Aanbestedingsdocument Europese aanbesteding. Wmo Hulpmiddelen Hoeksche Waard

Transcriptie

1 Aanbestedingsdocument Europese aanbesteding Wmo Hulpmiddelen Hoeksche Waard Namens gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen Datum: 7 juli 2016 Kenmerk: siw004623

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Opdrachtgevers Doel van de aanbesteding Uitgangspunten en doelstelling van de overeenkomst Doel van de inzet van de hulpmiddelen Contractmanagement en -beheer Typering opdracht General Procurement Agreement Varianten en Alternatieven Planning Omschrijving van de opdracht Scope van de dienstverlening Procesbeschrijving Het hulpmiddel Technische staat hulpmiddel Normen hulpmiddel Categorieën Huur van hulpmiddelen Koop van hulpmiddelen Gebruikte hulpmiddelen Overname uitstaande hulpmiddelen Waarde overname Overdracht hulpmiddelen bij beëindiging overeenkomst Eisen aan personeel en de dienstverlening Personeel Passing Levering Levertijden Beëindiging huur/ophalen hulpmiddel

3 3.6. Service en Onderhoud Reactietijden reparatie Bereikbaarheid Nazorg Digitaal informatiesysteem Klachtenprocedure Klachtenregistratie Contractuitvoering en contractmanagement Doelstelling Prestatiemetingen Klanttevredenheidsonderzoek en kwaliteitstoets bij cliënt Rapportage contractuitvoering & Evaluatie Rapportage contractuitvoering Evaluatie KPI s en performanceregeling/sancties Algemeen boetebeding Wanprestatie Implementatie Contractueel kader Looptijd overeenkomst en verlenging Van toepassing zijnde Algemene voorwaarden Wachtkamerovereenkomst Ontbinding overeenkomst Financiële bepalingen ten aanzien van de opdracht Afrekening Tarieven Indexering tarieven Facturatie Aansprakelijkheid Geschillen

4 5.8. Conceptcontract Rangorde documenten Aanbestedingskader Keuze en motivatie aanbestedingsprocedure Keuze gunningscriterium Percelen Keuze en motivatie clusteren Communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure Onvoorwaardelijke inschrijving Vertrouwelijkheid gegevens Voorbehouden voor de opdrachtgevers Voorbehoud tot gunning over te gaan Voorbehoud in geval van onjuiste/onvolledige informatie Voorbehoud tot verzoek om nadere toelichting Voorbehoud tot herstel Voorbehoud in geval van staking van de bedrijfsactiviteit of faillissement Voorbehoud tot het voeren van een verificatievergadering (Reken)vergoeding Opschortende voorwaarde Gestanddoeningstermijn Aanbestedingsprocedure Inlichtingen Inschrijving Vorm van de inschrijving Inhoud van de inschrijving Bij de inschrijving te verstrekken prijsdocumenten Bij de inschrijving te verstrekken kwalitatieve documenten Overige bij inschrijving te verstrekken documenten Voorschriften voor aanleveren van (kwaliteits)documenten Indiening van de inschrijving

5 7.3. Selectiecriteria Zelfstandig Hoofd-onderaanneming Combinatie Uitsluitingsgronden Beroepsbekwaamheid Uniform Europees Aanbestedingsdocument UEA Informatie verkrijgen m.b.t. uitsluitingsgronden en eisen Beoordelen gunningcriteria Toelichting op de gunningscriteria Bijlagen: Bijlage 1 Inschrijfformulier Wmo hulpmiddelen Hoeksche Waard Bijlage 2 Uniform Europees Aanbestedingsdocument Bijlage 3 Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Bijlage 4 Categorie indeling Bijlage 5 Uitstaand bestand Bijlage 6 Concept overeenkomst Wmo hulpmiddelen Bijlage 7 Concept wachtkamerovereenkomst Wmo hulpmiddelen Bijlage 8 SROI

6 1. Inleiding 1.1. Opdrachtgevers De gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen, verder genoemd opdrachtgevers, hebben de intentie individueel overeenkomsten te sluiten voor de allesomvattende dienstverlening ten aanzien van het leveren van hulpmiddelen voor mensen met een beperking. Daar waar het in het Programma van Eisen één gemeente betreft, wordt dit verder genoemd 'opdrachtgever'. Er zal door iedere opdrachtgever individueel, met de gegunde leverancier een overeenkomst worden afgesloten. De opdrachtgevers hebben, binnen de kaders van de richtlijn, de keuze gemaakt voor de Europese openbare procedure. Om de aanbestedingsprocedure op een objectieve en transparante manier te doorlopen en gegadigden de mogelijkheid te geven op een zo goed mogelijke wijze mee te dingen naar een opdracht, hebben de opdrachtgevers dit onderliggende aanbestedingsdocument opgesteld Doel van de aanbesteding Het doel van deze aanbesteding is het sluiten van een overeenkomst met één opdrachtnemer, met een maximale looptijd van acht (8) jaar, waarvan twee (2) jaar vast, met aansluitend opties tot eenzijdige verlenging van de overeenkomst door de opdrachtgevers van drie (3) maal twee (2) jaar. Per gemeente zal een individuele overeenkomst worden afgesloten. De inwerkingtreding van de overeenkomst is voorzien met ingang van 27 februari Aan de hand van de geleverde prestaties zal door opdrachtgevers besloten worden of tot verlenging wordt overgegaan dan wel het contract wordt beëindigd Uitgangspunten en doelstelling van de overeenkomst Op grond van de Wmo zijn gemeenten verantwoordelijk voor het bieden van ondersteuning aan mensen die dat nodig hebben, ter vergroting van hun zelfredzaamheid of om te kunnen participeren. Per 1 januari 2015 is de Wmo 2015 in werking getreden. In deze nieuwe wet zijn de volgende drie doelen opgenomen: Het bevorderen van sociale samenhang, de mantelzorg, het vrijwilligerswerk en de veiligheid en leefbaarheid in de gemeente, alsmede voorkomen en bestrijden van huiselijk geweld. Het ondersteunen van de zelfredzaamheid en de participatie van personen met een beperking of met chronische, psychische- of psychosociale problemen, zoveel mogelijk in de eigen leefomgeving. Het bieden van opvang (maatschappelijke opvang, vrouwenopvang, beschermd wonen en verslavingszorg vallen hieronder). Middels deze aanbesteding wensen de opdrachtgevers één partij te selecteren om individueel een overeenkomst mee af te sluiten voor: De levering en inname van de hulpmiddelen: de hulpmiddelen worden in bruikleen of in eigendom (losse woonvoorzieningen) verstrekt. Het aanpassen van de hulpmiddelen aan de beperkingen/kenmerken van de gebruiker. Het onderhoud aan de hulpmiddelen. De service aan de hulpmiddelen Doel van de inzet van de hulpmiddelen Met behulp van de geselecteerde opdrachtnemer wensen de opdrachtgevers verantwoorde hulpmiddelen te leveren. Verantwoorde hulpmiddelen zijn hulpmiddelen die veilig, doeltreffend, doelmatig en cliëntgericht zijn. Dit is het geval wanneer: 6

