Project initiatie document. Team: 5. Bedrijf: Itopia Project: Virtualisatie Project initiatie document. Itopia

Transcriptie

1 2012 Project initiatie document Auteur: Team 5 Versie: 1.5 Status: Final Datum: is een onderdeel van de Hogeschool van Amsterdam Project initiatie document Team: 5 Bedrijf: Project: Virtualisatie

2 Documentgegevens 2012 Project Initiation Document Revisies Versie Status Datum Gewijzigd door Wijzigingen 1.0 Concept Concept Jordy van Rhee Productbescrijving en organisatiestructuur 1.2 Concept Jeffrey Dignum Management summary + randvoorwaarden 1.3 Concept Dion Bosschieter Aanpassingen na feedback Plaintech Concept Stefan Visser Aanpassingen na feedback QA Final Anton Mostert Final versie Distributie Dit document is verstuurd aan: Versie Datum Naam Functie verzending Plaintech Opdrachtgever QA Quality control QA Quality control Plaintech Opdrachtgever 1

3 Inhoud 2012 Project Initiation Document Documentgegevens Inleiding en achtergrond van het project Projectmanagementmethode Projectteam Opbouw van dit document Projectdefinitie Doelgroep Projectdoelstellingen Projectresultaat Fasering Randvoorwaarden en beperkingen Initiële Business Case Het probleem Kosten Baten Organisatiestructuur Initiële projectplanning Randvoorwaarden en aannames MoSCoW schema Gantt-chart Productbeschrijvingen Projectplanning Activiteitenplanning Beheersmechanismen Toleranties Voortgangsrapportage Uitzonderingsprocedure Projectrisico s Bijlage 1: Gantt-chart... 0 Bijlage 2: Organisatiestructuur... 1 Bijlage 3: Productbeschrijving... 3 Bijlage 4: Service level agreement

4 2012 Project Initiation Document Bijlage 5: Samenwerkingscontract Inhoudsopgave Organisatiebeheer Contactgegevens Contactpersoon Overige rolverdeling Ondertekening Projectleden

5 Management summary 2012 Project Initiation Document Plaintech is a UK-based hosting company, which has grown into an internationally known hosting provider with many customers. Recent developments in hosting technology have shown them, that they have been using their resources inefficiently, which resulted in higher costs then necessary. Project Virtualization is a profitable project whereby the costs will be earned back in a time limit of two years. Plaintech has approached regarding a request for proposal for the possibility to build a cloud platform. In order for to meet the expectations of Plaintech, and Plaintech will first need to get a clear understanding of each other. For this reason, has written a project initiation document. A project initiation document contains all the information which is acquired during the start of this project. In this document you will find a detailed overview of the plans and agreements and Plaintech have come across with each other. The main deliverables will consist of the following items: - The advisory report consists of a technical design, functional design and an implementation plan - The prototype (proof of concept) will contain all primary aspects, which and Plaintech have agreed upon. Primary aspects will be discussed in the advisory report. - The system documentation will contain important information about the hard- and software of the system. It will also be crucial for managing the prototype or for upgrading the system. Below you will find a timetable with every deliverable product and the final date at which it will be delivered. Deliverables Final delivery date Project Initiation October 3 rd 2012 Document Functional design October 31 th 2012 First prototype November 7 th 2012 Second prototype November 28 th 2012 Technical design December 5 th 2012 Final December 19 th 2012 prototype/product presentation Implementation plan January 9 th 2013 System January 9 th 2013 Documentation The following resources will be available and can be used by our team for support: - The Project Management - Quality Assurance Comity - Consultancy and Coaching - Workshops for a better understanding of the project and deliverables 4

6 2012 Project Initiation Document 1. Inleiding en achtergrond van het project Plaintech UK is een internationale organisatie waarbij de hoofdvestiging in Birmingham is gevestigd. Een divisie van Plaintech is gevestigd in Nederland voor de Nederlandse en Scandinavische markt. Plaintech heeft jaren ervaring met betrekking tot het aanbieden van hosting platformen aan MKB bedrijven, maar het bedrijf heeft zich alleen nog maar beziggehouden met fysieke server hosting. Dit heeft echter vele nadelen door de opkomst en flexibiliteit van cloud platformen. De nadelen van fysieke server hosting zijn onder andere: - Ruimte - Beheer - Stroomgebruik - Back-ups - Beveiliging Plaintech heeft een Request for Proposal (RFP) ingediend bij. Er wordt gevraagd door middel van deze RFP om een nieuw virtueel hosting platform te ontwikkelen dat voldoet aan de eisen van Plaintech. 1.1 Projectmanagementmethode Om een project tot een goed einde te laten komen dient er een goede projectmanagementmethode aanwezig te zijn. handhaaft daarom de PRINCE2 methode. PRINCE staat voor PRojects IN Controlled Environments en is gericht op het management en de besturing van projecten. PRINCE2 is toepasbaar op alle projecten en is daarom zeer flexibel. Thema s in Prince2 die niet van toepassing zijn op een project kunnen worden aangepast. Prince2 zal ervoor zorgen dat het gehele project in fases loopt, waardoor het een gestructureerd project wordt. De opdrachtgever zal hierdoor een goede visie krijgen over hoe het project ziet en de kwaliteit hiervan waarborgt. 1.2 Projectteam In de tabel hieronder ziet u de gegevens van de zes leden van het projectteam VIRT5 die het product zullen gaan realiseren. Naast deze functies, realiseren alle projectleden gezamenlijk het eindproduct. Naam Specialisatie Functie Dion Bosschieter System & Network Engineering Projectleider, vergaderingvoorzitter Jeffrey Dignum System & Network Engineering Contactpersoon, Q&A Jordy van Rhee System & Network Engineering Q&A Stefan Visser System & Network Engineering Planner Sebastiaan Hendrickx System & Network Engineering Notulist Anton Mostert System & Network Engineering Technical Engineer 5

