- de agenda d.d. 8 juli 2016 vast te stellen. Het voorstel wordt bij de volgende overleggen ingebracht: MT AB OVO CAB AGV. Audit commissie DB

Transcriptie

1 Agendapunt I-1 Registratienummer 2016/994 Voorstel voor de vergadering van: Het algemeen bestuur Datum vergadering: 8 juli 2016 Onderwerp: Gevraagd besluit: Vaststellen agenda Het algemeen bestuur wordt gevraagd: - de agenda d.d. 8 juli 2016 vast te stellen Vergaderstuk: 2016/994/A Agenda d.d. 8 juli 2016 Toelichting: Financiële consequenties: Vervolgprocedure: Geen Geen Het voorstel wordt bij de volgende overleggen ingebracht: MT AB OVO CAB AGV Audit commissie DB Anders, nl.... Niet van toepassing Vervolgstappen: Geen Organisatie eenheid Indiener niveau 2 Concerncontroller a.i. Directiesecretaris Concern J. Boons J. Boons dd dd

2 Algemeen Bestuur Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid Agenda 2016/994/A 8 juli 2016 I Opening 1. Vaststellen agenda 2016/ Mededelingen 2016/ Besluitenlijst 2016/996 II Ter behandeling 1. Begroting / Taakuitvoering brandweer bij reanimatiemelding 2016/ Eerste bestuursrapportage (BURAP I) 2016/ Aanbesteding accountantsdiensten / Beleidsplan 2016/1001 III Ter kennisname of Hamerstukken 1. Eindrapport pilots TS4 2016/ Financiële risico s VRZHZ inzake Spinel Veiligheidscentrum 2016/ LMO 2016/ Aanstelling Directeur Publieke Gezondheid 2016/ Voorzitterschap vakantieperiode 2016/ Concept verslag auditcommissie 2016/1007 IV Overig 1. Rondvraag en sluiting

3 Agendapunt I-2 Registratienummer 2016/995 Voorstel voor de vergadering van: Het algemeen bestuur Datum vergadering: 8 juli 2016 Onderwerp: Gevraagd besluit: Mededelingen Het algemeen bestuur wordt gevraagd: - niet van toepassing Vergaderstuk: Toelichting: Financiële consequenties: Vervolgprocedure: Geen De leden van het AB krijgen gelegenheid tot het doen van mededelingen. Geen Het voorstel wordt bij de volgende overleggen ingebracht: MT AB OVO CAB AGV Audit commissie DB Anders, nl.... Niet van toepassing Vervolgstappen: Geen Organisatie eenheid Indiener niveau 2 Concerncontroller a.i. Directiesecretaris Concern J. Boons J. Boons dd dd

4 Agendapunt I-3 Registratienummer 2016/996 Voorstel voor de vergadering van: Het algemeen bestuur Datum vergadering: 8 juli 2016 Onderwerp: Gevraagd besluit: Besluitenlijst Het algemeen bestuur wordt gevraagd: - de besluitenlijst AB d.d. 13 april 2016 vast te stellen. Vergaderstuk: 2016/996/A - besluitenlijst AB d.d. 13 april 2016 Toelichting: Financiële consequenties: Vervolgprocedure: Geen Geen Het voorstel wordt bij de volgende overleggen ingebracht: MT AB OVO CAB AGV Audit commissie DB Anders, nl.... Niet van toepassing Vervolgstappen: De besluitenlijsten AB wordt op Viadesk (intern) en de internetsite geplaatst. Organisatie eenheid Indiener niveau 2 Concerncontroller a.i. Directiesecretaris Concern J. Boons J. Boons dd dd

5 Vergaderstuk 2016/996/A Besluitenlijst concept - Van: Overleg: Vergadering van het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio ZHZ Datum: 13 april 2016 Vastgesteld op: Aanwezig Gemeente Dordrecht DHR A.A.M. Brok burgemeester, voorzitter Gemeente Oud-Beijerland DHR K. Tigelaar burgemeester, vicevoorzitter Gemeente Alblasserdam DHR J.G.A. Paans burgemeester Gemeente Binnenmaas DHR A.J. Borgdorff burgemeester Gemeente Cromstrijen DHR J.J. Luteijn burgemeester Gemeente Giessenlanden DHR W. Ten Kate waarnemend burgemeester Gemeente Gorinchem DHR G. Veldhuijzen waarnemend burgemeester Gemeente Hardinxveld-Giessendam DHR R. Augusteijn waarnemend burgemeester Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht DHR J. Heijkoop burgemeester Gemeente Korendijk DHR S. Stoop waarnemend burgemeester Gemeente Leerdam DHR M. Houtman waarnemend burgemeester Gemeente Molenwaard DHR D.R. van der Borg burgemeester Gemeente Papendrecht DHR C.J.M. de Bruin burgemeester Gemeente Sliedrecht DHR A.P.J. Van Hemmen burgemeester Gemeente Strijen DHR A.J. Moerkerke burgemeester Gemeente Zederik DHR A.F. Bonthuis waarnemend burgemeester Gemeente Zwijndrecht DHR D. Schrijer burgemeester Arrondissementsparket Rotterdam DHR R.P.H.G. de Beukelaer Justitie Politie Eenheid Rotterdam DHR H. de Jong politie eenheid Rotterdam Defensie DHR J. Doense Regionaal militair commandant Veiligheidsregio ZHZ DHR C.H.W.M. Post secretaris Veiligheidsregio ZHZ DHR A. Slofstra directeur brandweer Veiligheidsregio ZHZ MW J. Boons directiesecretaris Afwezig Waterschap Rivierenland DHR R.W. Bleker dijkgraaf Waterschap Hollandse Delta DHR J.M. Geluk dijkgraaf Pagina 1 van 8

6 Vergaderstuk 2016/996/A I Opening Agendapunt I /773 Besluit Agendapunt I /774 Toelichting Vaststellen agenda Het algemeen bestuur wordt gevraagd te besluiten: - de agenda d.d. 13 april 2016 vast te stellen. Conform Mededelingen De heer Brok heeft de volgende mededelingen: Helaas is de vrouw van voormalig AB-lid de heer Klijs overleden, de leden van het AB worden in de gelegenheid gesteld een kaart te tekenen; De heren De Bruin en Houtman zullen per 1 oktober 2016 het burgemeesterschap neerleggen en daarmee ook hun positie in het algemeen bestuur; De heer Van Ee zal naar verwachting per 1 juli zijn rol als burgemeester hervatten; Mw. Mous, gemeenteraadslid in Dordrecht, is in het kader van haar stage aanwezig bij de vergadering; Tevens is aanwezig de heer Van Gelderen, hij loopt stage bij de gemeente Dordrecht; De heer Rutten is tijdelijk concerncontroller VRZHZ totdat de vacature definitief is ingevuld; Op zaterdag 4 juni 2016 is het open dag VRZHZ en de (her)opening van Spinel. De Commissaris van de Koning zal de openingshandeling uitvoeren. Een uitnodiging volgt binnenkort. In het bestuur van 8 juli komt de jaarrekening van Spinel aan de orde en zal tevens aandacht worden gegeven aan een aantal financiële afhechtingszaken zoals dat bij het AB van 18 februari is aangekondigd. Tegelijk met het aanbieden van de vergaderstukken aan het AB zijn de jaarrekening 2015 én de begroting 2017 verstuurd aan de colleges ter doorzending aan de raden. Op de begroting 2017 kunnen zienswijzen worden ingediend. Behandeling in het AB vindt plaats op 8 juli Recent is de Gemeenschappelijke Regeling VRZHZ gewijzigd en per 1 januari 2016 vastgesteld. Mede naar aanleiding van de ontvangen zienswijzen op de concept regeling heeft het algemeen bestuur gevraagd de voor- en nadelen van het invoeren van een zienswijze procedure op de jaarrekening te onderzoeken. De uitkomsten van dit onderzoek zijn op 24 maart voorgelegd aan het DB. Afgesproken dat dit niet naar het eerstvolgende AB gaat van april maar eerst de rapportage van de denktank Grip op GR-en wordt afgewacht (mei 2016). Op 18 maart jl. heeft het Veiligheidsberaad plaatsgevonden. Onder andere is aan de orde gekomen de zogenaamde beslispuntennotitie als aanvulling op het transitieakkoord. De heer Tigelaar verzoekt de leden van het algemeen bestuur om af te wijken van het eerder genomen besluit om pas in 2018 deel te Pagina 2 van 8

7 Vergaderstuk 2016/996/A nemen aan de gezamenlijke aanbesteding van de accountantsdiensten. Samen met 7 gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen wordt een aanbesteding voorbereid voor de periode Het bestek van deze aanbesteding wordt 8 juli geagendeerd voor het algemeen bestuur. Deze wijziging houdt in dat in 2016 nog wel gebruik zal worden gemaakt van de diensten van Deloitte. De leden van het algemeen bestuur zijn akkoord met deze aanpassing van het eerder genomen besluit. De heer Post benoemt de inspanning van de subregio AV om samen met Sliedrecht en Alblasserdam te bezien of vluchtelingen die statushouders worden, te vestigen zijn in dit gebied. Mocht het COA hier niet positief tegenover staan, dan wordt bezien of escalatie nodig is. Ook in de Hoeksche Waard loopt een initiatief om te bezien of vluchtelingen op meerdere locaties opgevangen kunnen worden. Op 10 mei wordt dit met COA besproken. Op 1 mei zal op radio 1 van 19 tot 20 uur aandacht besteed worden aan de aanpak van het vluchtelingenvraagstuk door ZHZ. De heer Post gaat in het interview o.a. in op de uitgangspunten zoals deze voor onze regio van toepassing zijn (geen gesleep met vluchtelingen en opvang naar aard, schaal en omvang). Er wordt gevraagd naar het beëindigen van de pilots per 1 april De heer Slofstra licht toe dat de verwachting was dat er geen aanvullende informatie meer zou komen uit de diverse pilots. De ervaringen uit de pilots worden samengebracht en komen bestuurlijk terug. Er wordt gevraagd om aandacht voor de vrijwilliger in dit proces en de afspraak wordt gemaakt dat een en ander communicatief goed wordt opgepakt. Agendapunt I /775 Besluit Besluitenlijst Het algemeen bestuur wordt gevraagd te besluiten: de besluitenlijst AB d.d. 18 februari 2016 vast te stellen. Conform Pagina 3 van 8

8 Vergaderstuk 2016/996/A II Ter behandeling Agendapunt II /776 Toelichting Jaarstukken 2015 Het algemeen bestuur wordt gevraagd: 1. De jaarstukken 2015 van de VRZHZ vast te stellen. 2. Hierbij het dagelijks bestuur en de directie te dechargeren van het over 2015 gevoerde beleid en beheer van de VRZHZ. 3. In te stemmen met : 1. Het opheffen van kredieten ouder dan 2 jaar met uitzondering van die kredieten waarvoor een gemotiveerd voorstel voor handhaving in de jaarrekening is opgenomen. Doorlopende kredieten zullen worden toegevoegd aan de begroting 2016 (bijlage 4 van de jaarstukken); 2. Over de aanwending van het resterende saldo in de Reserve inzet Organisatieontwikkeling bij BURAP-I 2016 onderbouwde voorstellen aan het bestuur te doen (jaarstukken pagina 56); 3. De vorming in de jaarrekening 2015 van een Bestemmingsreserve schoner werken ter grootte van en dit bedrag te onttrekken uit de Algemene reserve (jaarstukken pagina 21, 54); 4. Het totale jaarresultaat 2015 ( voordelig) als volgt te bestemmen: toevoegen aan de Algemene reserve: ten behoeve van het convenant met het Rode Kruis, conform het besluit 2016/50 van het AB van 18 februari 2016 aanvullen weerstandsvermogen tot weerstandsratio = 1 * instellen Bestemmingsreserve samenvoeging meldkamers uitkeren aan de gemeenten resultaat * Hierbij is rekening gehouden met de onttrekking van ten behoeve van evaluatie bevolkingszorg en bureau gemeenten in 2016, conform besluit 2015/1169 van het algemeen bestuur bij het vaststellen van de jaarstukken De heer Tigelaar geeft aan dat voorliggende jaarrekening een stuk compacter is, gelijk aan de lijn die is ingezet bij de tweede Burap. Door de accountant zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd, wel is een aantal aanbevelingen gedaan. Waar mogelijk en zinvol zullen deze adviezen worden doorgevoerd. Specifiek wordt door de heer Tigelaar benoemd: Ten aanzien van de reserve organisatieontwikkeling wordt bij Burap 1 een nader voorstel gedaan; Ten aanzien van schoner werken wordt bij een volgende vergadering van het algemeen bestuur (naar verwachting 8 juli 2016) een onderbouwd financieel voorstel geleverd; De bestemmingsreserve samenvoeging meldkamers heeft te maken met het samengaan van de meldkamers van VRR en VRZHZ en betreft brandweerkosten; Ten aanzien van het weerstandsvermogen wordt samen met de andere twee GR-en onderzocht hoe meer eenheid te bereiken is of eventueel zelfs een gezamenlijk weerstandsvermogen haalbaar is. De leden van het algemeen bestuur krijgen voor de eerste maal de gelegenheid hun opmerkingen te maken op de jaarrekening. Gevraagd wordt naar: De relatie tussen de jaarrekening en het meerjarenperspectief, de begroting 2017 en het beleidsplan; Pagina 4 van 8

9 Vergaderstuk 2016/996/A De mogelijkheden om verdere innovatieve bezuinigingen te vinden; De onderbouwing van de bestemmingsreserve schoner werken en de verhouding tot de algemene reserve hierbij; De onderbouwing van de bestemmingsreserve samenvoeging meldkamers en waar dit bedrag terug te vinden is in Burap 2 van De onttrekking van ,-- voor de vluchtelingen (ondersteund door de opmerking die de accountant heeft gemaakt ten aanzien van het vluchtelingenvraagstuk en de juridische advisering door professor Elzinga) en het voorstel om dat specifieke besluit van de jaarrekening terug te draaien en het bedrag toe te voegen aan het overschot dat aan de gemeenten wordt uitgekeerd. Besluit De heer Tigelaar licht toe: De analyse tussen het MJP komt terug in Burap 1 en zal in lijn zijn met wat eerder is afgesproken. De raden hebben de mogelijkheid om de relatie te leggen tussen het jaarresultaat en de begroting 2017 bij het opstellen van hun zienswijze op de begroting Er volgt een onderbouwing van de bestemmingsreserve schoner werken. Tevens wordt afgesproken dat een korte toelichting op dit onderdeel wordt meegestuurd met het verzenden van de brief aan de raden over de vaststelling van de jaarrekening. De raming van de kosten voor de samenvoeging meldkamers is terug te vinden in Burap 2 van Het betreft kosten die in 2016 worden gemaakt. Het algemeen bestuur heeft tweemaal een besluit genomen op de financiële afhandeling van de kosten voor opvang van vluchtelingen. De accountant heeft aangegeven dat dit besluit niet onrechtmatig is vanuit zijn oordeel. De heer De Bruin verzoekt vanuit zijn visie op bestuurlijke ordentelijkheid de besluiten alsnog te herzien maar dit verzoek wordt niet gedeeld door de andere leden van het algemeen bestuur. De heer Veldhuijzen vult aan dat de jaarrekening ook niet het moment is om dit besluit te herzien omdat de jaarrekening de rechtvaardiging is van wat er is gebeurd. Conform met de volgende afspraken: Naar verwachting voor de zomer nadere onderbouwing van bestemmingsreserve schoner werken ; Informatie voor raden over schoner werken ; Nadere onderbouwing van brandweerkosten voor samenvoeging meldkamers; Nadere analyse van relatie jaarrekening en meerjarenperspectief komt terug in Burap 1. De heer De Bruin is formeel niet akkoord met het vaststellen van de jaarrekening vanwege het naar zijn oordeel onrechtmatig genomen Pagina 5 van 8

10 Vergaderstuk 2016/996/A besluit hierover. Hij verleent daarom geen decharge aan bestuur en directie op het gevoerde beleid. Agendapunt II /777 Toelichting Besluit Kostenverdeelmodel Het algemeen bestuur wordt gevraagd: In aanloop naar de retraite 2017 in te stemmen met het procesvoorstel om te komen tot een kostenverdeelmodel. Er wordt gesproken over de invulling van de diverse groepen (oa leden kernteam, ondervertegenwoordiging vanuit landelijke gemeenten met meerdere kernen). Gesproken wordt over het betrekken van ervaring vanuit eerder onderzoek bij dit proces en tevens gremia als AGV en algemeen bestuur goed te betrekken. Afgesproken wordt dat de vertegenwoordiging van de AGV in de bestuurlijke begeleidingscommissie voldoende is geborgd door de deelname van de twee gemeentesecretarissen. Er wordt uitgegaan van de stand van zaken in 2016 op dit gebied en gezocht naar objectiveerbare modellen die landelijk ook gebruikelijk zijn. Hierbij wordt uitgegaan van een mix tussen onafhankelijk onderzoek en pragmatisme. Conform met de volgende aanvullingen: Samenstelling van de ambtelijke groep wordt nogmaals bekeken; Een extern bureau wordt betrokken om gebruik te maken van landelijk objectiveerbare modellen; Het algemeen bestuur wordt betrokken bij het proces door toezending van de verslagen van de bestuurlijke begeleidingscommissie; De bestuurlijke begeleidingscommissie heeft aandacht voor de positie van landelijke gemeenten met meerdere kernen. III Ter kennisname of Hamerstukken Agendapunt III /778 Toelichting Gemeenten Vijfheerenlanden Het algemeen bestuur wordt gevraagd: kennis te nemen van de stand van zaken inzake het onderzoek gevolgen herindeling gemeenten Vijfheerenlanden. De heer Bonthuis brengt zijn weergave van het gesprek in dat hij heeft gehad met de VRU over voorliggende notitie. Er volgt een discussie over de duiding van de notitie en de afstemming met de heer Bos van de VRU. Geconcludeerd wordt dat mogelijk een spraakverwarring oorzaak is van het meningsverschil. De heer Post geeft aan dat de notitie de stand van zaken is van dat moment en dat de oplegger niet gedeeld is met de heer Bos maar de notitie wel degelijk met hem besproken is. Beide veiligheidsregio s hebben met elkaar besproken dat er geen kwesties zijn waarover geen afspraken te maken zijn, wel is het van belang dat er congruentie is met andere partners. De VRU volgt de uiteindelijke provinciekeuze, de impact van de keuze is voor de VRU aanzienlijk kleiner dan voor ZHZ. De heer Bonthuis geeft aan dat hij de verwachting had gehad dat het een gezamenlijk rapport zou zijn maar dat hij de inhoudelijke Pagina 6 van 8

11 Vergaderstuk 2016/996/A argumenten wel acceptabel vindt. Hij stemt niet in met de samenvatting in de notitie. De heer Houtman vraagt naar wat de IPC verteld gaat worden op 19 april aanstaande. De heer Brok verzoekt om in de toekomst hem vooraf te informeren over dergelijke standpunten. Hij spreekt beide burgemeesters aan op het eigenaarschap van de regio ZHZ en geeft aan dat vanuit deze verantwoordelijkheid op 19 april 2016 gesproken zal worden met de leden van de IPC. De klankkleur van de AB-leden Houtman en Bonthuis zal meegenomen worden in het gesprek. Na het gesprek zal een terugkoppeling naar de leden van het bestuur worden gedaan. Besluit In een nader gesprek met enkele leden van het DB, de heren Bonthuis en Houtman en de directeuren van de veiligheidsregio s zal vervolgens ingegaan worden op het gesprek met de IPC. Conform Agendapunt III /780 Besluit Agendapunt III /781 Besluit Agendapunt III /782 Besluit Agendapunt III /783 Besluit Benchmark Het algemeen bestuur wordt gevraagd: Kennis te nemen van de benchmark Veiligheidsregio s en de benchmark overheadfuncties. Conform Bestuurlijk relevante ontwikkelingen Brandweer Het algemeen bestuur wordt gevraagd: Kennis te nemen van de notitie Bestuurlijk relevante ontwikkelingen rondom de Brandweer. Conform Gevolgen van de vergrijzing voor brandveiligheid Het algemeen bestuur wordt gevraagd: Kennis te nemen van invloed die de vergrijzing van de bevolking heeft op de brandveiligheid. Conform Concept verslag auditcommissie Het algemeen bestuur wordt gevraagd: kennis te nemen van het conceptverslag van de auditcommissie d.d. 16 maart Conform IV Overig Agendapunt IV-1 Rondvraag Toelichting de heer Moerkerke vraagt naar de mogelijkheid voor een workshop rampenoefening met de eigen medewerkers. De heer Post komt hierop terug; de heer Doense geeft aan dat per 1 juli zijn functie als regionaal Pagina 7 van 8

12 Vergaderstuk 2016/996/A militair commandant zowel bestuurlijk als operationeel op elkaar aan zal sluiten; de heer De Jong heeft de lijst van de AD misdaadmonitor ter beschikking. Diegenen die hierin geïnteresseerd zijn kunnen zich bij hem melden; de heer Augusteijn vraagt naar aanleiding van een vraag van het presidium van zijn gemeente aandacht voor de helderheid en toegankelijkheid van de stukken van de VRZHZ. De heer Post zal worden uitgenodigd in het presidium om een en ander toe te lichten. Pagina 8 van 8

13 Agendapunt II-1 Registratienummer 2016/997 Voorstel voor de vergadering van: Het algemeen bestuur Datum vergadering: 8 juli 2016 Onderwerp: Begroting 2017 Gevraagd besluit: Het algemeen bestuur wordt gevraagd: 1. In te stemmen met de concern begroting 2017 van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ) en de hierin opgenomen exploitatiebudgetten, inclusief het hierin opgenomen meerjaren investeringsplan. 2. Kennis te nemen van de zienswijzen van de gemeenten. Vergaderstuk: 2016/997/A - Begroting /997/B - Ontvangen zienswijzen gemeenten op de begroting /997/C - Ontvangen zienswijzen gemeenten op de Jaarrekening 2015 Toelichting: Bijgaand ontvangt u de begroting 2017 van de VRZHZ. Met betrekking tot de begroting 2017 in relatie tot de begroting 2016 zijn met name de volgende zaken van belang: Het financiële deel is opgezet conform de oude organisatie-indeling zoals in de begroting In de loop van 2016 wordt de begroting gewijzigd in relatie tot de reorganisatie per Uiteraard verandert daardoor onder aan de streep (op concernniveau) niets. Het beleidsmatig deel van de begroting is zo opgezet dat het zoveel mogelijk aansluit bij het concept beleidsplan waarover afspraken zijn gemaakt in het algemeen bestuur van 18 februari Ten opzichte van de begroting 2016 zitten de voornaamste wijzigingen in: Indexering van personeelskosten op basis van het onderhandelaarsakkoord cao gemeenten, de ontwikkelingen op de kapitaalmarkt en de overige kosten op basis van de begrotingsrichtlijnen 2017 die zijn vastgesteld in het AB van 25 november De regionalisering van de kazernes (AB besluit van ). De doorontwikkeling bevolkingszorg op basis van het AB

14 besluit van 17 september Het financieel Meerjarenperspectief (AB besluit van ) met als beeld dat bijdragen van de gemeenten niet stijgen door ontwikkelingen, aangezien die worden opgevangen door de bezuinigingen (Vernieuwde brandweerzorg en maatregelen met lage bestuurlijke impact). De daling van de BDUR (Besluit doeluitkering bestrijding van rampen en zware ongevallen) ingaande in 2017 met ca In de begroting 2017 wordt uitgegaan van de decembercirculaire BDUR 2015 (onderdeel van notitie meerjarenperspectief AB ). Verlaging kosten huisvesting in relatie tot MJP In de aan de gemeenten voor zienswijze voorgelegde ontwerp begroting 2017 zijn de lagere huisvestingslasten als gevolg van het verlagen van het onderhoudsniveau en het verlengen van de afschrijving van 40 naar 50 jaar berekend als teruggave aan de gemeenten. Dit is conform de bestuurlijke besluitvorming november 2015 om dit te verwerken in de rekenrapporten. Echter in dezelfde vergadering is ingestemd met het meerjarenperspectief met als generieke lijn dat bezuinigingen worden ingezet om kostenstijgingen op te vangen. De bezuinigingen ten aanzien van het onderhoud maken hier deel van uit. De auditcommissie heeft geadviseerd deze fout te herstellen in de begroting Hieronder treft u de wijzigingen ten opzichte van de begroting 2016 inclusief de verwerking van de bovengenoemde correctie. Begrotingswijzigingen t.o.v. begroting 2016 (* 1.000) Gemeentelijke Bijdrage Maatwerk Huisvesting Totaal Begroting 2016 (vastgesteld juni 2015) Besluiten 2015/2016: Burap's Regionalisering kazernes MJP (40->50, verlaging onderhoudsniveau) Bureau gemeenten/doorontwikkeling bevolkingszorg (AB 17 september 2015) Positieve ontwikkelingen kapitaalmarkt Overigen Verlaging BDUR Indexatie voor inflatie en overigen Begroting Het totaal gemeentelijke bijdrage na deze correctie komt uit op Tevens is inzicht gevraagd in het effect per gemeente van deze correctie. Dat volgt uit onderstaande tabel. pagina 2 van 4

15 N.b. voor wat betreft de huisvestingslasten in 2017 lopen er nog gesprekken met een gemeente (Papendrecht) over de hoogte. Mocht dit tot een aanpassing leiden dan wordt deze wijziging bij BURAP II ter besluitvorming voorgelegd. Zienswijzen De ontwerp begroting 2017 is op 31 maart 2016 aangeboden aan de gemeenten met mogelijkheid voor zienswijze tot en met 10 juni Daarmee hanteert de VRZHZ dezelfde planning als de Omgevingsdienst (OZHZ) en Dienst Gezondheid & Jeugd (DGJ). Met deze tijdslijn voldoet de VRZHZ aan de aangepaste Wet gemeenschappelijke regelingen (verzending ontwerpbegroting aan raden acht weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden (art.35)). De ontvangen zienswijzen ontvangt u bijgaand in de bijlage. De belangrijkste onderwerpen hierin zijn de periodieke monitoring van het MJP, de opbouw van het weerstandsvermogen (en inherent hieraan de gekwantificeerde risico s) en de regionale afstemming om tot éénduidige begrotingskaders te komen. Daarnaast zijn ook enkele zienswijzen ontvangen op de jaarrekening. Deze zien niet uitgevraagd aan de gemeentes, maar gezien de aard van deze worden ze ook uitgelicht. De ontvangen zienswijzen op de jaarrekening zijn grotendeels in lijn met de ontvangen zienswijzen op de begroting Daarnaast wordt ook het voorstel gedaan de bestemming van jaarrekeningresultaten ter zienswijze voor te leggen. Wij stellen u voor om als volgt om te gaan met de ontvangen zienswijzen van de gemeenten: De zienswijzen van de gemeenten naar aanleiding van het pagina 3 van 4

16 Meerjarenperspectief: In de Burap-1 van 2016 is een monitor van het meerjarenperspectief opgenomen. De zienswijzen van de gemeenten met betrekking tot het weerstandsvermogen en de vraag om te komen tot eenduidige begrotingskaders: In afstemming met de controllers van de andere GR-en wordt gewerkt aan een voorstel dat naar verwachting in het najaar kan worden behandeld. Dit is verbonden met het traject Grip op verbonden partijen. De zienswijzen van de gemeenten om de bestemming van jaarresultaten ter zienswijze voor te leggen te betrekken bij het traject GRIP op verbonden partijen. Kennis te nemen van de overige zienswijzen van de gemeenten in het totaaloverzicht zienswijzen (zie bijlage). Financiële consequenties: Vervolgprocedure: Niet van toepassing Het voorstel wordt bij de volgende overleggen ingebracht: MT AB OVO CAB AGV Audit commissie DB Anders, nl.... Niet van toepassing Vervolgstappen: Organisatie eenheid Indiener niveau 2 Concerncontroller a.i. Directiesecretaris Bedrijfsvoering D. Vermeulen J. Rutten J. Boons dd dd dd pagina 4 van 4

17 Vergaderstuk A Begroting 2017 Versie: 1.0

18 pagina 2 van 39

19 Inhoudsopgave Inleiding 4 Samenvatting Beleidsbegroting Risicobeheersing Operationele zorg en de voorbereiding daarop Brandweerzorg Opgeschaa lde zorg Herste l uit ontwric hte situ at ie VR en haar omgeving Organisatie en bedrijfsv oering Raming van bate n en la sten Post onvoorzie n Paragrafen Weersta ndsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapita algoed eren Fina ncier ing Bedrijfsvoering Verbonden parti jen Financiële b egroting Overzicht van baten en laste n Overzicht van dekkingsmiddele n I ncidentele bate n en las ten Meerjarenr ami ng Uitee nze t ti ng fin anc ië le posit ie Verloop van reserves Verloop van voorzieni ng en Jaarschijven investeringsplan Bijlage 1: Overzi cht van risico s pagina 3 van 39

20 Inleiding Voor u ligt de concernbegroting 2017 van het van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ). De VRZHZ is in 2009 opgericht, ter uitvoering van de in 2010 in werking getreden Wet Veiligheidsregio s. Met de begroting voor 2017 is de lijn van doorontwikkeling van de P&C-producten doorgezet waarbij met BURAP II 2015 is gestart: minder omvang meer bestuurlijke relevantie. Daarmee is in tegenstelling tot het verleden de begroting ook rijker aan beleid. Op dit moment loopt een reorganisatie. Deze heeft ook gevolgen voor het aantal organisatieonderdelen. Bij het opstellen van de begroting was het nog niet mogelijk om hier rekening mee te houden. In de loop van 2016 zal de begroting voor 2017 hierop worden geactualiseerd middels een begrotingswijziging. pagina 4 van 39

21 Samenvatting Beleidsbegroting Dit is de eerste begroting voor de beleidsperiode Alhoewel het beleidsplan nog niet is vastgesteld, is bij het opstellen wel zoveel mogelijk rekening gehouden met de lijn die naar verwachting wordt ingezet met dit beleidsplan en waarvan de eerste voornemens ook al met het bestuur zijn gedeeld. Daarmee wordt feitelijk een voorschot genomen op de vaststelling van het beleidsplan. De beleidsbegroting is opgebouwd aan de hand van de veiligheidsketen, waarbij er ook aandacht is gegeven aan de VR en haar omgeving en de organisatie en bedrijfsvoering van de VRZHZ. Financiële begroting Het jaar 2017 is het eerste jaar waarin de gevolgen van het meerjarenperspectief (MJP) doorwerken in de begroting. Door de genomen (en de te nemen) maatregelen in het kader van het MJP is het ondanks een aantal exogene ontwikkelingen niet nodig geweest de gemeentelijke bijdrage aan de VRZHZ te verhogen. Daarbij stijgen de bijdragen gemeenten niet door de eerdere tekorten, aangezien die worden goedgemaakt door de bezuinigingen (Vernieuwde brandweerzorg en maatregelen met lager bestuurlijke impact). Voor 2017 wordt evenals voor de cijfers van 2016 zoals in november 2015 door het bestuur besloten, een indexatie toegepast. Ten opzichte van de begroting voor 2016, is een aantal ontwikkelingen relevant. Deze zijn in onderstaande tabel samengevat. Gemeentelijke Bijdrage Maatwerk Huisvesting Totaal Begroting 2016 (vastgesteld juni 2015) Besluiten 2015/2016: Burap's Regionalisering kazernes MJP (40->50, verlaging onderhoudsniveau) Bureau gemeenten/doorontwikkeling bevolkingszorg (AB 17 september 2015) Positieve ontwikkelingen kapitaalmarkt Overigen Verlaging BDUR Indexatie voor inflatie en overigen Begroting BURAP s 2015 Bij de BURAP s in 2015 is een aantal besluiten genomen die doorwerken in de begroting voor 2016 en Hierdoor stijgen de lasten gering. Regionalisering kazernes In 2015 heeft de VRZHZ de laatste kazernes overgenomen van de gemeente. Hiermee is door de VRZHZ met ingang van 2016 ook het beheer over de kazernes overgenomen (tot en met 2015 werd dit uitgevoerd door de gemeenten). Hierdoor dalen de lasten bij de gemeenten en stijgen de lasten bij de VRZHZ. In het kader van het MJP is afgesproken dat de levensduur van pagina 5 van 39

22 de kazernes wordt verlengd van 40 jaar naar 50 jaar en dat het onderhoudsniveau wordt verlaagd. Hierdoor wordt een besparing gerealiseerd op de huisvesting. Bureau gemeenten In het AB van 17 september is besloten over de definitieve inbedding van bureau gemeente binnen de VRZHZ en daarmee de huidige formatieve omvang van bureau gemeente (4,3 fte) onder te brengen bij de VRZHZ. Hierdoor stijgt de gemeentelijke bijdrage aan de VRZHZ Verschillen Indexatie Voor het opvangen van de inflatie is conform de vastgesteld begrotingsrichtlijnen 2017 een indexatie toegepast van 1% voor 2016 en 0,91% voor Dientengevolge stijgt de gemeentelijke bijdrage. Verlaging kosten huisvesting in relatie tot MJP De lagere huisvestingslasten als gevolg van het verlagen van het onderhoudsniveau en het verlengen van de afschrijving van 40 naar 50 jaar zijn berekend onder de post MJP Huisvesting. In de ontwerpbegroting was alleen uitgegaan van teruggave. Nu is op basis van de besluitvorming bij het MJP deze teruggave hersteld. Deze correctie ( ) zal plaatsvinden aan zowel de baten- als de lastenkant. Aan de lastenkant zit dit in de algemene middelen omdat de monitoring en verrekening van het meerjarenperspectief via de algemene middelen loopt. pagina 6 van 39

23 1 Beleidsbegroting De gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid is opgericht door en werkt voor de 17 gemeenten in de regio. Conform de Wet Veiligheidsregio s draagt de VRZHZ zorg voor een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige organisatie van de brandweerzorg, geneeskundige hulpverlening, rampenbestrijding en crisisbeheersing onder één regionale bestuurlijke regie. Op basis van de missie en de visie van de organisatie en gegeven het regionaal risicoprofiel wordt door de organisatie een meerjarenbeleidsplan opgesteld, waarin de strategische beleidsdoelen van de organisatie voor de jaren 2017 tot en met 2020 zijn opgenomen. Dit meerjarenbeleidsplan wordt naar verwachting eind 2016 door het bestuur vastgesteld. De strategische beleidsdoelstellingen zijn geclusterd in vier onderwerpen: Risicobeheersing. Operationele zorg en de voorbereiding daarop. De VR en haar omgeving. Bedrijfsvoering. Onderstaand wordt via deze vierdeling nader ingegaan op de doelstellingen, die de VRZHZ voor het jaar 2017 heeft. Daarbij wordt met name ingegaan op de ontwikkeldoelstellingen. Het jaar 2017 is het eerste jaar van de beleidsperiode Het beleidsplan volgt momenteel de route van bestuurlijke vaststelling. Deze begroting houdt al rekening met de lijn die met het beleidsplan wordt ingezet. 1.1 Risicobeheersing Het voorkomen van incidenten heeft altijd de voorkeur. De VRZHZ zet daarop in door (brand)veiligheidsadvisering, -toezicht en voorlichting. De VRZHZ wil zich daarbij verder ontwikkelen naar een organisatie die risicogericht werkt en fysieke veiligheid vooral regisserend benadert. Met andere woorden: in plaats van alles (zelf) te doen, te werken daar waar het de meeste toegevoegde waarde heeft. Dit betekent een verschuiving van capaciteit van uitvoerende functionarissen naar een kleiner aantal experts en daardoor een verschuiving naar meer beleidscapaciteit. De insteek is deze verschuiving te laten plaatsvinden vanaf Op het gebied van risicobeheersing zijn advies, toezicht en brandveilig leven, zijn de belangrijkste speerpunten voor de komende periode: Advies: op basis van ervaringen in de afgelopen periode voorstellen doen en in 2017 implementeren over de capaciteit en kwaliteit van de benodigde organisatie. Toezicht: conform vernieuwde brandweerzorg invulling geven volgens wettelijk niveau (in aantal minder controles, maar meer energie op hogere risico s en zelfredzaamheid). Brandveilig leven: vanaf 2017 gaat de VRZHZ meer regisserend werken, om op deze wijze een groter aantal mensen te kunnen bereiken, dan wanneer zij direct de uiteindelijke doelgroep benadert. Zij richt daarbij haar inspanning op contactpersonen, die er daarna voor zorgen dat de uiteindelijke doelgroep wordt bereikt. In 2017 wordt de aandacht met name gericht op de zorg en jongeren. pagina 7 van 39

24 Centrale doelstelling is het doorontwikkelen van een risicogerichte aanpak. Dit betekent dat we steeds meer gaan werken op basis van de risico s die we kennen. In 2016 staat een reorganisatie gepland. Dit jaar zal gebruikt worden om de nieuwe afdeling, die belast is met de risicogerichte aanpak, als volgt voor te bereiden, zodat in 2017 hiermee van start gegaan kan worden: op basis van het regionaal risicoprofiel, dat in 2015 in nauwe samenspraak met de gemeenten is opgesteld, is een aantal risico s in de regio benoemd, waarvoor een risicogerichte aanpak gevolgd gaat worden. De VRZHZ bereidt zich op weg naar 2017 voor op deze aanpak door minimaal 1 pilot risicogerichte aanpak te organiseren, naar verwachting met als onderwerp overstromingsrisico s. De uitkomsten van deze pilot zullen leiden tot aanbevelingen voor de risicogerichte aanpak, die in 2017 geïmplementeerd wordt. Resultaten: De verdere vormgeving van teams risicobeheersing, die werken aan (brand)veiligheidsadvisering, -toezicht en voorlichting. Team advies is vormgegeven volgens nieuwe inzichten over capaciteit en kwaliteit. Team toezicht werkt meer risicogericht. Voor brandveilig leven werkt de VRZHZ regisserend. 1.2 Operationele zorg en de voorbereiding daarop Brandweerzorg We leveren 24 uur per dag, zeven dagen per week operationele brandweerzorg volgens de bestuurlijk vastgestelde normen vanuit de 36 brandweerposten met behulp van op hun taak voorbereid beroeps- en vrijwillig personeel. Operationeel brandweerpersoneel wordt vakbekwaam gemaakt en gehouden op basis van wetgeving en het beleidsplan Vakbekwaamheid. Het taakveld van de operationele brandweerzorg is volop in ontwikkeling; aan de ene kant gestuurd door de vraag naar doelmatiger werken, aan de andere kant door maatschappelijke ontwikkelingen. In 2017 wordt verder gewerkt aan het (indien mogelijk) realiseren van een nieuwe brandweerdoctrine, het geven van een kwaliteitsimpuls aan de vakbekwaamheid en de operationele informatievoorziening 1. Ander aandachtspunt voor 2017 is de invoering van schoner werken bij de brandweer, onder andere in repressieve omstandigheden. Naar een nieuwe brandweerdoctrine (indien mogelijk) In het project Vernieuwde brandweerzorg, waarover het AB in 2014 heeft besloten, is onder andere de koers uitgezet naar een nieuwe operationele brandweerdoctrine ( hoe werkt de brandweer operationeel? ), die resulteert in een zogenaamde operationele kaart. Meest herkenbaar daarin zijn de pilots TS4 /variabele voertuigbezetting, waarin onderzocht wordt of en hoe de brandweer kan werken met een andere dan de standaard zes-mans- 1 Speciale aandacht wordt gegeven aan de operationele informatievoorziening om er voor te zorgen dat de medewerkers tijdens een uitruk de juiste informatie op het juiste moment hebben voor het veilig, doelmatig en doeltreffend verrichten van taken. Digitalisering is hierbij een belangrijk ontwikkelpunt. pagina 8 van 39

25 bezetting op het basisbrandweervoertuig (tankautospuit). Deze pilots worden in 2016 uitgevoerd. Met de uitkomsten van deze pilots gaat de VRZHZ in 2017 aan de slag. Deze zullen resulteren in: Eventueel een nieuwe operationele doctrine. Herziening regionaal dekkingsplan. Herziening specialismen en grootschalig optreden. Schoner werken In 2015 bleek dat gevaarlijke stoffen in rook en roet, in combinatie met hitte in meerdere buitenlandse studies als oorzaak worden gezien voor het ontstaan van ziekten bij brandweermensen. Onder de noemer schoner werken is een start gemaakt met eenvoudige maatregelen en een onderzoek naar aanvullende maatregelen om de risico s te reduceren. De implementatie van deze aanvullende maatregelen is voorzien vanaf Resultaten: Basis brandweerzorg wordt geleverd door een parate vakbekwame organisatie Er is een besluit genomen over de operationele doctrine (mede naar aanleiding van de pilot TS-4 / variabele voertuigbezetting). Het regionaal dekkingsplan is geactualiseerd (mede naar aanleiding van pilot TS-4). Specialismen en grootschalig optreden zijn herzien (mede naar aanleiding van pilot TS- 4). Schoner werken is geïmplementeerd Opgeschaalde zorg Conform de Wet veiligheidsregio s draagt de VRZHZ zorg voor de voorbereiding op en het organiseren van de rampenbestrijding en crisisbeheersing. De VRZHZ draagt er zorg voor dat de medewerkers vakbekwaam en geoefend zijn voor hun taak. De oefeningen worden uitgevoerd conform het OTO 2 -beleidsplan. Uit de incidenten die zich in het verleden hebben voorgedaan en uit de oefeningen die zijn gehouden, bleek dat de crisiscommunicatie en het informatiemanagement moeten worden verbeterd. Dit wordt in 2017 verder ontwikkeld. De effecten van de doorgevoerde verbeteringen worden getoetst tijdens oefeningen en incidenten. Ook zijn afspraken gemaakt over de doorontwikkeling van bevolkingszorg en de GHOR. Ook deze ontwikkelagenda wordt in 2017 uitgevoerd. De 22 regionale meldkamers worden geïntegreerd tot één landelijke meldkamer, met 10 locaties. Voor de VRZHZ betekent dit dat de meldkamer ZHZ in 2017 samengaat met die van Rotterdam-Rijnmond. Dit betekent ook, dat er een harmonisatie plaats moet vinden van de processen in Zuid-Holland Zuid en Rotterdam Rijnmond (zowel de brandweer- als de crisisbeheersingsprocessen). Mensen (die minder zelfredzaam zijn) moeten langer thuis wonen. Dit betekent dat hulpverleners vaker te maken krijgen met verminderd zelfredzame personen. Daarnaast zullen de hulpverleningsdiensten vaker geconfronteerd worden met mensen met een acute 2 OTO: opleiden, trainen en oefenen pagina 9 van 39

26 psychische hulpvraag. Dit vraagt ook een aanpassing van de planvorming en de mate van voorbereiding door zorginstellingen. Resultaten Een parate, vakbekwame organisatie ten behoeve van de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Uitvoeren van de doorontwikkeling van crisiscommunicatie en informatiemanagement. Harmoniseren van de processen in het kader van de samenvoeging van de meldkamers Zuid-Holland Zuid en Rotterdam Rijnmond. Planvorming is aangepast in verband met verminderd zelfredzame personen. Ontwikkelagenda voor de GHOR en bevolkingszorg is uitgevoerd Herstel uit ontwrichte situatie Het herstellen uit een ontwrichte situatie begint al tijdens de bestrijdingsfase van een ramp of crisis. De zogenoemde nafase is een proces dat primair is belegd bij de gemeenten. De voorbereiding en uitvoering van de nafase heeft echter een sterk multidisciplinair karakter. Binnen de afdeling VRC is gestart met de doorontwikkeling van de nafase. De eerste stap in deze doorontwikkeling is het opstellen van een visie op de nafase, waarbij ter ondersteuning van de gemeenten voorstellen worden ontwikkeld voor organisatiewijze, prestatie-eisen en wijze van evalueren. Deze visie is in 2017 gereed. Resultaten: Visie op nafase is gereed. 1.3 De VR en haar omgeving De veiligheidsregio is een organisatie die samen met gemeenten, burgers en andere organisaties werkt aan de verbetering van de fysieke veiligheid. Het realiseren van deze doelstelling kan de VRZHZ alleen bereiken met partners, zowel in risicobeheersing als bij het bestrijden van een incident. Op het gebied van risicobeheersing wil de VRZHZ zich ontwikkelen van een organisatie die zich alleen richt op het direct adviseren van andere overheden (zoals de omgevingsdienst en gemeenten) èn burgers, naar een organisatie die een andere rol in de keten gaat invullen. Hierbij zet zij in op overdragen van kennis aan medewerkers van andere organisaties, zodat zij zelf (brandveiligheids)advies kunnen geven. Doel hiervan is (ook) de effectiviteit en het bereik van de VRZHZ te vergroten. Zie hiervoor ook 1.1 Risicobeheersing. Daarnaast is de VRZHZ niet altijd eigenaar van een bepaald risico. Uit het risicoprofiel van de VRZHZ blijkt dat voor een aantal risico s een andere partij, bijvoorbeeld Rijkswaterstaat of een Waterschap, eigenaar is van het risico, en daarmee trekker ten aanzien van dit risico. Ook het lokaal bestuur heeft een rol bij de crisisbeheersing. Het is dan ook van belang om de relatie met het bestuur te onderhouden en versterken. Het investeren in de relatie tussen de VRZHZ en het lokaal bestuur heeft vooral als doel om te zorgen dat het lokaal bestuur optimaal is voorbereid, geoefend en getraind voor als er zich een incident voordoet. Om een impuls te geven aan de relatie tussen de VRZHZ enerzijds en het lokaal bestuur en partners anderzijds, wordt in 2017 een visie hierop opgesteld. Als vervolg daarop wordt pagina 10 van 39

27 een stakeholderanalyse uitgevoerd (als input voor het ontwikkelen van relatiebeheer en accountmanagement en de te ontwikkelen regionale netwerkkaart). Uiteindelijk moet het resultaat hiervan zijn dat de VRZHZ weet hoe zij het lokaal bestuur en de partners het beste kan ondersteunen op het gebied van crisisbeheersing en de partners optimaal kan inzetten op het gebied van risicobeheersing. Door het Veiligheidsberaad is een gezamenlijke ambitie uitgesproken voor de doorontwikkeling van de Veiligheidsregio s. Deze zijn opgenomen in de strategische agenda. In de Strategische Agenda staan prioriteiten voor de veiligheidsregio s met als doel een (fysiek) veiliger Nederland doordat maatschappelijke ontwrichting wordt voorkomen door de risico- en crisisbeheersing te versterken. De Strategische Agenda verbetert de samenwerking tussen veiligheidsregio s, het Rijk en publieke en private crisispartners. Ook aan het realiseren van deze ambitie wil de VRZHZ haar bijdrage leveren. Voor de VRZHZ zijn vooral de projecten water, evacuatie en vitale sectoren van belang. Voor deze projecten zal zij ook capaciteit beschikbaar stellen. Resultaten 2017 Beleid voor relatie met lokaal bestuur en partners is opgesteld. Stakeholderanalyse is uitgevoerd. Bijdragen aan de landelijke projecten op het gebied van water en vitale sectoren. 1.4 Organisatie en bedrijfsvoering Bedrijfsvoering heeft betrekking op alles wat de VRZHZ inzet om de gewenste resultaten te bereiken. De bedrijfsvoering moet er mede aan bijdragen dat de VRZHZ zowel operationeel als financieel in control is. Dat betekent dat de producten zoals opgenomen in deze begroting, geleverd worden binnen de afgesproken financiële kaders. Naar aanleiding van de economische crisis en de bezuinigingen bij de gemeente, heeft de VRZHZ een taakstelling gekregen. In dat kader en om te borgen dat de begroting structureel sluitend is, is in 2015 het financieel Meerjarenperspectief meerjarenperspectief opgesteld en vastgesteld. In dit meerjarenperspectief zijn de voorstellen opgenomen die bijdragen aan de realisering van de taakstelling. Het meerjarenperspectief wordt uitgevoerd en de resultaten gemonitord. Geleverde prestaties Landelijk is er veel aandacht voor het presterend vermogen van de veiligheidsregio s. Om het presterend vermogen van de VRZHZ beter inzichtelijk te maken, wil de VRZHZ een beperkte set indicatoren gaan implementeren. Deze indicatoren zijn niet bedoeld om af te rekenen, maar dienen als basis om geleverde prestaties beter te duiden, zowel intern als voor het bestuur. Doelstelling daarvan is het samen met het bestuur kunnen bepalen van toekomstige koersen. Hierdoor zal ook meer aandacht komen voor het leren en ontwikkelen van de organisatie. Het gebruik van het A3-jaarplan waar in 2016 mee is gestart en waar in 2017 op wordt voortgebouwd ondersteunt dit proces. Ook in het kader van de verdere ontwikkeling van Planning & Control en de daarbij horende producten is het inzicht in de geleverde prestatie van belang. Door het beter inzichtelijk maken pagina 11 van 39

28 van de geleverde prestaties is de VRZHZ steeds beter in staat om te sturen op de te behalen doelen en over de realisatie hiervan te rapporteren. Conform de Wet Veiligheidsregio s dient de VRZHZ periodiek te worden gevisiteerd. De eerste visitatie is gepland voor De uitkomsten van de visitatie worden gebruikt voor de verdere ontwikkeling van de organisatie en een beter inzicht geven in de geleverde prestaties. Personeel en organisatie De VRZHZ is een bijzondere organisatie met een bijzonder personeelsbestand. De VRZHZ bestaat uit 300 fte beroepspersoneel en ruim 750 vrijwilligers, die hun werkzaamheden verrichten vanaf 36 verschillende locaties en voorheen deel uit makend van 17 verschillende organisaties. Aan de ene kant stimuleren we de eigenheid van de lokale korpsen, aan de andere kant willen we wel realiseren dat we iedereen op dezelfde wijze behandelen. Het in nauwe samenspraak met ons (vrijwillig) personeel harmoniseren van afspraken en kaders om regiobreed eenduidig te werken en om te gaan met onze mensen inclusief een kwaliteitsimpuls van de voorbereidende werkzaamheden (keuring, vakbekwaamheid) is dan ook speerpunt van De organisatieontwikkeling die in 2015 is ingezet en in 2016 heeft geresulteerd in een nieuwe organisatievorm wordt in 2017 voortgezet. Doel hierbij is de verschillende onderdelen van de VRZHZ verder te ontwikkelen en in te bedden tot één hechte organisatie, die gezamenlijk invulling geeft aan onze missie en visie, waarbij de medewerkers in de gelegenheid gesteld worden zich te ontwikkelen om bij te dragen aan deze doelstelling. Hiervoor is het programma Ik en onze VRZHZ ontwikkeld. Daarbij worden de medewerkers in dit kader ook in de gelegenheid gesteld zich persoonlijk verder te ontwikkelen. Het programma Ik en onze VRZHZ kent drie onderdelen: Ik en het doel. Ik en het team. Ik en mijn ontwikkeling. Daarbij worden de medewerkers in dit kader ook in de gelegenheid gesteld zich persoonlijk verder te ontwikkelen. Procesbeheersing Afgelopen jaren is de rechtmatigheid op inkoop een belangrijk aandachtspunt geweest. Hierin zijn belangrijke stappen gezet. De ingezette lijn wordt in 2017 gecontinueerd. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn de periodieke uitvoering van de spendanalyse en het uitvoeren van de verbetermaatregelen uit het ontwikkelplan inkoop. Verder is de VRZHZ in 2016 gestart met het in beeld brengen van de kritieke (bedrijfsvoerings)processen. Hierbij is de aandacht met name gericht op de mogelijke verbetering en beheersing en borging van deze processen. Dit traject wordt in 2017 afgerond en moet bijdragen aan het invoeren van informatiegestuurd werken. Resultaten De VRZHZ is operationeel en financieel in control. MJP wordt uitgevoerd en gemonitord. Voorstel voor welke prestaties de VRZHZ in beeld wil brengen. Ik en onze VRZHZ : met nadruk op ik en het team en ik en mijn ontwikkeling. Visitatie VRZHZ afgerond. Ontwikkelplan inkoop uitgevoerd. pagina 12 van 39

29 Kritieke bedrijfsvoeringsprocessen zijn in beeld gebracht, geborgd en worden beheerst. 1.5 Raming van baten en lasten In onderstaande tabel is de raming van baten en lasten weergegeven. Productgroep Realisatie 2015 Raming 2016 na wijziging Raming 2017 Bedragen x Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Gerealiseerde saldo van baten en lasten Mutaties reserves Gerealiseerde resultaat Post onvoorzien Conform de BBV is een post onvoorzien opgenomen. Deze post bedraagt Paragrafen 2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in de stand van zaken met betrekking tot de financiële positie in relatie tot de weerstandscapaciteit en de risico s. Onder weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt in algemene zin verstaan de mogelijkheid om tegenvallers op te vangen. Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit betreft de middelen en de mogelijkheden waarover de VR beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. De weerstandscapaciteit van de VR bedraagt en is in de onderstaande tabel nader toegelicht. Beschikbare weerstandscapaciteit (in ) 2017 Algemene reserve per 1 januari Onvoorzien Totale weerstandscapaciteit pagina 13 van 39

30 Risico s Een risico is een kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang die niet is voorzien in de begroting. In de onderstaande tabel zijn de geactualiseerde risico s opgenomen. Voor de volledige beschrijving van de risico s wordt verwezen naar bijlage 1. Bij het te bepalen weerstandsvermogen wordt in geval van een incidenteel risico (I) uitgegaan van een termijn van één jaar en bij een structureel risico (S) uitgegaan van een termijn van vier jaar. Nr. Risico en I/S (incidenteel of structureel) financiële gevolgen in Kans (%) Risicoprofiel Weerstandsvermogen In 1. Langdurige calamiteit (I) % 20% Regionale Meldkamer(S) % 20% Programmafinanciering Externe Veiligheid (S) % 20% Aanspraak op garantstelling lening oefenterrein % 20% (I) 12. Opkomsttijden (S) % 5% Operationele dekking (S) PM PM PM PM 23. Vennootschapsbelasting PM PM PM PM 25. Evenementenadvisering (S) % 20% Kosten opleiding in relatie met PM PM PM PM personeelsverloop Totaal benodigd weerstandsvermogen De risico s van de VRZHZ worden indien mogelijk afgedekt door het treffen van maatregelen. Voorbeelden van maatregelen zijn het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van (bestemmings)reserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Dit is de relatie tussen de weerstandscapaciteit en de risico s die zich kunnen manifesteren. In de vastgestelde nota weerstandsvermogen en risicomanagement is hiervoor de ratio weerstandsvermogen opgenomen. Deze is als volgt berekend: Ratio weerstandsvermogen = Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit = = 1,06 Aan deze ratio is de volgende waardering toegekend: Waardering Ratio Betekenis A > 2,0 Uitstekend B 1,4 2,0 Ruim voldoende C 1,0 1,4 Voldoende D 0,8 1,0 Matig E 0,6-0,8 Onvoldoende F < 0,6 Ruim onvoldoende pagina 14 van 39

31 De VRZHZ streeft naar een voldoende waardering waarvan sprake is bij een waardering hoger dan 1. Dit betekent dat de beschikbare weerstandscapaciteit is voldoende is ten opzichte van de gewenste beschikbare weerstandscapaciteit. In onderstaande tabel is een aantal kengetallen opgenomen die inzichtelijk moeten maken over hoeveel (financiële) ruimte de VR beschikt om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken of opvangen. Kengetallen: Verloop van de kengetallen Realisatie 2015 Begroting 2016* Begroting 2017 Netto schuldquote 3657% NB 1778% Netto schuldquote gecorrigeerd voor 3548% NB 1225% alle verstrekte leningen Solvabiliteitsrisico 8% NB 5% Structurele exploitatieruimte 130% NB -2% * In de begroting 2015 zijn deze kengetallen niet opgenomen. De benodigde gegevens voor de berekening zijn derhalve niet beschikbaar Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Hoe hoger de schuld hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt de het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de VR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe groter de weerbaarheid. De solvabiliteit als de verhouding tussen het eigen vermogen ten opzichte van het totale vermogen is lager geworden ten opzichte van De uitkomst van de solvabiliteitsratio betekent voor de VR dat een deel van de vaste activa is gefinancierd met vlottende passiva en derhalve de kortlopende schulden niet volledig in één keer betaald kunnen worden. Bij een hoger eigen vermogen kan de ratio worden verbeterd. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en lasten en deze worden vergeleken met de totale baten. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente van de langlopende leningen) te dekken. In 2017 is het percentage negatief. Dit wordt grotendeels veroorzaakt door de structurele kosten in verband met het project Schoner werken. In 2017 worden deze lasten gedekt uit de onttrekking van de reserve Schoner werken. Vanaf 2018 zullen deze kosten naar verwachting gedekt worden uit de Bduruitkering danwel de gemeentelijke bijdragen. Ten tijde van het opstellen van de begroting bestaat hierover nog geen duidelijkheid. pagina 15 van 39

32 2.2 Onderhoud kapitaalgoederen Het onderhoud van voertuigen en brandweermaterieel voert de VRZHZ zelfstandig uit. Hiervoor heeft zij werkplaatsen ingericht. Een meerjarig investeringsplan wordt als onderdeel van de begroting vastgesteld (zie hoofdstuk 4). De afdeling materieel en logistiek werkt vanuit twee richtinggevende beleidsdocumenten 1. Het meerjarig investeringsplan 2. De beleid- en beheernotitie Meerjarig investeringsplan Het meerjarig investeringsplan (IP plan) geeft vanuit de methode technische afschrijving inzicht in de te vervangen middelen (o.a. vaar- en voertuigen, persoonlijke beschermingsmiddelen ). Het uitvoeringsprogramma wordt voor de betreffende jaarschijf, maar ook tussentijds bij onverwachte problemen ter besluitvorming voorgelegd aan het MT brandweer. Het meerjarig IP plan geeft duidelijke kaders aan met betrekking tot de beschikbare budgetten voor de uitvoering van de jaarschijf. Echter prioritering, de vorm van aankopen, de beschikbare mankracht en de planning van de leverancier of inbouwfirma maken dat het bijzonder lastig is om een verplichtingenplanning te maken. Het doorschuiven van een investering en de uiteindelijke kapitaallasten zijn niet wenselijk, maar in sommige gevallen onvermijdbaar. Het verkennen vooraf op realiteit is noodzakelijk. In 2016 wordt het investeringsplan geactualiseerd. Beleid- en beheernotitie Vanuit het totale volume is er per product of middel een onderhoudsblad beschikbaar waarin specifiek is opgenomen wat de benodigde arbeidsuren en materialen zijn inclusief een correctieve toeslag om het benodigde onderhoud aan het middel uit te kunnen voeren. In de beheerbegroting is een onderbouwing van de diverse kosten posten opgenomen (o.a. inkoop onderdelen). Gedurende het jaar worden deze uitgaven gevolgd. Eventuele aanpassingen worden gerapporteerd in de financiële en bestuurlijke planning & control cyclus. Gebouwen Gebouwen zijn kapitaal intensief en hebben een grote invloed zowel op het feitelijk functioneren van de organisatie en de medewerkers. In de periode is de huisvesting van de brandweer geregionaliseerd van gemeente naar Veiligheidsregio. Vanaf 2016 voert de Veiligheidsregio het beheer over alle brandweerkazernes in de regio naast het beheer over de kantoorlocaties. In 2016 wordt daarom een nadere invulling gegeven aan een Strategische huisvestingsvisie waarin de ontwikkelingen op het gebied van de operationele bedrijfsvoering, de kantoororganisatie en digitalisering worden meegenomen. In april 2014 is door het Algemeen Bestuur de Nota Kwaliteitsniveau Brandweerkazernes (=Nota onderhoud Kapitaalgoederen, onderdeel Gebouwen ) vastgesteld, met als beleidsuitgangspunt een functioneel, sober en doelmatig kwaliteitsniveau op basis van pagina 16 van 39

33 conditieniveau 3 van de NEN In het Beheerplan Gebouwen worden de beleidskaders nader uitgewerkt. Beheer Het beheer en onderhoud is planmatig georganiseerd en gericht op het behoud van het gewenste kwaliteitsniveau waarin de beoogde functie van gebruik ongestoord mogelijk wordt gemaakt. Het onderhoud van de gebouwen is uitgewerkt in een Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) dat periodiek wordt geactualiseerd. In 2016 zal dit worden aangevuld met de gegevens voor de in 2015 overgenomen locaties. Vanaf 2016 zal voor de overgenomen kazernes een onderhoudsvoorziening worden gevormd op basis van de MJOP s. De huisvestingsbehoefte voor de kantoororganisatie van de Veiligheidsregio is aan het veranderen, mede als gevolg van de reorganisatie die gestart is in 2015 en voltooid zal worden in In 2016 zullen verkenningen worden uitgevoerd naar mogelijkheden om de benodigde kantoorruimte te verminderen. 2.3 Financiering In deze paragraaf wordt ingegaan op de treasurytaken, het risicobeheer (kasgeldlimiet en renterisiconorm) en de financieringspositie. In het treasurystatuut is de organisatie van de treasuryfunctie opgenomen. Hieronder vallen onder andere risicobeheersing en kas- en saldobeheer. Onderdeel van de treasurytaken is het sturen op financiële risico s en het beheren van de liquiditeitsbehoefte op korte en lange termijn. Rentevisie Op dit moment wordt optimaal gebruik gemaakt van de huidige lage rentestand. Ten tijde van het opstellen van de begroting bedraagt de 3-maands Euribor 0,227% negatief. In de praktijk betekent dit dat wordt gekozen voor kortlopende financiering tegen lage tarieven. De ontwikkelingen op de kapitaalmarkt worden in de gaten gehouden zodat op basis van de financieringsbehoefte zo optimaal mogelijk gebruik gemaakt wordt van de renteontwikkeling. Op basis van het investeringsplan zal bekeken worden in hoeverre deze met langlopende middelen worden gefinancierd zodat tegenover de vaste activa in beginsel langlopende schulden staan. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet in de wet Fido is een norm gesteld voor het maximum bedrag waarop de veiligheidsregio haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten vóór bestemming, dus met uitzondering van stortingen in reserves. De kasgeldlimiet wordt in de Wet Fido bepaald op basis van een percentage van het totaal van de jaarbegroting bij aanvang van het jaar. Voor de VRZHZ bedraagt deze limiet voor ,2% van = De liquide middelen betreffen rekening-courant tegoeden en deposito s en komen voort uit de financiering van het lopende bedrijf en de bestemmingsreserves. De huidige financiële positie geeft geen aanleiding om voor 2017 maatregelen voor te stellen. De onderstaande bedragen zijn gebaseerd op de liquiditeitspositie van 2016 ten tijde van het opstellen van de begroting. pagina 17 van 39