7 Het hulpmiddel een passende bijdrage levert aan het realiseren van een situatie waarin de gebruiker in staat wordt gesteld tot zelfredzaamheid of participatie en zo lang mogelijk in de eigen leefomgeving kan blijven. Het hulpmiddel is afgestemd op de omstandigheden, behoeften, persoonskenmerken en mogelijkheden van de gebruiker. Het hulpmiddel is afgestemd op de reële behoefte van de gebruiker. Het hulpmiddel wordt verstrekt in overeenstemming met de op de beroepskracht rustende verantwoordelijkheid, voortvloeiende uit de professionele standaard. Het hulpmiddel wordt verstrekt met respect voor en inachtneming van de rechten van de gebruiker. De opdrachtgevers wensen hulpmiddelen voor hun burgers in te zetten, die voldoen aan het uitgangspunt adequaat. Een hulpmiddel kan slechts worden verstrekt aan een burger voor zover deze, naar objectieve maatstaven gemeten, als adequate voorziening kan worden aangemerkt. Zijn er twee of meer voorzieningen adequaat, dan is de gemotiveerde keuze voor het in te zetten hulpmiddel aan de leverancier. Wat betreft het kwaliteitsniveau moet bij een verantwoord niveau worden aangesloten. Aanpassingen aan hulpmiddelen die kostenverhogend werken, zonder dat zij de voorziening meer adequaat maken, worden in principe niet verstrekt. Te allen tijde staat het begrip adequaat boven het begrip goedkoopst Contractmanagement en -beheer Voor de individuele overeenkomsten zal centraal contractmanagement plaatsvinden (o.a. analyse van managementrapportages en terugkoppeling van bevindingen naar zowel de individuele gemeenten als de leverancier). Het contractmanagement zal gecoördineerd worden door het Inkoopbureau West-Brabant. Het contractbeheer zal door de opdrachtgevers uitgevoerd worden. Hieronder valt onder andere de controle op het eerste contact met opdrachtnemer bij klachten en de klachtenafhandeling, factuurcontrole en overige operationele aangelegenheden Typering opdracht De opdracht betreft een levering in de zin van artikel 1, lid 2c van de aanbestedingsrichtlijn. De van toepassing zijnde CPV-codes betreffen (niet limitatief): : Invalidewagens, rolstoelen en bijbehorende apparatuur; : Hulpmiddelen voor ouderen; : Hulpmiddelen voor gehandicapten; : Reparatie en onderhoud van rolstoelen General Procurement Agreement Deze opdracht valt onder de GPA Varianten en Alternatieven Om een objectieve en transparante vergelijking te kunnen maken, hanteren de opdrachtgevers een gunningsystematiek die varianten en alternatieven niet mogelijk maakt. Varianten zijn door de opdrachtgevers niet beschreven. Alternatieven van inschrijvers worden niet in beschouwing genomen en als niet gedaan beschouwd Planning De gunning van de opdracht geschiedt aan de inschrijver met de laagste fictieve inschrijfprijs na een volledige beoordeling van de ontvangen stukken door de gemeente. 7

8 Procedurestap Datum / tijd Toelichting Eerste datum indienen vragen nota van inlichtingen. Direct na publicatie kunnen er vragen ingediend worden. Digitaal via TenderNed. Uiterste datum indienen vragen nota van inlichtingen. 27 juli 2016 om 10:00 uur Digitaal via TenderNed. Verzenden nota van inlichtingen 26 augustus 2016 Streefdatum via Tenderned Uiterste datum indienen offertes 8 september 2016 om 10:00 uur Digitaal via TenderNed. Streefdatum voorlopige gunning 28 september 2016 Streefdatum definitieve gunning 19 oktober 2016 Startdatum contract 27 februari