7 2012 Project Initiation Document 1.3 Opbouw van dit document Dit document zal beginnen met de projectdefinitie. Hierin wordt de doelgroep en doelstelling beschreven en op welke manier deze doelstelling tot stand willen gaan brengen. Vervolgens wordt in het hoofdstuk Initiële Business Case beschreven wat het te realiseren product zal gaan opleveren voor de opdrachtgever en waarom voor dit product gekozen heeft. Vervolgens komt de organisatiestructuur, initiële projectplanning, beheersmechanismen en de projectrisico s aan bod. In de bijlage is een grafische weergave van de projectplanning te vinden, een organisatiestructuur en is er van elk op te leveren product een beschrijving te vinden. 6

8 2. Projectdefinitie 2012 Project Initiation Document Een projectdefinitie is een beschrijving van alle activiteiten/werkzaamheden die te maken hebben met het project. In dit hoofdstuk is het vooral belangrijk om aan te geven wat wel en niet bij het project hoort en wat het doel is van het project. Ook wordt hier aangegeven wat voor (deel)- producten opgeleverd zullen worden. 2.1 Doelgroep De doelgroep die door Plaintech is gesteld zijn MKB bedrijven met tussen de 10 en 25 medewerkers. gaat tijdens dit project een cloud platform realiseren voor Plaintech. Plaintech kan deze service dan aanbieden aan hun klanten. 2.2 Projectdoelstellingen Aan het einde van het project wil de volgende doelstellingen bereikt hebben: - zal drie mogelijke cloud platformen aanbieden in een adviesrapport waaruit Plaintech kan kiezen zodat ze niet meer gelimiteerd zijn tot het aanbieden van fysieke platformen; - Het realiseren en aanbieden van een cloud platform voor Plaintech in fases; - Deze fasen zijn als volgt te omschrijven: 1st prototype ( ) Final prototype ( ) Final product presentation ( ) - Het cloud platform moet Plaintech helpen om kosten te besparen, hun klanten flexibiliteit te geven in het installeren en configureren van virtuele servers, marktpositie versterken en een effectief groen beleid voeren; - Aan het einde van het project (week van ) moet duidelijk naar voren komen dat het cloud platform flexibiliteit en gemak aan de klanten van Plaintech geeft (bijvoorbeeld door gebruiksstatistieken te gebruiken); - Op lange termijn moet duidelijk naar voren komen dat het cloud platform kostenverlaging en een versterkte marktpositie mogelijk heeft gemaakt; 2.3 Projectresultaat Plaintech zal drie mogelijkheden voor cloud platformen aangeboden krijgen met bijbehorend advies van waaruit ze een keuze kunnen maken. Het resultaat van het project zijn de volgende producten: - Prototype server - Project Initiation Document - Adviesrapport - Functioneel ontwerp - Technisch ontwerp - Implementatieplan - Systeemdocumentatie 7

9 2.4 Fasering 2012 Project Initiation Document Het project Virtualisatie zal in fases worden gerealiseerd. De techniek die hiervoor gebruikt heet AORTA. AORTA is verdeeld in vijf fases, namelijk: 1. Analyse 2. Ontwerp 3. Realisatie 4. Testen 5. Afsluiten 1. Analyse fase In deze fase worden de mogelijkheden onderzocht met betrekking tot het project Virtualisatie. De analyse fase start in het begin van het project. In deze fase biedt advies aan Plaintech zodat Plaintech daarop hun keuze kunnen maken. 2. Ontwerp fase Na de verschillende vergaderingen tussen en Plaintech tijdens de analyse fase, wordt in deze fase het prototype ontworpen met de gestelde eisen van Plaintech. In deze fase worden de volgende deelproducten geleverd: - Functioneel ontwerp - Technisch ontwerp - Prototype 3. Implementatie fase: Dit is de fase waarin het prototype gebouwd gaat worden. In de implementatie fase worden de volgende deelproducten geleverd: - Cloud platform - Graphical User Interface (als onderdeel van het cloud platform) - Implementatieplan 4. Test fase Tijdens deze fase testen we het cloud platform op fouten of beperkingen. De onderdelen die we gaan testen zijn het cloud platform zelf en de Graphical User Interface. 5. Afsluitfase: In deze fase rondt het project af met de oplevering van het eindproduct en de systeemdocumentatie. In de paragrafen hieronder zijn de opleveringen te vinden per week. Week 1-5 Om een volledig eindproduct te realiseren werkt in fases. In de eerste fase maakt een PID waarin er wordt vastgelegd wat de huidige situatie is, de gewenste situatie en waaruit het project zal bestaan. In deze eerste vijf weken wordt ook de projectplanning voorgelegd aan Plaintech. 8

10 2012 Project Initiation Document Week 6-10 In deze periode wordt het functioneel ontwerp gemaakt waarbij gebruikgemaakt wordt van UMLdiagrammen zoals een use-case diagram en een activiteiten diagram. Ook worden de kosten/baten en de Return On Investment hierin beschreven. Week In deze periode wordt het Technisch Ontwerp gemaakt waarbij de technische aspecten van het virtuele platform worden vastgelegd, zoals: - IP adressen - Netwerk tekening (Visio) - Protocollen en poorten - DMZ info - Eigenschappen soft/hardware Week In de laatste periode wordt het implementatieplan gemaakt, hierin worden onderwerpen beschreven zoals de implementatiekosten, verantwoordelijkheden, implementatie schema etc. In de afbeelding hieronder, ziet u een volledig overzicht van de vier fases en de producten. De exacte planning met inleverdata staan in een Gantt-chart (Bijlage 1). 9