34 Kwartaal 1 Bedrag x Kwartaal 2 Bedrag x Kwartaal 3 Bedrag x Kwartaal 4 Bedrag x (1) Gemiddelde netto vlottende schuld (+) /Gemiddeld overschot vlottende middelen (-) ) Kasgeldlimiet a) Ruimte onder kasgeldlimiet (2-1) b) Overschrijding van de kasgeldlimiet (2-1) Berekening kasgeldlimiet (2= 2a x 2b) Begrotingstotaal (2a) Percentage regeling (2b) 8,2% 8,2% 8,2% 8,2% EMU saldo Het berekende EMU saldo bedraagt negatief. Renterisiconorm In de uitvoeringsregeling van de Wet Fido is de renterisiconorm bepaald op 20%. In onderstaande tabel is het renterisico voor de jaren 2017 tot en met 2020 opgenomen. Voor 2017 wordt de renterisico getoetst aan de renterisiconorm Renteherzieningen (1) Aflossingen (2) Renterisico (3=1+2) Renterisiconorm komend jaar (4) Ruimte onder renterisiconorm (5a)= (4>3) Overschrijding renterisiconorm (5b)= (3>4) Renterisiconorm Berekening Begrotingstotaal komend jaar 0 Percentage 20,00% Regeling (4) 0 Uit bovenstaande tabel blijkt dat de VRZHZ in 2017 binnen de gestelde norm blijft. Kredietrisico s pagina 18 van 39

35 Als gevolg van het verplicht schatkistbankieren loopt de VRZHZ kredietrisico op verstrekte leningen enerzijds en het verstrekken van garanties anderzijds. Het verwachte uitstaande bedrag aan Spinel Veiligheidscentrum B.V. (voorheen VRZHZ Investerings B.V.) bedraagt per 1 januari Dit is inclusief de van VRZHZ Participatie B.V. overgenomen lening ad Bovendien bestaat een rekening-courant overeenkomst waar Spinel Veiligheidscentrum B.V. een beroep op kan doen in geval van een tijdelijk liquiditeitstekort voor maximaal Ten tijde van het opstellen van de begroting bedraagt het saldo in rekening-courant Door de overname van de exploitatie van het oefenterrein is het kredietrisico voor de VRZHZ toegenomen aangezien het volledige risico nu ligt bij Spinel Veiligheidscentrum B.V. Door het management van Spinel Veiligheidscentrum B.V. worden de liquiditeitspositie en de resultaten van dichtbij gemonitord en waar nodig bijgestuurd. Naast de (direct) aan Spinel Veiligheidscentrum B.V. verstrekte leningen staat de VRZHZ garant voor een tweetal leningen bij de BNG. Per 1 januari 2017 bedraagt het openstaande bedrag van deze leningen circa 2,25 miljoen waar de VRZHZ risico over loopt. Organisatiefinanciering Voor de overname van de kazernes zijn in nieuwe leningen aangetrokken voor een bedrag van waarvan 2 leningen bij de gemeente Giessenlanden en Hendrik-Ido- Ambacht. De leningen uit 2015 bij de BNG Bank hebben een rentepercentage van 1,81% en 1,93%. Hiermee komt het gemiddelde rentepercentage voor de overname van alle kazernes uit op 2,4%. In onderstaande tabellen het meerjarige verloop van de langlopende schulden. Leningnr. Instelling Datum overeenkomst oorspronkelijk bedrag Rente % Rente/ aflossing datum Saldo 31 december 2016 Aflossingen 2017 Rentelasten 2017 Saldo 31 december BNG ,99% 4x pj BNG ,85% 4x pj BNG ,68% 4x pj BNG ,22% 4x pj BNG ,25% 4x pj BNG ,80% 4x pj BNG ,81% 4x pj BNG ,55% 4x pj BNG ,81% 4x pj BNG ,93% 4x pj Giessenlanden ,40% 4x pj Hendrik-Ido- Ambacht ,40% 4x pj pagina 19 van 39

36 Leningnr. Instelling Datum overeenkomst oorspronkelijk bedrag Rente % Rente/ aflossing datum Saldo 31 december 2017 Aflossingen 2018 Rentelasten 2018 Saldo 31 december BNG ,99% 4x pj BNG ,85% 4x pj BNG ,68% 4x pj BNG ,22% 4x pj BNG ,25% 4x pj BNG ,80% 4x pj BNG ,81% 4x pj BNG ,55% 4x pj BNG ,81% 4x pj BNG ,93% 4x pj Giessenlanden ,40% 4x pj Hendrik-Ido- Ambacht ,40% 4x pj Leningnr. Instelling Datum overeenkomst oorspronkelijk bedrag Rente % Rente/ aflossing datum Saldo 31 december 2018 Aflossingen 2019 Rentelasten 2019 Saldo 31 december BNG ,99% 4x pj BNG ,85% 4x pj BNG ,68% 4x pj BNG ,22% 4x pj BNG ,25% 4x pj BNG ,80% 4x pj BNG ,81% 4x pj BNG ,55% 4x pj BNG ,81% 4x pj BNG ,93% 4x pj Giessenlanden ,40% 4x pj Hendrik-Ido- Ambacht ,40% 4x pj pagina 20 van 39

37 .Leningnr. Instelling Datum overeenkomst oorspronkelijk bedrag Rente % Rente/ aflossing datum Saldo 31 december 2019 Aflossingen 2020 Rentelasten 2020 Saldo 31 december BNG ,99% 4x pj BNG ,85% 4x pj BNG ,68% 4x pj BNG ,22% 4x pj BNG ,25% 4x pj BNG ,80% 4x pj BNG ,81% 4x pj BNG ,55% 4x pj BNG ,81% 4x pj BNG ,93% 4x pj Giessenlanden ,40% 4x pj Hendrik-Ido- Ambacht ,40% 4x pj Bedrijfsvoering In 2015 zijn een missie en visie voor de organisatie vastgesteld. Deze missie en visie hebben geleid tot een reorganisatie in 2016 en liggen ten grondslag aan het beleidsplan De reorganisatie heeft geleid tot een hoofdstructuur met drie afdelingen (brandweer, VRC en bedrijfsvoering) en heeft als speerpunten meer samenwerking en het beleggen van verantwoordelijkheden zo laag mogelijk. Generieke motor in het proces van verbetering en ontwikkeling is het proces Ik en onze VRZHZ, dat VR breed is opgezet. Hierin wordt vanuit een drieluik missie en visie VR de bijdrage van mijn team daarin mijn bijdrage daarin en wat heb ik daarvoor nodig gewerkt. Het proces helpt om zowel de structuur (taken en ontwikkeling) als de cultuur (welk gedrag willen we daarbij laten zien) te bespreken. Het is faciliterend en ondersteunend aan ontwikkeltrajecten zoals die bijvoorbeeld voor financiën en inkoop worden ingevuld. Waar mogelijk worden koppelingen gelegd met (landelijke) ontwikkelingen zoals strategische personeelsplanning en modern werkgeverschap. Op basis van diverse verkennende onderzoeken rondom wens en nut van flexibel werken, de samenhang met huisvesting en ondersteunende systemen die daarvoor benodigd zijn (informatiegericht werken), zal in 2017 invulling worden gegeven aan keuzes hierover, die verwachting eind 2016 worden gemaakt. In financieel opzicht is het in 2015 bestuurlijk vastgestelde meerjarenperspectief het leidend kader. De VRZHZ blijft zich inspannen voor verdere doorontwikkeling en het zoeken naar efficiency, waarbij het realiseren van dat waar we voor staan, wat de maatschappij van ons verwacht en wat in het beleidsplan is verwoord de toetssteen moet zijn en blijven. pagina 21 van 39

38 Ten aanzien van de bedrijfsvoering en bedrijfsvoeringskosten, worden de volgende kentallen genoemd: Kental grootte Personeelsleden in dienst Medewerkers 323 Vrijwilligers 770 Personeel van derden Kosten Huisvesting (box 4) Kosten Automatisering kosten Verbonden partijen De VRZHZ heeft één verbonden partij, Spinel Veiligheidscentrum. Hieronder achtereenvolgend een aantal financiële kentallen en een toelichting op de betrokkenheid van de VRZHZ bij de verbonden partij. Naam en Belang Eigen vermogen Vreemd vermogen Resultaat vestigingsplaats boekjaar Spinel Veiligheidscentrum B.V. 100% 100% 663* 685* 4.325* 4.062* 22 * De cijfers zijn ontleend aan de jaarrekening 2014 aangezien de jaarrekening van 2015 bij het opstellen van de begroting de VR nog niet beschikbaar is Verbonden partij Aard activiteiten en financiering Openbaar belang dat wordt behartigd Bestuurlijke betrokkenheid Relevante ontwikkelingen/ risico s Spinel Veiligheidscentrum B.V. (voorheen ZHZ Investerings B.V.) De vennootschap is eigenaar en exploitant van het opleidings- en oefenterrein voor brandweer en hulpdiensten, gelegen aan Spinel 100 te Dordrecht. De vennootschap heeft een eigen begroting, jaarrekening en financiële administratie cf. Titel 9 BW2. Huisbankier is BNG Bank. De VRZHZ staat, als enig aandeelhouder, garant voor de financiering bij de BNG Bank. De VRZHZ betaalt bijdrage voor het opleiden, trainen en oefenen van repressief personeel (inkomsten van de vennootschap). De verkoopt zelf traingins-arrangementen en trainingen aan publieke en private partijen, teneinde inkomsten van derden te genereren. Opleiding, training en oefening van repressief personeel (voornamelijk brandweer) in de regio ZHZ. Een eigen oefenterrein in de regio is van belang om vrijwilliger en beroepskrachten in dichte nabijheid van woonplaats/kazerne te kunnen trainen en oefenen. 1. VRZHZ is 100% aandeelhouder 2. Leden van het algemeen bestuur hebben zitting in Aandeelhoudersvergadering namens de aandeelhouder (VRZHZ) 3. Drie leden van dagelijks bestuur vormen de toezichthouder van de vennootschap (Raad van Commissarissen) 4. Algemeen directeur VRZHZ is directeur-bestuurder van de vennootschap 1. De liquiditeitspositie van de vennootschap is niet goed. De VRZHZ staat (sinds 2005) garant voor de totale lening bij de BNG Bank. De vennootschap heeft in overleg met de RvC en de VRZHZ herstelmaatregelen genomen. De liquiditeit zal op langere termijn aantrekken. Met de onderliggende businesscase is er geen direct risico op een claim van de BNG Bank op de borg. 2. Per 31/12/2015 is de samenwerkingsovereenkomst (PPS) verlopen t.b.v. de exploitatie over de periode Een andere B.V. van de VRZHZ was hierin commandite. Voor de beëindiging van de samenwerking is een overeenkomst gesloten. Dit heeft geleid tot de betaling van een transitievergoeding van 1,2 mln. Voor betaling van deze vergoeding heeft de B.V. vreemd vermogen aangetrokken bij de VRZHZ. Deze verplichting is overgenomen in de businesscase van Spinel Veiligheids-centrum B.V.. pagina 22 van 39

39 3 Financiële begroting 3.1 Overzicht van baten en lasten De gecomprimeerde programmabegroting 2017 voor de VRZHZ bestaat uit het programma Veiligheidsregio. Productgroep Realisatie 2015 Raming 2016 na wijziging Raming 2017 Bedragen x Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Gerealiseerde saldo van baten en lasten Mutaties reserves Gerealiseerde resultaat In onderstaand overzichten is het programma Veiligheidsregio nader uitgesplitst naar de onderscheiden productgroepen binnen de VRZHZ en naar economische categorie Productgroep Realisatie 2015 Raming 2016 na wijziging Raming 2017 Bedragen x Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Directie Veiligheidsregio Risico- en crisisbeheersing Bedrijfsvoering Gemeenten Brandweer GHOR Algemene Middelen GMC Projecten Gerealiseerde resultaat pagina 23 van 39

40 Bedragen x Realisatie Raming Raming (na wijziging) LASTEN Personeelslasten Rentelasten Personeel van derden Energie Betaalde belastingen Goederen en diensten Toevoeging aan voorzieningen Kapitaallasten (afschrijving/rente) Overige verrekeningen van kostenplaatsen Subtotaal Lasten BATEN Rentebaten Toegerekende rente Personeel van derden Goederen en diensten Inkomensoverdrachten overheid (Rijk) / BDUR Inkomensoverdrachten overheid (niet Rijk) / gemeentelijke bijdragen Subtotaal baten GEREALISEERDE SALDO VAN BATEN EN LASTEN Toevoegingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves GEREALISEERDE RESULTAAT Hieronder worden de belangrijkste verschillen toegelicht: Lasten Nog in te vullen Deze post valt weg als de begrotingswijziging in het kader van het MJP wordt vastgesteld en verwerkt. Personeelslasten De personeelslasten in 2017 zijn hoger dan in 2015 doordat enerzijds (in het kader van het meerjarenperspectief) een aantal vacatures in 2015 niet is ingevuld maar wel begroot en doordat de lonen zijn geïndexeerd. Personeel van derden Door het relatief grote aantal vacatures in heeft er in 2015 veel inhuur plaatsgevonden. De eventuele inhuur van derden in 2017 moet worden gedekt vanuit de beschikbare vacatureruimte. Energie Doordat de VRZHZ in 2015 een aantal kazernes in beheer en eigendom heeft verworven en voor al het vastgoed het beheer gaat uitvoeren, zijn de energiekosten hoger. Rentelasten pagina 24 van 39

41 In 2017 zijn evenals in 2015 de werkelijke rentelasten opgenomen onder de baten. In 2016 waren deze gesaldeerd in de begroting opgenomen. Voorzieningen Voor het onderhoud van het verworven vastgoed zijn in 2016 voorzieningen gevormd. Aan deze voorzieningen wordt jaarlijks een bedrag toegevoegd. Kapitaallasten Door het verkrijgen van de kazernes eind 2015, zijn de kapitaallasten hoger. Baten Goederen en diensten Projecten worden niet begroot; dit is in lijn met voorgaande jaren. Deze zijn in beginsel kostenneutraal. Inkomstenoverdrachten rijk / BDUR De geraamde baten zijn conform de laatst vastgestelde circulair van december Gemeentelijk bijdragen Hiervoor wordt verwezen naar het overzicht in de volgende paragraaf 3.2 Overzicht van dekkingsmiddelen. In dit overzicht is de bezuiniging huisvesting ( ), die ten onrechte is terug gegeven aan gemeenten, gecorrigeerd. Dit is zichtbaar aan de batenkant maar ook aan de lasten omdat de begroting moet sluiten. Aan de lastenkant zit dit in de algemene middelen omdat de monitoring en verrekening van het meerjarenperspectief via de algemene middelen loopt. 3.2 Overzicht van dekkingsmiddelen In onderstaande tabel is de gemeentelijke bijdrage aangevuld met de bijdrage voor het maatwerk en de kosten voor huisvesting opgenomen. In deze tabel is ook het effect van de correctie als gevolg van de bezuinigingen op de Huisvestingslasten in het MJP per gemeente toegevoegd. pagina 25 van 39

42 Correctie bezuiniging box 4 Gemeentelijke bijdrage na correctie 3.3 Incidentele baten en lasten Box 3 Plustaak (maatwerk) In onderstaande tabel zijn de incidentele baten en lasten weergegeven. Totale gemeentelijke bijdrage Gemeente Gemeentelijke bijdrage Box 4 Huisvesting Alblasserdam Dordrecht Hendrik-Ido-Ambacht Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht Drechtsteden Giessenlanden Gorinchem Hardinxveld-Giessendam Leerdam Molenwaard Zederik Alblasserwaard & Vijfheerenlanden Binnenmaas Cromstrijen Korendijk Oud-Beijerland Strijen Hoeksche Waard TOTAAL Realisatie 2015 Raming 2016 na wijziging Raming 2017 lasten baten Saldo lasten baten Saldo lasten baten Saldo Directie VR RCB BV Gemeenten BRW GHOR Algemene Middelen GMC Projecten Reserveringen Totaal Toelichting Er is bij het vaststellen van de jaarrekening 2015 een bestemmingsreserve schoner werken gevormd. Uit deze bestemmingsreserve kunnen voor 2016 en 2017 de lasten ( per jaar) worden gedekt voor het invoeren van het schoner werken bij de brandweer. Bij het vormen van de bestemmingsreserve is er van uit gegaan dat er per 2018 een structurele pagina 26 van 39

43 oplossing is gevonden voor het dekking van de lasten voor schoner werken. Deze structurele oplossing kan bestaan uit een bijdrage vanuit het rijk (verhoging van de BDUR) of dekking vanuit de gemeenten (verhoging van de gemeentelijke bijdrage). In de begroting vanaf 2018 zijn de baten en lasten voor schoner werken niet opgenomen. Bij BURAP-I in 2016 is meer inzicht in de baten en lasten op lange termijn en zal het bestuur hierover worden geïnformeerd Conform het bestuursbesluit van 9 april 2015 wordt in 2016 een evaluatie bevolkingszorg uitgevoerd. De baten ( ) hiervoor worden onttrokken aan de algemene reserve. Bij de resultaatbestemming over 2014 en 2015 is met deze onttrekking rekening gehouden en is voorgesteld hiervoor een bedrag van in totaal aan de algemene reserve toe te voegen. Conform het bestuursbesluit van 18 februari 2016 worden de lasten ( per jaar voor 2016 en 2017) die voortvloeien uit het convenant met het rode kruis gedekt door een onttrekking uit de algemene reserve. Bij de bestemming van het resultaat van 2015 is hiermee rekening gehouden en is voorgesteld hiervoor een bedrag van in totaal aan de algemene reserve toe te voegen. De lasten van hebben betrekking op incidentele mutaties en de rente op de algemene reserve. pagina 27 van 39

44 3.4 Meerjarenraming In onderstaande tabellen is de meerjarenraming voor het programma veiligheidsregio opgenomen, aangevuld met de meerjarenraming voor de verschillende productgroepen en per kostencategorie. Productgroep Raming 2017 Raming 2018 Raming 2019 Raming 2020 Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Gerealiseerde saldo van baten en lasten Mutaties reserves Gerealiseerde resultaat Productgroep Raming 2017 Raming 2018 Raming 2019 Raming 2020 Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Dir. VR Risico & Crisisb Bedrijfsvoering Gemeenten Brandweer GHOR Algemene Middelen GMC Projecten Gerealiseerde resultaat Uiteenzetting financiële positie In deze paragraaf wordt de financiële positie van de VRZHZ beschreven. Dit wordt integraal gedaan voor zowel de begroting 2017 als in het kader van de meerjarenraming. Financiële gevolgen van het nieuwe beleid Conform het O&F rapport is bij alle organisatieonderdelen structureel capaciteit aanwezig voor de implementatie van het nieuwe beleid. Binnen deze bestaande capaciteit zal het nieuwe beleid worden geïmplementeerd. Jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume Voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume is geen voorziening opgenomen. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opgebouwde rechten vakantiegeld, opgenomen vakantiedagen, wachtgelden, en IZA-premies van oud-werknemers. Deze jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen zijn opgenomen in de exploitatie van de begroting en meerjarenbegroting. Investeringen pagina 28 van 39

45 De VRZHZ heeft een meerjarig investeringsplan en heeft betrekking op de VRZHZ na regionalisering van de brandweer en daarmee ook de activa die in het kader van de regionalisering van de brandweer en het vastgoed zijn overgenomen door de VRZHZ van de gemeentes. Dat betekent dat de hiermee gemoeide kapitaallasten gedekt worden uit de bestaande en overgekomen budget. In hoofdstuk 4 is het investeringsplan opgenomen. Financiering In onderstaande tabel is op hoofdlijnen de financiering van de VRZHZ weergegeven. Voor meer gedetailleerde informatie wordt verwezen naar 2.3 financiering. Omschrijving Aflossingen/ afschrijvingen Toevoegingen Aflossingsverplichting 2018 Rentelast 2017 Onderhandse leningen van Binnenlandse Banken en overige financiële instellingen Gemeenten Totalen Verloop van reserves Hierna is een overzicht opgenomen van de reserves die per 1 januari 2017 aanwezig zijn bij de VRZHZ (hierbij is al rekening gehouden met de resultaatbestemming van 2015). Vervolgens wordt hiervan het verwachte verloop in gegeven. Onderaan het overzicht volgt een korte toelichting per reserve. Omschrijving Rente Overige toevoeging Onttrekking Algemene reserves - Algemene reserve Veiligheidsregio Totaal algemene reserves Bestemmingsreserves Egalisatiereserve groot onderhoud blusboot Dekking kapitaallasten Reserve egalisatie kosten opleiden Reserve egalisatie kapitaallasten Schoner werken Inzet Organisatie Ontwikkeling* Totaal bestemmingsreserves Resultaat voor bestemming - Totaal generaal *De VRZHZ heeft het bestuur gevraagd met BURAP I 2016 met voorstellen te komen hoe verder met het restant om te gaan in relatie tot heroriëntatie op in gang gezette projecten, nieuwe ontwikkelingen zoals omgevingswet en het waar mogelijk vrijvallen van de reserve. pagina 29 van 39

46 Omschrijving Rente Overige toevoeging Onttrekking Algemene reserves Algemene reserve Veiligheidsregio Totaal algemene reserves Bestemmingsreserves Egalisatiereserve groot onderhoud blusboot Dekking kapitaallasten Reserve egalisatie kosten opleiden Reserve egalisatie kapitaallasten Schoner werken - - Inzet Organisatie Ontwikkeling Totaal bestemmingsreserves Resultaat voor bestemming Totaal generaal Omschrijving Rente Overige toevoeging Onttrekking Algemene reserves Algemene reserve Veiligheidsregio Totaal algemene reserves Bestemmingsreserves Egalisatiereserve groot onderhoud blusboot Dekking kapitaallasten Reserve egalisatie kosten opleiden Reserve egalisatie kapitaallasten Schoner werken - - Inzet Organisatie Ontwikkeling Totaal bestemmingsreserves Resultaat voor bestemming Totaal generaal pagina 30 van 39

47 Omschrijving Rente Overige toevoeging Onttrekking Algemene reserves Algemene reserve Veiligheidsregio Totaal algemene reserves Bestemmingsreserves Egalisatiereserve groot onderhoud blusboot Dekking kapitaallasten Reserve egalisatie kosten opleiden Reserve egalisatie kapitaallasten Schoner werken - - Inzet Organisatie Ontwikkeling Totaal bestemmingsreserves Resultaat voor bestemming Totaal generaal Algemene reserve Deze algemene reserve is bestemd voor de egalisatie van incidentele, niet voorziene, tegenvallers binnen de VRZHZ en voor het opvangen van risico s. Bestemmingsreserves Egalisatiereserve groot onderhoud blusboot De egalisatiereserve groot onderhoud blusboot is een reserve, bestemd voor kosten voor het onderhoud van de blusboot; de onderhoudskosten kunnen per jaar namelijk sterk variëren. Reserve dekking kapitaallasten Op grond van de het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is deze reserve in 2004 in het leven geroepen. Investeringen die geheel of gedeeltelijk worden gefinancierd met reserves worden bruto geactiveerd. Het bedrag dat wordt gefinancierd uit een algemene reserve of een subsidie wordt in deze specifieke bestemmingsreserve geboekt. Jaarlijks wordt een bedrag aan afschrijving en rentelasten aan deze reserve onttrokken. Als het ware wordt de reserve over de gehele afschrijvingsduur van de investering verdeeld. Het rentepercentage bespaarde rente is gelijk aan het rentepercentage over de investering. Zo wordt voorkomen dat er budgettaire afwijkingen ontstaan. Reserve egalisatie kosten opleiden Voor alle repressieve functies binnen de brandweer is oefenen noodzakelijk. Landelijk zijn er richtlijnen meegegeven over de normering per functie en welke onderdelen beoefend en getraind dienen te worden. Voor de officieren wordt daarom vierjaarlijks een trainingsweek onder realistische omstandigheden georganiseerd. Dit vindt plaats op een oefencentrum dat geschikt is voor het behalen van de beoogde oefendoelen bij complexe inzetten en grootschalig optreden. De piekkosten voor deze periodieke oefeningen voor een bedrag van worden uit de reserve gedekt. Jaarlijks vindt een gelijke dotatie van plaats aan deze reserve vanuit de bestaande budgetten. pagina 31 van 39

48 Egalisatiereserve kapitaalslasten Uit deze reserve wordt het verschil tussen de werkelijke kapitaallasten en de begrote kapitaallasten gedekt. De begrote kapitaallasten zijn berekend op basis van de systematiek van de gemiddelde kapitaallasten. Bestemmingsreserve schoner werken Door de VRZHZ is een eerste inschatting gemaakt van de financiële consequenties van het invoeren van schoner werken. Uit deze eerste inschatting blijkt dat hiervoor circa op jaarbasis nodig. Omdat er binnen de begroting geen structurele dekking voor is, is een bestemmingsreserve gevormd waaruit de kosten voor de eerste twee jaar kunnen worden gedekt ( ). Nadat er een structurele financiële oplossing is, kan de (dan eventueel resterende) bestemmingsreserve vrij vallen. Elk jaar opnieuw zullen wij de feitelijke situatie (kosten in relatie tot mogelijke financiering door het rijk) opnieuw beoordelen. Inzet organisatieontwikkeling Via de resultaatbestemming 2013 heeft het bestuur ingestemd met de vorming van de Reserve Inzet Organisatieontwikkeling met als doel investeringen te plegen in het kader van organisatieontwikkeling in de jaren 2014 en Niet het hele budget is daarvoor besteed. De VRZHZ heeft het bestuur gevraagd met BURAP I 2016 met voorstellen te komen hoe verder met het restant om te gaan in relatie tot heroriëntatie op in gang gezette projecten, nieuwe ontwikkelingen zoals omgevingswet en het waar mogelijk vrijvallen van de reserve Verloop van voorzieningen Hierna is een overzicht opgenomen van de voorzieningen die per 1 januari 2017 aanwezig zijn bij de VRZHZ. Vervolgens wordt hiervan het verwachte verloop in gegeven. Onderaan het overzicht volgt een korte toelichting per voorziening. pagina 32 van 39

49 Naam: Einddatum: Doel en omschrijving en reserve/voorziening voorziening Voorziening onderhoud VR gebouw geen einddatum Onderhoud VR gebouw conform Meerjarenonderhoudsplan Als gevolg van het AB-besluit 2015/1804/G is het MJOP vanaf 2016 aangepast. De jaarlijkse onttrekkingen zijn gebaseerd op het nieuwe MJOP Saldo 1/ Toevoegingen Totaal toevoegingen Onttrekkingen Onderhoudskosten conform MJOP Totaal onttrekkingen Saldo Naam: Einddatum: Doel en omschrijving en reserve/voorziening Onderhoud SB/Voertuigen Onderhoud voor twee schuimblusvoertuigen die gefinancierd zijn uit het project Spoorzone Saldo 1/ Toevoegingen Totaal toevoegingen Onttrekking Totaal onttrekkingen Saldo Naam: Doel en omschrijving en reserve/voorziening Voorziening onderhoud gebouwen Onderhoud gebouwen (excl VR gebouw) conform meerjarenonderhoudsplan De kazernes zijn per 1 januari 2016 overgedragen naar de VR (2015/4023). Als gevolg van het AB-besluit 2015/4024 is het MJOP vanaf 2016 aangepast. De jaarlijkse onttrekkingen zijn gebaseerd op het nieuwe MJOP Saldo 1/ Toevoegingen Totaal toevoegingen Onttrekkingen Onderhoudskosten conform MJOP Totaal onttrekkingen Saldo pagina 33 van 39

50 4 Jaarschijven investeringsplan Hieronder zijn voor de verschillende onderdelen van de VRZHZ de jaarschijven van het meerjarig investeringsplan weergegeven. Investeringsplan Directie Omschrijving Dienstvoertuig Totaal Investeringsplan Risico- en Crisisbeheersing Omschrijving Hulpmiddelen RCC Alarmeringscomputer commnunicator 3. Piketvoertuig IM/ROT Totaal Investeringsplan Bedrijfsvoering Omschrijving Vervanging Exact Project implementatie & datamigratie Camerasysteem ROT VR-gebouw LCD schermen BRW VR-gebouw Totaal Investeringsplan GHOR Omschrijving C2000 apparatuur Totaal pagina 34 van 39

51 Investeringsplan Brandweer Omschrijving testapparatuur C2000 apparatuur mobiele dataterminal dienstauto uitrukkleding overige grote voertuigen overige bepakking hydraulisch gereedschap mobilofoon portofoon midlife update tankautospuit dienstbus uitgaanstenue ademluchttoestel testbank toestel en gelaatstuk alarmontvanger software hoogwerker scooter haakarmvoertuig tankautospuit beroeps personeel-materieel voertuig kaartmateriaal haakarmbak chemicaliënpak tankautospuit vrijwilligers piketvoertuig (commando) compressor noodstroomaggregaat databekabeling overige grote voertuigen meetkoffers inventaris warmtebeeldcamera brandweerhulpverleningsvaartuig ademluchtmaskers lichtaggregaat redvesten Totaal pagina 35 van 39

52 Bijlage 1: Overzicht van risico s 1. Langdurige calamiteit (I) Omschrijving Een langdurige calamiteit vergt langdurige inzet van de crisisorganisatie. Inzet van medewerkers van partners in de crisisorganisatie VRZHZ wordt vergoed. Daarnaast vergt een dergelijke calamiteit gelet op de maatschappelijke impact en de noodzaak tot zorgvuldige evaluatie, waaronder het begeleiden van onderzoeksactiviteiten door inspecties en de Onderzoeksraad, externe ondersteuning en inzet van mensen en middelen. De ervaring met o.a. het incident Chemie-Pack is aanleiding voor dit risico. Beheersingsmaatregel Geen beheersingsmaatregel mogelijk. Dekking vindt plaats uit algemene reserve. Inschatting financiële gevolgen Kans (%) Risicoprofiel Benodigd weerstandsvermogen % 20% Regionale meldkamers (S) Omschrijving Door landelijke bezuinigingsmaatregelen worden de meldkamers van ZHZ en Rotterdam-Rijnmond samengevoegd (als onderdeel van de vorming van de landelijke meldkamerorganisatie LMO), waarbij gekozen is voor Rotterdam als locatie. Dit heeft de volgende risico s voor de VRZHZ: Een belangrijke onzekere factor op financieel gebied is de onduidelijkheid op welke wijze de financiering na overgang naar de Landelijk Meldkamer Organisatie (LMO) er uit zal komen te zien. Verwacht wordt dat een uitname van het Gemeentefonds plaats zal vinden en dat deze uitname de financiële dekking zal vormen voor de LMO. Hoe groot deze uitname voor de betrokken gemeenten zal zijn is op dit moment niet aan te geven. De opzeggingstermijn van de huurovereenkomst van het Oranjepark is drie maanden. Indien de huur niet tijdig kan worden opgezegd wordt aangenomen dat de huurkosten voor een eventuele periode van leegstand na de verhuizing van de meldkamer naar het WPC zullen worden vergoed (door de VRZHZ). De vorming van de LMO kan leiden tot een kostenverhoging ten behoeve van alle aan de meldkamer gerelateerde processen (mono en multi) wanneer deze niet door de LMO worden uitgevoerd of wanneer processen binnen de VRZHZ moeten worden aangepast om aan te kunnen sluiten op de standaardprocessen in de meldkamer. De projecten t.a.v. harmonisatie van deze processen zijn veelal gestart en de impact zal in 2016 en 2017 duidelijk worden. Overigens vindt thans een heroriëntatie plaats m.b.t. het LMO-proces. Het Veiligheidsberaad zal zich naar verwachting in maart 2016 uitspreken over de toekomstige koers van de LMO. Beheersingsmaatregel Maximale invloed uitoefenen via de bestaande overlegstructuren op de voorgenomen uitname uit het gemeentefonds. Goede sturing vanuit de projectorganisatie op de overgang vanuit Dordrecht naar Rotterdam. Het meldkamersysteem is end of life in 2015 en er zal worden overgegaan naar dit nieuwe systeem in nauwe afstemming met de meldkamer. Inschatting financiële Kans (%) Risicoprofiel Benodigd gevolgen weerstandsvermogen % 20% pagina 36 van 39

53 8. Programmafinanciering Externe Veiligheid (S) Omschrijving De programmafinanciering EV kent vanaf 2015 een lager volume (voor de VR als geheel) en wordt op iets gewijzigde thema s ingezet. Financiering van de risicocommunicatieactiviteiten komt hierdoor onder druk te staan. Beheersingsmaatregel Het uitvoeren van risicocommunicatie is een wettelijke taak van de VR. Dit betekent dat binnen de VRZHZ capaciteit beschikbaar moet worden gesteld voor de uitvoering van risicocommunicatie. Bij de reorganisatie is voorzien in uitvoeringscapaciteit bij de nieuwe afdeling communicatie, onderdeel van Bedrijfsvoering. Echter, capaciteit aan de kant van de behoeftebesteller (de afdeling Risicobeheersing en in mindere mate VRC vanuit de GHOR-taken) is niet voorzien. Mogelijk moet uitbreiding van de organisatie (meer fte s) plaatsvinden, naast andere kosten om die samenhangen met het inrichten van een risicocommunicatiestructuur binnen de VRZHZ. Inschatting financiële Kans (%) Risicoprofiel Benodigd gevolgen weerstandsvermogen % 20% Aanspraak op garantstelling lening oefenterrein (I) Omschrijving De VRZHZ staat garant voor de lening die de ZHZ Investerings B.V. (per 8 januari 2016 Spinel Veiligheidscentrum B.V.) in 2006 heeft afgesloten bij de BNG. De lening (met een totaalwaarde van en een stand per 31 december 2015 van ) is aangetrokken voor de bouw van een multidisciplinair opleidings- en oefenterrein op het industrieterrein Dordtse Kil III in Dordrecht. Tevens zijn andere garantstellingen aangegaan en heeft de VRZHZ leningen verstrekt, teneinde de liquiditeitspositie te verbeteren. De totale risicowaarde bedraagt per 1 januari 2016: ,- Het opleidings- en oefenterrein werd in de periode tussen 2005 en 2015 geëxploiteerd via een publiek-private samenwerking (PPS) met Falck B.V. Op 31 december 2015 is deze samenwerking opgehouden te bestaan. Na 2016 is de behoefte van de VRZHZ voor een opleidings- en oefenterrein in de eigen regio ongewijzigd. De juridische en financiële structuur zal, binnen de vigerende juridische en financiële kaders, worden aangepast. Spinel Veiligheidscentrum is verantwoordelijk voor zowel het eigendom, het beheer, alsook de exploitatie van de opstallen. Deze aanpassing heeft ertoe geleid dat de beheers- en exploitatiewijze dichter bij het primaire proces van de VRZHZ ligt. Desalniettemin zal om operationele en financiële redenen actieve acquisitie plaatsvinden voor verhuur van de opstallen (oefenobjecten) aan andere partners in de veiligheidsketen, waaronder andere brandweerkorpsen en veiligheidsregio s. Exploitatie vindt plaats conform de eisen in de Wet Markt en Overheid. De B.V. voert een eigen financiële administratie conform de vereisten van Titel 9 BW2, heeft een dito kostprijsberekening en berekent het gebruik van het terrein door aan de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid en andere klanten. De externe jurist schat het risico op aanspraak van staatssteun, met deze beheersmaatregelen op nihil. Financieel risico is gelegen in, ondanks zware inzet van de VRZHZ, niet kunnen sluiten van de exploitatie met het maken van aanspraak van BNG Bank op de garantstelling van de VRZHZ in de lening aan Spinel Veiligheidscentrum B.V. De VRZHZ heeft overwogen als garantsteller hypotheekrecht te vestigen op de onroerende zaken van de B.V. Bij eventueel beslag heeft de beslaglegger echter wel het recht om de hypotheekhouder (de VRZHZ) te dwingen tot verkoop van onroerende zaken. De gevolgen van een beslaglegging of het voorkomen ervan worden derhalve niet beperkt door het vestigen van een hypotheekrecht. Mede pagina 37 van 39

54 10. Aanspraak op garantstelling lening oefenterrein (I) gezien de nauwe (bestuurlijke) relatie tussen de B.V. en de VRZHZ is het voor de VRZHZ mogelijk tijdig in te grijpen bij mogelijke financiële risico s in de bedrijfsvoering. Een hypotheekrecht is, mede gezien de strikte administratieve vereisten en daarmee gepaard gaande kosten voor vestiging, een kostbaar middel zonder extra zekerheid. Beheersingsmaatregel De VRZHZ heeft de volgende beheersmaatregelen getroffen: 1. directie en management van de B.V. is uitgebreid, teneinde bedrijfszekerheid te garanderen en actief beheer en acquisitie te borgen; 2. dienstverleningsovereenkomst gesloten tussen Spinel Veiligheidscentrum B.V. en de VRZHZ voor uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken, waaronder financieel advies en treasurybeheer; 3. maandelijks management- en directieoverleg is gepland, met een vaste agenda met daarop minimaal de operationele en financiële prestaties en forecast, ter voorbereiding op de vergaderingen van de Raad van Commissarissen; 4. AO/IC uitgeschreven en geïmplementeerd. Inschatting financiële gevolgen Kans (%) Risicoprofiel Benodigd weerstandsvermogen % 20% Opkomsttijden / operationele dekking (S) Omschrijving Zuid-Holland Zuid maakt gebruik van mogelijkheid gemotiveerd af te wijken. Risico dat afwijking niet mogelijk is. Beheersingsmaatregel Invloed (bestuurlijk ambtelijk) en werken met kleinere bezetting Inschatting financiële gevolgen Kans (%) Risicoprofiel Benodigd weerstandsvermogen % 5% Operationele dekking (S) Omschrijving Met name in de dagsituatie komt de operationele dekking onder druk te staan door onvoldoende opgeleid personeel voor het uitvoeren van de brandweerzorg. Beheersingsmaatregel Zie beleidsrealisatie Paraatheid. Inschatting financiële gevolgen Kans (%) Risicoprofiel Benodigd weerstandsvermogen PM PM PM PM 23. Vennootschapsbelasting Omschrijving Een deel van de activiteiten van de VRZHZ (dienstverlening aan derden, niet overheid) valt onder de VPB-plicht, zoals die vanaf 2016 gaat gelden. Dit leidt mogelijk tot extra kosten voor de VRZHZ. Beheersingsmaatregel Er is een eerste inventarisatie gemaakt op basis waarvan gebleken is dat er een aantal activiteiten onder de VPB vallen. De financiële impact zal, gezien deze bevindingen, beperkt zijn. Daarbij werkt de VRZHZ samen met een groot aantal andere VR en met de doelstelling om voor alle VR en een vaststellingsovereenkomst met de belastingdienst te sluiten. Inschatting financiële gevolgen Kans (%) Risicoprofiel Benodigd weerstandsvermogen PM PM PM PM pagina 38 van 39

55 25. Evenementenadvisering (S) Omschrijving De coördinatie van multidisciplinaire advisering bij publieksevenementen wordt momenteel door de hoofdafdeling in combinatie met bureau gemeenten uitgevoerd. Dit heeft o.a. geresulteerd in een regionaal ingevoerde Handreiking met werkwijzer, invoering van de risicowijzer, een kennisinfrastructuur, een digitaal ondersteunend systeem (DigiMak) dat voor alle gemeentes beschikbaar is en een eenduidige werkwijze faciliteert en een evenementenloket binnen de VRZHZ. Er functioneert een regiegroep, ondersteund door de VRZHZ, en een multiteam waarbinnen de mono-adviezen worden gebundeld tot een eenduidig multidisciplinair advies. Deze coördinatie wordt uitgevoerd met tijdelijke capaciteit. Aangezien deze functionaliteit mede door onderzoeksrapporten van de IVenJ en de Onderzoeksraad (Haaksbergen) in de afgelopen is ontwikkeld, is geen structurele capaciteit voorzien in de organisatie. Beheersingsmaatregel In de komende periode zal echter wel (a) moeten worden bepaald welke activiteiten binnen de VRZHZ, en welke elders moeten worden uitgevoerd en (b) bijbehorende capaciteit beschikbaar worden gesteld. Mogelijk uitbreiding van de organisatie met 1 fte. Inschatting financiële Kans (%) Risicoprofiel Benodigd gevolgen weerstandsvermogen % 20% Kosten opleiding in relatie met personeelsverloop. Omschrijving Door personeelsverloop (relatief veel personeel dat tegelijkertijd met pensioen gaat) en opbouw van het personeelsbestand is op enig moment te verwachten dat veel personeel moet worden opgeleid tot manschap of bevelvoerder. Deze piek in opleidingen leidt tot druk op het opleidingsbudget. Een ander risico is dat door toenemende eisen de kosten voor het oefenen stijgen. Beheersingsmaatregel De impact van een piek is door een belangrijk deel weggenomen doordat de mogelijkheden door de schaalvergroting om opleidingen regionaal te spreiden zijn vergroot. Door de directe koppeling met het primaire proces is het ook wenselijk deze piek te egaliseren en ook als zodanig in de begroting op te nemen. Er is een egalisatiereserve gevormd ter dekking van de meerdaags realistisch trainen van officieren die 1 keer per 4 jaar aangeboden wordt. Inschatting financiële gevolgen Kans (%) Risicoprofiel Benodigd weerstandsvermogen PM PM PM PM pagina 39 van 39

56 Vergaderstuk 2016/997/B Ontvangen zienswijzen ontwerp-concernbegroting 2017 VRZHZ versie 23 juni 2016 Gemeente Briefnummer Datum ontvangst Samenvatting inhoud brief gemeente m.b.t. ontwerpconcernbegroting De raad van de gemeente Alblasserdam 2. De raad van de gemeente Binnenmaas 3. Het College van B&W van de gemeente Cromstrijen 4. De raad van de gemeente Dordrecht Raadsvergadering 15 juni De raad van de gemeente Giessenlanden 6. Het College van B&W van de gemeente Gorinchem Formele behandeling in raad van 16 juni / juni 2016 In de zienswijze bij het principebesluit meerjarenperspectief heeft Alblasserdam gevraagd om in ieder P&C-document in te gaan op de voortgang van de bezuinigingsvoorstellen en de geactualiseerde cijfers. In de begroting 2017 is de aansluiting tussen het geschetste meerjarenperspectief uit uw brief d.d. 25 september 2015 en actuele meerjarenraming niet opgenomen. Alblasserdam verzoekt om in aansluiting op de vorige ingediende zienswijze dit in de komende P&Cdocumenten wel te doen en invulling te geven aan ons verzoek over de voortgang van de bezuinigingsvoorstellen en de uitkomsten van de zoektocht naar innovatieve verbetermaatregelen. Verzoek om de kosten voor de bedrijfsvoering ook te betrekken in de zoektocht naar innovatieve verbetermaatregelen. Verzoek bij de analyse van de voortgang van de bezuinigingsvoorstellen de resultaten uit de jaarrekening 2015 te betrekken en te duiden welke gevolgen dit heeft voor de lopende taakstellingen en/of bezuinigingsopgaven. 2016/ juni 2016 De raad vraagt aandacht voor de bezuinigingsopgave en het verwerken van de structurele componenten hiervan in de concept concernbegroting Tevens dient zo spoedig mogelijk inzicht gegeven te worden in de structurele kosten van het project Schoner werken en duidelijkheid over de dekking van deze kosten, die nu nog niet in de meerjarenbegroting van de Veiligheidsregio is verwerkt zodat de gevolgen hiervan voor de gemeentelijke meerjarenbegroting inzichtelijk worden. 2016/ juni 2016 De gemeenteraad besloot de ontwerp concern begroting 2017 voor kennisgeving aan te nemen en geen gebruik te maken van de gelegenheid om een zienswijze in te dienen over de ontwerp concernbegroting / juni per mail Datum brief: 15 juni 2016 Dordrecht vraagt in BURAP een voorstel te doen voor aanpassing van de begroting 2016 uitgaande van de dan bekende werkelijke loon- en prijsontwikkelingen. Indien de werkelijke kostenontwikkeling lager uitvallen dan de toepaste indexering dan kan er rekening worden gehouden met een afname van de gemeentelijke bijdrage per ultimo 2016, in plaats van te wachten op het jaarresultaat Daarnaast vraagt Dordrecht om in gezamenlijk overleg met de gemeenten en de GR-en OZHZ en Dienst Gezondheid en Jeugd een eenduidige indexering van de begroting(en) te bevorderen. Met oog op ingezette bezuinigingen vraagt Dordrecht, om onverminderd vast te houden aan de vastgestelde bezuinigingsopgave van de vernieuwde brandweerzorg, waarbij de VRZHZ zoveel als mogelijk de kostenontwikkelingen zelf tracht op te vangen. 2016/ mei 2016 Er wordt geen zienswijze op de begroting 2017 gegeven, wel wordt verwezen naar de zienswijze m.b.t. het MJP. De raad wil periodiek op de hoogte gesteld worden van de mate van realisatie van de bezuinigingen. 2016/ juni 2016 Weerstandsvermogen: De begroting 2017 gaat uit van een weerstandsvermogen van 1,06. Bij de onderliggende begroting 2017 ontbreekt een volledig overzicht van risico's om te kunnen inschatten of het weerstandsvermogen correct is. Wij verzoeken u een volledig overzicht van de risico's aan te leveren. Beleidsplan : In de begroting wordt gesteld dat, hoewel het beleidsplan nog niet is vastgesteld, bij het opstellen van de begroting 2017 al zoveel mogelijk rekening is gehouden met de lijn die naar verwachting wordt ingezet met het nieuwe beleidsplan. Gorinchem verzoekt de bijbehorende 1

57 Vergaderstuk 2016/997/B Ontvangen zienswijzen ontwerp-concernbegroting 2017 VRZHZ versie 23 juni Het College van B&W van de gemeente Hardinxveld-Giessendam Formele behandeling in raad van 16 juni De raad van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Formele behandeling in raad van 13 juni Het College B&W van de gemeente Korendijk 10. Gemeente Leerdam Behandeling in de raad van 9 juni /2142 financiële paragraaf zo spoedig mogelijk beschikbaar te stellen. Ontbreken BURAP 2016: Door het uitblijven van de Bestuurlijke rapportage (BURAP) 2016, waardoor de effecten van de eerdere bezuinigingsopdracht ontbreken, kan geen objectief financieel beeld voor 2017 en volgende jaren worden gegeven. Wij verzoeken u de BURAP 2016 zo spoedig mogelijk aan te leveren. Daarnaast adviseren wij u om het dagelijks bestuur te verzoeken om in gezamenlijk overleg met de GR en OZHZ en DG&J een eenduidige toepassing van de indexering van de begroting(en) te bevorderen. 2016/ juni 2016 Aan het dagelijks bestuur wordt verzocht om in gezamenlijk overleg met de GR-en OZHZ en DG&J een eenduidige toepassing van de indexering van de begroting(en) te bevorderen. Gelet op de huidige financiële ontwikkelingen is er sprake van een dusdanig laag inflatiepercentage dat de raad van Hardinxveld van mening is, dat een en ander binnen de begroting 2017 kan worden opgevangen. Het college en de gemeenteraad vragen aandacht voor de uitwerking van de bezuinigingsopdracht zoals deze eerder is vastgesteld. Gevraagd wordt wat de structurele componenten zijn, die in de jaarrekening 2015 zijn verwerkt en welke effecten dat heeft voor 2016 en verdere jaren. Zo nodig zal er rekening moeten worden gehouden met een af/toename van de bijdrage per ultimo 2016, in plaats van te wachten op het resultaat Indien er aanleiding voor is zien wij een zienswijzeprocedure op dit punt van u tegemoet. Indien er sprake is van noodzakelijk ontwikkelingen naar aanleiding van het Beleidsplan zal eerst binnen de bestaande financiële ruimte naar een oplossing moeten worden gezocht. Indien dat niet toereikend is, wordt separaat aan de vast te stellen kaders een voorstel van uw bestuur tegemoet gezien. De raad van Hardinxveld is van mening dat het weerstandsvermogen voldoende is. Het volledige overzicht van risico's ontbreekt. Verzoek inzage te geven in wat er bedoeld wordt met de risico s die als "PM" staan geboekt. Verwacht wordt dat de nieuwe afdeling VRC zich evenementenbeleid zal bezighouden zonder extra inzet. In de structurele kosten is dan ook reeds voorzien. Het risico kan dus buiten beschouwing worden gelaten ten gunste van het weerstandsvermogen. 2016/ juni 2016 Verzoek binnen de kaders van de vastgestelde indexering te blijven ook bij actualisering van de begroting. Verzoek om toe te werken naar een systematiek waarbij in de primaire begroting een overzicht wordt gegeven geeft van ontwikkelingen, beleidswensen en ombuigingen, zodat de gemeente er in de eigen P&C cyclus rekening mee kan houden. De gemeente Hendrik-Ido-Ambacht is geen voorstander van een algemene reserve bij een verbonden partij; een algemene reserve dient als buffer voor risico's. De reserve moet zoveel mogelijk lokaal vorm worden gegeven. 2016/ juni 2016 De gemeente wenst zo spoedig mogelijk inzicht in de structurele kosten van het project Schoner werken en duidelijkheid over de dekking van deze kosten, die nu nog niet in de meerjarenbegroting 2017 zijn verwerkt. 9 juni 2016 per mail 16 juni 2016 De aangekondigde uittreding van de gemeenten Leerdam en Zederik uit de GR per 1 januari 2018 leidt mogelijk tot een financieel risico. Ten aanzien van de mogelijke frictiekosten lijkt het ons logisch dat, wanneer er inderdaad sprake zal zijn van gedwongen uittreding door herindeling naar de Provincie Utrecht, wij hierover met elkaar in gesprek gaan. Het gaat hierbij om het bepalen van het saldo van alle frictiekosten en desintegratiekosten. Eventuele baten van te nemen 2

58 Vergaderstuk 2016/997/B Ontvangen zienswijzen ontwerp-concernbegroting 2017 VRZHZ versie 23 juni De raad van de gemeente Molenwaard 12. Het College B&W van de gemeente Oud-Beijerland maatregelen (bijvoorbeeld overname van overtollig geworden personeel) moeten naar onze mening worden afgetrokken van de bruto kosten. Daarnaast gaan wij ervan uit dat de gemeenschappelijke regeling ook zelf maatregelen zal nemen om de genoemde frictiekosten tot een minimum te beperken. 2016/ mei 2016 Men ziet af van het indienen van een inhoudelijke reactie omdat daartoe geen aanleiding is. Wel herhaalt de gemeenteraad de oproep dat het van belang is blijvend te zoeken naar innovatie om daarmee aanvullende besparingen te realiseren. Daarbij wenst de gemeenteraad periodiek op de hoogte gesteld te worden van de mate van realisatie van de bezuinigingen. Indien het beleidsplan leidt tot aanpassingen van de begroting wenst de gemeenteraad over de wijzigingen geraadpleegd te worden. Geen zienswijze 13. Het College van B&W van de gemeente Papendrecht Behandeling in de raad van 7 juli 14. De raad van de gemeente Sliedrecht 2016/ juni 2016 per mail ontvangen Per brief 8 juni 2016 Niet akkoord met de concernbegroting 2017, om redenen: - gemeentelijke bijdrage aangevuld met bijdrage voor het maatwerk en de kosten voor huisvesting (box 4) 15. Het College van B&W van de gemeente Strijen 16. De raad van de gemeente Zederik (pro forma zienswijze) Behandeling in de raad van 27 juni De raad van de gemeente Zwijndrecht 2016/ juni 2016 De raad van de gemeente Zederik is van mening dat de wijze van invulling van de post "nog in te vullen " in de begroting 2017 van geen financieel verantwoorde wijze van invulling is van deze taakstelling, omdat het verlengen van de termijn van afschrijvingen op permanente gebouwen en het verlagen van het onderhoudsniveau op de korte termijn leidt tot begrotingsruimte, maar op de lange termijn kan leiden tot financiële knelpunten. De raad van de gemeente Zederik is van mening dat het weerstandsvermogen net aan voldoende is op grond van de ratio. Kan VRZHZ aangeven op welke wijze (maatregelen) wordt gewerkt aan het verbeteren van de ratio weerstandsvermogen? Het voorbehoud uit de zienswijze inzake het standpunt over het reken rapport m.b.t. de regionalisering van de brandweerkazernes geldt nog steeds, omdat er ambtelijk nog een zienswijze in behandeling is over het rekenrapport, doordat VRZHZ nog geen actueel meerjaren onderhoudsplan heeft ingediend, waardoor de raad van de gemeente Zederik over het rekenrapport nog steeds geen standpunt heeft ingenomen. De raad van de gemeente Zederik vraagt aan de VRZHZ om alsnog een geactualiseerd meerjaren onderhoudsplan aan te leveren, zodat een standpunt over het rekenrapport en overeenstemming over het meerjaren onderhoudsplan kan worden bereikt. 2016/ juni 2016 In de begroting 2017 is uitgegaan van een indexering van 0,91% zoals in de begrotingsrichtlijnen is vastgesteld. Dat houdt in dat (nog) niet uitgegaan van de verwachte werkelijke kostenontwikkeling. Zwijndrecht vertrouwt erop dat hier bij de 1e bestuursrapportage 2016 op wordt teruggekomen en de structurele gevolgen voor 2017 worden verwerkt in een begrotingswijziging voor Mocht de werkelijke kostenontwikkeling lager uitvallen dan de toepaste indexering dan gaat Zwijndrecht ervanuit dat dit ook doorwerkt in de inwonerbijdragen. Verzoek een eenduidige lijn met gemeenten en overige GR en te hanteren m.b.t. de indexering van de begroting. 3

59 Vergaderstuk 2016/997/B Ontvangen zienswijzen ontwerp-concernbegroting 2017 VRZHZ versie 23 juni

60 Vergaderstuk 2016/997/C Ontvangen zienswijzen Jaarrekening 2015 VRZHZ versie 23 juni 2016 Gemeente Briefnummer Datum ontvangst Samenvatting inhoud brief gemeente m.b.t. Jaarrekening De raad van de gemeente Alblasserdam 2. De raad van de gemeente Binnenmaas 3. Het College van B&W van de gemeente Cromstrijen 4. De raad van de gemeente Dordrecht 5. De raad van de gemeente Giessenlanden 2016/ juni 2016 Er is geen reactie op de Jaarrekening 2015 gegeven. 2016/ juni 2016 Er is geen reactie op de Jaarrekening 2015 gegeven. 2016/ juni 2016 De gemeenteraad besloot de concept jaarstukken 2015 voor kennisgeving aan te nemen. 2016/ juni 2016 Dordrecht verzoekt het beleid m.b.t. weerstandscapaciteit te harmoniseren ten opzichte van de verschillende GR en binnen Zuid-Holland Zuid, waarbij ook gekeken wordt naar nut en noodzaak, en over de gewenste hoogte van het weerstandsvermogen. 2016/ mei 2016 De raad heeft gekozen geen inhoudelijke reactie op de Jaarrekening 2015 gegeven, omdat daar geen aanleiding toe was. 6. Gemeente Gorinchem 2016/ juni 2016 De jaarstukken 2015 zijn conform de vastgestelde uitgangspunten en bevatten geen noemenswaardige bijzonderheden/afwijkingen. Er wordt geen zienswijze ingediend. 7. Het College van B&W van de gemeente Hardinxveld-Giessendam Formele behandeling in raad van 16 juni De raad van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Formele behandeling in raad van 13 juni Het College B&W van de gemeente Korendijk 2016/ juni 2016 Er is sprake van een fors positief resultaat. Verzoek het restant van de nog niet bestede reserve inzet Organisatieontwikkeling, toe te voegen aan het resultaat van 2015 ( = ). Vanwege de afronding van de pilot TS4 is geen verdere financiering van het project TS4 meer nodig. Het bedrag dat hiervoor gereserveerd was, kan in zijn geheel toegevoegd worden aan het oorspronkelijk resultaat Instemming met de reserve voor Schoner werken voor de komende twee jaar ( ). Wel wordt verzocht een meerjarenvisie over deze problematiek te formuleren. Gevraagd wordt of de bijdragen per inwoner niet (neerwaarts) moeten worden bijgesteld omdat het de verwachting is dat, met inbegrip van de bezuinigingstaakstelling, het resultaat de komende jaren positief uitvalt. Vanaf 2016 vraagt de raad van Hardinxveld om een zienswijzeprocedure over het rekeningresultaat. 2016/ juni 2016 Verzoek in het vervolg de voorstellen voor resultaatbestemming voor de besluitvorming voor zienswijze aan de deelnemende raden voor te leggen. 2016/ juni 2016 Op de jaarstukken is geen reactie gegeven. 10. Gemeente Leerdam 2016/ juni 2016 Op de jaarstukken is geen reactie gegeven. 11. De raad van de gemeente Molenwaard 2016/ mei 2016 De raad verzoekt het bestuur het besluit om euro toe te voegen aan de bestemmingsreserve GMC te heroverwegen. De raad is van mening dat een bijraming van de kosten die te maken hebben met de samenvoeging van de meldkamers via een begrotingswijziging met zienswijze procedure moet plaatsvinden en niet via een bestemming van het jaarresultaat. 12. Het College B&W van de gemeente Oud-Beijerland 13. Het College van B&W van de gemeente Papendrecht Behandeling in de raad van 7 juli. Vooruitlopend hierop reactie van het college. 2016/ juni 2016 per mail ontvangen Per brief 8 juni 2016 Niet akkoord met de jaarekening 2015, met name als het gaat om de volgende onderwerpen: Verzoekt om middels de eerste Burap een analyse van de incidentele en structurele meevallers uit de jaarrekening 2015 in relatie tot het MJP en de lopende taakstellingen en/of bezuinigingsopgave te maken. instelling van bestemmingsreserves; autorisatie van budget dient bij gemeenteraden te liggen. In ingebracht 1

61 Vergaderstuk 2016/997/C Ontvangen zienswijzen Jaarrekening 2015 VRZHZ versie 23 juni De raad van de gemeente Sliedrecht in AB dd 13 april. Verwijst naar verslag auditcommissie dd 16 maart waarin wordt geadviseerd de jaarrekening meer te betrekken bij het proces van zienswijze op de begroting. De besluitvorming van het AB inzake compensatie noodopvang vluchtelingen en het reeds gecommuniceerde standpunt van de gemeente Papendrecht in deze. 15. Het College van B&W van de gemeente Strijen 16. De raad van de gemeente Zederik 17. De raad van de gemeente Zwijndrecht 2016/ juni 2016 Er is geen reactie op de jaarrekening 2015 gegeven. 2016/ juni 2016 Verzoek het beleid m.b.t. het weerstandsvermogen te harmoniseren met de overige GR en. Zwijndrecht is tegenstander van het vormen van reserves bij de GR en. Bij het vormen van reserves bij GR en kan over deze gelden worden beschikt zonder toestemming van de gemeenteraden. Door positieve resultaten terug te geven aan de eigenaren, blijft het budgetrecht bij de gemeenteraden. Op het moment dat aanvullende bijdragen nodig zijn, is het aan de gemeenteraden om daarover te beslissen. 2

62 Agendapunt II-2 Registratienummer 2016/998 Voorstel voor de vergadering van: Het algemeen bestuur Datum vergadering: 8 juli 2016 Onderwerp: Taakuitvoering brandweer bij reanimatiemelding Gevraagd besluit: Het algemeen bestuur wordt gevraagd: 1. kennis te nemen van evaluatierapport Pilot AED Binnenmaas; 2. kennis te nemen van het stoppen met de Pilot AED; 3. kennis te nemen van het gaan enthousiasmeren van het brandweerpersoneel om een bijdrage te leveren aan het burgerinitiatief AED. 4. Akkoord te gaan met het plaatsen van een AED aan de buitenkant van iedere brandweerhuisvesting en de kostendekking in de Burap I op te nemen. Vergaderstuk: 2016/998/A - Notitie Bestuurlijk voorstel Taakuitvoering brandweer bij reanimatiemelding /998/B - evaluatierapport Pilot AED Binnenmaas - dit vergaderstuk is opvraagbaar bij het secretariaat Toelichting: Op verzoek van de gemeente Binnenmaas zijn de mogelijkheden onderzocht om de brandweer Binnenmaas te laten uitrukken bij een reanimatiemelding. Hiertoe heeft vanaf medio juni 2013 een pilot plaatsgevonden waarbij de brandweer werd gealarmeerd en ingezet om patiënten met een (acute) hartstilstand te reanimeren met een automatische externe defibrillator (AED). De vraag is of het wenselijk is om de taakuitvoering van de brandweer uit te breiden met reanimatie. De wenselijkheid om als brandweer uit te rukken naar reanimatiemeldingen binnen de regio ZHZ breed dient in een breder perspectief geplaatst te worden in de zin dat het besluit hiertoe gekoppeld moet worden aan de huidige maatschappelijke ontwikkelingen. In de samenleving wordt de zelfredzaamheid van burgers steeds meer gestimuleerd. Eén van de effecten hiervan is dat burgerinitiatieven georganiseerd worden zoals Hartveilig wonen om bepaalde activiteiten als burger op te pakken met een positief maatschappelijk effect. De brandweer vindt het van belang om dergelijke initiatieven te ondersteunen. Om het burgerinitiatief goed succesvol te laten zijn is het van belang om voldoende AED s aan de buitenkant van gebouwen beschikbaar te hebben. Aan het bestuur VR wordt in overweging gegeven om op alle brandweergebouwen een AED aan de buitenzijde op te hangen, die door burgers die door Hartveilig wonen