9 2. Omschrijving van de opdracht 2.1. Scope van de dienstverlening De dienstverlening bestaat uit het leveren, aanpassen, onderhouden en innemen van Wmo hulpmiddelen. Opdrachtgevers wensen maximaal ontzorgd en ondersteund te worden bij deze dienstverlening. Dit betekent dat de opdrachtnemer bij het verstrekken van de juiste hulpmiddelen grotendeels rechtstreeks communiceert met de gebruiker en dat de betrokkenheid van de opdrachtgevers beperkt is tot het beoordelen van aanvragen en het verstrekken van opdracht aan opdrachtnemer. Opdrachtnemer dient vervolgens binnen de kaders van de overeenkomst volledige invulling te geven aan de dienstverlening. Onder het leveren, onderhouden en overige dienstverlening wordt in deze verstaan: het selecteren van het hulpmiddel, na aanlevering van de opdracht van de opdrachtgever (categorie hulpmiddel) binnen de gevraagde categorie, inclusief modulaire- en maatwerkaanpassingen; het uitvoeren van passingen; indien van toepassing het toetsen van de rijvaardigheid en rijveiligheid; het toetsen van een adequate stallingsmogelijkheid; de bezorging, het rijklaar dan wel gebruiksklaar maken van de standaardvoorziening en het aanpassen en/of montage en plaatsing; indien van toepassing het uitvoeren van gewenningslessen (maximaal 3), zodat de gebruiker over het gewenste niveau van rijvaardigheid beschikt; het geven van voorlichting en instructie (voor alle categorieën) bij aflevering; het leveren van nazorg; het onderhouden en repareren van de uitstaande middelen (werkend en in goede staat houden); het regelen van de (verplichte) WA- verzekering voor alle motorische rolstoelen en vervoersvoorzieningen, plus de kosten van deze verzekering; het aanpassen van een eerder verstrekt hulpmiddel op basis van nieuwe (noodzakelijke) eisen; het ophalen van het betreffende hulpmiddel bij de gebruiker, indien verstrekking niet meer van toepassing is; het beheer en de administratie; het voeren van overleg, het nemen van maatregelen betreffende kwaliteitsbewaking en -verbetering, het maken van evaluaties, het opstellen van de rapportages, het deelnemen aan besprekingen. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het gehele traject van afhandeling na opdrachtverstrekking binnen een categorie (na indicatiestelling door opdrachtgever), beginnend bij de passing en selectie (technisch) en eindigend bij de inname van het hulpmiddel. De opdrachtnemer heeft derhalve de volledige regie over het traject na indicatiestelling en een grote mate van vrijheid in keuzes die gemaakt worden ten aanzien van de inzet van hulpmiddelen en dienstverleningsaspecten, zolang de cliënt maar op een doelmatige manier gecompenseerd wordt, conform de uitgangspunten van dit bestek en het gemeentelijke beleid. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de volledige afstemming van alle factoren, die van invloed kunnen zijn op de selectie van het noodzakelijke hulpmiddel. Hierbij moet men bijvoorbeeld denken aan de modulaire- en maatwerkaanpassingen aan het hulpmiddel zelf, maar ook aan samenwerking met ketenpartners als revalidatie-instellingen, specifieke eisen vanuit de sociale omgeving van de cliënt en de planning van passing en levering. Met betrekking tot noodzakelijke aanpassingen op eerder verstrekte hulpmiddelen, zal de opdrachtnemer direct contact hebben met de gebruiker, al dan niet in opdracht van opdrachtgevers. 9

10 Indien de oplossing niet binnen de vastgestelde categorie kan plaatsvinden en er dus feitelijk sprake zou moeten zijn van een herindicatie, dient de opdrachtnemer contact op te nemen met de opdrachtgever. Opdrachtgever zal vervolgens de beoordeling maken of er inderdaad sprake is van een herindicatie. In dat geval zal er een nieuwe opdrachtverstrekking worden gedaan Procesbeschrijving Hieronder is in grote lijnen de werkwijze beschreven, zoals die wordt gehanteerd door de opdrachtgevers. De specifieke werkwijze wordt in een werkafsprakenboek vastgelegd. Indicatie en aanvraag. De opdrachtgevers beoordelen of een cliënt voor zijn zelfredzaamheid en participatie een maatwerkvoorziening in de vorm van een hulpmiddel toegewezen krijgt. De door de opdrachtgevers gecontracteerde opdrachtnemer van de hulpmiddelen ontvangt een voorlopige opdracht tot levering, inclusief de categorie aanduiding. Passing en selectie. De opdrachtnemer maakt een afspraak met de gebruiker voor de passing en selectie van het hulpmiddel (onderzoek). Dit kan op de verblijfslocatie van de cliënt of in de vestiging van de opdrachtnemer zijn. Uitgangspunt is dat passing op de verblijfslocatie van de gebruiker plaatsvindt. Daarbij wordt beoordeeld voor zover van toepassing of een adequate stalling aanwezig is. Voor passing op de verblijfslocatie is de voorkeur van de cliënt leidend. Wanneer opdrachtgever aangeeft bij de passing en selectie te willen zijn, wordt opdrachtgever door opdrachtnemer uitgenodigd. Het hulpmiddel wordt afgestemd op de omstandigheden, behoeften, persoonskenmerken en mogelijkheden van de gebruiker. Passing is in overeenstemming met de door opdrachtgevers geïndiceerde categorie, inclusief opties en/of aanpassingen. Indien tijdens de passing blijkt dat de opdrachtnemer uitkomt op een hulpmiddel binnen een andere categorie dan de opdrachtgever had aangegeven in de opdracht tot levering, dan dient dit gemotiveerd te worden teruggekoppeld naar de opdrachtgever. Levering in een andere categorie is alleen toegestaan na toestemming van de opdrachtgever. De opdrachtnemer geeft in het ondersteuningsplan(offerte) de specificatie van het betreffende hulpmiddel aan. De opdrachtnemer verstuurt het ondersteuningsplan uiterlijk vijf werkdagen na ontvangst van de opdracht naar de opdrachtgever. De opdrachtgever draagt zorg voor de aanvraag door de cliënt. Dit kan een aanvraagformulier zijn of een door de cliënt ondertekende weergave van het onderzoek. De opdrachtgever beschikt op het door cliënt ondertekend onderzoek en ondersteuningsplan. Levering Indien het artikel op voorraad is, levert de opdrachtnemer het hulpmiddel direct. Indien het hulpmiddel niet op voorraad is, dient het hulpmiddel geleverd te worden binnen de termijn, zoals opgenomen in dit aanbestedingsdocument. De opdrachtnemer sluit bij levering een bruikleenovereenkomst met de gebruiker. De opdrachtnemer verstrekt aan de opdrachtgevers een gescand exemplaar van de ondertekende bruikleenovereenkomst. De bruikleenovereenkomst maakt onderdeel uit van het werkafsprakenboek. Declaratie Na levering worden hulpmiddelen opgenomen in de 4 vier wekelijkse declaratie, die aan de zijde van de gemeente wordt gecontroleerd en betaald. Over uitval hierop vindt zonodig onderlinge communicatie plaats. Dit proces sluit aan op de CAK-periodes. 10

