidend schrijven (G3) - Het aanvraagformulier 821 met o.a. vermelding van - RBT nummer vorige aanvraag - Uw BTW nummer - De juiste en volledige aankruising in vak 9 - omschrijving activiteit aanvrager - Een gedetailleerde lijst in vak 10 - Wijze van terugbetaling (C7) Rekening houdend met : - bepaalde aftrekbeperkingen (B1 B6) - Vormvoorwaarden (C1- C7) - bijkomende bewijzen i.v.m. BTW autokosten(b4) - creditnota s (D4 bis) - Fiscaal attest (D5) - Volmacht/ mandaat (D7) - In bepaalde gevallen bijkomende verantwoordingstukken zoals : - Bewijs dat uw handelingen in België vrijgesteld zijn of de klant voldoet de Belgische BTW (A4) - Managementfee contract (B5) - Facturen en creditnota s