63 worden opgeroepen, kan worden gebruikt. Daarnaast is de brandweer terughoudend om als "brandweer" uit te rukken voor AED-inzet, maar wil wel onderzoeken om dit als vangnetconstructie uit te voeren als het burgerinitiatief nog bepaalde "blinde vlekken" heeft. Dus niet automatisch bij gebrek aan ander alternatief. Het ziet er wel naar uit dat het burgerinitiatief dusdanig succesvol is dat er geen blinde vlekken zullen zijn. Financiële consequenties: Vervolgprocedure: De eenmalige investeringskosten bestaan uit de montage kosten van de AED aan de buitenkant van de brandweerhuisvesting: ,-. De dekking kan gevonden worden in de begroting van de brandweer. De structurele kapitaallasten voor de aanschaf van de AED s zijn ,- per jaar. De wijze van dekking van de structurele kapitaallasten wordt in de Burap (agendapunt II-3 op de AB-agenda d.d. 8 juli 2016) verwerkt. Zie voor verdere toelichting op de financiën de bijgevoegde notitie Bestuurlijk voorstel Taakuitvoering brandweer bij reanimatiemelding Het voorstel wordt bij de volgende overleggen ingebracht: MT AB OVO CAB AGV Audit commissie DB Anders, nl.... Niet van toepassing Vervolgstappen: Een implementatieplan inclusief communicatie AED opstellen waarin ingegaan wordt op het burgerinitiatief Hartveilig wonen en de uitrol van de AED s aan de buitenkant van de kazernes. Organisatie eenheid Indiener niveau 2 Concerncontroller a.i. Directiesecretaris Brandweer A. Slofstra J. Rutten J. Boons dd dd dd pagina 2 van 2

64 Vergaderstuk 2016/998/A NOTITIE Aan: Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur VRZHZ Van: A. Slofstra, regionaal commandant brandweer ZHZ Onderwerp: Taakuitvoering brandweer bij reanimatiemelding Datum: 18 mei 2016 Beste leden van het bestuur, Aanleiding Op verzoek van de gemeente Binnenmaas zijn de mogelijkheden onderzocht om de brandweer Binnenmaas te laten uitrukken bij een reanimatiemelding. Hiertoe heeft vanaf medio juni 2013 een pilot plaatsgevonden waarbij de brandweer werd gealarmeerd en ingezet om patiënten met een (acute) hartstilstand te reanimeren met een automatische externe defibrillator (AED). Deze pilot is over een periode van één jaar geëvalueerd. De conclusie is dat de brandweer een wezenlijke en zinvolle bijdrage heeft kunnen leveren aan de snelheid waarmee de hulpverlening bij patiënten met hartfalen kan worden ingezet. De vraag is of het wenselijk is om de taakuitvoering van de brandweer uit te breiden met reanimatie. Is het uitrukken naar reanimatiemelding regio ZHZ breed wenselijk? De wenselijkheid om als brandweer uit te rukken naar reanimatiemeldingen binnen de regio ZHZ breed dient in een breder perspectief geplaatst te worden in de zin dat het besluit hiertoe gekoppeld moet worden aan de huidige maatschappelijke ontwikkelingen. In de samenleving wordt de zelfredzaamheid van burgers steeds meer gestimuleerd. Eén van de effecten hiervan is dat burgerinitiatieven georganiseerd worden om bepaalde activiteiten als burger op te pakken met een positief maatschappelijk effect. De brandweer vindt het van belang om dergelijke initiatieven te ondersteunen. De specifieke ervaringen van de pilot in Binnenmaas zijn binnen de brandweer Zuid- Holland Zuid intern breed besproken en er is nagedacht over de wenselijkheid van de uitbreiding van de brandweertaken met het uitrukken naar een reanimatiemelding. De volgende conclusie is getrokken: - de kostenverhogende taakuitbreiding voor de brandweer past niet binnen de huidige bezuinigingsopdracht en past niet binnen de huidige begroting van de VRZHZ. - de reanimatietaak is geen eigenlijke of primaire basistaak van de brandweer; - het draagvlak en de beleving van de vrijwilligers in de regio is niet eenduidig op deze taak; - men vreest een aanzienlijke extra psychische belasting, zeker wanneer het kinderen betreft;

65 - er is geen noodzaak om de brandweer voor een reanimatiemelding in verstedelijkte gebieden uit te laten rukken, omdat de ambulances doorgaans op tijd arriveren; - er is geen gevoelde urgentie om het probleem van de ambulancedienst met betrekking tot de opkomsttijden van ambulances in meer landelijk gebied op te lossen; - er wordt meer waarde gehecht aan het faciliteren en ondersteunen van initiatieven zoals Hartveilig wonen en het bevorderen en stimuleren van deelname van brandweerpersoneel als burger aan dergelijke initiatieven; - het is niet wenselijk dat er binnen de regio verschillen ontstaan in taakuitvoering. Ontwikkelingen burgerinitiatief Naast de brandweerpilot is er binnen de regio eveneens geëxperimenteerd met een burgerinitiatief voor AED reanimatie. Dit initiatief wordt ondersteund door de Ambulancedienst ZHZ. De gemeenten zijn hierover ook geïnformeerd door de ambulancedienst. Burgers worden door middel van een SMS gewaarschuwd waarna op vastgestelde punten een AED wordt opgehaald om de patiënt te reanimeren. Elders hebben dergelijke initiatieven, die passen binnen de doelstellingen van onze moderne participatie samenleving, sterk en succesvol bijgedragen aan de veiligheid van de burger. De brandweer staat positief tegenover het idee om te onderzoeken in hoeverre het mogelijk is dat het brandweerpersoneel hierbij als burger aansluit. Conclusie Ambulances zijn niet altijd op tijd voor succesvolle reanimatie. Om deze reden zijn al 16 van de 17 gemeenten in de regio Zuid-Holland Zuid (waarschijnlijk zal dit aantal binnenkort 17 worden) aangesloten op het burgerinitiatief Hartveilig wonen. Dit initiatief wordt ondersteund door de Ambulancedienst ZHZ. De Brandweer wil haar vrijwilligers motiveren om als burger deel te nemen aan dit initiatief. Om het burgerinitiatief goed succesvol te laten zijn is het van belang om voldoende AED s aan de buitenkant van gebouwen beschikbaar te hebben. Aan het bestuur VR wordt in overweging gegeven om op alle brandweergebouwen een AED aan de buitenzijde op te hangen, die door burgers die door Hartveilig wonen worden opgeroepen, kan worden gebruikt. Brandweerposten liggen vaak centraal en zijn herkenbaar in kernen en bovendien wonen hier veel brandweermensen in de buurt. Daarnaast is de brandweer terughoudend om als "brandweer" uit te rukken voor AEDinzet, maar wil wel onderzoeken om dit als vangnetconstructie uit te voeren als het burgerinitiatief nog bepaalde "blinde vlekken" heeft. Dus niet automatisch bij gebrek aan ander alternatief. Het ziet er wel naar uit dat het burgerinitiatief dusdanig succesvol is dat er geen blinde vlekken zullen zijn. Deze conclusie betekent dat de pilot AED Hoeksche Waard stopt. pagina 2 van 4

66 Financiële gevolgen De eenmalige investeringskosten bestaan uit de montage kosten van de AED aan de buitenkant van de brandweerhuisvesting: ,-. De dekking kan gevonden worden in de begroting van de brandweer. De structurele kapitaallasten voor de aanschaf van de AED s zijn ,- per jaar. De onderbouwing van de kapitaallasten is te vinden in bijlage I. Financiering vanuit de begroting is niet mogelijk vanwege het meerjarenperspectief. Dit betekent dat de begroting van de VRZHZ onder druk staat en dat structurele kosten voor extra nietwettelijke taken niet meer opgevangen kunnen worden vanuit de reguliere begroting. Het onderhoud van de AED en de AED buitenkast kan in eigen beheer uitgevoerd worden. pagina 3 van 4

67 Bijlage I Financiële onderbouwing kapitaallasten Omschrijving Aantal Prijs/ st Totaal Totaal incl BTW AED buitenkast Defibtech Lifeline AED Montage (incidentele kosten) BTW % % % Onderhoud % Kapitaallasten per jaar Aanschafkosten: = Afschrijvingstermijn: 10 jaar Rentekosten: 3% Kapitaallasten per jaar: Per inwoner: 0,03 (inclusief jaarlijkse onderhoudskosten uitgevoerd door eigen personeel). pagina 4 van 4

68 Agendapunt II-3 Registratienummer 2016/999 Voorstel voor de vergadering van: Het algemeen bestuur Datum vergadering: 8 juli 2016 Onderwerp: Eerste bestuursrapportage (BURAP I) Gevraagd besluit: Het algemeen bestuur wordt gevraagd: In te stemmen met BURAP I en specifiek: 1) In te stemmen met de wijzigingen op de kredieten (toelichting per wijziging in hoofdstuk 3.2 Verloop van kredieten van BURAP l); 2) In te stemmen met de omzetting van de egalisatiereserve groot onderhoud blusboot naar een voorziening groot onderhoud blusboot ; 3) In te stemmen met de begrotingswijzigingen: a) Directie VRZHZ, begrotingswijziging b) R&C, begrotingswijziging c) Bedrijfsvoering, begrotingswijziging d) Bureau Gemeenten, begrotingswijziging e) Brandweer, begrotingswijziging f) GHOR, begrotingswijziging g) Algemene middelen, begrotingswijziging h) GMC, begrotingswijziging Vergaderstukken: 2016/999/A - BURAP I 2016/999/B - Bijlage 1) Herijking Reserve Inzet Organisatieontwikkeling 2016/999/C - Bijlage 2) Samenvatting begrotingswijzigingen 2016/999/D - Directie VRZHZ, begrotingswijziging /999/E - R&C, begrotingswijziging /999/F - Bedrijfsvoering, begrotingswijziging /999/G - Bureau Gemeenten, begrotingswijziging /999/H - Brandweer, begrotingswijziging /999/I - GHOR, begrotingswijziging /999/J - Algemene middelen, begrotingswijziging /999/K - GMC, begrotingswijziging Toelichting: Opzet BURAP I In deze BURAP rapporteren wij de strategische ontwikkelingen en de afwijkingen op de begroting. Voor de financiële realisatie wordt zo goed mogelijk een prognose gemaakt van het jaarresultaat. In BURAP II zullen wij de beleidsrealisatie wel opnemen, daar BURAP II dient ter voorbereiding op de jaarrekening. Daarnaast wordt vanaf deze BURAP de

69 prognose van de financiële realisatie op concernniveau (totaal VR) gepresenteerd en niet meer per productgroep. De BURAP gaat achtereenvolgens in op de strategische ontwikkelingen, de bestuurlijk relevante afwijkingen, de financiële realisatie en de ontwikkelingen van het meerjarenperspectief. Financiële realisatie De begroting na wijzigingen is ca. 4,7 mln in volume gestegen ten opzichte van de primaire begroting zoals die in de zomer 2015 door het bestuur is vastgesteld. Deze volumestijging heeft plaatsgevonden aan zowel de baten- als de lastenkant en wordt voor het merendeel veroorzaakt door de overname van de kazernes cq. regionalisering van de kazernes in 2015 (ca. 3,5 mln) en het verwerken van de indexatie (ca. 0,4 mln), zoals besloten in de begrotingsrichtlijnen. Algemeen financieel beeld Het algemene beeld van onze prognose ten opzichte van de begroting na wijzigingen is dat wij op totaal-niveau een aantal kleine meevallers en tegenvallers kennen. Deze worden toegelicht in de BURAP. Daarnaast is er één grotere incidentele tegenvaller van met betrekking tot de in de CAO vastgelegde invoering van het individueel keuzebudget (IKB). Deze wordt nu verwerkt. De verwerkingswijze is conform de BBVvoorschriften en is afgestemd met de andere GR en. Verlaging kosten huisvesting i.r.t. MJP In deze BURAP zijn de lagere huisvestingslasten als gevolg van het verlagen van het onderhoudsniveau en het verlengen van de afschrijving van 40 naar 50 jaar berekend als teruggave aan de gemeenten. Dit is conform de bestuurlijke besluitvorming november 2015 om dit te verwerken in de rekenrapporten. Echter in dezelfde vergadering is ingestemd met het meerjarenperspectief met als generieke lijn dat bezuinigingen worden ingezet om kostenstijgingen op te vangen. De bezuinigingen ten aanzien van het onderhoud maken hier deel van uit. Omdat dit voor 2016 al is verwerkt met de gemeenten, wordt dit niet gecorrigeerd in deze BURAP, maar wordt hier bij de tweede BURAP en jaarrekening, afhankelijk van de resultaten, op terug gekomen. Voor wat betreft het begrotingsjaar 2017 is dit, conform het advies van de auditcommissie, verwerkt in de begroting 2017 (welk tijdens een apart agendapunt wordt behandeld). Prognose Totaal geeft dit een nadelige prognose van het resultaat van Zoals hierboven gesteld wordt dit nadeel hoofdzakelijk bepaald door de éénmalige kosten van het IKB. Bij de tweede BURAP komen we met een nieuwe prognose op basis van het verdere verloop van dit jaar. pagina 2 van 5

70 Op 25 november 2015 en 18 februari 2016 heeft het bestuur besluiten genomen over de vergoeding van de kosten voor de (crisis)noodopvang. Inmiddels is landelijk bekend geworden dat de BTW inderdaad door de gemeenten zelf gedeclareerd kan worden. Dit betekent dat de lastendruk zo n minder is (oorspronkelijke raming van ). Dit voordeel komt direct ten gunste van de gemeenten en zal de aankomende periode worden afgerekend. Kredieten Daarnaast stellen wij in deze BURAP een aantal wijzigingen op de kredieten voor. Grotendeels bestaan deze wijzigingen uit operationele wijzigingen. Twee wijzigingen maken onderdeel uit van de besluitvorming in het huidig AB (bijlage ). In hoofdstuk 3.2 Verloop van kredieten in de BURAP lichten wij de wijzigingen op de kredieten per wijziging toe. Omzetting Egalisatiereserve groot onderhoud Blusboot Gezien de gewijzigde aard van de reserve is het voorstel om de reserve om te zetten in een voorziening groot onderhoud blusboot met daaronder ten grondslag een meerjarig schema van dotaties en onttrekkingen. Omgaan met kostenstijgingen die leiden tot verhoging inwonerbijdrage: Met de opzet van de bezuinigingsopgave in het financieel meerjarenperspectief (MJP) is vanaf 2014 het volgende beeld gepresenteerd waaruit blijkt dat de VRZHZ niet ineens per 2016 de slag naar bezuinigingen maakt, maar daar op anticipeert. Dit heeft de afgelopen jaren geleid tot positieve jaarresultaten waarin ruimte was om ontwikkelingen op te vangen. Nu ingaande 2016 de bezuinigingen daadwerkelijk beslag krijgen en dienen ter dekking van kostenstijgingen is de ruimte om nieuwe ontwikkelingen op te vangen er niet of beperkt. Die nieuwe ontwikkelingen kunnen leiden tot verhoging van de inwonerbijdrage. Grafische weergave kostenstijgingen i.r.t. bezuinigingen pagina 3 van 5

71 Toelichting: de blauwe vlakken betreffen het financiële kader van de VRZHZ (deze vermindert per 2016 a.g.v. de vastgestelde bezuinigingsopgave). De donkerblauwe aflopende lijnen geven de daadwerkelijke lasten van de VRZHZ weer. Vooruitlopend op de vastgestelde bezuinigingsopgave heeft de VRZHZ al een start gemaakt met de bezuinigingen. Het oranje vlak geeft de kostenstijgingen a.g.v. exogene ontwikkelingen weer. De weergave is een grafische uiteenzetting hoe de bezuinigingen worden ingezet ter dekking van de kostenstijgingen. Artikel 31 van de Gemeenschappelijke regeling stelt dat wijzingen op de begroting die invloed hebben op de bijdragen van de deelnemende gemeenten ter zienswijze worden aangeboden aan de gemeenteraden. We willen voorkomen dat we nu bijvoorbeeld al op basis van de BURAP I met zienswijzen voor kostenverhogingen richting gemeenten gaan. Enerzijds is dit ongewenst en onrustig voor gemeenten als recent kaderof perspectiefnota s zijn vastgesteld en anderzijds ook vanuit de gemeenschappelijke regeling omdat er nog geen exacte duidelijkheid is over het verloop van de rest van het jaar. Het is dus zoeken naar een modus waarin goed bestuur mogelijk is en tegelijk duidelijkheid en transparantie is naar gemeenten over de doorwerking. Dit raakt het proces waarin wordt nagedacht over gewenste vorm en hoogte van reserves en in het bijzonder het weerstandsvermogen. Om die reden zal de VRZHZ met een advies komen hoe in de toekomst op een consistente en bestendige manier om kan worden gegaan met deze situatie. Financiële consequenties: De financiële consequenties zijn conform bijgaande begrotingswijzigingen. Vervolgprocedure: Het voorstel wordt bij de volgende overleggen ingebracht: MT AB OVO CAB AGV Audit commissie DB Anders, nl.... Niet van toepassing Vervolgstappen: Geen pagina 4 van 5

72 Organisatie eenheid Indiener niveau 2 Concerncontroller a.i. Directiesecretaris Bedrijfsvoering D. Vermeulen J. Rutten J. Boons dd dd dd pagina 5 van 5

73 BURAP I Versie: 1. Vergaderstuk 2016/9 /A

74 Inhoudsopgave 1 Inleiding Beleidsrealisatie Strateg isc he ontw ikkelin gen Bestu urlijk relevante afwijkingen Financiële r ealisatie Fina ncië le resultaa t Verloop van kredieten Verloop van reserves Verloop van voorzieni ng en Monitor b ezuinigingsopgave Me er jarenpersp ectief (M JP) Bijlages: Bijlage 1: Reserve Inzet Organisatieontwikkeling Bijlage 2: Samenvatting begrotingswijzigingen Begrotingswijzigingen Bijlage 3: Directie VRZHZ, begrotingswijziging Bijlage 3: R&C, begrotingswijziging Bijlage 3: Bedrijfsvoering, begrotingswijziging Bijlage 3: Bureau Gemeenten, begrotingswijziging Bijlage 3: Brandweer, begrotingswijziging Bijlage 3: GHOR, begrotingswijziging Bijlage 3: Algemene middelen, begrotingswijziging Bijlage 3: GMC, begrotingswijziging

75 1 Inleiding Het doel van de P&C-cyclus is om het beleid te vertalen naar uitvoeringsmaatregelen, hiervoor (financiële) middelen ter beschikking te stellen en de uitvoering daarvan te beheersen (=control) zodat binnen de beschikbaar gestelde middelen de gewenste resultaten worden behaald. De P&C-cyclus bestaat uit de volgende onderdelen: 1. begrotingsrichtlijnen; 2. begroting; 3. eerste Bestuursrapportage (BURAP I); 4. tweede Bestuursrapportage (BURAP II); 5. jaarstukken; en is geënt op de missie en visie èn beleidsplan van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ). Een bestuursrapportage (BURAP) is het instrument om tussentijds te rapporteren over de stand van zaken van de plannen uit de begroting en hoe de VRZHZ er financieel voor staat. Daarnaast wordt de BURAP gebruikt om de begroting aan te passen en te actualiseren. Eerste Bestuursrapportage Voor u ligt de eerste Bestuursrapportage (BURAP I) van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid over het jaar In het kader van de afspraak met het bestuur om de P&C-producten compacter en meer bestuurlijk relevant maken, was BURAP II in 2015 het eerste product dat met een vernieuwd format werd opgesteld. BURAP I 2016 volgt de ingezette lijn. In deze BURAP worden louter de strategische ontwikkelingen en de afwijkingen op de begroting gerapporteerd. Als de realisatie van de beleidsdoelen zoals gepland lopen, wordt er geen melding gemaakt in de BURAP. Voor de prognose van de financiële realisatie wordt zo goed mogelijk een prognose gemaakt van het jaarresultaat; indien er geen afwijkingen worden gerapporteerd, is de prognose gelijk aan de begroting. Daarnaast wordt in deze BURAP de prognose van de financiële realisatie op concernniveau (totaal VR) gepresenteerd en niet meer per productgroep. Het bovenstaande houdt in dat wij bij BURAP I alleen afwijkingen en ontwikkelingen rapporteren indien deze voldoen aan de vier O s : de gerapporteerde afwijkingen en ontwikkelingen zijn onvoorzien, onvermijdelijk, onuitstelbaar en onvereffenbaar. In BURAP II wordt de beleidsrealisatie wel opgenomen, daar BURAP II dient ter voorbereiding op de jaarstukken. 3

76 Leeswijzer In hoofdstuk 2 worden de strategische ontwikkelingen (paragraaf 2.1) gepresenteerd en worden de bestuurlijke relevante afwijkingen (paragraaf 2.2) gemeld. Het financiële resultaat van de VRZHZ zal in hoofdstuk 3 belicht worden. In de BURAP wordt deze op concernniveau opgenomen, waarbij de rapportage voor de VRZHZ het resultaat is van de afzonderlijke (interne) productgroepen. De financiële realisatie kent de volgende onderdelen: het geprognosticeerd financieel resultaat (paragraaf 3.1); verloop van kredieten (paragraaf 3.2); verloop van reserves (paragraaf 3.3); verloop van voorzieningen (paragraaf 3.4). Daarnaast presenteren we in deze BURAP ook de stand van zaken van de kostenstijgingen en ombuigingen zoals deze middels het Meerjarenperspectief (MJP) bestuurlijk zijn vastgesteld. Dit wordt in hoofdstuk 4 gepresenteerd. 4

77 2 Beleidsrealisatie 2.1 Strategische ontwikkelingen In dit hoofdstuk gaan wij in op de ontwikkelingen van een aantal strategische dossiers, onder meer: het nieuwe beleidsplan , doorontwikkeling brandweerorganisatie, Schoner werken, de effecten van de nieuwe Wet Omgevingsrecht op onze organisatie, organisatieontwikkelingen (en dan met name de reserve ten behoeve hiervan) en het Meerjarenperspectief Beleidsplan Op het moment van schrijven wordt het nieuwe beleidsplan van de VRZHZ vormgegeven. In dit nieuwe beleidsplan zullen de inspanningen langs de lijn van de volgende vier beleidsdoelstellingen opgebouwd worden: 1. Focus op de voorkant - risicobeheersing 2. Startklaar en daadkrachtig preparatie en repressie 3. Samen verder komen - samenwerking 4. Deskundige en omgevingsbewuste organisatie - professionals Wij willen vanaf BURAP II aansluiten bij de opbouw van het beleidsplan Doorontwikkeling brandweerorganisatie Met de vaststelling van het programma Vernieuwde brandweerzorg heeft het bestuur de richting van de brandweerorganisatie bepaald naar het jaar Deze richting leidt tot een verdere doorontwikkeling van de brandweer. Verschillende trajecten zijn opgestart. De belangrijkste daarvan zijn: 1. Doorontwikkeling niet operationele brandweerorganisatie, waaronder de afdelingen Expertise en Advies en Materieel en logistiek in het kader van de nieuwe Wet omgevingsrecht. 2. Ontwikkeling van de operationele kaart. In hoofdstuk 2.2 ( Bestuurlijk relevante afwijkingen ) gaan we in op de stand van zaken hiervan. 3. Meer verzelfstandiging brandweerposten. Het onderdeel zelfsturing en eigen regelruimte vraagt ook deels budgettaire mogelijkheden op de brandweerposten zelf. Door de bezuinigingsdruk staat spanning op de omvang van de activiteiten die thuishoren in het deel vrije ruimte, en die het boeien en binden van vrijwilligers moeten bevorderen. De implementatie van het project zal over meerdere jaren worden uitgevoerd. Schoner werken Het traject Schoner werken wordt gestart om gezondheidsschade onder onze medewerkers te voorkomen. Buitenlands onderzoek wijst namelijk uit dat niet alleen directe inademing van roet en rook, maar ook indirecte inademing hiervan en de blootstelling van de huid aan rook en roet hiertoe kunnen leiden. De consequenties van een 100%- schone werkwijze zijn echter te groot om dit op korte termijn volledig in te voeren. Daarom is in Zuid-Holland Zuid gekozen voor een groeiproces. Deze aanpak houdt in dat we nu (per ) starten met een aantal quick-wins: snel in te voeren maatregelen die het werken schoner maken, maar belangrijker nog: bijdragen aan de bewustwording van ons personeel. Op langere termijn zetten we in op het toewerken naar 100% schoon werken, uiterlijk in De voorbereidingen daartoe zijn 5

78 op dit moment al in volle gang. De raden zijn middels een brief, dd. 21 april 2016, geïnformeerd over dit traject. Het voorbereiden en het uitwerken van het traject Schoner Werken kost meer tijd dan gedacht vanwege het afwegen van een aantal alternatieven en keuzes. Hierdoor ontbreken de inhoudelijke toelichting en de financiële consequenties in deze BURAP, waarmee we de toezegging het AB voor de zomer 2016 te informeren niet halen. We zullen bij de AB-vergadering in oktober een integrale toelichting geven (zowel inhoudelijk als financieel). Wet Omgevingsrecht Op het terrein van risicobeheersing vinden momenteel grote ontwikkelingen plaats. De nieuwe wet Omgevingsrecht vervangt tientallen wetten en honderden ministeriële regelingen en AMvB's, waarbij het bevoegd gezag veel beleidsvrijheid krijgt. De nieuwe VTH-wet stelt daarnaast scherpe eisen aan personeel dat betrokken is bij de totstandkoming van vergunningen, toezicht en de handhaving daarop. De VRZHZ is de specialist op het gebied van brand- en omgevingsveiligheid. Binnen de VRZHZ zal de afdeling risicobeheersing met deze veranderde wetgeving mee-ontwikkelen, zowel in werkwijze alsmede de competenties van de medewerkers. Om ervoor te zorgen dat zowel het personeel als de organisatie klaar is om invulling te geven hieraan zal de Reserve Inzet Organisatieontwikkeling herijkt en ingezet worden (zie ook de paragraaf hieronder en hoofdstuk 2.3 Verloop van Reserves ). Organisatieontwikkeling In het kader van de nieuwe organisatieopzet vindt er momenteel een reorganisatie plaats. In april hebben alle medewerkers de definitieve plaatsingsbrief gehad. Vooruitlopend op deze organisatieontwikkeling heeft het bestuur als onderdeel van de resultaatbestemming 2013 ingestemd met de vorming van de Reserve Inzet Organisatieontwikkeling ( ) met als doel budget beschikbaar te stellen in het kader van organisatieontwikkeling in de jaren 2014 en Door de organisatie van koningsdag en de reorganisatie zijn in 2015 niet alle voorgenomen projecten uitgevoerd. In de besluitvorming van BURAP II 2015 en de Jaarrekening 2015 is ingestemd om een deel van deze projecten uit te voeren in Ook was de conclusie dat, op basis van realistische inschatting, aandacht nodig is voor de balans tussen: Heroriëntatie op de in gang gezette deeltrajecten; Nieuwe organisatieontwikkelingen die om aandacht vragen zoals digitaal werken en de ontwikkelingen rondom de omgevingswet; Het vrijvallen van de reserve waar het gaat om middelen die niet benodigd zijn. Uit de jaarrekening 2015 blijkt daarnaast een restant bedrag. Samen telt dit op tot een bedrag van ca Zoals afgesproken leggen wij in deze BURAP een voorstel voor herijking van de reserve Inzet Organisatieontwikkeling aan u voor. In hoofdstuk 3.3 ( Verloop van reserves ) treft u dit voorstel inclusief de onderbouwing. Meerjarenperspectief (MJP) Er is in november 2015 een helder en eenduidig financieel kader voor de Veiligheidsregio vastgesteld waaraan in de komende jaren invulling wordt gegeven. Hiermee kan in de periode een sluitende begroting worden gepresenteerd doordat de bezuinigingen (oplopend naar 5,2 mln) worden ingezet om de geprognosticeerde kostenstijgingen (van 4,7 mln) op te vangen. Zowel de vastgestelde bezuinigingen als de geprognosticeerde kostenstijgingen 6

79 worden constant door de VRZHZ gemonitord. In hoofdstuk 4 ( Meerjarenperspectief ) gaan wij specifiek in op de stand van zaken van het MJP. Gemeentelijke Herindeling Vijfheerenlanden November 2015 is uit de raadsbehandeling in Vianen (Veiligheidsregio Utrecht), Leerdam en Zederik (beiden VRZHZ) gebleken dat het beeld van een herindeling, dat wil zeggen het samengaan van deze 3 gemeenten tot 1 gemeente, collectief wordt gedeeld. Dat wil zeggen dat deze 3 gemeentes op enig moment zullen fuseren tot een nieuwe gemeente met als gevolg een herindeling van de provinciale grens. Momenteel pleegt de Interprovinciale commissie (IPC) voorbereidingen van een herindelingsontwerp voor de voorgenomen bestuurlijke fusie van Leerdam, Vianen en Zederik. Dit herindelingsontwerp was nog niet bekend ten tijde van voorbereiding van deze bestuursrapportage. Landelijke Meldkamer Organisatie Eind 2015 is er in opdracht van het Ministerie van Veiligheid & Justitie een Gateway Review uitgevoerd naar de vorming van de Landelijke Meldkamer Organisatie en de voortgang van het proces. Dit heeft geleid tot een beslisnotitie heroriëntatie LMO die medio 2016 aan de veiligheidsregio s ter accordering wordt voorgelegd. De doelen, zoals beschreven in het Transitie Akkoord, wijzigen niet. Het tempo waarin die doelen worden behaald wel. De heroriëntatie heeft geen invloed op de geplande datum van ingebruikname van de nieuwe gezamenlijke meldkamer voor de VR Rotterdam-Rijnmond en de VRZHZ (GMC). Uitgangspunt was dat de meldkamer op het moment van ingebruikname, of kort daarna, zou worden overgedragen aan de LMO. Op basis van de recente ontwikkelingen is duidelijk dat die overdracht in ieder geval niet vóór 2020 zal plaatsvinden. In paragraaf 3.3 Verloop van reserves gaan wij verder in op de benodigde financiën voor de GMC. Taakuitvoering brandweer bij reanimatiemelding (AED s) Naast de bestaande Brandweerpilot AED in de Hoeksche Waard wordt er binnen de regio geëxperimenteerd met een landelijk burgerinitiatief ondersteunt vanuit de Ambulancedienst ZHZ voor AED-reanimatie door daartoe opgeleide burgers. Bij het burgerinitiatief, genaamd Hartveilig wonen, worden burgers door middel van een SMS gewaarschuwd waarna op vastgestelde punten een AED wordt opgehaald om de patiënt te reanimeren. Elders hebben dergelijke initiatieven, die passen binnen de doelstellingen van onze moderne participatie samenleving, sterk en succesvol bijgedragen aan de veiligheid van de burger. Om het burgerinitiatief succesvol te laten zijn is het van belang om voldoende AED s aan de buitenkant van gebouwen beschikbaar te hebben. De VRZHZ vindt het van belang om dergelijke initiatieven, die bijdragen aan zelfredzaamheid van burgers, te ondersteunen. Aan het bestuur wordt in overweging gegeven om op alle brandweergebouwen een AED aan de buitenzijde te plaatsen die door burgers, aangesloten bij Hartveilig wonen, kan worden gebruikt. Het voorstel tot plaatsing van de AED s wordt tijdens de AB-vergadering middels een apart agendapunt toegelicht. Inkomstenrisico OMS Landelijk is door het Veiligheidsberaad opdracht gegeven om de rechtmatigheid van OMS te onderzoeken. Dit betreft twee zaken. 1) Het aanbieden van slechts 1 monopolist per meldkamergebied (bij ons KPN) en 2) de rechtmatigheid van een brandweervergoeding. 7

80 Binnenkort krijgen we hiervan vanuit Brandweer Nederland c.q. het Veiligheidsberaad een schrijven met juridisch handelingsperspectief. Dit betekent een inkomstenrisico. Of er ook met terugwerkende kracht risico aan verbonden is, is onbekend. Het is realistisch om als risico op te nemen dat de inkomsten OMS op termijn vanwege juridische en technische ontwikkelingen komen te vervallen. Bij BURAP II zullen we hier nader op terugkomen. Samenwerking Zuidwestelijke Delta Binnen de Zuidwestelijke Delta wordt met 4 veiligheidsregio s samengewerkt op een viertal terreinen. In randvoorwaardelijke zin wordt personeel gemakkelijker uitgewisseld en over-enweer gebruikt, hetgeen loopt via het programma Talent en mobiliteit. Ook voor bevolkingszorg lopen er in gezamenlijkheid ontwikkelingen op terrein van risico-communicatie, zelfredzaamheid, warme fase en organisatiewijze. Tenslotte lopen er twee inhoudelijke verkenningsopdrachten op het gebied van Industriële veiligheid en spoorveiligheid. Daarnaast vindt er periodieke overleg plaats tussen de gemeenschappelijke regelingen (GR en) in de regio Zuid-Holland Zuid (de Omgevingsdienst ZHZ en de Dienst Gezondheid & Jeugd) met betrekking tot financiële en control-onderwerpen. Onder andere de jaarlijks op te stellen begrotingsrichtlijnen zullen worden afgestemd. Weerstandsvermogen Ook in navolging op de discussie over de gewenste vorm, samenstelling en hoogte van het weerstandsvermogen is afstemming gezocht met de gemeenschappelijke regelingen (GR en) in de regio (de Omgevingsdienst ZHZ en de Dienst Gezondheid & Jeugd). In dit proces worden de gewenste mogelijkheden in samenwerking met de andere GR en in de regio onderzocht. Aan dit advies wordt komende periode verder gewerkt en vervolgens afgestemd. In het 2 e halfjaar komen we hiermee naar het bestuur. 2.2 Bestuurlijk relevante afwijkingen In dit hoofdstuk worden de afwijkingen in de beleidsuitvoering benoemd. Indien activiteiten van de beleidsuitvoering hier niet genoemd staan, impliceert dat deze conform planning en wens verlopen (zoals opgenomen in de begroting 2016). Individueel Keuzebudget Per 1 januari 2017 wordt het IKB, het Individueel Keuzebudget, op basis van CAO-afspraken ingevoerd. Dit betekent dat de medewerker (uitgezonderd de vrijwilliger) meer keuzevrijheid heeft in de inzet van zijn of haar arbeidsvoorwaarden. Hierdoor vindt een verschuiving plaats van het moment van uitbetaling. De financiële verwerking van de uitbetaling leidt tot een éénmalig extra last ter grootte van 7 maanden vakantietoeslag in Dit leidt ertoe dat, conform de BBV-richtlijnen, in 2016 éénmalig 19 maanden vakantietoeslag als lasten genomen dient te worden i.p.v. de gebruikelijke 12 maanden. Bij het opstellen van de jaarrekening 2015 was dit gegeven nog niet bekend, maar verwacht werd dat dit in 2017 zou spelen. De verwerkingswijze is afgestemd met de andere GR en in de regio. 8

81 Informatiemanagement Informatiemanagement is steeds belangrijker voor een succesvolle inzet bij incidenten, rampen en crises, maar ook in de dagelijkse koude taakuitvoering. De VRZHZ zal waar mogelijk op dit domein aansluiten bij landelijke programma s van het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV). Inmiddels zijn de zes prioriteiten van deze ICT-programma s bekend gemaakt: gemeenschappelijke applicaties, kernregistratie, basisvoorziening GEO, landelijke ICT-voorziening, informatieveiligheid en business intelligence. Inmiddels zijn de programma s basisvoorziening GEO en Informatieveiligheid middels het VB geaccordeerd en van start gegaan. Het beeld is dat in het tweede halfjaar businesscases van de 6 projecten komen, maar onduidelijk is nog wat de planning en de onderlinge samenhang is. Wij spelen nu al in op deze toekomstige programma s door vooruitlopend op het integraal beeld hiervoor alvast middelen te reserveren, om landelijke voorstellen te vertalen naar de gewenste ontwikkelingen in de VRZHZ. N.b. uit de herijkte Reserve Inzet Organisatieontwikkeling worden niet de kosten van het ICT-programma basisvoorziening GEO bekostigd, maar de kosten om de organisatie door te ontwikkelen naar een organisatie waarin informatiegericht gewerkt wordt. Zie ook de toelichting op de herijking Reserve Inzet Organisatieontwikkeling (hoofdstuk 3.3 Verloop van reserves ). Vernieuwde brandweerzorg en de nieuwe operationele kaart (TS-4) Als input voor de nieuwe operationele kaart van de brandweer ZHZ is het project Pilots TS-4 uitgevoerd. In het implementatieplan Pilots TS-4 is beschreven dat de uiterlijke einddatum voor de pilots op 30 september 2016 is vastgesteld met dien verstande dat over het verdere verloop van de pilots in het MT brandweer wordt besloten na de tussentijdse evaluatie van 31 maart Uit deze tussentijdse evaluatie blijkt dat vanuit de meeste deelnemende pilotposten geluiden komen dat de belasting om de pilot te draaien erg hoog was. Duidelijk is afgesproken dat het uitvoeren van een pilot nooit mag leiden tot ernstige problemen in de betreffende posten. Na bevraging van alle vertegenwoordigers van de pilotposten bleek dat het overgrote deel van de pilotposten voorstander is de duur van de pilot in te korten. De post Ameide heeft aangegeven graag door te gaan met het traject variabele voertuigbezetting (hoofdstroom 2), omdat de post hierdoor nauwelijks nog buiten dienst gemeld hoeft te worden. Daarnaast blijkt dat de huidig opgehaalde informatie (527 uitrukken) voldoende input geeft om een goede evaluatie te kunnen schrijven. Aanvullende oefeningen (fictieve incidenten) organiseren zal weinig meerwaarde opleveren. Het langer doorvoeren van de pilot zal aan dit beeld weinig toevoegen waardoor besloten is deze pilot stop te zetten. 9

82 3 Financiële realisatie 3.1 Financiële resultaat In deze BURAP sluiten we aan bij de lijn zoals is ingezet ten tijde van BURAP II in Met het bestuur is afgesproken dat de P&C-producten toegankelijker en bestuurlijk relevanter worden opgesteld. Dat houdt in dat er niet meer wordt gerapporteerd per productgroep, maar louter op VR-niveau (per economische categorie). Hieronder treft u in de tabel de begroting 2016, de begroting 2016 na wijzigingen en het geprognosticeerde jaarresultaat. Vervolgens treft u een staat met de toelichting per kolom. Tabel: Financieel resultaat op concernniveau (x 1.000) Baten/ Lasten Omschrijving econ. categorie Primaire Begroting Begroting na wijziging Prognose Saldo V / N Toelichting Lasten Loonbetalingen en sociale premies N B Sociale uitkeringen personeel N C Toegekende rente 31 - Personeel van derden N Energie Overige aankopen duurz.goederen 3 3 Betaalde belastingen Aankopen niet duurzame goederen en diensten V D Reserveringen Kapitaallasten N E Totaal lasten N Baten Werkelijk ontvangen rente Toegerekende rente Vergoeding voor personeel V Overige goederen en diensten V F Bijdragen gemeenten Overige inkomensoverdrachten Reserveringen N D Totaal baten N Geprognosticeerd resultaat N A Staat: Uitleg gepresenteerde kolommen Primaire begroting Betreft de in juni 2015 vastgestelde begroting 2016 Begroting na wijzigingen Betreft de gewijzigde begroting, na verwerking van vastgestelde wijzigingen vanaf juni 2015, inclusief de in deze BURAP voorgestelde begrotingswijzigingen. Prognose Betreft het geprognosticeerd eindresultaat over (heel) Saldo Betreft het verschil tussen de begroting na wijzigingen en de prognose V/N Omwille van de leesbaarheid wordt per afwijkend saldo aangegeven of dit een voordelige of nadelige prognose betreft Toelichting Daar waar de prognose substantieel afwijkt van de begroting (zie kolom Saldo) wordt het verschil apart toegelicht. De letters in de kolom toelichting corresponderen met de toelichtingen in de volgende paragraaf. Toelichting In de volgende paragraaf nemen wij u mee in de volumestijging van de begroting na wijzigingen ten opzichte van de primaire begroting. Wij zoomen dieper in op het algemeen beeld van het geprognosticeerd resultaat op concernniveau. Wij sluiten deze paragraaf af met een korte toelichting van de geprognosticeerde afwijking per economische categorie. 10

83 Begroting na wijzigingen De begroting na wijzigingen is ca. 4,7 mln in volume gestegen ten opzichte van de primaire begroting zoals die in de zomer 2015 door het bestuur is vastgesteld. Deze volume-stijging heeft plaatsgevonden aan zowel de baten- als de lastenkant en wordt voor het merendeel veroorzaakt door de overname van de kazernes cq. regionalisering van de kazernes in 2015 (ca. 3,5 mln) en het verwerken van de indexatie (ca. 0,4 mln), zoals besloten in de begrotingsrichtlijnen. Hieronder treft u een overzicht van de precieze opbouw van deze volumestijging en wat deze in de begroting 2016 voor consequenties heeft voor de gemeentelijke bijdragen (zie ook tabel Financieel resultaat categorie Bijdragen gemeenten ). N.b. In deze BURAP zijn de lagere huisvestingslasten als gevolg van het verlagen van het onderhoudsniveau en het verlengen van de afschrijving van 40 naar 50 jaar berekend als teruggave aan de gemeenten (post MJP Huisvesting ). Dit is conform de bestuurlijke besluitvorming november 2015 om dit te verwerken in de rekenrapporten. Echter in dezelfde vergadering is ingestemd met het meerjarenperspectief met als generieke lijn dat bezuinigingen worden ingezet om kostenstijgingen op te vangen. De bezuinigingen ten aanzien van het onderhoud maken hier deel van uit. Omdat dit voor 2016 al is verwerkt met de gemeenten, wordt dit niet gecorrigeerd met deze BURAP maar wordt hier bij de tweede BURAP en jaarrekening afhankelijk van de resultaten op terug gekomen. In de begroting 2017 is dit wel gecorrigeerd. Tabel: Begrotingswijzigingen 2016 categorie Bijdragen gemeenten (in 1.000) Inwonerbijdrage Maatwerk Huisvesting Totaal Primaire begroting Structurele aanpassingen 2015 Normering opleidingsbudget brandweer Aanpassingen kazerne Ablasserdam Begrotingswijzigingen 2016 Box 4 Huisvesting MJP Huisvesting Indexatie 2016 (inclusief extra bijdrage loonkosten) Inbedding formatie bureau gemeenten Mutaties Box Begroting na wijziging (BURAP I)

84 Toelichting afwijking Eerst geven wij onder Ad A. een toelichting op de prognose van het algemene beeld op concernniveau ( nadelig). Vervolgens geven wij, gerubriceerd onder Ad. B t/m D een toelichting op de afwijkende prognoses per economische categorie. Ad A. Het algemene beeld van onze prognose ten opzichte van de begroting na wijzigingen is dat wij op concernniveau een aantal meevallers en tegenvallers kennen. Deze tellen op tot een eerste voorzichtige prognose van het resultaat van (nadelig). Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de nadelige IKB-last ( ), naast enkele andere nadelige posten. Hiervan zijn de volgende het gevolg van exogene ontwikkelingen: De eerder genoemde last als gevolg van de invoering van het IKB. De VB-bestuursbesluiten (bijdrage werkbudget IFV en deelname ICTprogramma GEO ). het beleggen van beheer van het regionale piket Hoofd sectie bevolkingszorg vanaf bij de afdeling VRC van de VR ZHZ ( ). Hiertegenover staan enkele voordelige saldi op de prognoses van het renteresultaat (ca ), vergoeding van personeel ( ) en de lagere kosten bij de brandweer ( ). Gemeld kan worden dat op 25 november 2015 en 18 februari 2016 het bestuur besluiten heeft genomen over de vergoeding van de kosten voor de (crisis)noodopvang. Inmiddels is landelijk bekend geworden dat de BTW inderdaad door de gemeenten zelf gedeclareerd kan worden. Dit betekent dat de lastendruk zo n minder is (oorspronkelijke raming van ). Dit voordeel komt direct ten gunste van de gemeenten en zal de aankomende periode worden afgerekend. Ad. B Per 1 januari 2017 wordt het Individueel Keuzebudget (IKB) ingevoerd. Dit betekent dat de medewerker (uitgezonderd de vrijwilliger) meer keuzevrijheid heeft in de inzet van zijn of haar arbeidsvoorwaarden. Deze keuzevrijheid heeft een éénmalig extra last ter grootte van 7 maanden vakantietoeslag als gevolg. Dit leidt ertoe dat er in 2016 éénmalig 19 maanden in de plaats van 12 maanden vakantietoeslag als last genomen dient te worden. In afstemming met de andere GR en in deze regio en conform de BBV-voorschriften is deze éénmalige last van mln ten laste van 2016 gebracht. Daarnaast zijn er in deze categorie nog een aantal kleine voor- en nadelen optellend tot (voordelig), waardoor de totale prognose op Loonbetalingen en sociale premies uitkomt op (nadelig). Ad. C De VRZHZ is eigen risicodrager voor de ww-uitkeringen van medewerkers die uit dienst zijn getreden. De ww-kosten van gewezen werknemers loopt nog wat door, omdat de zoektocht naar een nieuwe baan nog onvoltooid is. Binnen de VR worden deze kosten niet begroot, waardoor een nadelig saldo van de prognose ontstaat ( nadelig). Daar op dit moment binnen de VRZHZ geen beleid bestaat hoe hier binnen de begroting mee om te gegaan zal dit de aankomende periode verder worden uitgewerkt. Ad. D 12

85 In hoofdstuk 2.1 Strategische ontwikkelingen is ingegaan op het traject Schoner werken, waarbij gerapporteerd werd dat de financiële gevolgen op dit moment nog niet uitgekristalliseerd zijn. Inherent hieraan zal er ook een lagere onttrekking ( ) dan begroot ( ) plaatsvinden uit de reserve ten behoeve van het traject Schoner werken. Dit leidt tot enerzijds lagere baten dan begroot en anderzijds tot lagere kosten dan begroot. Het heeft dus per saldo geen financiële gevolgen voor de exploitatie (en totale financiële prognose). Wij zullen dit financiële gevolgen van dit traject integraal toelichten in de ABvergadering in oktober. Daarnaast kent deze categorie ook de drie eerder genoemde nadelige posten als gevolg van het beleggen van het regionale piket Hoofd sectie bevolkingszorg ( ) en de IFV-besluiten in het kader van de bijdrage werkbudget ( ) en de deelname aan het ICT-programma GEO ( ). De totale prognose van deze categorie uit op (voordelig). Ad. E Als gevolg van de aanschaf van AED s in het traject Taakuitvoering brandweer bij reanimatiemelding is er een kleine nadelige prognose op de kapitaallasten ( nadeling). Ad F. Het geprognosticeerde renteresultaat (ca ) en enkele vergoedingen vallen hoger uit dan begroot. Dit is de grootste oorzaak van het voordelig saldo (ca mln voordelig). 3.2 Verloop van kredieten Hieronder in de tabel presenteren wij de wijzigingen op de begrote kredieten. Vervolgens treft u een toelichting op de wijzigingen per krediet. Tabel: Verloop van kredieten Omschrijving Krediet Wijziging / Krediet na Krediet 2016 mutatie wijziging 2017 Motorspuit A Aanhangers A C2000 apparatuur B Alarmontvanger B Noodstroomaggregaat C Piketvoertuig (commando) D Niet-operationele dienstauto's D Boot en trailer (OZ) E Midlife update brandhulpverlenings E Overige grote voertuigen E Brandweerhulpverleningsvaartuig E Inrichting slaapkamer F Taakuitvoering (AED's) G Wi-fi H Centraal sluitsysteem I Totaal Toelichtin g Toelichting: 13

86 a) Het voorstel is om de twee (oefen)tankautospuiten en de motorspuitaanhanger (MSA) van de jeugdbrandweer van het cluster Hoeksche Waard te vervangen door 4 aanhangers. De totale aanschafkosten hiervan bedragen De twee af te stoten tankautospuiten waren reeds economisch afgeschreven en er zijn dus alleen onderhoudskosten. Gelet op de leeftijd van de genoemde voertuigen is het de verwachting dat de onderhoudskosten alleen maar zullen oplopen. Voor de MSA is dit jaar een krediet beschikbaar van Dit krediet vervalt dus ten gunste van de 4 aanhangers. De hogere kapitaallasten worden gedekt uit de besparing op de onderhoudskosten van de twee af te stoten tankautospuiten. b) Bedrag is gebaseerd op algehele vervanging. In 2016 hier is op dit moment geen noodzaak toe, aangezien de huidige methodiek van paging gehandhaafd blijft. Er is dus alleen behoefte aan een budget voor de vervanging van defecte exemplaren. Voor 2017 kunnen geen garanties worden gegeven, omdat dan de uitwerking van versleuteld paging wordt opgepakt. c) Dit is een stationair noodstroom aggregaat op de post Oranjepark. Gezien de toekomst verwachtingen rondom post Oranjepark kan deze investering doorgeschoven worden. d) De OVD gebieden GHG en GLZ zijn samengevoegd. Vanwege de bezuinigingsopgave worden de voertuigen niet vervangen. Het is wel noodzakelijk om een klein logistiek voertuig in dit cluster te stationeren. Daarnaast heeft het krediet betrekking op de aanschaf van vier niet-operationele voertuigen. e) De kredieten tbv de Boot en trailer (700033), Mid-life update brandweerhulpvaartuig (700247) en Motorspuitaanhanger (700311) komen te vervallen. Daar voor in de plaats komt er een nieuw krediet voor de noodzakelijke vervanging van de Brandweerhulpboot in Dordrecht. f) Dit betreft een krediet voor de vervanging van de matrassen van de 24-uursdienst. Dit betekent dat het krediet van het jaar 2017 komt te vervallen. g) Dit krediet komt voort uit het voorstel Taakuitvoering brandweer bij reanimatiemelding (pilot AED) Zie hoofdstuk 2.1 Strategische ontwikkelingen voor een uitgebreide toelichting hierop. h) In het kader van de toenemende vraag naar digitaal en mobiel werken is besloten om tot de aanschaf van een regionaal wifi-infrastructuur over te gaan voor alle VRZHZpanden. Dit is noodzakelijk omdat de kantoorautomatisering vanuit elke locatie draadloos benaderd moet kunnen worden. Voor het door ontwikkelen van de operationele informatievoorziening diende de Mobiele Data Terminals (MDT) die in de hulpverleningsvoertuigen zitten draadloos van updates voorzien en (centraal) beheerd kunnen worden. In de huidige situatie is dat niet mogelijk. Met deze aanschaf wordt hierin voorzien. De investeringskosten bedragen , de jaarlijkse lasten bedragen Deze lasten worden gedekt binnen de VR. De exacte wijze van dekking komt terug bij de integrale beschouwing van de kapitaallasten bij BURAP II. i) In het kader van de regionalisering van het beheer van alle kazernes in VRZHZ is het wenselijk om over te gaan tot de aanschaf van een werkbaar en functioneel toegangsbeheerssysteem. Het is zeker ook wenselijk vanwege het flexibel gebruik van werkplekken in de regio én vooruitlopend op Het Nieuwe Werken. De afschrijvingstermijn bedraagt 10 jaar. De kosten worden nu eenmalig uit de reserve organisatieontwikkeling gedekt, daarna zijn ze onderdeel van de begroting van bedrijfsvoering. De jaarlijkse kapitaallasten bedragen gemiddeld en worden binnen de begroting van Bedrijfsvoering gedekt. 14

87 3.3 Verloop van reserves Hieronder in de tabel presenteren wij het verloopoverzicht van verwachte mutaties in de reserves. Vervolgens treft u een toelichting op de wijzigingen op de toevoegingen of onttrekkingen aan de reserves. Tabel: Verloop reserves Omschrijving Bestemming resultaat 2015 Rente Overige toevoeging Onttrekking Prognose Toelichting Algemene reserves Algemene reserve Veiligheidsregio A Totaal algemene reserves Bestemmingsreserves Egalisatiereserve groot onderhoud blusboot B Dekking kapitaallasten C Reserve egalisatie kosten opleiden D Reserve egalisatie kapitaallasten E Reserve Schoner werken Reserve Inzet Organisatie Ontwikkeling F G Samenvoeging meldkamers H Totaal bestemmingsreserves Totaal generaal Het totaal van de rente- en overige toevoegingen in bovenstaande tabel en de toevoegingen aan de voorzieningen ( ) sluit aan met de reserveringen onder de lasten in de tabel Financieel resultaat op concernniveau (kolom Prognose). Dit geldt ook voor de onttrekkingen welke aansluiten met de reserveringen onder de baten in voornoemde tabel (pagina 10). Toelichting: A) Algemene reserve Conform het AB-besluit is een bedrag van toegevoegd aan de algemene reserve ten behoeve van het convenant met het Rode Kruis en het aanvullen van het weerstandsvermogen. De onttrekking bestaat uit de kosten als gevolg van het convenant met het Rode Kruis (besluit 2016/50) en de evaluatie van bevolkingszorg en Bureau Gemeenten in 2016 (besluit 2015/1169). B) Egalisatiereserve groot onderhoud blusboot Gezien de gewijzigde aard van de reserve is het voorstel om de reserve om te zetten in een voorziening groot onderhoud blusboot. Aan deze voorziening ligt een meerjarig schema van dotaties en onttrekkingen ten grondslag. De jaarlijkse dotatie stijgt van naar Deze kostenstijging wordt opgevangen binnen de begroting van de brandweer. 15

88 C) Bestemmingsreserve dekking kapitaallasten Deze reserve is gevormd ter dekking van de kapitaallasten van investeringen die gefinancierd worden uit de algemene reserve of een subsidie. De toevoeging van is ter dekking van de toekomstige kapitaallasten van de investering in het centraal sleutelsysteem. In het kader van de regionalisering van het beheer van alle kazernes in VRZHZ en vooruitlopend op Het Nieuwe Werken is het wenselijk om over te gaan tot de aanschaf van een werkbaar en functioneel toegangsbeheerssysteem. Uit de voorgestelde onttrekking uit de Reserve Inzet Organisatieontwikkeling is ten behoeve van een centraal sleutelsysteem in alle gebouwen in het kader van de harmonisering van de organisatie. De onttrekking aan de Reserve Inzet Organisatieontwikkeling ten behoeve hiervan wordt vervolgens gedoteerd aan de bestemmingsreserve dekking Kapitaallasten ter dekking van de meerjarige (kapitaal)lasten van dit systeem. De structurele dekking van de kapitaalslasten worden bij de herziening van het investeringsplan in BURAP II meegenomen. Zie ook G) Reserve Inzet Organisatieontwikkeling. D) Reserve egalisatiekosten opleiden Voor de officieren wordt vierjaarlijks een trainingsweek onder realistische omstandigheden georganiseerd. Dit vindt plaats op een oefencentrum dat geschikt is voor het behalen van de beoogde oefendoelen bij complexe inzetten en grootschalig optreden. De piekkosten voor deze periodieke oefeningen worden uit de reserve gedekt. Jaarlijks vindt een gelijke dotatie van plaats aan deze reserve vanuit de bestaande budgetten. E) Bestemmingsreserve egalisatie kapitaallasten In BURAP II wordt inzicht gegeven in het verloop van de reserve egalisatie kapitaallasten als onderdeel van de bezuinigingen op de kapitaallasten. F) Reserve schoner werken Bij de jaarrekening 2015 is gevraagd om een reserve te vormen ter grootte van om in ieder geval in 2016, 2017 en ook deels 2018 de kosten te kunnen dekken. Gegeven de taakstelling waar de VRZHZ voor staat, is het inmiddels duidelijk dat deze exogene ontwikkeling niet structureel binnen de begroting is op te vangen. Er is gekozen voor een fasering cq opbouw in uitvoering. Per wordt gewerkt conform het huidig +model en uiterlijk per wordt gewerkt conform het principe schoon werken. In hoofdstuk 2.1 Strategische ontwikkelingen zijn we inhoudelijk ingegaan op het traject Schoner werken, waarbij gerapporteerd werd dat de financiële onderbouwing op dit moment nog niet uitgekristalliseerd is. Inherent hieraan zal er ook een lagere onttrekking ( ) dan begroot ( ) plaatsvinden uit de reserve ten behoeve van het traject Schoner werken. Het structurele bedrag, dat vanaf 2018 nodig is, zal meegenomen worden in de integrale toelichting op het traject, welk wij in oktober in de AB-vergadering zullen presenteren. Hierbij wordt nadrukkelijk gezocht naar een efficiëntie-slag ten opzichte van de eerste schattingen. G) Reserve Inzet Organisatieontwikkeling Het bestuur heeft als onderdeel van de resultaatbestemming 2013 ingestemd met de vorming van de Reserve Inzet Organisatieontwikkeling ( ) met als doel investeringen te plegen in het kader van organisatieontwikkeling in de jaren 2014 en Door de organisatie 16

89 van koningsdag en de reorganisatie zijn nog niet alle voorgenomen projecten uitgevoerd (zie bijlage 1 tabel Reserve Organisatieontwikkeling ). Bij BURAP II 2015 is besloten om een deel van deze projecten uit te voeren in Tevens is toen besloten het restant, ter hoogte van ca , aan te wenden voor andere onderdelen van organisatieontwikkeling, waarvoor geen dekking was. In de jaarrekening 2015 is bovendien geconcludeerd dat nadere analyse nodig is voor de balans tussen: Heroriëntatie op de in gang gezette deeltrajecten; Nieuwe organisatieontwikkelingen die om aandacht vragen zoals digitaal werken en de ontwikkelingen rondom de omgevingswet; Het vrijvallen van de reserve waar het gaat om middelen die niet benodigd zijn. Deze analyse heeft plaatsgevonden, met als resultaat vier hoofdprojecten ten behoeve van de doorontwikkeling van de VRZHZ. Nieuwe (organisatie)ontwikkelingen hebben in deze vier hoofdprojecten een plaats gekregen. Ook de voor 2016 geplande deelprojecten (ter grootte van ca ) zijn hierin ondergebracht. De vier hoofdprojecten kunnen worden uitgevoerd binnen het totaal van ca Het betreft de volgende vier hoofdprojecten: 1. Doorontwikkeling personeel en organisatie ( ) De organisatie kijkt terug op een periode van regionalisatie en reorganisatie. De impact hiervan is nog steeds merkbaar en de nieuwe organisatie moet zich nu gaan zetten. Conform missie en visie van de VRZHZ wordt nu ingezet op de verdere ontwikkeling van medewerkers op zowel uitvoerend als leidinggevend niveau en op een continu proces van leren en verbeteren, waarbij kernwoorden zijn: initiatief, samenwerking en verantwoordelijkheden laag beleggen. 2. Doorontwikkeling informatiepositie VRZHZ en informatiegericht werken ( ) Informatiemanagement is heel belangrijk voor een succesvolle inzet bij incidenten, rampen en crises, maar ook in de voorbereiding hiervan en de dagelijkse (koude) taakuitvoering. De VRZHZ wil daarom in de komende beleidsperiode investeren in middelen en processen, zodat beschikbare informatie snel, transparant en doelgroepgericht kan worden verzameld, geïnterpreteerd en gedeeld. Dit gebeurt met name door aan te sluiten bij landelijke programma s van het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV), met als prioriteiten: gemeenschappelijke applicaties, kernregistratie, basisvoorziening GEO, landelijke ICTvoorziening, informatieveiligheid en business intelligence. Daarnaast wordt gewerkt aan de externe en interne informatiepositie en het verbeteren (vereenvoudigen) van de interne bedrijfsvoeringsprocessen. 3. Versterken van de voorkant van de veiligheidsketen (ca ) Op het terrein van risicobeheersing vinden momenteel grote ontwikkelingen plaats. De nieuwe Omgevingswet vervangt tientallen wetten en honderden ministeriële regelingen en AMvB's, waarbij het bevoegd gezag veel beleidsvrijheid krijgt. De nieuwe VTH-wet stelt daarnaast scherpe eisen aan personeel, dat betrokken is bij de totstandkoming van vergunningen, toezicht en de handhaving daarop. De Veiligheidsregio is de specialist op het gebied van brand- en omgevingsveiligheid. De afdeling risicobeheersing moet met deze veranderde wetgeving mee ontwikkelen. Gewerkt gaat dan ook worden aan het schouwen van de competenties van het personeel, het verzorgen van opleidingen en trainingen, het verder ontwikkelen van digitaal en plaatsonafhankelijk werken en het doorontwikkelen van risicogericht werken. 17

90 4. Harmonisering van de organisatie t.b.v. efficiency en ontwikkeling ( ) Naast de organisatorische en personele aspecten heeft het reorganiseren ook praktische gevolgen. Zo zijn, om efficiënter te kunnen werken, aanpassingen aan gebouwen nodig. Dit project speelt daarnaast ook in op de ontwikkelingen rondom het nieuwe werken in meenemen. H) Reserve samenvoeging meldkamers In de jaarrekening van 2015 is een deel van het jaarresultaat bestemd voor de harmonisatieslag die gemaakt moet worden in de aanloop naar de samenvoeging van de meldkamers Zuid-Holland Zuid en Rotterdam-Rijnmond. In de 2e helft van 2016 wordt duidelijk welke kosten er in 2016 ten laste van deze reserve komen. 3.4 Verloop van voorzieningen Hieronder in de tabel presenteren wij de wijzigingen op de toevoegingen aan en aanwendingen uit de voorzieningen. Vervolgens treft u een toelichting op de wijzigingen per voorziening. Tabel: verloop van voorzieningen Omschrijving Saldo Toevoeging Aanwending Prognose Toelichting Voorziening Onderhoud VRgebouw A Voorziening Onderhoud Gebouwen B Voorziening groot onderhoud blusboot C Voorziening onderhoud schuimblus voertuigen D Totaal generaal Toelichting a) Onderhoud VR gebouw conform Meerjarenonderhoudsplan Als gevolg van het AB-besluit 2015/1804/G is het MJOP vanaf 2016 aangepast. De jaarlijkse onttrekkingen zijn gebaseerd op dit MJOP. b) Onderhoud gebouwen (excl VR gebouw) conform Meerjarenonderhoudsplan De kazernes zijn per 1 januari 2016 overgedragen aan de VR (2015/4023). Als gevolg van het AB-besluit 2015/4024 is het MJOP vanaf 2016 aangepast. De jaarlijkse onttrekkingen zijn gebaseerd op dit MJOP. c) Zie de toelichting bij hoofdstuk 3.3 ( Toelichting A Egalisatiereserve groot onderhoud blusboot ). d) Dotaties en onttrekkingen verlopen volgens plan. 18