11 2012 Project Initiation Document 2.5 Randvoorwaarden en beperkingen Tijdens dit project gaat een cloud platform ontwerpen en realiseren. Dit virtuele netwerk moet kunnen worden beheerd en moet de mogelijkheid bieden om het netwerk up-to-date te houden. Om de opdrachtgever de volledige controle te bieden over dit cloud platform dienen alle bijbehorende documentatie opgeleverd te worden. levert aan het einde van dit project een product op met de volgende minimale functionaliteiten/eisen: Er moet een web paneel beschikbaar zijn om als klant zijn deel van het cloud platform te besturen; Plaintech moet het cloud platform makkelijk kunnen beheren; Het cloud platform moet makkelijk uit te breiden zijn; Alle documenten (handleidingen, rapporten etc.). Indien er voldoende tijd over is in het project, kan het product uitgebreid worden met extra functionaliteiten en meerdere functies waardoor bepaalde acties geautomatiseerd worden. levert een adviesrapport in waarin advies geeft over welk cloud platform systeem het beste te gebruiken is in deze situatie. In dit adviesrapport geeft drie mogelijkheden waaruit Plaintech kan kiezen. Ook levert een prototype in dat als voorbeeld dient voor Plaintech. 10

12 3. Initiële Business Case 2012 Project Initiation Document Plaintech is een internationale organisatie en heeft zijn hoofdkantoor gevestigd in Birmingham. Één van de divisies van Plaintech is operatief in Nederland voor de Nederlandse en Scandinavische markt. Plaintech heeft benadert voor een Request for Proposal (RFP). In deze RFP is aan gevraagd om met een voorstel te komen. Dit voorstel heeft te maken met het aanbieden van een cloud platform aan verschillende klanten van Plaintech. De doelen die Plaintech hiermee wil bereiken zijn de volgende: Aanbieden van virtuele servers aan klanten Verlagen van (lange termijn) kosten Een actieve rol spelen in het verbeteren van de ecologische omgeving (groen beleid voeren) Meer flexibiliteit creëren door klanten de keuze te geven om snel en makkelijk verschillende besturingssystemen te installeren Verlagen van time-to-market, doordat de virtuele servers, die gaan draaien in het cloud platform, vrijwel direct operationeel worden na het aanvragen hiervan Versterken van de concurrentiepositie 3.1 Het probleem Momenteel is het probleem dat Plaintech alleen fysieke servers heeft wat dus vaak erg onhandig is indien klanten per direct een nieuwe server (configuratie) willen. Het afstellen van fysieke servers kost vaak meer tijd en is afhankelijk van de beschikbaarheid van de fysieke componenten. Een virtuele oplossing kost minder tijd en is vaak on-the-fly te realiseren. Plaintech wilt ook af van de Windows-only mogelijkheid die ze momenteel bieden. In de toekomst wilt Plaintech verschillede besturingssystemen aanbieden. Het probleem is ook dat Plaintech op dit moment dreigt achter te lopen in vergelijking met andere service providers op het gebied van virtualisatie. In een tijd waarin virtualisatie mainstream is, zijn de fysieke Windows-only aanbiedingen van Plaintech niet meer doeltreffend vergeleken met vroeger. Om een sterke concurrentiepositie te behouden (en nieuwe klanten aan te trekken), is het dus van belang om met de tijd mee te gaan. Plaintech vind het ook belangrijk om een groen beleid te voeren en heeft gevraagd hiermee rekening te houden. 11

13 3.2 Kosten 2012 Project Initiation Document Om de kosten te kunnen berekenen heeft de kosten voor de server opgeteld bij de documentatiekosten. Voor de documentatie heeft het aantal uren ingeschat die nodig denkt te hebben per deel documentatie. Als uurtarief rekent 70,-. Serverkosten Kosten ( ) 2U rackserver voor virtualisatie 4.400,86 Tapeserver voor de backup 2.179,- Installatiemanuren (prototype ,- GUI) Totaal ,86 Documentatiekosten Kosten ( ) PID + SLA 1.400,- Adviesrapport 2.800,- Implementatieplan 1.050,- Installatie-/Beheershandleiding 1.050,- Totaal 6.300,- Dit brengt de totale kosten op ,86 Aanname : heeft een aanname door gebruik te maken van virtualisatie, dat Plaintech hierdoor een klanten stijging krijgt van tien klanten per jaar. Zoals in de tabel te zien is, zijn de kosten na het tweede jaar terug verdiend. Jaar Aantal klanten Omzet per klant Totaal Winst/verlies , , Baten De oplevering van het eindproduct zal de volgende baten met zich meebrengen: Cloud platform kunnen leveren die zowel Windows als Linux systemen kan hosten; Concurrentievoordelen (sterke marktpositie in vergelijking met andere service providers, lage time-to-market); Zuinige systemen (en minder uitstoot van warmte) met als resultaat meer duurzaamheid; Meer klanttevredenheid (flexibiliteit en mogelijkheden van het cloud platform). 12

14 2012 Project Initiation Document 4 Organisatiestructuur Voor de duur van het project wordt een tijdelijke organisatie opgezet: Corporate or Programme Management Project Assurance Project Board Project Manager Project Support Team- Leader(s) Team(s)/ Supplier(s) Hierna worden de verantwoordelijkheden van de diverse betrokken groepen algemeen toegelicht. Corporate of programme management Naam Rol Marlies Nijenhuis Opdrachtgever/Plaintech UK representative Corporate of programme management is de tussenschakel tussen de engineering teams en Plaintech UK. Het contact bestaat uit het duidelijk maken van de eisen van Plaintech UK. Project Board Naam Adnan Kazan Jasper Groot Rol CEO, Plaintech NL CTO, Plaintech NL De project board is eindverantwoordelijke voor het eindresultaat. Zij beoordelen de eindproducten van elke fase en rapporteren deze aan het corporate of programme management. Project Assurance Naam Remy Bien Koen Veelenturf Rol Quality Assurance Quality Assurance De quality assurance zorgt ervoor dat alle ingeleverde documentatie, gecontroleerd wordt op juistheid en kwaliteit. Zij controleren of de afspraken en richtlijnen waaraan de producten moeten voldoen ook daadwerkelijk nagevolgd zijn. 13