11 2.3. Het hulpmiddel Opdrachtnemer moet voldoen aan de in de Wmo 2015 gestelde (kwaliteits)eisen. Ten aanzien van de kwaliteit van de voorziening worden in de Wmo 2015 (artikel 3.1) de volgende eisen gesteld: De aanbieder van een voorziening draagt er zorg voor dat de voorziening van goede kwaliteit is. Een voorziening wordt in elk geval: a. veilig, doeltreffend, doelmatig en cliëntgericht verstrekt; b. afgestemd op de reële behoefte van de cliënt en op andere vormen van zorg of hulp die de cliënt ontvangt; c. verstrekt in overeenstemming met de op de beroepskracht rustende verantwoordelijkheid, voortvloeiende uit de professionele standaard; d. verstrekt met respect voor en met inachtneming van de rechten van de cliënt Technische staat hulpmiddel Alle in te zetten hulpmiddelen, inclusief de her te verstrekken hulpmiddelen, dienen te voldoen aan het aanbestedingsdocument en zijn technisch-functioneel in een goede staat van onderhoud. Er dient geen sprake van schade te zijn aan het in te zetten hulpmiddel (lichte gebruiksschade uitgezonderd). In relatie tot het gebruiksdoel dienen de hulpmiddelen nog minstens drie jaar gebruikt te kunnen worden. Opdrachtnemer gaat ermee akkoord dat hij bij herverstrekking van hulpmiddelen, op verzoek van opdrachtgevers, inzage geeft in de gebruikshistorie. De opdrachtgevers hebben het recht om, in geval van herverstrekking, het door opdrachtnemer ingezette hulpmiddel te weigeren Normen hulpmiddel Opdrachtnemer komt de verplichtingen uit verdragen, de wet en opgestelde normen na. Inclusief alle geactualiseerde versies. Het betreft in ieder geval: Normen genoemd in de Richtlijn Medische Hulpmiddelen - EN (Handbewogen rolstoelen) - EN (Elektrische rolstoelen en scooters) - EN ISO (Patiënten-tilliften) - EN (Hulpmiddelen gehandicapten in het algemeen) Normen voortkomend uit de code VVR - ISO (Norm voor botsveilige rolstoelen) - ISO t/m 5 (Normen voor botsveilige vastzetsystemen voor rolstoel en inzittende) 2.4. Categorieën De opdrachtgevers gaan bij de uitvoering van de opdracht gebruik maken van onderstaande categorie indeling: Categorie 1: Handbewogen- en duwrolstoelen volwassenen 1a: incidenteel gebruik/transportdoeleinden 1b: (semi) permanent gebruik/adl rolstoel 1c: langdurig/permanent gebruik actief rolstoel/vast frame 1d: verblijfsrolstoelen, langdurig/permanent gebruik Categorie 2: Buggy s/wandelwagens, handbewogen- en duwrolstoelen kinderen 2a: incidenteel gebruik (buggy s en handrolstoelen) 2b: (semi)permanent gebruik ADL( zowel vouwbaar/verkleinbaar als vast frame) 2c: verblijfsrolstoelen en wandelwagens, langdurig/permanent gebruik 11