91 4 Monitor bezuinigingsopgave Meerjarenperspectief (MJP) De VRZHZ vindt een constante monitoring en rapportage van enerzijds de kostenstijgingen en anderzijds de bezuinigingen in het kader van het Meerjarenperspectief (MJP) belangrijk. In dit hoofdstuk wordt achtereenvolgens ingegaan op: 1. Monitoring op bezuinigingsvoorstellen met impact midden en hoog 2. Samenhang jaarresultaat 2015 en MJP 3. Stand van zaken MJP van mei 2016 Algemeen kan worden gesteld dat het beeld van mei 2016 goed aansluit bij de prognose die in het MJP is opgenomen en dat een aantal zaken met name waar het gaat om kapitaallasten nog nadere uitwerking vraagt. Bij volgende rapportages komen we daar op terug. Monitoring op categorie Bestuurlijke impact Midden en Hoog Bij de vaststelling van het Meerjarenperspectief heeft het AB besloten bezuinigingen uit de categorie Bestuurlijke impact Laag door te voeren. Tevens is de afspraak gemaakt dat de VRZHZ blijft monitoren of er bezuinigingsmogelijkheden zijn in de categorieën Bestuurlijke impact Midden en Hoog en in dat geval deze nader uit te werken. In het eerste halfjaar heeft de VRZHZ zich vooral gericht op de reorganisatie naar indikking cq. minder management én de implementatie tot inboeken van de besloten bezuinigingen. Daarnaast zijn en worden binnen het afgesproken financiële kader ook vacatures vervuld, hetgeen betekent dat de beschouwing naar mogelijkheden uit de Midden en Hoge categorie na het zomerreces zal starten. Een proces dat start is dat gekeken wordt naar het aantal werkplekken en het efficiënter gebruik van de ruimten die de VRZHZ ter beschikking heeft. Met name voor het pand aan de Romboutslaan wordt gekeken of er ruimte kan worden vrijgespeeld en hoe hier invulling aan kan worden gegeven. Relatie jaarresultaat 2015 en MJP Bij de behandeling van de jaarrekening 2015 is de vraag gesteld om de relatie tussen het resultaat in de jaarrekening ( 1,4 mln) en het MJP te analyseren. Uit onze analyses blijkt dat het resultaat in de jaarrekening grotendeels bestaat uit een positief renteresultaat en lager uitgevallen loonlasten. Daarnaast zijn er diverse vooral incidentele zaken die voor een deel gerelateerd zijn aan het behoedzaam en voorzichtig omgaan met uitgaven, maar ook als gevolg hebben dat een aantal zaken niet of niet volledig zijn uitgevoerd. Het voordeel op de rentelasten is geen onderdeel van het MJP maar is verwerkt in de opzet van de begroting 2017 en deze 1 e burap Het voordeel op de loonkosten is direct gerelateerd aan het MJP omdat in aanloop naar de bezuinigingen ingaande 2016 vacatures worden aangehouden. Vanuit de organisatie wordt kritisch gestuurd op het invullen van noodzakelijke vacatures, gegeven de reorganisatie, de ontwikkelingen in relatie tot de omgevingswet en de doorontwikkeling van de brandweer. Stand van zaken MJP (prognose mei 2016) Hieronder staan de kostenstijgingen zoals deze in november 2015 zijn vastgesteld. Daarnaast is aangeven wat het beeld is van het moment mei 2016 inclusief een toelichting. 19

92 Tabel: kostenstijgingen MJP (* 1.000) Nr Omschrijving November 2015 Mei Herijkingsvraagstuk BTW-nadeel (exploitatie en 2 investeringen) PM Zie toelichting 1 3 Loonkosten Zie toelichting 2 4 Genomen bestuursbesluiten Zie toelichting 3 Totaal Toelichtingen bij tabel: 1. Deze post is nog in onderzoek. Dit heeft een aantal redenen. Ten eerste wordt gewerkt aan herziening van het investeringsplan (harmonisatie en actualisatie) en spelen hierin effecten van nieuwe ontwikkelingen. Daarin spelen effecten van zaken die voorheen vanuit exploitatie werden bekostigd maar doordat aankopen worden gebundeld verschuiven naar investeringen. Dit vraagt een goede opzet en analyse die intensief is. Wij komen daar in volgende rapportages op terug. 2. De loonkosten vallen lager uit omdat in het MJP is gerekend met een verhoging van werkgeverslasten van 26% naar 30% die later neerwaarts is bijgesteld naar 27%. 3. In het MJP zijn abusievelijk de genomen bestuursbesluiten in mindering gebracht op de totale kostenstijging. Deze posten maken wel degelijk onderdeel uit van de totale kostenstijging welke door de bezuinigingen moeten worden opgevangen. Ten aanzien van de bezuinigingsopgave kan het volgende beeld worden gepresenteerd, gesplitst in de tabellen vernieuwde brandweerzorg en aanvullende bezuinigingen. Deze tabellen richten zich op de jaarschijf 2016 van het MJP. Tabel: Vastgestelde bezuinigingen vernieuwde brandweerzorg 2016 en huidige prognose (* 1.000) MJP jaarschijf 2016 MJP jaarschijf 2016 Nr Omschrijving (vastgesteld nov 2015) (prognose mei 2016) 1 Efficiency Formatie Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering plus uurs dienst TOOM Doctrine vrijwilligers Piketten Oefencentrum Kapitaalllasten Bluswater 0 0 Totaal Excl PM Opgave Saldo 80 tekort 20 over 20

93 Tabel: Vastgestelde aanvullende bezuinigingen 2016 (onderdeel 1,3 miljoen) en huidige prognose (* 1.000) MJP jaarschijf 2016 MJP jaarschijf 2016 Nr Omschrijving (vastgesteld nov 2015) (prognose mei 2016) 1 Communicator Uitbesteding ICT diensten 0 0 Verlagen onderhoud 3 huisvesting Afschrijven huisvesting 40 4 naar 50 jaar 5 Investering ICT Verbindingen Aanbesteden mobiele 7 telefonie 50 0 Zie toelichting 1 8 GHOR zorgcontinuiteit Organisatie-ontwikkeling -6-6 Zie toelichting 2 Totaal Toelichtingen bij tabel: 1. Verwacht wordt dat de aanbesteding tegen eind 2016 klaar is en we daadwerkelijk de besparing vanaf 2017 realiseren. 2. De bezuinigingen als gevolg van de organisatieontwikkelingen lopen nog. Deze vinden plaats in de vorm van het verloop van personeel, de invulling van vacatures en de inhuur van derden. Vanwege het lopend proces zullen de effecten hiervan pas na de zomer duidelijk in beeld komen en zullen wij bij BURAP II hier nogmaals over berichten. 21

94 Vergaderstuk 2016/999/B Bijlage 1. Toelichting op de reserve Inzet Organisatieontwikkeling In kolom C staat een prognose van projecten die in 2016 zullen plaatsvinden en zullen worden voorgesteld tot herijking. Tabel: Reserve Inzet Organisatieontwikkeling A B C D E Omschrijving Door AB gevoteerd bedrag Prognose 2016 conform Stand per (juni 2014) BURAP-II 2015 Restant Herijking Org ontw: oefenterrein Org ontw: risicobeheersing Org ontw: zorgcontinuïteit Org ontw: crisisbeheersing Org ontw: evenementenloket Org ontw: pilot TS Org ontw: voorber kosten pilots Org ontw: electronische leeromgeving Org ontw: nw werkwijze HV Org ontw: oefenprogramma pilots TS Org ontw: trainen leidinggevenden BRW Org ontw: opleidingen reorganisatie BRW Org ontw: HRM visie (AW) Org ontw: communicatie (AW) Org ontw: fin huishouding Org ontw: personeelsdossiers Org ontw: informatiehuishouding Org ontw: inkoop/bovenreg samenw Org ontw: versterk gem kolom Org ontw: MT Nieuwe projectvoorstellen BURAP I 2016 A. Doorontwikkelling personeel en organisatie / reorganisatie B. Doorontwikkeling informatiepositie en informatiegericht werken C. Voorkant Veiligheidsketen (Omgevingswet / Doorontwikkeling E&A) D. Harmonisering organisatie t.b.v. efficiency en ontwikkeling Totaal

95 Vergaderstuk 2016/999/C Bijlage 2: Samenvatting begrotingswijzigingen Begrotingswijziging Productgroep Toelichting VR-breed Conform de begrotingsrichtlijnen 2017 (AB besluit 2015/4027) zijn de loonkosten geïndexeerd met 1,04% en de overige kosten (m.u.v. reserveringen en kapitaallasten) met 1%. De gemeentelijke bijdragen zijn met 1% verhoogd. Aangezien de loonkosten zijn geïndexeerd met de werkelijke stijging van 1,04% is het hogere bedrag van de loonkosten volledig verwerkt in de gemeentelijke bijdrage. Gemeentelijke bijdrage Conform besluitvorming wordt dit via de gemeentelijke bijdrage verrekend. Begrotingswijziging Productgroep Toelichting Bureau Gemeenten De begrotingswijzigingen hebben betrekking op: 1. het genomen besluit in het AB van september 2015 (2015/2125) om de huidige formatieve omvang van Bureau Gemeenten vanaf 1 juli 2016 structureel in te bedden binnen de VRZHZ. 2. de evaluatie van bevolkingszorg en bureau gemeenten. Deze kosten worden conform besluit 2015/1169 gedekt uit een onttrekking uit de algemene reserve. 3. Structurele begrotingswijzigingen uit 2015 welke na het opstellen van de primaire begroting 2016 hebben plaatsgevonden. 4. administratieve wijzigingen binnen de werkbegroting. Gemeentelijke bijdrage Conform besluitvorming worden de loonkosten (1) via de inwonerbijdrage verrekend. Begrotingswijziging Productgroep Toelichting Bedrijfsvoering De begrotingswijzigingen hebben betrekking op: 1. Regionalisering van de brandweerkazernes waarbij de kapitaallasten, de personeelslasten, de overige goederen en diensten en de reserveringen (dotatie voorziening groot onderhoud) toenemen. Deze kosten worden één op één afgerekend met de betreffende gemeenten. 2. Structurele begrotingswijzigingen uit 2015 welke na het opstellen van de primaire begroting 2016 hebben plaatsgevonden 3. Verwerking van het MJP met betrekking tot de kostenstijgingen en de bezuinigingsopgave. 4. Administratieve wijziging binnen de werkbegroting Gemeentelijke bijdrage De regionalisering van de brandweerkazernes hebben invloed op de gemeentelijke bijdrage (box 4). Conform besluitvorming zal afrekening per gemeente plaatsvinden op basis van werkelijke uitgaven.

96 Vergaderstuk 2016/999/C Begrotingswijziging Productgroep Toelichting Risico- en crisisbeheersing De begrotingswijzigingen hebben betrekking op: 1. Verwerking van het MJP met betrekking tot de kostenstijgingen en de bezuinigingsopgave. 2. Structurele begrotingswijzigingen uit 2015 welke na het opstellen van de primaire begroting 2016 hebben plaatsgevonden 3. Administratieve wijziging binnen de werkbegroting Gemeentelijke bijdrage De begrotingswijzigingen hebben geen gevolgen voor de gemeentelijke bijdragen Begrotingswijziging Productgroep Toelichting GHOR De begrotingswijzigingen hebben betrekking op: 1. de kosten ten behoeve van het conventant met het Rode Kruis, conform het besluit 2016/50 van het AB voor een bedrag van administratieve wijzigingen binnen de werkbegroting Gemeentelijke bijdrage De begrotingswijzigingen hebben geen gevolgen voor de gemeentelijke bijdragen Begrotingswijziging Productgroep Toelichting Directie Veiligheidsregio De begrotingswijzigingen hebben betrekking op: 1. Verwerking van het MJP met betrekking tot de kostenstijgingen en de bezuinigingsopgave. 2. Structurele begrotingswijzigingen uit 2015 welke na het opstellen van de primaire begroting 2016 hebben plaatsgevonden waaronder de invoering van de productgroep Algemene Middelen. 3. De doorbelasting van personeelskosten aan Spinel Veiligheidscentrum B.V. ter dekking van de kosten van de transitiemanager welke aan Spinel Veiligheidscentrum B.V. is gedetacheerd gedurende 2 maanden. 4. Administratieve wijziging binnen de werkbegroting Gemeentelijke bijdrage De begrotingswijzigingen hebben geen gevolgen voor de gemeentelijke bijdragen

97 Vergaderstuk 2016/999/C Begrotingswijziging Productgroep Toelichting Algemene Middelen De begrotingswijzigingen hebben betrekking op: 1. Verwerking van het MJP met betrekking tot de kostenstijgingen en de bezuinigingsopgave. 2. Aanpassingen van de BDUR op basis van de december circulaire van Aanpassing van de gemeentelijke bijdragen als gevolg van: - de regionalisering van de brandweerkazernes naar aanleiding van het AB-besluit in november 2015 (2015/4023) - Indexatie van de loonkosten (1,04%) en overige kosten (1%) (2015/4027) - Inbedding formatie Bevolkingszorg binnen de VR vanaf 1 juli 2016(2015/2125) 4. Mutaties in de rente op de reserves. 5. Onttrekkingen aan de algemene reserve in verband met evaluatie bevolkingszorg (2015/1169) en convenant noodhulp NRK (2016/50) Gemeentelijke bijdrage Zie toelichting punt 3 Begrotingswijziging Productgroep Toelichting GMC De begrotingswijzigingen hebben betrekking op: 1. Structurele begrotingswijzigingen uit 2015 welke na het opstellen van de primaire begroting 2016 hebben plaatsgevonden 2. Indexatie 2016 Gemeentelijke bijdrage Zie toelichting punt 3 Algemene middelen Begrotingswijziging Productgroep Toelichting Brandweer A. Het voorstel is om de twee (oefen)tankautospuiten en de motorspuitaanhanger (msa) van de jeugdbrandweer van het cluster Hoeksche Waard te vervangen door 4 aanhangers. De totale aanschafkosten hiervan bedragen De twee af te stoten tankautospuiten waren reeds economisch afgeschreven en er zijn dus alleen onderhoudskosten. Gelet op de leeftijd van de genoemde voertuigen is het de verwachting dat de onderhoudskosten alleen maar zullen oplopen. Voor de msa is dit jaar een krediet beschikbaar van Dit krediet vervalt dus ten gunste van de 4 aanhangers. De hogere kapitaallasten worden gedekt uit de besparing op de onderhoudskosten van de twee af te stoten tankautospuiten. B.Bedrag is gebaseerd op algehele vervanging. In 2016 hier is op dit moment geen noodzaak toe, aangezien de huidige methodiek van paging gehandhaafd blijft. Er is dus alleen behoefte aan een budget voor de vervanging van defecte exemplaren. Voor 2017 kunnen geen garanties worden gegeven, omdat dan de uitwerking van versleuteld paging wordt opgepakt. C. Dit is een stationair noodstroom aggregaat op de post Oranjepark. Gezien de toekomst verwachtingen rondom post Oranjepark kan deze investering komen te vervallen of anders worden ingezet D. De OVD gebieden GHG en GLZ zijn samengevoegd. Vanwege de bezuinigingsopgave worden de voertuigen niet vervangen. Het is wel noodzakelijk om een klein logistiek voertuig in dit cluster te stationeren E. De kredieten tbv de Boot en trailer (700033), Midlfe update brandweerhulpvaartuig (700247) en Motorspuitaanhanger (700311) komen te vervallen. Daar voor in de plaats komt er een nieuw krediet voor de noodzakelijke vervanging van de Brandweerhulpboot in Dordrecht. F. Dit betreft een krediet voor de vervanging van de matrassen van de 24-uursdienst. Dit betekent dat het krediet van het jaar 2017 komt te vervallen. Gemeentelijke bijdrage De begrotingswijzigingen hebben geen invloed op de gemeentelijke bijdragen

98 Vergaderstuk 2016/999/C V.w.b. de Brandweer treft u hieronder ook de begrotingswijziging met betrekking tot het maatwerk / pluspakket (box 3) als gevolg van het reëel maken van de begroting.

99 Vergaderstuk 2016/999/D Begrotingswijziging Organisatie-eenheid Directie Boekjaar 2016 Begrotingswijz.nr Agendapunt A.B./D.B. Exploitatie Primaire begroting 2016 Verhoging raming Verlaging raming Begroting na wijziging Lasten Niet in te delen lasten Loonbetalingen en sociale premies Personeel van derden Energie Overige aankopen en uitbestedingen duurzame goederen Betaalde belastingen Aankopen niet duurzame goederen en diensten Reserveringen Kapitaallasten Baten Toegerekende rente Vergoeding voor personeel Overige goederen en diensten Inkomensoverdracht van het Rijk Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-rijk Reserveringen Saldo productgroep Balansmutaties Kredieten Reserves Toelichting Zie format

100 Vergaderstuk 2016/999/E Begrotingswijziging Organisatie-eenheid R&C Boekjaar 2016 Begrotingswijz.nr Agendapunt A.B./D.B. Exploitatie Primaire begroting 2016 Verhoging raming Verlaging raming Begroting na wijziging Lasten Niet in te delen lasten Loonbetalingen en sociale premies Personeel van derden Energie Betaalde belastingen Aankopen niet duurzame goederen en diensten Reserveringen Kapitaallasten Baten Vergoeding voor personeel Overige goederen en diensten Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-rijk Reserveringen Saldo productgroep Balansmutaties Kredieten Beginstand Dotatie Onttrekking * Saldo na wijziging Reserves Reserve dekking kapitaallasten Voorzieningen Totaal Reserves en Voorzieningen * Onttrekkingen in de voorzieningen worden niet via de exploitatie verwerkt. Om aansluiting te houden met de eindstand van de voorzieningen zijn deze wel opgenomen in bovenstaande overzicht. Toelichting Zie format

101 Vergaderstuk 2016/999/F Begrotingswijziging Organisatie-eenheid Bedrijfsvoering Boekjaar 2016 Begrotingswijz.nr Agendapunt A.B./D.B. Exploitatie Primaire begroting 2016 Verhoging raming Verlaging raming Begroting na wijziging Lasten Niet in te delen lasten Loonbetalingen en sociale premies Personeel van derden Energie Overige aankopen en uitbestedingen duurzame goederen Betaalde belastingen Aankopen niet duurzame goederen en diensten Reserveringen Kapitaallasten Baten Vergoeding voor personeel Overige goederen en diensten Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-rijk Reserveringen Saldo productgroep Kredieten Krediet Wifi Krediet Centraal sluitsysteem Reserves Beginstand Dotatie Onttrekking * Saldo na wijziging Voorzieningen Voorziening onderhoud VR-Gebouw Voorziening onderhoud gebouwen Totaal Reserves en Voorzieningen * Onttrekkingen in de voorzieningen worden niet via de exploitatie verwerkt. Om aansluiting te houden met de eindstand van de voorzieningen zijn deze wel opgenomen in bovenstaande overzicht. Toelichting Zie format

102 Vergaderstuk 2016/999/G Begrotingswijziging Organisatie-eenheid Bureau Gemeenten Boekjaar 2016 Begrotingswijz.nr Agendapunt A.B./D.B. Exploitatie Verhoging raming Verlaging raming Begroting na wijziging Lasten Niet in te delen lasten Loonbetalingen en sociale premies Personeel van derden Aankopen niet duurzame goederen en diensten Reserveringen Kapitaallasten Baten Vergoeding voor personeel Overige goederen en diensten Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-rijk Reserveringen Saldo productgroep Balansmutaties Kredieten Dotatie Onttrekking * Saldo na wijziging Reserves Reserve dekking kapitaallasten Voorzieningen Totaal Reserves en Voorzieningen * Onttrekkingen in de voorzieningen worden niet via de exploitatie verwerkt. Om aansluiting te houden met de eindstand van de voorzieningen zijn deze wel opgenomen in bovenstaande overzicht. Toelichting Zie format

103 Vergaderstuk 2016/999/H Begrotingswijziging Organisatie-eenheid Brandweer Boekjaar 2016 Begrotingswijz.nr Agendapunt A.B./D.B. Exploitatie Verhoging raming Verlaging raming Begroting na wijziging Lasten Niet in te delen lasten Loonbetalingen en sociale premies Personeel van derden Energie Overige aankopen en uitbestedingen duurzame goederen Betaalde belastingen Aankopen niet duurzame goederen en diensten Reserveringen Kapitaallasten Baten Vergoeding voor personeel Overige goederen en diensten Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-rijk Reserveringen Saldo productgroep Balansmutaties Kredieten Dotatie Onttrekking * Saldo na wijziging Reserves Egalisatiereserve groot onderhoud blusboot Reserve Dekking kapitaallasten Reserve egalisatiekosten opleiden Reserve schoner werken Reserve samenvoeging meldkamers Voorzieningen Voorziening Onderhoud SB voertuigen Voorziening groot onderhoud blusboot Totaal Reserves en Voorzieningen * Onttrekkingen in de voorzieningen worden niet via de exploitatie verwerkt. Om aansluiting te houden met de eindstand van de voorzieningen zijn deze wel opgenomen in bovenstaande overzicht. Toelichting Zie format

104 Vergaderstuk 2016/999/I Begrotingswijziging Organisatie-eenheid GHOR Boekjaar 2016 Begrotingswijz.nr Agendapunt A.B./D.B. Exploitatie Verhoging raming Verlaging raming Begroting na wijziging Lasten Niet in te delen lasten Loonbetalingen en sociale premies Personeel van derden Energie Betaalde belastingen Aankopen niet duurzame goederen en diensten Reserveringen Kapitaallasten Baten Vergoeding voor personeel Overige goederen en diensten Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-rijk Reserveringen Saldo productgroep Balansmutaties Kredieten Reserves Toelichting Zie format

105 Vergaderstuk 2016/999/J Begrotingswijziging Organisatie-eenheid Algemene Middelen Boekjaar 2016 Begrotingswijz.nr Agendapunt A.B./D.B. Exploitatie Verhoging raming Verlaging raming Begroting na wijziging Lasten Niet in te delen lasten Toegekende rente Overige goederen en diensten Reserveringen Kapitaallasten Baten Toegerekende rente Overige goederen en diensten Inkomensoverdracht van het Rijk Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-rijk Reserveringen Saldo productgroep Balansmutaties Kredieten Dotatie Onttrekking * Saldo na wijziging Reserves Algemene reserve Veiligheidsregio Dekking kapitaallasten** Reserve egalisatie kapitaallasten Inzet Organisatie Ontwikkeling Voorzieningen Totaal Reserves en Voorzieningen * Onttrekkingen in de voorzieningen worden niet via de exploitatie verwerkt. Om aansluiting te houden met de eindstand van de voorzieningen zijn deze wel opgenomen in bovenstaande overzicht. ** Aangezien de mutaties op deze reserve binnen verschillende productgroepen plaatsvinden is geen eindstand opgenomen. Toelichting Zie format

106 Vergaderstuk 2016/999/K Begrotingswijziging Organisatie-eenheid GMC Boekjaar 2016 Begrotingswijz.nr Agendapunt A.B./D.B. Exploitatie Primaire begroting 2016 Verhoging raming Verlaging raming Begroting na wijziging Lasten Niet in te delen lasten Toegekende rente Overige goederen en diensten Reserveringen Kapitaallasten Baten Toegerekende rente Overige goederen en diensten Inkomensoverdracht van het Rijk Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-rijk Reserveringen Saldo productgroep Balansmutaties Kredieten Reserves Beginstand Dotatie Onttrekking * Saldo na wijziging Voorzieningen Totaal Reserves en Voorzieningen * Onttrekkingen in de voorzieningen worden niet via de exploitatie verwerkt. Om aansluiting te houden met de eindstand van de voorzieningen zijn deze wel opgenomen in bovenstaande overzicht. Toelichting Zie format

107 Agendapunt II-4 Registratienummer 2016/1000 Voorstel voor de vergadering van: Het algemeen bestuur Datum vergadering: 8 juli 2016 Onderwerp: Aanbesteding accountantsdiensten Gevraagd besluit: Het algemeen bestuur wordt gevraagd: 1. Akkoord te gaan met deelname aan een gezamenlijke Europese aanbesteding van accountantsdiensten van 7 gemeenten en 5 gemeenschappelijke regelingen (incl. Spinel B.V.); 2. Het bestek voor de aanbesteding van accountantsdiensten vast te stellen conform bijgevoegd conceptdocumenten. Vergaderstuk: 2016/1000/A - Beschrijvend document accountantsdiensten; 2016/1000/B - Organisatie omschrijving en programma van eisen / beschrijving van de opdracht voor de VRZHZ. Toelichting: In de AB-vergadering van 13 april 2016 is ingestemd de accountantscontrole over 2016 nog een jaar te continueren bij Deloitte. Hierdoor is het mogelijk via een nieuwe gezamenlijke aanbesteding een accountant te contracteren voor de periode vanaf Naast de zes huidige Drechtsteden gemeenten doet ook de gemeente Hardinxveld-Giessendam mee. Van de gemeenschappelijk regelingen in de regio doen naast de GR Drechtsteden mee de Omgevingsdienst Zuid- Holland Zuid, Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (incl. Spinel B.V.), Dienst Gezondheid & Jeugd, en Drechtwerk. De belangrijkste reden voor de gezamenlijke aanbesteding is dat het voor de efficiency van de controle voordelen heeft als gemeenten en GR'en dezelfde accountant hebben. Dit geldt overigens niet of nauwelijks voor de VRZHZ, maar vooral voor gemeenten die samenwerken met de GR Drechtsteden. Voor de controle van de jaarrekening kan de accountant dan gebruik maken van specifieke verklaringen die zijn ontvangen vanuit andere organisaties (bijvoorbeeld gemeenten die gebruik kunnen maken van de controleverklaring van de Sociale Dienst Drechtsteden in relatie tot overgedragen regelingen). Wel is een gunstigere prijs mogelijk door het gezamenlijk volume. Bovendien wordt met deze gezamenlijke aanbesteding tegemoet gekomen aan de bestuurlijke wens voor de 3 regiobrede GR-en (Omgevingsdienst Zuid- Holland Zuid, Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (incl. Spinel B.V.) en Dienst Gezondheid & Jeugd) dezelfde accountant te hebben.

108 De eerste stap in het aanbestedingsproces is het opstellen en vaststellen van het bestek. Ter voorbereiding hierop is een gezamenlijke bijeenkomst gehouden van de auditcommissies, griffiers en controllers namens de deelnemende organisaties. Op basis daarvan is een concept bestek opgesteld dat nu ter vaststelling wordt aangeboden. Het bestek bestaat uit een algemeen beschrijvend deel en een specifieke bijlage per deelnemer. De opdrachtverstrekking aan de accountant is een bevoegdheid van het algemeen bestuur. Om die reden wordt het bestek nu ter vaststelling aangeboden. Inhoud van het bestek In deze gezamenlijke aanbesteding is de jaarrekeningcontrole (inclusief interim controle) opgenomen. De inschrijvende partij offreert daarnaast uurtarieven waar de gemeenschappelijke regeling gebruik van kan maken bij individuele, aanvullende opdrachten. De aanbesteding heeft betrekking op een overeenkomst voor drie jaar (2017 tot en met 2019) met de mogelijkheid van verlenging van twee maal één jaar. In het bestek en de bijlagen zijn opgenomen: - Beschrijving van de accountantsdiensten - Algemene bepalingen en proces van inschrijven - Eisen en wensen - Beoordelingsprocedure - Gunningscriteria - Beschrijving van de organisaties - Inschrijvingsbiljet (prijstabel) De beoordeling wordt uitgevoerd door (vertegenwoordigers van) de auditcommissies. Elke deelnemende organisatie heeft daarbij een gelijke stem in de beoordeling, waarbij de VRZHZ en Spinel B.V. 1 gezamenlijke stem hebben. In onze auditcommissie is op 9 juni 2016 afgesproken dat de heer J.J. Luteijn, burgemeester van de gemeente Cromstrijen, deze taak op zich neemt. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de Raad van Commissarissen van Spinel B.V. op 15 juni 2016 heeft ingestemd met deelname aan deze gezamenlijke aanbesteding en akkoord op het bestek heeft gegeven. Financiële consequenties: Niet van toepassing op dit moment. De jaarlijkse accountantskosten vanaf 2017, waarvoor een budget is geraamd in de begroting, zijn pas na gunning bekend. pagina 2 van 3

109 Vervolgprocedure: Het voorstel wordt bij de volgende overleggen ingebracht: MT AB OVO CAB AGV Audit commissie DB Anders, nl.... Niet van toepassing Vervolgstappen: Het verdere traject ziet er als volgt uit: Nr. Wat Wie Wanneer 1 Vaststellen bestek Algemeen Bestuur Juli Uitvoeren aanbesteding SCD Inkoop September November Beoordelen inschrijvingen Auditcommissies November Beslissing over gunning Algemeen Bestuur December Bezwaartermijn van 20 dagen in acht nemen 6 Definitieve gunning / aangaan overeenkomst met geselecteerde accountant Januari 2017 Algemeen Bestuur Januari 2017 Toelichting: 1. De gemeenteraden c.q. algemene besturen (voor Spinel B.V.: Algemene vergadering van Aandeelhouders) stellen het bestek vast. 2. Nadat het bestek is vastgesteld vindt publicatie van de aanbesteding plaats. Partijen hebben vervolgens zeven weken om in te schrijven. Dit is inclusief de beantwoording van vragen van inschrijvers over het bestek (via een nota van inlichtingen). 3. De aanbiedingen worden beoordeeld op de criteria zoals gesteld in het bestek. Dit leidt tot een voorstel voor een voorgenomen gunning. 4. De voorgenomen gunning wordt door de gemeenteraden en de algemeen besturen (voor Spinel B.V.: Algemene Vergadering van Aandeelhouders) bekrachtigd. De voorgenomen gunning wordt vervolgens bekend gemaakt. 5. Er is een standstilltermijn van 20 kalenderdagen. Inschrijvers die afgewezen zijn kunnen in die periode bezwaar maken tegen de voorgenomen gunning. 6. Indien geen bezwaren zijn gemaakt, is de voorgenomen gunning definitief geworden. Er is dan geen verdere besluitvorming door de gemeenteraden c.q. algemeen besturen (voor Spinel B.V.: Algemene vergadering van Aandeelhouders) nodig. Organisatie eenheid Indiener niveau 2 Concerncontroller a.i. Directiesecretaris Concern C.H.W.M. Post J. Rutten J. Boons dd dd dd pagina 3 van 3

110 Vergaderstuk 2016/1000/A BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de uitvoering van accountantsdiensten met kenmerk REG ten behoeve van: Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden Gemeente Alblasserdam Gemeente Dordrecht Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Gemeente Papendrecht Gemeente Sliedrecht Gemeente Zwijndrecht Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid Gemeenschappelijke Regeling Dienst Gezondheid en Jeugd Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid Spinel Veiligheidscentrum B.V. Drechtwerk Gemeente Hardinxveld-Giessendam Informatie document Aanbestedingsnummer: Aanbestedende Diensten: REG Servicecentrum Drechtsteden namens: Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden Gemeente Alblasserdam Gemeente Dordrecht Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Gemeente Papendrecht Gemeente Sliedrecht Gemeente Zwijndrecht Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid Gemeenschappelijke Regeling Dienst Gezondheid en Jeugd Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid Spinel Veiligheidscentrum B.V. Drechtwerk Gemeente Hardinxveld-Giessendam Bezoek adres Noordendijk RR Dordrecht Contactpersoon: Dhr. S.J.P. Kramp, Servicecentrum Drechtsteden Afdeling Financiën & Inkoop, team Inkoop. Datum: 11 mei 2016 Versie: Versie 1.0

111 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Begrippenlijst Inleiding Algemeen Beschrijving van de Aanbestedende Diensten Informatie over de Opdracht Beschrijving en doel van de aanbesteding Onderwerp van de aanbesteding Duurzaamheidstrategie Drechtsteden Clustering en percelen Financiële voorwaarden Contractmanagement, implementatie en facturatie Contractmanagement Implementatie Facturatie Algemene bepalingen Onjuistheden Voorbehouden Vormvereisten Nederlandse taal Concept Overeenkomst, Overeenkomst en Algemene inkoopvoorwaarden Planning Controle Prijsonderhandelingen Bepaling eenheidsprijzen Vertrouwelijkheid Klachtenregeling Informatieverstrekking Publicatie Aanbestedingsdocumenten Publicatie Nota van Inlichtingen Rangorde documenten Contactadres en -persoon Voorschriften voor het indienen van de Inschrijving Inschrijvingsvereisten, sluitingsdatum en -tijd Inhoud van de Inschrijving Openen kluis TenderNed Gestanddoeningstermijn Ondertekening Voorwaarden voor deelneming Voorwaarden gesteld aan de Inschrijver Inschrijven in samenwerking met andere ondernemingen Kwalificatie Inschrijver Algemeen Uitsluitingsgronden Financiële en economische draagkracht Technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid Kerncompetenties en referenties Geschiktheidseisen met betrekking tot beroepsbekwaamheid Kwaliteitszorg en -borging Programma van Eisen en wensen Conformiteit Eisen Programma van Eisen / beschrijving van de opdracht Programma van Wensen Beoordeling Inschrijvingen Beoordelingsprocedure Gunningscriterium Wijze van beoordeling Streefdatum gunningsbeslissing Beschrijvend Document, kenmerk REG 2 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

112 9.5. Precontractuele fase Vervaltermijn In geval van hoger beroep of vernietiging ex artikel 4.15 Aanbestedingswet Tot stand komen Overeenkomst Beschrijvend Document, kenmerk REG 3 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

113 Begrippenlijst Gedefinieerde begrippen kunnen zowel in enkelvoud als in meervoud worden gehanteerd. Aanbestedende Diensten Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden en gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido- Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht, Zwijndrecht, Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuid- Holland-Zuid, Gemeenschappelijke Regeling Dienst Gezondheid en Jeugd, Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid, Spinel Veiligheidscentrum B.V., Drechtwerk en gemeente Hardinxveld-Giessendam (gezamenlijk). Aanbestedingsdocumenten Het Beschrijvend Document inclusief alle bijlagen, de Nota( s) van Inlichtingen en overige in het kader van de aanbestedingsprocedure relevante documenten gezamenlijk. Aanbestedingswet Aanbestedingswet 2012 van 1 november 2012 (Stb 542). Beschrijvend Document Onderhavig document inclusief alle bijlagen waarin de Aanbestedende Diensten informatie hebben opgenomen die relevant is voor het kunnen uitbrengen van een Inschrijving waarop dit document betrekking heeft. Opmerking [KS1]: Wordt aangepast na 1 juli i.v.m. aanpassen wetgeving. Bezwaartermijn Een stand-still termijn en vervaltermijn waarbinnen Inschrijvers gelegenheid hebben bezwaar te maken tegen het voornemen tot gunning van Opdrachtgever door betekening van een dagvaarding aan de Opdrachtgever. Gunningscriterium Criterium op basis waarvan de Inschrijving van een Inschrijver wordt beoordeeld zoals beschreven in hoofdstuk 9 van het Beschrijvend Document. Inschrijver De inschrijvende entiteit (onderneming, onderneming met onderaannemer, organisatie of organisatie met onderaannemer, combinatie) die een aanbieding uitbrengt aan de Aanbestedende Dienst op basis van de Aanbestedingsdocumenten. Inschrijving De aanbieding die Inschrijver op basis van dit Beschrijvend Document doet inclusief de daarbij behorende bijlagen. Nota van Inlichtingen Document waarin de geanonimiseerde vragen en antwoorden op vragen van Inschrijvers zijn opgenomen, evenals eventuele wijzigingen van het Beschrijvend Document en/of andere Aanbestedingsdocumenten. De Nota's van Inlichtingen word(en) een onlosmakelijk deel van de Overeenkomst. Opdracht Opdracht tot het aangaan van de Overeenkomst inclusief bijbehorende diensten en eventuele opties zoals beschreven in het Beschrijvend Document. Opdrachtnemer Inschrijver die de economisch meest voordelige Inschrijving heeft gedaan en met wie de Overeenkomst wordt gesloten. Beschrijvend Document, kenmerk REG 4 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

114 Opdrachtgever De Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden en de gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido- Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht, Zwijndrecht, de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid, de Gemeenschappelijke Regeling Dienst Gezondheid en Jeugd en de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid, Spinel Veiligheidscentrum B.V. Drechtwerk en de gemeente Hardinxveld-Giessendam (allen afzonderlijk). Overeenkomst Algemene Overeenkomst voor afspraken tussen de Opdrachtgever en Opdrachtnemer ten behoeve van de uitvoering van de onderhavige Opdracht. Prijsstelling De prijs (gespecificeerd) voor de Opdracht (Overeenkomst). Programma van Eisen Onderdeel van het Beschrijvend Document, waarin de eisen die de Aanbestedende Dienst aan de Opdracht stelt, worden weergegeven. Afkortingenlijst: AB: Algemeen Bestuur AIV: Algemene Inkoop Voorwaarden DB: Dagelijks Bestuur EMVI: Economisch Meest Voordelige Inschrijving GBD: Gemeente Belastingen Drechtsteden GR: Gemeenschappelijke Regeling GRD: Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden MVO: Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen PvE: Programma van Eisen SCD: Service Centrum Drechtsteden SDD: Sociale Dienst Drechtsteden SROI: Social Return on Investment Beschrijvend Document, kenmerk REG 5 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

115 1. Inleiding 1.1 Algemeen Voor u ligt het Beschrijvend Document behorende bij de Europese openbare aanbesteding voor de uitvoering van accountantsdiensten met aanbestedingsnummer REG ten behoeve van de volgende Aanbestedende Diensten: De Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden, de gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht, Zwijndrecht, de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid, de Gemeenschappelijke Regeling Dienst Gezondheid en Jeugd, de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid, Spinel Veiligheidscentrum B.V., Drechtwerk en de gemeente Hardinxveld-Giessendam. Het is de bedoeling dat ieder van de bovengenoemde Aanbestedende Diensten, een afzonderlijke Overeenkomst afsluit met één en dezelfde Opdrachtnemer, teneinde te komen tot een zo groot mogelijke efficiëntie bij de uitvoering van de accountantsdiensten. Om dit te bereiken is deze aanbesteding verdeeld in tien (10) onderdelen, bestaande uit: 1. De Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (onderdeel 1) 2. Gemeente Alblasserdam (onderdeel 2) 3. Gemeente Dordrecht (onderdeel 3) 4. Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht (onderdeel 4) 5. Gemeente Papendrecht (onderdeel 5) 6. Gemeente Sliedrecht (onderdeel 6) 7. Gemeente Zwijndrecht (onderdeel 7) 8. Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid (onderdeel 8) 9. Gemeenschappelijke Regeling Dienst Gezondheid en Jeugd (onderdeel 9) 10. Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (onderdeel 10) 11. Spinel Veiligheidscentrum B.V. (onderdeel 11) 12. Drechtwerk (onderdeel 12) 13. Gemeente Hardinxveld-Giessendam (onderdeel 13)* De genoemde organisaties zijn volop in beweging. Dit betekent dat het aantal deelnemende partijen gedurende de Overeenkomst kan fluctueren. Derhalve kunnen aan de opgegeven aantallen deelnemers geen rechten worden ontleend. *Hardinxveld-Giessendam De Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD) en Hardinxveld-Giessendam (HG) zijn in een vergevorderd stadium om Hardinxveld-Giessendam te laten toetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden. Toetreding zal per 1 januari 2018 een feit zijn. HG zal per die datum ook gebruik maken van o.a.de dienstverlening die vanuit de GRD wordt geleverd aan de deelnemers van de GRD. Daarop vooruitlopend heeft HG besloten nu alvast te participeren in deze aanbesteding en is derhalve voornemens een contract af te sluiten vanaf controlejaar Dit document is met grote zorg samengesteld. Indien u meent dat informatie of een bepaling in dit Beschrijvend Document en/of de overige Aanbestedingsdocumenten tegenstrijdig, onjuist, onrechtmatig of op andere wijze onregelmatig is, dan verzoeken wij u hiervan zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op het moment van de sluiting van de termijn voor het stellen van vragen, schriftelijk melding te maken bij de onder paragraaf 4.4 genoemde contactpersoon. Indien u dit nalaat, bent u niet ontvankelijk in enige (latere) vordering gericht tegen of gebaseerd op de vermeende tegenstrijdigheid, onjuistheid, onrechtmatigheid of onregelmatigheid. 1.2 Beschrijving van de Aanbestedende Diensten In bijlage 5 (A t/m M) vindt u per deelnemende aanbestedende dienst een organisatie omschrijving. Voor aanvullende informatie verwijzen wij u dan graag naar de websites van betrokken gemeenten, Gemeenschappelijke Regelingen en Spinel Veiligheidscentrum B.V. Beschrijvend Document, kenmerk REG 6 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

116 2. Informatie over de Opdracht 2.1 Beschrijving en doel van de aanbesteding In het Beschrijvend Document voor deze Europese aanbesteding komt tot uitdrukking wat de betrokken Aanbestedende Diensten belangrijk vinden bij de keuze van de accountant. Het aanbestedingsdocument is per deelnemer vastgesteld: bij gemeenten door de gemeenteraad, bij de gemeenschappelijke regelingen door het desbetreffende Algemeen bestuur en bij Spinel door de AvA. Na de definitieve gunning worden de Overeenkomsten per onderdeel, gesloten tussen de deelnemende Aanbestedende Diensten en de economisch meest voordelige Inschrijver voor alle onderdelen. Met deze aanbesteding willen de Aanbestedende Diensten bereiken, dat één accountant wordt gekozen die zich, via een resultaatgerichte Overeenkomst, enerzijds als een risicodragend partner durft op te stellen en anderzijds instaat voor de kwaliteit van haar dienstverlening. Het risicodragende aspect doet zich voor bij de onzekerheden rond de in te zetten mensuren en zich wijzigende behoeften als gevolg van de Nederlandse wet- en regelgeving. Doel van de aanbesteding is het afsluiten van 13 Overeenkomsten met één en dezelfde dienstverlener voor een periode van 3 (drie) jaar, over de boekjaren 2017 tot en met 2019, met de mogelijkheid van 2 (twee) keer een verlenging van de Overeenkomst voor een periode van 1 (één) jaar voor de boekjaren 2020 en 2021 voor de in dit document genoemde werkzaamheden. 2.2 Onderwerp van de aanbesteding De primaire functie van de Opdrachtnemer is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet. Ingevolgd artikel 213, lid 1 Gemeentewet heeft de gemeenteraad de verordening conform artikel 213 vastgesteld. In deze verordening, te vinden op zijn nadere regels omtrent de accountantscontrole vastgelegd. Verder zal de controle gebaseerd moeten zijn op andere wettelijke regelingen, controleprotocollen van diverse ministeries en gemeentelijke verordeningen, nota s en richtlijnen. (uitzonderingen op toepassing van de gemeente wet zijn terug te vinden in bijlage 5 A t/m M, (provinciewet voor GR OZHZ en Statuten voor Spinel). In bijlage 5 (a t/m m) is per deelnemende Aanbestedende Dienst een Programma van Eisen / beschrijving van de opdracht (gevraagde dienstverlening) opgenomen. Deze dienstverlenging is deels voor iedere Aanbestedende Dienst gelijk deels specifiek. De Opdrachtgever hecht bij advisering en dienstverleningsopdrachten zeer grote waarde aan de onafhankelijkheid, onpartijdigheid en objectiviteit van de dienstverlening door Opdrachtnemer. Om deze reden wil de Opdrachtgever bij aanvullende opdrachten, gedurende de looptijd van het contract, per opdracht toetsen of deze de onafhankelijkheid beïnvloedt Duurzaamheidstrategie Drechtsteden Duurzaamheid heeft meerwaarde voor de economie, voor de leefomgeving en voor de mensen. De Aanbestedende Diensten wil duurzaamheid nu een stap verder brengen en integraal onderdeel laten zijn van het denken en doen van de gemeenten, GR'en en de partners in de Drechtsteden. Duurzaamheid is dan niet langer iets bijzonders, of iets wat er bijkomt en wat apart georganiseerd moet worden, maar iets dat vanzelfsprekend is in de afwegingen die iedereen in de Drechtsteden dagelijks maakt. Duurzaamheid wordt daarbij benaderd vanuit de 3P gedachte: People, Planet en Profit. Dit betekent dat oplossingen pas echt duurzaam zijn, als de drie invalshoeken met elkaar in balans zijn: mensen, milieu, Beschrijvend Document, kenmerk REG 7 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

117 en economie. Deze balans tussen People, Planet en Profit is essentieel voor de doorontwikkeling van de Drechtsteden. In Bijlage 4 treft Inschrijver de eisen aan ten aanzien van Social Return On Investment (SROI). De eis vloeit voort uit het beleid en wordt standaard voor alle aanbestedingen toegepast. Om die reden wenst de Aanbestedende Dienst niet af te wijken van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid. De invulling van de SROI wordt in overleg met de Inschrijver en Baanbrekend Drechtsteden ingevuld. De SROI-inzet door de Opdrachtnemer wordt voor dit bestek per kwartaal gecontroleerd. Per jaar zal in de maand januari op basis van de werkelijke omzet van het voorgaande jaar de verplichting worden bepaald. Indien SROIverplichting niet is gehaald, wordt er voor de niet behaalde SROI-verplichting een factuur gestuurd. Als er meer dan de SROI-verplichting wordt gehaald dan wordt dit meegenomen naar het volgende jaar. Inschrijver dient de SROI verklaring (Bijlage 4) te ondertekenen en bij te voegen bij de Inschrijving Clustering en percelen Via deze aanbesteding wensen de Aanbestedende Diensten één Opdrachtnemer te contracteren die in staat is deze Opdracht uit te voeren conform de eisen gesteld in dit Beschrijvend Document en de overige Aanbestedingsdocumenten en die naar aanleiding van de aanbestedingsprocedure zijn verstrekt. De aanbesteding betreft één perceel en het is niet mogelijk, dan wel toegestaan om op losse onderdelen van de Opdracht zoals omschreven in dit Beschrijvend Document in te schrijven. In verband met de vergaande samenwerking binnen het Netwerk Drechtsteden is ervoor gekozen om de accountantscontrole geclusterd op de markt te brengen vanwege de volgende redenen: De uit te voeren werkzaamheden zijn logisch samenhangend en onlosmakelijk met elkaar verbonden onderdelen. Basisgedachte van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden: Het Servicecentrum Drechtsteden is in 2008 opgericht om door intergemeentelijke samenwerking efficiency in de bedrijfsvoering te bewerkstelligen. En daardoor mede kostenbesparend en kwaliteit verhogend te functioneren op bestuurlijk en ambtelijke niveau, en jaarlijks de financiële doelstellingen (voordelen) te behalen. Op het terrein van financieel beleid en beheer vinden activiteiten (in bepaalde mate) centraal plaats. Financieel beleid en beheer is of wordt door gemeenten en GR'en op elkaar afgestemd om uniformiteit en efficiëntievoordelen te bereiken. Om de financiële voordelen te behalen is het noodzakelijk om één accountant te hebben voor alle opdracht gevende entiteiten binnen de intergemeentelijke en regionale samenwerking. Pas dan wordt het mogelijk om accountantsdiensten optimaal te bundelen en controleprocessen optimaal te uniformeren en te integreren. Het is aannemelijk dat er niet, of althans minder, optimaal te bundelen, uniformeren en te integreren is, als er meerdere verschillende accountants gecontracteerd zijn binnen de intergemeentelijke samenwerking. De motivaties om de Opdracht te clusteren en niet op te delen in percelen liggen dan ook in lijn met die voor de oprichting van de SCD. Er is sprake van een sterke financiële verwevenheid tussen de klantorganisaties en het SCD (financiële en salaris administratie). De accountantscontrole van de Aanbestedende Diensten steunt voor een belangrijk deel op de assurance verklaring van het SCD. De voornoemde doelen, en daarmee het bestaansrecht van de SCD, worden ondermijnd door Opdrachten die bewust zijn ondergebracht bij het SCD, te verdelen in kleinere Opdrachten. De behaalde efficiencyslag van de afgelopen jaren wordt daardoor teniet gedaan. Met alle kostenverhogende financiële gevolgen van dien. Verdere perceelindeling leidt tot onduidelijkheid voor de klantorganisaties. Meerdere contracten leiden tot verschillende werkwijzen, prijzen en voorwaarden. En niet-uniforme leveranciersafspraken binnen de Drechtsteden. Het beheersen van de informatie door het SCD wordt complexer en intensiever en werkt kostenverhogend. Verdere perceelindeling leidt tot hogere kosten. Door de hogere complexiteit wordt het controleproces intensiever en leidt dat tot onnodige afstemmingskosten en de kans op (onnodig) dubbel controlewerk. Deze schaal- en efficiëntievoordelen van een samengebundelde Opdracht vervallen indien meerdere accountants, elk op hun eigen wijze, de controles voor de verschillende Opdrachtgevers uitvoeren. Er is dan sprake van een kleinere omzet per Beschrijvend Document, kenmerk REG 8 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

118 leverancier, waardoor het is aannemelijk dat leveranciers met hogere prijzen per controle inschrijven. Ook Opdrachtgevers betalen gezamenlijk meer voor dezelfde producten dan in een aanbesteding met in één perceel Financiële voorwaarden De in de Inschrijving aangeboden tarieven (aanneemsom en uurtarieven) gelden voor de contractperiode van 3 jaar en 2 optiejaren. Zie bijlage 3 prijsinvulformulier. De aanneemsom en uurtarieven kunnen bij aanvang van de controle van het nieuwe verslagjaar, voor het eerst bij aanvang van de controle van het Verslagjaar 2018, op verzoek van Inschrijver geïndexeerd worden met de stijging van het prijsindexcijfer (CBS-index zakelijke dienstverlening accountantsdiensten). Indexeringsvoorstellen waar de verkeerde index wordt toegepast of niet conform voorgaande is worden afgewezen. Facturen die worden gestuurd met nieuwe prijzen waarop nog geen akkoord is gegeven worden geretourneerd. Indien voor 1 maart van enig jaar geen indexeringsvoorstel is ontvangen, kan dat jaar geen indexering worden toegepast. Inhaalslagen hierop zijn niet mogelijk. Verantwoordelijkheid voor het tijdig insturen van het indexeringsvoorstel berust bij de Opdrachtnemer. In het geval toepassing van de indexering zou leiden tot een prijsverlaging dient de Opdrachtgever dit kenbaar te maken. In dat geval zal de Opdrachtnemer diens tarieven dienovereenkomstig verlagen. Standaardbrieven van de Opdrachtnemer waarin algemene indexeringen worden aangekondigd aan alle klanten van de Opdrachtnemer worden terzijde gelegd. Indien daarin is opgenomen dat de Opdrachtgever zich akkoord verklaart indien niet voor een bepaalde datum is gereageerd, zal dit geen gelding hebben op de Overeenkomst die naar aanleiding van deze aanbesteding is gesloten. Indien zich situaties voordoen die zowel voor de Opdrachtgever als de Opdrachtnemer niet konden worden voorzien en die leiden tot kostenverhoging die redelijkerwijs niet alleen door de Opdrachtnemer kan worden gedragen zullen de Opdrachtnemer en de Opdrachtgever met elkaar in overleg treden om tot een oplossing te komen. Er kan geen sprake zijn van eenzijdige doorberekening van deze kosten zonder overleg en akkoord van de Opdrachtgever. De jaarlijkse opdrachtbevestiging mag geen nieuwe elementen bevatten, dan in de Overeenkomst is vastgelegd tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer. Mocht dit wel het geval zijn, dan zal er eerst overleg plaatsvinden tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer. Tevens zullen de Aanbestedende Diensten jaarlijks voor aanvang van de controle van het nieuwe verslagjaar beoordelen of er significante wijzigingen zijn opgetreden in de omvang van de door de accountant te controleren gebieden, die zouden moeten leiden tot een aanpassing van de aanneemsom. De wijzigingen worden aangemerkt als significant, indien deze redelijkerwijs ten minste 10% meer of 10% minder capaciteit vergen, dan is overeengekomen. Eventuele aanpassingen in de aanneemsom worden voor aanvang van de controlewerkzaamheden schriftelijk overeengekomen. Alle vermelde prijzen en tarieven dienen gesteld te zijn in euro s exclusief BTW; De door u aangeboden prijzen en tarieven dienen inclusief alle bijkomende kosten, zoals reis- en verblijfkosten, kosten van administratie en facturering te zijn. 2.6 Contractmanagement, implementatie en facturatie Contractmanagement Na ingangsdatum van de Overeenkomst zal Opdrachtgever actief contractmanagement uitvoeren op het contract. Dit betekent dat de Overeenkomst nauwgezet, in principe naar de letter actief wordt beheerd en gemanaged door de toegewezen contractmanager vanuit het Service Centrum Drechtsteden. Er zal periodiek overleg plaatsvinden tussen de centrale contactpersoon van opdrachtnemer (Accountmanager) en de Contractmanager namens de Opdrachtnemer. Beschrijvend Document, kenmerk REG 9 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

119 Doelstellingen van contractmanagement zijn onder andere: organiseren van efficiënt en effectief beheer van de Overeenkomst met maximale inbreng van expertise en operationele kennis door Opdrachtnemer en Opdrachtgever, op basis van een kritisch gezonde samenwerking tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. zorgdragen dat zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer zich houden aan de afspraken uit de contractdocumenten inclusief alle bijlagen. indien er zaken zijn die niet conform contract worden uitgevoerd of er zaken spelen die niet zijn vastgelegd in het contract worden besproken en behandeld. Na gunning, als onderdeel van het contract en contractmanagement wordt het Dossier Afspraken en Procedures (DAP) aan de hand van de informatie in het bestek door de Contractmanager van opdrachtgever opgeleverd. Hiermee kan op operationeel en tactisch niveau naleving van het contract worden geborgd. Inschrijver committeert zich door inschrijving op deze aanbesteding aan deze werkwijze en de in het Dossier Afspraken en Procedures afgesproken onderwerpen. De onderwerpen in het DAP zijn in relatie tot uitvoering contractmanagement: Communicatiematrix Overlegstructuren Contactpersonen Werkbeschrijving processen Hoe informatie uitwisselen Escalatieprocessen Wijzigingsprocedure Implementatie Opdrachtgever zal de implementatie van de nieuwe Overeenkomsten projectmatig uitvoeren. Voor dit project zullen onder andere de volgende activiteiten worden uitgevoerd: Kick-off meeting met Opdrachtgever Definitief opstellen DAP (Document Afspraken en Processen) Start reguliere overlegcyclus Inrichten managementrapportages Inrichten facturatieproces Kosten van Inschrijver voor de implementatie kunnen niet in rekening gebracht worden aan Opdrachtgever. Inschrijver stelt voldoende medewerker(s) beschikbaar voor de werkzaamheden die in de implementatiefase door Opdrachtnemer moeten worden gedaan om aan haar kant de implementatie tijdig uit te voeren. Uiterlijk eind Q dienen de implementatieactiviteiten afgerond en gerealiseerd te zijn, door inschrijving conformeert Inschrijver zich aan deze deadline. Inschrijver ziet er op toe dat deze deadline wordt gehaald en zorgt voor extra inzet indien nodig Facturatie Naast de gestelde eisen in artikel 18 van de Algemene inkoopvoorwaarden Drechtsteden (bijlage 2B) dienen facturen te zijn voorzien van een duidelijke specificatie en voldoende omschrijving van de geleverde dienstverlening zodat (centrale) controle van de facturen mogelijk is. Er kan niet enkel worden volstaan met verwijzing naar de afgesloten overeenkomst, het nummer van een uitgebrachte offerte en/of verstrekte nadere opdracht. Beschrijvend Document, kenmerk REG 10 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

120 3. Algemene bepalingen 3.1. Onjuistheden Dit document is met grote zorg samengesteld. Mocht Inschrijver onvolkomenheden, procedurefouten en/of tegenstrijdigheden constateren, dan dienen deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op het moment van de sluiting van de termijn voor het stellen van vragen, aan de onder paragraaf 4.4 benoemde contactpersoon schriftelijk kenbaar te worden gemaakt met opgave van de eventuele consequenties en/of correctievoorstellen Voorbehouden Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, gemaakt in het kader van deze aanbestedingsprocedure. Correspondentie en ontvangen Inschrijvingen zullen na afloop niet worden geretourneerd. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om de aanbesteding om haar moverende redenen (b.v. onvoldoende budget en mogelijke politieke koerswijzigingen ) geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te staken. In dit geval hebben Inschrijvers geen recht op vergoeding van enigerlei gemaakte kosten of schade, ontstaan in het kader van deze aanbesteding. De beslissing van de Aanbestedende Dienst tot staking van de procedure zal in dat geval aan alle Inschrijvers schriftelijk worden meegedeeld. Mocht gedurende de aanbestedingsprocedure bekend worden dat een Inschrijver, een lid van een combinatie en/of een onderaannemer zijn voor deze aanbesteding relevante bedrijfsactiviteit(en) staakt, dan behoudt de Aanbestedende Dienst zich het recht voor de procedure voor die Inschrijver te beëindigen. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om (een deel van) de desbetreffende werkzaamheden in eigen beheer te (blijven) verrichten en/of te laten uitvoeren. Bij de interpretatie achteraf van een gesloten Overeenkomst tussen de Aanbestedende Dienst en de (winnende) Inschrijver is, naast de Overeenkomst zelve, het Beschrijvend Document met bijlagen en de daarbij behorende Nota s van Inlichtingen leidend t.o.v. de Inschrijving van Inschrijver. Aanvullingen, wijzigingen, afwijkingen, verduidelijkingen, beperkingen en dergelijke in de Inschrijving van Inschrijver of daarbij behorende bijlagen, voor zover deze überhaupt al waren toegestaan, gelden alleen indien de Aanbestedende Dienst deze uitdrukkelijk schriftelijk accepteert. Uit het feit dat de Aanbestedende Dienst daarover geen opmerkingen heeft gemaakt in het kader van de (voorlopige) gunning en/of contractsluiting mag een dergelijke acceptatie niet worden afgeleid. Aan planningen kunnen geen rechten worden ontleend. Aan indicaties/omzetgegevens kunnen geen rechten worden ontleend. De modellen/formulieren/bijlagen welke bij dit Beschrijvend Document zijn gevoegd (en worden terugverlangd) zijn toegevoegd op De modellen/formulieren mogen qua vraagstelling en voorgedrukte inhoud op straffe van uitsluiting niet worden gewijzigd/aangepast; Met informatie/gegevens/prijzen/kortingen/ etc. die Inschrijver bij zijn Inschrijving voegt, maar die door de Aanbestedende Dienst niet zijn gevraagd of vereist, wordt bij de beoordeling van Inschrijving geen rekening gehouden. De door Inschrijver in te vullen formats worden geacht door Inschrijver te zijn ingediend in overeenstemming met de voorwaarden van dit Beschrijvend Document. Een Inschrijving onder voorwaarden is niet toegestaan en leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan de procedure. In geval van discrepantie tussen de PDF versie en Word/Excel of andersoortige versies die door de Aanbestedende Dienst zijn gepubliceerd, zijn de PDF versies, zoals gepubliceerd op leidend. Beschrijvend Document, kenmerk REG 11 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

121 3.3. Vormvereisten Inschrijver schrijft, in overeenstemming met de bepalingen van de Aanbestedingswet en met in acht neming van de bepalingen en gegevens zoals deze zijn omschreven in de aankondiging, het Beschrijvend Document en eventuele verstrekte Nota(s) van inlichtingen, in op deze aanbesteding. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor ingediende Inschrijvingen die hieraan niet voldoen, dan wel de Inschrijvingen die niet volledig of onjuist zijn, niet (verder) in behandeling te nemen en aldus uit te sluiten van deelname. Varianten zijn niet toegestaan Nederlandse taal De voertaal tijdens deze aanbestedingsprocedure is Nederlands. Alle documenten van Inschrijvers dienen in het Nederlands te zijn opgesteld. Uitzondering wordt gemaakt voor documenten die oorspronkelijk in een andere taal zijn gesteld, bijvoorbeeld referentieverklaringen van buitenlandse Opdrachtgevers, technische omschrijving van materieel, jaarverslag, verzekeringspolis, bankgarantie etc. In voorkomend geval kan Opdrachtgever om een officiële vertaling verzoeken. Eventuele kosten zijn dan voor rekening van de Inschrijver Concept Overeenkomst, Overeenkomst en Algemene inkoopvoorwaarden Tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever wordt na definitieve gunning een Overeenkomst ondertekend Overeenkomstig het model dat is opgenomen in bijlage 2.A. Daarin wordt o.a. de feitelijke Opdracht(en) die het voorwerp zijn van deze aanbesteding opgedragen. Daar waar de Overeenkomst niet voorziet, zullen de Algemene Inkoopvoorwaarden Drechtsteden vanaf 2014 (AIV) van toepassing zijn (bijlage 2.B). Voor tekstonderdelen van de Concept Overeenkomst en de AIV waarmee niet (direct) kan worden ingestemd, kunnen tot uiterlijk de datum voor het stellen van vragen (zie paragraaf 3.6) tekstvoorstellen worden ingediend, dan wel kunnen bezwaren worden toegelicht. Uiterlijk in of bij de Nota van Inlichtingen zal de Aanbestedende Dienst aan alle Inschrijvers laten weten welke tekstdelen buiten toepassing worden verklaard en/of worden aangevuld. Eventueel aangepaste versies vormen vervolgens een vast uitgangspunt voor Inschrijving (Eis). Met andere woorden: door voor deze aanbesteding een Inschrijving in te dienen, verklaart Inschrijver zich onvoorwaardelijk akkoord met de Overeenkomst en de AIV. De toepassing van algemene voorwaarden van Inschrijver, hoe ook genaamd, wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Toepassing of verwijzing naar dergelijke algemene voorwaarden wordt beschouwd als een Inschrijving onder voorwaarden en leidt tot ongeldigheid van de Inschrijving Planning Publicatie Uiterste datum stellen vragen NvI 1 Versturen Nota van Inlichtingen Uiterste datum stellen vragen NvI 2 Versturen Nota van Inlichtingen Uiterste datum indienen Inschrijving Opening van de kluis TenderNed en publicatie Proces Verbaal Beoordeling Inschrijving Presentaties Voornemen tot gunning / afwijzing Verificatiegesprek met beoogde contractant Einde bezwaartermijn Definitieve gunning Voorbereidingsfase Start uitvoering DATUM DATUM uiterlijk uur DATUM DATUM uiterlijk uur DATUM DATUM uiterlijk uur DATUM DATUM DATUM DATUM DATUM DATUM DATUM DATUM DATUM Opmerking [KS2]: planning van de aanbestedingsprocedure wordt vastgesteld na besluitvorming over deelname aan de aanbesteding en vaststelling van het bestek door gemeenteraden en / Algemeen Besturen. Beschrijvend Document, kenmerk REG 12 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