15 2012 Project Initiation Document Project Manager & Project Support Naam Douwe van der Meer Ferry Rietveld Heleen Stapel Bert Pinkster Rol Project Manager Consultant Process Assessment Coach De projectmanager is verantwoordelijk voor het aannemen van opdrachten van verschillende klanten en hij is ook verantwoordelijk voor het aanstellen van verschillenende projectteams binnen het bedrijf. Project support is om de teams intern te ondersteunen. Teams Naam Dion Bosschieter Jordy van Rhee Anton Moster Stefan Visser Sebastian Hendrickx Jeffrey Dignum Rol Teamleider, Vergadering voorzitter Q&A Technical Engineer Planner Notulist Contact Persoon Het team is opgebouwd uit personen met verschillende verantwoordelijkheden zoals dat in de tabel te zien is. Dit team (VIRT5) is verantwoordelijk voor het opleveren van het product volgens de eisen en specificaties van het Project Board. Deze eisen worden dus van tevoren met de CEO en CTO besproken. 14

16 2012 Project Initiation Document 5. Initiële projectplanning De projectplanning geeft aan welke acties wanneer worden ondernomen. Deze planning kan gedurende de loop van het project aangepast worden op basis van ervaringen in het project en/of nieuwe gegevens. De planning kan onderverdeeld worden in twee type activiteiten: Type 1: Werken aan de ondersteunende producten (documentatie); Type 2: Werken aan het eindproduct. Deze twee types zijn in de Gantt-chart te herkennen aan de kleuren. Type 1 is aangegeven met de blauwe kleur, de eigenschap van dit type is informatie verschaffen over het eindproduct door middel van documentatie. Type 2 is aangegeven met rood, dit zijn de technische werkzaamheden. Deze Gantt-chart is te vinden in bijlage 1 van dit document. Voor de kosten van alle producten, zoals de kosten van de manuren, dient hoofdstuk 3.2 Kosten geraadpleegd te worden. 5.1 Randvoorwaarden en aannames De randvoorwaarden zijn: - De oplevering van het eindproduct (Final product presentation) is op 19 december De deadline voor het inleveren van een laatste onderdeel van de documentatie (Implementation Plan) is op 9 januari Gedurende het project dienen er deelproducten te worden opgeleverd volgens planning (zie paragraaf 5.4, 5.5 en bijlage 1 voor de planning). - Deze deelproducten bestaan uit zowel documentatie als technische producten De aannames zijn: - Het team bestaat uit 6 mensen. Mocht een lid voor langere tijd afwezig zijn, dan zullen zijn taken overgenomen worden door de andere leden van het team; - Het technische aspect van de prototype zal de meeste tijd in beslag nemen; - De documentatie zal parallel lopen met de technische ontwikkeling van de prototype en kan hiermee dus gecombineerd worden. 5.2 MoSCoW schema Must haves: Web interface voor de klant waarin hij/zij gemakkelijk een virtuele machine kan aanmaken, beheren en upgraden tegen kosten. De klant hoeft hierbij niet veel technische kennis te hebben. De klant moet toegang hebben tot zijn/haar virtuele machine door middel van een web based control panel en SSH. De klant moet de keuze hebben tussen meerdere besturingssystemen. 15

17 2012 Project Initiation Document Should haves: Back-ups kunnen automatisch gemaakt worden, ook online backups zullen beschikbaar gemaakt worden. Een web interface voor Plaintech, waarin ze kunnen zien hoeveel RAM/netwerk verkeer/hdd er wordt gebruikt door welke machine. Ook een overzicht van het totaalverbruik van die machines. De klant kan tijdens het aanmaken van de virtuele machine kiezen tussen voorgeïnstalleerde applicaties. Denk hierbij aan een voorgeïnstalleerde LAMP server. (niet geconfigureerd) Could haves: Mogelijkheid tot virtuele netwerken onderzoeken. User interfaces voor verschillende high en low context culturen waarbij rekening wordt gehouden met kleurgebruik enzovoorts. Won t haves: Windows-only platform 5.3 Gantt-chart Tijdens dit project maken gebruik van een Gantt-chart, hierin is makkelijk te zien welke taken wanneer af moeten zijn. De Gantt-chart geeft aan in welke volgorde de taken uitgevoerd kunnen worden. De specifieke projectactiviteiten geven de data en deadlines aan. Deze Gantt-chart is te vinden in bijlage Productbeschrijvingen Per product maken een beschrijving waarin het doel van het product duidelijk gemaakt wordt, ook sommen daarin de kwaliteitscriteria op en bekijken we wat voor benodigde kennis er nodig is om aan de kwaliteitscriteria te voldoen. Hieronder alvast een korte weergave van de producten die zal opleveren aan Plaintech: 1. Project Initiation Document 2. Advisory Report Functional Design Technical Design Implementation Plan 3. System Documentation (Hard/software Installation Guide, Management Guide) 4. Eindproduct: eerste prototype 5. Eindproduct: Final versie van het eindproduct Het advies rapport bestaat uit drie delen, namelijk: functioneel ontwerp, Technisch ontwerp en het implementatieplan. Deze drie onderdelen zullen in die volgorde volgens de planning worden opgeleverd. Het onderdeel dat als eerst volgens de planning zal worden opgeleverd is het functioneel ontwerp. Ook de systeem documentatie zal uit meerdere onderdelen bestaan, die uiteindelijk tot één document zullen behoren. Een gedetailleerde beschrijving van de (deel)producten is te vinden in bijlage 3 Productbeschrijving. 16