12 Categorie 3: Elektrische aandrijvingen op handrolstoelen kinderen en volwassenen Categorie 4: Handbike kinderen en volwassenen 4a: handbike zonder hulp aandrijving 4b: handbike met elektrische hulpaandrijving Categorie 5: Elektrische rolstoelen volwassenen 5a: eenvoudig 5b: uitgebreid Categorie 6: Elektrische rolstoelen kinderen Categorie 7: Scootmobielen kinderen en volwassenen 7a: eenvoudig (in) en om de woning. 7b: standaard 7c: extra geveerd 7d: bijzondere uitvoeringen Categorie 8: Fietsen volwassenen 8a: mechanisch aangedreven + bijzondere uitvoeringen fietsen 8b: met elektrische (hulp)aandrijving + bijzondere uitvoeringen fietsen Categorie 9: Fietsen kinderen 9a: mechanisch aangedreven 9b: met elektrische (hulp)aandrijving. Categorie 10: Zitunit kinderen Categorie 11: Douche/bad/toilet/(transfer)voorzieningen volwassenen en kinderen 11a: bad-, douche-, toilet- (transfer)voorziening met minimale zit/lig problematiek 11b: bad-, douche-, toilet- en (transfer) voorziening met complexe zit/ligproblematiek Categorie 12: Tilliften volwassenen en kinderen In Bijlage 4 Categorie indeling zijn de functionele eisen per categorie opgenomen. Indicatie Alle mogelijke indicaties worden door de opdrachtgevers ingedeeld in één van deze categorieën. De categorieën hebben dus een 100% dekkingspercentage. Er zijn geen indicaties mogelijk die niet in één van deze categorieën ingedeeld kunnen worden. Een categorie is inclusief alle eventueel benodigde maatvoering, accessoires en maatwerk, zowel bij de eerste aflevering als in het gebruik erna. De opdrachtnemer is in staat om voor alle mogelijke indicaties een geschikte oplossing te leveren binnen deze categorieën. Er worden geen merken of typen hulpmiddelen vastgelegd en er is geen sprake van een kernassortiment. De opdrachtnemer is vrij om merken en typen hulpmiddelen toe te passen die leiden tot een passende en adequate oplossing voor de gebruiker en die voldoen aan de in dit aanbestedingsdocument gestelde eisen Huur van hulpmiddelen Hieronder wordt onder andere verstaan: het inzetten van het hulpmiddel welke gehuurd wordt dat voldoet aan de gestelde producteisen, inclusief alle noodzakelijke aanpassingen en tussentijdse aanpassingen gedurende de gehele gebruiksperiode. Maar ook: jaarlijkse inspectie, onderhoud, 12

13 reparatie, service, rente, WA verzekering, selectie en passing, instructie, transportkosten, marges, overheadkosten, e.d Koop van hulpmiddelen De opdrachtgevers wensen incidenteel nieuwe hulpmiddelen voor mensen met een beperking te kopen. De koopprijzen worden bepaald door de bruto catalogusprijs te verminderen met X%* exclusief BTW. Indien een niet-nieuw/tweedehands hulpmiddel wordt gekocht, geldt na de korting een lineaire afschrijvingstermijn van 5, 7 of 10 jaar. Garantieafhandeling dient rechtstreeks met de cliënt te gebeuren Dezelfde prijs wordt gehanteerd voor gebruikers die met een Persoonsgebonden Budget een hulpmiddel kopen. *X% is het kortingspercentage dat de inschrijver aanbiedt Gebruikte hulpmiddelen De opdrachtgevers stellen de opdrachtnemer in de gelegenheid om gebruikte hulpmiddelen in te zetten voor verhuur aan de opdrachtgevers. De opdrachtnemer is verplicht om het hulpmiddel in technisch goede staat en visueel als nieuw te leveren. De huurprijs is onafhankelijk van de leeftijd van het hulpmiddel. Het bouwjaar van het huurmiddel wordt bij levering schriftelijk vastgelegd en gecommuniceerd aan de opdrachtgevers Overname uitstaande hulpmiddelen Opdrachtnemer die middels deze aanbesteding wordt geselecteerd, dient het uitstaande bestand van de huidige opdrachtnemer over te nemen. Na overname dient opdrachtnemer een nieuwe bruikleenovereenkomst met de gebruiker af te sluiten Waarde overname De waarde waarvoor de nieuwe opdrachtnemer het hulpmiddel dient over te nemen, wordt bepaald op basis van de historische Bruto Catalogus Prijs (BCP) per hulpmiddel (= oorspronkelijke bruto catalogusprijs in het bouwjaar van het hulpmiddel) verminderd met 41% korting, met lineaire afschrijving in 7 jaar (voor alle kindervoorzieningen geldt 5 jaar en voor tilliften geldt 10 jaar) naar een vaste restwaarde van 50,00 exclusief BTW. Eventuele accessoires vormen wel een onderdeel van de waarde. Door opdrachtgevers gekocht maatwerk vormt geen onderdeel van de waarde. De afschrijvingsperiode gaat in op datum bouwjaar/maand van het hulpmiddel. Na respectievelijk 5, 7 of 10 jaar heeft het hulpmiddel een vaste restwaarde van 50,00 exclusief BTW. Voorbeeld berekening bij overname: historische Bruto Maanden Waarde overname Catalogus Prijs 41% inzet 1.000,00 -/- 41% = 590, ,00 (Berekening: Reeds afgeschreven: (( 590,00 -/- 50,00)/84)*42 = 270,00 Restwaarde 590,00 -/- 270,00 = 320, ,00 -/- 41% = 5.900, ,00 Bijlage 5 Waarde uitstaand bestand is het bestand met uitstaande hulpmiddelen op regelniveau op peildatum 4 december 2015, met daarin de berekende waarde per 4 december

14 2.10. Overdracht hulpmiddelen bij beëindiging overeenkomst Opdrachtnemer dient het hulpmiddelenbestand na afloop van de overeenkomst conform onderstaande uitgangspunten over te dragen aan de opvolgende opdrachtnemer. De waarde waarvoor de nieuwe opdrachtnemer het hulpmiddel dient over te nemen, wordt bepaald op basis van de historische Bruto Catalogus Prijs (BCP) per hulpmiddel (= oorspronkelijke bruto catalogusprijs in het bouwjaar van het hulpmiddel) verminderd met 30% korting, met lineaire afschrijving in 7 jaar (voor alle kindervoorzieningen geldt 5 jaar en voor tilliften geldt 10 jaar) naar een vaste restwaarde van 50,00. Eventuele accessoires vormen wel een onderdeel van de waarde. Door opdrachtgevers gekocht maatwerk vormt geen onderdeel van de waarde. De afschrijvingsperiode gaat in op datum bouwjaar/maand van het hulpmiddel. Na respectievelijk 5, 7 of 10 jaar heeft het hulpmiddel een vaste restwaarde van 50,00. 14