122 Deze planning is indicatief, hier kunnen behoudens wettelijke termijnen geen rechten aan ontleend worden. Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor de planning te wijzigen. Het werkzaamheden worden geacht uiterlijk DATUM aan te vangen. De uiterste inleverdatum voor de Inschrijving is vastgesteld op DATUM via de digitale kluis van TenderNed. Datum en tijdstip wordt als een fataal moment beschouwd. Inschrijver is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen van de Inschrijving. Inschrijvingen analoog, per mail, fax of per post, te laat ingediende offertes worden niet geaccepteerd en uitgesloten van deelname. Het risico van niet tijdige ontvangst is, ongeacht de oorzaak, voor rekening van de Inschrijver. Opmerking: De Aanbestedende dienst wijst erop dat het tijdig uploaden van documenten in TenderNed is aan te bevelen. Bij problemen is er dan nog voldoende tijd om hulp te vragen bij de helpdesk van TenderNed Controle De Aanbestedende Dienst kan de door Inschrijver in het kader van deze aanbestedingsprocedure verstrekte informatie op juistheid en volledigheid (laten) controleren. Het onjuist verstrekken van informatie en/of invullen van de formulieren wordt door de Aanbestedende Dienst aangemerkt als het afleggen van een valse verklaring en leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure Prijsonderhandelingen Er worden geen prijsonderhandelingen gevoerd. Dit houdt in dat de prijs volledig wordt bepaald door het uitbrengen van de Inschrijving. Concreet houdt dit in dat de Inschrijver slechts deze gelegenheid krijgt om een zo scherp mogelijke Inschrijving in te dienen. Deze tarieven vormen de maximaal door de dienstverlener in rekening te brengen tarieven Bepaling eenheidsprijzen De in de Aanbestedingsdocumenten genoemde prijzen zijn inclusief alle bijkomende kosten (waaronder, doch niet beperkt tot, alle algemene en eenmalige kosten, reis- en verblijfskosten/uren, voorrijkosten, portokosten, belasting, winst, risico, e.d.) welke door de Inschrijver worden gemaakt om de gevraagde dienst en/of producten te leveren, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld Vertrouwelijkheid De Aanbestedende Dienst zal de ingediende documenten met vertrouwelijkheid behandelen. Correspondentie en Inschrijvingen zullen na afloop van de procedure niet worden geretourneerd. Alle door de Aanbestedende Dienst verstrekte gegevens ten behoeve van de Inschrijving: zijn en blijven eigendom van de Aanbestedende Dienst; mogen zonder toestemming van de Aanbestedende Dienst niet worden gedupliceerd, noch aan derden worden verstrekt met uitzondering van onderaannemers Klachtenregeling Bent u niet tevreden over de wijze waarop deze aanbestedingsprocedure wordt gevolgd? Dan kunt u een klacht indienen bij het Klachtenmeldpunt dat hiervoor is ingericht. De Aanbestedende Dienst hanteert bij de afhandeling van klachten de Standaard voor klachtafhandeling voor Aanbestedende Diensten en Ondernemers. Een indiener van een klacht ontvangt (tijdens reguliere kantoortijden) per ommegaande een bevestiging van de ontvangst van zijn klacht. Een inhoudelijke reactie op de klacht zal binnen redelijke termijn plaatsvinden. Wat redelijk is, is afhankelijk van de complexiteit van de klacht, maar zal zo spoedig mogelijk plaatsvinden. Beschrijvend Document, kenmerk REG 13 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

123 Indien de klacht afgewezen wordt, zal dit onderbouwd plaatsvinden. Indien de klacht gehonoreerd wordt zal dat per definitie gevolgen hebben voor de aanbesteding en aan alle potentiële Inschrijvers gecommuniceerd worden. Uw klacht moet worden gericht aan: Wij maken u echter attent op het volgende: Van de Inschrijver wordt een proactieve houding verwacht. Dit houdt in dat een Inschrijver verplicht is onduidelijkheden of onvolkomenheden in de Aanbestedingsdocumenten bij de Aanbestedende Dienst te signaleren zodra hij die redelijkerwijze behoorde op te merken. Het stellen van vragen voor de Nota van Inlichtingen biedt hiertoe voldoende mogelijkheden. Het indienen van een klacht zonder dat de mogelijkheid tot het stellen van vragen voor de Nota van Inlichtingen is benut, kan met zich meebrengen dat uw klacht ongegrond wordt verklaard. Het indienen van een klacht schort de aanbestedingsprocedure niet op en het indienen van een klacht houdt niet per definitie een verlenging van de bezwaartermijn in. Het aanhangig maken van een kort geding binnen de gestelde vervaltermijn is voor dergelijke zaken het geëigende middel voor het veiligstelling van bestaande rechten. Indien geen kort geding aanhangig is gemaakt of indien geen verlenging van de bezwaartermijn heeft plaatsgevonden en de Opdracht is hangende de klachtenbehandeling - definitief gegund, dan vervalt daarmee het recht op schadevergoeding voor de klager wanneer de klacht gegrond is verklaard. Indien u een klacht indient dient u dit expliciet aan te geven in het onderwerp veld van de . klacht n.a.v. Europese Aanbesteding Accountantsdiensten met kenmerk REG. De Aanbestedende Diensten voldoen met het Klachtenmeldpunt aan hetgeen in de Memorie van Toelichting bij de Aanbestedingswet 2012 is opgenomen omtrent klachtenbehandeling. Het Klachtenmeldpunt past de uniforme regeling Standaard voor klachtafhandeling voor Aanbestedende Diensten toe. Het Klachtenmeldpunt is, zoals de Standaard adviseert, onafhankelijk in die zin dat de personen die hierin zitting hebben, niet direct betrokken zijn (geweest) bij (het opstellen van) de aanbesteding. Na de interne klachtenbehandeling bestaat voor de ondernemers de mogelijkheid de klacht aan de (landelijke) Commissie van Aanbestedingsexperts voor te leggen. Beschrijvend Document, kenmerk REG 14 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

124 4. Informatieverstrekking 4.1. Publicatie Aanbestedingsdocumenten De Aanbestedingsdocumenten zijn te downloaden via in PDF-format. De in te vullen Bijlagen zullen daarnaast in Word en Excel-format worden aangeboden Publicatie Nota van Inlichtingen Inschrijvers worden in de gelegenheid gesteld vragen te stellen over het Beschrijvend Document (inclusief bijlagen) en de onderhavige aanbestedingsprocedure. Vragen kunnen uitsluitend gesteld worden via de berichtenmodule van Tenderned tot uiterlijk de datum vermeld in paragraaf 3.6 (Planning) Hierna kunnen geen nieuwe vragen meer gesteld worden. Aanbestedende Dienst behoud zich het recht voor meer dan het genoemd aantal Nota's van Inlichtingen te publiceren indien zij daartoe aanleiding ziet. De ingediende vragen en de antwoorden daarop, worden geanonimiseerd opgenomen in een Nota van Inlichtingen. De Nota van Inlichtingen vormen een integraal onderdeel van de Aanbestedingsdocumenten. Mondelinge toezeggingen zijn niet geldig. De Nota van Inlichtingen worden aan alle Inschrijvers ter beschikking gesteld via Rangorde documenten De Nota van Inlichtingen maakt integraal en bindend onderdeel uit van de Aanbestedingsdocumenten en prevaleert boven het Beschrijvend Document en/of andere Aanbestedingsdocumenten. Indien er meer Nota s van inlichtingen zijn prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota s van Inlichtingen, het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen Contactadres en -persoon Alle communicatie met betrekking tot deze aanbesteding verloopt via TenderNed. Uitsluitend in geval van storingen kan per contact worden gezocht met onderstaande contactpersoon. Servicecentrum Drechtsteden Team Inkoop, Dhr. S.J.P. Kramp inkoop@drechtsteden.nl Het is niet toegestaan om andere medewerkers, dan de genoemde contactpersoon te benaderen omtrent deze aanbestedingsprocedure. Beschrijvend Document, kenmerk REG 15 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

125 5. Voorschriften voor het indienen van de Inschrijving 5.1. Inschrijvingsvereisten, sluitingsdatum en -tijd De uiterste inleverdatum van de Inschrijving staat vermeld in de Planning onder paragraaf 3.6. De aandacht wordt er op gevestigd dat datum en tijdstip als een fataal moment worden beschouwd. Alleen Inschrijvingen die met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingediend, zullen in behandeling worden genomen. 1. Uitsluitend Inschrijvingen waarvan alle gevraagde gegevens zijn geüpload volgens de door de Aanbestedende partij aangeleverde formats, worden in behandeling genomen. 2. De Inschrijving dient volledig te zijn en te zijn opgebouwd conform paragraaf De Inschrijving dient rechtsgeldig ondertekend te zijn (blijkend uit het uittreksel handelsregister, zo nodig in combinatie met een geldige en toereikende volmacht). 4. De Inschrijving dient via TenderNed te worden geüpload. 5. De Inschrijver is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het tijdig uploaden van zijn Inschrijving in TenderNed. Inschrijvingen die na de uiterste indieningsdatum worden ontvangen worden van deelname uitgesloten. 6. De Inschrijver vermeldt in de Inschrijving duidelijk zijn bedrijfsnaam, adres, contactpersoon, telefoonnummer en adres van contactpersoon. 7. De Inschrijver dient een opgave te geven van het gedeelte van de Opdracht dat de Inschrijver voornemens is in onder aanneming te geven (indien van toepassing). Indien blijkt dat in de Inschrijving van de Inschrijver wiens Inschrijving als Economisch Meest Voordelig is aangemerkt, onjuiste of onvolledige informatie is verstrekt ten aanzien van de Inschrijver dan zal de desbetreffende Inschrijving alsnog worden uitgesloten van de aanbesteding Inhoud van de Inschrijving De Inschrijver dient alle in dit Beschrijvend Document en bijlagen vermelde vragen volledig te beantwoorden, zowel algemeen als specifiek. Als de Inschrijver besluit een vraag niet te (kunnen) beantwoorden, moet hij dit expliciet en met redengeving aangeven. Er wordt met nadruk op gewezen dat de Aanbestedende Diensten zich het recht voorbehouden onvolledige Inschrijvingen niet verder in behandeling te nemen. Bij dit Beschrijvend Document zijn tevens bijlagen gevoegd die volledig dienen te worden ingevuld en waarvan de daarin gestelde vragen volledig dienen te worden beantwoord. Uw Inschrijving dient te bestaan uit de volgende bijlagen, waarbij u de onderstaande indeling aanhoudt. U vindt de modellen die ingevuld moeten worden als bijlagen bij het Beschrijvend Document. Uw Inschrijving dient onderstaande informatie te bevatten en deze volgorde dient u aan te houden in uw Inschrijving: Voorwoord, inleiding, samenvatting, ondertekening verantwoordelijke partner Tabblad 1. Tabblad 2. Tabblad 3. Te overleggen verklaringen en bewijsstukken conform de Bijlage 1 Verklaringen: Bijlage 1.A Uniforme Eigen Verklaring Bijlage 1.B Verklaring derde - Ter beschikking stellen van middelen (indien van toepassing) Bijlage 1.C Model Concerngarantie (indien van toepassing) Bijlage 1.D Verklaring Referenties Bijlage 1.E Gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid (indien van toepassing) Bijlage 3 Inschrijfbiljet Bijlage 4 Uitwerking sub-gunningscriteria Beschrijvend Document, kenmerk REG 16 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

126 5.3. Openen kluis TenderNed Het openen van de digitale kluis met Inschrijvingen op TenderNed.nl staat gepland voor DATUM. Na de opening van de kluis wordt een proces-verbaal opgesteld waarin staat vermeld van wie een Inschrijving is ontvangen. Publicatie van het Proces-Verbaal vindt plaats via TenderNed Gestanddoeningstermijn Inschrijver dient zijn Inschrijving gestand te doen tot tenminste 120 dagen na de uiterste inleverdatum van de Inschrijvingen. Deze periode is nodig vanwege de complexiteit omtrent besluitvorming over de gunning welke via de diverse gemeenteraden en Algemeen besturen verloopt. Indien tegen de gunningsbeslissing tijdig een kort geding aanhangig is gemaakt, eindigt de gestanddoeningstermijn 30 kalenderdagen na de dag waarop door de rechter in eerste aanleg is beslist, voor zover deze termijn later eindigt dan de periode in de eerste volzin. De Inschrijver dient hier bij zijn Inschrijving uitdrukkelijk rekening mee te houden. Opdrachtgever kan verzoeken de termijn van gestanddoening te verlengen. Inschrijver dient in geval van een kort geding en waarbij er sprake is van een verlengde gestanddoeningstermijn, zijn Inschrijving tot 30 dagen na uitspraak van de rechter gestand te doen. Aan een verzoek tot verlenging kan geen aanspraak op gunning worden ontleend. Indien verlenging van de gestanddoeningstermijn door de Inschrijver wordt geweigerd, dan kan zijn Inschrijving terzijde worden gelegd Ondertekening De Inschrijving en de te overleggen verklaringen dienen rechtsgeldig ondertekend te zijn. Rechtsgeldigheid dient te blijken uit het bewijs welke volgens de voorschriften van de lidstaat waar Inschrijver is gevestigd van toepassing is (zoals door Inschrijving in het beroepsregister of in het handelsregister) dat degene die de handtekening heeft geplaatst ook daadwerkelijk bevoegd is namens de inschrijvende rechtspersoon verplichtingen aan te gaan als door de Aanbestedende Dienst gevraagd in het kader van deze aanbesteding. Uit artikel 2.98 Aanbestedingswet blijkt wat als voornoemd te overleggen bewijs kan gelden. Voor in Nederland gevestigde Inschrijvers is dat een uittreksel uit het Handelsregister. Bij de Inschrijving dient aangegeven te worden onder welk registratienummer van het Handelsregister wordt ingeschreven en indien van toepassing (zoals bij moedermaatschappij/holdings/zusterbedrijven/ combinatieleden/onderaannemers e.d.) uit welke registratienummers van het Handelsregister de rechtsgeldige tekenbevoegdheid blijkt. Van een rechtsgeldige ondertekening is enkel sprake in de navolgende situaties: De (uiteindelijk) ondertekenende bestuurder/gevolmachtigde is een natuurlijke persoon; Indien de ondertekenende bestuurder/gevolmachtigde een rechtspersoon is, dient er tevens een Uittreksel van de Kamer van Koophandel bijgevoegd te worden van die rechtspersoon waaruit blijkt welke natuurlijke persoon bestuurder/gevolmachtigde van die rechtspersoon is en of deze bevoegd is de rechtspersoon te vertegenwoordigen; In ieder geval moet op basis van de overlegde stukken door de Aanbestedende Dienst vastgesteld kunnen worden welke natuurlijke persoon aan het einde van een keten bevoegd is de Inschrijver rechtsgeldig te vertegenwoordigen; Als een ondertekenende bestuurder blijkens het uittreksel van de Kamer van Koophandel niet zelfstandig bevoegd is de inschrijvende rechtspersoon te vertegenwoordigen dienen zijn medebestuurder(s) de in het kader van deze aanbesteding te ondertekenen stukken mede te ondertekenen; Als blijkens het Uittreksel van de Kamer van Koophandel blijkt dat een ondertekenende gevolmachtigde beperkt bevoegd is (tot een bepaald bedrag) dient het bedrag waarvoor volmacht is verleend voldoende van omvang te zijn om rechtsgeldig verplichtingen aan te kunnen gaan voor de gehele Opdracht. Indien deze uit percelen bestaat wordt voor het bepalen van de bevoegdheid uitgegaan van het totaal van alle percelen waarop wordt ingeschreven; Als er voor wat betreft de vertegenwoordiging van de rechtspersoon in het uittreksel van de Kamer van koophandel verwezen wordt naar statuten dienen de relevante passages uit deze statuten te worden meegezonden; Beschrijvend Document, kenmerk REG 17 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

127 Als er een specifieke volmacht tot ondertekening van de aanbestedingsstukken is afgegeven dienen de relevante stukken (uittreksel van de Kamer van Koophandel, statuten, e.d.) te zijn bijgevoegd op basis waarvan vastgesteld kan worden dat de volmachtgever bevoegd is een volmacht namens de inschrijvende rechtspersoon af te geven. Inschrijving door een combinatie en inzet van onderaannemers Het bovenstaande geldt, in voorkomend geval ook voor iedere deelnemer van een combinatie. Voor onderaannemers geldt dat er een bewijs, dat hij volgens de voorschriften van de lidstaat waar hij is gevestigd, in het beroepsregister of in het handelsregister is ingeschreven, dient te worden overlegd. Indien de ondertekening ontbreekt of niet rechtsgeldig is conform het bovenstaande, wordt de Inschrijving terzijde gelegd. De betreffende Inschrijver komt alsdan niet meer voor gunning in aanmerking. Beschrijvend Document, kenmerk REG 18 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

128 6. Voorwaarden voor deelneming In dit hoofdstuk worden voorwaarden voor deelneming gemeld: 6.1. Voorwaarden gesteld aan de Inschrijver a) Inschrijver dient zich te houden aan alle bepalingen als gesteld in dit Beschrijvend Document. b) Door het indienen van een Inschrijving verklaart inschrijver akkoord te gaan met al het gestelde in dit Beschrijvend Document c) Inschrijver verklaart zich bij Inschrijving akkoord met de Nota van Inlichtingen. d) Alle gevraagde Bijlagen dienen volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te zijn. e) Publiciteit met betrekking tot deze aanbesteding is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van Opdrachtgever. f) Het is niet toegestaan dat een Inschrijver meer dan éénmaal (individueel dan wel in combinatie) een Inschrijving doet Inschrijven in samenwerking met andere ondernemingen Inschrijvers kunnen zich voor het aantonen van hun technische bekwaamheid (onder paragraaf 7.4), beroepen op de bekwaamheid en de referenties van een derde (lid van een combinatie, onderaannemer(s) en of groepsmaatschappijen). Indien dit van toepassing is op de situatie van de Inschrijver, dient Inschrijver dit aan te geven op de Eigen Verklaring in bijlage 1.A waaruit moet blijken dat de Inschrijver die derde ook daadwerkelijk gaat inzetten. De derde dient een verklaring te ondertekenen welke bij Inschrijving ingediend dient te worden (zie bijlage 1.B Verklaring derde - Ter beschikking stellen van middelen), waarin deze derde verklaart dat hij voor de uitvoering van de Opdracht daadwerkelijk wordt ingezet. Inschrijven als combinatie Indien wordt ingeschreven als combinatie, wordt ieder lid van die combinatie geacht de Eigen Verklaring (bijlage 1.A) in te vullen en te laten ondertekenen door een daartoe bevoegde persoon. Dit geldt ook voor het inschrijfbiljet (bijlage 3).Beide documenten dienen bij de Inschrijving mee gezonden te worden. Bewijsstukken dienen (op het moment dat de Aanbestedende Dienst dit verlangt) binnen de door de Aanbestedende Dienst aangegeven periode (zie paragraaf 7.1) te worden geleverd. Ieder lid van de combinatie ondertekent zowel de gezamenlijke als de hoofdelijke aansprakelijkheidsverklaring (bijlage 1.E). Inschrijven als hoofdaannemer met onderaannemer(s) Indien een Inschrijver voornemens is een gedeelte van de Opdracht in onderaanneming te laten uitvoeren, dient hij duidelijk in de Inschrijving op te nemen welk deel van de Opdracht de onderaannemer eventueel zal uitvoeren en welke Ondernemers hij voorstelt. De mededeling over onderaanneming laat de (hoofd)aansprakelijkheid van de Inschrijver onverlet. Nadat de Overeenkomst is gegund, kan alleen met nieuwe onderaannemers worden gewerkt na schriftelijke toestemming van de Aanbestedende Dienst. Toestemming wordt onthouden in het geval sprake is van uitsluitingsgronden in de zin van artikel 2.86 Aanbestedingswet 2012 van 1 november 2012 (Stb. 542). Beschrijvend Document, kenmerk REG 19 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

129 7. Kwalificatie Inschrijver Dit hoofdstuk heeft betrekking op de persoonlijke situatie van Inschrijver Algemeen In artikel 2.86 en 2.87 Aanbestedingswet 2012 (Stb. 542) staan de door de Aanbestedende Dienst te hanteren uitsluitingsgronden opgesomd. In paragraaf 7.2 is aangegeven hoe de Aanbestedende Dienst met deze uitsluitingsgronden zal omgaan. De geschiktheid van Inschrijver om gedurende de contractperiode de Opdracht uit te voeren, wordt bepaald aan de hand van minimum eisen ten aanzien van de economische en financiële draagkracht en de technische bekwaamheid. Inschrijver dient te voldoen aan de door de Aanbestedende Dienst gevraagde geschiktheidseisen en de daarbij behorende dan wel gevraagde verklaringen (in de paragrafen 7.3 t/m 7.4). Door rechtsgeldige ondertekening van de Eigen Verklaring (bijlage I.A) geeft Inschrijver aan dat hij voldoet aan het gestelde in de paragrafen 7.3 t/m 7.4. Van de Inschrijver aan wie de Opdracht gegund zal worden, zal de Aanbestedende Dienst overlegging van de bewijsstukken en/of ondertekende verklaringen opeisen. Indien de winnende Inschrijver hiertoe niet in staat is, zal de Inschrijving ter zijde worden gelegd en zal, voor wat betreft de overige Inschrijvingen, een herbeoordeling op basis van de vooraf bekend gemaakte gunningscriteria plaatsvinden. Vervolgens zal aan de alsdan winnende Inschrijver (voorlopig) worden gegund, na overlegging van de door de Aanbestedende Dienst opgeëiste bewijsstukken en/of rechtsgeldig ondertekende verklaringen. De Aanbestedende Dienst kan de door Inschrijver in het kader van deze aanbesteding verstrekte informatie op juistheid en volledigheid (laten) controleren. Het onjuist verstrekken van informatie en / of invullen van de formulieren kan door de Aanbestedende Dienst worden aangemerkt als het afleggen van een valse verklaring en kan leiden tot uitsluiting van de verdere deelname aan de aanbesteding Uitsluitingsgronden De Aanbestedende Dienst wenst uitsluitend zaken te doen met ondernemingen waarvan de integriteit vaststaat. Ten bewijze dat een Inschrijver niet in een van de omstandigheden vermeld in artikel 2.86 en 2.87 van de Aanbestedingswet 2012 verkeert, ontvangt de Aanbestedende Dienst van u de rechtsgeldig ondertekende Eigen Verklaring zoals opgenomen in bijlage I.A op grond waarvan kan worden gesteld dat gronden voor uitsluiting niet op de Inschrijver van toepassing zijn. Van de Inschrijver aan wie de Opdracht gegund zal worden, zal de Aanbestedende Dienst overlegging van bewijsstukken, als bedoeld in artikel 2.89 van de Aanbestedingswet, met betrekking tot de omstandigheden zoals bedoeld in artikel 2.86 en 2.87 van de Aanbestedingswet 2012 opeisen. (zie paragraaf 7.1). De bewijsstukken dienen op eerste verzoek daartoe binnen 10 kalenderdagen te worden aangeleverd bij de Aanbestedende Dienst. Bewijsstukken betreffende Uitsluitingsgronden: Gedragsverklaring aanbesteden; Verklaring Belastingdienst; Uittreksel van de Kamer van Koophandel. Indien Inschrijver nog niet beschikt over een gedragsverklaring aanbesteden, is het advies om deze voortijdig aan te vragen dit i.v.m. verwachte lange levertijd. Beschrijvend Document, kenmerk REG 20 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

130 Een aanvraag om de afgifte van een gedragsverklaring aanbesteden wordt ingediend door degene omtrent wiens gedrag een verklaring wordt gevraagd of door een vertegenwoordiger van de rechtspersoon omtrent wiens gedrag een verklaring wordt gevraagd. Dienst Justis is de uitvoeringsinstantie die namens de Minister van Veiligheid en Justitie de aanvraag in ontvangst neemt en behandelt. Zie voor meer informatie De gedragsverklaring aanbesteden mag niet ouder zijn dan twee jaar op het moment van sluitingsdatum van de Inschrijvingen. De Verklaring Belastingdienst en het Uittreksel van de Kamer van Koophandel mogen niet ouder zijn dan 6 maanden op het moment van sluitingsdatum van de Inschrijvingen. Inschrijving door een combinatie en inzet van onderaannemers Indien wordt ingeschreven als combinatie dient ieder lid van die combinatie te voldoen aan de voorschriften met betrekking tot de uitsluitingsgronden en de daarbij behorende Eigen Verklaring in deze paragraaf. Indien Inschrijver een beroep doet op een onderaannemer voor het voldoen aan de gestelde eisen ten aanzien van financieel/economische draagkracht, dan wel technische en beroepsbekwaamheid dan dient deze onderaannemer eveneens te voldoen aan de voorschriften met betrekking tot de uitsluitingsgronden en de daarbij behorende Eigen Verklaring in deze paragraaf Financiële en economische draagkracht Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering De Aanbestedende Dienst verlangt een adequate verzekering. De inschrijver dient (bij aanvang van de opdracht en gedurende de looptijd ervan) minimaal de navolgende verzekeringen met genoemde verzekerde sommen en eigen risico s te hebben afgesloten. Een verzekering voor de algemene aansprakelijkheid met minimaal een dekking van ,- per gebeurtenis (ongeacht het aantal gebeurtenissen) en met een maximum van ,- per jaar. Het eigen risico bedraagt hierbij maximaal 2.500,- per gebeurtenis. Een verzekering voor de beroepsaansprakelijkheid met minimaal een dekking van ,- per gebeurtenis (ongeacht het aantal gebeurtenissen) met een maximum van ,- per jaar. Het eigen risico bedraagt hierbij maximaal 2.500,- per gebeurtenis. De aansprakelijkheid van de inschrijver wordt hierdoor beperkt conform bovengenoemde verzekerde bedragen en geldt voor alle schades. De Opdrachtnemer zal desgevraagd een afschrift van de polis van de door hem afgesloten verzekering aan de Opdrachtgever verstrekken. Inschrijver dient dit middels de Eigen Verklaring bij onderdeel 4 (bijlage 1.A) te verklaren. Te leveren bewijsstukken op moment dat de Aanbestedende Dienst dit verlangt (zie paragraaf 7.2) Inschrijver dient na gunningsbeslissing te beschikken over een dergelijke verzekering en dient dan de volgende bewijsstukken binnen 10 kalenderdagen te overleggen: een kopie van een certificaat van de verzekeringspolis waaruit blijkt dat de verzekering aan de gestelde vereisten voldoet en geldig is; en een verklaring van de verzekeringsmaatschappij dat aan de betaling van de verzekeringspremie is voldaan. Beroep op de middelen van een derde of concern Inschrijvers kunnen zich voor het aantonen van hun financiële en economische draagkracht beroepen op de financiële middelen van een derde, zoals een onderaannemer, een moeder- of een zustermaatschappij. Deze derde dient samen met Inschrijver voor het geheel te voldoen aan bovenstaand(e) minimum eis(en). In dit geval dient dit duidelijk opgegeven te worden in bijlage F van de Eigen Verklaring uit Bijlage 1A. De derde (niet zijnde holding of moederconcern) dient een verklaring te ondertekenen welke bij Inschrijving ingediend dient te worden (zie bijlage I.B Verklaring derde - Ter beschikking stellen van Beschrijvend Document, kenmerk REG 21 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

131 middelen ), waarin deze derde verklaart jegens Opdrachtgever garant te staan voor de uit de te sluiten Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen. In het geval dat een derde voor de uitvoering van de Opdracht garant staat voor de financiële en economische draagkracht van de Inschrijver, mogen de verzekeringen van die derde worden opgegeven voor het voldoen aan de eisen ten aanzien van financiële en economische draagkracht. Voor deze derde gelden onverkort alle eisen en voorwaarden ten aanzien van bewijsmiddelen zoals die in deze paragraaf en in paragraaf 7.1 en paragraaf 7.2 voor de Inschrijver zijn genoemd. Bij een beroep op de verzekering van een derde geldt daarnaast dat uit de overlegde bewijsmiddelen moet blijken dat de opgegeven verzekering inderdaad de vereiste dekking biedt voor Inschrijver (Inschrijver dient in de verzekeringspolis opgenomen te zijn). Concerngarantie Indien Inschrijver zich op de middelen van een holding of moederconcern beroept, dient dit door Inschrijver op de Eigen Verklaring (bijlage 1.A) vermeld te worden. Daarnaast dient een door de holding of moederconcern ondertekende Concerngarantie (bijlage 1.C) ingediend te worden bij de Inschrijving Technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid Kerncompetenties en referenties Door Aanbestedende Dienst zijn de volgende kerncompetenties vastgesteld, benodigd voor het toetsen van technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid, overeenkomend met essentiële punten van de Opdracht. Gevraagde kerncompetenties: Inschrijver is in staat de advisering over en uitvoering van de interim- en jaarrekeningcontrole voor een gemeenschappelijke regeling of gemeente en B.V.op een adequate wijze uit te voeren conform de geldende wet- en regelgeving. Kennis van en ervaring met het uitvoeren van accountantsdiensten in een omgeving die vergelijkbaar is qua omvang en aantal medewerkers, diversiteit en complexiteit met Aanbestedende Dienst. Kennis van en ervaring met de branche, regelgeving en actuele ontwikkelingen waar Aanbestedende Dienst zich in beweegt. Kennis van en ervaring met het uitvoeren van accountantsdiensten bij decentrale Overheidsorganisaties (lokaal bestuur). Door middel van een referentie toont Inschrijver aan over bovenstaande kerncompetenties te beschikken en daarmee over voldoende deskundigheid en ervaring te beschikken met betrekking tot de onderhavige aanbesteding. Inschrijver dient doormiddel van het overleggen van één referentie per kerncompetentie aan te tonen dat voldaan wordt aan de gestelde kerncompetenties. Indien met één referentieopdracht alle kerncompetenties kunnen worden aangetoond volstaat één referent. De referenties dienen gedurende de afgelopen drie jaren te zijn verricht/uitgevoerd (terug te rekenen vanaf sluitingsdatum van Inschrijving). De gevraagde referentie behoeft niet naar aard, hoeveelheid of omvang en het doel van de uitgevraagde Opdracht gelijk te zijn, maar wel vergelijkbaar. Een referentieopdracht behoeft niet afgerond te zijn, maar dient wel minimaal twee afgeronde controlejaren te beslaan en dient aan de gestelde Opdrachtwaarde te voldoen. Inschrijver wordt geacht over de gestelde kerncompetentie te beschikken waarbij de ingediende referentie(s) aan de volgende eisen moeten voldoen: De referentie is vergelijkbaar met de werkzaamheden uit paragraaf 2.2 en bijlage 5 van dit Beschrijvend Document. Als minimumeis geldt dat de Opdrachtwaarde van een referentie tenminste ,- exclusief BTW bedraagt. Uit de beschrijving van de opgegeven referentie blijkt dat Inschrijver voldoet aan de corresponderende kerncompetenties. Beschrijvend Document, kenmerk REG 22 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

132 Inschrijver dient de Verklaring Referentie, zoals opgenomen in bijlage 1.D, in objectieve bewoordingen in te vullen. De Aanbestedende dienst behoudt zich wel het recht voor informatie in te winnen bij de referent en de referentie op juistheid te toetsen Geschiktheidseisen met betrekking tot beroepsbekwaamheid De aanbestedende dienst stelt de volgende geschiktheidseisen met betrekking tot beroepsbekwaamheid (Bijlage 1.A Eigen Verklaring): Het verrichten van de dienst is voorbehouden aan de beroepsgroep der Registeraccountants ((als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek (Accountantsadministratieconsulenten met certificerende bevoegdheid)). De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). De inschrijver moet volgens de eisen die gelden in het land waar hij is gevestigd ingeschreven zijn in het beroepenregister of handelsregister. Uit het uittreksel uit het handelsregister moet duidelijk de wettelijke tekenbevoegdheid van personen blijken. De inschrijver dient te zijn ingeschreven in het accountantsregister van de Nederlandse beroepsorganisatie van Accountants. De inschrijver is verplicht de vigerende gedrags- en beroepsregels van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) volledig na te leven. De inschrijver verklaart die verplichtingen steeds volledig te zullen respecteren. Op eerste verzoek van de aanbestedende dienst verstrekt de inschrijver binnen 10 (tien) kalenderdagen na dat verzoek een kopie van een actueel uittreksel uit het handelsregister bij de Kamer van Koophandel of gelijkwaardig als bewijs. Het uittreksel mag niet eerder gedateerd zijn dan 6 maanden voor de aanbestedingsdatum. Ook verstrekt de inschrijver indien de Opdrachtgever dit wensen een bewijs van Inschrijving in het accountantsregister van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) Kwaliteitszorg en -borging Door rechtsgeldige ondertekening van de Eigen Verklaring voldoet Inschrijver aan het volgende: Opgave is vereist van de maatregelen die worden getroffen om kwaliteit te borgen. Te leveren bewijsstukken binnen 10 kalenderdagen na voornemen tot gunning: 1. Kwaliteitskeurmerk Inschrijver is in het bezit van het volgende kwaliteitskeurmerk: ISO 9001 (of de opvolger daarvan) of kan op andere wijze aantonen dat de onderneming een kwaliteitsbeleid hanteert om een kwalitatief goed prestatie te kunnen leveren. Inschrijver dient te beschikken over een kwaliteitsborgsysteem volgens de Europese normenreeks EN ISO-9001:2008 of 2015), waarin tenminste de volgende onderwerpen (cumulatieve eisen) zijn beschreven: 1. Kwaliteitsmanagement a. Algemene eisen ten aanzien van kwaliteit b. Documentatie eisen; vastlegging procedures en werkwijzen 2. Directieverantwoordelijkheid a. Betrokkenheid directie b. Klantgerichtheid; bepaling behoefte en verwachtingen klanten c. Kwaliteitsbeleid onderneming d. Planning: meten voortgang doelstellingen e. Delegatie van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden 3. Management van middelen: opleiding, training, faciliteiten 4. Uitvoering van de werkzaamheden: a. Proces beschrijving b. Klanteneisen c. Inkoop van goederen en diensten t.b.v. uitvoering werkzaamheden d. Procescontrole e. Beheersing van controlemiddelen (kallibratie meetapparatuur) 5. Meting, analyse en verbeteringen a. Wijze van vastlegging kwaliteitsmeting b. Klanttevredenheid meting c. Afwijkende producten Beschrijvend Document, kenmerk REG 23 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

133 d. Analyse van kwaliteitsgegevens e. Verbeter proces Inschrijver kan aantonen dat aan bovenstaande Geschiktheidseis wordt voldaan door: een geldig certificaat volgens de Europese normen EN ISO-9001:2008 of 2015 dat is opgesteld door een onafhankelijke certificatie instelling of uitgegeven door instanties die voldoen aan de Europese normenreeks voor certificering; of gelijkwaardige certificering(en) of verklaring(en) (niet ouder dan één jaar) inhoudende dat de kwaliteitsborging voldoet aan de normen van de ISO-9000 voor de hierboven omschreven aspecten. Deze certificering of verklaring dient rechtsgeldig ondertekend te zijn door: o een onafhankelijke (kwaliteits) auditor die ingeschreven staat in het International Register of Certificated Auditors (IRCA), of o een certificatie instelling die geaccrediteerd is tegen de norm ISO/ICE17021 voor het certificeren van kwaliteitsborgsystemen; of een beschrijving van het werkende kwaliteitssysteem dat gelijkwaardig is aan de normen van de ISO-9001:2008 of 2015 voor de hierboven omschreven aspecten, waarin in ieder geval is opgenomen: o (de inhoudsopgave van) het vigerende interne kwaliteitshandboek; o rapportages van recente en regelmatige, door een onafhankelijke derde uitgevoerde kwaliteitsaudits of andere bewijzen van het continu toetsen van de kwaliteit; of andere bewijzen van maatregelen ter borging van de kwaliteit gelijkwaardig aan de ISO-9001:2008 of 2015 ten grondslag liggende eisen voor de hiervoor omschreven aspecten (ter uitsluitende beoordeling van de Aanbestedende Dienst). Het bewijsstuk dient tenminste de volgende informatie te bevatten: norm; scope; datum van uitgifte; expiratiedatum. Op de inleverdatum van de Inschrijving mag de expiratiedatum van het certificaat of verklaring(en) niet zijn gepasseerd. Beschrijvend Document, kenmerk REG 24 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

134 8. Programma van Eisen en wensen 8.1. Conformiteit Eisen Alle in de Aanbestedingsdocumenten gestelde eisen gelden als knock-out criterium, hetgeen inhoudt dat wanneer Inschrijver niet voldoet, slechts deels of voorwaardelijk voldoet of niet heeft aangegeven dat hij voldoet aan de gestelde eisen, dit leidt tot het terzijde leggen van de Inschrijving. De betreffende Inschrijver komt alsdan niet meer voor gunning in aanmerking. Ook indien anderszins uit de Inschrijving blijkt dat niet, niet geheel of niet onvoorwaardelijk wordt voldaan aan een van de eisen, wordt de Inschrijving terzijde gelegd en komt betreffende Inschrijver niet meer voor gunning in aanmerking Programma van Eisen / beschrijving van de opdracht De minimale eisen voor de uitvoering van de Opdracht zijn opgenomen in bijlagen 7 (opdrachtomschrijving per organisatie) en bij de toelichting op de sub-gunningcriteria kwaliteit. Door het indienen van een Inschrijving verklaard Inschrijver akkoord te gaan met de minimale eisen en aandachtspunten zoals in bijlage 5 en bij de uitwerking van de sub-gunningcriteria kwaliteit in te stemmen Programma van Wensen Nadat de Inschrijver volledig aan alle (minimum)eisen heeft voldaan, kan de Inschrijving worden beoordeeld. Zoals uit hoofdstuk 9 zal blijken, worden de Inschrijvingen beoordeeld op beste prijs- kwaliteit verhouding, waarmee zowel de prijs alsmede de kwaliteit wordt beoordeeld. Bij het aspect kwaliteit kan de Inschrijver de benodigde punten scoren door zo goed mogelijk invulling te geven aan de benoemde sub-gunningcriteria 2 A t/m E genoemd in paragraaf 9.2. Voorts kunnen punten worden gescoord door Inschrijver door het geven van een presentatie (sub-gunningcriteria 3). In hoofdstuk 9 is de beoordeling van de Kwaliteit nader omschreven. Beschrijvend Document, kenmerk REG 25 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

135 9. Beoordeling Inschrijvingen 9.1. Beoordelingsprocedure De Aanbestedende Dienst stelt een procesbegeleider aan, dit is een inkoopadviseur van het Servicecentrum Drechtsteden. Deze begeleidt de gehele beoordelingsprocedure. Het niet voldoen aan een minimumeis leidt tot onmiddellijke uitsluiting van de betreffende aanbieding en van verdere beoordeling. De beoordeling vindt plaats in vier onderscheiden verrichtingen: 1. Controleren op volledigheid en geldigheid Inschrijvingen; 2. Vaststellen en controleren Eigen Verklaring; 3. Beoordelen geschiktheid Inschrijvers; 4. Beoordelen van de Inschrijvingen. Van de Inschrijvingen die niet op grond van de controle op volledigheid en geldigheid terzijde zijn gelegd, wordt de aanwezigheid en rechtsgeldige ondertekening van de Eigen Verklaring (bijlage 1.A) gecontroleerd. De Inschrijvers die dan nog overblijven, worden getoetst op de geschiktheidseisen. Van de geschikte Inschrijvers wordt vervolgens de Inschrijving zelf beoordeeld. Voor de beoordeling van de ingekomen Inschrijvingen stelt de Aanbestedende Dienst een beoordelingscommissie aan. Deze commissie bestaat uit: Een vertegenwoordiger vanuit elke auditcommissie (beoordelend). Elke vertegenwoordiger van een auditcommissie kan zich laten adviseren door een adviseur (bijvoorbeeld concerncontroller). Deze adviseurs hebben enkel een adviesrol en brengen geen beoordeling uit. Inkoopadviseur (procesbegeleider) De beoordelingscommissie beoordeelt de ingekomen Inschrijvingen op alle gunningscriteria conform de beoordelingssystematiek zoals in hoofdstuk 9 omschreven Gunningscriterium De Opdracht wordt gegund aan de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) gelet op de gunningscriteria Prijs en Kwaliteit. Gunning vindt plaats aan de Inschrijver die voldoet aan de in dit Beschrijvend Document gestelde eisen en die de Economisch Meest Voordelige Inschrijving voor alle onderdelen tezamen heeft gedaan. De Offertes worden beoordeeld aan de hand van onderstaande gunningcriteria: Nr. Criterium Waardering maximaal 1 Prijs 30 punten 1A Prijs met als uitgangspunt dat de accountant conform NV COS punten gebruik kan maken van de werkzaamheden van de interne auditfunctie 1B Prijs gebaseerd op de huidige situatie waarin ieder organisatie een 15 punten verbijzonderde interne (rechtmatigheids)controle heeft ingericht en de accountant geen gebruik kan maken van de werkzaamheden van de interne auditfunctie op grond van NV COS Kwaliteit 70 punten 2A Visie accountant op samenwerking in het netwerk Drechtsteden en Zuid- 10 punten Holland Zuid 2B Controle aanpak 20 punten Beschrijvend Document, kenmerk REG 26 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

136 2C Visie op en wijze van invulling natuurlijke adviesfunctie 15 punten 2D Visie op en aantoonbare kwaliteit accountantscontrole 5 punten 2E Teamsamenstelling 10 punten 3 Presentatie 10 punten Totaal 100 punten Ad 1: Prijs De inschrijver wordt gevraagd om een tweetal prijzen voor de contractperiode inclusief mogelijke verlengingsjaren: A. Een prijs met als uitgangspunt dat de accountant conform NV COS 610 gebruik kan maken van de werkzaamheden van de interne auditfunctie. B. en een prijs gebaseerd op de huidige situatie waarin ieder organisatie een verbijzonderde interne (rechtmatigheids)controle heeft ingericht en de accountant geen gebruik kan maken van de werkzaamheden van de interne auditfunctie op grond van NV COS 610. Overige uitgangspunten voor uw prijs zijn: Het niet bekend zijn met de situatie bij de organisaties kan nimmer aanleiding zijn tot verrekening of aanpassing van de prijs. De voor de jaarrekening geldende wet en regelgeving (onder meer op het gebied van verslaggeving, fiscaliteit, rechtmatigheid e.d.) op de datum van publicatie van het aanbestedingsdocument. De op de datum van het aanbestedingsdocument al gepubliceerde voorgenomen wijzigingen in wet- en regelgeving, die voor de contractperiode zullen gaan gelden. Bijvoorbeeld de voorgenomen wijzigingen in het BBV en invoering VPB. De op de datum van het aanbestedingsdocument laatst (door de raad) vastgestelde controleprotocol en normenkader voor rechtmatigheid. In de prijs is rekening gehouden met de door de accountant ingeschatte noodzakelijke inzet van specialisten. Bijvoorbeeld fiscalisten (sub-specialisme BTW, VPB, e.d.), gekwalificeerde ITauditors (Register EDP-auditors),waarderingsrekeningen (sub-specialismen zoals bijvoorbeeld vastgoed, financiële instrumenten / derivaten e.d.). Aanpassing van de prijs tijdens de contractperiode, inclusief optionele verlengingsjaren is alleen mogelijk als er sprake is van significante wijzigingen in de wet en regelgeving die van invloed is op de jaarverslaggeving door de organisaties (zoals BBV, rechtmatigheid, fiscaliteit e.d.). Een wijziging wordt als significant aangemerkt als de wijziging leidt tot een uitbreiding van de controlewerkzaamheden door de accountant van meer dan 10% van het in de offerte opgenomen totaal aantal uren voor de opdracht èn meer dan 10% van de totaalprijs. Wijzigingen in de regelgeving ten aanzien van de (kwaliteit van de) accountantscontrole en/of wijzigingen van de eisen die de toezichthouder stelt aan de kwaliteit van de accountantscontrole gedurende de contractperiode kunnen niet leiden tot aanpassing van de prijs. De opdracht kan eenzijdig vanuit de Opdrachtgever worden verlengd (twee keer optie tot verlenging met één jaar). Genoemde prijzen en tarieven zijn exclusief btw en inclusief overige kosten (o.a. reis-, verblijf- en kantoorkosten). Wij vragen u een specificatie (conform bijlage 3) van de prijs te leveren waarin u inzicht geeft in: de uren en tarieven per functieniveau in het auditteam en specialisten. de door de accountant noodzakelijk geachte inzet van specialisten. wat de kosten per deelnemende gemeente, GR of B.V. zijn en hoe deze zijn opgebouwd (uitsplitsing naar uren en inzet medewerkers (functies). Meerwerk kan enkel na het volgen van de voorgeschreven procedure en schriftelijke opdrachtverlening door Opdrachtgever plaats vinden tegen de in de begroting opgenomen (uur)tarieven. Beschrijvend Document, kenmerk REG 27 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

137 De beoordeling vindt als volgt plaats: aan de laagste totaal prijs per variant (conform NV COS 610 wel of geen gebruik kunnen maken van de interne audit functie) worden respectievelijk 15 en 15 punten toegekend; aan de overige Inschrijvingen worden naar rato punten toegekend; Naar rato houdt in dat het procentuele verschil tussen de totaalprijs van de betreffende Inschrijver ten opzicht van de totaalprijs van de Inschrijver met de laagste prijs wordt gehanteerd om het aantal punten te berekenen. Als de totaalprijs van de betreffende Inschrijver 3% duurder is dan de laagste prijs, worden aan die Offerte 15 punten -/- (3% van 15 =) 0.45 punt = punten toegekend. De punten worden afgerond op twee decimalen. Uitgangspunt procedure meerwerk Voor zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer is het van belang om heldere afspraken te maken omtrent het in opdracht geven en kunnen factureren van meerwerk. In beginsel is er geen mogelijkheid tot meerwerk. U dient bij uw prijsstelling uit te gaan de benodigde uren en inzet van medewerkers zoals door u verwoord in in uw uitwerking van het kwaliteitscriterium 2E Team samenstelling. Indien er sprake is van meerwerk gelden de volgende randvoorwaarden: Er zal alleen worden betaald indien sprake van meerwerk is conform de volgende voorwaarden: Vooraf (voor uitvoering van de werkzaamheden) overleg heeft plaatsgevonden met de Opdrachtgever (concerncontroller of andere functionaris) over: -Oorzaak en aard van de uit voeren extra werkzaamheden. -De raming van de prijs voor het meerwerk, inclusief specificatie van uren per functie. -De gemaakte afspraken over het meerwerk worden binnen één week na het overleg met de concerncontroller schriftelijk bevestigd (brief of ) aan de Opdrachtgever (concerncontroller of andere functionaris). - Opdrachtgever (concerncontroller of andere functionaris) dient schriftelijk akkoord te geven op het uit te voeren meerwerk. -Voor advies(meer)werkzaamheden, die niet vallen onder de natuurlijke adviesfunctie, wordt altijd vooraf een prijsindicatie afgegeven die schriftelijk wordt bevestigd door de Opdrachtnemer. Opdrachtnemer dient dus vooraf voor zichzelf te bepalen of bepaalde advieswerkzaamheden onder de natuurlijke adviesfunctie vallen of niet. Indien dit niet het geval is dienen de bovengenoemde randvoorwaarden m.b.t. meerwerk in acht te worden genomen. Tevens dient te worden onderbouwd waarom deze betreffende advieswerkzaamheden niet onder de natuurlijke adviesfunctie vallen. Note: Na opdrachtverstrekking kan er door de Opdrachtgever worden besloten een andere procedure voor het verstrekken van meerwerk met u af te stemmen. Ad 2: Kwaliteit Opdrachtgever wil zich een goed beeld kunnen vormen van de wijze waarop inschrijver aankijkt tegen onderhavige opdracht. Inschrijver dient te beschrijven op welke wijze Inschrijver invulling zal geven aan de kwaliteit, onderverdeeld naar de volgende sub-criteria. A. Visie van de Inschrijver op de samenwerking in het netwerk Drechtsteden en Zuid-Holland Zuid B. Controle aanpak C. Visie van de Inschrijver op zijn natuurlijke adviesfunctie en wijze hoe hij daar invulling aan geeft D. Visie van de Inschrijver op een aantoonbare kwaliteit accountantscontrole E. Teamsamenstelling (incl. visie op inzet specialisten) De visie op de opgave rekening houdend met bovenstaande punten heeft een maximale omvang van 10 pagina s A4. Lettertype Arial. Lettergrootte 10. Beschrijvend Document, kenmerk REG 28 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

138 A. Visie van de Inschrijver op samenwerking in het netwerk Drechtsteden en Zuid-Holland Zuid Inschrijver dient vanuit zijn professie zijn visie te geven op de samenwerking in het netwerk Drechtsteden en Zuid-Holland Zuid. Inschrijver heeft daarbij minimaal aandacht voor: Visie op de toekomstige ontwikkeling van samenwerkingsverbanden in het lokaal bestuur in het algemeen en specifiek op het samenwerkingsverband Drechtsteden over 5 jaar (stip op de horizon). Benoem kansen en mogelijkheden die de samenwerking binnen het netwerk raken in relatie tot ontwikkelingen die op gemeenten en GR'en afkomen; Oog voor risico's die samen hangen met de steeds intensievere vorm van samenwerken binnen het netwerk in relatie tot de ambities en opgaven die gemeenten en GR'enhebben; De rol als controlerend accountant van de individuele organisaties in het Netwerk Drechtsteden en specifiek op: o omgaan met tegengestelde belangen tussen de partners in het Netwerk Drechtsteden en Zuid-Holland Zuid o omgaan met het spanningsveld tussen de geheimhoudingsplicht en de signalerende rol als controlerend accountant binnen het Netwerk Drechtsteden en Zuid-Holland Zuid B. Controle aanpak Inschrijver geeft een beknopte beschrijving van de controle aanpak, met als aandachtspunten: Algemene aanpak van de accountantscontrole Specifieke aanpak van de accountantscontrole voor het netwerk Drechtsteden Inzet van specialisten Communicatie van bevindingen en rapportagemomenten Houding van de accountant in contacten met de gemeenteraad, bestuur, directie/management en ambtelijke organisatie Relatie met de interne (rechtmatigheids)controle en/of interne auditfunctie Afstemming met de organisatie over benodigde interne voorbereiding en aanlevering opsteldossier Visie op een zo efficiënt mogelijke werkwijze bij de totstandkoming van de assurance verklaring (GRD/SCD). Specifieke aanpak accountantscontrole voor het netwerk Drechtsteden De organisaties in het netwerk Drechtsteden (en Zuid-Holland Zuid) kenmerken zich door een sterke onderlinge verwevenheid van de (financiële) processen en activiteiten van de gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen. Denk hierbij aan de samenwerking op ondersteunende processen zoals P&O, salarisadministratie, financiële administratie, inkoop, juridische advisering in het Service Centrum Drechtsteden en het uitvoeren van taken of overdragen van taken zoals de belastingheffing (Gemeente Belastingen Drechtsteden / SVHW) en het sociale domein (Sociale Dienst Drechtsteden). De verschillende controles van processen, specifieke verantwoordingen en jaarrekeningen zijn onderling sterk van elkaar afhankelijk. Gemeenten ontvangen van andere organisaties diverse verklaringen, die relevant zijn in het kader van de controle van de jaarrekening. Denk hierbij aan: 1. Van GRD/SDD: controleverklaring overgedragen regelingen per gemeente 2. Van GRD/SCD: systeemverklaring met oordeel over kwaliteit van en interne controle op de gegevensverwerking bij het SCD 3. Van GRD/GBD (of SVHW): consolidatieverklaring jaarlijkse opgave belastingopbrengsten per gemeente. De door de Opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden, inclusief de daaropvolgende verslaglegging, moeten de planningen van de Opdrachtgever volgen en voldoen aan de vastgestelde wettelijke termijnen. Beschrijvend Document, kenmerk REG 29 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

139 Inzet van specialisten Accountants zetten in de controle van de jaarrekening diverse specialisten in. Bijvoorbeeld fiscalisten (sub-specialismen: BTW, VPB, e.d.), gekwalificeerde IT-auditors (Register EDPauditors), waarderingsrekeningen (sub-specialismen: zoals vastgoed, financiële instrumenten / derivaten, e.d.). Inschrijver wordt gevraagd om op grond van de (overige) uitgangspunten die hiervoor zijn genoemd bij het criterium prijs (o.a. wet- en regelgeving) een beschrijving te geven van de door de Inschrijver noodzakelijk geachte inzet van specialisten voor de controle van de jaarrekening van de Opdrachtgevers Helderheid rapportage / Interactie met de gemeenteraad Uw adviezen aan de gemeenteraad zullen tegelijk begrijpelijk en uitnodigend moeten zijn, zodat ook een onervaren raadslid gestimuleerd wordt de juiste discussie te voeren. Daartoe zien wij als onderdeel van uw offerte graag een voorbeeld van hoe u bestuurlijke rapportages vorm en inhoud wilt geven. Belangrijk voor de gemeenteraad is het voeren van een open discussie met het college. Hiervoor is nodig dat de controle-informatie tijdig en transparant beschikbaar is, en dat de accountant snel en objectief kan antwoorden op verzoeken om verdieping of een second opinion. Graag zien wij in uw offerte expliciet gemaakt op welke wijze u de gemeenteraad hierin kan faciliteren, zo concreet als mogelijk. Relatie met de intern (rechtmatigheids)controle en/of interne auditfunctie Iedere organisatie heeft een verbijzonderde interne (rechtmatigheids)controle ingericht. Binnen de Drechtsteden wordt in beperkte mate samengewerkt op het gebied in interne audits. De samenwerking is vooral gericht op kennisdeling en afstemming van de controleaanpak. Landelijk is er discussie tussen VNG en NBA, Ministeries BZK en Financiën over de accountantscontrole bij lokale overheden (rapport commissie Depla) en over toepassing van de nadere voorschriften controle en overige standaarden 610 'Gebruik maken van de werkzaamheden van interne auditors' (NV COS 610). Binnen de Drechtsteden wordt nagedacht over het groeien naar een niveau van de interne auditfunctie waarbij de accountant conform NV COS 610 gebruik kan maken van de werkzaamheden van de interne auditfunctie. De Inschrijver wordt gevraagd in de offerte haar visie op te nemen op de landelijke discussie over de accountantscontrole bij lokale overheden en de toepassing van NV COS 610 bij lokale overheden in het algemeen. Specifiek vragen wij uw visie op de mogelijkheid van de organisaties om toe te groeien naar een niveau van de interne auditfunctie waarbij de accountant conform NV COS 610 gebruik kan maken van de werkzaamheden van de interne auditfunctie en de rol die u hierbij als controlerend accountant voor uzelf ziet. Afstemming met de organisatie over benodigde interne voorbereiding en aanlevering opsteldossier De Inschrijver dient minimaal aan te geven op welke wijze hij verwacht hoe de Opdrachtgever het opsteldossier aanlevert. Indien Inschrijver hiervoor een (digitaal) systeem voorschrijft dient te worden aangegeven welk systeem hier voor gebruikt wordt en hoe gebruiksvriendelijk dat systeem is voor de Opdrachtgever. C. Visie op en wijze van invulling natuurlijke adviesfunctie Inschrijver dient zijn visie op de invulling van de natuurlijke adviesfunctie als controlerend accountant van de organisaties in het netwerk Drechtsteden te geven waarbij minimaal aandacht is voor: een beschrijving van de werkzaamheden die de accountant aanbiedt in het kader van de natuurlijke adviesfunctie o gericht op algemene ontwikkelingen die relevant zijn voor de organisaties in het netwerk o specifiek gerelateerd zijn aan de controlerende functie van de accountant een concrete uitwerking van wat wel en wat niet onder de natuurlijke adviesfunctie valt, minimaal te specificeren naar: o klankbord functie gemeenteraad, bestuur, directie/management en organisatie Beschrijvend Document, kenmerk REG 30 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

140 o gevraagd en ongevraagd advies over algemene ontwikkelingen of op basis van controlebevindingen o beantwoording van algemene en/of specifieke vragen per mail en telefoon op bestuurlijk en/of ambtelijk niveau o overige werkzaamheden Helderheid rapportage / Interactie met de gemeenteraad / houding en gedrag. Jaarlijks minimaal 1x per jaar de gemeenteraad / AB en concerncontrollers bijpraten over ontwikkelingen binnen het vakgebied i.r.t. het netwerk Drechtsteden en Zuid-Holland Zuid. In bijlage 5 A t/m M is de behoefte aan rapportage- en overlegmomenten per organisatie opgenomen. Toelichting op de wensen ten aanzien van de natuurlijke adviesfunctie van de organisaties. De organisaties verstaan onder de natuurlijke adviesfunctie minimaal: Alle activiteiten ten behoeve van de Opdrachtgever voor zo ver een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuurlijk en ambtelijk niveau. In dit verband kan worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van uitgebrachte (concept)rapportages. Het gaat om onderwerpen zoals de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico s en dergelijke. Dat zijn adviezen die: o een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; o een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages; o met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; o voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten, GR'en en B.V.'s; o voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; o voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid c.q. wettelijke bepalingen. Een signalerende functie van de controlerend accountant met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico s voor de organisatie is hier van belang. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. De accountant wordt ook gevraagd binnen redelijke termijn na verzoek van de Opdrachtgever (een week en bij calamiteiten direct) beschikbaar te zijn om gevraagd advies te leveren. Ook periodiek overleg (minimaal 1 x per half jaar) met de gemeenteraad, griffie, auditcommissie, college, directie/management en concerncontroller wordt gezien als onderdeel van de natuurlijke adviesfunctie. Deze functie moet dus ruim worden opgevat. D. Visie op een aantoonbare kwaliteit van de accountantscontrole Branche breed zijn accountants zelf zeer kritisch over de cultuur in hun eigen sector: kwaliteit moet boven het maken van zoveel mogelijk winst gaan. Dat schrijven accountants zelf in een eerder uitgebracht rapport "in het publieke belang". De accountantskantoren moeten het publieke belang boven het eigenbelang stellen is de conclusie. Die cultuuromslag is volgens de accountants nodig om de door schandalen beschadigde reputatie van de beroepsgroep te herstellen. Inschrijver dient zijn visie op de door de branche voorgestelde cultuuromslag te geven in relatie tot de kwaliteit van de accountantscontrole binnen het netwerk Drechtsteden en Zuid-Holland Zuid. Inschrijver heeft daarbij specifiek aandacht voor: Visie op ontwikkelingen in de sector en vertaling daarvan naar potentiële impact voor Drechtsteden en Zuid-Holland Zuid; Interne borging bij inschrijver van juiste kennisniveau en kwaliteit van medewerkers; Opgave door Inschrijver waaruit blijkt wat de inschrijver afgelopen 2 jaar intern aan maatregelen heeft genomen om invulling te geven aan de door de branche zelf voorgestelde door te voeren cultuuromslag. Beschrijvend Document, kenmerk REG 31 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

141 E. Teamsamenstelling (inclusief visie op inzet specialisten) Inschrijver dient zijn visie te geven op de teamsamenstelling welke nodig is om gedurende de looptijd van de af te sluiten Overeenkomst de werkzaamheden zoals verwoord in dit aanbestedingsdocument uit te kunnen voeren binnen de kwalificaties die gesteld zijn in dit document en welke vanuit wet- en regelgeving gesteld worden aan de op te leveren producten en dienstverlening. U dient in uw visie (minimaal) expliciet in te gaan op: de samenstelling van het controleteam en de door u in te zetten specialisten (naar subspecialisme). Denk aan fiscalisten (sub-specialismen: BTW, VPB), gekwalificeerde IT-auditors (Register EDP-auditors), waarderingsdeskundigen (sub-specialismen: vastgoed, financiële instrumenten zoals derivaten). Van Inschrijver wordt verwacht een volledig beeld te schetsen voor wat gedurende de looptijd van de Overeenkomst nodig is. de competenties en de kwalificaties van de tekenend auditpartner, de manager/teamleider en de specialisten. Denk hierbij onder meer aan vertegenwoordiging in voor lokale overheden relevante landelijke overleggremia zoals commissie BBV, werkgroep lokale overheid bij NBA, SVLO, e.d.), docentschappen en relevantie publicaties. Op de maatregelen ter beperking van wisselingen in het team en ter waarborging van de kennisoverdracht binnen het team. Het uitgangspunt is dat bij interim- en jaarrekeningcontrole geen wisseling van het controleteam plaatsvindt. De beschikbaarheid tijdens de controleperiodes en contactmomenten. Binnen het team dient een goede kennisoverdracht plaats te vinden en de rolverdeling moet duidelijk zijn. De Opdrachtnemer dient de intentie uit te spreken dat minimaal de verantwoordelijke partner ca / eindverantwoordelijke ca en eerst verantwoordelijke voor de uitvoering van de controle, de eerste drie jaar dezelfde personen blijven. Inzet controleteam(s). Hoe gaat u om met de (continuïteit van) inzet van het / de controleteam(s) binnen het netwerk Drechtsteden en Zuid-Holland Zuid? De Opdrachtnemer is verplicht om in geval van wijziging in het controleteam, aangaande partner, leidinggevende medewerker of kennisintensieve perso(o)n(en), gedurende de looptijd van het contract de Opdrachtgever terstond hiervan in kennis te stellen. De Opdrachtgever heeft het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van de Opdrachtnemer te verlangen een teamlid door een ander persoon te laten vervangen. Daarnaast dient er vanuit de Opdrachtnemer één contactpersoon (de partner) te zijn gedurende de looptijd van het contract als aanspreekpunt voor de gemeenten, GR'en en B.V.. Wellicht ten overvloede melden wij dat u dus ook bij uw prijsstelling rekening dient te houden met de inzet van de door u noodzakelijk geachte in te zetten medewerkers/ functie niveaus en specialisten gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Achteraf meerwerk in rekening brengen doordat u medewerkers / functie niveaus en specialisten heeft ingezet waarvan u geen melding heeft gemaakt in uw visie teamsamenstelling, en dus derhalve uw inziens niet nodig waren voor de uitvoering van deze opdracht is niet mogelijk. Wisseling in uw controleteam kunnen nimmer leiden tot extra kosten voor de Opdrachtgever of tot extra (onnodige) inzet van medewerkers van de Opdrachtgever. Ad 3: Presentatie: Onderdeel van de beoordeling is dat het door u in te zetten controleteam zich aan de hand van een door de Opdrachtgever nader te definiëren casus presenteert aan de Opdrachtgever. Hierbij dient het controle team zich voor te stellen en dient een afvaardiging van dit team de uitgewerkte casus te presenteren. Inschrijver krijgt hiervoor één uur de tijd. Aan de hand van de presentatie beoordeelt Opdrachtgever de kwaliteit van de verantwoordelijk partner en van de controleleider in termen van didactische kwaliteit, overtuigingskracht, politieke sensitiviteit en deskundigheid. De door de aanbieder voorgestelde partner die beoogd gesprekspartner is voor de Opdrachtgever zal de presentatie verzorgen in bijzin van het geselecteerde uitvoerende team. De partner dient daarbij in staat te zijn de materie op bestuurlijk niveau te beschouwen. De presentatie mag in geen geval leiden tot aanvulling of wijziging van de Inschrijving. Beschrijvend Document, kenmerk REG 32 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