18 2012 Project Initiation Document 5.5 Projectplanning In de tabel hieronder zijn de verwachte aantal uren per product beschreven. Voor een grafische planning van de op te leveren product, moet bijlage 1 geraadpleegd worden. Product Aantal uur Start datum Eind datum PID Adviesrapport Eerste prototype Implementatieplan Eind oplevering Activiteitenplanning Hier worden alle inlever-/presentatiemomenten nog eens opgesomd: Woensdag 3 Oktober 2012: Oplevering van het Project Initiation Document. Woensdag 31 Oktober 2012: Oplevering van het functioneel ontwerp. Woensdag 7 november 2012: Eerste prototype presenteren. Woensdag 5 December 2012: Oplevering van het Technical Design Woensdag 19 December 2012: presenteren van het eindproduct. Woensdag 9 Januari 2013: Oplevering van het implementatieplan 17

19 6. Beheersmechanismen 2012 Project Initiation Document In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke mechanismen worden toegepast om de beheersbaarheid van het project en de kwaliteit te waarborgen. 6.1 Toleranties De einddocumentatie (het implementatie plan) dient uiterlijk op 9 januari 2013 te worden opgeleverd. hebben een vrij divers team. Een aantal is goed in het maken van documentatie en een aantal hebben veel technische ervaring op het gebied van virtualisatie. Daarom verwachten we niet dat we in tijdsnood komen te zitten. Mochten we toch in tijdsnood komen, dan moeten we optionele of minder belangrijke functies weglaten, dit gaat uiteraard in goed overleg tussen en Plaintech. 6.2 Voortgangsrapportage Het team heeft op afspraak een gesprek met de opdrachtgever, waarin onder anderen vragen stellen over zaken die ons nog onduidelijk zijn. Tijdens deze gesprekken kunnen ook aangeven hoever zijn binnen het project en wat voor producten hebben gemaakt. leveren ook om de zoveel weken een document of een prototype op waar mee laten zien hoever we staan binnen het project en wat we allemaal al gerealiseerd hebben. 6.3 Uitzonderingsprocedure Indien tijdens het project verwacht wordt dat het project niet binnen de gestelde tolerantiegrenzen blijft ten aanzien van tijd en geld gaat de uitzonderingsprocedure in werking. Indien de uitzonderingsprocedure in werking gaat dient er in onderling overleg tussen project manager en het projectteam een beslissing te worden genomen. Deze beslissing kan de volgende uitkomsten als gevolg hebben: - Er worden (optionele) onderdelen weggelaten (zonder dat dit de werking en volledigheid van het product aantast) - De toleranties worden verruimd - Er komen meer manuren beschikbaar voor een bepaald onderdeel Het projectteam kan wellicht op basis van ervaring bepalen of de werkzaamheden in de extra manuren kunnen worden gepland. Mocht het niet zeker zijn of de deadline van deze werkzaamheden in de extra manuren gehaald kunnen worden, dan dient men in overleg met de projectmanager één van de andere opties te overwegen. 18

20 7. Projectrisico s 2012 Project Initiation Document In de tabel hieronder zijn een aantal risico s weergegeven die op kunnen treden tijdens dit project. In de eerste kolom is het soort risico te zien. In de tweede kolom is de maatregel te zien die we gaan nemen indien dit risico voorkomt. Verder zijn er de kolommen Kans en Effect in deze kolommen komen cijfers van 1 tot en met 5, waar 1 staat voor heel laag en 5 voor heel hoog. De kolom risico wordt berekend op het cijfer van Kans keer het cijfer van Effect (Kans*Effect). Soort risico Maatregel Kans Effect Risico Langdurig afwezigheid van een projectlid Het projectteam bestaat uit zes personen, dit moet voldoende zijn om de werkzaamheden van een langdurig afwezig teamlid op te vangen Onjuist ingeschatte tijd voor een product Teamsamenwerking verloopt slecht Onervarenheid Tijd Eerst moet er gekeken worden of er een ander teamlid extra werkzaamheden op zich kan nemen om de tijd in te halen, mocht dit niet zo zijn dan gaat de uitzonderingsprocedure in werking Er dient een extra vergadering te worden gepland samen met de coach Het projectteam heeft wellicht geen ervaring op het platform waarop geprogrammeerd gaat worden De tijd van de werkzaamheden kunnen van te voren te kort zijn ingeschat waardoor het project vertraging oploopt of niet

21 2012 Project initiatie document Bijlage 1: Gantt-chart 1

22 2012 Project Initiation Document Bijlage 2: Organisatiestructuur 2

23 Bijlage 3: Productbeschrijving Productbeschrijving Product ID Productnaam Doel Beschrijving Kennis en kunde nodig om product te vervaardigen Kwaliteitscriteria Adviesrapport: Functioneel ontwerp Aanbieden van verschillend advies waaruit de opdrachtgever uiteindelijk een keuze kan maken. Het schetsen van een aantal gebruiksscenario s die de functionaliteit van het product duidelijk toelichten. Advies over verschillende virtualisatie mogelijkheden. Belangrijke punten: een vergelijking van de voor-/nadelen en sterktes/zwaktes van verschillende virtualisatie leveranciers. Enkele scenario s m.b.v. UML Use Case diagrammen. Een UML Activiteiten Diagram van het product. Twee verschillende oplossingen met ons goed beargumenteerde advies. Een ruwe schets van de kosten, voordelen en een ROI. Het team dient een duidelijk overzicht te hebben van verschillende mogelijkheden op het gebied van virtualisatie. Ook is het noodzakelijk om het product functioneel te beschrijven m.b.v. UML. Het product dient volledig te zijn en het juiste advies te bevatten. De vergelijkingen tussen verschillende oplossingen moeten duidelijk worden weergegeven en begrijpelijk zijn voor de opdrachtgever. Voorbeelden van gebruiksscenario s moeten worden toegevoegd alsook een overzicht van de kosten/baten/roi. Deadline 5 december 2012 Geplande uren 20 uur 3