15 3. Eisen aan personeel en de dienstverlening 3.1. Personeel Opdrachtnemer dient voor de uitvoering van de opdracht medewerkers in te zetten die gediplomeerd en/of vakbekwaam zijn om de dienstverlening adequaat te kunnen uitvoeren. Opdrachtgevers kunnen diploma s opvragen. Voor de adviserende taken dient een gediplomeerd en/of vakbekwaam adviseur ingezet te worden. Voor het uitvoeren van het onderhoud en de reparaties dient opdrachtnemer te beschikken over een servicemonteur en een adaptatietechnicus. Opdrachtnemer garandeert permanente deskundigheidsbevordering van de medewerkers, die voor of namens opdrachtnemer betrokken zijn bij de passing, levering, reparatie en het onderhoud van het hulpmiddel. Op verzoek van de opdrachtgevers overlegt opdrachtnemer een opleidingsplan. Van alle medewerkers, die direct contact hebben met de gebruiker, wordt daarnaast verwacht: a. een servicegerichte en klantvriendelijke instelling; b. goede sociale en communicatieve vaardigheden; c. goede beheersing van de Nederlandse taal, voor zover relevant voor de uitvoering van de werkzaamheden Passing Opdrachtnemer garandeert passing in overeenstemming met de door opdrachtgever geïndiceerde categorie inclusief opties en/of aanpassingen. Bij de passing maakt opdrachtnemer gebruik van het hulpmiddel dat voor de betreffende gebruiker zal worden ingezet of van een volledig vergelijkbaar hulpmiddel. Tijdens de passing beoordeelt de opdrachtnemer welk type/merk hulpmiddel geleverd zal worden en op welke wijze het hulpmiddel technisch zal worden uitgevoerd om te voldoen aan de eisen in de opdrachtbeschrijving. Hierbij worden de noodzakelijke opties en individuele aanpassingen meegenomen. Uitgangspunt is dat de passing plaatsvindt op de verblijfslocatie van de gebruiker. Daarbij wordt beoordeeld of een adequate stalling aanwezig is. Indien dit niet aanwezig is, koppelt de opdrachtnemer dit terug aan de opdrachtgever. In geval opdrachtnemer beschikt over een paslocatie, kan de passing ook daar plaatsvinden. De voorkeur van de gebruiker is hierin leidend. Alle passingen van hulpmiddelen, inclusief eventueel transport van en naar paslocatie van het hulpmiddel, dienen kosteloos te worden uitgevoerd Levering De levering van het hulpmiddel, inclusief voldoende instructie en demonstratie, wordt door de opdrachtnemer verzorgd. In situaties dat er geen maatwerk van toepassing is, levert opdrachtnemer het hulpmiddel, na passing en instructie, direct af. Indien dit noodzakelijk is, maken gewenningslessen deel uit van de instructie. Opdrachtnemer overlegt de Nederlandstalige gebruikershandleiding van elk aangeboden hulpmiddel aan de gebruiker. Deze bevat in ieder geval: Naam en adres van de fabrikant en/ of importeur; Uitleg van de gebruiksmogelijkheden van het hulpmiddel; Uitleg van de in- en verstelmogelijkheden; Uitleg en plaatsing van de bedieningsapparatuur; Uitleg van de eventueel gebruikte symbolen; Onderhoudsinformatie betreffende de banden en accu s; Een gebruiksaanwijzing betreffende de acculader (indien van toepassing); Lijst met door de rolstoelfabrikant toegestane accu s/ acculaders; Opdrachtnemer geeft daarnaast informatie over service en bereikbaarheid van de leverancier en hulp bij calamiteiten en onderhoud. 15