142 Toelichting: Presentatie controleteam Het is voor Opdrachtgever van belang dat inschrijver in een kort tijdsbestek de kern van bevindingen over kan brengen. Doorgaans krijgt inschrijver in praktijk zowel voor bevindingen uit de interim controle als voor het jaarrekeningrapport ook beperkt tijd om deze te presenteren aan de gemeenteraad / Algemeen Bestuur. Inschrijver krijgt één uur de tijd voor de presentatie, dat is inclusief het voorstellen van het controleteam. Inschrijver krijgt de gelegenheid om over een nader te ontvangen businesscase in één uur een korte presentatie te geven aan een afvaardiging van de Opdrachtgever(s) en de beoordelingscommissie. Met nadruk wordt gevraagd dat de personen die presenteren tevens de personen zijn die de feitelijke controleopdracht uitvoeren. De presentatie mag in geen geval leiden tot aanvulling of wijziging van de aanbieding. Voor de presentatie zullen alle aanbieders worden uitgenodigd die voldoen aan de gestelde uitsluitings- en minimumeisen. N.B. het is dus niet de bedoeling dat u een bedrijfspresentatie geeft of de offerte presenteert Wijze van beoordeling Beoordeling Het criterium Kwaliteit wordt op de hierboven genoemde kwaliteitscriteria beoordeeld. De weging van de kwaliteitscriteria is in de tabel in paragraaf 9.2 aangegeven. De beoordeling geschiedt door de beoordelingscommissie. Ieder lid van de beoordelingscommissie beoordeelt de inschrijving namens de eigen organisatie. Elk kwaliteitscriterium wordt beoordeeld met een rapportcijfer, waarbij wordt uitgaan van een kwalificatie variërend van 10 (uitstekend) tot 1 (ongeschikt). Het gemiddelde cijfer per kwaliteitscriterium wordt bepaald door de gemiddelde score van de door de leden van de beoordelingscommissie gegeven score per organisatie. Afronding vindt plaats op basis van 2 cijfers na de komma. De behaalde totaal score per onderdeel wordt vermenigvuldigd met de wegingsfactor behorende bij het sub-gunningscriteria. Inschrijvingen die gemiddeld lager scoren als een onvoldoende (cijfer < 6) voor de complete kwaliteitscriteria 2A t/m E komen niet in aanmerking voor de gunning van de opdracht. Bij de beoordeling weegt de gemiddelde score van VRZHZ en Spinel BV voor 1 i.p.v. 2. Na beoordeling van het onderdeel prijs en de kwaliteitsaspecten 2A t/m E worden Inschrijvers uitgenodigd voor de presentatie. Voor de presentatie kunnen ook punten worden verdiend. Na beoordeling van de presentaties wordt de definitieve beoordeling van de Inschrijvingen door de Aanbestedende Dienst afgerond. Wijze van beoordelen Bij de beoordeling van het gunningscriteria kwaliteit door de beoordelingscommissie wordt gebruik gemaakt van een rapportcijfer. Naar mate de Inschrijver meer blijk geeft van kunde of ervaring op de betreffende onderdelen, waarbij sprake is van een goede aansluiting bij de opdracht, zal een hoger rapportcijfer worden toegekend. Op dezelfde wijze kan ook een lager cijfer worden toegekend. De rapportcijfers vertegenwoordigen de navolgende waarde / kwalificaties : 10: Uitstekend (inhoudelijk behandeld en biedt aanzienlijke meerwaarde op het gevraagde kwaliteitscriterium) 9: Zeer goed (inhoudelijk behandeld en biedt extra meerwaarde op het gevraagde kwaliteitscriterium) 8: Goed (inhoudelijk behandeld en dekt het criterium in grote mate af) 7: Ruim voldoende (inhoudelijk behandeld en dekt het criterium voldoende af) 6: Voldoende (inhoudelijk behandeld en dekt het criterium net voldoende af) 5: Net onvoldoende (inhoudelijk behandeld maar dekt het criterium net niet voldoende af) 4: Onvoldoende (inhoudelijk behandeld maar enkele elementen ontbreken of schieten te kort) 3: Ruim onvoldoende (inhoudelijk behandeld maar belangrijke elementen ontbreken of schieten te kort) 2: Zwaar onvoldoende (inhoudelijk niet relevant en heeft totaal geen meerwaarde) 1: Ongeschikt (geen invulling gegeven op het gevraagde criterium) 9.4. Streefdatum gunningsbeslissing Er wordt naar gestreefd om uiterlijk rond de datum genoemd in paragraaf 3.6 de beoordelingen af te ronden en de Inschrijver(s) schriftelijk van het resultaat in kennis te stellen. Beschrijvend Document, kenmerk REG 33 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

143 Nadat de beoordeling heeft plaatsgevonden, zal de voorlopige gunningsbeslissing per brief en per aan Inschrijvers worden medegedeeld. Een dergelijke mededeling houdt geen aanvaarding in van het aanbod van de winnende Inschrijver. Van de Inschrijver aan wie de Opdracht gegund zal worden, zal de Aanbestedende Dienst overlegging van de bewijsstukken en/of ondertekende verklaringen opeisen. Indien de winnende Inschrijver hiertoe niet in staat is, zal de Inschrijving ter zijde worden gelegd en zal, voor wat betreft de overige Inschrijvingen, een herbeoordeling op basis van het vooraf bekend gemaakte Gunningscriterium plaatsvinden. Vervolgens zal aan de alsdan winnende Inschrijver (voorlopig) worden gegund, na overlegging van de door de Aanbestedende Dienst opgeëiste bewijsstukken en/of rechtsgeldig ondertekende verklaringen Precontractuele fase De Aanbestedende Dienst zal een Opdracht op basis van de mededeling van de gunningsbeslissing niet eerder gunnen dan nadat de bezwaartermijn van 20 kalenderdagen na de dag van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing is verstreken. Iedere belanghebbende Inschrijver kan over de afwijzing bij de Aanbestedende Dienst nadere informatie inwinnen. Indien binnen 20 kalenderdagen na de datum van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing bij de voorzieningenrechter in Rotterdam een kort geding aanhangig is gemaakt tegen de mededeling van de gunningsbeslissing van de Aanbestedende Dienst, door middel van een betekende dagvaarding, zal de Aanbestedende Dienst niet overgaan tot gunning van de Opdracht voordat in de eerste aanleg vonnis wordt gewezen. Indien van dit vonnis hoger beroep wordt aangetekend dan wel een bodemprocedure wordt aangespannen, schort dit de termijn niet per definitie op. Door in te schrijven op deze aanbesteding verklaren Inschrijvers zich er voorts mee akkoord dat, indien één van de Inschrijvers een voorlopige voorziening wenst inzake de mededeling van de gunningsbeslissing, een andere Inschrijver die eveneens een voorlopige voorziening wenst inzake die mededeling van de gunningsbeslissing, zal vorderen zich te mogen voegen of te mogen tussenkomen in de reeds aanhangig gemaakt procedure en derhalve geen nieuwe procedure met betrekking tot een voorlopige voorziening inzake de mededeling van de gunningsbeslissing zal starten Vervaltermijn Een Inschrijver die een geschil (bijvoorbeeld een voorlopige voorziening of een bodemprocedure) aanhangig wenst te maken, dient dit, op straffe van verval van recht daartoe, niet later te doen dan 20 kalenderdagen na datum van verzending van de mededeling van de voorgenomen gunningsbeslissing. Daarmee is de bezwaartermijn niet alleen een termijn waarbinnen niet tot definitieve gunning zal worden overgegaan, maar tevens een vervaltermijn In geval van hoger beroep of vernietiging ex artikel 4.15 Aanbestedingswet Door in te schrijven op deze aanbesteding verklaren Inschrijvers zich er mee akkoord dat in de definitieve Overeenkomst een ontbindende voorwaarde wordt opgenomen met de strekking dat de Overeenkomst door de Aanbestedende Dienst per direct kan worden ontbonden indien uit een uitspraak in hoger beroep of cassatie blijkt dat de Aanbestedende Dienst de Opdracht aan een andere Inschrijver dient te gunnen of tot herbeoordeling of her aanbesteding dient over te gaan. Ingeval van een ontbinding op basis van het hierboven gestelde of in geval van een vernietiging door de rechter op basis van artikel 4.15 Aanbestedingswet is de Aanbestedende Dienst niet schadeplichtig jegens de Inschrijver wegens gemaakte kosten, gederfde winst of anderszins. Beschrijvend Document, kenmerk REG 34 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

144 9.10. Tot stand komen Overeenkomst Indien door geen van de belanghebbende Inschrijvers, binnen de daarvoor geldende termijn van 20 dagen, tegen de voorgenomen gunningsbeslissing een kort geding is aangespannen en de winnende Inschrijver binnen de gestelde termijn de door de Aanbestedende Dienst verlangde bewijsstukken en/of rechtsgeldig ondertekende verklaringen heeft ingediend welke akkoord en correct zijn bevonden door de Aanbestedende Dienst, wordt de Opdracht aan de winnende Inschrijver gegund en de Overeenkomst ondertekend. Beschrijvend Document, kenmerk REG 35 van 35 Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0. d.d

145 Vergaderstuk 2016/1000/B Organisatie omschrijving en programma van eisen VRZHZ Beschrijving organisatie In de gemeenschappelijke regeling VRZHZ wordt het doel van de organisatie als volgt omschreven: a. de brandweerzorg, de rampenbestrijding, de crisisbeheersing, de geneeskundige hulpverlening (bij ongevallen en rampen), met behoud van lokale verankering, bestuurlijk en operationeel op regionaal niveau binnen het samenwerkingsgebied te integreren, teneinde een doelmatige en slagvaardige hulpverlening te verzekeren, mede op basis van een gecoördineerde voorbereiding; b. een platform voor samenwerking te zijn voor aan hulpverlening gelieerde diensten, partners dan wel organisaties en andere openbare lichamen. De Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid is één van de 25 veiligheidsregio's in Nederland. Het gebied telt ruim inwoners en meer dan ondernemingen. Zuid-Holland Zuid beslaat de Hoeksche Waard, de Drechtsteden en de Alblasserwaard/Vijfheerenlanden. In de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ) zijn voor 17 gemeenten de activiteiten op het gebied van brandweerzorg, rampenbestrijding, crisisbeheersing (inclusief risicobeheersing) en (grootschalige) geneeskundige hulpverlening geconcentreerd. Daarbij wordt nauw samengewerkt met onder meer Politie, Dienst Gezondheid & Jeugd, Ambulancevervoer, Rijkswaterstaat, Defensie, Waterschappen en private partners. De VRZHZ wil behalve optimaal voorbereid zijn op een ramp of crisis ook een belangrijke rol spelen bij het voorkomen daarvan. Door de bundeling van krachten met haar partners zorgt de VRZHZ zo goed mogelijk voor het beheersen van de risico s, het bestrijden van incidenten en herstel uit de ontwrichte situatie. De organisatie bestaat uit ongeveer 300 vaste medewerkers en 800 (brandweer)vrijwilligers. Het is de ambitie van de VRZHZ om de organisatie verder te ontwikkelen en professionaliseren. Per 1 juni 2016 bestaat de organisatie van de VRZHZ uit drie onderdelen, te weten de Brandweer, de afdeling Voorbereiding op rampen en crises en de afdeling Bedrijfsvoering. Verspreid over de regio beschikt de VRZHZ over diverse locaties. De hoofdvestiging, alwaar de afdeling Bedrijfsvoering zich bevindt en waar de accountantswerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd, betreft het Leerpark in Dordrecht. 1. standaard opdracht omschrijving aanbesteding accountantsdiensten Specifieke controle werkzaamheden voor deze organisatie De accountantsdiensten voor iedere in deze aanbesteding deelnemende gemeente, gemeenschappelijke regeling of organisatie kent een aantal verschillende activiteiten, te weten: 1. Controle jaarrekening van de organisatie inclusief de in de jaarrekening opgenomen verplichte bijlage op grond van de regeling Verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (Single Information en Single Audit, SiSa). 2. Controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen. 3. Natuurlijke adviesfunctie. 4. Overige additionele controleopdrachten. De uren voor activiteit 3 (natuurlijke adviesfunctie) vormen integraal onderdeel van de uren besteed voor de uitvoering van activiteiten 1 en 2; hiervoor kunnen geen extra kosten in rekening gebracht worden. Voor activiteit 4 (Additionele controleopdrachten) geldt dat een Graag attenderen wij de Inschrijver er op dat de standaard opdrachtomschrijving van de GR`en anders is dan voor gemeenten. Inschrijver dient hier rekening mee te houden.

146 Vergaderstuk 2016/1000/B additionele controleopdracht voorafgegaan wordt door een afzonderlijke offerte, waarin een vaste prijs wordt aangeboden op basis van in de onderhavige aanbesteding geoffreerde uurtarieven. Slechts onvoorziene omstandigheden kunnen voor de accountantsdiensten leiden tot meerwerk. De procedure voor meerwerk is nader in dit document beschreven. Ad 1) Controle jaarrekening van de Gemeenschappelijke Regeling: De primaire functie van de opdrachtnemer is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet en conform de eisen die zijn opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Door de organisatie kunnen nadere regels zijn gesteld ingevolge artikel 213, lid 1 Gemeentewet en art. 28 lid 2 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid.. Belangrijke uitgangspunten voor de uitvoering van de accountantscontrole door de Inschrijver zijn: De voor de jaarrekening geldende wet- en regelgeving (niet uitputtend maar onder meer op het gebied van verslaggeving, fiscaliteit en rechtmatigheid) op de datum van publicatie van het aanbestedingsdocument. De op de datum van het aanbestedingsdocument al gepubliceerde voorgenomen wijzigingen in wet- en regelgeving, die voor de contractperiode zullen gaan gelden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan voorgenomen wijzigingen BBV en VPB. De op de datum van het aanbestedingsdocument laatst door het bestuur vastgestelde normenkader voor rechtmatigheid. Overige uitgangspunten zoals beschreven in de gunningscriteria. De volgende rapportages en verklaringen dienen te worden verzorgd en opgeleverd: De controleverklaring (voor rechtmatigheid en getrouwheid) bij de jaarrekening (inclusief Sisa-bijlage) Een accountantsverslag met de controlebevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening. In het rapport wordt gerapporteerd over de onderwerpen die wettelijk zijn voorgeschreven en over onderwerpen omschreven in het programma van eisen van dit Beschrijvend Document. Een managementletter met de bevindingen naar aanleiding van de interim-controle. (Concept)rapportages aan de accountant, opgesteld door in opdracht van de accountant ingezette specialisten in het kader van de controle van de jaarrekening, dienen voorgelegd aan en besproken te worden met opdrachtgever ter afstemming van feiten en omstandigheden en mogelijke onjuistheden.

147 Vergaderstuk 2016/1000/B Algemeen geldt dat de beoogde externe accountant goed bekend is met overheidsaccountancy en specifieke materiekennis heeft relevant voor decentrale overheden. Ad 2) Controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen: Voor het afgeven van specifieke verklaringen, bijv. bij subsidieverantwoordingen. Hiertoe geldt dat een additionele controleopdracht voorafgegaan wordt door een afzonderlijke offerte, waarin een vaste prijs wordt aangeboden op basis van in de onderhavige aanbesteding geoffreerde uurtarieven. Ad 3) Natuurlijke adviesfunctie: In de gunningscriteria wordt aan Inschrijvers gevraagd om een uitwerking van hun visie op de natuurlijke adviesfunctie. Hier is ook aangegeven wat de organisaties hieronder minimaal verstaan.. Ad 4) Additionele controleopdrachten: De additionele controleopdrachten omvatten zowel controleopdrachten voor de GR als controles van financiële verantwoordingen aan subsidieverschaffers, die niet via de Sisa-bijlage worden verantwoord. De organisaties kunnen de accountant additionele controleopdrachten verlenen, waarvoor de accountant voorafgaand aan de start van de werkzaamheden per opdracht een offerte indient. Uitgangspunt voor deze offerte zijn de in deze aanbesteding geoffreerde uurtarieven. Uitgangspunten Controle en rapportage tolerantie: a. Controletolerantie: b. Opgave Rapportage tolerantie Jaarlijks wordt de controletolerantie en rapportagetolerantie door het Algemeen Bestuur vastgesteld met het vaststellen van het controleprotocol. Uitgangspunt hiervoor is het wettelijk minimum. 2. Visie op en wijze invulling natuurlijke adviesfunctie: Aanvullende eisen van deze organisatie De organisaties verstaan onder de natuurlijke adviesfunctie minimaal: Geen. Alle activiteiten ten behoeve van de Opdrachtgever voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Gevraagd en ongevraagd adviseren aan het bestuurlijk en ambtelijk niveau. In dit verband kan worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van uitgebrachte (concept)rapportages. Het gaat om onderwerpen zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico s en dergelijke. Dat zijn adviezen die:

148 Vergaderstuk 2016/1000/B o een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; o een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages; o met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; o voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten / GR'en; o voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; o voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid c.q. wettelijke bepalingen. Een signalerende functie van de controlerend accountant met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico s voor de organisatie is hier van belang. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. De accountant wordt ook gevraagd binnen redelijke termijn na verzoek van de opdrachtgever (een week en bij calamiteiten direct) beschikbaar te zijn om gevraagd advies te leveren. Ook periodiek overleg met het bestuur, de auditcommissie, directie/management en concerncontroller wordt gezien als onderdeel van de natuurlijke adviesfunctie. Deze functie moet dus ruim worden opgevat. 4. Rapportage en contactmomenten Specifieke opgave voor deze organisatie: Rapportage en contactmomenten zijn specifiek per organisatie opgegeven in de rechterkolom Belangrijk is dat de managementletter met de bevindingen van de interim controle uiterlijk 1 november van het controlejaar hiernaast. beschikbaar is. De controle van de jaarrekening en het opleveren van de controleverklaring wordt jaarlijks aangesloten aan de interne planning. Richtsnoer is dat de jaarrekeningcontrole ultimo februari is afgerond en dat de controleverklaring en rapport van bevindingen uiterlijk medio maart beschikbaar zijn. Managementletter en verslag van bevindingen worden eerst in conceptvorm voorgelegd aan de concerncontroller en het hoofd bedrijfsvoering en zo nodig besproken. Daarna zullen deze in conceptvorm worden verstrekt aan en besproken met de directie en de concerncontroller. Bespreking van de bevindingen van de interimcontrole en van de jaarrekening vindt plaats door de verantwoordelijk partner met de directie, met de auditcommissie en met het dagelijks bestuur.

149 Agendapunt II-5 Registratienummer 2016/1001 Voorstel voor de vergadering van: Het algemeen bestuur Datum vergadering: 8 juli 2016 Onderwerp: Beleidsplan Gevraagd besluit: Het algemeen bestuur wordt gevraagd: 1. In te stemmen met het bijgaande concept van het Beleidsplan van de VRZHZ. 2. Het Beleidsplan ter consultatie aan te bieden aan de partners. 3. Het Beleidsplan aan te bieden aan de burgemeesters binnen de regio ZHZ ter bespreking met de raden. Vergaderstuk: 2016/1001/A Beleidsplan Toelichting: In de Wet veiligheidsregio s is in artikel 14 opgenomen dat het bestuur ten minste eenmaal in de vier jaar een beleidsplan vaststelt. Het vorige beleidsplan had betrekking op de periode en is vanwege prioritering van werkzaamheden met één jaar verlengd. Ambtelijk is gewerkt aan een nieuw beleidsplan voor de periode Proces De eerste versie van dit beleidsplan is besproken in de vergadering van het algemeen bestuur van 18 februari Naar aanleiding van de opmerkingen die door de leden van het bestuur zijn gemaakt, is het beleidsplan verbeterd, waarbij vooral aandacht is gegeven aan: de leesbaarheid; het verbeteren en verhelderen van de structuur; de koppeling van beleidsdoelen aan de missie en visie, risicoprofiel en wettelijke taken; het concreter maken in resultaat en tijd van de te bereiken doelen. De nieuwe versie van het concept beleidsplan is op 23 mei 2016 besproken met een bestuurlijke begeleidingscommissie bestaande uit een aantal leden van het bestuur. Ook is input ontvangen van het kernteam. De opmerkingen van de bestuurlijke begeleidingscommissie en het kernteam zijn (voor zover mogelijk) verwerkt in voorliggend beleidsplan. Inhoud Dit beleidsplan spiegelt de ambities van de VRZHZ, op weg naar 2020 vormgegeven langs vier beleidsdoelstellingen: - Focus op de voorkant;

150 - Startklaar en daadkrachtig; - Samen verder komen; - Investeren in bedrijfsvoering. Voorstel en vervolgproces Het algemeen bestuur wordt voorgesteld het concept-beleidsplan vast te stellen waarna het wordt aangeboden aan de partners ter consultatie. Tevens wordt het dan aangeboden aan de burgemeesters voor overleg met de gemeenteraad. Ter ondersteuning van dit proces wordt door de VRZHZ een presentatie aangeleverd en is de VRZHZ beschikbaar voor de ondersteuning van de burgemeester bij de behandeling door de raad. Na de consultatieronde wordt het beleidsplan ter definitieve vaststelling aangeboden aan het algemeen bestuur (december 2016). Financiële consequenties: Het vormgeven aan de ambities van de VRZHZ langs de vier beleidsdoelstellingen roept de vraag op naar de financiële consequenties en of de ambitie past binnen de financiële kaders. Zowel de VRZHZ, die een betrouwbare partner wil zijn, als de eigenaren zijn gebaat bij stabiliteit in de begroting en het voorkomen van onverwachte en ongewenste verhogingen van de lasten. Vanuit dit perspectief kan worden gesteld: 1. Met het in november 2015 door het algemeen bestuur besloten meerjarenperspectief (MJP) is een helder financieel kader tot en met 2020 vastgesteld voor de VRZHZ, met als kernprincipe dat besparingen worden ingezet om kostenstijgingen op te vangen en er daarmee een meerjarig sluitende begroting is. 2. Dit meerjarenperspectief wordt periodiek in de planning en controlcyclus gemonitord, met een eerste beeld bij burap-i van 2016, zodat er steeds een actuele stand en prognose is hoe de kostenstijgingen en bezuinigingen zich ontwikkelen. 3. De organisatie van de VRZHZ kenmerkt zich door een groot aandeel van basistaken die goed financieel te ramen en stabiel in de loop van de jaren zijn. 4. Het uitgangspunt is dat het beleidsplan wordt gerealiseerd binnen de kaders die zijn vastgesteld door het bestuur (onder andere MJP). Dat laat onverlet laat dat er ontwikkelingen zijn, met name aan de voorkant van de veiligheidsketen (risicobeheersing) en informatiemanagement, die nog verder vertaald moeten worden. Bij nieuwe ontwikkelingen heroriënteert de VRZHZ zich op de uit deze ontwikkelingen voortvloeiende investeringen en opbrengsten. Vervolgens bekijkt de VRZHZ hoe zij hierop kan inspelen met de middelen die samenhangen met genoemde nieuwe ontwikkelingen. Als ontwikkelingen aanleiding zijn voor een bijstelling, gebeurt dit via de periodieke bestuursrapportages en begrotingswijzigingen. 5. Er is een samenhang met lopende gesprekken over het weerstandsvermogen. Een weerstandvermogen kan bijdragen om onvoorziene en onvermijdelijke kostenstijgingen al dan niet tijdelijk pagina 2 van 3

151 op te vangen. Vervolgprocedure: Het voorstel wordt bij de volgende overleggen ingebracht: MT AB OVO CAB AGV Audit commissie DB Anders, nl. wettelijke consultatie bij partners en overleg met de raden. Niet van toepassing Vervolgstappen: 1. Aanbieden aan partners voor wettelijke consultatie (juli tot en met oktober 2016). 2. Aanbieden aan burgemeesters voor overleg met raden (juli tot en met oktober 2016). 3. Definitieve vaststelling door het algemeen bestuur (december 2016). Organisatie eenheid Indiener niveau 2 Concerncontroller a.i. Directiesecretaris Concern R.P. Bron J. Rutten J. Boons dd dd dd pagina 3 van 3

152 Vergaderstuk 2016/1001/A Beleidsplan Samen voor veiligheid

153 Inhoudsopgave 03 LEESWIJZER WOORD VOORAF SAMENVATTING CONTEXT EN KADERS BELEIDSPLAN BELEIDSDOELSTELLING 01 FOCUS OP DE VOORKANT - RISICOBEHEERSING BELEIDSDOELSTELLING 02 STARTKLAAR EN DAADKRACHTIG - PREPARATIE EN REPRESSIE 06. BELEIDSDOELSTELLING 03 SAMEN VERDER KOMEN - SAMENWERKING BELEIDSDOELSTELLING 04 INVESTEREN IN BEDRIJFSVOERING - PROFESSIONALITEIT 08. AANVULLENDE DOCUMENTEN 02 BELEIDSPLAN

154 Leeswijzer VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 03

155 01. Woord vooraf Samenwerken aan veiligheid en toegankelijk blijven in crisissituaties. Dat is waar wij de komende vier jaar aan werken. Wij blijven verantwoorde brandweerzorg bieden en onszelf versterken als specialist in crisisbeheersing. Als kennis- en informatiecentrum op het gebied van fysieke veiligheid zetten wij relevante thema s op de agenda van gemeenten, ketenpartners en andere organisaties. Ons verzorgingsgebied ligt in de Hoeksche Waard, Drechtsteden en Alblasserwaard/ Vijfheerenlanden, met veel (rijks-)wegen, water, rails, bruggen, tunnels en leidingenstraten. Bij elkaar leveren deze veel en vooral specifieke risico s. Daarom zijn veiligheidsbewustzijn, risicobeheersing en zelfredzaamheid belangrijk voor de ruim inwoners van onze regio. De medewerkers van onze Veiligheidsregio zijn erop gericht hulp te bieden aan mensen die dat nodig hebben. Op basis van hun deskundigheid bouwen wij de komende jaren nog verder aan de professionaliteit. Daarbij hebben wij elkaar hard nodig. Om een sterke netwerkorganisatie te kunnen zijn is ook specifiek leiderschap nodig: wij stijgen uit boven het eigen belang en werken samen aan het gezamenlijke belang van Veiligheidsregio en gemeenten, inwoners en bedrijven. Wij moeten op elkaar kunnen rekenen, maar ook oog hebben voor de verschillen in organisaties en belangen. Wanneer het er echt toe doet, heeft de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid laten zien dat zij alert en proactief handelt. De komende jaren investeren wij verder in veiligheid en in onze organisatie, zodat wij permanent voorbereid blijven op incidenten, rampen en crises. Hierdoor kunnen inwoners en bedrijven in de regio ook in de komende jaren in elke noodsituatie een beroep op ons doen. Drs. A.A.M. Brok Burgemeester van Dordrecht Voorzitter algemeen bestuur Drs. C.H.W.M. Post Mcm Algemeen directeur VRZHZ Secretaris algemeen bestuur 04 BELEIDSPLAN

156 2 02. Samenvatting De Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ) is een gemeenschappelijke regeling van zeventien gemeenten in de Hoeksche Waard, Drechtsteden, Alblasserwaard en Vijfheerenlanden. Deze organisatie is in 2010 operationeel geworden en heeft in haar jonge bestaan te maken gehad met diverse reorganisaties, waaronder de regionalisering van de brandweer. De effecten hiervan werken door in de komende beleidsperiode Bovendien zijn tal van veranderingen op komst door onder andere nieuwe wet- en regelgeving, aangepaste financiële kaders en doorontwikkeling van het vakgebied. Waar de afgelopen periode vooral gericht was op de bouw van de organisatie, werkt de VRZHZ de komende periode aan het consolideren van wat goed gaat en het oppakken van nieuwe uitdagingen. Het dagelijks werk van de VRZHZ is een goed voorbereide brandweer en rampenbestrijdings- en crisisorganisatie die 24 uur per dag en 7 dagen per week paraat zijn. Gegeven deze taakuitvoering en de verschillende nieuwe ontwikkelingen vormt dit beleidsplan een richtsnoer om de juiste keuzes te kunnen maken. Dit beleidsplan onderscheidt vier strategische beleidsdoelstellingen, waaronder de nieuwe activiteiten geschaard zijn. In de beleidsplanperiode werken we bovendien toe naar het inrichten van de begroting volgens deze vierdeling: 1. Focus op de voorkant - risicobeheersing 2. Startklaar en daadkrachtig - preparatie en repressie 3. Samen verder komen - samenwerking 4. Investeren in bedrijfsvoering - professionaliteit Focus op de voorkant De VRZHZ stimuleert veiligheid door risicogericht te werken. Zij zet in op het vergroten van het veiligheidsbewustzijn en het bevorderen van veilig gedrag door inwoners en ondernemers. De VRZHZ heeft hierbij een signaal- en adviesfunctie en werkt vanuit een samenhangende benadering van risico s over verschillende vakgebieden heen. Omdat veiligheid een facet is van verschillende andere dossiers en thema s, werkt de VRZHZ met gemeenten aan facetbeleid. Hierdoor krijgt het onderwerp veiligheid aandacht vanuit verschillende invalshoeken. Startklaar en daadkrachtig De VRZHZ staat klaar om incidenten, crises en rampen te bestrijden. Van melding en alarmering tot herstel uit een ontwrichte situatie, de VRZHZ beschikt over een daadkrachtig fundament, onder andere gevormd door een grote groep vrijwilligers, en is op haar taak voorbereid. Dat willen we in de komende beleidsperiode behouden en waar nodig uitbouwen, zodat we ook in de toekomst effectieve hulpverlening blijven bieden. Samen verder komen De VRZHZ werkt samen met partners (inclusief burgers) aan risicobeheersing en incidentbestrijding. In de komende beleidsperiode willen we deze samenwerking verder verbinden en uitbouwen. VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 05

157 HOOFDSTUK 2 SAMENVATTING Daarbij richten we ons op partners in de regio (onder andere gemeenten, Omgevingsdienst ZHZ, dienst Gezondheid & Jeugd ZHZ, politie) en buiten de regio (zoals andere veiligheidsregio s, Veiligheidsberaad, Rijkswaterstaat). Meest opvallende resultaten Investeren in bedrijfsvoering De VRZHZ investeert in de deskundigheid van haar medewerkers en de kwaliteit van haar bedrijfsvoering. Onder andere HRM, financiën en de beleidscyclus leveren een belangrijke bijdrage aan een effectieve uitvoering van de kerntaken en verdere optimalisering van primaire processen. Belangrijk aandachtspunt daarbij is de uitwisseling van informatie binnen de VRZHZ en met partnerorganisaties en burgers, ook door slim gebruik te maken van technologie Focus op de voorkant Vormgeving integrale veiligheidsadviezen VRZHZ (mede door een krachtenveldanalyse) Voorzetting doelgroepgerichte aanpak en regisseursrol zelfredzaamheid Thema s facetbeleid bepalen Startklaar en daadkrachtig Samenvoeging meldkamers Voorstellen optimalisatie bevolkingszorg Voorstellen over ontwikkeling crisiscommunicatie en informatiemanagement Implementatie schoner werken Voorstellen voor ondersteuning in de nafase Samen verder komen Besluit over taakverdeling diensten naar aanleiding van nieuwe Omgevingswet Investeren in bedrijfsvoering Implementatie A-3-methodiek Implementatie herziene financiële administratie Herziening kostenverdeelsystematiek 2018 Focus op de voorkant Verder verbreden van risicogericht werken Implementatie integrale veiligheidsadviezen VRZHZ Herijking toetsingskader externe veiligheid Implementatie facetbeleid en eerste jaarthema Startklaar en daadkrachtig Voorstellen vernieuwd dekkingsplan in het kader van vernieuwde brandweerzorg Harmonisatie multidisciplinaire processen crisisbeheersing en rampenbestrijding Samen verder komen Implementatie Omgevingswet Implementatie gevolgen vorming gemeente Vijfheerenlanden Investeren in bedrijfsvoering P&C-cyclus vernieuwd Invulling CIO-functie met ondersteunende functies 2019 Focus op de voorkant Tweede jaarthema facetbeleid 2020 Focus op de voorkant Implementatie doelgroepgerichte aanpak en regisseursrol zelfredzaamheid Derde jaarthema facetbeleid Investeren in bedrijfsvoering HRM-traject Ik en mijn VRZHZ geborgd Implementatie vernieuwd informatiemanagement Startklaar en daadkrachtig Nieuw dekkingsplan geïmplementeerd 06 BELEIDSPLAN

158 INTERVIEW Wij zitten op de knooppunten EDWIN VAN DER PLOEG HOOFD BUREAU GEMEENTEN Bij de opvang van de vluchtelingen in 2015 heb ik gezien hoe het kan worden, de nieuwe VRZHZ die integraal werkt in een breed netwerk. Ik denk dat de samenwerking steeds verder zal gaan: eerst binnen de VRZHZ en met de reguliere crisispartners, maar daarna ook met bestaande netwerken zoals de wijkteams in de gemeenten. Ik verwacht dat mijn werk zich gaat verbreden van bevolkingszorg naar crisisbeheersing. Als VRZHZ worden we een spin in het web. Daarvoor moeten we onze kennis, ervaring en relaties wel slim organiseren. VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 07

159 INTERVIEW We hebben ambitieuze doelstellingen GARRICK NASSY BELEIDSMEDEWERKER FINANCIËN Mijn uitdaging voor de komende vier jaar is de uitdaging van iedereen bij de VRZHZ: beleidsdoelen halen met minder geld. Voor mij betekent dat: de kosten scherp monitoren, veranderingen in het financiële kader voorspellen en het bestuur goed adviseren. Ondertussen draait de wereld door en doen zich nieuwe ontwikkelingen voor. Als de kosten hierdoor stijgen, moet ik weten hoe we dit kunnen opvangen. Met mijn collega s van financiën adviseer ik over de gevolgen van elke keuze, zodat het bestuur betere besluiten kan nemen. Dan houden we budget om de ambities waar te maken. 08 BELEIDSPLAN

160 3 03. Context en kaders beleidsplan Dit hoofdstuk schetst de context en kaders die invloed hebben op de strategische beleidsdoelstellingen van de VRZHZ voor de periode Daarbij gaan we in op het samenwerkingsverband Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid en zijn missie (paragraaf 3.1), de aanleiding voor dit beleidsplan (paragraaf 3.2), het regionaal risicoprofiel en prioriteiten (paragraaf 3.3), de taken (paragraaf 3.4) en de financiële kaders (paragraaf 3.5). 3.1 Over de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid De Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ) is een gemeenschappelijke regeling (GR) van zeventien gemeenten. Voor de ruim inwoners van de Hoeksche Waard, Drechtsteden, Alblasserwaard en Vijfheerenlanden richt de VRZHZ zich op: Brandweerzorg, rampenbestrijding, bevolkingszorg, crisisbeheersing en geneeskundige hulp bij ongevallen en rampen (GHOR); Samenwerking met aan hulpverlening gelieerde diensten en organisaties zoals politie, Rijkwaterstaat, waterschappen, gemeenten, ambulancedienst (als onderdeel van de Dienst Gezondheid & Jeugd), Omgevingsdienst ZHZ. Zij doet dit met ongeveer 300 beroeps- en ruim 750 vrijwillige medewerkers op basis van de volgende missie: Samen sterk in risicobeheersing, incidentbestrijding en herstel uit de ontwrichte situatie. De VRZHZ stimuleert en faciliteert het samenwerken van overheidsdiensten, organisaties, burgers en partners, opdat de fysieke veiligheid om te kunnen wonen, werken en recreëren wordt gewaarborgd en om zoveel mogelijk schade en leed bij incidenten, rampen en crises te voorkomen en beperken. Fysieke veiligheid gaat over gevaren van buiten, bijvoorbeeld natuurfenomenen (storm, hoogwater, bermbranden) of technische ongevallen (storing in elektriciteitscentrale, ongeluk met een goederentrein). Daarbij is het belangrijk dat mensen veilig en alert zijn. Fysieke veiligheid is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van burgers, partners en organisaties. De VRZHZ speelt hierbij een belangrijke rol als ketenpartner en specialist. 3.2 Aanleiding De VRZHZ is een jonge organisatie. Met de regionalisering van de brandweer per 1 januari 2013, waarbij alle gemeentelijke brandweren werden overgedragen aan de veiligheidsregio, is de organisatie in haar huidige omvang ontstaan. Het voorgaande beleidsplan was vooral een constructieplan: bouw in een aantal jaren een structuur, die stevig genoeg is om de dagelijkse veiligheidswerkzaamheden vorm te geven en die het fundament legt voor nieuwe ontwikkelingen (zie ook hoofdstuk 8). VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 09

161 HOOFDSTUK 3 CONTEXT EN KADERS De VRZHZ bestaat uit de volgende afdelingen: Brandweer, inclusief expertise & advies op het gebied van risicobeheersing Voorbereiding op rampen en crises (VRC) met onder andere bevolkingszorg en de GHOR Bedrijfsvoering De constructie van de organisatie is voldoende stabiel om alle dagelijkse werkzaamheden goed uit te voeren; hier wordt het grootste deel van de capaciteit op ingezet. Daarom kan de VRZHZ verder gaan met de inrichting en afwerking van de organisatie en nieuwe ontwikkelingen oppakken. Daarbij gaat zij uit van de (financiële) kaders die zijn meegegeven, de bestaande netwerken en het menselijk kapitaal in onze organisatie. Dit beleidsplan beschrijft de ambities van de VRZHZ voor de komende vier jaar, een periode waarin ook de gemaakte financiële afspraken worden gerealiseerd. Daarom is het beleidsplan vooral een richtsnoer om in de jaren keuzes te toetsen en waar nodig besluiten bij te stellen. 3.3 Risicoprofiel en prioriteiten Door de ligging en inrichting van het gebied staat de regio Zuid-Holland Zuid bloot aan diverse soorten risico s. Het regionaal risicoprofiel inventariseert en analyseert op regionaal niveau deze risico s en geeft daarmee antwoord op de vragen: wat kan er gebeuren bij incidenten, rampen en crises? en wat zijn de gevolgen als het gebeurt?. De illustratie vormt een weergave met een knipoog van de belangrijkste risico s uit het regionaal risicoprofiel. Bij de vaststelling van het regionaal risicoprofiel heeft het algemeen bestuur rekening gehouden met vragen vanuit diverse gemeenteraden. In de eerste plaats is er extra aandacht voor een aantal specifieke risico s zoals incidenten met gevaarlijke stoffen bij bedrijven binnen de regio en in aangrenzende regio s (zoals industrieterrein Moerdijk). Verder geeft het bestuur prioriteit aan de risico s rondom het toenemende aantal zelfstandig wonende verminderd zelfredzame personen. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om oudere mensen die langer zelfstandig wonen, psychiatrische patiënten, mensen die in een rolstoel zitten of een andere beperking hebben. REGIONAAL RISICOPROFIEL ZUID-HOLLAND ZUID - WEERGAVE MET EEN KNIPOOG 10 BELEIDSPLAN

162 HOOFDSTUK 3 CONTEXT EN KADERS In het regionaal risicoprofiel zijn ook de risico s uit aangrenzende gebieden meegenomen. Dit is onder andere gebeurd door afstemming met collega s in de omringende veiligheidsregio s. Daarnaast hebben omliggende regio s formeel hun zienswijze op het risicoprofiel van de VRZHZ kunnen indienen en is het risicoprofiel afgestemd in het landelijk netwerk Regionaal Risicoprofiel. De regio-overstijgende risico s zijn eveneens zichtbaar in genoemde illustratie. Wat de illustratie ook laat zien, zijn de werkzaamheden van het grootste aantal medewerkers van de VRZHZ, namelijk het bestrijden van brand. Voor de inventarisatie van risico s en effecten van branden geldt een apart brandrisicoprofiel dat gericht is op de dagelijkse brandweerzorg van de VRZHZ. Samengevat betekent dit dat de werkzaamheden van de VRZHZ vooral gericht zijn op het voorkomen en bestrijden van de volgende risico s: 1. Veel voorkomende, kleine incidenten (brand, ongevallen met water of gevaarlijke stoffen, en mensen en dieren in nood) 2. Overstromingen (Hoeksche Waard, Eiland van Dordrecht en Alblasserwaard/Vijfheerenlanden) 3. Grote incidenten met gevaarlijke stoffen a. In de spoorzone Dordrecht/Zwijndrecht b. Bij bedrijven binnen en buiten de regio 4. Langdurige stroomuitval (langer dan 24 uur) 5. Zelfstandig wonende verminderd zelfredzame personen bij incidenten, rampen of crises Deze basiszorg heeft betrekking op reguliere incidenten en ongevallen die vaak voorkomen en worden bestreden door een beperkt aantal hulpverleners. Dan gaat het om het bestrijden van brand, technische hulpverlening (bijvoorbeeld openknippen van voertuigen na een ongeval), helpen van mensen en dieren in nood en inzet bij waterongevallen. Hiervoor rukt de brandweer dagelijks uit in de hele regio. Daarnaast zijn er bijzondere risico s, die een enkele keer voorkomen en een gecombineerde inzet van veel verschillende hulpdiensten vragen. Hierbij zijn vaker grotere groepen mensen, meer goederen en een groter gebied betrokken. Voorbeelden hiervan zijn branden waarbij gevaarlijke stoffen vrijkomen, hoogwater en overstromingen. MEDEWERKERS VAN DE VRZHZ HELPEN DAGELIJKS MENSEN IN NOODSITUATIES ZOALS BRAND EN BEKNELLING. 3.4 Taken van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid De Wet veiligheidsregio s beschrijft de taken van de 25 veiligheidsregio s in Nederland en daarmee die van de VRZHZ. In de eerste plaats is zij verantwoordelijk voor de bestrijding van kleinschalige branden en incidenten. Bij de bestrijding van rampen en het beheersen van crises schaalt de VRZHZ op naar een multidisciplinair crisiscentrum, waarbij zij een leidinggevende en coördinerende taak heeft. Om dit goed te kunnen doen, is informatiemanagement en melding & alarmering een belangrijke taak. De VRZHZ moet daarnaast over het juiste materieel beschikken. Geneeskundige hulpverlening, bevolkingszorg en brandweerzorg zijn de vormen van hulpverlening die de VRZHZ coördineert en (deels) zelf inzet. Ten slotte is de VRZHZ een specialist op het gebied van risico s, rampen en crises voor burgers en partnerorganisaties. VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 11

163 HOOFDSTUK 3 INTERVIEW Verplaats je in de ander CARLO POST ALGEMEEN DIRECTEUR VRZHZ Samenwerken is voor mij: je in de ander verplaatsen en je afvragen wat hij of zij nodig heeft. Je moet wel bereid zijn om je aan te passen aan de ander en tegelijkertijd verantwoordelijkheid nemen voor je eigen bijdrage. Mijn bijdrage bestaat uit het geven van vertrouwen. Ik bemoei me niet met inhoudelijk belegde verantwoordelijkheden. Ik vertel niet wat de oplossing van een probleem is, maar vraag om een oplossing. Afdelingen verbinden, de koppelvlakken tussen verantwoordelijkheden in de gaten houden, dat zie ik als mijn verantwoordelijkheid. 12 BELEIDSPLAN

164 HOOFDSTUK 3 CONTEXT EN KADERS Voor een goede uitvoering van deze taken is vakbekwaam worden en blijven van al het hulpverlenend personeel noodzakelijk. Daarom is de VRZHZ eigenaar van Spinel Veiligheidscentrum bv, een multidisciplinair veiligheidscentrum waar hulpverleners kunnen oefenen en trainen voor een daadkrachtige, veilige respons. Verder biedt Spinel de mogelijkheid om de samenwerking met partners in acute situaties te simuleren en trainen. Ook investeert de VRZHZ in risicobeheersing en bereikbaarheid bij incidenten in de spoorzone Dordrecht/Zwijndrecht. Ten slotte levert zij een actieve bijdrage aan diverse landelijke en (inter)regionale overleggen om kennis en ervaring uit te wisselen (zie paragraaf 6.1). Deze activiteiten ondersteunen de realisatie van de strategische beleidsdoelstellingen en zijn opgenomen in de (meerjaren)begroting. Veiligheidsbeleid is facetbeleid : veel beleidsterreinen dragen een facet veiligheid in zich. De VRZHZ is daarbij niet altijd de trekker of dossierhouder. Waar het gaat om de bestrijding van incidenten, rampen en crises speelt de veiligheidsregio en met name brandweerzorg een belangrijke rol. De preventieve kant is echter verdeeld over veel meer domeinen en thema s, waarin gemeenten vaak een voortrekkersrol hebben. Als ketenpartner en specialist op het gebied van fysieke veiligheid speelt de VRZHZ een belangrijke rol in dit facetbeleid. Zij stimuleert de samenwerking met en tussen de ketenpartners en neemt de regisseursrol in de dossiers waarvan zij trekker is. Op het hele terrein van de fysieke veiligheid signaleert en adviseert zij over belangrijke trends en ontwikkelingen en zet zij relevante thema s op de agenda van gemeenten en andere partners. 3.5 Financieel kader Zoals bij meer overheidsorganisaties staan ook de financiën van de VRZHZ onder druk. Onder invloed hiervan heeft het Algemeen Bestuur van de VRZHZ het financiële meerjarenperspectief (MJP) vastgesteld voor de periode In de eerste plaats houdt dit MJP rekening met voorgenomen bezuinigingen door onder andere het programma vernieuwde brandweerzorg (zie paragraaf 5.2.2). Daarnaast heeft de VRZHZ te maken met een stijging van uitgaven onder meer door het btwnadeel, door indexering en herijking van de begroting OEFENEN EN TRAINEN VOOR EEN DAADKRACHTIGE, VEILIGE RESPONS en door een stijging van loonkosten vanwege caoontwikkelingen en nacalculatie van de regionalisering. De VRZHZ heeft een aantal scenario s onderzocht om deze ontwikkelingen op te vangen. Het bestuur van de veiligheidsregio heeft een besluit genomen welke scenario s in de beleidsdoelstellingen opgenomen en uitgewerkt worden. Dit zijn onder andere: onderhoud huisvesting, organisatie ICT, harmoniseren verbindingen en organisatieontwikkeling. Daarnaast blijft de VRZHZ alert op verdere efficiencymogelijkheden door innovatief denken en handelen. Voor het MJP, zie hoofdstuk 8. Omdat er minder capaciteit en minder financiële middelen beschikbaar zijn, moet de VRZHZ steeds kritisch bepalen of beleid en financiën nog met elkaar in evenwicht zijn. Het overgrote deel van de hierna volgende beleidsdoelstellingen betreffen de huidige taken van de organisatie. Een klein gedeelte betreft aangepast of nieuw beleid. De ambities en doelstellingen in dit beleidsplan geven richting wanneer er (nieuwe) keuzes gemaakt moeten worden, terwijl het MJP fungeert als financieel kader. Bij nieuwe ontwikkelingen heroriënteert de VRZHZ zich op de uit deze ontwikkelingen voortvloeiende investeringen en opbrengsten. Vervolgens bekijkt de VRZHZ hoe zij hierop kan inspelen met de middelen die samenhangen met genoemde nieuwe ontwikkelingen. Als ontwikkelingen aanleiding zijn voor een bijstelling, gebeurt dit via de periodieke bestuursrapportages en begrotingswijzigingen. VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 13

165 HOOFDSTUK 3 CONTEXT EN KADERS Beleidsdoelstellingen Om te komen tot een aantal samenhangende beleidsdoelstellingen is in de eerste plaats gekeken naar het risicoprofiel en aanvullende prioriteiten, met name de incidenten met gevaarlijke stoffen en zelfstandig wonende verminderd zelfredzame personen. De wettelijke taken sturen vooral aan op advisering en preventie aan de voorkant en goede operationele zorg en repressie bij incidenten, rampen en crises. Daarvoor kan de VRZHZ niet zonder samenwerking met partners en investeert zij in de deskundigheid van haar medewerkers en de kwaliteit van haar bedrijfsvoering. Daarom richt de VRZHZ zich op de volgende strategische beleidsdoelstellingen: De eerste twee doelstellingen hebben te maken met de kerntaken: het beheersen van risico s en het bestrijden van incidenten, rampen en crises. De derde doelstelling richt zich op de samenwerking met burgers en met partnerorganisaties zoals de waterschappen, omringende veiligheidsregio s, de Omgevingsdienst ZHZ (OZHZ) en de Dienst Gezondheid & Jeugd (DG&J). Deze samenwerking heeft zowel met preventie als met repressie te maken. De vierde doelstelling beschrijft wat de organisatie en haar medewerkers nodig hebben om de eerste drie doelstellingen te realiseren. In de volgende vier hoofdstukken wordt elke strategische beleidsdoelstelling verder uitgewerkt. 1. Focus op de voorkant risicobeheersing 2. Startklaar en daadkrachtig preparatie en repressie 3. Samen verder komen samenwerking 4. Investeren in bedrijfsvoering professionaliteit Nafase Teruggaan naar de normale situatie door het herstellen van schade Voorbeeld: schoonmaak gebruikt materieel en psychologische hulp bij schokkende ervaringen NAFASE PRO-ACTIE Pro-actie Structurele oorzaken van onveiligheid voorkomen of wegnemen Voorbeeld: locatieadvies aan bedrijven die werken met gevaarlijke stoffen VEILIGHEID IS EEN GEDEELDE VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE VRZHZ EN HAAR PARTNERS. IN DIT BELEIDSPLAN STAAT WAT DE VRZHZ IN ELKE STAP VAN DE VEILIGHEIDS- KETEN DOET. REPRESSIE VEILIGHEIDS- KETEN PREVENTIE Preventie Onveiligheid voorkomen, veiligheidsbewustzijn vergroten en incidenten beheersbaar houden Voorbeeld: voorlichting over het ophangen van rookmelders 14 Repressie Bestrijding van incidenten, rampen en crises Voorbeeld: hoogwater en brand BELEIDSPLAN PREPARATIE Preparatie Voorbereiding op incidenten, rampen en crises door planvorming, oefenen en trainen Voorbeeld: evacuatieoefening en inzetoefening redvoertuig

166 4 04. Beleidsdoelstelling 1: Focus op de voorkant risicobeheersing In de afgelopen jaren is er steeds meer aandacht gekomen voor de voorkant van de veiligheidsketen. Ging de aandacht aan de voorkant eerst uit naar met name het voorkomen van onveiligheid, tegenwoordig is dit steeds meer het stimuleren van veiligheid en het bevorderen van veilig gedrag. Dit is een aanvulling op de meer bekende taken zoals (advisering bij) vergunningverlening, toezicht en handhaving. Paragraaf 4.1 gaat in op de uitgangspunten van focus op de voorkant, namelijk risicogericht werken en integraal veiligheidsadvies. In paragraaf 4.2 komt de uitwerking hiervan aan bod voor onder andere brandveiligheid, omgevingsveiligheid en evenementenveiligheid. 4.1 Uitgangspunten Risicogericht werken Risico s kunnen niet voor 100% worden weggenomen, maar de VRZHZ zet zich in om de belangrijkste risico s zo klein mogelijk te houden. Daarom richt zij zich proactief op deze risico s en probeert zij deze deskundig en effectief te beïnvloeden. Dat is risicogericht werken. Bij risico s gaat het niet alleen om de kans dat zich een bepaald incident voordoet, maar vooral om het effect op mensen, goederen, omgeving en samenleving. Met risicogericht werken zet de VRZHZ zich in op het verkleinen van de kans en het verkleinen van het effect van risico s voor de fysieke veiligheid. vanuit de gemeenten (zie ook paragraaf 3.3). Voor deze risico s bekijkt de VRZHZ welke maatregelen het risico kleiner maken of helemaal wegnemen. Deze risico s worden samenhangend benaderd vanuit meerdere vakgebieden en specialismen binnen de VRZHZ. De rol van de VRZHZ hierbij is in veel gevallen signalerend en adviserend naar gemeenten en andere partijen. De VRZHZ speelt immers niet als enige een rol in veiligheidsbeleid; ook burgers, bedrijven en andere overheden hebben een verantwoordelijkheid. Risicogericht werken houdt daarom ook in: het beïnvloeden van gedrag van anderen en het vergroten van het veiligheidsbewustzijn bij burgers en bedrijven. Omdat er altijd risico s blijven bestaan, valt ook de planmatige voorbereiding op incidenten, rampen en crises de preparatie onder risicogericht werken. De analyse van elk risico laat immers zien wat er nodig is om een incident te bestrijden. Daarbij wordt ook gekeken naar trends en ontwikkelingen rondom nieuwe risico s en (goede) ervaringen van andere organisaties. De belangrijkste risico s vloeien voort uit het regionaal risicoprofiel, het brandrisicoprofiel en de prioriteiten VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 15

167 INTERVIEW Veiligheid zit niet in regels maar tussen de oren RONALD KROON MEDEWERKER TOEZICHT & BRANDVEILIG LEVEN Ik kwam op een school die in examentijd de vluchtdeuren had afgesloten. Er zat niemand bij met de sleutel. Ik overleg met zo n school hoe het veiliger kan, het liefst voor het misgaat. Wat veilig is volgens de regels, botst soms met andere afspraken. Daarom wordt praten en argumenteren in mijn werk steeds belangrijker. Ik dreig niet met handhaving. Ik help veilige keuzes te maken en wijs met praktijkvoorbeelden op de verantwoordelijkheid van de instelling. Die onderneemt dan vaak actie. Het is soms een uitdaging, maar wel een leuke uitdaging. 16 BELEIDSPLAN

168 HOOFDSTUK 4 RISICOBEHEERSING Vanuit een risicogerichte aanpak onderzoekt de VRZHZ met andere partijen de mogelijkheden om risico s in positieve zin te beïnvloeden. Elke partij neemt hierbij haar eigen verantwoordelijkheid. Verder richt de VRZHZ zich op het vergroten van zelfredzaamheid van burgers en bedrijven onder andere in de advisering, het toezichthouden, de planvorming en risicocommunicatie. Tegelijkertijd anticipeert zij op een toename van het aantal verminderd zelfredzamen in de operationele planvorming en in het advies richting zorginstellingen en openbaar bestuur Integraal veiligheidsadvies Door de reorganisatie van de VRZHZ in 2016 zijn alle activiteiten op het gebied van risicobeheersing ondergebracht in één afdeling met als doel: multidisciplinaire samenhang in beleid en uitvoering. Integrale veiligheidsadviezen van de VRZHZ bevatten de gezamenlijke expertise uit de eigen organisatie en zijn afgestemd met relevante partners zoals de waterschappen en gemeenten. De nieuwe Omgevingswet geeft een belangrijke impuls aan deze ontwikkeling. Deze integrale aanpak op het gebied van veiligheid wordt bovendien doorgetrokken naar de samenwerking met partners, onder andere in de ruimtelijke ontwikkeling en de planvorming voor rampenbestrijding en crisisbeheersing (zie ook paragraaf 6.3). Veiligheidsbeleid is facetbeleid : veiligheid is een aspect van diverse andere beleidsterreinen en thema s, met name aan de voorkant van de veiligheidsketen. In de beleidsplanperiode wordt daarom jaarlijks naast alle andere thema s aan één thema extra aandacht besteed. Dit gebeurt in samenwerking met de gemeenten, omdat zij hierin vaak een voortrekkersrol hebben. 4.2 Risicobeheersing: pro-actie en preventie Brand- en omgevingsveiligheid De VRZHZ levert specialistische kennis bij vraagstukken op het gebied van brand- en omgevingsveiligheid. Zij ontwikkelt hiervoor beleidskaders, adviseert bedrijven en instanties over brand- en omgevingsveiligheid, houdt toezicht op de naleving van vergunningen en verordeningen en adviseert over de handhaving waar nodig. De VRZHZ is een belangrijke adviseur bij ruimtelijke ontwikkeling. Door brandweerzorg en andere specialismen vroegtijdig te betrekken bij de (ver)bouw van inrichtingen, ruimtelijke ordening, planologische of infrastructurele ontwikkelingen, blijven onder andere het minimale veiligheidsniveau, goede bluswatervoorzieningen en de bereikbaarheid voor hulpdiensten gewaarborgd. In de komende beleidsperiode herijkt de VRZHZ hiertoe het toetsingskader externe veiligheid. Overige maatregelen van de VRZHZ om de risico s voor burgers en bedrijven zo klein mogelijk te houden zijn: Aandacht voor industriële veiligheid conform het Besluit risico s zware ongevallen (Brzo) Uitvoering van vergunnings-, toezichts- en handhavingstaken (VTH) voor bouw, gebruik en milieu conform de Omgevingswet Beheer van het Openbaar Meldsysteem (OMS) van brandmeldinstallaties Fysiek onderzoek naar oorzaken en gevolgen van branden Transparante communicatie over de veiligheidsrisico s, de maatregelen die de overheid neemt en wat burgers en bedrijven zelf kunnen doen Zelfredzaamheid In de komende periode ontwikkelt de VRZHZ een integrale aanpak van zelfredzaamheid, waarbij de rol van de VRZHZ verschuift van uitvoerend naar regisserend. Hierbij maakt zij gebruik van de ervaring met het landelijk vastgestelde ontwikkelplan voor brandveilig leven. Inzet is een algemeen veiligheidsbewustzijn en het vergroten van de weerbaarheid in de samenleving. De VRZHZ werkt hierbij samen met inwoners en bedrijven vanuit een doelgroepgerichte benadering. Belangrijke doelgroepen zoals de informele netwerken VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 17

169 HOOFDSTUK 4 RISICOBEHEERSING 4.3 Belangrijkste resultaten Algemeen Voorzetting dagelijkse werkzaamheden aan de voorkant, zoals (advisering bij) vergunningverlening, toezicht en handhaving rondom verminderd zelfredzame personen, worden actief benaderd. Deze nieuwe werkwijze wordt jaarlijks geëvalueerd en aangepast Risicocommunicatie Risicocommunicatie is een belangrijk instrument om veiligheidsbewustzijn, zelfredzaamheid en zo mogelijk acceptatie van risico s te versterken in de samenleving. Goede risicocommunicatie draagt bij aan realistische en wederzijdse verwachtingen tussen overheid enerzijds en burgers en bedrijven anderzijds. De VRZHZ wil transparant communiceren over de veiligheidsrisico s in de regio en over de maatregelen die de overheid neemt om risico s weg te nemen of te verminderen. Verder wil zij de zelfredzaamheid vergroten door duidelijke handelingsperspectieven te bieden, zodat burgers en bedrijven weten wat ze moeten doen bij een incident, ramp of crisis. Het accent ligt daarbij op gedragsverandering Vormgeving integrale veiligheidsadviezen VRZHZ (mede door een krachtenveldanalyse) Voortzetting doelgroepgerichte aanpak en regisseursrol zelfredzaamheid Opstellen beleidskader risicocommunicatie Thema s facetbeleid bepalen 2018 Verder verbreden van risicogericht werken Implementatie integrale veiligheidsadviezen VRZHZ Herijking toetsingskader externe veiligheid Implementatie facetbeleid en eerste jaarthema 2019 Tweede jaarthema facetbeleid 2020 Implementatie doelgroepgerichte aanpak en regisseursrol zelfredzaamheid Derde jaarthema facetbeleid In de komende periode stelt de VRZHZ een beleidskader risicocommunicatie op. Hierin worden samenwerking en taakverdeling vastgelegd zowel met en tussen gemeenten Evenementenveiligheid Het beheersen van risico s bij publieksevenementen valt onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende gemeente. Bij de vergunningverlening speelt de VRZHZ een faciliterende, signalerende en adviserende rol. Deze vult zij regiobreed in met kwalitatief goed multidisciplinair advies. 18 BELEIDSPLAN

170 INTERVIEW Verminderde zelfredzaamheid is een groot risico WIM VISSER AFDELINGSHOOFD EXPERTISE & ADVIES De overheid trekt zich terug, vermindert en verandert regelgeving, en stuurt aan op de eigen verantwoordelijkheid van inwoners en bedrijven. Een voorbeeld hiervan is dat ouderen en mensen met een beperking langer zelfstandig thuis blijven wonen. Een zorginstelling heeft een brandmeldinstallatie en voldoende getrainde BHV-ers. Thuis hebben mensen deze voorzieningen vaak niet en lopen ze een groter risico bij brand. Daarom moeten we in onze risicoprofielen steeds meer rekening houden met verminderde zelfredzaamheid. VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 19

171 Ik doe het voor mijn dorp MARKO REDELIJKHEID MANSCHAP B (VRIJWILLIG) Bij de brandweer gaat het om het moment, een onvoorspelbare situatie stabiliseren of oplossen. Als directeur Global Construction Industry bij Pon ben ik bezig met beleid en de middellange termijn. Die afwisseling vind ik prachtig. Ik werk nu al 14 jaar als vrijwilliger bij het korps in Sliedrecht. Dat geeft een binding met mijn dorp. Als mijn collega s bij Pon vragen wat ik in het weekend ga doen of waarom ik een dag vrij neem, dan zeg ik: Naar een realistische training in Vlissingen of ik heb dienst. Dat vinden ze bijzonder. Ik krijg vaak leuke reacties. 20 BELEIDSPLAN