24 Productbeschrijving Product ID Productnaam Doel Beschrijving Kennis en kunde nodig om product te vervaardigen Kwaliteitscriteria Adviesrapport: Technisch ontwerp Verschaffen van gedetailleerde technische informatie. Een low-level beschrijving geven over de werking van de functionaliteiten van het eindproduct. De onderdelen van een technisch ontwerp zijn: een netwerk diagram met de bijbehorende IP adressen, beschrijving van de gebruikte netwerkprotocollen, informatie over de beveiliging van het systeem (firewall, monitoring, ACLs). De werking van de virtualisatie toepassingen, beschrijving van de manier waarop gebruikers de virtuele omgeving kunnen configureren/beheren. Het team moet kunnen beschrijven welke componenten deel uitmaken van het product en ook kunnen beschrijven welke rollen deze componenten spelen. Om dit te doen, moet het product al voor een groot gedeelte gerealiseerd te zijn. Het technische ontwerp dient vooral technisch juist te zijn. Het technisch personeel van Plaintech dient een volledig overzicht te hebben waar het product uit bestaat. De werking van de componenten dienen beschreven te worden alsook de redenen waarom er voor die componenten is gekozen. Deadline 5 december 2012 Geplande uren 20 uur 4

25 Productbeschrijving Product ID 003 Productnaam Doel Beschrijving Kennis en kunde nodig om product te vervaardigen Kwaliteitscriteria Eerste prototype Een beperkte operationele versie van het systeem. Deze eerste prototype toont aan wat de gebruiksmogelijkheden zijn. Dit geeft de klant de mogelijkheid om het product te accepteren dan wel bij te sturen. Deze versie van het systeem is niet 100% functioneel en toont slechts enkele voorbeelden van een aantal functionaliteiten. Deze versie van het product zal getest en gecontroleerd worden op allerlei fouten. Deze fouten zullen verbeterd worden voordat de volgende versie (eindproduct) zal worden opgeleverd. Het team dient kennis te hebben van virtualisatie technieken/toepassingen, systeem scripting, Linux systeem architectuur, web scripting. Dit product moet de klant een duidelijke impressie geven over het op te leveren systeem. De klant moet het product (beperkt) kunnen testen m.b.v. de functionaliteiten die op dat moment gerealiseerd zullen zijn. Indien positief bevonden, wordt het systeem verder uitgebreid met alle nodige functies. Deadline 7 november 2012 Geplande uren 30 uur 5

26 Productbeschrijving Product ID 004 Productnaam Doel Beschrijving Kennis en kunde nodig om product te vervaardigen Kwaliteitscriteria Prototype eindoplevering Opleveren van het eindproduct aan Plaintech. Dit product is de door gerealiseerde oplossing voor Plaintech. Hierdoor zal Plaintech over kunnen stappen naar het cloud platform. Aan het einde van de projectperiode levert het team een werkend platform aan Plaintech, samen met de relevante documentatie. Deze fase is ook bekend als het Proof of Concept. Het team dient kennis te hebben van o.a. virtualisatie technieken en die weten toe te passen. Alle voorgaande fasen spelen hierbij een rol. De klant evalueert het geleverde product volgens de informatie eerder overeengekomen in het PID en het Advies Report. Alle ontdekte fouten in de vorige versie van het product (prototype) dienen verbeterd te zijn. Deadline 19 december 2012 Geplande uren 60 uur 6

27 Productbeschrijving Product ID Productnaam Doel Beschrijving Kennis en kunde nodig om product te vervaardigen Kwaliteitscriteria Implementatieplan Weergave van de manier waarop het nieuw systeem in gebruik zal worden genomen. Zaken die hierbij een belangrijke rol spelen zijn o.a.: implementatiekosten, planning en verantwoordelijkheden. Een Implementatieplan beschrijft wat er dient te gebeuren om het systeem in gebruik te nemen (exploitatie). Zo beschrijft dit document o.a. of het nieuw systeem tijdelijk naast de huidige (oude) systemen operationeel zal zijn en de manier waarop het oud systeem uitgefaseerd wordt. De concrete tijd/datum zal met Plaintech worden afgestemd. Op basis van de wensen van de opdrachtgever, moeten een beeld kunnen schetsen van de implementatiekosten. Ook moet het team d.m.v. een test/pilot aantonen dat het nieuw systeem stabiel is. Dit plan beschrijft concreet het hoe en wanneer. De planning dient concreet en realistisch te zijn voor beide partijen. De implementatiekosten dienen van tevoren met Plaintech te worden besproken. Deadline Geplande uren 15 uur 7

28 Productbeschrijving Product ID 002 Productnaam Doel Beschrijving Kennis en kunde nodig om product te vervaardigen Kwaliteitscriteria Systeem Documentatie (Hard/Software Guide en Management Guide) De opdrachtgever voorzien van alle informatie betreft de installatie van harden software. Het gedeelte van Management Guide (beheershandleiding) beschrijft alle taken die vereist zijn om het systeem operationeel te houden. De documentatie die nodig is wordt bepaald op basis van de eisen van de klant. Maar over het algemeen kan worden verwacht dat hardware en software installatie manuals, maar ook een system management manual deel zal uitmaken van de systeem documentatie. De Hard/software Guide beschrijft uit welke hardware componenten het systeem bestaat en welke softwarematige toepassingen er gebruikt zijn. De Management Guide zal beschrijven welke taken er door het technisch personeel van Plaintech uitgevoerd moeten worden (een stappenplan) om het systeem operationeel te houden. Het team dient kennis te hebben van de gebruikte hard en software. Hiervoor dient het eindproduct al voor een groot gedeelte gerealiseerd te zijn. Op basis van de test/pilot van het systeem, zal er een toepasselijke beheershandleiding worden gemaakt. De producten moeten volledig zijn, juiste informatie te bevatten en geen tot weinig spelfouten. De informatie dient technisch correct te zijn, de installatieen beheerinstructies moeten o.a. een stappenplan hebben. Deadline 9 januari 2012 Geplande uren 20 uur 8