16 3.4. Levertijden Op het moment dat de opdrachtgever de opdracht tot levering heeft neergelegd bij de opdrachtnemer gaat de levertijd in. Het hulpmiddel moet binnen de volgende levertermijnen worden verstrekt en opdrachtnemer dient zich in alle gevallen optimaal in te spannen om zo snel mogelijk het juiste hulpmiddel, inclusief opties en aanpassingen te leveren. 1. De levering van een hulpmiddel zonder opties en/of individuele aanpassingen dient binnen maximaal 10 werkdagen na opdracht plaats te vinden. 2. De levering van een hulpmiddel met opties dient binnen maximaal 15 werkdagen na opdracht plaats te vinden. 3. De levering van een hulpmiddel met individuele aanpassingen dient binnen maximaal 25 werkdagen na opdracht plaats te vinden. 4. Indien een hulpmiddel niet binnen de gestelde termijn geleverd kan worden, verstrekt opdrachtnemer ter overbrugging en in overleg met de opdrachtgever, zonder meerkosten, een vervangend hulpmiddel dat qua functionaliteit gelijkwaardig is Beëindiging huur/ophalen hulpmiddel Bij beëindiging van de huurovereenkomst wordt de opdrachtnemer zo snel mogelijk op de hoogte gesteld door de opdrachtgever. Vanaf het moment dat de opdrachtnemer op de hoogte gesteld wordt van de beëindiging van de huurovereenkomst, zorgt hij ervoor dat het hulpmiddel binnen 5 werkdagen ingenomen wordt. Als de gebruiker of nabestaande van een overleden gebruiker, aangeeft dat het hulpmiddel niet meer gebruikt wordt, zorgt opdrachtnemer er eveneens voor dat het hulpmiddel binnen 5 werkdagen wordt ingenomen. De opdrachtnemer meldt de innamedatum van het hulpmiddel aan de opdrachtgever. Indien opdrachtnemer rechtstreeks wordt benaderd door gebruiker of nabestaande, stelt opdrachtnemer de opdrachtgever direct schriftelijk op de hoogte. De huurovereenkomst gaat in op de leveringsdatum en eindigt na melding door de opdrachtgever. De financiële vergoeding wordt gestart en beëindigd op de eerstvolgende dag van de CAK-periode Service en Onderhoud Door opdrachtnemer dient minimaal 1x per jaar (preventief) reguliere inspectie te worden uitgevoerd. Indien service of onderhoud op een andere locatie plaats moet vinden dan bij de gebruiker thuis, dan zal deze voor de duur van de service en/of de onderhoudstermijn de beschikking krijgen over een gelijkwaardig vervangend hulpmiddel. Gebruikers dienen te allen tijde over een passend, adequaat hulpmiddel te beschikken en te blijven beschikken. Het is aan de opdrachtnemer om haar service en onderhoud voor wat betreft dit contract op basis van dit uitgangspunt vorm te geven. De opdrachtnemer dient de hulpmiddelen, ongeacht de leeftijd, in een goede volwaardige conditie te leveren en te houden conform paragraaf Service en onderhoud maken integraal onderdeel uit van de opdracht Reactietijden reparatie Bij meldingen van calamiteit binnen de Hoeksche Waard is de opdrachtnemer binnen 1 uur ter plaatse om hulp te bieden. Bij meldingen van calamiteit buiten de Hoeksche Waard is de opdrachtnemer zo snel mogelijk doch uiterlijk binnen 3 uur ter plaatse om hulp te bieden. Onder reactietijd wordt verstaan de tijd tussen melding en start hulpverlening ter plaatse. Onder calamiteit wordt verstaan: een onverwachte gebeurtenis die het onmiddellijk onbruikbaar zijn van het hulpmiddel tot gevolg heeft. Opdrachtnemer is 24-uur per dag telefonisch bereikbaar. Het verhelpen van calamiteiten vindt, 16

17 afhankelijk van de omstandigheid waarin de gebruiker verkeert, ter plekke, dan wel bij de gebruiker thuis plaats. In alle gevallen waarbij er geen sprake is van een calamiteit, is de reactietijd binnen 24 uur. Voor alle meldingen geldt dat als het mogelijk is, het hulpmiddel ter plaatse wordt gemaakt. Als dit niet mogelijk is, zorgt de opdrachtnemer dat de gebruiker veilig thuis komt. Indien de reparatietijd langer is dat 24 uur, zorgt de opdrachtnemer voor een vervangend hulpmiddel Bereikbaarheid Opdrachtnemer dient er zorg voor te dragen dat haar serviceafdeling 24 uur per dag, 7 dagen per week telefonisch bereikbaar is tegen het lokale tarief Nazorg De opdrachtnemer biedt adequate nazorg aan de gebruiker. De opdrachtnemer levert, na ingebruikname van het hulpmiddel, aan de gebruiker adequate nazorg. Dit houdt in dat de opdrachtnemer, op verzoek van de gebruiker, klachten verhelpt, kleine verbeteringen aanbrengt binnen de kaders van de individuele selectie en eventuele vragen beantwoordt. Binnen vier maanden na aflevering neemt opdrachtnemer contact op met de gebruiker om te bezien of het hulpmiddel voldoet. De opdrachtnemer vervult een signaalfunctie naar de opdrachtgevers bij niet-gebruik, of ondeskundig gebruik van de verstrekte voorziening Digitaal informatiesysteem Een transparant, technisch goed werkend (proven technology) digitaal informatiesysteem waarin alle data, juist, volledig en actueel zijn opgeslagen is essentieel. Dit systeem dient voor de opdrachtgevers, via een web-applicatie, on-line toegankelijk te zijn. In dit systeem zullen per entiteit tenminste onderstaande gegevens worden vastgelegd. De onderlinge, functionele, samenhang tussen entiteiten wordt door het systeem technisch afgedwongen en onderhouden. De opzet hiervan is dat samenhangende rapportages kunnen worden geleverd over status, voortgang en resultaat van de processen, alsook dat analyses op bestandsdownloads eenvoudig in Excel kunnen worden uitgevoerd. Entiteit Gemeente Gebruiker Hulpmiddel Gegevens gemeentenaam naam Burgerservicenummer geboortedatum adres serienummer categorie merk model eventuele opties eventuele individuele aanpassing datum/maand bouwjaar bruto catalogusprijs huurprijs 17