172 5 05. Beleidsdoelstelling 2: Startklaar en daadkrachtig preparatie en repressie Ondanks alle maatregelen is het altijd mogelijk dat zich een incident, ramp of crisis voordoet. In deze situatie staat de VRZHZ klaar om het incident te bestrijden en erger te voorkomen. 5.1 Uitgangspunten: zowel standaardisering als maatwerk In de afgelopen jaren hebben de gemeenten en de regio een stevig en slagvaardig fundament ontwikkeld voor daadkrachtige repressie. Gestandaardiseerd waar dat kan en maatwerk waar dat nodig is. De standaardisering heeft betrekking op zowel de dagelijkse bestrijding van kleine branden en andere kleinschalige incidenten, maar ook op de opgeschaalde zorg bij rampen en crises vanuit brandweer, GHOR, bevolkingszorg, informatiemanagement, crisiscommunicatie en andere hulpdiensten (multidisciplinaire inzet). Verder ontwikkelt de VRZHZ voorstellen om de gemeenten te ondersteunen bij de nafase, het herstel uit de ontwrichte situatie. Tegelijkertijd heeft de VRZHZ te maken met een toenemende diversiteit en vraag naar maatwerk. Kleine incidenten vragen vaker om multidisciplinaire inzet door onder andere de toename van verminderd zelfredzame bewoners. Daarnaast zijn er grote veranderingen te verwachten in het medialandschap en de beschikbare informatietechnologie, wat de samenwerking van hulpverleners en de communicatie met burgers en partners beïnvloedt. Bovendien is het belangrijk voor de VRZHZ om alert te blijven op nieuwe rampen en crises die om innovatieve bestrijding en beheersing vragen. De hierna volgende paragrafen gaan in op het effect van deze ontwikkeling op de taken: melding en alarmering, brandweerzorg, crisisbeheersing en rampenbestrijding, bevolkingszorg, geneeskundige hulpverlening, crisiscommunicatie en informatiemanagement. 5.2 Uitwerking per taak Melding en alarmering De meldkamer van de regio Zuid-Holland Zuid voert de melding en alarmering voor de VRZHZ uit. In de komende beleidsperiode worden de meldkamers van de VRZHZ en de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) samengevoegd, zowel bestuurlijk als operationeel. Een goede uitvoering van de wettelijke taak melding en alarmering voor de regio Zuid-Holland Zuid blijft gedurende dit hele proces een belangrijk aandachtspunt van de VRZHZ. Daarnaast volgt de VRZHZ landelijk beleid op het gebied van melding en alarmering, waaronder mogelijke verdere centralisatie op landelijk niveau. VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 21

173 HOOFDSTUK 5 PREPARATIE EN REPRESSIE Brandweerzorg Brandweerzorg gaat onder andere over het bestrijden en beperken van brand, over het voorkomen en beperken van ongevallen bij brand en over het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand. De dagelijkse werkzaamheden van de brandweer zijn gericht op kleinschalige incidenten; bij grotere en/of complexere incidenten wordt opgeschaald of specialistisch opgetreden. De Brandweer Zuid-Holland Zuid deelt de landelijke toekomstvisie van Brandweer Nederland en zoekt naar mogelijkheden voor slimmere en effectievere brandbestrijding en hulpverlening. Meer eigen verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid van de maatschappij zijn hierbij kernwoorden. Hiervoor heeft de VRZHZ het programma Vernieuwde brandweerzorg opgestart (zie hoofdstuk 8). De brandweer streeft naar minder incidenten, minder slachtoffers en minder schade. Een fijnmazig netwerk van brandweerposten is hierbij het uitgangspunt. Daarnaast is het project Pilots TS4 opgestart, waarin ervaring is opgedaan met variabele voertuigbezetting 1. Deze ontwikkelingen in de repressie moeten via het programma Vernieuwde brandweerzorg in 2020 leiden tot een vernieuwd dekkingsplan met als uitgangspunt een fijnmazig netwerk. Als het noodzakelijk is, wordt de operationele doctrine, de manier waarop de brandweer haar repressieve werkzaamheden vormgeeft, aangepast. Deze ontwikkeling vraagt ook om andere aanpassingen in de taakuitvoering van de brandweer. De veiligheid van het personeel en het voorkomen van beroepsziektes, onder andere door schoner werken te stimuleren, zijn hierbij belangrijke aandachtspunten. De VRZHZ heeft ruim 750 vrijwillige medewerkers. Daarom staat het binden en boeien van vrijwilligers en het relatiebeheer met de werkgevers hoog op de agenda. Waar het kan en nuttig is, zoekt de VRZHZ naar regiobrede standaardisatie. Daarnaast geeft de VRZHZ zoveel mogelijk ruimte aan de eigenheid van de posten vanuit respect voor de verbondenheid van onze vrijwilligers met hun verzorgingsgebied. Het dekkingsplan van de brandweer Zuid-Holland Zuid bevat de opkomsttijden en de daarmee samenhangende voorzieningen, zoals kazernes, materieel en personeel. Het dekkingsplan wordt beschouwd als een separaat onderdeel van het beleidsplan VRZHZ. In de komende beleidsperiode wordt het dekkingsplan verder aangepast als gevolg van de uitgangspunten van het programma Vernieuwde brandweerzorg, de eventuele nieuwe operationele doctrine en het brandrisicoprofiel Rampenbestrijding en crisisbeheersing Bij rampen en crises vertrouwen de inwoners van de regio op een daadkrachtige hulpverlening. Die zorgt ervoor dat getroffenen en betrokkenen snel in een veilige situatie komen en hierover goed geïnformeerd worden. Hiervoor werken de verschillende disciplines van de VRZHZ brandweerzorg, geneeskundige hulp, bevolkingszorg, leiding en coördinatie, informatiemanagement en crisiscommunicatie samen met politie en andere partners. BIJ INCIDENTEN, RAMPEN EN CRISIS WERKT DE VRZHZ VAAK SAMEN MET ANDERE PARTNERS. In deze opgeschaalde situaties heeft de VRZHZ een coördinerende voortrekkersrol voor alle relevante partners. Daarnaast richt zij een veerkrachtige crisisorganisatie in, die 24/7 operationeel kan zijn en waarvan de continuïteit geborgd is. Zij werkt binnen de kaders van de wet- en regelgeving en is gericht op de behoefte vanuit de maatschappij. Informatie-uitwisseling met hulpdiensten, partners, betrokken bedrijven, andere veiligheidsregio s, overheden en burgers is hierbij cruciaal. 1 DE STANDAARDUITRUK BIJ BRANDEN IS DAN NIET LANGER ALTIJD EEN TANKAUTOSPUIT MET ZES PERSONEN, MAAR ZOU BIJVOORBEELD OOK EEN TANKAUTOSPUIT MET VIER PERSONEN KUNNEN ZIJN. 22 BELEIDSPLAN

174 INTERVIEW Het is in Nederland al zo veilig ANTON SLOFSTRA COMMANDANT BRANDWEER In Nederland geldt de veiligheidscontradictie: het is hier zo veilig dat het besef van onveiligheid verdwijnt. Daardoor raken mensen om de kleinste dingen van slag. Als het glad is in de winter waardoor men bijvoorbeeld niet op tijd op een afspraak kan zijn. Mensen moeten weerbaarder en veerkrachtiger worden in onverwachte situaties. Natuurlijk willen we het als VRZHZ nog veiliger maken en investeren we in slimme technieken en informatietechnologie. Feit is: in de afgelopen 10 jaar zijn er geen branden geweest, waarbij meer dan 5 slachtoffers waren. Dat willen we zo houden en het liefst verder naar beneden brengen. VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 23

175 HOOFDSTUK 5 PREPARATIE EN REPRESSIE In de komende beleidsperiode geeft de VRZHZ meer aandacht aan haar functie van verbindend platform bij rampen en crises. Daarnaast wil zij innovatief omgaan met nieuwe rampen en crises. Daarom zijn de speerpunten voor rampenbestrijding en crisisbeheersing: heldere afspraken, uniforme werkwijze, interne en externe informatie-uitwisseling. Als gevolg van de samenvoeging van de meldkamers van de VRR en de VRZHZ worden in de komende jaren een aantal multidisciplinaire processen tussen de Veiligheidsregio s geharmoniseerd. Dit heeft vooral betrekking op melding, alarmering, op- en afschaling, en informatiemanagement Bevolkingszorg Vanaf 1 juni 2016 maakt bureau Gemeenten deel uit van de afdeling Voorbereiding op Rampen en Crises (VRC) en krijgt bevolkingszorg in opgeschaalde situaties een sterke verankering in de VRZHZ. De regionale coördinatie op en aansturing van bevolkingszorg sluit hierdoor aan op de regionale hoofdstructuur van de crisisbeheersing. De 17 gemeenten zijn onderverdeeld in drie subregio s: Hoeksche Waard, Drechtsteden en Alblasserwaard/ Vijfheerenlanden. Voor de verdere professionalisering van bevolkingszorg is een inhoudelijke ontwikkelagenda opgesteld. Deze richt zich op de ontwikkeling van de kennis en kunde van medewerkers in de gemeentelijke crisisorganisaties door extra trainingen en oefeningen. Een voorbeeld hiervan is dat het organiseren van sessies waarbij incidenten en ervaringen door de functionarissen met elkaar worden gedeeld. Hierdoor is er meer aandacht voor verdieping en specialisatie binnen de gemeentelijke taken van de (subregionale) crisisorganisatie. Bovendien wordt ingezet op een betere borging van de betrokkenheid en bereikbaarheid van de medewerkers in de afzonderlijke gemeenten. Een evaluatie van de inspanningen op het gebied van bevolkingszorg (gereed in 2017) vormt de basis voor de eventuele verdere optimalisatie van bevolkingszorg Geneeskundige hulp (GHOR) Wanneer er geneeskundige hulp nodig is bij incidenten, rampen en crises, coördineert de GHOR onder leiding van de Directeur Publieke Gezondheid (DPG) de gezamenlijke inzet van zorginstellingen en zorgaanbieders, dit (zo nodig) binnen de hoofdstructuur van de VRZHZ. De GHOR Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio vormt hiervoor met ziekenhuizen, huisartsen en andere partners de geneeskundige keten (GHOR-keten) om de publieke gezondheid te bewaken tijdens incidenten en een bijdrage te leveren aan rampenbestrijding en crisisbeheersing. Om voorbereid te zijn op dergelijke situaties onderhoudt de GHOR een stevig netwerk met de partners in de regionale gezondheidszorg. Daarnaast adviseert zij partners en overheden over geneeskundige hulp in opgeschaalde situaties en de voorbereiding daarop. Diverse ontwikkelingen in de zorg hebben tot gevolg dat meer mensen met een beperking langer zelfstandig blijven wonen. Tijdens incidenten worden hulpverleners vaker geconfronteerd met verminderd zelfredzame personen. Dit heeft dit invloed op de planvorming van de GHOR en de GHOR-keten. In opdracht van de DPG heeft de GHOR een perspectief geschreven voor de komende jaren. Dit heeft geresulteerd in het document: De GHOR in (DPG) perspectief. Dit is vertaald naar een concreet productenboek GHOR, jaarwerkplan en de persoonlijke werkplannen van de GHOR-medewerkers (zie hoofdstuk 8). 24 BELEIDSPLAN

176 HOOFDSTUK 5 PREPARATIE EN REPRESSIE Crisiscommunicatie Effectieve communicatie tijdens rampen en crises is afhankelijk van de juiste middelen en kanalen om de getroffen burgers en bedrijven te bereiken. Via oude en nieuwe media wil de VRZHZ zijn waar haar doelgroep is en zelfredzaamheid en samenredzaamheid versterken. Bij communicatie over en tijdens crises is de kwaliteit van de berichtgeving belangrijk, maar ook hoe deze ontvangen wordt. Dit is een ontwikkelpunt voor de VRZHZ in de komende periode en hierover zullen dan ook voorstellen aan het bestuur gedaan worden. Naar verwachting stelt het Veiligheidsberaad in 2017 een landelijke visie hierop vast. De VRZHZ vertaalt deze visie voor de eigen regio en geeft deze verder vorm. In de komende jaren treden grote veranderingen op in het medialandschap en het gebruik van sociale media, en ontstaan nieuwe vormen van sociale media. Deze dynamiek vraagt om continu investeren in expertise, middelen en relaties, en is afhankelijk van het vermogen de communicatiemiddelen flexibel in te zetten tijdens crises. In de afgelopen beleidsperiode is stevig geïnvesteerd in verbetering van het proces en in de betrokken professionals. Deze ontwikkeling wordt in de komende beleidsperiode voortgezet met de volgende speerpunten: Verdere professionalisering van de eigen woordvoerders Betere verbinding tussen risico- en crisiscommunicatie door uit te gaan van dezelfde middelen en hetzelfde netwerk Ontwikkeling van een communicatieplatform voor alle kanalen en passend bij het veranderende medialandschap Informatiemanagement Speerpunten voor informatiemanagement zijn de continuïteit, de voorzieningen en het benutten van moderne technieken. De eerste stap daarvoor is het op orde maken van de basis. Daarna verschuift de focus naar Informatie Gestuurd Optreden (IGO) en netcentrisch werken, het Netwerk Georiënteerd Optreden (NGO). Met name tijdens crisissituaties, in de warme fase van de organisatie, is de effectiviteit van informatievoorzieningen cruciaal voor de samenwerking en communicatie. Effectieve beeld- en oordeelsvorming is immers alleen mogelijk wanneer informatie gedeeld wordt met (keten)partners en (bewegende) beelden adequaat verwerkt kunnen worden. What if -scenario s en push-informatie op basis van situatie, locatie en tijdstip zijn belangrijk om de continuïteit en de beschikbaarheid van informatie te waarborgen. 5.3 Belangrijkste resultaten Algemeen Behoud van een brandweerorganisatie die continu paraat en goed voorbereid is Aandacht voor het binden en boeien van vrijwilligers Behoud van een rampenbestrijdings- en crisisorganisatie met de GHOR als een geïntegreerd onderdeel 2017 Samenvoeging meldkamers Voorstellen optimalisatie bevolkingszorg Voorstellen over ontwikkeling crisiscommunicatie en informatiemanagement Implementatie schoner werken (doorloop in 2018) Voorstellen voor ondersteuning in de nafase 2018 Voorstellen vernieuwd dekkingsplan (organisch ontwikkelen) in het kader van vernieuwde brandweerzorg Harmonisatie multidisciplinaire processen crisisbeheersing en rampenbestrijding 2020 Nieuw dekkingsplan geïmplementeerd VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 25

177 INTERVIEW De band met ketenpartners is heel goed PIM VAN DAM ADVISEUR OPERATIONELE VOORBEREIDING GHOR Ziekenhuizen, Ambulancedienst, verzorgingshuizen, huisartsen, ze hebben allemaal hun eigen verantwoordelijkheden en processen. Bij een groot incident is een goede afstemming binnen deze GHOR-keten van levensbelang. Het opbouwen en onderhouden van dat netwerk kost jaren. De GHOR heeft daarin een adviserende rol, wij kunnen niets verplichten. Ik hoop dat onze band met de ketenpartners behouden blijft, ook na de reorganisatie. De nieuwe afdeling VRC bestaat uit medewerkers met verschillende specialisaties, al hebben GHOR en Bevolkingszorg veel overlap met elkaar. De onderlinge samenwerking kan daarvan profiteren, daar zie ik een win-win-situatie. 26 BELEIDSPLAN

178 06. 6 Beleidsdoelstelling 3: Samen verder komen samenwerking Incidenten, rampen en crises houden zich niet aan grenzen van gemeenten, provincies, waterschappen of landen. Bovendien is de VRZHZ niet altijd de eerst aangewezen partij om het risico te bestrijden of te beïnvloeden. Daarom stemt de VRZHZ beleid en uitvoering af met alle betrokken partijen, zowel binnen als buiten de overheid Samenwerking van landelijk tot regionaal De VRZHZ heeft met diverse partners convenanten afgesloten waarin concrete afspraken zijn gemaakt over samenwerking. Deze convenanten worden jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld Nationale samenwerking Het Veiligheidsberaad is een nationaal overleg met een strategische agenda voor de fysieke veiligheid in Nederland. Daarnaast is Brandweer Nederland een belangrijke partij bij de ontwikkeling van landelijk beleid, bijvoorbeeld rondom de nieuwe Omgevingswet. De VRZHZ participeert in zes projecten die uit deze overleggen voortvloeien, met name in de projecten die aansluiten bij het risicoprofiel: Water en evacuatie, Continuïteit van de samenleving en Versterking bevolkingszorg. Voor het project Water en evacuatie levert de VRZHZ een landelijk projectleider. 2 3 EEN KLEIN ONGELUK KAN UITGROEIEN TOT EEN RAMP WAARBIJ VERSCHILLENDE HULPDIENSTEN, OVERHEDEN EN PARTNERS BETROKKEN ZIJN. VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 27

179 HOOFDSTUK 6 SAMENWERKING De uitkomsten van deze projecten zal de VRZHZ in de beleidsperiode nader toespitsen op de regio en waar nodig implementeren Interregionale samenwerking De veiligheidsregio s Midden- en West-Brabant, Rotterdam-Rijnmond, Zeeland en Zuid-Holland Zuid vormen samen de Zuid-Westelijke Delta. Dit samenwerkingsverband hangt nauw samen met het risico incident met gevaarlijke stoffen buiten de regio en is gericht op optimalisatie van de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Deze samenwerking krijgt vorm in multidisciplinair oefenen, trainen en opleiden (MOTO), inkoop/huisvesting, personeel/talentontwikkeling, crisiscommunicatie en bevolkingszorg. Op het gebied van risicobeheersing en vakbekwaamheid werkt de VRZHZ intensief samen met de andere veiligheidsregio s in de provincie Zuid Holland. In diverse formele netwerken vindt interregionale samenwerking en kennisuitwisseling plaats, onder andere over informatiemanagement Regionale samenwerking Op regionaal niveau werkt de VRZHZ samen met uiteenlopende partners: van de politie tot Rijkswaterstaat en van het Openbaar Ministerie tot drinkwaterbedrijven. Afhankelijk van de bron van een incident, ramp of crisis spelen zij een rol in de risicobeheersing, incidentbestrijding of nafase. In de komende beleidsperiode continueert de VRZHZ de verbinding met twee andere gemeenschappelijke regelingen in de regio: DG&J en OZHZ. Deze samenwerking wordt inhoudelijk gevoed vanuit het risicoprofiel: verminderd zelfredzame personen, incidenten met gevaarlijke stoffen en risicoverhogend gebruik van bouwwerken. Daarnaast leggen alle gemeenschappelijk regelingen financiële verantwoording af aan de gemeenten in de regio; het zoveel mogelijk gezamenlijk informeren van colleges en gemeenteraden heeft de voorkeur. De samenwerking met de gemeenten in de regio Zuid- Holland Zuid heeft een bijzonder karakter. Behalve de al genoemde bestuurlijke relatie tussen de gemeenten en de VRZHZ zijn de gemeenten ook verantwoordelijk voor de bevolkingszorg bij incidenten, rampen of crises. Bovendien is er een zeer hechte band tussen de gemeenten en de brandweer: door de 750 vrijwilligers staat de VRZHZ midden in de lokale samenleving. Vanuit het programma RemBrand van Brandweer Nederland wordt opgeroepen tot meer aandacht voor fysieke veiligheid binnen de gemeenten. Zij zijn immers verantwoordelijk voor brandweerzorg; de VRZHZ voert het voor hen uit. Eén van de adviezen van Brandweer Nederland is dat brandveiligheid herkenbaar onderdeel uit zou moeten maken van het veiligheidsbeleid van elke gemeente. In de beleidsplanperiode staat de VRZHZ een verandering van het aantal gemeenten te wachten. Per 1 januari 2018 wordt namelijk een nieuwe gemeente Vijfheerenlanden gevormd, bestaande uit de huidige gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik. De keuze of deze gemeente aansluit bij de VR Utrecht of de VRZHZ is nog niet gemaakt Spinel Veiligheidscentrum De regio Zuid-Holland Zuid beschikt al jaren over een multidisciplinair veiligheidscentrum, waar hulpverleners worden opgeleid en kunnen oefenen en trainen. Sinds 2016 is Spinel Veiligheidscentrum een bv, waarvan de VRZHZ eigenaar is. De voorbereiding op een daadkrachtige en veilige respons door opleiden, oefenen en trainen is kernactiviteit van Spinel Veiligheidscentrum. Doordat het centrum dichtbij gevestigd is, heeft de VRZHZ grote invloed op inhoud en vormgeving van de trainingsprogramma s en daarmee op de bijdrage aan beleidsdoelstellingen. Het multidisciplinaire karakter van Spinel Veiligheidscentrum bevordert de samenwerking met partners. Hulpverleners krijgen meer inzicht in de werkwijze van partners en contacten kunnen makkelijk onderhouden worden. Verder biedt het centrum de mogelijkheid om de samenwerking met partners in acute situaties te simuleren en trainen. 28 BELEIDSPLAN

180 HOOFDSTUK 6 SAMENWERKING 6.2 Samenwerking aan de voorkant Structurele aandacht voor (on)veiligheid, het voorkomen en terugdringen van onveilige situaties en zorgen voor zo klein mogelijke gevolgen als het misgaat: dit kan de VRZHZ slechts realiseren in nauwe samenwerking met de partners. Daarnaast wordt actief informatie gedeeld met de interne organisatie en externe partners ter ondersteuning van operationele zaken, repressie en voorbereiding op incidenten, rampen en crises. De risicogerichte aanpak is leidend in de samenwerking aan de voorkant. Bij hoogwater en overstromingen, bijvoorbeeld, spelen de waterschappen een trekkersrol en zijn drinkwaterbedrijven, Rijkswaterstaat en zorginstellingen andere belangrijke partners. Wanneer een incident met gevaarlijke stoffen zich voordoet in de spoorzone Dordrecht/ Zwijndrecht, komen onder andere de OZHZ en ProRail in actie. De nieuwe Omgevingswet vraagt om een gezamenlijke aanpak van de VRZHZ, de DG&J en de OZHZ. De directeuren van de drie genoemde diensten bereiden zich in een gezamenlijk project voor op deze nieuwe wet. Inwoners en ondernemers in de regio hebben een eigen verantwoordelijkheid met betrekking tot hun veiligheid. Om zelfredzaamheid te stimuleren, informeert de VRZHZ alle burgers over de reële risico s in de regio en geeft zij een handelingsperspectief. Voorbeelden hiervan zijn het project brandveilig leven en de samenwerking met informele netwerken rondom verminderd zelfredzame personen. 6.3 Samenwerking bij incidenten, rampen en crises In opgeschaalde situaties vloeit de samenwerking met partners en burgers voort uit de planvorming en verdere preparatie. In gezamenlijke trainingen en oefeningen bereidt de VRZHZ zich met haar partners voor op incidenten, rampen en crises. Daarnaast versterkt de VRZHZ samenwerking met de betrokken partners om de doelstelling startklaar en daadkrachtig (zie hoofdstuk 5) te realiseren. In onze complexe en snel veranderende samenleving is goede en tijdige informatie steeds belangrijker. Hiermee kan de VRZHZ inspelen op de actualiteit, oog en oor hebben voor haar omgeving en effectiever samenwerken met haar partners. 6.4 Belangrijkste resultaten Algemeen Voortzetting samenwerking en verbinding op landelijk, interregionaal, regionaal en lokaal niveau, waar dat bijdraagt aan het behalen van de doelstellingen van de VRZHZ Jaarlijkse evaluatie en bijstelling van convenanten Gezamenlijke voorbereiding op rampen en crises met partners 2017 Besluit over taakverdeling diensten naar aanleiding van nieuwe Omgevingswet 2018 Implementatie nieuwe Omgevingswet Implementatie gevolgen vorming gemeente Vijfheerenlanden VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 29

181 INTERVIEW We moeten investeren in informatiemanagement ERIK-JAN ROGGEKAMP ADVISEUR OPERATIONEEL INFORMATIEMANAGEMENT Om een netwerkorganisatie te zijn, is investeren in informatiemanagement heel belangrijk. Daar wil ik me de komende jaren voor inzetten. In warme situaties en opgeschaalde incidenten is de informatievoorziening wel geregeld door de wettelijke bepalingen. In koude situaties en de overgang van koud naar warm zie ik mogelijkheden om te verbeteren. Informatiegestuurd werken is namelijk belangrijk voor een netwerkorganisatie als de VRZHZ. Wanneer de functie Chief Information Officer wordt ingevuld, kunnen we de volgende stap zetten richting de organisatie die we willen zijn. 30 BELEIDSPLAN

182 07. 7 Beleidsdoelstelling 4: Investeren in bedrijfsvoering professionaliteit Om de doelstellingen Focus op de voorkant, Startklaar en daadkrachtig en Samen verder komen te kunnen realiseren investeert de VRZHZ in de deskundigheid van haar medewerkers en de kwaliteit van haar bedrijfsvoering. 7.1 Uitgangspunten: harmonisatie en doorontwikkeling De organisatie kijkt terug op een periode van regionalisatie en reorganisatie. De impact hiervan is nog steeds merkbaar en de nieuwe organisatie moet zich nu gaan zetten. Daarvoor is verdere harmonisatie van processen en kaders noodzakelijk en moeten medewerkers de ruimte krijgen om te groeien in de organisatie en zich de werkomgeving eigen te maken. Hiernaast is een doorontwikkeling nodig om de organisatie toekomstbestendig te maken, passend bij (landelijke) ontwikkelingen. organisatie noodzakelijk. Speerpunten liggen daarbij op HRM, de beleidscyclus, financiën, communicatie en informatiemanagement Human Resources Management (HRM) In 2016 is gestart met het traject Ik en onze VRZHZ. Dit traject heeft als doel om de visie van de VRZHZ verder uit te dragen in de organisatie. De elementen initiatief, samenwerking en verantwoordelijkheden laag beleggen, worden met alle medewerkers op verschillende manieren uitgewerkt. Dit HRM-traject wordt de komende jaren verder geborgd. De VRZHZ wil inzetten op de verdere ontwikkeling van medewerkers en op een continu proces van leren en verbeteren. Als een lerende organisatie heeft zij de kwaliteit van haar diensten hoog in het vaandel staan. Speciale aandacht is er voor het binden en boeien van vrijwillige medewerkers. 7.2 Uitwerking Om haar kerntaken, zoals beschreven in de voorgaande hoofdstukken, effectief en efficiënt te kunnen uitvoeren, is een voldoende toegeruste faciliterende VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 31

183 HOOFDSTUK 7 PROFESSIONALITEIT Beleidscyclus Om adequaat te kunnen reageren op ontwikkelingen is een effectieve en efficiënte beleidscyclus noodzakelijk. De beleidscyclus bestaande uit dit beleidsplan, de begroting, de bestuursrapportages en de jaarrekening ondersteunt het bestuur van de VRZHZ in zijn sturende taak. Beleidsdocumenten zijn zo lang als nodig is om de informatie over te brengen en beperkt tot de bestuurlijk relevante informatie. De verankering van de beleidscyclus in de VRZHZ heeft de afgelopen jaren steeds meer vorm gekregen. De insteek voor de komende periode is deze cyclus te versterken, door het onderling aansluiten van de onderdelen verder te ontwikkelen en zo de sturingsmogelijkheden te verbeteren. Bovendien voert de VR in de komende beleidsperiode de A-3-methodiek in voor jaarplannen. Door per organisatieonderdeel de missie, visie en beleidsdoelstellingen te vertalen in concrete resultaten verbetert de monitoring, sturing en verantwoording door het management Financiën Beleid en financiën moeten in evenwicht zijn. De kaders voor de financiën worden gevormd door het meerjarenperspectief (MJP, zie paragraaf 3.5). Een deel van de voorziene bezuinigingen uit het MJP moet nog in detail uitgewerkt worden en daarnaast wordt een aantal wijzigingen op het gebied van de financiële administratie doorgevoerd. Bij de regionalisering van de brandweer is een kostenverdeelsystematiek vastgesteld voor de periode tot en met Deze systematiek verdeelt de kosten van de VRZHZ over de deelnemende gemeenten, waarbij algemene kosten worden verdeeld over alle gemeenten en maatwerk wordt doorberekend aan de desbetreffende gemeente. In de komende beleidsperiode herziet de VRZHZ de huidige kostenverdeelsystematiek in nauwe samenwerking met de gemeenten. Voorafgaand aan deze herziening houdt de VRZHZ de financiële administratie tegen het licht. Daarbij zijn de speerpunten: vereenvoudiging en aansluiting op de gewenste stuur- en verantwoordingsinformatie Communicatie Communicatie gaat om verbinding met de samenleving vanuit de plek die je als organisatie in de samenleving inneemt. Dat vertaalt zich voor de VRZHZ concreet in: het onderhouden van contacten, het peilen van meningen, het aangaan van dialoog, het adviseren over beleidsimpact, het lobbyen en het communicatiever maken van de medewerkers in de organisatie. De VRZHZ kent een aantal sterke merken, namelijk de brandweer en de GHOR, met een duidelijke (landelijke) herkenbaarheid naar buiten. Daarnaast communiceert de VRZHZ als overkoepelende organisatie. Het uitgangspunt de ontvanger centraal is hierbij leidend voor de professionele keuzes. De uitvoering van de communicatievisie vraagt in de komende periode om samenspel tussen de bedrijfsonderdelen, die de inhoudelijke thema s bepalen, en de afdeling communicatie. Bovendien heeft de VRZHZ wettelijke taken op het terrein van risico- en crisiscommunicatie (zie paragrafen en 5.2.6). De VRZHZ richt zich ten slotte op borging van communicatie als een van haar kernprocessen. 32 BELEIDSPLAN

184 HOOFDSTUK 7 PROFESSIONALITEIT Informatiemanagement Informatiemanagement is heel belangrijk voor een succesvolle inzet bij incidenten, rampen en crises, maar ook in de in de voorbereiding hiervan en de dagelijkse (koude) taakuitvoering. De VRZHZ wil daarom in de komende beleidsperiode investeren in middelen en processen, zodat beschikbare informatie snel, transparant en doelgroepgericht kan worden verzameld, geïnterpreteerd en gedeeld. De VRZHZ wil hiervoor aansluiten bij landelijke programma s van het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV). Deze programma s kennen zes prioriteiten: gemeenschappelijke applicaties, kernregistratie, basisvoorziening GEO, landelijke ICT-voorziening, informatieveiligheid en business intelligence. Daarnaast sluit de VRZHZ aan bij wat beschikbaar is in andere veiligheidsregio s, in het bijzonder die van de Zuid- Westelijke Delta. Waar nodig en nuttig volgt zij zelf de trends en ontwikkelingen op zonder zelf actief te innoveren. Verder wordt er gebruik gemaakt van, al dan niet publieke, informatiebronnen die beschikbaar zijn of komen zoals De laan van de leefomgeving. Bij koppelingen zal zoveel mogelijk gebruik gemaakt worden van de beschikbare open standaarden. Om binnen de VRZHZ eenduidig met informatie om te kunnen gaan zal het warme informatiemanagement en de koude informatievoorziening gestroomlijnd georganiseerd worden waarbij de eigenschappen van de verschillende situaties continuïteit voor de warme organisatie en kostenbewustzijn voor de koude organisatie niet uit het oog worden verloren. Informatie wordt eenduidig opgeslagen en verwerkt binnen de gehele VRZHZ, zodat iedereen op elk moment in warme en koude situaties gebruik maakt van dezelfde informatie. Om sturing te geven aan deze ontwikkeling moet de functie van Chief Information Officer (CIO) en de ondersteunende functies voor deze CIO belegd worden. Sturing op kwaliteit en ontsluiting van informatie staan centraal. ICT is hier ondersteunend aan en volgt het uitgezette informatiebeleid. 7.3 Belangrijkste resultaten Algemeen Doorontwikkeling van de nieuwe organisatie Realisatie van het afgesproken financieel meerjarenperspectief 2017 Implementatie A-3-methodiek Implementatie herziene financiële administratie Herziening kostenverdeelsystematiek 2018 P&C-cyclus vernieuwd Invulling van de functie CIO met ondersteunende functies 2019 HRM-traject Ik en mijn VRZHZ geborgd Implementatie vernieuwd informatiemanagement VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 33

185 INTERVIEW We willen meer ruimte voor initiatief geven EEFJE VAN STEENBERGEN BELEIDSADVISEUR HRM In warme situaties is er een duidelijke hiërarchie en rolverdeling. Maar in koude situaties is dat minder nodig. Dan willen we juist dat medewerkers meer initiatief nemen en hiervoor de ruimte krijgen. Met het traject Ik en onze VRZHZ willen we oude patronen van hiërarchie en vastomlijnde taken doorbreken, samenwerking stimuleren en verantwoordelijkheden laag in de organisatie leggen. Ik vind het belangrijk dat medewerkers samen nadenken over wat dat betekent voor hun werk en wat zij van elkaar nodig hebben. Hoe zij zelf aan het roer van hun ontwikkeling blijven. 34 BELEIDSPLAN

186 08. 8 Aanvullende documenten 8.1 Wettelijk verplichte onderdelen Een aantal onderdelen van dit beleidsplan is gepubliceerd in aparte documenten. Dit betreft: operationele prestaties en informatieparagraaf over betrokken diensten en organisaties binnen de veiligheidsregio, de regiopolitie en de gemeenten in het kader van rampenbestrijding en crisisbeheersing; een oefenbeleidsplan; een beschrijving van de niet wettelijke adviesfunctie; een dekkingsplan met opkomsttijden voor de brandweer. Conform de Wet veiligheidsrisico s maken deze documenten een integraal onderdeel uit van dit beleidsplan. Omwille van de leesbaarheid is ervoor gekozen om deze onderdelen separaat te publiceren op de website van de VRZHZ ( 8.2 Overige bijlagen Op dezelfde pagina ( staat ook een aantal bijlagen. Hierbij gaat het om documenten waarnaar verwezen wordt in de tekst van het beleidsplan en om een verantwoording over de vorige beleidsperiode. Dit zijn: Verantwoording beleidsperiode Financieel Meerjarenperspectief (MJP) Programma Vernieuwde brandweerzorg De GHOR in (DPG) perspectief Colofon Contact Het Beleidsplan VRZHZ is een uitgave van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid. Contact VRZHZ, team communicatie Interviews en redactie Karin Tempelaar, Lumax Producties Fotografie Team communicatie, VRZHZ Illustraties Djanko, IBIS Vormgeving Impuls Publiciteit Drukwerk Hega Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid Postadres Postbus AJ Dordrecht Centraal telefoonnummer (088) Bezoekadressen zie mail@vrzhz.nl Website VEILIGHEIDSREGIO ZUID-HOLLAND ZUID 35

187

188 Agendapunt III-1 Registratienummer 2016/1002 Voorstel voor de vergadering van: Het algemeen bestuur Datum vergadering: 8 juli 2016 Onderwerp: Eindrapport pilots TS4 Gevraagd besluit: Het algemeen bestuur wordt gevraagd: 1. kennis te nemen van: het document Eindrapport pilots TS4 2. in te stemmen met: het voornemen tot het instellen van een bestuurlijke begeleidingscommissie Dekkingsplan ZHZ. Vergaderstuk: 2016/1002/A - Eindrapport pilots TS4 Toelichting: Vernieuwde Brandweerzorg Op 26 juni 2014 heeft het algemeen bestuur ingestemd met het document Vernieuwde brandweerzorg: op weg naar In dit document wordt antwoord gegeven op de vraag welke kwaliteit de brandweer in ZHZ wil leveren en hoe die zo effectief en efficiënt mogelijk, tegen zo laag mogelijke kosten en op toekomst vaste wijze georganiseerd kan worden. Het realiseren van de daaruit volgende financiële taakstelling heeft een tijdspanne van vier jaar ( ), waarbij in 2015 al gestart is met de uitwerking van enkele onderdelen. Eén van die onderdelen is de vernieuwing van de operationele doctrine. Vernieuwing operationele doctrine In het deel Vernieuwing operationele doctrine is, naast de pilot TS4, ook de herziening van het dekkingsplan ondergebracht. De resultaten van de pilots dienen als input voor het vernieuwde dekkingsplan. Een herziening van het dekkingsplan dient bestuurlijk te worden vastgesteld. Pilot TS4 De Pilots TS4 (4 personen op een tankautospuit in plaats van de nu gebruikelijke 6) zijn in opdracht van het MT Brandweer uitgevoerd in het kader van het programma Vernieuwde Brandweerzorg. Hierbij is het landelijk kader Uitruk op maat gehanteerd. De volgende pilotvarianten zijn onderzocht: TS4+2, TS4 + TS4, TS4 + TS6 en variabele voertuigbezetting. Met dit project is gekozen voor het onderzoeken van een inhoudelijke lijn

189 om te komen tot een andere werkwijze in de basisbrandweerzorg, die zowel veilig als toekomstbestendig is. Landelijk waren al technische gegevens over het werken met een TS4 beschikbaar. In onze regio is echter gekozen om het onderzoek uit te voeren aan de hand van drie vragen. De vragen en de uitkomsten zijn als volgt: 1. Kan het werken met een TS4? Technisch gezien is dit mogelijk. Wel dient er rekening mee te worden gehouden dat mogelijk een andere wijze van optreden noodzakelijk is bij bepaalde incidenten. Dit sluit aan bij de verwachting en het landelijke beeld. 2. Voelt het goed? Het optreden van samengestelde eenheid wordt in het algemeen als achteruitgang beleefd ten opzichte van optreden als TS6. Het optreden met een TS4 kan alleen binnen een fijnmazig netwerk van posten om te borgen dat aanvullende eenheden binnen afzienbare tijd ter plaatse zijn. Een belangrijke kanttekening hierbij is dat tijdens deze pilot geen ervaring is opgedaan met aanvullende eenheden die vanuit andere posten komen. De resultaten van het belevingsonderzoek (enquête) in het kader van de RI&E laten zien dat personeel zich vaker onveilig voelt. Opmerkelijk is dat deze constateringen niet voorkomen in de incidentevaluaties die vanuit de posten zijn aangeleverd. Het gaan werken met TS4 grijpt in op de hele organisatie van de post: onder andere alarmering, vakbekwaamheid, logistiek en werving en selectie. Binnen een post die ook als TS6 moet kunnen uitrukken wordt geen meerwaarde ervaren, maar vooral veel nadelige effecten. De TS4 pilots geven binnen die posten op meerdere vlakken aanleiding tot demotivatie van het personeel. 3. Past het binnen de cultuur? Draagvlak is een belangrijk element in de cultuur van brandweer Zuid-Holland Zuid. Echter tijdens de pilots is geconstateerd dat voor het overgaan naar TS4 weinig draagvlak is. De pilots hebben ook niet geresulteerd in méér draagvlak. Er is wel draagvlak binnen posten die te maken hebben met paraatheidsproblemen. Voor deze posten biedt de TS-variabel uitkomst om meer in dienst te blijven voor de lokale gemeenschap. Aanbevelingen Eindrapport pilots TS4 Aanbevolen wordt om, indien er gekozen wordt voor afwijkende voertuigbezettingen om dit gefaseerd te doen. Om over te gaan naar een afwijkende bezetting dient allereerst een noodzaak te zijn vanuit het pagina 2 van 3

190 oogpunt van personele bezetting. Deze noodzaak leidt tot urgentiebesef en draagvlak. Geadviseerd wordt om de volgende fasering aan te houden: voldoende bezetting TS6 handhaven regelmatige onderbezetting TS-variabel structurele onderbezetting TS4. Bestuurlijke begeleidingscommissie Dekkingsplan ZHZ Om gedurende het herzieningsproces van het dekkingsplan voldoende bestuurlijke afstemming te houden, wordt voorgesteld een bestuurlijke begeleidingscommissie (BBC) in te stellen onder voorzitterschap van de portefeuillehouder Brandweer. De BBC heeft tot taak toe te zien op de integrale uitwerking en de (bestuurlijke) effecten van het vernieuwde dekkingsplan van de brandweer ZHZ op de verschillende gemeenten in het verzorgingsgebied. Definitieve besluitvorming, inclusief een opdrachtbeschrijving en voorstel voor samenstelling, wordt in het najaar 2016 in het dagelijks bestuur geagendeerd. Financiële consequenties: Geen financiële consequenties. Afhankelijk van de keuzes die worden gemaakt bij het opstellen van het nieuwe dekkingsplan zullen financiële consequenties in beeld komen. Vervolgprocedure: Het voorstel wordt bij de volgende overleggen ingebracht: MT AB OVO CAB AGV Audit commissie DB Anders, nl.... Niet van toepassing Vervolgstappen: 1. Uitvoeren deelproject herziening dekkingsplan, met verwerking van de conclusies en aanbevelingen van het Eindrapport pilots TS4. 2. Uitwerken van de opdracht, werkwijze en samenstelling van de bestuurlijke begeleidingscommissie Dekkingsplan ZHZ Organisatie eenheid Indiener niveau 2 Concerncontroller a.i. Directiesecretaris Brandweer A. Slofstra J. Boons dd dd pagina 3 van 3

191 Vergaderstuk 2016/1002/A Eindrapport pilots TS4 Versie: D1.0

192 Documentgegevens Documentbeheer Definitieve versie 3 mei 2016 Datum vastgesteld: 3 mei 2016 Vastgesteld door: Projectgroep implementatie TS4 Datum vastgesteld: Vastgesteld door: MT Brandweer Paraaf vastgesteld: Documenthistorie Datum Versie Wijziging Opsteller Vervallen per: 12 apr 2016 C0.3 Na spiegelen met projectgroep Bor, Bas 13 april april 2016 C0.4 Herziening redactioneel Sevriens, Renate 15 april april 2016 C0.5 Herziening redactioneel Van Wetten, Henk 25 april april 2016 C0.5a Opmerkingen verwerkt in tekst Van Wetten, Henk en 26 april 16 Sevriens, Renate 26 april 2016 C0.6 Na spiegelen met projectgroep Projectgroep 3 mei 16 3 mei 2016 D1.0 Na spiegelen met projectgroep Projectgroep Colofon Dit document is in beheer bij de projectgroep implementatie TS4 van de Brandweer Zuid-Holland Zuid. Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid Postbus AJ DORDRECHT T E I pagina 2 van 49

193 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanle id ing Vernieuwde brandweerzorg Pi lots TS4 : voorbereidin g Vervolgopdracht imp lement at ie Eval ua tie Leeswij zer Voorbereiding implem entatie pilot Projects truc tu ur Bedrijfsvoering Operationele Voorbereid ing Ma teriee l en log istiek Vakbekwaamhe id Beleving Commun icatie Moni toring en evalu at ie Starte n pilotpost Resultaten pilots Algemeen Analyse res ul ta ten TS Niet -m aa tgevende incid ente n Maa tgevende inc identen Functioneren same ngestelde eenheid Analyse res ul ta ten TS -v ariabel Wat is niet opgehaa ld? Ervaringen en inzichten Projects truc tu ur Bedrijfsvoering Operationele Voorbereid ing Ma teriee l en log istiek Vakbekwaamhe id Beleving Commun icatie Moni toring en evalu at ie Belevingsonderzo ek Slotbeschouwing en a anbeveling pagina 3 van 49

194 7 Bijlagen Bij lage 1: Ke u ze tabel bezetti ng TS variabel Bij lage 2: Overzic ht per post pagina 4 van 49

195 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Tegelijkertijd met het besluit de brandweertaak van de gemeenten over te nemen per heeft het algemeen bestuur (AB) van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid op 26 september 2012 aan de brandweer opdracht gegeven te komen tot scenario s voor bezuinigingen. De scenario s moeten gericht zijn op de periode vanaf 2016 en een omvang hebben van respectievelijk 10% ( 2,6 miljoen) en 15% ( 3,9 miljoen) van de gemeentelijke inbreng in box 1 en box 5 (basisbrandweerzorg en bedrijfsvoering) op 1 januari Vernieuwde brandweerzorg De brandweer heeft gekozen voor een inhoudelijke lijn: welke kwaliteit willen we leveren en hoe kunnen we deze kwaliteit zo effectief en efficiënt mogelijk, tegen zo laag mogelijke kosten en op toekomst vaste wijze organiseren? Om deze vraag te beantwoorden is een project gestart onder de naam Vernieuwde brandweerzorg, besproken in het AB van 26 juni Voor de operationele inrichting is in deze voorstellen een horizon 2020 gedefinieerd met een TS4 als uniforme eenheid voor alle posten. Kanttekening hierbij is dat de minister heeft aangegeven te komen met een landelijk kader over variabele voertuigbezetting. 1.3 Pilots TS4: voorbereiding Onderzoek naar de operationele inrichting is gedaan in de vorm van pilots naar de uniforme TS4. Reden om zelf pilots uit te voeren is de wens om niet alleen te onderzoeken of het kan, maar ook of het goed voelt en past bij de cultuur in Zuid-Holland Zuid. Hierbij zijn de landelijke ervaringen als input gebruikt. Deze voorbereidingsfase voor de pilots is op 10 juli 2014 met een startbijeenkomst van de kerngroep begonnen. Hierin namen alle relevante afgevaardigden rond dit thema deel. Vanaf 1 september 2014 heeft de kerngroep onder leiding gestaan van een externe projectleider. De opdracht van de kerngroep was het invulling geven aan de voorbereidingsfase door het stellen van het afsprakenkader waarbinnen de pilots TS4 moeten worden uitgevoerd. Gedurende de pilots heeft de Raad van Brandweercommandanten (RBC) op 19 september 2014 op verzoek van de minister advies uitgebracht aan het Veiligheidsberaad, genaamd Uitruk op maat. Het Veiligheidsberaad heeft dit advies in haar vergadering van 28 november 2014 vastgesteld. Inhoudelijk betekent dit dat voor maatgevende incidenten (gebouwbrand) de slagkracht van een TS6 nodig is. De eerste eenheid mag worden samengesteld uit bijvoorbeeld een TS4 en een SIV2 of twee keer een TS4. Voor de opkomsttijd telt de aankomst van het aanvullende voertuig. Dit past in de visie van Zuid-Holland Zuid. Verdere opschaling moet met een complete TS6 plaatsvinden. Dit tweede punt past niet in de visie van Zuid- Holland Zuid. Hierdoor was een herbezinning noodzakelijk van de opdracht voor de Pilots TS4. Het MT Brandweer heeft de opdracht voor de kerngroep opnieuw geformuleerd tot TS4 in combinatie met (hoofdrichting 1). Hierbinnen zijn drie opties geformuleerd, te weten TS4 en TS4, TS4 en TS6 en ten slotte TS4 aangevuld met twee personen. Daarnaast heeft het MT pagina 5 van 49

196 besloten het werken met variabele voertuigbezetting te onderzoeken (hoofdrichting 2). Op 2 maart 2015 is het voorbereidingsdossier van de kerngroep vastgesteld door het MT Brandweer. Hierin is het afsprakenkader opgenomen waarbinnen de pilots worden uitgevoerd. Tegelijkertijd heeft het MT Brandweer de extern projectleider verzocht aan de kerngroep te vragen een Implementatieplan op te stellen waarin staat wat vereist is om te starten met de implementatiefase, wanneer en hoe. Dit plan moet uiterlijk eind maart 2015 gereed zijn en aangeven dat Dordrecht 1 mei 2015 kan starten met de pilot en de rest uiterlijk 1 oktober Eind maart 2016 geldt als einde van de pilots TS4 (tussenevaluatie), waarna het MT Brandweer zal besluiten of er meer tijd nodig is. Het implementatieplan van de kerngroep is op 20 april 2015 deels vastgesteld door het MT Brandweer. Het aangeboden implementatieplan biedt onvoldoende houvast voor een pilotpost om daadwerkelijk te starten met de pilot TS4. Een aantal restpunten dienen verder te worden uitgewerkt, voordat de implementatiefase kan starten. 1.4 Vervolgopdracht implementatie Het MT Brandweer heeft op 11 mei 2015 een vervolgopdracht geformuleerd voor de implementatie van de pilots TS4 in Zuid-Holland Zuid. Omdat de kerngroep te omvangrijk is gebleken om tot effectieve besluiten te komen en binnen de organisatie meerdere projecten een beroep doen op dezelfde mensen is besloten de projectgroep kleiner te maken dan de kerngroep. Tevens is gekozen voor een intern projectleider en het beleggen van de verantwoordelijkheden in de lijn. Het Voorbereidingsdossier en het Implementatieplan vormen samen de basis voor de implementatie van de pilots TS4. De vervolgopdracht luidt als volgt: Ten aanzien van pilots TS4 en variabele bezetting: Vul de restpunten in die open staan uit het Implementatieplan pilots TS4 op basis van de overdracht van de projectleider uit deze fase. Het bewaken en uit (laten) voeren van de voorwaarden als benoemd in het Implementatieplan pilots TS4 en pilots variabele bezetting. Het (laten) opstellen van een communicatieplan pilots. Het zorg dragen voor afstemming met de medezeggenschap. Het uitvoeren van de acties met betrekking tot start en (tussen)evaluatie van pilots zoals benoemd in paragraaf 4.1 van het Implementatieplan pilots TS4 en hierin de evaluatiepunten van de pilots variabele bezetting mee te nemen. Specifiek pilots variabele bezetting: Het doen van een voorstel aan het MT welke posten worden betrokken in de pilots variabele bezetting. Specifieke aandachtspunten algemeen: Bewaken overal planning vakbekwaamheid. Bewaken dat de acties die voortkomen uit de TRA geborgd zijn. pagina 6 van 49

197 De Projectgroep Implementatie TS4 is op 2 juni 2015 gestart met het verder uitwerken van het Implementatieplan. In hoofdstuk 2 wordt verder ingegaan op de voorbereidingen die getroffen zijn om te kunnen starten met de pilots. 1.5 Evaluatie Vastgesteld is dat eind maart 2016 de (tussen)evaluatie van de implementatie pilots TS4 plaats zal vinden. Het MT Brandweer zal op basis van de opgehaalde resultaten besluiten of de pilots verder moeten doorgaan of niet. Eind januari is tijdens een tussentijdse evaluatie met de kerninstructeurs en OM-ers van de pilotposten geconstateerd dat de belasting als hoog wordt ervaren. Vervolgens is de opgehaalde data geanalyseerd. Hieruit is gebleken dat voldoende data is opgehaald voor het opstellen van de eindevaluatie. Het MT Brandweer heeft het advies van de projectgroep om de pilots TS4 te beëindigen op 1 april 2016 om uur overgenomen en vastgesteld. Hierdoor wordt de tussenevaluatie tevens de eindevaluatie. Dit document richt zich op de evaluatie van de Implementatie pilots TS4; de periode van de verstrekking van de vervolgopdracht tot en met het einde van de pilots TS Leeswijzer Het voorbereidingsdossier is niet meegenomen in dit eindrapport. Dit rapport beperkt zich tot de implementatiefase. Gezien de complexiteit van het dossier en de samenhangende opbouw van het document wordt aangeraden het document in zijn geheel door te lezen. Nadat in hoofdstuk 1 op hoofdlijnen de aanleiding, voorgaande opdrachten en landelijke ontwikkelingen zijn geschetst, zal hoofdstuk 2 dieper ingaan op de voorbereiding van de implementatie van de pilots TS4. Onderwerpen als projectstructuur, bedrijfsvoering, operationele voorbereiding, materieel & logistiek, vakbekwaamheid en monitoring & evaluatie komen hier aan de orde. Tevens komen de meer personele aspecten van de pilots aan bod; beleving en communicatie. Hoofdstuk 3 richt zich op de resultaten van de pilots TS4. Welke posten hebben welke pilotvariant uitgevoerd en welke data hebben zij wel of niet kunnen ophalen? Hoe hebben samengestelde eenheden gefunctioneerd tijdens de pilots? Analyse van de beide hoofdstromen is opgenomen. Naast het ophalen van de beoogde inhoudelijke data hebben de pilots en de werkwijze binnen het project diverse ervaringen en inzichten opgeleverd, welke worden beschreven in hoofdstuk 4. Hoofdstuk 5 bevat een terugkoppeling vanuit het belevingsonderzoek wat in het kader van de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) is gehouden in het kader van pilots TS4. De slotbeschouwing en aanbevelingen vormen de afronding in hoofdstuk 6. Vervolgens is verdiepende informatie te vinden in de bijlagen. Hier zijn onder andere de resultaten per deelnemende pilotspost terug te lezen. pagina 7 van 49

198 2 Voorbereiding implementatie pilot Dit hoofdstuk beschrijft alle voorbereidingen die getroffen zijn door de projectgroep implementatie pilots TS4. Dit hoofdstuk richt zich specifiek op de zaken die zijn voorbereid. De ervaringen en inzichten van deze onderdelen zijn verwerkt in hoofdstuk Projectstructuur Medio mei 2015 is gestart met de samenstelling van de projectgroep implementatie pilots TS4. De samenstelling van de projectgroep was als volgt: Projectleider Projectsecretaris Administratieve ondersteuning Clustercoördinatoren, vanuit ieder cluster één coördinator Vertegenwoordiger Materieel en Logistiek Vertegenwoordiger Operationele Voorbereiding Vertegenwoordiger Vakbekwaamheid Vertegenwoordiger Monitoring en Evaluatie Vertegenwoordiger Ondernemingsraad Brandweer Voortschrijdend inzicht heeft ertoe geleid dat een vertegenwoordiger van zowel de afdeling communicatie als het lokaal beheer van de GMC vaste deelnemer zijn geworden van de projectgroep. Met het toevoegen van hoofdstroom 2 (variabele voertuigbezetting) is ook een hiervan een vertegenwoordiger toegevoegd. 2.2 Bedrijfsvoering Vanuit het oogpunt van bedrijfsvoering zijn een tweetal voorbereidingen getroffen. Enerzijds zijn enkele brandweerposten voorzien van het paraatheidsysteem brandweerrooster.nl. Doel hiervan was het inzichtelijk krijgen van de beschikbare personele bezetting van de aanvullende eenheid. Daarnaast zijn, vanuit met name de TS4 + 2 pilotsposten, een 40-tal functionarissen opgeleid tot brandweerchauffeur klein. Dit is gedaan om te kunnen garanderen dat het aanvullende voertuig met de hoogste prioriteit ter plaatse kon komen. 2.3 Operationele Voorbereiding In het Voorbereidingsdossier zijn de taakspecificaties voor de TS4 beschreven. Per kerntaak en scenario is hierin uitgewerkt wat taken en (on)mogelijkheden van de TS4 zijn. Daarnaast heeft Bureau Operationele Voorbereiding zich binnen het project gericht op de alarmering van pilotposten en de procedures voor het uitrukken met een TS4. In overleg met lokaal beheer van de GMC is gekeken hoe een heldere alarmeringstekst op de pager geborgd kon worden. Hierbij is de criterium maatgevend 1 verwerkt in het Geïntegreerd Meldkamer Systeem (GMS), waardoor bij alarmeringen onderscheid gemaakt kon worden tussen maatgevende en niet-maatgevende incidenten. Op het gebied van procedures is bekeken in hoeverre de reeds bestaande procedures van toepassing konden zijn voor het optreden als TS4. Deze bleken in vrijwel alle gevallen 1 Definitie maatgevend: gebouwbrand pagina 8 van 49

199 toereikend te zijn. Voor wat betreft het meten van en optreden bij gevaarlijke stoffen incidenten inpandig is naar aanleiding van de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) specifiek een aandachtskaart OGS ontwikkeld en geïmplementeerd binnen de pilotposten. 2.4 Materieel en logistiek In de voorbereidingsfase heeft de deelprojectgroep materialen TS4 nagedacht over welke middelen een TS4 zou moeten beschikken. Uit het opgeleverde rapport zijn een groot aantal aanbevelingen overgenomen en zijn tankautospuiten van pilotposten hierop aangepast. Voorbeelden hiervan zijn het digitaal beschikbaar hebben van routenavigatie en planvorming en het beschikbaar hebben van voldoende middelen om de incidentlocatie te beveiligen zoals fire-flares en pylonen. Daarnaast is op een aantal TS4+2 posten een extra dienstvoertuig als aanvullend operationeel voertuig geplaatst. 2.5 Vakbekwaamheid Op het gebied van vakbekwaamheid is het document Vakbekwaamheid TS4 geschreven. Dit document bevat een complete uitwerking van de wijze waarop pilotposten vakbekwaam worden om vervolgens te kunnen starten met de pilot TS4. Onderstaand overzicht geeft een verkorte weergave van de uitgewerkte leeractiviteiten en bijbehorende inhoud: Leeractiviteit Doelgroep Inhoud Presentatie met uitleg pilots TS4 Opfrissen van procedures en werkwijzen met behulp van beeldcasussen Praktijkoefeningen op pilotposten uitgewerkt in scenariokaarten Pilotposten Niet-pilotposten Piketfunctionarissen Centralisten Manschappen en bevelvoerders pilotposten Manschappen en bevelvoerders pilotposten Uitgangspunten pilots TS4 Alarmering van de TS4 Taakspecificatie van de TS4 Uitrukken en optreden met een TS4 Oefenen met een TS4 Evalueren optreden TS4 12 beeldcasussen van diverse kerntaken. Doel: inzichtelijk krijgen wat verandert en wat niet verandert. Praktische oefeningen binnen de posten, met daarin alle fases (uitruk, verkenning, inzet, afbouw en nazorg) van de inzet tijdens de pilot. De volgende oefendoelen en aandachtspunten zijn specifiek voor de TS4 benoemd en uitgewerkt: Proces van beeld-, oordeel- en besluitvorming Veiligheid (Last Minute Risico Analyse, Veilig Repressief Optreden, Taak Risico Analyse) Bewustwording slagkracht Overzicht hebben en houden Onderlinge communicatie Vooruitdenken Samenwerken met overige diensten Voor het organiseren, begeleiden en instrueren van de vakbekwaamheidsactiviteiten rondom de pilots is gebruikt gemaakt van kerninstructeurs. Deze kerninstructeurs zijn opgeleid door de pagina 9 van 49

200 clustercoördinator. Daarnaast zijn alle uitgewerkte leeractiviteiten, zoals beeldcasussen en scenariokaarten, op een USB-stick aangeboden aan alle kerninstructeurs. 2.6 Beleving In 2016 staat voor brandweer Zuid-Holland Zuid de warme Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) op de planning. Onderdeel van deze RI&E is het belevingsonderzoek onder de doelgroep. Gekozen is om het belevingsonderzoek bij de pilotposten specifiek te richten op het optreden met een TS Communicatie Er is een communicatieplan voor de pilots TS4 opgesteld, waarin alle doelgroepen en in te zetten communicatietools inzichtelijk zijn gemaakt. Voor de medewerkers van brandweer Zuid- Holland Zuid zijn de volgende tools ingezet: Mijnbrandweerzhz.nl diverse berichten, updates en profielen van pilotposten Digitale nieuwsbrieven met input vanuit mijnbrandweerzhz.nl Regiomagazine Brandweer ZHZ diverse voortgangsberichten Poster uitleg van achtergrond, werkwijze en planning van pilots. Daarnaast hebben de clustercoördinatoren en de Operationeel Managers een belangrijke rol gespeeld in de communicatie naar de doelgroep. Hierbij maakten zij gebruik van de tools en briefings. 2.8 Monitoring en evaluatie De deelprojectgroep monitoring en evaluatie heeft een methode ontwikkeld om de data en ervaringen van de inzetten te verzamelen. Bij deze inzetten wordt onderscheid gemaakt tussen maatgevende, niet-maatgevende en opgeschaalde incidenten. Gekozen is voor een pragmatische methode met een aantal, in zwaarte oplopende, tools: Logboek TS4 - logboek van alle uitrukken tijdens de pilotperiode First Impression Report (FIR) Bij maatgevende incidenten wordt een FIR-formulier ingevuld. Doel van de FIR is het verzamelen van data zoals aangetroffen situatie, overwegingen, verwonder- en verbeterpunten en ervaringen van zowel de TS4 als de aanvullende eenheid. Evaluatiegesprek Bij elke inzet bestaat de mogelijkheid tot een evaluatiegesprek over zowel positieve leerpunten als verwonder- en verbeterpunten. Voor deze gesprekken is in ieder cluster een incidentevaluator aangewezen gedurende de pilotperiode. De verantwoordelijkheid voor het aanleveren van bovenstaande ingevulde documenten is belegd bij de clustercoördinatoren. Een drietal tussentijdse evaluatiebijeenkomsten heeft plaats gevonden met de projectgroep en de kerninstructeurs TS4. Tijdens deze bijeenkomsten is het proces en verloop van de pilots nauwlettend in de gaten gehouden en is waar nodig bijgestuurd, op basis van de uitkomsten. pagina 10 van 49

201 2.9 Starten pilotpost Naast alle bovenstaande zaken zijn per pilotpost de volgende acties ondernomen, voordat een post daadwerkelijk is gestart met het uitvoeren van de pilot: Afvinken van de checklist, bestaande uit 55 punten Het invullen van de Taak Risico Analyse Een gesprek tussen de postleden en de Operationeel Manager met de vraag of men zich voldoende voorbereid voelt om te starten. pagina 11 van 49

202 3 Resultaten pilots 3.1 Algemeen In onderstaande tabel is samengevat welke pilotvariant bij welke pilotpost uitgevoerd is. Arkel (TS+PM) Leerdam (TS+PM) Nieuw-Lekkerland (TS+PM) Goudriaan (TS+PM) Dordrecht Leerpark (TS+HW) Hendrik-Ido-Ambacht (TS+SBH) Sliedrecht Gorinchem Zwijndrecht Klaaswaal Ameide (variabel) TS4 + 2 TS4 + TS4 TS4 + TS6 of variabel X X X X X X X X X X X Bij de uitvoering van de pilots gelden de volgende uitgangspunten: Op alle incidenten wordt een TS4 gealarmeerd Voor maatgevende incidenten wordt zowel de TS4 als de aanvulling gealarmeerd Maatgevende incidenten vallen onder de categorie gebouwbrand Bij brandincidenten kan opgeschaald worden naar maatgevend. Bij alle andere incidenttypen wordt opgeschaald naar middelincident. De aanvulling bestaat dan uit een TS6. Voorafgaand aan de pilot is aan de hand van twee hypothesen de focus van de evaluatie bepaald: A. De TS4 kan zelfstandig 1 klus tegelijkertijd onder tijdsdruk uitvoeren (bij maatgevende incidenten met de wetenschap van aanvulling binnen redelijke tijd) en meerdere klussen achtereenvolgens zonder tijdsdruk. Vooraf is ingeschat dat ten minste 80% van de nietmaatgevende meldingen door TS4 kan worden afgehandeld. Focus van de evaluatie: Hoe vaak kon de TS4 zelfstandig de niet maatgevende incidenten afhandelen? Inzicht in de redenen (mensen, middelen, veiligheid) indien de TS4 het incident niet zelfstandig heeft kunnen afhandelen Is veiligheid in het geding geweest? B. Bij gebouwbrand (maatgevend incident) wordt de slagkracht van een TS6 samengesteld in drie varianten door een TS4 met een tweede eenheid. Voor de TS4 betekent dit een tijd overbruggen (<10 minuten) en beperking tot 1 klus in afwachting van de versterking. pagina 12 van 49