29 Bijlage 4: Service level agreement Service Level Agreement (High) In deze Service Level Agreement worden de services beschreven voor de High Service Level Agreement. In de onderstaande tabel zijn de specificaties van de server te vinden: Processor Geheugen Opslag 2000 Mhz 2 GB 100 GB Service De service van Plaintech zal bij de Service Level Agreement High de volgende response tijd hebben: Telefonisch: 24 uur per dag, 7 dagen per week 24 uur per dag, 7 dagen per week Back-up: Plaintech zal bij een Service Level Agreement High het volgende back-up schema hebben: Elk uur een incremental back-up Elke dag een volledige back-up Elke week een volledige back-up Diensten (Specifiek) De volgende veelvoorkomende diensten worden in deze reactietijd en uitvoeringstijd uitgevoerd: Dienst Reactietijd Uitvoeringstijd Maximaal Streef in % Maximaal Streef in % Herstellen van 1 uur 95 2 uur 95 Internetconnectie* Capaciteit 1 dag 95 4 dagen 95 virtueelnetwerk uitbreiden* Beschikbaarheid tot cloud 1 uur 95 3 uur 95 platform herstellen* Vervangen van een defect hardware onderdeel van 1 uur 95 1 uur 95 een server Uptime 30 min 99 8 uur 99 9

30 Service Level Agreement (Medium) In deze Service Level Agreement worden de services beschreven voor de Medium Service Level Agreement. In de onderstaande tabel zijn de specificaties van de server te vinden. Processor Geheugen Opslag 1500 Mhz 1.5 GB 70 GB Service De service van Plaintech zal bij de Service Level Agreement Medium de volgende response tijd hebben: Telefonisch: 08:00uur tot 21:00uur, 7 dagen per week 08:00uur tot 21:00uur, 7 dagen per week Back-up: Plaintech zal bij een Service Level Agreement Medium het volgende back-up schema hebben: Elk 12 uur een incremental back-up Elke dag een volledige back-up Elke week een volledige back-up Diensten (Specifiek) De volgende veelvoorkomende diensten worden in deze reactietijd en uitvoeringstijd uitgevoerd: Dienst Reactietijd Uitvoeringstijd Maximaal Streef in % Maximaal Streef in % Herstellen van 1 uur 90 2 uur 90 Internetconnectie* Capaciteit 1 dag 90 4 dagen 90 virtueelnetwerk uitbreiden* Beschikbaarheid tot cloud 1 uur 90 3 uur 90 platform herstellen* Vervangen van een defect hardware onderdeel van 1 uur 90 1 uur 90 een server Uptime 30 min 98 8 uur 98 10

31 Service Level Agreement (Low) In deze Service Level Agreement worden de services beschreven voor de Low Service Level Agreement. In de onderstaande tabel zijn de specificaties van de virtuele machine te vinden. Processor Geheugen Opslag 1000 Mhz 1 GB 50 GB Service De service van Plaintech zal bij de Service Level Agreement Low de volgende response tijd hebben: Telefonisch: 09:00uur tot 17:00uur, 5 dagen per week 09:00uur tot 17:00uur, 5 dagen per week Back-up: Plaintech zal bij een Service Level Agreement Low het volgende back-up schema hebben: Elke dag een volledige back-up Elke week een volledige back-up Diensten (Specifiek) De volgende veelvoorkomende diensten worden in deze reactietijd en uitvoeringstijd uitgevoerd: Dienst Reactietijd Uitvoeringstijd Maximaal Streef in % Maximaal Streef in % Herstellen van 1 uur 85 2 uur 85 Internetconnectie* Capaciteit 1 dag 85 4 dagen 85 virtueelnetwerk uitbreiden* Beschikbaarheid tot cloud 1 uur 85 3 uur 85 platform herstellen* Vervangen van een defect hardware onderdeel van 1 uur 85 1 uur 85 een server Uptime 30 min 97 8 uur 97 11

32 Bijlage 5: Samenwerkingscontract Samenwerkingscontract ITopia Documenteigenaren 1 Jeffrey Dignum 2 Jordy van Rhee 3 Anton Mostert 4 Stefan Visser 5 Dion Bosschieter 6 Sebastian Hendrickx Datum : Studierichting : Informatica Versie : 1.0 Cursusjaar : 2012/

33 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Organisatiebeheer Contactgegevens Contactpersoon Overige rolverdeling Ondertekening Projectleden Projectbegeleider

34 Organisatiebeheer Contactgegevens Contact tussen de projectleden buiten de opleidingsuren om zal plaatsvinden via en/of telefonisch. Dit zijn de gegevens van elk teamlid: Naam: Jeffrey Dignum Telefoonnummer: Naam: Anton Mostert Telefoonnummer: Naam: Stefan Visser Telefoonnummer: Naam: Sebastian Hendrickx Telefoonnummer: Naam: Dion Bosschieter Telefoonnummer: Naam: Jordy van Rhee Telefoonnummer:

35 Contactpersoon De contactpersoon voor dit project is: Jeffrey Dignum. De contactpersoon is verantwoordelijk voor alle communicatie tussen de inhoudsdeskundige en de projectgroep en tussen de projectbegeleider en de projectgroep. Bij problemen binnen de projectgroep, dienen de projectleden deze te bespreken met de contactpersoon. Overige rolverdeling Projectleider(s): Notulist: Dion Bosschieter Sebastian Hendrickx Overige projectleden: Jordy van Rhee Anton Mostert Stefan Visser Jeffrey Dignum 15