18 Inzet Facturering Incident opdrachtdatum voortgang leverdatum datum nazorg bijzonderheden datum beëindiging huurovereenkomst datum periode bedrag bron (gebruiker - gemeente - anderszins) aard incident (klacht - calamiteit - service - onderhoud) melddatum of startdatum einddatum omschrijving afdoening De opdrachtnemer dient, indien de opdrachtgevers op enig moment, ter verifiëring van het gestelde in de inschrijving, extra zekerheid willen verkrijgen door een systeemdemo of externe IT-audit, hieraan kosteloos medewerking te verlenen. Bij het registreren, beheer, bewerken en gebruik van deze gegevens draagt de opdrachtnemer er zorg voor dat de opdrachtnemer voldoet aan het gestelde in de Wet bescherming privacy en de Wmo De opdrachtnemer is gehouden om te voldoen aan Nen 7510 norm conform de Regeling gebruik burgerservicenummer in de zorg. Ten aanzien van het declareren van de hulpmiddelen toont opdrachtnemer zich bereid om kosteloos met het eigen informatiesysteem aan te sluiten op het toekomstige iwmoberichtenverkeer om daarmee de informatie-uitwisseling (verder) te automatiseren. Mocht dit technisch nog niet mogelijk zijn dan heeft opdrachtnemer de bereidheid om dit later in de contractperiode alsnog te realiseren. Tot die tijd voldoet opdrachtnemer aan opzet van declaraties, zoals opdrachtgever die wenst te hanteren Klachtenprocedure Klachtenregistratie De opdrachtnemer beschikt over een formele klachtenprocedure. Klachten zijn: alle bij de opdrachtnemer of opdrachtgevers aangemelde uitingen van ontevredenheid door de gebruikers. Onder klacht wordt ook verstaan onheuse bejegening door of onzorgvuldigheid van de opdrachtnemer. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen terechte of onterechte klachten. De opdrachtnemer houdt een deugdelijke en transparante klachtenadministratie bij. Alle klachten, ook klachten die direct bij de gebruiker of telefonisch opgelost worden, worden vermeld in de klachtenadministratie. De afdoening van klachten wordt in de administratie opgenomen. In principe worden klachten zo spoedig mogelijk afgehandeld, doch uiterlijk binnen 14 kalenderdagen na melding. Gebruikers dienen een klacht in eerste instantie in te dienen bij de opdrachtnemer. De opdrachtgevers spelen eventuele bij haar aangemelde klachten direct door naar de opdrachtnemer. Wanneer klachten, naar het oordeel van de klager, niet of niet juist worden afgedaan kan de gebruiker zich wenden tot de opdrachtgevers. Gedurende de contractperiode vinden op nog vast te stellen momenten, maar tenminste vier keer per jaar evaluatiegesprekken plaats tussen het team Contractmanagement en de opdrachtnemer. 18

19 3.11 Social Return on Investment De gemeenten hechten waarde aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. In dat kader is social return onderdeel van het duurzame inkoopbeleid en wordt door de gemeenten een social return verplichting aan de opdrachtnemer opgelegd met als doel een economisch- en sociaal gezondere regio te krijgen. De nadere invulling van social return is beschreven in bijlage 8. 19

20 4. Contractuitvoering en contractmanagement 4.1. Doelstelling Na voltooiing van de aanbestedingsprocedure zal met de winnende inschrijver, per gemeente, een overeenkomst worden afgesloten. Een onderdeel van de overeenkomst is een werkafsprakenboek, waarin een aantal werkafspraken worden vastgelegd. Hierbij kan gedacht worden aan het proces van indicatiestelling of facturering. De opdrachtgevers hebben ervoor gekozen om het contractmanagement centraal te beleggen bij het team Contractmanagement. Het doel van dit contractmanagement is het duurzaam borgen van de kwaliteit, stabiliteit en continuïteit van de dienstverlening van de opdrachtnemer naar de gebruiker en het beheersen en reduceren van de kosten hiervan. Het team Contractmanagement ziet er op toe dat: - de opdrachtnemer de prestaties levert conform de afgesloten overeenkomst; - de eigen organisatie geïnformeerd wordt over de inhoud van de overeenkomst; - de eigen organisatie haar deel van de verplichtingen van de overeenkomst nakomt; - het contract up-to-date blijft; - de relatie tussen opdrachtnemer en opdrachtgevers een positief karakter heeft en houdt; - er voortdurend wordt gewerkt aan prestatieverbetering; - er te allen tijde verantwoording kan worden afgelegd over de prestaties. Meting van de prestaties zal plaatsvinden aan de hand van de in dit aanbestedingsdocument vastgestelde KPI s en de ingediende inschrijving van opdrachtnemer. Toetsing hiervan zal onder meer geschieden op basis van de resultaten van klanttevredenheidsonderzoeken en de inhoud van de uitvoeringsrapportages Prestatiemetingen Klanttevredenheidsonderzoek en kwaliteitstoets bij cliënt Prestaties van opdrachtnemer worden beoordeeld op basis van de overeengekomen KPI s. Toetsing kan onder meer plaatsvinden door klanttevredenheidsmetingen welke, in opdracht van opdrachtgevers, door een onafhankelijk bureau zullen worden uitgevoerd en door de periodieke rapportages en data uit het digitaal informatiesysteem. Klanttevredenheidsmetingen en kwaliteitstoetsen zullen periodiek worden uitgevoerd. Hiertoe worden bijvoorbeeld benaderd: alle gebruikers die het half jaar daarvoor een voorziening toegewezen hebben gekregen; alle gebruikers die het half jaar daarvoor bij de opdrachtnemer een klacht hebben ingediend of een calamiteit hebben gemeld; een steekproef van gebruikers die al langer dan een jaar een voorziening van de opdrachtnemer in gebruik hebben. De vraagstelling van het klanttevredenheidsonderzoek wordt na gunning afgestemd met de leverancier Rapportage contractuitvoering & Evaluatie Rapportage contractuitvoering De opdrachtnemer dient het team Contractmanagement van de navolgende informatie te voorzien. Per kwartaal aan te leveren, uiterlijk tien dagen na het einde van het kwartaal (eerste rapportage is uiterlijk 10 juli 2017): - een integrale bestandsdownload met.csv of.xls extensie op regelniveau conform paragraaf 3.9; - een rapportage van de in de uitvoering geconstateerde knelpunten; - een rapportage met betrekking tot status en voortgang van verbeterinitiatieven. De frequentie en inhoud van de aan te leveren data kan tussentijds worden aangepast door opdrachtgevers. 20