203 Focus van de evaluatie: Wat heeft de TS4 bij aankomst wel of juist niet kunnen doen? Wat waren de taken van de tweede eenheid? Wat is de ervaring met betrekking tot samenwerking en taakverdeling? Is veiligheid in het geding geweest? Is nadelig effect aantoonbaar, doordat de eerste eenheid met vier personen ter plaatse was? 3.2 Analyse resultaten TS4 De analyse van de resultaten TS4 bestaat uit drie delen, te weten: 1. De inzet van de TS4 bij niet-maatgevende incidenten 2. De inzet van de TS4 en de aanvullende eenheid bij maatgevende incidenten 3. De ervaringen met betrekking tot functioneren van de samengestelde eenheid. Onderstaande tabel toont hoeveel incidenten zijn opgenomen in de logboeken en de verdeling hierbij tussen niet- maatgevende en maatgevende alarmeringen. Niet-Maatgevend Maatgevend Totaal vrijwillige posten Post Leerpark Totaal De tabel maakt onderscheid tussen vrijwillige posten en de post Leerpark te Dordrecht. Het aantal uitrukken van deze post is namelijk vrijwel gelijk aan de som van het aantal uitrukken van de vrijwillige posten. Geconstateerd is dat niet op alle posten het logboek bij elk (niet-)maatgevend incident is ingevuld. Voor het overzicht van de gegevens per post wordt verwezen naar bijlage 2. pagina 13 van 49

204 3.2.1 Niet-maatgevende incidenten Vooraf was aangenomen dat het overgrote deel van de niet-maatgevende incidenten met een TS4 afgehandeld kan worden. Deze verwachting wordt bevestigd in de pilot: Door TS4 afgehandeld 430 Door TS4 opgeschaald Bij een aantal incidenten is wel opgeschaald naar maatgevend (bij brandincidenten) of middelincident. De genoemde motivaties om op te schalen zijn in drie groepen te verdelen: 1. Ter plaatse wordt geconstateerd dat er meer menskracht nodig is om het incident af te handelen of binnen een acceptabele tijd af te handelen. Voorbeelden van deze incidenten zijn het redden van paarden uit een sloot en diverse dienstverlenende werkzaamheden. Meerdere keren is geconstateerd dat het niet lukt om met vier mensen een paard uit de sloot te trekken. Bij de dienstverlenende werkzaamheden gaat het om de afweging lang bezig te zijn met vier mensen of de inzettijd te verkorten door inzet van meer personeel. 2. Aanrijdend wordt opgeschaald, omdat op basis van de beschikbare informatie verwacht wordt dat er meer mensen nodig zijn. Bij deze incidenten draait het om de afweging van de bevelvoerder op basis van de beschikbare informatie. Zo is er diverse keren bij de informatie buitenbranden met uitbreidingsgevaar opgeschaald vanuit de overweging dat de aanvulling nodig is voor het opbouwen van de waterwinning. Ook is er in een aantal situaties opgeschaald vanuit plan+ denken: als de melding reëel is en als er een inzet nodig is, of als er ontruimd moet worden bij een OMS-melding, dan is daarvoor meer personeel nodig. 3. Meer materiaal nodig. Met de TS4 komen we niet zozeer handen te kort, maar ontbreekt soms specifiek materiaal. Een voorbeeld hiervan is een hulpverleningsinzet, waarbij twee spreiders nodig waren om een persoon te bevrijden vanonder een personenauto, terwijl er één spreider aanwezig is op een tankautospuit Menskracht - Ter plaatse opgeschaald 18 Menskracht - Aanrijdend opgeschaald / Plan+ Materiaal pagina 14 van 49

205 Dit leidt tot de volgende analyses: 1. Overeenkomstig de verwachting kan met een TS4 het grootste gedeelte van nietmaatgevende incidenten afgehandeld worden. 2. Daar waar aanrijdend is opgeschaald naar maatgevend (plan+) blijkt in de meeste gevallen achteraf dat de aanvulling niet nodig is. 3. De ervaringen bij ongeval beknelling zijn divers. Er zijn incidenten waarbij de TS4 het incident heeft afgehandeld, er is in een aantal gevallen ook opgeschaald. De posten merken hierbij op dat het vanwege de snelheid wenselijk is om gebruik te kunnen maken van aanvulling uit de eigen post in plaats van op te schalen naar middel HV. 4. Een paard in de sloot is een voorbeeld van een incident waarbij meer menskracht dan de TS4 nodig is. Zoals vooraf verwacht zijn hier de beperkingen van een TS4 bezetting ondervonden. 5. De melding brandgerucht is tijdens de pilot geclassificeerd als niet-maatgevend, maar kan wel degelijk overgaan naar maatgevend, omdat er sprake is van gebouwbrand. 6. In de pilot is gekozen om bij de kerntaken HV, OGS en WO (niet-maatgevende incidenten) op te schalen naar middel-incident indien de TS4 het niet zelfstandig kan afhandelen. Gevolg hiervan is dat een TS6 in een aantal gevallen uit een andere post wordt gealarmeerd terwijl opgekomen personeel van de eigen post niet benut wordt. Dit leidt tot tijdverlies, aanvullende kosten en frustratie bij het achtergebleven personeel. pagina 15 van 49

206 3.2.2 Maatgevende incidenten Het aantal gebouwbranden bedraagt ca. 10% van het aantal incidenten per jaar. In de pilotperiode is het aandeel alarmeringen voor gebouwbrand iets hoger: 15% van de in de logboeken opgenomen incidenten. Het merendeel van de maatgevende incidenten is afgehandeld met inzet van de TS4 en de aanvulling. Of inzet van de aanvullende eenheid nodig is, hangt af het stadium van de brandontwikkeling. In een kwart van de gevallen is hierbij opgeschaald naar middel- of grote brand. Hierbij is geen indicatie dat er tijdens de pilot eerder is opgeschaald dan bij een TS6- bezetting. De TS4 kan bij aankomst handelend optreden en beginnen met escalatiebeperking. Afhankelijk van het stadium van de brandontwikkeling is inzet van de aanvullende eenheid of verdere opschaling nodig. De pilot laat zien dat de beperkingen van de TS4 sterker worden ervaren naarmate de brandontwikkeling zich in een verder stadium van het cascademodel bevindt. Cascademodel: Het cascademodel gaat ervan uit dat vuur en rook (in een gebouw) verschillende fysieke, tijdvolgordelijke fasen doorlopen en dat de brand te beïnvloeden is door al dan niet succesvolle interventies. pagina 16 van 49

207 3.2.3 Functioneren samengestelde eenheid Een van de doelen van deze pilot was het verkrijgen van inzicht in het functioneren van de samengestelde eenheid. Vanuit de ingevulde FIR s en logboeken ontstaat het volgende beeld: Pilotvariant Algemeen TS4 + PM TS4 + SBH TS4 + HW TS4+2 Zodra de aanvulling ter plaatse is wordt er weer opgetreden als een TS6. In de pilot komt de PM uit dezelfde posten als de TS. Er is weinig meerwaarde ervaren in deze variant ten opzichte van het uitrukken met een TS6. De ervaren beperkingen zijn vrijwel identiek op de verschillende posten: a) tijdens aanrijden niet kunnen briefen van de aanvullende manschappen ten aanzien van veiligheid en gevaren. Het risico is dat er in de hectiek op de plaats incident onvoldoende tijd is of wordt gemaakt om de aanvulling goed bij te spreken. b) Er is geen meerwaarde om, bij aanwezigheid van 6 personen op de kazerne, gesplitst over 2 voertuigen naar het incident te gaan. c) Het rijden met twee voorrangsvoertuigen introduceert nieuwe risico s qua verkeersveiligheid, omdat weggebruikers niet bedacht zijn op een tweede voertuig. Het personeel wordt bij aankomst ingezet om de TS6 compleet te maken. Daarbij gelden dezelfde nadelen als onder variant PM. In de pilotperiode is deze HW gezien als aanvulling van de slagkracht TS4: gekozen kan worden om de HW-bemanning in te zetten als aanvulling TS4 of als HW-bemanning. Er is daarom in voorkomende gevallen standaard een redvoertuig uit PPD, ZDT gealarmeerd. Dit leidde ertoe dat er regelmatig drie redvoertuigen (combivoertuig Oranjepark, HW Leerpark en HW Papendrecht / AL Zwijndrecht) ter plaatse kwamen. Daarbij gelden dezelfde nadelen als onder variant PM. Pilotvariant TS4 + TS4 Vooraf was verwacht dat deze variant ten opzichte van TS4 + 2 extra mogelijkheden zou bieden in de vorm van twee zelfstandige inzeteenheden. In de praktijk is dit beperkt uitgevoerd. Niet elk incident leende zich hier voor, maar grote lijn is dat de twee manschappen van de 2 e TS4 overgeheveld werden naar de 1 e TS, die daardoor weer als TS6 opereerde. Voor de tweede bevelvoerder en de chauffeur bleven weinig of geen taken over. De indruk bestaat dat dit ook te maken heeft met onwennigheid van deze werkwijze. Pilotvariant TS4+TS6 / Variabel+TS6 TS4+TS6 / Variabel+TS6 Er is geen ervaring opgedaan met maatgevende incidenten tijdens de pilotperiode. Uit de ervaringen van (realistische) oefeningen blijkt dat vooral bij kleinere incidenten gekozen wordt om TS4 aan te vullen met twee manschappen van de TS6. Daarop is de TS6 feitelijk niet meer inzetbaar, omdat het een TS4 is geworden. Duidelijkheid is nodig welke bevelvoerder verantwoordelijk is voor de inzet van deze twee mensen. pagina 17 van 49

208 Daarnaast wordt ervaren dat beide eenheden naast elkaar werken in relatief kleine inzetvakken. Dit kan leiden tot een drukke en onoverzichtelijke situatie. 3.3 Analyse resultaten TS-variabel Op 15 november 2015 is op de post Ameide/Tienhoven de pilot variabele voertuigbezetting gestart. Sindsdien is de post tien keer uitgerukt, alle keren met minimaal zes personen waarvan een bevelvoerder, chauffeur en vier gediplomeerde manschappen. In dit opzicht is geen input geleverd aan de pilot TS4. Wel heeft de pilot op het gebied van bedrijfsvoering duidelijke uitkomsten gegeven. Op de post wordt gewerkt met brandweerrooster, waardoor aangetoond kan worden op welke momenten geen TS6 geleverd kan worden, maar wel een TS4. In periode van 15 november 2015 t/m 28 maart 2016 was 11 % van de tijd onvoldoende personeel beschikbaar voor een TS6. Omgerekend betrof dit 355 uur. Zoals verwacht ging het om uren op werkdagen tussen uur. De post is één keer 3,5 uur buiten dienst geweest vanwege onderbezetting. Tijdens deze periode was er geen bevelvoerder beschikbaar. Geconcludeerd wordt dat 99% van de tijd dat geen TS6 geleverd kon worden, wel een TS4 mogelijk was. Doordat de post Ameide/Tienhoven uitrukt met variabele voertuigbezetting, is uitruk met een TS4 mogelijk en is er geen noodzaak meer tot dubbele alarmering. (minimum is gedefinieerd als 6 manschappen, waarvan 1 bevelvoerder en 1 chauffeur) Voor de gehanteerde kaders, een zogenoemd stoplichtmodel, wordt verwezen naar bijlage 1. Variabele voertuigbezetting binnen de gehanteerde kaders levert daarmee twee belangrijke voordelen: 1. De TS4 is een waardevolle optie bij bezettingsproblematiek. Aangetoond is dat 99% van de tijd dat geen TS6 geleverd kon worden, wel een TS4 bezetting paraat was. 2. Dubbelzijdig alarmeren is niet nodig. pagina 18 van 49

209 3.4 Wat is niet opgehaald? Tenslotte is het van belang aan te geven welke zaken niet zijn opgehaald in deze pilots TS4. Hierbij springen vier zaken in het oog: Het is niet voorgekomen dat de TS4 geen aanvang kon maken met de bestrijding van het incident. Typen incidenten In de periode waarin de pilot is uitgevoerd, is er een beperkt aantal alarmeringen voor waterongevallen geweest. Daarbij is geen ervaring opgedaan met een inzet van de TS4 bij grijpredding. TS4+TS6 De ervaringen TS4 + TS6 zijn beperkt gebleven tot oefensituaties. Ook de TS-variabel heeft alleen inzetten gedaan als TS6. Samengestelde eenheid uit twee posten Zowel bij TS4+2 als bij TS4+TS4 kwam de aanvulling uit dezelfde post als de TS4. In het voorgaande hoofdstuk is reeds de beperkte meerwaarde bij de variant TS4+2 geduid. In de variant TS4+TS4 kon de aankomst van de 2 e TS4 wat langer op zich laten wachten, de situatie is echter niet representatief voor de 1 TS posten in de regio. In deze posten zou de aanvulling uit een andere post komen en daardoor een langere aanrijtijd hebben. Deze situatie en de dilemma s die dan kunnen spelen zijn niet ervaren in deze pilot. De TS4 zal kunnen beginnen, zoals nu ook in de pilot. De 1 e TS4 heeft beperkte tijd hoeven te overbruggen. De variant TS4+TS6 zou deze informatie op kunnen halen, echter binnen deze post zijn geen maatgevende incidenten geweest. pagina 19 van 49

210 4 Ervaringen en inzichten Het voorgaande hoofdstuk heeft zich specifiek gericht op de inhoudelijke pilotresultaten, het optreden met de TS4. Dit hoofdstuk zoomt in op de ervaringen en inzichten die in alle organisatorische en randvoorwaardelijke zaken zijn opgedaan. De opbouw van dit hoofdstuk met de diverse onderdelen is identiek aan hoofdstuk Projectstructuur 1. Constatering: In aanloop naar de start van de pilots is de projectgroep tweewekelijks bij elkaar geweest. Na start van de pilots is de frequentie terug gebracht naar vierwekelijks. In veel gevallen is door projectgroep leden bij verhindering vervanging geregeld. Dit werkt fijn, hierdoor hoeven discussies een volgend overleg niet nog een keer gevoerd te worden. 1. Conclusie: De relatie tussen de project- en lijnstructuur werkte soms conflicterend. De organisatie zit nog in een leerproces wat betreft het projectmatig werken. Hierin is vooral de afstemming lijn project een aandachtspunt. Rolvastheid, communicatie en vertrouwen in collega s zijn hierin kernwoorden. 2. Constatering: De GMC is erg laat uitgenodigd om aan te haken, terwijl dit een partij is die het project nodig had bij de uitrol/alarmering. 2. Conclusie: De GMC was eerst vertegenwoordigd door bureau OPV. De rol van de GMC bij de alarmering is onderschat. Gezien het feit dat de GMC cruciale informatie heeft is het in dit project raadzaam gebleken om de GMC rechtstreeks te betrekken in de projectgroep. 4.2 Bedrijfsvoering 3. Constatering: Er zijn meer bevelvoerders en/of chauffeurs nodig. 3. Conclusie: Bij het optreden met een TS4 dient er op het gebied van bedrijfsvoering aandacht te zijn voor zowel het aannamebeleid als de operationele sterkte van een post. Qua aannamebeleid verwachten we van een functionaris die met een TS4 optreedt een flexibele en proactieve houding. Ook zal een functionaris procentueel een grotere kans maken om na het behalen van de leergang manschap door te stromen naar een voertuigbedienaar of bevelvoerder. pagina 20 van 49

211 4. Constatering: Bij een aantal posten is aan de voorkant niet gekeken naar de alarmeringsploegen. Bij deze posten kwam aan het begin van de pilot een te groot aantal functionarissen op, terwijl de voertuigbezetting van TS6 naar TS4 was gewijzigd. Dit had als gevolg een groot aantal achterblijvers op de kazerne. Een ander deel van de pilotposten heeft voorafgaand aan de pilot wel kritisch gekeken naar de grootte en indeling van alarmeringsploegen. Doel hiervan was om te zorgen dat een evenwichtig aantal functionarissen op zou komen om de gealarmeerde voertuigen te bezetten. 4. Conclusie: Zorg dat er evenwicht is tussen het aantal gealarmeerde functionarissen en de te bezetten voertuigen. Mogelijk oplossing voor het op maat kunnen alarmeren van functionarissen is toepassen van gedifferentieerde alarmering (GEA). Binnen een aantal posten in Zuid-Holland Zuid en de GMC is dit reeds in gebruik. 5. Constatering: TS4 is gepilot binnen de huidige bezettingsfactoren van de posten. De TS6-omvang is te groot voor TS4. Dit zorgt voor: te hoge opkomst te veel achterblijvers het niet gunnen van uitrukken aan anderen. Daarnaast ontstaan logistieke problemen bij het vakbekwaam blijven. 5. Conclusie: De discussies over bezetting, alarmering, logistiek en vakbekwaamheid dienen meegenomen te worden in het project Nieuwe operationele kaart Constatering: In enkele gevallen was er geen eenduidigheid in de uitvoering van de pilots. Via social media kunnen posten elkaars incidenten en oefeningen in de gaten houden. Er ontstaat ruis op het moment dat de ene post zich wel aan gemaakte afspraken houdt en een andere post niet. 6. Conclusie: Het verloop van de pilots wordt beïnvloed wanneer posten zich niet houden aan de uitgangspunten van de pilots. 7. Constatering: Voorafgaand en tijdens de pilots is een 40-tal functionarissen opgeleid tot brandweerchauffeur klein om zo te kunnen garanderen dat het aanvullende voertuig met hoogste prioriteit ter plaatse kon komen (zie hoofdstuk 2). Aan het einde van de pilot leverde dit vragen op over de duur en/of tijdelijkheid van de aanwijzing als brandweerchauffeur klein. 7. Conclusie: Aan de voorkant van een project moet meer aan verwachtingsmanagement gedaan worden over de duur/tijdelijkheid van projectmatige maatregelen. pagina 21 van 49

212 8. Constatering: Er komt spanning op het uitvoeren van de pilots op het moment dat de kaders van de uitvoering niet scherp zijn. Dat is begrijpelijk, echter om een pilot zo breed mogelijk uit te voeren is ruimte noodzakelijk voor improvisatie en het opdoen van voortschrijdende inzichten. 8. Conclusie: Pilots doen = ervaring opdoen en data ophalen. Er dient dan ook speelruimte te zijn binnen ruim afgebakende kaders en dit dient helder gecommuniceerd te worden. Aan de voorkant dus zo min mogelijk zaken vastleggen. Uiteraard dient veiligheid wel geborgd te zijn. 4.3 Operationele Voorbereiding 9. Constatering: Door lokaal beheer van de GMC is het criterium maatgevend verwerkt in het GMS. Hierdoor was het mogelijk om bij een maatgevend incident naast de TS4 gelijktijdig een aanvullende eenheid te alarmeren. De alarmering is niet in alle gevallen conform deze afspraken verlopen. Dit heeft een aantal oorzaken: niet goed ingeregeld in GMS verkeerd of onterecht opgeschaald door bevelvoerder. 9. Conclusie: Een correcte alarmering blijft randvoorwaardelijk voor een goede start van de incidentbestrijding en dient nauwkeurig te worden getest. Het blijkt lastig om tijdelijke (pilot)werkwijzen in reeds bestaande meldkamersysteem (GMS) in te passen. Hierbij is een aantal keren tegen de grenzen van het systeem aangelopen; gebruik van diverse variabelen en verscheidenheid aan inzetbehoeftes. Gedurende de pilot zijn, aan hand van voortschrijdend inzicht, de inzetvoorstellen aangepast om te komen tot een correcte alarmering. 4.4 Materieel en logistiek 10. Constatering: Vóór de start van de pilots zijn de tankautospuiten aangevuld met een aantal vooraf bepaalde materialen die het werken met een TS4 veilig en verantwoord maken. Deze middelen, zoals bijvoorbeeld digitale routenavigatie en planvorming, werkten naar behoren. 10. Conclusie: In de toekomst is verdiepend onderzoek noodzakelijk naar op de markt beschikbare innovatieve middelen die het werken met kleinere bezettingen mogelijk maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: Operationele Informatie Voorziening gericht op een vier persoons bezetting Nieuw materiaal en materieel die een snelle en effectieve inzet mogelijk maken. pagina 22 van 49

213 11. Constatering: Een extra voertuig is nodig bij de variant TS4+2, wanneer een op de post aanwezige dienstbus, die gebruikt wordt voor logistiek en cursussen, in de operationele sterkte gaat. 11. Conclusie: Het extra voertuig wat op de TS4+2 kazernes is geplaatst blijkt noodzakelijk. Hiermee wordt voorkomen dat functionarissen worden gedwongen hun eigen voertuig te gebruiken voor brandweeractiviteiten. 4.5 Vakbekwaamheid 12. Constatering: Bij het vakbekwaam worden met de TS4 hebben de pilotsposten gebruik gemaakt van het document Vakbekwaamheid TS4 en de bijbehorende uitgewerkte leeractiviteiten. In dit document is ook beschreven aan welke uitgangspunten de kerninstructeur TS4 zou moeten voldoen. Onder andere het flexibel inzetten op alle pilotposten behoorde tot de mogelijkheden. 12. Conclusie: Er is vanwege tijdsdruk onvoldoende regie gevoerd op werving en selectie van kerninstructeurs. Dit heeft ertoe geleid dat een deel van de kerninstructeurs op onderdelen niet voldeed aan de vooraf gestelde eisen, bijvoorbeeld repressief bevelvoerder en diploma instructeur algemeen, en/of flexibel inzetbaar was op alle pilotposten. 13. Constatering: Vanwege de vooraf gestelde uitgangspunten en het flexibel inzetten op alle pilotposten is gekozen om kerninstructeurs middels een pay-flex constructie te verlonen. Omdat in de praktijk het grootste deel van de kerninstructeurs alleen is ingezet binnen de eigen post is een deel van de kerninstructeurs verloond middels de reguliere oefenvergoeding. Een ander deel is verloond via de pay-flex constructie. Deze keuze heeft voor ruis gezorgd aan het begin van het implementatietraject. 13. Conclusie: De vooraf benoemde uitgangspunten zijn niet altijd gehanteerd. Hier dient strakker op gestuurd te worden. Ook hier moet tijdig aan verwachtingsmanagement worden gedaan. 14. Constatering: Door een te strakke planning en tijdsdruk zijn kerninstructeurs onvoldoende voorbereid en meegenomen in het proces. De kerninstructeurs gaven aan de uitgangspunten zelf in sommige gevallen onvoldoende helder te hebben. 14. Conclusie: Kerninstructeurs dienen boven de stof te staan en begeleid te worden om in een ambassadeursrol te kunnen fungeren. Er dient dan ook tijd ingepland te worden voor enerzijds het ontwikkelen van het vakbekwaamheidstraject en anderzijds het uitrollen van het vakbekwaamheidstraject richting de kerninstructeurs middels bijvoorbeeld train-de-trainer sessies. pagina 23 van 49

214 15. Constatering: Het uitlopen van de voorbereidingsfase had tot gevolgd dat het vakbekwaamheidstraject is ingekort. Deelnemers hebben tijdens dit traject tijdsdruk ervaren. 15. Conclusie: Zorgvuldigheid is van belang bij het werken met een andere doctrine en het meenemen van de betrokkenen hierin. Dit zou tot uitdrukking moeten komen in een realistische planning waarbij rekening gehouden wordt met eventuele uitloop en/of het eigen maken van vakbekwaamheidsonderdelen. 16. Constatering: De ervaring leert dat vakbekwaamheid met een TS4 slecht is uit te voeren binnen de huidig gehanteerde oefensystematiek die geënt is op TS6. Door het oefenen met kleinere bezettingen dienen er meer oefeningen georganiseerd te worden om alle functionarissen op de post een oefenmoment aan te kunnen bieden. Op een aantal pilotposten is tijdens oefenmomenten gewerkt met extra oefen-tankautospuiten. Meer oefenmomenten heeft gevolgen voor een aantal organisatieonderdelen, denk hierbij bijvoorbeeld aan: AML, OZ en de oefenleiders op de posten. 16. Conclusie: Het optreden met een TS4 vereist een andere systematiek van vakbekwaam blijven, zoals: Les- en leerstof die specifiek ontwikkeld wordt op het optreden als TS4, waardoor functionarissen vakbekwaam worden gemaakt in het flexibel en proactief optreden Een afwisseling tussen theoretische en praktische oefening met afwisselende en interactieve werkvormen De logistiek en voorbereiding rondom de praktische oefeningen. 4.6 Beleving 17. Constatering: De pilots TS4 hebben laten zien dat veel inspanning wordt gevraagd van de functionarissen op de pilotposten. Enerzijds dient een nieuwe werkwijze (doctrine) omarmd te worden, anderzijds is het resultaat dat men minder repressieve ervaring opdoet vanwege het werken met een kleinere bezetting. Op een aantal posten daalde de motivatie sterk. Voorgaande ontwikkeling, en het feit dat de pilots vroegtijdig voldoende data hebben gegenereerd, hebben geleid tot het besluit om eerder te stoppen met de pilot. 17. Conclusie: De (project)organisatie moet: zich bewust zijn van de blijvende/langdurige impact die tijdelijke pilots op posten en hun leden kunnen hebben voortdurend blijven afwegen of de opbrengst van pilots/projecten nog in verhouding staat tot de risico s/nadelen. pagina 24 van 49

215 18. Constatering: De redenen om aan de pilots deel te nemen verschilden per post: een deel van de posten deed vrijwillig mee een ander deel was aangewezen om mee te doen. 18. Conclusie: Commitment bij de deelnemende posten is noodzakelijk voor een goede uitvoering van de pilots. De (project)organisatie dient hier extra aandacht aan te besteden, zowel voorafgaand aan als tijdens de pilots. 19. Constatering: Bij TS4 blijven veel personen achter op de post. Dit is slecht voor de motivatie. 19. Conclusie: Indien wordt overgegaan op TS4 zal de bedrijfsvoering op die betreffende posten moeten worden aangepast. Zie ook paragraaf 4.2 bedrijfsvoering. Dit voorkomt niet dat er altijd vermindering van motivatie optreedt door met minder mensen uit te rukken. 20. Constatering: Opschaling, anders dan bij brand (aanvulling uit eigen post), voelt niet goed en duurt langer, omdat de bijstand dan uit een andere post komt. Dit terwijl op de eigen post voldoende personeel aanwezig is om aan te vullen wanneer het om extra handjes gaat. Dit is slecht voor de motivatie. 20. Conclusie: Er moeten duidelijke kaders komen voor die situaties waarbij al dan niet sprake kan zijn van aanvulling uit de eigen post. 21. Constatering: Een groep van 6 personen heeft een bredere mix van competenties en vaardigheden dan een groep van 4 personen. Er wordt meer collegiale afhankelijkheid gevoeld. 21. Conclusie: Er dient aandacht te zijn voor de mens-kant: het ontwikkelen van competenties en vaardigheden. 4.7 Communicatie 22. Constatering: Bij de start van de implementatie was er geen vertegenwoordiging vanuit communicatie. Dit werd als een gemis ervaren door zowel de (niet)pilotposten als leden van de projectgroep. 22. Conclusie: Bijdrage vanuit de afdeling communicatie is cruciaal om vanuit het project vanaf de start eenduidig en periodiek naar buiten te treden. pagina 25 van 49

216 23. Constatering: De projectstructuur, waarin gewerkt werd met onder andere clustercoördinatoren en kerninstructeurs, zorgde er in enkele gevallen voor dat het lastig was om genomen besluiten snel te kunnen communiceren. 23. Conclusie: De wens van de projectgroep om snel te communiceren naar de deelnemende postleden staat soms op gespannen voet met het gedegen informeren van alle OM-ers en kerninstructeurs, zodat zij in staat worden gesteld om vragen van deze postleden voldoende te kunnen beantwoorden. 4.8 Monitoring en evaluatie 24. Constatering: Ondanks dat de evaluatiesystematiek gebaseerd was op zo min mogelijk extra administratieve lasten, is door een aantal functionarissen het logboek niet volledig ingevuld. 24. Conclusie: Op het moment dat een post zich committeert aan het uitvoeren van de pilot stemt men gelijktijdig in met de kaders die daaraan verbonden zijn. pagina 26 van 49

217 5 Belevingsonderzoek Eerste impressie resultaten belevingsonderzoek (integraal overgenomen): In februari en maart 2016 is een belevingsonderzoek uitgevoerd onder alle manschappen van de pilotposten. Van de 323 uitgezette enquêtes zijn er 171, een percentage van 53%, geretourneerd. Het belevingsonderzoek is uitgevoerd ten behoeve van de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) TS4. De RI&E is nog niet gereed. Op dit moment van schrijven wordt nog gewerkt aan de analyse van alle gegevens waaronder het belevingsonderzoek. Ten behoeve van het Eindrapport Pilots TS4 volgt hier een eerste impressie van punten die relevant kunnen zijn. In de RI&E zal pas, in relatie met de andere onderzoekresultaten, worden beoordeeld wat de werkwijze TS4 betekent voor de veiligheid en gezondheid van het personeel. De volgende punten komen naar voren in het belevingsonderzoek: Motivatie Een groot deel van het personeel geeft aan dat TS4 leidt tot demotivatie. Belangrijkste reden is dat steeds dezelfde manschappen te laat zijn om de TS4 te bemensen. Men ziet TS4 alleen als oplossing voor kleine posten die niet altijd een volledige bezetting van de TS6 kunnen realiseren. Risico en onveiligheid Men geeft meermaals aan, bewust, meer risico te nemen en niet te wachten tot er een back-up team of voldoende aanvulling is. Dit kan komen door de druk van omstanders, om wat te willen doen of omdat er een dringende noodzaak is direct te handelen. Voorbeeld is aankomen met TS4 bij (niet vermoed) maatgevend incident en direct naar binnen te moeten. Men wordt meer beïnvloed door publieksdruk, agressie, invloed omstanders dan met TS6. Bij brand worden de meeste risico s genomen en ervaart men ook het vaakst onveiligheid vanwege het ontbreken van voldoende manschappen. Een ruime meerderheid vindt dat de taken, waar TS4 voor wordt gealarmeerd, niet veilig zijn uit te voeren. Bevelvoerders zien dit wel iets positiever dan manschappen. Slagkracht In de eerste fase na aankomst, tot de aanvulling, zijn taken niet goed genoeg uit te voeren (minder tegelijk, minder snel, minder goed) door te weinig mankracht. Men geeft aan niet altijd te kunnen wachten op de aanvulling. Men ervaart in de praktijk een verhoogd risico voor de burger (slachtoffer) en voor het optreden in tijd-tempo. Bij een HV klus op de openbare weg is er geen beveiliger beschikbaar en is men afhankelijk van de politie of de werkplek wordt afgezet om aanrijdgevaar te voorkomen. Aanvulling en opschaling Er zijn voorbeelden aangedragen waarbij men te lang moest wachten op de aanvulling of de extra TS bij maatgevend. Dit heeft geleid tot risico s voor de incidentbestrijding en de eigen veiligheid. De aanvulling was opgehouden in het verkeer, bezig met andere werkzaamheden of om andere redenen later. Men ervaart dat aanvullend personeel instroomt zonder een goed beeld van de situatie mee te krijgen. Als er alsnog informatieoverdracht plaatsvindt dan leidt dat tot oponthoud in de incidentbestrijding. pagina 27 van 49

218 6 Slotbeschouwing en aanbeveling Hiervoor is het beeld geschetst van de voorbereiding, uitvoering en resultaten van de pilots TS4. In de hoofdstukken 3 en 4 zijn de inhoudelijke analyses en conclusies weergegeven. Belangrijk is om deze in samenhang met onderstaande slotbeschouwing te lezen. De pilots TS4 zijn uitgevoerd binnen het kader van het project Vernieuwde Brandweerzorg om te onderzoeken of het kan, maar ook of het goed voelt en past bij de cultuur van onze organisatie. Het beantwoorden van voorgaande drie vragen vormen de slotbeschouwing van dit rapport. Kan het optreden met TS4? Technisch gezien kan de TS4 zelfstandig het merendeel (ruim 93%) van niet-maatgevende incidenten op een veilige wijze afhandelen en aanvangen bij maatgevende incidenten. In vergelijking met TS6 wordt echter wel eerder beperking in optreden ervaren, wat vaker tot een defensieve aanpak zal leiden. Deze uitkomst sluit aan bij de verwachting die er voorafgaand aan de pilots was op basis van vergelijkbare onderzoeken in het land. Bij overgaan naar TS4 dient wel rekening gehouden te worden met de in hoofdstuk 4 benoemde inhoudelijke conclusies. Voelt het goed? Het optreden van samengestelde eenheid wordt als achteruitgang beleefd ten opzichte van optreden als TS6, met name de variant TS4 +2. Het optreden met een TS4 kan alleen binnen een fijnmazig netwerk van posten om te borgen dat aanvullende eenheden binnen afzienbare tijd ter plaatse zijn. Een belangrijke kanttekening hierbij is dat tijdens deze pilot geen ervaring is opgedaan met aanvullende eenheden die vanuit andere posten komen. De resultaten van het belevingsonderzoek in het kader van de RI&E laten zien dat personeel zich vaker onveilig voelt. Opmerkelijk is dat deze constateringen niet voorkomen in de incidentevaluaties die vanuit de posten zijn aangeleverd. Het gaan werken met TS4 grijpt in op de hele organisatie van de post: onder andere alarmering, vakbekwaamheid, logistiek en werving en selectie. Binnen een post die ook als TS6 moet kunnen uitrukken wordt geen meerwaarde ervaren, maar vooral veel nadelige effecten. De TS4 pilots geven binnen die posten op meerdere vlakken aanleiding tot demotivatie van het personeel. Past het binnen de cultuur? Draagvlak is een belangrijk element in de cultuur van brandweer Zuid-Holland Zuid. Echter tijdens de pilots is geconstateerd dat voor het overgaan naar TS4 weinig draagvlak is. De pilots hebben ook niet geresulteerd in méér draagvlak. Er is wel draagvlak binnen posten die te maken hebben met paraatheidsproblemen. Voor deze posten biedt de TS-variabel uitkomst om meer in dienst te blijven voor de lokale gemeenschap. pagina 28 van 49

219 Aanbeveling Aanbevolen wordt om, indien er gekozen wordt voor afwijkende voertuigbezettingen om dit gefaseerd te doen. Om over te gaan naar een afwijkende bezetting dient allereerst een noodzaak te zijn vanuit het oogpunt van personele bezetting. Deze noodzaak leidt tot urgentiebesef en draagvlak. Geadviseerd wordt om de volgende fasering aan te houden: voldoende bezetting --> TS6 Regelmatige onderbezetting --> TS-variabel Structurele onderbezetting --> TS4 Afbeelding 1: fasering voertuigbezetting Tenslotte Als laatste wil de projectgroep haar waardering uitspreken voor de inzet van de pilotposten. De voortvarende manier waarop voorbereiding en implementatie is opgepakt toont aan dat de posten binnen Zuid-Holland Zuid over een grote veerkracht en daadkracht beschikken. Zonder deze inzet hadden de pilots TS4 en TS-variabel nooit tot het huidige resultaat geleid. pagina 29 van 49

220 7 Bijlagen 7.1 Bijlage 1: Keuzetabel bezetting TS variabel Onderstaande tabel is opgesteld zodat inzichtelijk is welke afspraken er zijn en welke acties ondernomen moeten worden in beschreven situaties. Bezetting Uitrukregeling Reactie (door) Type incident Opschaling Alarmeren <4 pers. totaal Geen B en/of CH/P TS4 onmogelijk TS6 onmogelijk Buiten dienst (OM-er) Nietmaatgevend Maatgevend of bijstand Eerst volgende TS in KVT Eerst volgende TS in KVT Nietmaatgevend Geen bijzonderheden B en CH/P aanwezig Totaal 4,5,6 personen TS4 gegarandeerd TS6 - niet gegarandeerd TS-flex (4,5) TS6 indien mogelijk TS6 voor maatgevend en bijstand geen zekerheid Maatgevend Bijstand opschalen door BV bij uitruk Uitruk niet mogelijk, andere TS alarmeren door BV Eerst volgende TS in KVT : Eerst volgende TS in KVT alternatief om onnodig wachten op personeel te voorkomen en tijd te winnen= dubbel alarmeren bij prio 1 meldingen B en CH/P aanwezig >6 personen totaal TS4 gegarandeerd TS6 gegarandeerd TS-flex (4,5) bij niet-maatgevend TS6-maatgevend en bijstand Nietmaatgevend Maatgevend of bijstand Geen bijzonderheden Geen bijzonderheden De bevelvoerder dient bij vertrek aan GMC door te geven wat de bezetting is van de TS. Op deze manier kan de centralist meedenken met de mogelijk- en onmogelijkheden en bezetting doorgeven aan eventuele overige aanrijdende eenheden. Door onderstaande tijden vast te leggen wordt voorkomen dat de uitruktijden te hoog worden en onnodig gewacht wordt op personeel dat niet komt. - Na uiterlijk x 2 minuten bij prio 1 meldingen moet de post uitrukken - Na uiterlijk x 3 minuten bij prio 2 meldingen moet de post uitrukken 2De wachttijd bepalen per post aan de hand van de gemiddelde uitruktijd bij prio 1 meldingen van de post van afgelopen jaar 3 De wachttijd bepalen per post aan de hand van de gemiddelde uitruktijd bij prio 2 meldingen van de post van afgelopen jaar pagina 30 van 49

221 7.2 Bijlage 2: Overzicht per post Post Arkel Pilotvariant TS4+2 AANTAL ALARMERINGEN Totaal aantal alarmeringen van de post in pilotperiode: 21 Van 1 oktober 2015 t/m 31 maart 2016 Ter vergelijk: in dezelfde periode een jaar geleden: 11 VERDELING Maatgevende en niet-maatgevende incidenten 17 Opgenomen in logboek TS4: 17 Overig (SvD, bijstand, specialisme): 4 Score: 100% Alarmering maatgevend (gebouwbrand) 4 Alarmering niet-maatgevend NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 8% 92% Door TS4 afgehandeld Door TS4 opgeschaald Redenen om op te schalen Aantal Menskracht Ter plaatse opgeschaald Menskracht Aanrijdend opgeschaald / plan+ 1 Materiaal ANALYSE LOGBOEK EN FIR S NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 1. Meldingen gaslek buiten zijn prima te doen met TS4 2. Aanrijdend naar een schutting in brand is opgeschaald naar maatgevend vanwege de informatie dat er sprake was van uitbreidingsgevaar. De waterploeg is dan nodig voor de waterwinning. Uiteindelijk was de inzet van de aanvullende manschappen niet nodig. 3. De post is eenmaal gealarmeerd i.v.m. onderbezetting van de TS uit de naastgelegen post. Omdat dit in de alarmering niet duidelijk was, is uitgerukt met een TS4. Het betrof een niet-maatgevend incident (gaslekkage). pagina 31 van 49

222 MAATGEVENDE INCIDENTEN 1 3 Inzet TS4 en aanvulling Opgeschaald naar middel ANALYSE LOGBOEK EN FIR S MAATGEVENDE INCIDENTEN 1. Bij melding gebouwbrand in Kedichem wordt standaard dubbelzijdig aangereden. De TS4 arriveerde vrijwel gelijktijdig met de TS6 uit Leerdam. De aanvulling was nog aanrijdend. Er is een taakverdeling gemaakt waarbij de TS6 een binneninzet doet en de TS4 (later met aanvulling) de buiteninzet uitvoert. 2 Aandacht wordt gevraagd voor hoe de achterblijvers te motiveren. 3 Bij een uitruk tijdens een oefenavond is conform afspraken binnen de pilot uitgerukt met TS4 en PM. Uitrukken met TS6 had handiger geweest. DETAILOVERZICHT ALARMERINGEN LOGBOEK Incidenttype Niet-maatgevend maatgevend TS4 Opgeschaald TS4+2 Opgeschaald Brand -Buiten (BR) Afval/rommel Container Gebouw Woning/woongebouw Logies Dienstverlening - Dieren (DV) Dier in problemen Ongeval - Buiten (ONG) Materieel (-) Wegvervoer Voertuig te water pagina 32 van 49

223 Post Goudriaan Pilotvariant TS4+2 AANTAL ALARMERINGEN Totaal aantal alarmeringen van de post in pilotperiode: 13 Van 1 oktober 2015 t/m 31 maart 2016 Ter vergelijk: in dezelfde periode een jaar geleden: 10 VERDELING Maatgevende en niet-maatgevende incidenten 9 Opgenomen in logboek TS4: 8 Overig (SvD, bijstand, specialisme): 4 Score: 91% Alarmering maatgevend (gebouwbrand) 0 Alarmering niet-maatgevend NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 33% 67% Door TS4 afgehandeld Door TS4 opgeschaald Redenen om op te schalen Aantal Menskracht Ter plaatse opgeschaald 2 Menskracht Aanrijdend opgeschaald / plan+ 1 Materiaal ANALYSE LOGBOEK EN FIR S NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 1. In meerdere FIR s is geconcludeerd dat met een TS4 te weinig mensen beschikbaar zijn voor het redden van een paard uit een sloot, zeker als dit vastgezogen zit in de modder. Dit was vooraf voorzien. Het volgen van de richtlijnen van de pilot (opschalen naar middelincident) heeft geleid tot negatieve emotie in de post. 2. Juist in deze situaties wordt het opgekomen personeel gemotiveerd als er gebruik gemaakt wordt van beschikbare menskracht op de post. 3. Op de melding auto te water is direct met TS6 uitgerukt voor extra handjes met verlichting e.d.. Twee manschappen hebben een waadpak aangetrokken en waren daarmee niet inzetbaar voor andere werkzaamheden. Ter plaatse blijkt dat de inzittende reeds veilig uit het voertuig is. pagina 33 van 49

224 MAATGEVENDE INCIDENTEN Inzet TS4 en aanvulling Opgeschaald naar middel Geen maatgevende incidenten tijdens pilotperiode. ANALYSE LOGBOEK EN FIR S MAATGEVENDE INCIDENTEN DETAILOVERZICHT ALARMERINGEN LOGBOEK Incidenttype Niet-maatgevend maatgevend TS4 Opgeschaald TS4+2 Opgeschaald Brand -Buiten (BR) Afval/rommel Specifiek Nacontrole Dienstverlening Dieren (DV) Te water Leefmilieu Water/weerprobleem Stormschade Ongeval Wegvervoer Letsel Materieel pagina 34 van 49

225 Post Nieuw-Lekkerland Pilotvariant TS4+2 AANTAL ALARMERINGEN Totaal aantal alarmeringen van de post in pilotperiode: 29 Van 1 oktober 2015 t/m 31 maart 2016 Ter vergelijk: in dezelfde periode een jaar geleden: 44* * bovengemiddeld VERDELING Maatgevende en niet-maatgevende incidenten 25 Opgenomen in logboek TS4: 25 Overig (SvD, bijstand, specialisme): 4 Score: 100% Alarmering maatgevend (gebouwbrand) 4 Alarmering niet-maatgevend NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 11% 89% Door TS4 afgehandeld Door TS4 opgeschaald Redenen om op te schalen Aantal Menskracht Ter plaatse opgeschaald Menskracht Aanrijdend opgeschaald / plan+ 2 Materiaal ANALYSE LOGBOEK EN FIR S NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 1. Er is twee keer opgeschaald naar maatgevend. Hierbij ging het om een melding brandgerucht (kachel in bedrijf in brand) en brand in een plezierjacht op de wal. Achteraf was inzet van de aanvullende manschappen niet meer nodig. 2. In het logboek is een positieve waarneming opgenomen over collega s die een ander een uitruk gunnen. pagina 35 van 49

226 MAATGEVENDE INCIDENTEN 2 2 Inzet TS4 en aanvulling Opgeschaald naar middel ANALYSE LOGBOEK EN FIR S MAATGEVENDE INCIDENTEN 1. Twee keer is opgeschaald naar middelbrand. In beide gevallen ging het om een schoorsteenbrand die bij aankomst al was uitgebreid in de woning: hierbij was inzet van zowel de TS4 als de aanvullende manschappen nodig om verdere escalatie te voorkomen. Tegelijk wordt hierbij ervaren dat (zoals bekend) de aanrijdtijd van de 2 e TS hoog is. 2. De bevelvoerder heeft in deze hectische fase onvoldoende tijd om de aanvullende manschappen bij te praten (wat in de TS6 aanrijdend gebeurt). Het risico bestaat dat hierdoor onvoldoende aandacht aan veiligheidsaspecten gegeven wordt. 3. Het uitrukken met twee voertuigen klem achter elkaar zorgt voor een risico t.a.v. verkeersveiligheid, omdat weggebruikers niet rekenen op een tweede voorrangsvoertuig. DETAILOVERZICHT ALARMERINGEN LOGBOEK Incidenttype Niet-maatgevend maatgevend TS4 Opgeschaald TS4+2 Opgeschaald Alarm Autom. brand Brand Buiten (BR) Afval/rommel Berm Container Industrie Gebouw Woning/woongebouw Industrie/agrarisch Onbekend Scheepvaart Dienstverlening Scenario (DV) Leefmilieu Stank Ongeval Buiten Wegvervoer pagina 36 van 49

227 Post Leerdam Pilotvariant TS4+2 AANTAL ALARMERINGEN Totaal aantal alarmeringen van de post in pilotperiode: 58 Van 14 december 2015 t/m 31 maart 2016 Ter vergelijk: in dezelfde periode een jaar geleden: 53 VERDELING Maatgevende en niet-maatgevende incidenten 49 Opgenomen in logboek TS4: 46 Overig (SvD, bijstand, specialisme): 9 Score: 94% Alarmering maatgevend (gebouwbrand) 2 Alarmering niet-maatgevend NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 5% 95% Door TS4 afgehandeld Door TS4 opgeschaald Redenen om op te schalen Aantal Menskracht Ter plaatse opgeschaald 1 Menskracht Aanrijdend opgeschaald / plan+ 1 Materiaal ANALYSE LOGBOEK EN FIR S NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 1. De TS4 is gealarmeerd voor een tuinschuur in brand. Dit valt onder niet-maatgevend: brand bijgebouw. Op basis van aanvullende informatie (uitslaande brand) is aanrijdend opgeschaald naar maatgevend. Bij aankomst zijn direct 2 stralen HD ingezet door de TS4, waardoor de situatie niet verder escaleerde. De aanvullende eenheid heeft later een straal overgenomen en de waterwinning verzorgd. I.v.m. mogelijk vrijgekomen asbest is de aanvulling daarna ingezet voor afzetten gebied en ontsmetten personeel. 2. Bij een pony in de sloot is de bemanning TS4 geholpen door een aantal omstanders. De capaciteit van de TS4 is ontoereikend in deze situatie. 3. Bij een forse waterlekkage in een pand is de aanvulling ook ter plaatse ingezet. pagina 37 van 49

228 MAATGEVENDE INCIDENTEN 1 1 Inzet TS4 en aanvulling Opgeschaald naar middel ANALYSE LOGBOEK EN FIR S MAATGEVENDE INCIDENTEN 1 Eenmaal is op basis van informatie aanrijdend opgeschaald naar middelbrand. Ter plaatse bleek het geen gebouwbrand te zijn, maar een forse buitenbrand, die door de TS4 en aanvulling afgehandeld is. 2 TS4 en aanvulling zijn ingezet bij brand in een slooppand. Gelet op de eigen veiligheid is hier gekozen om van buitenaf te blussen. De waterwinning was open water. Bij aankomst worden handen gemist om dit op te bouwen. 3 Bij gebouwbrand kan beter met zes personen in één voertuig uitgerukt worden. Dit scheelt een voertuig op plaats incident en iedereen is gelijk op de hoogte van de situatie. DETAILOVERZICHT ALARMERINGEN LOGBOEK Incidenttype Niet-maatgevend maatgevend TS4 Opgeschaald TS4+2 Opgeschaald Alarm Autom. brand Brand Bijgebouw Buiten (BR) Afval/rommel Berm Container Gebouw Woning/woongebouw Winkel Specifiek Brandgerucht Wegvervoer Wegvervoer Dienstverlening Buitensluiting Liftopsluiting Meting Dier te water Leefmilieu Wateroverlast Ongeval Buiten Verkeer - Vervuild wegdek pagina 38 van 49

229 Post Dordrecht Leerpark Pilotvariant TS4+2 AANTAL ALARMERINGEN Totaal aantal alarmeringen van de post in pilotperiode: 460 Van 1 juni 2015 t/m 31 maart 2016 Ter vergelijk: in dezelfde periode een jaar geleden: 505 VERDELING Maatgevende en niet-maatgevende incidenten 411 Opgenomen in logboek TS4: 257 Overig (SvD, bijstand, specialisme): 49 Score: 56% Alarmering maatgevend (gebouwbrand) 34 Alarmering niet-maatgevend NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 2% 98% Door TS4 afgehandeld Door TS4 opgeschaald Redenen om op te schalen Aantal Menskracht Ter plaatse opgeschaald 5 Menskracht Aanrijdend opgeschaald / plan+ - Materiaal - ANALYSE LOGBOEK EN FIR S NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 1. Bij een ongeval met beknelling en brand bleek ter plaatse behoefte aan extra handjes. Hierop is een HV-team gealarmeerd, zodat naast extra handjes ook zwaarder gereedschap beschikbaar zou zijn. Inzet van het HV-team bleek uiteindelijk niet meer nodig. 2. Standby staan bij een incident met poederbrief is uitgevoerd met TS6, vanwege mogelijkheid tot chemiepak-inzet. 3. Er is opgeschaald naar maatgevend, vanwege werkzaamheden bij wateroverlast, stormschade en paard in sloot. 4. Tijdens de jaarwisseling is de HW253 meegereden met TS4, motivatie hiervoor is veiligheid en vermoeidheid. pagina 39 van 49

230 MAATGEVENDE INCIDENTEN 6 28 Inzet TS4 en aanvulling Opgeschaald naar middel N.B. In het logboek zijn 34 meldingen gebouwbrand opgenomen. Hierbij is 6 keer het nader bericht middelbrand gegeven. In de overige 28 gevallen was verschillende keren sprake van dubbelzijdig aanrijden. ANALYSE LOGBOEK EN FIR S MAATGEVENDE INCIDENTEN 1. In meerdere FIR s wordt de ervaring met de samengestelde eenheid TS en HW positief geduid. 2. Er is een redding uitgevoerd bij een woningbrand met de bemensing TS4: door bevelvoerder en aanvalsploeg is onder dekking van een straal HD het slachtoffer uit de woonkamer gehaald. 3. Met name bij hoogbouw wordt beperking ervaren als de TS4 als eerste arriveert. Aanvullende manschappen zijn nodig voor aan-/afvoerlijn. 4. Aandachtspunten zijn de verschillende afspraken m.b.t alarmeren zoals dubbelzijdig aanrijden, aanrijden met middelbrandpotentieel. In de laatste situatie is tijdens de pilots een extra redvoertuig uit Zwijndrecht of Papendrecht gealarmeerd. Het resultaat is dat er bij een middelbrand in een gewone tussenwoning drie redvoertuigen in de straat staan: het combivoertuig, de hoogwerker van Leerpark en het extra redvoertuig. DETAILOVERZICHT ALARMERINGEN LOGBOEK Incidenttype Niet-maatgevend maatgevend TS4 Opgeschaald TS4+2 Opgeschaald Alarm - Autom. brand Brand Bijgebouw (BR) Buiten (BR) Gebouw Woning/woongebouw Bijeenkomst Gezondheidszorg Onderwijs Overige Scheepvaart Specifiek Brandgerucht Wegvervoer Dienstverlening Ambulancezorg Brandweer Dieren Politie Gezondheid - Reanimatie Leefmilieu Scenario Remiregeling Verontreiniging Water/weerproblemen Lucht Stormschade Wateroverlast Ongeval Buiten Water Persoon te water Wegvervoer Veiligheid Verdacht pakket pagina 40 van 49

231 Post Hendrik-Ido-Ambacht Pilotvariant TS4+2 AANTAL ALARMERINGEN Totaal aantal alarmeringen van de post in pilotperiode: 60 Van 1 december 2015 t/m 31 maart 2016 Ter vergelijk: in dezelfde periode een jaar geleden: 61 VERDELING Maatgevende en niet-maatgevende incidenten 52 Opgenomen in logboek TS4: 35 Overig (SvD, bijstand, specialisme): 8 Score: 67% Alarmering maatgevend (gebouwbrand) 3 Alarmering niet-maatgevend NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 11% 89% Door TS4 afgehandeld Door TS4 opgeschaald Redenen om op te schalen Aantal Menskracht Ter plaatse opgeschaald 3 Menskracht Aanrijdend opgeschaald / plan+ 1 Materiaal ANALYSE LOGBOEK EN FIR S NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 1. Op melding autobrand is met TS4 uitgerukt. Ter plaatse blijkt dat de brandende auto tussen andere auto s geparkeerd staat. De brandstoftank loopt leeg en vormt een brandende benzineplas. Een tweede personenauto staat al in brand. Daarop is opgeschaald naar maatgevend. Met bezetting TS4 zijn 2 stralen HD ingezet en is knockdown gerealiseerd. Het bijpraten van de aanvulling over het incident en de gevaren is een aandachtspunt. 2 Ter plaatse gekomen na een OMS-melding blijkt sprake te zijn van forse wateroverlast in het pand door een gesprongen verwarmingsleiding. Daarop een waterstofzuiger en extra personeel van de kazerne laten komen. In een dergelijke situatie is het een afweging tussen lang bezig zijn met een TS4 of handjes erbij vragen. 3 Bij een HV-inzet is opgeschaald naar middel-hv. Er lag een persoon onder een auto, inzet van een spreider was nodig. Met twee personen van de 2 e TS is de klus geklaard. Aangegeven wordt dat voor een kleine HV-klus een TS4 al onvoldoende is. 4 Met TS4 is uitgerukt op een prio 1 melding brandgerucht. Aanrijdend opgeschaald naar maatgevend, omdat de melder brandlucht heeft waargenomen en het brandalarm in het pand afgaat. De meldingscategorie brandgerucht is niet maatgevend, maar kan wel degelijk overgaan naar maatgevend, omdat er sprake is van gebouwbrand. pagina 41 van 49

232 MAATGEVENDE INCIDENTEN 3 Inzet TS4 en aanvulling Opgeschaald naar middel ANALYSE LOGBOEK EN FIR S MAATGEVENDE INCIDENTEN Geen opmerkingen DETAILOVERZICHT ALARMERINGEN LOGBOEK Incidenttype Niet-maatgevend maatgevend TS4 Opgeschaald TS4+2 Opgeschaald Alarm Autom. brand Brand Buiten (BR) Afval/rommel Berm Container Gebouw Woning/woongebouw Kantoor Specifiek Brandgerucht Nacontrole Wegvervoer Dienstverlening Brandweer politie Leefmilieu Stormschade Gezondheid - Directe inzet ambulance Veiligheid Verdachte situatie pagina 42 van 49

233 Post Gorinchem Pilotvariant TS4+TS4 AANTAL ALARMERINGEN Totaal aantal alarmeringen van de post in pilotperiode: 83 Van 1 december 2015 t/m 31 maart 2016 Ter vergelijk: in dezelfde periode een jaar geleden: 105 VERDELING Maatgevende en niet-maatgevende incidenten 63 Opgenomen in logboek TS4: 63 Overig (SvD, bijstand, specialisme): 20 Score: 100% Alarmering maatgevend (gebouwbrand) 7 Alarmering niet-maatgevend NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 11% 89% Door TS4 afgehandeld Door TS4 opgeschaald Redenen om op te schalen Aantal Menskracht Ter plaatse opgeschaald 1 Menskracht Aanrijdend opgeschaald / plan+ Materiaal 2 ANALYSE LOGBOEK EN FIR S NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 1. Bij nablussen na grote brand is opgeschaald naar maatgevend i.v.m. slechte waterwinning. 2. Bij een ongeval beknelling is in verband met de verkeerschaos in de stad korpsalarm gemaakt op verzoek van de 1 e bevelvoerder. Dit met het doel voldoende mensen op tijd in de kazerne te laten komen. Dit is vertaald in opschaling naar maatgevend en de 2 e TS is met vier personen ter plaatse gegaan. Dit had middel-hv moeten zijn. Voor de afhandeling van het incident waren stophout en de spreiders van beide TS en noodzakelijk. 3. Op de melding instorting deel van een gebouw is vanuit de GMC opgeschaald van niet-maatgevend naar middel-hv. pagina 43 van 49

234 MAATGEVENDE INCIDENTEN 1 6 Inzet TS4 en aanvulling Opgeschaald naar middel ANALYSE LOGBOEK EN FIR S MAATGEVENDE INCIDENTEN 1. Geconstateerd wordt dat een TS4 bij aankomst bij een uitslaande brand in hooiopslag kan optreden, maar dat het de eerste minuten moeizaam loopt door minder manschappen. De samenwerking tussen de ploegen werkte goed, een TS4-eenheid is beter aan te sturen dan een TS6-ploeg 2 Als de manschappen van de 2 e TS4 gebruikt worden voor aanvulling van de eerste TS4 naar TS6, is weinig meer te doen voor de bevelvoerder en de chauffeur van de 2 e TS4. 3 Bij een woningbrand is een scheiding gemaakt tussen de 1 e TS4 voor binneninzet en 2 e TS en AL buiten. Beiden TS4 en hebben hierbij als zelfstandige eenheid gewerkt, hetgeen goed werkte. DETAILOVERZICHT ALARMERINGEN LOGBOEK Incidenttype Niet-maatgevend maatgevend TS4 Opgeschaald TS4+2 Opgeschaald Alarm Autom. brand Brand Bijgebouw Buiten (BR) Afval/rommel Container Gebouw Woning/woongebouw Industrie/agrarisch Scheepvaart Scheepvaart Specifiek Nablussen Wegvervoer Dienstverlening Liftopsluiting Meting Dier in problemen Leefmilieu Wateroverlast Ongeval Buiten Letsel Persoon te water Wegvervoer (ONG) Verkeer Vervuild wegdek pagina 44 van 49

235 Post Sliedrecht Pilotvariant TS4+TS4 AANTAL ALARMERINGEN Totaal aantal alarmeringen van de post in pilotperiode: 69 Van 1 december 2015 t/m 31 maart 2016 Ter vergelijk: in dezelfde periode een jaar geleden: 56 VERDELING Maatgevende en niet-maatgevende incidenten 61 Opgenomen in logboek TS4: 48 Overig (SvD, bijstand, specialisme): 8 Score: 79% Alarmering maatgevend (gebouwbrand) 11 Alarmering niet-maatgevend NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 11% 89% Door TS4 afgehandeld Door TS4 opgeschaald Redenen om op te schalen Aantal Menskracht Ter plaatse opgeschaald 2 Menskracht Aanrijdend opgeschaald / plan+ 2 Materiaal ANALYSE LOGBOEK EN FIR S NIET-MAATGEVENDE INCIDENTEN 1. Bij een containerbrand is opgeschaald naar maatgevend, omdat er meer water nodig is dan de tankinhoud van de TS en waterwinning ver weg is. 2. Bij een melding Brand bijgebouw is de TS4 gealarmeerd, niet maatgevend. Gelet op de grootte van de loods is opgeschaald naar maatgevend. 3. Op een melding brandgerucht is ter plaatse opgeschaald i.v.m. onderzoek in een groot object (zwembad). 4. Geconstateerd wordt dat bij een meting gaslucht inpandig het gevoel bestaat dat een backup gemist wordt en dat dit eerder zal leiden tot opschaling. 5. Bij tilassistentie ambulance was het noodzakelijk om ook de chauffeur van de TS4 in te zetten. Hierdoor blijft het voertuig onbeheerd achter. 6. Er is bij een OMS handbrandmelder opgeschaald naar maatgevend. Motivatie hierbij is een lange aanvalsweg, geen waterwinning dicht bij het object en niet zelfredzame bewoners. Het betrof een nodeloze melding. pagina 45 van 49

236 MAATGEVENDE INCIDENTEN 3 8 Inzet TS4 en aanvulling Opgeschaald naar middel ANALYSE LOGBOEK EN FIR S MAATGEVENDE INCIDENTEN 1. Bij aanvang van de pilots is korpsalarm gemaakt voor het bemensen van 2x TS4 bij maatgevende incidenten. Dit geeft negatieve motivatie voor de achterblijvers. Een gevolg van negatieve motivatie is dat bij een maatgevende inzet onvoldoende personeel opkomt voor het bezetten van de 2 e TS4. 2. Ervaren wordt dat de opstart van een incident onnodig lang duurt: na aankomst van de 2 e TS4 moet dit personeel bijgepraat worden, terwijl dit met TS6 bezetting vanzelf gaat. 3. Geconstateerd wordt dat het uitrukken met 2 TS4 en geen meerwaarde heeft bij schoorsteenbrand, omdat vooraf bekend is dat inzet van aanvullende manschappen nodig is voor het ramoneuren via de hoogwerker. 4. Beide TS4 en arriveren na melding bij een slooppand waarbij uit alle bouwlagen rook perst. Gekozen wordt voor een buiteninzet vanaf twee zijden, waarbij elke TS4 zelfstandig heeft gewerkt en LD heeft ingezet. Elke TS4 ervaart daarbij in het begin mensen tekort. In de uitvoering heerst onduidelijkheid voor 3 e TS, welke feitelijk de 120 is. 5. Bij brand in een woonwinkel is 1 e TS4 teruggetrokken i.v.m. hevige warmteontwikkeling op een verdieping. De brandontwikkeling en het object waren van dien aard, dat 2x TS4 niet functioneel was. Er is één TS6 geformeerd, de andere bevelvoerder heeft zich gericht op de opschaling en voorbereiding van de grote inzet. DETAILOVERZICHT ALARMERINGEN LOGBOEK Incidenttype Niet-maatgevend maatgevend TS4 Opgeschaald TS4+2 Opgeschaald Alarm - Autom. brand Brand Bijgebouw Buiten (BR) Afval/rommel Berm Container Gebouw Woning/woongebouw Bijeenkomst Industrie/agrarisch Kantoor Winkel Specifiek Brandgerucht Nacontrole Dienstverlening Liftopsluiting Meting Overige Gezondheid Onbekend Leefmilieu Stormschade Ongeval - Binnen pagina 46 van 49