36 Voorwaarden voor de samenwerking Functies binnen het project De projectleider wordt vast gekozen door alle teamleden aan het begin van het project. Deze functie kan enkel veranderen vanwege langdurige ziekte of indien alle teamleden hiermee instemmen gedurende het project. Er wordt een wisselende voorzittersfunctie voorzien gedurende het project, deze wordt alfabetisch bepaald en staat verderop gedefinieerd. De notulist blijft vast bepaald gedurende het project en kan tijdelijk van functie veranderen indien de notulist niet aanwezig is door bijvoorbeeld ziekte of onvoorziene omstandigheden. Wat er verwacht wordt van de projectleider Vooruitgang van de groep monitoren. De groep aansturen/motiveren. Voortgang rapporteren naar de opdrachtgever. De leiding nemen. Zorgen dat de projectgroep zich aan de planning houdt. Zorgt ervoor dat conflicten binnen in de groep vermeden worden of opgelost worden. Wat er verwacht wordt van de notulist Aantekeningen maken van de gesprekken. Vragen om verduidelijking bij onduidelijkheden. Goed luisteren. Aangeven als het gesprek te snel gaat. 16

37 Afspraken onder teamleden De teamleden worden verwacht steeds aanwezig te zijn op vergaderingen en bijkomende momenten die worden bepaald binnen deze vergadering. Deze momenten worden dan in groep bepaald waardoor iedereen de mogelijkheid heeft zijn tijd hiernaar te schikken. Afwezigheid op deze momenten worden getolereerd indien: Ziekte Familie verplichtingen Onvoorziene omstandigheden Vertragingen openbaar vervoer Andere omstandigheden die kunnen voorkomen worden besproken in de groep Bij gerechtigde afwezigheid wordt het teamlid verontschuldigd. Bij ongerechtige afwezigheid Krijgt het teamlid een waarschuwing. In beide gevallen moet je jezelf afmelden door te bellen of sms en naar een van de andere teamleden. Risico s ongerechtige afwezigheid: Komt er geen verbetering zal je maximaal 2 waarschuwingen krijgen van de groep. Nog geen verbetering. Mentor en begeleiding wordt op de hoogte gesteld. Geen verbetering. Uitzetting groep! Het aantal afwezigen wordt genoteerd door de notulist en kan bestraft worden tijdens de vergadering. Wat er ook wordt verwacht van de teamleden is het volgende: Niet gamen tijdens de vergadering. Niet bezig zijn met de diverse social networks zoals Facebook of Twitter. Of andere bezighouden die hier op lijken. Bij het breken van deze regels krijg je een waarschuwing. Bij 2 waarschuwingen wordt je uit de vergadering verwijderd. Bij herhaaldelijk gedrag kan het volgende gebeuren: Komt er geen verbetering zal je maximaal 2 waarschuwingen krijgen van de groep. Nog geen verbetering. Mentor en begeleiding wordt op de hoogte gesteld. Geen verbetering. Uitzetting groep! 17

38 Wat er verwacht wordt van de teamleden Goed samenwerken. Rekening houden met elkaar. Goede communicatie. Aan de planning houden. Feedback/kritiek geven aan elkaar. Effectief discussiëren. Een positieve atmosfeer creëren om de creativiteit te stimuleren. Elk groepslid moet goed voor zichzelf kunnen plannen. Aan de afspraken houden die gemaakt zijn. Kwaliteit leveren Deadlines halen Communicatie Communicatie gebeurd via de mail, Skype, msn, sms of mobiel bellen. Delen van bestanden gebeurt als volgt: De projectleider + de notulist verzamelen alle projectbestanden in een map op hun eigen laptop. Deze bestanden zijn voor iedereen in de projectgroep toegankelijk. Er wordt verwacht van de projectleider + de notulist dat zij de bestanden eventueel doorgeven aan de andere groepsleden als hier om gevraagd wordt. Er wordt verwacht van alle teamleden minstens om de twee dagen hun mail na te kijken. Bij het wijzigen van bestanden dient steeds een gestuurd te worden naar alle teamleden zodat dit bestand bekeken kan worden. Kwaliteit Kwaliteit is een vereiste, ieder teamlid dient het werk wat hij doet ten alle tijden in het logboek te schrijven. Het werk wat wordt geleverd, wordt nagekeken door een ander teamlid, als die oordeelt dat het niet goed is, dient het werk te worden uitgebreid. Een document dient minimaal aan de volgende eisen te voldoen: Voorblad Inleiding Automatische Inhoudsopgave Paginanummering/pagina-einde Goede spelling Calibri(lettertype, grootte 11) De documenten dienen binnen de deadlines te worden opgeleverd. Indien dit door bepaalde omstandigheden niet mogelijk is, dient de verantwoordelijke het vooraf te melden. Dit i.v.m. backup. Deadlines halen Mocht iemand zijn deadline niet halen vanwege ongeldige redenen dan gelden dezelfde sancties als het staat beschreven onder het kopje Afspraken onder teamleden. Dus 2 waarschuwingen is ontslagen. 18

39 Vergadermomenten Onze vergaderingen vinden wekelijks plaats op dinsdag tussen 8:30 t/m 17:40. Wij houden aan dat we de dag beginnen met een vergadering en vervolgens gebruiken we de rest van de dag om eventuele werkzaamheden uit te voeren. Duur van de samenwerking Dit samenwerkingscontract geldt vanaf de ondertekening van dit document tot het einde van het project in week 24 van

40 Ondertekening Aldus overeengekomen en in enkelvoud opgemaakt te Voor akkoord: Projectleden Naam: Handtekening: Naam: Handtekening: Naam: Handtekening: Naam: Handtekening: Naam: Handtekening Naam: Handtekening: Projectbegeleider Naam: Handtekening: 20